Требования к оформлению протокола общего собрания: как правильно оформить протокол общего собрания собственников – НП «ЖКХ Контроль»

Прокурор разъясняет — Прокуратура Брянской области

Прокурор разъясняет

• 29 апреля 2019, 19:38

Каковы требования к оформлению протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме?

  Текст

  Поделиться

Приказом Минстроя России от 28.

01.2019 №44/пр утверждены требования к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, а также порядок направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор.

Протокол общего собрания должен содержать следующие сведения: наименование документа, дата и номер протокола общего собрания, дата и место проведения общего собрания, заголовок к содержательной части протокола общего собрания, содержательная часть протокола общего собрания, информация о месте (адресе) хранения протоколов общих собраний и решений собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам, поставленным на голосование.

В случае, если содержательная часть протокола общего собрания содержит указание на наличие приложений, к протоколу общего собрания прилагаются перечисленные в ней документы.

Управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обязаны направить подлинники решений и протоколов, представленных им в соответствии с ч.1 ст. 46 Жилищного кодекса Российской Федерации, в орган государственного жилищного надзора субъекта Российской Федерации (Государственную жилищную инспекцию Брянской области).

Направление подлинников решений, протоколов осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня получения управляющей организацией, правлением товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива от лица, инициировавшего общее собрание, подлинников данных документов.

Подлинники решений и протоколов подлежат обязательному направлению лицом, инициировавшим общее собрание, в управляющую организацию, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива, а при непосредственном способе управления многоквартирным домом — в орган государственного жилищного надзора не позднее чем через десять календарных дней со дня проведения общего собрания, а в случае, если оно продолжалось несколько дней, — не позднее чем через десять календарных дней со дня окончания общего собрания.

Направление подлинников решений, протоколов должно осуществляться способами, позволяющими подтвердить факт и дату их получения органом государственного жилищного надзора, а также путем размещения в открытом доступе в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства, предусмотренной Федеральным законом Российской Федерации от 21.07.2014 №209-ФЗ «О государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства».

В случае, если скан-образы решений, протоколов были размещены в системе до даты направления решений, протоколов в орган государственного жилищного надзора, датой направления подлинников решений, протоколов считается дата размещения их скан-образов в системе.

Заместитель прокурора

Погарского района                                                                                                С.С. Шпырко 

 

Каковы требования к оформлению протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме?

Приказом Минстроя России от 28. 01.2019 №44/пр утверждены требования к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, а также порядок направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор.

Протокол общего собрания должен содержать следующие сведения: наименование документа, дата и номер протокола общего собрания, дата и место проведения общего собрания, заголовок к содержательной части протокола общего собрания, содержательная часть протокола общего собрания, информация о месте (адресе) хранения протоколов общих собраний и решений собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам, поставленным на голосование.

В случае, если содержательная часть протокола общего собрания содержит указание на наличие приложений, к протоколу общего собрания прилагаются перечисленные в ней документы.

Управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обязаны направить подлинники решений и протоколов, представленных им в соответствии с ч.1 ст. 46 Жилищного кодекса Российской Федерации, в орган государственного жилищного надзора субъекта Российской Федерации (Государственную жилищную инспекцию Брянской области).

Направление подлинников решений, протоколов осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня получения управляющей организацией, правлением товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива от лица, инициировавшего общее собрание, подлинников данных документов.

Подлинники решений и протоколов подлежат обязательному направлению лицом, инициировавшим общее собрание, в управляющую организацию, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива, а при непосредственном способе управления многоквартирным домом — в орган государственного жилищного надзора не позднее чем через десять календарных дней со дня проведения общего собрания, а в случае, если оно продолжалось несколько дней, — не позднее чем через десять календарных дней со дня окончания общего собрания.

Направление подлинников решений, протоколов должно осуществляться способами, позволяющими подтвердить факт и дату их получения органом государственного жилищного надзора, а также путем размещения в открытом доступе в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства, предусмотренной Федеральным законом Российской Федерации от 21.07.2014 №209-ФЗ «О государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства».

В случае, если скан-образы решений, протоколов были размещены в системе до даты направления решений, протоколов в орган государственного жилищного надзора, датой направления подлинников решений, протоколов считается дата размещения их скан-образов в системе.

Заместитель прокурора

Погарского района                                                                                                С.С. Шпырко 

 

Актуально | О новом порядке оформления протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах

Последние новости

Приказом Минстроя России от 28. 01.2019 № 44/пр, вступившим в действие с 05 марта 2019 года, утверждены новые:

• Требования к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах;
• Порядок направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор.

При этом Требования к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах и Порядок передачи копий решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор, ранее утвержденные приказом Минстроя России от 25.12.2015 № 937/пр, признаны утратившими силу.

