как подготовиться, организовать и провести, возможные проблемы и недостатки
Сергей Ведерников
сосед вашей мечты
В 2020 году в моем доме прошло первое в Челябинской области общее онлайн-собрание собственников. Его организовал я.
Я участвую в организации общих собраний собственников жилья в своем доме уже четвертый год. Те, кто хотя бы раз это делал, знают, как это сложно и долго: собственники не понимают вопросов повестки, не приносят протоколы, а иногда их вообще заполняют посторонние люди.
Я решил попробовать автоматизировать процесс и провести собрание через ГИС ЖКХ. Сотрудник жилищной инспекции, куда мы обратились за консультацией, описал этот сервис меткой фразой: «Сами себе нажили проблем».
В статье я расскажу, как все прошло, с какими сложностями я столкнулся и почему не уверен, что захочу повторить этот опыт.
Почему я занимаюсь общими собраниями собственников своего дома
В многоквартирном доме, о котором пойдет речь, я родился и провел большую часть жизни, поэтому мне небезразлична его судьба.
Я предприниматель, сооснователь одного из сервисов бронирования жилья. С 2018 года участвую в жизни дома, вхожу в совет дома, организую общие собрания собственников. Это важно для меня, потому что я вижу многоквартирный дом как минимальную ячейку общества. Считаю, что без умения договариваться хотя бы с соседями никакой демократии в стране быть не может.
Наш дом был построен в 1979 году. В нем 344 квартиры на семь подъездов, два крупных магазина и 500 собственников. Дом обслуживает управляющая компания.
/list/uk-zaplati/
За что управляющая компания должна вам денег
Первое общее собрание в доме провели в 2013 году. Тогда я в этом еще не участвовал, его организовали две активные жительницы. На первом собрании выбрали совет дома и его председателя, уполномочили совет принимать решения по текущему ремонту.
Например, совет дома привел в божеский вид лестничные площадки в подъездах. Раньше УК не хотела ничего делать, а когда у жителей появился официальный представитель — председатель совета дома, — работа закипела.
Начали с одного подъезда: совет дома сам нашел подрядчиков и заплатил им свои деньги — 300 000 Р. УК потом вернула всю сумму по чекам.
Отремонтировав таким образом один подъезд, совет добился от УК ремонта остальных подъездов по такой же стоимости. Денег со взносов на текущий ремонт, правда, не хватило. Поэтому вместе с УК совет решил поднять плату за текущий ремонт с жильцов на 1 Р с квадратного метра в месяц сроком на полгода. Со скрипом, но большинство жителей согласились с таким повышением. Подъезды стали чистыми и красивыми.
На собраниях решаются и другие вопросы. Однажды наш совет обратился в фонд капремонта за информацией, когда планируются работы в доме. Фонд сказал, что только в 2035 году. Совет решил копить деньги на капремонт не у регионального оператора, а на специальном счете в банке, чтобы самостоятельно выбирать сроки и работы, которые будут выполнены в доме.
/sdali-na-remont/
Что такое капремонт
С тех пор почти каждый год наш дом проводит собрания по капремонту, на которых определяет перечень работ и подрядчиков.
К 2021 году мы успели отремонтировать кровлю, заменить трубы водоснабжения и отопления. Если бы взносы копились у регионального оператора, нам пришлось бы ждать ремонта еще 15 лет.
Что такое общее собрание собственников
Общее собрание собственников, ОСС — это орган управления многоквартирным домом. Собственники квартир в таких домах владеют не только своими квартирами, но и целым комплексом общего имущества: лестничными клетками, крышей, подвалом, чердаком, земельным участком около дома. Этим имуществом собственники распоряжаются совместно с соседями. Все решения собственники принимают на общих собраниях и фиксируют в протоколе.
ст. 44 ЖК РФ
Чтобы заменить перегоревшую лампочку, собрание не нужно — достаточно составить заявку в управляющую компанию. Чтобы сделать косметический ремонт подъезда, собрание тоже не понадобится, если у вас выбраны совет дома и его председатель и они уполномочены принимать решения о текущем ремонте. А вот чтобы выбрать такой совет и уполномочить его или сменить УК, которая никак не вкрутит лампочку, как раз и нужно ОСС.
ст. 161.1 ЖК РФ
Еще общее собрание собственников потребуется, чтобы благоустроить двор за счет государства, установить ограждение двора или шлагбаум, заработать на общедомовом имуществе. На ОСС можно изменить порядок выполнения капитального ремонта в вашем доме. Жители будут собирать взносы на счете дома, решать, что ремонтировать и кто это будет делать. Если захотите сменить управляющую компанию или перейти на ТСЖ, без общего собрания также не обойтись.
Как проводятся общие собрания собственников
У ОСС есть три формы проведения:
- Очная.
- Заочная, в том числе с использованием ГИС ЖКХ.
- Очно-заочная.
ст. 44.1 ЖК РФ
Очная и очно-заочная формы — это полноценное собрание людей. Собственники встречаются в определенном месте, как правило во дворе дома, и обсуждают вопросы. Заочная форма — это, по сути, не собрание, а голосование. А заочное ОСС через информационную систему — это онлайн-голосование.
Дальше расскажу, как проводили собрания в нашем доме, как пытались их упростить.
И как на этом пути дошли до государственной информационной системы.
Как в нашем доме проводили собрания изначально
Я уже писал, что присоединился к организации собраний в нашем доме в 2018 году. К тому моменту весь процесс уже был налажен — собрания проходили в очно-заочной форме. Вот что делали инициаторы собрания, чтобы его провести:
- Готовили вопросы к собранию и голосованию.
