Тождественность электронного документа: Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе

Содержание

Удостоверение равнозначности электронного и бумажного документов —

В статье представлен обзор новелл законодательства о нотариате в части свидетельствования равнозначности электронного и бумажного документов.

А.Ю. Косарев,
нотариус,
председатель Комиссии по внедрению новых технологий в нотариате
при Челябинской областной нотариальной палате

Наша жизнь сейчас стремительно меняется. Каждый день мы применяем новые технологии, зачастую даже не задумываясь над тем, как быстро они вошли в нашу жизнь и стали ее неотъемлемой частью. Компьютер уже не ассоциируется у людей с громоздкой, шумной и пугающей машиной. Большинство из нас сегодня носят компьютер в кармане, даже не задумываясь об этом. Я имею в виду мобильные телефоны, преобладающее число моделей которых в настоящее время являются производительнее и функциональнее, чем компьютеры десять лет назад.

Электронная почта, СМС-сообщения, ICQ, Skype — эти способы обмена информацией используются нами постоянно. Мы ежедневно передаем друг другу тексты, графические файлы, видео.

И так же, совершенно естественно и незаметно, с развитием новых технологий и Интернета документооборот в России вышел на электронные просторы: сначала внутри небольших организаций, затем — крупных компаний и, наконец, на уровне государства — внутри целой страны.

На этапах развития электронного документооборота, естественно, возникали разные проблемы. Одна из них — подлинность передаваемого электронного документа. Эта проблема частично решилась применением электронной подписи различных уровней защиты.

Но обладание электронной подписью — дело ответственное. Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, нужно совершить ряд определенных действий, более того, нужно следить за ее сохранностью, а также за тем, чтобы не истек срок действия сертификата, помнить пароль, что также немаловажно.

Всё это создает некоторые трудности для тех граждан, у которых отсутствует потребность в регулярном использовании электронной подписи. Именно поэтому большинство граждан в России не имеют своей электронной подписи.

И вот в России для увеличения интенсивности электронного документооборота, а также для обеспечения его большей подлинности, законодатель привлекает нотариат.

С 1.07.2014 года в законодательство России о нотариате были введены новые нотариальные действия, в том числе:

1) удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе;

2) удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.

Теперь нотариус может, образно выражаясь, «превратить» бумажный документ в электронный и наоборот — электронный документ в бумажный, причем сделать это с сохранением юридической силы документа.

Рассмотрим подробней первое из этих действий — удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.

Статья 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате «Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе»: «Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Требования к формату электронного документа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере нотариата, совместно с Федеральной нотариальной палатой».

Чтобы удостоверить тождественность электронного документа бумажному, необходимо отсканировать бумажный документ со специальными параметрами, установленными Приказом Министерства юстиции РФ от 4 июля 2014 г. № 152.

Согласно этому Приказу электронный образ формируется в виде одного многостраничного файла изображения в формате TIFF (Tagged Image File Format). Документ должен сканироваться с разрешением не менее 300 dpi (точек на дюйм), в оттенках серого, глубина цвета не менее 8 бит на пиксель со сжатием LZW (Lempel-Ziv-Welch).

Осуществляется это либо поддерживающими такую функцию программами нотариального делопроизводства, либо любой программой, поддерживающей сканирование в указанном формате, например XnView.

Если электронный документ требуется для представления в государственный орган, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный образ документа с учетом этих требований.

В формируемый файл, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись. Она совершается нотариусом в электронном виде в соответствии с формой № 78:

«Город (село, поселок, район, край, область, республика)

Дата (число, месяц, год) прописью

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа) подтверждаю, что содержание этого электронного документа тождественно содержанию представленного мне документа на бумажном носителе.

Настоящий электронный документ равнозначен документу, представленному мне на бумажном носителе, и имеет ту же юридическую силу.

Зарегистрировано в реестре за №

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Нотариус (квалифицированная электронная подпись)».

Надо отметить, что в этой удостоверительной надписи нотариус не проставляет свою печать и подпись.

Далее электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER). Для этого используется специальное программное обеспечение, например, программа КриптоАРМ.

В результате нотариального действия образуются два файла: графическое изображение документа с удостоверительной надписью и файл цифровой подписи. Указанные файлы передаются заявителю способом, согласованным с ним (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для переноса информации).

Такой документ можно использовать в гражданско-правовом обороте, без рисков, связанных с использованием бумажного документа, таких как утрата или просрочки времени его предъявления третьим лицам.

Этот документ можно использовать как доказательство в суде, представлять в органы государственной регистрации недвижимости или в любые другие государственные органы, где он будет иметь юридическую силу своего бумажного аналога. Можно пересылать в электронном виде документы, необходимые нотариусу для удостоверения сделки, для совершения действий по наследству: например, прислать в электронном виде правоустанавливающие документы или документы, подтверждающие родство с наследодателем, а также прочие документы, необходимые для наследственного дела.

Рассмотрим обратное действие — удостоверение тождественности бумажного документа электронному.

Статья 103.9. Основ законодательства Российской Федерации о нотариате

«Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу»: «Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, должна быть проверена и подтверждена ее принадлежность заявителю в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ„Об электронной подписи“».

При получении электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, нотариус проверяет ее принадлежность лицу, от которого исходит документ. Это делается либо специальным программным обеспечением, либо через специальные интернет-ресурсы, например, на сайте госуслуг[1] или на сервере КриптоПРО[2].

Если проверка показала, что подпись подлинная, нотариус распечатывает электронный документ и проставляет на нем удостоверительную надпись формы 79:

«Город (село, поселок, район, край, область, республика)

Дата (число, месяц, год) прописью

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа) подтверждаю, что содержание изготовленного мною на бумажном носителе документа тождественно содержанию представленного мне электронного документа.