 

Основные положения, закрепленные в новых Требованиях к оформлению протоколов общих собраний собственников, заключаются в следующем:

• раскрыто понятие подписи протокола общего собрания;
• установлено, что протокол общего собрания подписывается лицом, председательствующим на общем собрании, секретарем общего собрания, а также лицами, проводившими подсчет голосов.
  В случае, если вопрос об избрании лица, председательствующего на общем собрании, а также лиц, осуществляющих подсчет голосов, включен в повестку дня общего собрания, и принято решение об отклонении предложенных кандидатур, протокол общего собрания подписывается инициатором проведенного общего собрания. Также если на общем собрании собственников принято решение о создании товарищества собственников жилья и об утверждении его устава, протокол подписывается всеми собственниками помещений в многоквартирном доме, проголосовавшими за принятие таких решений;
• установлено, что в качестве даты проведения общего собрания в случае, если оно продолжалось несколько дней, указывается дата начала и дата окончания общего собрания. Место и дата проведения общего собрания, указанные в протоколе, должны соответствовать адресу и дате, указанным в сообщении о проведении общего собрания;
• уточнено, какая именно информация о лице, председательствующем на общем собрании, секретаре общего собрания, лицах, проводивших подсчет голосов собственников помещений должна содержатся в протоколе. Так, необходимо указывать Ф.И.О. в соответствии с документом, удостоверяющим личность гражданина, номер принадлежащего ему на праве собственности помещения в многоквартирном доме (при наличии) и реквизиты документа, подтверждающего его право собственности на указанное помещение;
• определено, что вместо сообщения о проведении собрания теперь обязательным приложением к протоколу является «копия текста сообщения о проведении общего собрания»;
• утверждено, что в случае размещения сообщения о проведении собрания в помещении дома, определенном решением общего собрания и доступном для всех собственников помещений в данном доме, обязательным приложением к протоколу являются документы, подтверждающие такое размещение сообщения;
• установлено, что обязательным приложением к протоколу являются письменные решения (бюллетени) собственников помещений и их представителей, принявших участие в проведенном общем собрании, которые должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать лиц, заполнивших их. Обязательность указанного приложения теперь не зависит от формы общего собрания, что означает, что оформление письменных решений теперь обязательно для любой формы общего собрания;
• определено, что инициатор общего собрания является ответственным за подготовку решений (бюллетеней) собственников помещений в многоквартирном доме.

Порядком направления подлинников решений (бюллетеней) собственников помещений в многоквартирных домах и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации установлен:

• десятидневный срок для направления подлинников решений и протоколов лицом, инициировавшим общее собрание, в управляющую организацию, правление товарищества собственников жилья, кооператива, а при непосредственном способе управления многоквартирным домом — в орган государственного жилищного надзора;
• порядок направления подлинников протоколов в орган государственного жилищного надзора, а копий протокола – в управляющую организацию, товарищество собственников жилья, кооператив и ресурсоснабжающую организацию в случае принятия общим собранием в соответствии с пунктом  4. 4 части 2 статьи 44 ЖК РФ решения о заключении «прямого договора» на предоставление коммунальной услуги с соответствующей ресурсоснабжающей организацией.

Рекомендации по составлению и утверждению протоколов собраний

Почему так важно утверждение протоколов собраний?

Организация имеет решающее значение для каждого продуктивного и эффективного совета директоров, и ее невозможно достичь без надлежащего составления и утверждения протокола собрания.

Протоколы заседаний правления являются официальной официальной записью заседаний правления. Чтобы такие протоколы служили своей цели, они должны содержать точную, обширную информацию о каждой встрече. Советы, обеспечивающие упрощенный процесс записи и утверждения протоколов, могут повысить эффективность, ускорить принятие решений и избежать недопонимания. Это процесс, которым должна овладеть каждая доска.

Безошибочное составление протоколов совещаний

Секретари компании обычно несут ответственность за ведение протоколов совещаний, но сотрудник, исполняющий обязанности секретаря, также может выполнять эту задачу. Строгий распорядок составления протоколов поможет другим входить в роль по мере необходимости.

Во время заседания совета секретарю поручено слушать собрание и точно записывать сказанное. В протокол собрания должны быть внесены:

1. Что было решено

2. Что было сделано

3. О чем договорились

Вот несколько рекомендаций по созданию и утверждению протокола собрания: 

Во время собрания

• Если секретари отстают в записи или не слышат, что было сказано, они должны попросить членов правления сделать паузу, пока они не наверстают упущенное, не повторят или не пояснят сказанное.

• Запишите итоги голосования и имена тех, кто голосовал за кого.

После собрания

• Сначала направьте проект протокола председателю или исполнительному комитету.

• После утверждения председателем или исполнительным комитетом отправьте протокол остальным членам правления.

