Новый порядок ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать
Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.
Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:
- новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — будут действительны с 1 января
2023 года, - новый порядок ведения и хранения трудовых и вкладышей — действует с 1 сентября
2021 года.
Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.
Новый порядок ведения трудовых книжек
Можно использовать штампы
С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.
Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.
Даты только арабскими цифрами
Даты следует писать только арабскими цифрами:
- число и месяц — двузначными числами;
- год — четырехзначным числом.
Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.
Срок заполнения зависит от вида записи
Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.
- Важно! Нельзя вносить запись об увольнении за несколько дней до самого увольнения — только день в день. Работник может отозвать свое заявление об увольнении, и придется отменять запись, которая уже внесена. В этом случае работник может потребовать оформить дубликат трудовой.
Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным
Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:
- в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
- в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость.
Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.
Уточнен порядок записи о совместительстве
До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.
- Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.
Приказ № 320н расширил возможности:
- Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
- Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:
- в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
- блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.
Совместители вправе выбрать любой из способов.
О служебной деятельности — по месту службы
Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.
Не надо подписи в карточке Т-2
Курсы для кадровика
Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы
Посмотреть программы
До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.
Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.
Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.
Точность в записи об увольнении
Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.
Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.
Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.
Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода
В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.
Записи при отказе от бумажной трудовой
Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.
Оформление дубликата
У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.
Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней
Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.
В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.
Новые бланки и вкладыши потребуются, если:
- надо оформить дубликат трудовой книжки,
- у работника заканчиваются страницы раздела «Сведения о работе» и ему надо оформить вкладыш,
- данные на титульном листе не соответствуют актуальным, а значит, отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен на основании письменного заявления работника оформить новую с информацией о работе, которую сотрудник будет выполнять в этой организации.
При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.
Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.
Титульный лист
Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.
- Внимание: ст. 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утверждена норма, по которой ООО и АО теперь вправе, но не обязаны иметь печать.
Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.
Сведения о работе
В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.
Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.
Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним
С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.
Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.
Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.
Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно.
Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.
Вместо заключения
Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Образцы записей в трудовой книжке 398.8 КБ
Скачать
Электронная трудовая книжка — г.
С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.
Переход на электронные трудовые книжки
Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Заявление работника о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности (переходе на электронные трудовые книжки) (.docx).
Заявление работника о продолжении ведения работодателем трудовой книжки (.docx).
Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
- работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
- временной нетрудоспособности;
- отпуска;
- отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Что такое общие положения и как они работают?
Что такое общие положения?
Общие резервы — это статьи баланса, представляющие средства, отложенные компанией в качестве активов для покрытия ожидаемых будущих убытков. Для банков общее положение считается дополнительным капиталом в соответствии с первым Базельским соглашением. Общие резервы на балансах финансовых компаний считаются активом с более высоким риском, поскольку неявно предполагается, что базовые фонды будут объявлены дефолтными в будущем.
Ключевые выводы
- Общие резервы — это статьи баланса, представляющие средства, отложенные компанией в качестве активов для покрытия ожидаемых будущих убытков.
- Отложенные суммы основаны на оценках будущих убытков.
- Кредиторы должны создавать общие резервы каждый раз, когда они выдают кредит на случай дефолта заемщика.
- Закон о создании общих резервов отклоняется, поскольку регулирующие органы запретили основывать оценки уровня резервов на прошлом опыте.
Понимание общих положений
В деловом мире будущие потери неизбежны, будь то падение стоимости актива при перепродаже, неисправность продуктов, судебные иски или клиент, который больше не может платить по долгу. Чтобы учесть эти риски, компании должны убедиться, что у них достаточно денег.
Однако компании не могут просто признать резерв, когда они сочтут это целесообразным. Вместо этого они должны соответствовать определенным критериям, установленным регулирующими органами. Как общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP), так и Международные стандарты финансовой отчетности (IFRS) определяют непредвиденные расходы и резервы. GAAP излагает свою информацию в Кодификации стандартов бухгалтерского учета (ASC) 410, 420 и 450, а IFRS излагает свою информацию в Международном стандарте финансовой отчетности (IAS) 37.