Квалифицированная электронная подпись лица, подписавшего представленный мне электронный документ, проверена, ее принадлежность заявителю подтверждена.

Настоящий документ на бумажном носителе равнозначен представленному мне электронному документу и имеет ту же юридическую силу.

Зарегистрировано в реестре за №

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Нотариус (подпись нотариуса)

Печать»

После чего нотариус ставит свою подпись и печать. Теоретически получившийся документ призван заменить документ оригинальный.

Почему теоретически? Потому что это действие является новеллой в законодательстве о нотариате России и правоприменительная практика еще только формируется. Еще нет официальных ответов на вопросы, которые возникают в связи с введением данных нотариальных действий: будут ли ограничения на свидетельствование тождественности определенных документов, таких, например, как удостоверение личности а также прочих документов, существующих в одном экземпляре. Этот вопрос требует дополнительного изучения, однако я могу предположить, что удостоверение равнозначности электронного документа такому документу на бумажном носителе (например, паспорту) теоретически возможно, но надо осознавать, что для целей удостоверения личности такой документ, скорее всего, не подойдет.

Нотариальное действие по удостоверению равнозначности, будучи произведено с электронным документом, подписанным нотариусом, может решить проблему обмена бумажными документами на расстоянии.

В этой проблеме можно выделить два фактора: длительность передачи документа и риски утраты документа при пересылке. В последнее время влияние данных факторов уменьшилось из-за увеличения надежности доставки как почтой, так и курьерскими службами, а также сокращения времени доставки современными видами транспорта.

Но, тем не менее, часто возникает необходимость в нужное время и в нужном месте иметь необходимый документ, и в этом я убедился на личном опыте.

Например, город, где я живу и работаю, находится на границе с Казахстаном, и в моей практике часто встречаются случаи, когда граждане России, которые едут в Казахстан на чужом автомобиле, не могут пересечь границу из-за того, что не имеют нотариально удостоверенной доверенности на управление этим автомобилем. Причем хозяин автомобиля остался в том городе, откуда они приехали. В такой ситуации этим людям приходится возвращаться за необходимым документом за сотни километров.

Россия — большая страна, и такие человеческие факторы, как забывчивость или незнание законов, могут сыграть злую шутку.

Сейчас в подобной же ситуации можно связаться с хозяином автомобиля для того, чтобы он обратился к нотариусу по месту жительства. Нотариус составит и удостоверит необходимую доверенность, затем удостоверит равнозначность бумажного документа электронному и вышлет этот документ по электронной почте заинтересованному лицу или сразу мне.

Я, в свою очередь, получаю этот документ по электронной почте, проверяю подлинность электронной подписи нотариуса и выполняю обратное действие — свидетельствую равнозначность электронного документа бумажному.

В результате клиенты получают необходимый документ за несколько часов, экономя при этом и время, и деньги.

Это всего лишь один из примеров, но есть и другие. Представьте себе любую ситуацию, когда документ, который так необходим здесь и сейчас, находится далеко. В пределах России это могут быть тысячи километров. Раньше такая проблема могла сильно осложнить жизнь. А сейчас с помощью нотариуса необходимый документ можно будет получить в кратчайшие сроки.

Таким образом, новые нотариальные действия открывают более широкие возможности юридически значимого документооборота, делая его проще и доступней, в особенности для тех, кто не имеет квалифицированной электронной подписи.

http://www.notariat.ru/publ/zhurnal-notarialnyj-vestnik/archive/13902/13905/

Юридическая сила электронного документа, подписанного электронной подписью

Основной вопрос, возникающий в связи с применением электронной документации, касается юридической силы электронной подписи (ЭП) – каково ее юридическое значение, и можно ли полностью заменить бумажный документооборот электронным? Попробуем разобраться.

Как обеспечивается юридическая сила электронных документов?

Юридическая сила электронного документа подтверждается действующим законодательством. Об этом прямо говорит ряд правовых норм. Договор, подписанный ЭП, будет равнозначен подписанному сторонами или их представителями собственноручно. Это существенно упрощает ведение деятельности в удаленном режиме, когда каждая сторона находится в различных населенных пунктах.

Но не только договор может быть заверен ЭП. Фактически любая бумага может быть переведена в электронный вид и представлена второй стороне.

Важно! ЭП не используется для подтверждения подлинности документа, для этого нужно обратиться к нотариусу и оформить перевод копии в электронный формат. ЭП ― это замена подписи от руки и печати фирмы.

Электронная подпись представляет собой сложный код, который через специальную программу позволит определить принадлежность определенному лицу. Взломать такой код практически нереально, так как он невероятно сложен и состоит из огромного количества символов. Проще подделать собственноручную подпись.

Наличие ЭП позволяет сторонам обмениваться документами любым доступным способом, в том числе через электронную почту. Главное ― выбрать правильный тип и использовать его должным образом. Документ, подписанный данным способом, приобретет юридическую силу. Это помогает сторонам экономить время и средства.

Имеет ли юридическую силу электронная подпись?

Пункт 1 статьи 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» устанавливает, что любой документ, подписанный с помощью ЭП, признается равнозначным тому, что подписан собственноручной подписью и печатью. Данное правило так

Правовой комментарий по тождеству личности по фотографии – правоспособность физического лица

ПРАВОСПОСОБНОСТЬ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Термин: Нотариальное удостоверение фактов

Определение: (Notarial Certificate of Facts) — нотариальные действия по удостоверению фактов, могущие иметь юридические последствия, в том числе нахождение гражданина в живых или в определённом месте, время предъявления ему документа, тождественность личности гражданина с лицом, изображённом на фотографии.