• Отправлять протокол собрания каждому члену правления, независимо от того, присутствовали ли они на последнем собрании или будут или не будут присутствовать на собрании, на котором будут утверждены протоколы.

• Отправьте протокол заранее, чтобы у членов правления было достаточно времени для проверки.

Правила порядка Роберта Утверждение протокола

«Правила порядка Роберта» представляют собой руководство по парламентским процедурам, которым следует большинство советов директоров. Согласно Правилам Роберта, протокол, составленный до собрания, официально не считается протоколом собрания, пока его не одобрят участники. Члены должны просмотреть проект протокола и записать исправления, которые они хотят внести до начала собрания. Затем они должны предложить исправления по мере необходимости во время встречи.

Следует отметить, что члены, отсутствующие на собрании, по-прежнему могут вносить исправления в протокол и/или голосовать за утверждение протокола.

В начале собрания председатель или член правления, ведущий собрание, должен внести предложение утвердить протокол собрания. После того, как другой член правления поддержит это предложение, может быть открыта дискуссия. Именно в это время члены правления могут вносить исправления.

Правила Роберта описывают шесть шагов, которым должны следовать советы, прежде чем принимать какое-либо решение. Эти правила, изложенные ниже, также следует использовать для минутного утверждения.

Шаги следующие:  

1. Движение : участник встает или поднимает руку, опознается и делает движение.
2. Второй : Другой участник секундирует движение.
3. Повторное изложение предложения : Председатель или председательствующий повторно излагает предложение перед собранием.
4. Дебаты : Пол открыт для членов правления, чтобы обсудить и обсудить предложение.
5. Голосование : Председатель повторяет предложение, затем запрашивает все голоса «за» и все голоса «против».
6. Объявление результатов : Председатель или председательствующее должностное лицо объявляет результаты голосования и инструктирует действия соответствующего члена.

Как утвердить протокол заседания правления?

Для утверждения протокола собрания рекомендуется, чтобы председатель брал на себя инициативу по утверждению протокола собрания. Для утверждения протокол должен быть единодушно поддержан членами правления.

Члены правления не должны утверждать протоколы, содержащие ошибки. Советы также должны решить, включать ли в протокол имена и определяющие характеристики членов совета и компаний или удалить эти идентификаторы.

Вот предлагаемое предложение утвердить формулировку протокола, которая будет использоваться на заседаниях правления.

Председатель или председательствующий : «Протокол прочитан/распространен. Есть ли исправления в протоколе?»

ЕСЛИ…

1. Если в протокол вносятся какие-либо изменения или исправления, то предложение должно быть внесено, поддержано и принято голосованием. Они должны предоставить точную формулировку своего предложения.

2. Если член не одобряет предложенное исправление, он может внести предложение о внесении в протокол альтернативного исправления. Это предложение также должно быть поддержано для обсуждения и голосования.

3. В случае положительного решения в протокол вносятся исправления.

4. Если есть исправление, секретарь должен внести исправление в протокол и добавить заявление о том, что «Протокол принят с исправлениями».

Председатель или председательствующий : «Есть ли какие-либо дополнительные исправления?»

(Если нет дальнейших исправлений) Председатель или председательствующий : «Протокол утвержден как прочитанный/распространенный/исправленный».

Должен ли быть утвержден протокол собрания?

Пока протокол собрания не утвержден, он не считается официальным протоколом собрания. Утверждение — важный шаг, который нельзя пропустить. Официальным протоколом считается утвержденная корпоративным секретарем версия протокола.

Если до того, как правление снова соберется для следующего собрания, пройдет некоторое время, секретарь должен прочитать протокол собрания для утверждения до закрытия текущего собрания. Если это невозможно, для утверждения протокола может потребоваться специальный комитет или исполнительный совет.

Составление и утверждение протокола собрания — это часть управления советом, о которой нельзя забывать. Приступите к работе на ранней стадии, чтобы установить стандарты и процедуры для создания и утверждения протоколов.

Технология портала доски заседаний и интегрированное программное обеспечение для протоколов совещаний могут помочь упростить процесс создания, распространения и утверждения протоколов совещаний. Это позволяет советам создавать протоколы с четкими пунктами действий и совместно работать над черновиками протоколов собраний. После того, как вы закончите, безопасно поделитесь протоколом собрания в электронном виде и утвердите его с помощью электронных подписей.

 

Тег(и): Советы по рекомендациям , Инструменты Board Portal

Протоколы Правления: требования и рекомендации

Написано Ketel Thorstenson, LLP 8 сентября 2019 г. . Опубликовано в Новости, Некоммерческая организация.

Протокол заседания Правления может показаться неважным после собрания, особенно когда присутствуют все члены Правления. Так почему же так важно правильно документировать заседания Правления? Протоколы действуют как хронологическая запись всей ключевой информации об организации, включая действия Правления, выборы и другие отчеты. Для некоторых решений протоколы служат единственным письменным подтверждением того, что такое действие имело место.