Запись общих положений
Резервы создаются путем отражения расходов в отчете о прибылях и убытках, а затем установления соответствующего обязательства в балансе. Названия счетов для общих резервов либо различаются в зависимости от типа счета, либо могут быть указаны в виде сводной цифры в скобках рядом с дебиторской задолженностью, остатком денег, причитающимся фирме за товары или услуги, поставленные или использованные, но еще не оплаченные клиентами.
Компания, которая регистрирует операции и работает с клиентами через дебиторскую задолженность, может показать в балансе общий резерв по безнадежным долгам или по сомнительным долгам. Сумма не определена, поскольку дефолт еще не произошел, но оценивается с достаточной точностью.
В прошлом компания могла анализировать списания за предыдущий отчетный год при создании общих резервов по сомнительным долгам в текущем году. Однако теперь МСФО (IAS) 39 запрещает создавать общие резервы на основе прошлого опыта из-за субъективности, связанной с созданием оценок. Вместо этого отчитывающаяся организация должна провести и проверку обесценения, чтобы определить возможность возмещения дебиторской задолженности и любых связанных с ней резервов.
Компании, предоставляющие пенсионные планы, также могут откладывать часть капитала для выполнения будущих обязательств. В случае отражения в бухгалтерском балансе общие резервы на предполагаемые суммы будущих обязательств могут указываться только в виде сносок в бухгалтерском балансе.
Требования к банкам и кредиторам
В соответствии с международными стандартами банки и другие кредитные учреждения должны иметь достаточный капитал для компенсации рисков. Стандарт может быть соблюден путем указания в балансе резерва по безнадежным долгам или общего резерва. Резервные фонды обеспечивают резервный капитал для рискованных кредитов, которые могут не исполниться.
Общие положения и специальные положения
Как следует из названия, специальные резервы создаются при выявлении конкретных будущих убытков. Дебиторская задолженность может регистрироваться как таковая, если определенный клиент сталкивается с серьезными финансовыми проблемами или имеет торговый спор с организацией.
Остатки можно отметить, изучив анализ просроченной дебиторской задолженности с подробным описанием времени, прошедшего с момента создания документа. Давно просроченные остатки могут быть включены в специальный резерв по сомнительным долгам.
Однако специальные резервы не могут создаваться на всю сумму сомнительной дебиторской задолженности. Например, если вероятность взыскания сомнительного долга по определенной дебиторской задолженности составляет 50%, может потребоваться специальный резерв в размере 50%.
Для банков общие резервы выделяются в момент утверждения кредита, а специальные резервы создаются для покрытия дефолтов по кредиту.
Особые указания
Положения часто вызывали много споров. В прошлом изобретательные бухгалтеры использовали их, чтобы сгладить прибыль, добавляя больше резервов в успешный год и ограничивая их, когда прибыль падала.
Бухгалтерские регуляторы уже борются с этим. Новые требования, запрещающие субъективные оценки, привели к сокращению количества создаваемых общих положений.
Правила на рабочем месте для владельцев бизнеса и сотрудников
Правила для работников могут быть обязательными по закону, но также следует учитывать различные дополнительные правила на рабочем месте. Тщательно подобранные правила рабочего места могут защитить ваш бизнес и помочь поддерживать упорядоченную и благоприятную рабочую атмосферу.
Эффективное управление сотрудниками на вашем рабочем месте требует, чтобы даже самые маленькие предприятия установили правила работы. Правила работы защищают ваш бизнес и ваших сотрудников, и при правильном внедрении и выполнении они создают и поддерживают лучшую рабочую среду для всех.
Для малых предприятий большинство правил работы не обязательны.
Однако в соответствии с федеральными законами и законами штата ваша компания должна иметь и публиковать правила, касающиеся определенных вопросов на рабочем месте, таких как курение, наркотики и алкоголь, а также сексуальные домогательства. В областях, регулируемых законом, у вас нет другого выбора, кроме как соблюдать правила на рабочем месте.
Итак, почему у вас должны быть рабочие правила, которые не обязательны? Заманчиво думать, что если правила работы не требуются по закону, нет причин с ними возиться. Но, несмотря на то, что поначалу вы можете сэкономить себе время, не беспокоясь о правилах работы, есть вероятность, что их отсутствие вызовет у вас некоторые проблемы в будущем, особенно если у вас есть хотя бы несколько сотрудников.