Отказ в удостоверении тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, нарушает право лица на идентификацию своего изображения и личности. Причиненный в результате неправомерных отказов в совершении перечисленных нотариальных действий моральный вред подлежит компенсации

Выписка из закона о нотариате.

Статья 84. Удостоверение тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии. Нотариус удостоверяет тождественность личности гражданина с лицом, изображенным на представленной этим гражданином фотографии.

Комментарий к статье 84

Удостоверение тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, может быть совершено лишь нотариусами и в консульских учреждениях России.

Необходимость в данном нотариальном действии может возникнуть, например, в тех случаях, когда фотокарточки вместе с другими документами посылаются в государственные учреждения по почте, в связи с чем должностные лица этих учреждений лишены возможности сами непосредственно убедиться в тождестве лица, приславшего документы, с изображением на фотокарточке.

В подтверждение удостоверения тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотокарточке, нотариусы или должностные лица консульских учреждений России выдают заинтересованному лицу свидетельство.

Письменного заявления от лица, желающего получить такое свидетельство, не требуется, достаточно одного его устного заявления (на практике нотариус требует написать заявление)

Для выдачи свидетельства, удостоверяющего тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, нотариусу достаточно удостоверится в тождественности явившегося к нему гражданина с лицом, изображенным на фотокарточке.

При выдаче свидетельства, удостоверяющего тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, данная фотографическая карточка должна быть пришита к свидетельству и скреплена печатью, которая должна располагаться частью на фотографической карточке, а частью – на свидетельстве.

Свидетельство, удостоверяющее тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотокарточке, должно быть составлено в двух экземплярах, один из которых должен быть оставлен в делах нотариуса.

Удостоверение тождественности личности гражданина с лицом,

изображенным на фотографии

(ИСТОРИЯ ВОПРОСА)

Порядок удостоверения тождества гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, равно как и само это нотариальное действие, появилось в российском законодательстве только в 30-х годах. В циркуляре НКЮ от 8 октября 1935 г. указывалось: «В отдельных случаях встречается необходимость, чтобы нотариальный орган удостоверил тождественность данного лица с лицом, изображенным на представленной фотографической карточке.

Ввиду того, что на практике наблюдаются случаи, когда нотариальные органы отказывают в такого рода удостоверении, Народный комиссариат юстиции разъясняет, что никаких оснований к отказу в удовлетворении таких ходатайств не встречается.

Нотариальные органы должны производить удостоверение фотографической карточки, тщательно проверяя при этом, что лицо, изображенное на фотокарточке, тождественно с лицом, ее представившим».

В 1939 г. было законодательно закреплено совершение нотариальными органами засвидетельствования тождества явившегося лица с лицом, изображенным на представленной им фотокарточке. При этом нотариус проверял самоличность явившегося лица, а затем делал удостоверительную надпись на фотографии. Такое нотариальное действие, как удостоверение тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, довольно редко встречается в нотариальной практике. Наиболее типичная ситуация, в которой требуется удостоверение подобного факта, — это пересылка по почте документов с фотографиями в учреждения и организации (для различных целей). Возможны и иные случаи, когда гражданину необходимо официальное подтверждение того, что на фотографии изображен именно он.

Для удостоверения данного факта гражданин должен явиться в нотариальную контору и представить нотариусу необходимую фотографию. Тождество гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, удостоверяется нотариусом после того, как он лично убедится в тождественности гражданина и его фотоизображения.

Если изображение плохое, нечеткое, если сходство гражданина с представленной фотографией не очевидно, нотариус отказывает в совершении нотариального действия. Прежде чем удостоверить тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии, нотариус должен установить личность заявителя по соответствующим документам.

В настоящее время в подтверждение тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, нотариусом выдается специальное свидетельство. При его выдаче фотографическая карточка пришивается к свидетельству и скрепляется печатью, которая должна располагаться частично на фотографии, частично на свидетельстве.

Удостоверение тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, может быть совершено лишь нотариусами или должностными лицами консульских учреждений России.

http://www.kongord.ru/Index/Screst/sk130-4.htm

необходимость или излишество? #документооборот #СЭД #ECMJ

Нотариальная деятельность неразрывно связана с документами, поэтому нотариусам так важно следить за последними изменениями в области документооборота и делопроизводства. Учитывая тенденцию госорганов переводить взаимодействие друг с другом и с физлицами в электронное поле, нотариусы естественно не остались в стороне. Для них переход на электронное взаимодействие означает, в том числе, и сокращение личных контактов с клиентами. Но насколько это уместно в деятельности, где личное присутствие всегда было важно? Предлагаю рассмотреть этот и другие вопросы ниже.

Предпосылки появления электронных документов в деятельности нотариуса

Говоря про электронные документы в нотариальной деятельности, нужно обратить внимание на определение, содержащееся в пункте 197 Приказа Министерства юстиции РФ от 16.04.2014 года №78 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства». Под электронными документами законодатель понимает:

● исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

● полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

То есть документы подразделяются на изначально оригиналы в электронной форме и на электронные копии документов, составленных на бумажных носителях.

Нотариальная деятельность в России регулируется «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате», утвержденными Верховным Советом РФ 11.02.1993 года.

Что из себя представляет деятельность нотариуса? В первую очередь это удостоверение юридических фактов, то есть событий или действий, влекущих юридические последствия (возникновение, изменение или прекращение правоотношений). Помимо этого, в обязанности нотариусов входит хранение документов, обеспечение доказательств, принятие мер к охране наследственного имущества и многое другое. И все это, так или иначе, связано с документами, обладающими юридической силой.