Когда записи минут, Служба внутренних доходов рекомендует организациям обеспечить своевременное документирование протоколов совещаний и предпринятых действий. Документация может включать утвержденные протоколы, электронную почту или аналогичные записи, которые объяснить предпринятые действия, когда они были предприняты и кто принял решение. «Современный» в этом контексте означает «последнее из 1) следующего собрания руководящего органа или комитета или 2) 60 дней после даты собрания или письменный иск» ¹ . Политики должны требовать минут для подготовки относительно близко к тому времени, когда произошла встреча, что поможет не пропустить подробности из-за количества прошедшего времени. Нет особых требований диктовать, как должны выглядеть минуты или какими должны быть другие разговоры задокументировано.

Каждый организация может иметь другой формат для документирования протоколов. Важный Важно помнить, что протокол должен быть кратким и простым для понимания посторонняя вечеринка. Если сотрудник или другой член Совета собирается внедрить действие, убедитесь, что включено достаточно деталей для выполнения действия, как запланировано/утверждено.

Как сколько подробностей должно быть включено в содержание протокола? В целом, протокол должен включать название организации, дату, время, место, особое или очередное собрание, присутствующие, не присутствовавшие, гости, при наличии кворума устанавливается, когда члены выходят и возвращаются, кто призвал собрание к порядку, кто подготовил протоколы, действия и любые действия правления. В рамках действий, а также задокументировать количество голосов против и воздержавшихся. Ан эффективный способ убедиться, что эти части присутствуют, — использовать шаблон с каждым из этих частей обрисованы в общих чертах. Примеры ситуаций, в которых документация целесообразно принимать любые неожиданные изменения в составе должностных лиц, изменение фирменное наименование, принятие или изменение устава и/или устав, исполнение крупных договоров, сделки с недвижимым имуществом, задолженность займы, утверждение бюджета, операции с крупными активами и любые операции, не в ходе обычной деятельности. Если есть сомнения, любое решение, которое значимые для организации, должны быть задокументированы.

Для обсуждение и действия совета директоров, включая документацию или резюме обсуждения альтернатив, чтобы дать читателю протоколов достаточно информации, чтобы определить если Правление проявило усердие и разумную осмотрительность при принятии решений процесс. Не документируйте слишком много и не рассматривайте протоколы заседаний Правления как стенограмма встречи. Например, если Правление собирается для обсуждения копировальный контракт и участник, которому нравится вести дела с определенной компанией и переходит к обсуждению, которое не влияет на окончательное решение и в целом не добавляет никакой ценности, допустимо не включать этот разговор в Протокол правления. Этот баланс между слишком большим или недостаточным документированием требует субъективность со стороны регистратора.

Исполнительный сеансы также не должны документироваться в отношении разговоров, состоявшихся во время этот сеанс. В протоколе должно быть зафиксировано время, в течение которого Совет входит и выходит из исполнительной сессии и общей темы, но не должен включать любые другие детали.

Для Для ведения учета к протоколу должна быть приложена копия уведомление о собрании и любые важные документы, на которые есть ссылки в действий, а также подписан составителем. Протоколы заседаний должны храниться в на неограниченный срок в бумажной или электронной форме.

Для вопросы или дополнительную информацию, пожалуйста, свяжитесь с любым членом некоммерческой команда в Кетель Торстенсон.

¹ https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i990.pdf

• Автор
• Последние сообщения

Ketel Thorstenson, LLP

фирма с 17 партнерами, более 55 сертифицированных бухгалтеров (CPA) и зарегистрированных агентов (EA), а также офисы в Рапид-Сити, Кастер, Спирфиш, Южная Дакота, и Джиллетт, Вайоминг. КТЛПП имеет богатую историю, обслуживая клиентов с 19 лет.36, а также глубокие знания и опыт, на которые клиенты полагаются и которым доверяют. Фирма предлагает широкий спектр услуг, включая налоговое планирование и подготовку декларации, аудиторские услуги, поддержку QuickBooks, бухгалтерский учет, начисление заработной платы, оценку бизнеса, бизнес-консалтинг и планирование недвижимости.

Последние сообщения Ketel Thorstenson, LLP (посмотреть все)

Передовая практика, протоколы заседаний совета директоров, протоколы заседаний совета директоров, совет директоров

---

Ketel Thorstenson, LLP

Ketel Thorstenson, LLP — это фирма с полным спектром услуг, включающая 17 партнеров, более 55 сертифицированных бухгалтеров (CPA) и зарегистрированных агентов (EA), а также офисы в Rapid City, Custer, Spearfish, SD, и Джиллетт, Вайоминг. KTLLP имеет богатую историю, обслуживая клиентов с 1936 года, а также глубокие знания и опыт, на которые клиенты полагаются и которым доверяют.