Наличие формальных правил работы в вашем бизнесе, даже если они не обязательны, является хорошей идеей, поскольку они могут помочь вам защитить ваш бизнес от потенциальной ответственности и поддерживать высокое качество трудовой жизни ваших сотрудников. Также полезно убедиться, что ваши сотрудники понимают, чего от них ожидают, не только в работе, которую они выполняют, но и в своем поведении и в других сферах ваших трудовых отношений. Если правила тщательно подобраны, четко связаны с бизнесом и справедливо соблюдаются, они могут помочь вам лучше управлять своим рабочим местом и вашими работниками.
Необязательные рабочие правила, о которых следует подумать
Помимо обязательных правил и политик, у вас есть возможность выбрать дополнительные правила, которые помогут вам управлять своими сотрудниками. После того, как вы позаботились о необходимых политиках, вы можете сосредоточиться на выборе из множества других правил, которые являются необязательными, но во многих случаях иметь их неплохо.
Хотя правила, регулирующие поведение ваших сотрудников, должны отражать характер работы, которую выполняет ваш бизнес, и условия, в которых она выполняется, есть некоторые основные правила, которые вы будете видеть снова и снова, если будете спрашивать компании об их работе. правила и политики.
Работодатели могут выбрать простой набор правил работы, состоящий из списка общепринятых и запрещенных действий, или они могут принять решение о разработке очень подробных правил работы и политик, касающихся определенного поведения.
Некоторые работодатели предпочитают, чтобы правила были как можно более общими. Преимущество такого подхода заключается в том, что он дает работодателю гибкость в обеспечении соблюдения правил. Вы можете создать простой одно- или двухстраничный раздаточный материал, который вы даете каждому человеку, когда вы его нанимаете, охватывающий такие вещи, как
- Правила безопасности, которые необходимо соблюдать
- Политика отсутствия и опозданий (как сообщить количество допустимых дней болезни и личных выходных)
- Как записывать отработанное время (например, с помощью часов или табеля учета рабочего времени)
- Правила обеденного перерыва и перерыва
- Политика сверхурочной работы
- Дресс-код или правила внешнего вида
- Правила, касающиеся использования или повреждения имущества работодателя
- Правила сохранения конфиденциальности конфиденциальной информации работодателя и клиентов
- Правила использования работниками Интернета и мобильных телефонов
Некоторые владельцы малого бизнеса могут счесть уместным включить более подробную информацию о других распространенных проблемах на рабочем месте, таких как вымогательство или продажа на работе, а также о политической и внеслужебной деятельности сотрудников, включая работу по совместительству. Некоторые более свежие проблемы, которые некоторые владельцы малого бизнеса могут захотеть решить, включают политику в отношении того, кто может работать удаленно и чем сотрудники могут делиться в социальных сетях.
Также было бы неплохо добавить в список правил напоминание о том, что этот список не является исключительным. Вы можете включить заявление, подобное следующему:
«Было бы непрактично составлять список всех видов деятельности, которые считаются незаконными или противоречащими добросовестной деловой практике и хорошим отношениям между работником и работодателем. Это предназначено только в качестве рекомендации. .»
Правила, которые разумны и четко связаны с безопасным и эффективным ведением бизнеса, как правило, являются лучшими. В общем, нет необходимости говорить, что такие вещи, как воровство или неповиновение, запрещены, поскольку ожидается, что сотрудники знают об этих вещах. Но вы лучше всех судите о том, что работает на вашем рабочем месте. Таким образом, вы можете создать письменное правило, касающееся таких вопросов, если хотите.
Вы также можете объяснить, почему вы выбрали определенные правила для включения, и объяснить последствия и меры наказания, которые могут ожидать сотрудника за нарушение правил. Если вам нужна некоторая гибкость, вы можете включить общее утверждение, например, что «любой сотрудник, уличенный в таком поведении, будет подвергнут дисциплинарным взысканиям, включая выговор, предупреждение, увольнение или увольнение».
Имейте в виду, что в некоторых случаях от вас может потребоваться опубликовать или распространить письменную политику среди сотрудников. Но при отсутствии этих требований вы можете донести свои правила работы до сотрудников удобным для вас способом — письменно, устно, по электронной почте или иным образом.
Вы также можете включить оговорку о том, что список правил работы не предназначен для использования в качестве трудового договора.