Долгое время нотариат работал «с бумагой», так как только с ее помощью можно было зафиксировать юридическую значимость события или документа. Именно с данным фактом можно связать довольно запоздалую разработку норм законодательного регулирования в отношении электронных документов в нотариальной деятельности. Однако с появлением возможности придавать электронным документам юридическую силу законодатель не мог проигнорировать этот вопрос.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается за счет применения электронной подписи, которой посвящен Федеральный закон РФ №63-ФЗ «Об электронной подписи». Именно с ее помощью документ обретает неоспоримые авторство и целостность.

Более того, электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме исключительных случаев, установленных законодательством РФ (статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Применение электронных документов в деятельности нотариуса

В 2014 году вступили в силу (за некоторым исключением) положения Федерального закона от 21.12.2013 года №379-ФЗ, вносящего изменения в «Основы законодательной деятельности РФ о нотариате». Так, с февраля 2014 года была введена часть вторая статьи 11 «Основ законодательной деятельности РФ о нотариате», которой предусмотрено использование нотариусами усиленной квалифицированной электронной подписи для совершения нотариальных действий с электронными документами и передачи сведений в единую информационную систему нотариата.

Упомянутым выше Федеральным законом от 21.12.2013 года были внесены поправки и в части полномочий Федеральной нотариальной палаты, в которые были включены, например:

● обеспечение создания и функционирования единой информационной системы нотариата;

● обеспечение электронного взаимодействия нотариусов и государственных и муниципальных информационных систем;

● обеспечение возможности проверки нотариусами соответствия электронных подписей лиц, с которыми он взаимодействует, на соответствие требованиям закона для квалифицированных электронных подписей.

Внесенные Федеральным законом от 21.12.2013 года №379-ФЗ изменения (статья 35 «Основ законодательства РФ о нотариате») позволили нотариусам удостоверять равнозначность электронных документов документам на бумажном носителе и наоборот, то есть распечатывать электронный документ и заверять в обычном порядке либо заверять электронную копию оригинального документа на бумажном носителе своей КЭП.

Помимо этого, была введена статья 44.2 «Основ законодательства РФ о нотариате», которая позже была изложена в новой редакции от 29.12.2015 года. Данная статья устанавливает возможность совершения нотариальных действий в электронной форме: по просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия, нотариус может произвести его путем изготовления нотариального документа в электронной форме.

Приказ Министерства юстиции РФ от 16.04.2014 года №78 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства» содержит раздел, посвященный работе нотариуса с электронными документами.

Нотариус должен регистрировать все электронные документы, получаемые им, независимо от способов доставки. Регистрировать электронные документы можно также в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов, который нотариус подписывает своей КЭП в конце каждого рабочего дня. Такой же электронный журнал есть и для исходящих от нотариуса электронных документов.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе и подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе в соответствующих законодательству РФ форматах.

Как видим, работа нотариусов с электронными документами в целом построена на тех же принципах, что и работа с документами на бумажном носителе.

Что осталось прежним?

Говоря о внедрении электронных документов в деятельность нотариусов, отметим, что речь не идет об абсолютном исключении личного контакта между нотариусом и лицом, обратившимся к нему. Да это, в принципе, и невозможно. Несмотря на все нововведения, многое в деятельности нотариусов остается прежним.

Например, заверение копии документа невозможно без его оригинала. Нотариальные доверенности также могут быть выданы только в присутствии доверителя и с соблюдением всех соответствующих условий.

Согласно статье 44.2 «Основ законодательства РФ о нотариате» при совершении нотариальных действий в электронной форме путем изготовления нотариального документа в электронной форме в случае необходимости подписания такого документа обратившимся лицом, оно подписывает его своей КЭП в присутствии нотариуса. Нотариус в свою очередь проверяет принадлежность КЭП данному лицу в соответствии с Федеральным законом РФ «Об электронной подписи».

К тому же многие электронные документы, заверенные надлежащим образом нотариусом, не могут применяться на практике в связи с отсутствием технических средств. Например, в суде намного более уверенным можно быть, представляя нотариально заверенную копию документа на бумажном носителе. Но это уже вопрос соотношения нормативно-правовых актов в области электронного документооборота друг с другом и с теми техническими возможностями, которыми располагают государственные органы.

Надеемся, в скором времени данный вопрос будет решаться. Так, 07.06.2016 года Государственная Дума РФ приняла в третьем чтении законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти» и направила его на рассмотрение в Совет Федерации РФ.

Данный законопроект предполагает возможность направления в суд в виде электронного документа посредством заполнения электронной формы документа на официальном сайте суда в сети «Интернет» ходатайств, заявлений, жалоб, представлений и других процессуальных документов. Помимо этого, предлагается внести поправки в определение письменных доказательств, отметив, что такими могут быть документы, созданные исключительно в электронном виде и не предполагающие копий на бумажном носителе.

Что останавливает?

Основным вопросом, возникающим при работе нотариуса с электронными документами, является хранение. Действительно, законодательство сейчас разрешает и даже рекомендует использовать электронные документы во многих отраслях, в некоторых случаях даже обязывает к этому, но вопрос хранения электронной документации все так же остается открытым.

Хранение нотариальных документов, конечно, требует отдельного внимания. Так, Приказ Министерства юстиции РФ от 16.04.2014 года №78 обязывает нотариуса делать резервные копии зарегистрированных электронных документов, а также Электронных журналов регистрации входящих и исходящих электронных документов не реже одного раза в неделю. Хранить копии нотариус может на переносных электронных носителях или на серверах единой информационной системы (исключая при этом несанкционированный доступ).

Собственно, резервное копирование документации отнюдь не новый способ защиты ее от потери. И если риски утратить юридически значимую информацию безвозвратно при использовании электронных документов и есть, то они не превышают тех же рисков с документами на бумажном носителе.

***

Введение в нотариальную деятельность электронных документов нужно рассматривать не как препятствие, а как новую возможность, в первую очередь, для оптимизации взаимодействия нотариуса и обратившегося к нему лица. Однако пока практическую пользу такого внедрения ощутить довольно сложно. Связано это отчасти с тем, что необходимость перехода на электронный документооборот чувствует лишь небольшая доля лиц.

С другой стороны, только соблюдение баланса в применении электронных документов именно в тех сферах, где это объективно необходимо, приносит наибольшую пользу.

Источник: Synerdocs

Электронные и бумажные документы стали юридически равнозначны → Roem.ru

25 декабря 2013 в 08:55
Roem.ru

Законотворчество, Нотариат, Электронный документооборот ru-RU 2013 ООО «Роем» Госвеб

Российская газета публикует закон, который вводит «равенство» бумажных оригиналов и электронных копий с цифровой подписью. И наоборот. Нотариусы смогут удостоверять, что электронные и бумажные документы юридически равнозначны. Удостоверение равнозначности

Развитие событий: Минкомсвязь переписала госпрограмму Путина (4 апреля 2014)

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания … электронного документа содержанию документа… на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе. Изготовление электронного документа… осуществляется нотариусом… и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.
Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, должна быть проверена и подтверждена ее принадлежность заявителю в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

вопросы из практики – ilex

Компетентно на вопросы участников семинара «Организация работы с электронными документами и их архивного хранения», проведенном ООО «ЮрСпектр», отвечают Вячеслав Леонидович Носевич и Андрей Евгеньевич Рыбаков.

Вячеслав Леонидович Носевич

эксперт в области электронного документооборота, кандидат исторических наук, доцент БГУ

Андрей Евгеньевич Рыбаков

директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Как проверить подлинность электронного документа (ЭД)?

Проверка подлинности реализуется средствами системы электронного документооборота (СЭД) или другой информационной системы.

Как отличить ЭД от электронной копии документа на бумажном носителе?

ЭД имеет электронную цифровую подпись (ЭЦП) поставившего ее лица. Электронная копия содержит электронное отображение бумажного документа, в том числе собственноручную подпись поставившего ее лица и ЭЦП лица, сделавшего копию (отсканировавшего бумажный документ).

Имеет ли юридическую силу копия документа в электронном виде (ДЭВ) в организации, в которую он поступил, если оригинал документа имеется только у его создателя (автора)?

Если речь идет о бумажной копии ДЭВ, создаваемой в организации, получившей его, то такая копия будет иметь юридическую силу, при условии, что она создана, удостоверена и используется в соответствии с законодательством.

Копия ДЭВ, удостоверенного ЭЦП с применением сертифицированных средств (т.е. копия ЭД), должна быть заверена в соответствии с постановлением Совмина от 20.07.10. № 1086.

Копия ДЭВ, не удостоверенного ЭЦП, должна быть заверена в порядке, установленном п. 64 Инструкции по делопроизводству. Данная норма допускает заверять копии ДЭВ только для обращения внутри организации. Следовательно, в отличие от копии ЭД такая копия ДЭВ (входящего, исходящего, внутреннего) будет иметь юридическую силу только в пределах организации.

В отношении ДЭВ (ЭД), существующих только в электронном виде, понятие «копия» не применяется.

Сегодня срок действия ключа ЭЦП – два года. Будет ли он увеличен?

Сроки действия сертификатов ЭЦП определяет Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ).

При этом срок действия ЭЦП не имеет принципиального значения для организации работы с ЭД, их оперативного и архивного хранения. Следование требованиям Инструкции о порядке работы с ЭД <*> и Правилам работы с ДЭВ в архивах <*> позволит решить вопрос обеспечения и подтверждения целостности ЭД после истечения срока действия ЭЦП.

В необходимых случаях подтвердить подлинность и целостность ЭД можно будет с использованием штампа времени.

Когда появится штамп времени в ЭЦП?

По информации НЦЭУ – в IV квартале 2020 г.

Будут ли переводиться в электронный вид документы, относящиеся к работе с кадрами, бухучету?

Законодательство уже допускает возможность использования ДЭВ и ЭД в соответствующих сферах деятельности. Ограничения связаны с возможностью обеспечить подлинность и целостность этих документов в течение установленных сроков их хранения, в том числе постоянного. Отказ от создания и хранения соответствующих документов на бумажном носителе возможен по мере готовности организации к их обращению и хранению в электронном виде в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, Инструкции № 19, Правил № 20.

Также необходимо учитывать законодательные ограничения в части создания и хранения документов без бумажных аналогов. Например, ТК требует заключать трудовой договор в письменной форме и подписывать его работником и нанимателем или уполномоченным должностным лицом, знакомить работников под подпись с приказами (распоряжениями) о приеме на работу, наложении дисциплинарного взыскания.

Как ЭД должны выдаваться в пользование работникам?

Порядок использования ДЭВ, в том числе ЭД, в архиве организации определяется в соответствии с требованиями гл. 7 Правил № 20.

Работникам организации, в структуре которой действует архив, предоставление ДЭВ осуществляется посредством локальной сети, каналов электросвязи <*>.

Когда будет внедрена система приема ЭД в Национальный архив и как будет организовано взаимодействие с источниками комплектования архива?

Национальный архив и другие госархивы будут принимать ЭД от организаций, являющихся их источниками комплектования, с использованием информационной системы архива электронных документов (ИС АЭД) Национального архивного фонда.