Рабочие правила могут помочь защитить ваш бизнес при увольнении или наказании сотрудников
Одна из самых убедительных причин наличия набора твердых рабочих правил заключается в том, что они могут защитить ваш бизнес. У многих работодателей есть правила, потому что они могут помочь защитить их от ответственности — как юридической, так и финансовой — и дать им больше свободы в управлении и дисциплинировании сотрудников. Работодатели часто предъявляют доказательства действующих правил и политики работы в тех случаях, когда работники предъявляют претензии, связанные с занятостью, такие как неправомерное увольнение или претензии о дискриминации.
Некоторые работодатели с очень небольшим числом сотрудников предпочитают иметь только те правила работы, которые требуются по закону. Почему? Потому что отсутствие рабочих правил, касающихся данного вида деятельности, даст вам больше свободы действий в каждой ситуации, исходя из ее конкретных обстоятельств. Только вы можете быть судьей, как поступить в этом вопросе.
Как наличие четких правил на рабочем месте может помочь защитить бизнес
Когда вы увольняете сотрудника, вы хотите, чтобы ваши рассуждения и действия были обоснованными и оправданными. Полезно, если бы у вас были четко сформулированные правила работы, которые были доведены до сведения ваших сотрудников. Затем сотрудник, нарушивший рабочее правило, делает это, зная, что его поведение неприемлемо и что такое поведение может привести к увольнению.
Сотруднику, который знает о существовании и цели правила разумной работы, но предпочитает игнорировать его, вероятно, будет труднее оспорить любое дисциплинарное взыскание, которое вы можете предпринять, чем если бы вы не сообщили о существовании правила ваши сотрудники. Если вы хотите иметь прогрессивную дисциплинарную политику, вы можете объяснить сотрудникам, как она работает и какие нарушения заслуживают каких предупреждений и наказаний.
В отсутствие ранее сообщенной политики или правила работник может полагать, что работодатель действовал произвольно или даже дискриминировал его при увольнении.
Пример: Ваша сотрудница Рэйчел использует свой служебный компьютер в личных целях. У вас нет официальной политики в отношении использования сотрудниками офисного оборудования в личных целях, но вы увольняете Рэйчел за это, потому что считаете, что это повод для увольнения. Вы никак не сможете доказать, что Рэйчел знала, что ее действия приведут к ее увольнению.
Наличие четкой политики против личного использования бизнес-оборудования укрепит вашу позицию относительно того, почему вы уволили Рэйчел, если она когда-либо попытается оспорить это.
Еще одним преимуществом четких правил работы является то, что они помогают вашим сотрудникам понять, что является приемлемым поведением, а что нет. Четкое определение того, что требуется, и последствия несоблюдения облегчают вам последовательное реагирование на нарушения правил работы. Неоднозначное правило или неравномерное применение какого-либо правила открывает возможность для оспаривания ваших действий как произвольных или дискриминационных.
Пример: Джек и Роджер подрались в рабочее время. Вы прерываете драку и обнаруживаете, что Джек нанес первый удар. Вы отстраняете Джека, потому что он начал драку. Вы не отстраняете Роджера, потому что он не начал драку, и наказывать его кажется несправедливым.
Если у вас есть политика против драк, которая просто гласит, что сотрудники, которые дерутся на работе, будут отстранены от работы, у вас есть проблема, потому что вы отстранили только одного из вовлеченных сотрудников, Джека. Но если в вашей политике четко указано, что драка в рабочее время неприемлема и что сотрудник, нанесший удар или затеявший драку, будет отстранен от работы, у вас гораздо больше шансов защитить свои действия.
При создании правил учитывайте потребности и обстоятельства ваших сотрудников. При соблюдении своих правил всегда будьте последовательны и справедливы. Таким образом, когда необходимо наказать сотрудников, ваши действия можно будет оправдать.
На что обратить внимание при выборе правил работы
Правила работы могут помочь вам создать и поддерживать упорядоченную атмосферу, приятную для работы, в которой сотрудники могут работать эффективно. Создание такой атмосферы выгодно вам как работодателю, потому что сотрудники, как правило, более креативны и продуктивны, когда они довольны.