ИС АЭД уже введена в промышленную эксплуатацию. Взаимодействие с источниками комплектования будет обеспечиваться по мере внедрения в них систем архивного хранения (информационных систем архива (ИСА) организаций) или подключения к услуге АИС «Ведомственный архив», предоставляемой НЦЭУ.

Каким образом госархив будет контролировать правильность формирования и оформления электронных дел при передаче в архив организации, а затем в госархив, если эти дела были сформированы и оформлены в организации самостоятельно?

Существующая технология позволяет переформировывать в архиве только описи, но не электронные дела. Предполагается, что дела с момента подписания внутренней описи останутся неизменными в течение всего срока хранения. Для дел, содержащих ДЭВ и документы, оформленные не в формате PDF/А1 или PDF/А2, возможно, потребуется конвертация. Она допускается Правилами № 20, однако рассматривается как исключительная мера в безвыходной ситуации. Единственным способом проконтролировать правильность формирования дел со стороны госархива в такой ситуации остается согласование номенклатуры дел.

Как будут формироваться и передаваться в госархивы дела, имеющие «связки» в СЭД (переписка «запрос-ответ» и др.)?

Переписка по определенному вопросу (запросы и ответы) должна формироваться в одно дело. Для этого в регистрационный индекс исходящего документа, а также в отметку об исполнении документа и направлении его в дело (для входящих, внутренних) включается индекс дела по номенклатуре дел.

Ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст, указываются в метаданных документа <*>. Это позволит ИСА организации находить все связанные документы независимо от того, в какие дела они включены, а в перспективе находить их в фондах разных организаций после передачи дел на постоянное хранение в госархив.

Следует ли при уничтожении ДЭВ оформлять отдельный акт или достаточно общего акта на уничтожение бумажных документов и ДЭВ?

При уничтожении электронных дел, находящихся как на оперативном, так и на архивном хранении, должны составляться отдельные акты.

Форма акта о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, находящихся на оперативном хранении, не установлена. При его составлении необходимо руководствоваться п. 89, 90 Инструкции № 19, а также общими требованиями к составлению акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, закрепленными в гл. 16 Инструкции по делопроизводству. Следует обратить внимание, что на электронные дела с отметкой «ЭПК» должен составляться отдельный акт.

Форма акта о выделении к уничтожению ДЭВ и электронных дел, не подлежащих хранению, установлена в приложении 25 к Правилам № 20. Требования к составлению и оформлению такого акта закреплены в п. 92 – 94 Правил № 20.

В настоящее время рассматривается вопрос о внесении в НПА в сфере архивного дела и делопроизводства изменений и дополнений, допускающих возможность составления общего акта на документы на бумажном и электронном носителях.

В связи с переводом ряда административных процедур в электронный вид посредством взаимодействия документальной информационной системы (ДИС) Нацбанка с единым порталом электронных услуг общегосударственной автоматизированной информационной системы (ЕПЭУ ОАИС) как правильно оформить внешнее представление цифровых свидетельств, выдаваемых при включении в реестр лизинговых, микрофинансовых организаций, форекс-компаний?

Указанные свидетельства, равно как и иные, не относятся к организационно-распорядительной документации. Инструкция по делопроизводству и Инструкция № 19 в части оформления на них не распространяются.

Удостоверение формы внешнего представления таких документов должно осуществляться в соответствии с требованиями Закона об электронном документе и электронной цифровой подписи и постановления Совмина от 20.07.10 № 1086.

Технические вопросы взаимодействия с ОАИС находятся в компетенции НЦЭУ.

Доверительные услуги и электронная идентификация (eID)

Регламент ( EU ) № 910/2014 об электронной идентификации и доверительных услугах для электронных транзакций на внутреннем рынке (Регламент eIDAS ) был принят законодательными органами на 23 июля 2014 года и является важной вехой в обеспечении предсказуемой нормативной среды для обеспечения безопасного и бесперебойного электронного взаимодействия между предприятиями, гражданами и государственными органами.

Регламент eIDAS :

гарантирует, что люди и предприятия могут использовать свои собственные национальные схемы электронной идентификации (eID) для доступа к общедоступным онлайн-услугам в других странах ЕС.
создает европейский внутренний рынок для трастовых услуг, а именно электронных подписей, электронных печатей, отметок времени, электронной службы доставки и аутентификации веб-сайтов, гарантируя, что они будут работать через границы и иметь такой же правовой статус, что и их традиционные бумажные эквиваленты. Только обеспечив уверенность в юридической действительности всех этих услуг, предприятия и граждане будут использовать цифровые взаимодействия как естественный способ взаимодействия.

Обзор нормативно-правовой базы eIDAS

Европейская комиссия в настоящее время оценивает эту нормативную базу и провела открытые консультации с 24 июля по 2 октября 2020 года.Целью консультации был сбор отзывов о драйверах и препятствиях на пути к развитию и внедрению eID и трастовых услуг в Европе, а также о влиянии вариантов предоставления цифровой идентификации ЕС.

Комиссия оценит, в какой степени структура eIDAS остается подходящей для цели, т. Е. Для достижения намеченных результатов, результатов и воздействия, и уместно ли изменить сферу действия Регламента или его конкретных положений с учетом полученного опыта. в приложении, а также технологические, рыночные и юридические разработки.

Преимущества eIDAS

Регламент eIDAS приносит пользу европейским компаниям, гражданам и государственным службам. Обратитесь к приведенной ниже инфографике, чтобы узнать, какую пользу может принести eIDAS .

С eIDAS , EU сумел заложить правильную основу и предсказуемую правовую основу для людей, компаний (в частности, SME s) и государственных администраций для безопасного доступа к услугам и совершения транзакций в Интернете и через границу. всего в «один клик».Действительно, развертывание eIDAS означает более высокий уровень безопасности и удобства для любой онлайн-деятельности, такой как подача налоговых деклараций, зачисление в зарубежный университет, удаленное открытие банковского счета, открытие бизнеса в другом государстве-члене, аутентификация для интернет-платежей, проведение торгов он-лайн объявление о торгах и др.

Для получения конкретной информации и ресурсов о преимуществах eIDAS для малых и средних предприятий (МСП) в Европе, пожалуйста, посетите специальный набор инструментов:

eIDAS for SMEs Toolkit

Реализация

8 сентября 2015 года Европейская комиссия завершила принятие всех исполнительных актов, которые должны были быть выполнены к 18 сентября 2015 года.

Об электронной идентификации:

Исполнительное решение Комиссии ( EU ) 2015/296 от 24 февраля 2015 г. о процедурных механизмах сотрудничества государств-членов по eID :

Государства-члены должны сотрудничать для достижения функциональной совместимости и безопасности схем электронной идентификации. Решение устанавливает методы обмена информацией и создает сеть сотрудничества для облегчения сотрудничества по этому вопросу.

Исполнительный регламент Комиссии ( EU ) 2015/1501 от 8 сентября 2015 г. о структуре взаимодействия:

Постановление создает платформу, обеспечивающую практическую связь между средствами eID из разных государств-членов, чтобы способствовать взаимодействию.

Исполнительный регламент Комиссии ( EU ) 2015/1502 от 8 сентября 2015 г. об установлении минимальных технических спецификаций и процедур для уровней гарантии для электронной идентификации:

Основная цель взаимного признания eID — дать возможность гражданам ЕС осуществлять трансграничное взаимодействие со своими национальными средствами eID . Поскольку каждое государство-член имеет отдельную систему для управления электронными идентификационными данными, необходим механизм, чтобы сделать их сопоставимыми и функционально совместимыми.Исполнительный регламент Комиссии по уровням гарантии включает подробные критерии, которые позволяют государствам-членам сопоставлять свои eID средних значений с эталоном (низким, существенным и высоким) и, таким образом, сравнивать друг друга.

Исполнительное решение Комиссии (ЕС) 2015/1984 от 3 ноября 2015 г., определяющее обстоятельства, форматы и процедуры уведомления:

Уведомление о схемах электронной идентификации государствами-членами является предварительным условием взаимного признания средств электронной идентификации.Решение обеспечивает единообразное использование формы уведомления.

Об услугах электронного траста:

Исполнительный регламент Комиссии ( EU ) 2015/806 от 22 мая 2015 г. о форме знака доверия EU для квалифицированных трастовых услуг:

Целью регулирования является повышение прозрачности рынка. Знак доверия четко отличает квалифицированные услуги доверия от других услуг доверия; цель состоит в том, чтобы укрепить доверие к основным онлайн-сервисам и к ним, чтобы пользователи могли в полной мере пользоваться электронными услугами и сознательно полагаться на них.

Исполнительное решение Комиссии ( EU ) 2015/1505 от 8 сентября 2015 г., устанавливающее технические спецификации и форматы списков доверенных лиц:

Списки доверенных лиц необходимы для обеспечения уверенности и укрепления доверия среди операторов рынка, поскольку они указывают статус поставщика услуг на момент наблюдения. Решение также направлено на повышение функциональной совместимости квалифицированных трастовых услуг путем упрощения проверки электронных подписей и электронных печатей.

Исполнительное решение Комиссии ( EU ) 2015/1506 от 8 сентября 2015 г., устанавливающее спецификации, касающиеся форматов усовершенствованных электронных подписей и усовершенствованных печатей, которые должны быть признаны органами государственного сектора:

Обеспечивая преемственность с принципами, принятыми в соответствии с Директивой об услугах, решение облегчает трансграничные операции с органами государственного сектора в другом государстве-члене. Он также обеспечивает технологическую нейтральность, устанавливая метод использования нестандартных форматов.

Исполнительное решение Комиссии ( EU ) 2016/650 от 25 апреля 2016 г., устанавливающее стандарты для оценки безопасности квалифицированных устройств для создания подписей и печатей:

В решении перечислены стандарты оценки безопасности квалифицированных устройств для создания подписей и печатей.

Сопутствующие товары

Латвийский государственный портал

получить эсигнал дорого

С 1 января 2019 года карта eID включает неограниченное количество бесплатных раз для электронной подписи и является бесплатной.Подписанные мобильные и дизайны можно загрузить и использовать бесплатно.

карта EID выдается в территориальных отделениях Управления по делам гражданства и миграции (PMLP) (согласно прейскуранту).

С другой стороны, стоимость изготовления карты eParaksts для юридических лиц составляет 52,01 евро (включая НДС). Для пользователей абонентская плата, которая создается на основе количества карт в компании (например, абонентская плата до 20 карт составляет 5,50 евро (включая НДС) в месяц).Подробнее о расходах на www.eparaksts.lv можно узнать в прайс-листе.

для физического лица, отличного от eParaksta для юридического лица

Независимо от того, подает ли на eParakstam физическое или юридическое лицо, он предназначен для использования конкретным лицом и принимается конкретным лицом от его или ее имени. Право подписывать документы компании в электронном виде должно быть на той же правовой основе, что и право подписывать бумажные документы.

эмблема появляется на электронно подписанном документе

Содержание и внешний вид документа, подписанного электронной подписью, не меняются при подписании; его не видно в содержании документа.eДокумент представляет собой защитную оболочку, оболочку для любого подписанного документа, которая показывает, что с момента подписания в содержание документа не было внесено никаких изменений.