Правила работы могут помочь улучшить качество трудовой жизни за счет:
- Создание атмосферы, в которой к работникам относятся с достоинством и уважением
- Обеспечение профессионального и безопасного поведения сотрудников
- Поощрение открытого общения между вами и вашими сотрудниками
- Обеспечение справедливого отношения ко всем сотрудникам и соблюдения ими одних и тех же правил
Однако, поскольку взаимосвязь между правилами работы и качеством трудовой жизни является важной, если правила работы неразумны, неуместны или не соблюдаются, они могут фактически нанести ущерб моральному духу сотрудников.
Выбор подходящих и разумных правил работы
Хотя поведение каждого сотрудника должно регулироваться некоторыми основными правилами работы, определенные правила работы, которые вы выбираете, должны быть уместными и разумными для работы ваших сотрудников и условий труда, которым они подчиняются.
Пример: Предприятия, где сотрудники регулярно встречаются с клиентами, могут иметь большую потребность в ограничительном дресс-коде, чем предприятия, где сотрудники выполняют физическую работу на улице в холодную погоду.
Точно так же бизнес, успех которого зависит от его коммерческой тайны и конфиденциальной информации, больше нуждается в политике неконкуренции или неразглашения, чем бизнес, чей успех не зависит от коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
Когда вы планируете создать конкретное правило или политику, вы можете определить, подходят ли они для вашего бизнеса, задав себе несколько вопросов. Среди этих вопросов есть следующие:
- Будет ли эта политика непропорционально влиять на одного сотрудника (или группу сотрудников) по сравнению с другим, даже если она применяется ко всем сотрудникам равномерно?
- Действительно ли необходима эта политика, учитывая работу, которую выполняют мои сотрудники?
- Является ли эта политика неоправданно ограничительной в свете условий труда?
- Есть ли разумное экономическое обоснование этой политики?
- В каких ситуациях можно использовать эту политику?
- Были ли в прошлом ситуации, когда эта политика была бы применима и полезна?
- Готов ли я применять эту политику?
- Какая документация потребуется для администрирования и применения этой политики?
- Перевесят ли время и усилия, необходимые для администрирования и обеспечения соблюдения этой политики, преимущества от ее наличия?
- Каковы будут последствия для того, кто нарушил это правило или не подчинился этой политике?
- Есть ли у других компаний или коллег аналогичная политика? Что они о них думают? Полезны они или обременительны?
Избегайте слишком строгих правил работы
Слишком строгие правила работы могут вызвать проблемы. Мало того, что они могут создать ненужные трудности для сотрудников, они также могут заставить вас казаться неразумным и равнодушным к чувствам и потребностям ваших сотрудников, даже если это не так. Если у вас есть правило, вы должны быть в состоянии дать любому сотруднику, который спрашивает, вескую, связанную с бизнесом причину для его наличия. Причины должны быть четко связаны с работой сотрудника, и вы не должны навязывать своим сотрудникам личное мнение или убеждения в виде правил работы.
Пример: Когда Роджер проходил собеседование при приеме на работу и впоследствии был принят на работу, он был чисто выбрит. Когда он сообщил о своем первом рабочем дне, Роджер носил бороду. У работодателя была политика в отношении сотрудников с растительностью на лице.
Работодатель попросил Роджера сбрить бороду, но Роджер отказался, потому что считал это ущемлением его личной свободы, и, что более важно, никто так и не объяснил ему, почему существует это правило. В результате работодатель уволил Роджера.
Здесь нет победителей. Работодатель потерял хорошего работника, а работник потерял хорошую работу. Работодателю теперь придется тратить больше времени и денег, чтобы заменить работника.
В приведенном выше примере, возможно, лучше было бы, чтобы работодатель, заметив нежелание работника брить бороду, объяснил, почему у него есть политика против бороды. Этого могло быть достаточно, чтобы сотрудник передумал. Если работодатель не может придумать уважительной причины, то, возможно, работодателю следует переосмыслить наличие этой политики.
Убедиться, что правила не воспринимаются негативно
Есть ряд вещей, которые могут помочь убедиться, что рабочие правила не воспринимаются как чрезмерно ограничительные, в том числе
- Получение информации от ваших сотрудников в создании правил работы: если они вовлечены в процесс, сотрудники с большей вероятностью примут и будут соблюдать правила работы.
- Опять же, наличие правил, имеющих разумное деловое обоснование, не только сделает их более подходящими, но и может помочь вам избежать создания правил, которые могут иметь непредвиденные последствия.