Вы можете подписать электронно документы любого формата и выбрать формат, в котором они подписываются:

edoc;
PDF;
ASIC-E (общий стандарт ЕС).

edoc — принятый в Латвии стандарт для документов с электронной подписью. Точно так же формат eDoc выбирается, когда вам нужно подписать набор из нескольких документов или вам нужно подписать файлы других форматов, такие как изображения, видео или аудиофайлы, а не только текстовые документы.

Формат asice выбирается, если подписываемый документ адресован резиденту или организации другого государства-члена ЕС.

Проверить документ eParakstable можно здесь.

Государственные и местные органы власти не принимают документы с электронной подписью

Законодательство Латвии устанавливает, что с 1 января 2004 года все государственные учреждения и учреждения самоуправления обязаны принимать электронные документы от физических и юридических лиц.

Эмитент Латвийского государственного радио и телевидения (LVRTC) eParaksta или другие учреждения ознакомятся с содержанием подписываемого документа

Невозможно получить доступ к содержимому, потому что требования безопасности предотвращают любой доступ к данным, которые нужно подписать. Это может повлиять только на логические шаги, но не на контент, добавленный вами третьей стороной. Точно так же его нельзя восстановить в документе или PIN KODU nozudušu.

LVRTC хранит документы с электронной подписью и отправленные документы

Подписанный документ в любой момент можно зайти в него.Когда вы подписываете документ с помощью мобильного телефона eParaksts, карты eID или карты eParaksts, документ хранится на веб-сайте www.eparaksts.lv в течение 24 часов, а затем удаляется.

Не удается прочитать документ с eParakstam другими пользователями

Подписание документов с помощью eParaksta не является шифрованием. Любое лицо, владеющее электронным паролем, но не зашифрованным, может открыть его. Электронный документ можно открыть тремя способами:

Подписанные документы становятся недействительными по истечении срока действия eParaksta

Важно, чтобы подпись действительна при подписании документа.По окончании срока действия выданного eParaksta подписанный документ не теряет юридической силы. Таким образом, по истечении срока действия вы больше не сможете подписывать новый документ, но существующие подписанные документы останутся законными, как если бы они были подписаны вручную.

цифровых подписей и сертификатов — служба поддержки Office

Все больше и больше людей и организаций используют цифровые документы вместо бумажных для выполнения повседневных операций.Уменьшая зависимость от бумажных документов, мы защищаем окружающую среду и экономим ресурсы планеты. Цифровые подписи поддерживают это изменение, обеспечивая гарантии действительности и подлинности цифрового документа.

Дополнительные сведения см. В разделе Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office.

Что ты хочешь сделать?

Что такое цифровая подпись?

Подписание сертификата и центра сертификации

Гарантия цифровой подписи

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — это зашифрованный электронный штамп аутентификации цифровой информации, такой как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы.Подпись подтверждает, что информация исходила от подписавшего и не была изменена.

Ниже приводится пример строки подписи.

Верх страницы

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. Когда вы отправляете макрос или документ с цифровой подписью, вы также отправляете свой сертификат и открытый ключ.Сертификаты выдаются центром сертификации и, как и водительские права, могут быть отозваны. Сертификат обычно действителен в течение года, после чего подписывающая сторона должна продлить или получить новый подписывающий сертификат для установления личности.

Центр сертификации (CA) Центр сертификации — это организация, аналогичная нотариусу. Он выдает цифровые сертификаты, подписывает сертификаты для проверки их действительности и отслеживает, какие сертификаты были отозваны или просрочены.

Верх страницы

Гарантия цифровой подписи

Следующие ниже термины и определения показывают, какие гарантии предоставляются с помощью цифровых подписей.

Подлинность Подписавшая сторона подтверждена как подписывающая.
Целостность Содержимое не было изменено или подделано с тех пор, как оно было подписано цифровой подписью.
Отсутствие отказа от авторства Доказывает всем сторонам происхождение подписанного контента. Под отказом понимается действие подписавшего, которое отрицает какую-либо связь с подписанным контентом.
Нотариальное заверение Подписи в файлах Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft PowerPoint, которые имеют отметку времени от безопасного сервера отметок времени, при определенных обстоятельствах имеют силу нотариального удостоверения.

Для обеспечения этих гарантий создатель контента должен поставить цифровую подпись на контент, используя подпись, которая удовлетворяет следующим критериям:

Цифровая подпись действительна.
Сертификат, связанный с цифровой подписью, является текущим (не просроченным).
Подписывающее лицо или организация, известная как издатель, являются доверенными.
Важно: Подписанные документы с действительной меткой времени считаются имеющими действительные подписи, независимо от возраста сертификата подписи.
Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается подписывающему издателю авторитетным центром сертификации (CA).

Верх страницы

Электронные платежные системы, Идентификационные документы, Пластиковые карты

Баускас 58а-318, 2.ул., Рига, LV-1004

Идентификация документов Устройства защиты системы видеонаблюдения Электронные платежные системы Пластиковые карты Электронные платежные системы, электронные подарочные карты, программы лояльности клиентов, все типы пластиковых карт, RFID-карты и их приложения, идентификационные документы , персонализация идентификационного документа

Баускас 58а-318, 2.ул., Рига, LV-1004

Все виды пластиковых карт, (личные удостоверения личности карты, удостоверения личности и сертификаты) личные удостоверения личности документы , удостоверения личности разработка системы производства документов, поставка. Разработка, реализация проекта многофункционального карточного приложения. Клубные карты, карты клиентов, дисконтные карты, страховые карты, ключевые карты, карты I-bank, подарочные карты,

Акмену 49, Огре, Огрес п., LV-5001