- Оповещали жителей.
- Распечатывали бланки решений собственников — бюллетени.
- Проводили встречу собственников.
- Разносили бланки решений по квартирам.
- Собирали подписанные решения.
- Подсчитывали голоса и формировали протокол ОСС.
За одно собрание старались решить как можно больше вопросов, чтобы проводить их как можно реже, потому что каждое собрание занимало много времени.
/doki-dlya-sobrania/
Общее собрание собственников: готовим документы
Перечень и формулировки вопросов согласовывали с юристами УК, чтобы итоговый протокол был корректен и принят организациями, для которых он предназначался.
Жителей оповещали о собрании через доски объявлений у входа в подъезды или внутри подъездов. На одном из первых собраний был принят такой вариант, и теперь он допустим для всех последующих ОСС.
ч. 4 ст. 45 ЖК РФ
| На досках — распечатки с сайта ГИС ЖКХ о результатах последнего голосования | Рядом — пояснение, какие решения приняли и что будет дальше. |
Жители, которые не боялись объема повестки, приходили на очное собрание. Как правило, это были человек 50 из 500 собственников. Для кворума и тем более для принятия решений этого недостаточно. Решение на собрании считается принятым, если за него проголосовало более половины или более двух третей собственников, смотря какой вопрос.
ст. 46 ЖК РФ
Поэтому основное значение имеет заочная часть собрания — голосование на бумаге.
Для этого нужно распечатать бланки решений — бюллетени. Их совет дома готовил на всех 500 собственников. Бланк для голосования по нескольким вопросам мог занимать 2—3 страницы — на весь дом уходило три стандартные пачки бумаги. Это была первая проблема.
Вторая проблема заключалась в оформлении бюллетеней. По закону в решении собственника должны быть указаны его ФИО, номер и площадь квартиры, доля собственности и сведения о документе, подтверждающем право собственности. Сначала для всех этих сведений в бланке оставляли пустые поля, чтобы собственники вписали данные сами. Из-за этого было много ошибок: кто-то не помнил площадь, некоторым не хотелось искать номер документа о собственности. Из-за ошибок не все голоса собственников получалось засчитать.
Тогда старшие по подъездам сами стали заполнять данные вместо жителей. По закону УК обязана представить реестр собственников с данными о долях и собственности инициатору собрания.
Но заполнение 500 листов вручную — сомнительное удовольствие. Тут я и подумал, что нам надо автоматизировать этот процесс.
/upravdom/
Кто такой старший по дому и какие у него права
Автоматические именные бюллетени через сервис «Собиратьлегко-рф»
Сначала мы попробовали генерировать именные бюллетени для каждого собственника с уже заполненными данными о собственности из реестра. Была даже идея заказать фрилансеру небольшую программу для генерации этих данных. Но оказалось, что на рынке уже существуют готовые сервисы. Я воспользовался бесплатным онлайн-сервисом «Собиратьлегко-рф».
Для создания именных бюллетеней нужно загрузить в сервис реестр собственников и заполнить вопросы собрания. Реестр загружается целиком, в виде эксель-таблицы с заданным порядком столбцов.
/kak-provesti-oss/
Как провести общее собрание собственников в многоквартирном доме
В итоге сервис создает документ в формате ПДФ с именными бюллетенями.
Остается только разнести решения по квартирам, а потом собрать подписанные.
У именных решений есть еще одно преимущество перед пустыми бланками: они помогают не забыть и не перепутать собственников, если их в квартире несколько. Проводить собрания стало легче.
Считать голоса нам оказалось удобнее в обычной эксель-таблице, чем в сервисе. Члены совета дома вручную заносили информацию из бюллетеней в таблицу и считали с помощью формул. Просто посчитать голоса за и против было нельзя, потому что количество голосов у собственника пропорционально количеству квадратных метров, которые ему принадлежат.
Чтобы посчитать голосующую долю собственника, нужно умножить площадь помещения на долю собственника и разделить на общую площадь дома.
Позже для оповещения жителей о начале и ходе собрания мы создали группу во «Вконтакте» и чат дома в «Вотсапе». Опыт показал, что группа работает плохо, а вот чат — на ура. Чтобы привлечь в него жителей, мы разместили листовку с приглашением и QR-кодом на досках объявлений.
Призыв вступать в чат Вопросы, которые мы обсуждаем в чатеНо главная проблема — по заполнению, доставке и сбору бумажных бюллетеней — оставалась. Этим занимались члены совета дома и старшие по подъездам на общественных началах.
Не все собственники открывали двери, не все проживали в своих квартирах, не все вовремя сдавали заполненные решения. Хотелось, чтобы собственники сами голосовали онлайн в какой-то системе, а результаты считались автоматически.
Оказалось, что такая система тоже есть.
Общие собрания собственников через ГИС ЖКХ
С 2018 года общие собрания собственников можно проводить в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства — ГИС ЖКХ.
Существуют и региональные системы, например «Электронный дом» в Москве. Но в Челябинской области таких нет.
ГИС ЖКХ — это информационный портал, на котором можно создавать электронные голосования по любым вопросам, касающимся управления домом. Еще через систему можно направлять обращения в организации и контролирующие органы, вносить показания счетчиков, оплачивать выставленные счета, контролировать работы по дому.
Главная страница сайта ГИС ЖКХ Главная страница личного кабинета в ГИС ЖКХВ голосовании через ГИС ЖКХ я видел много плюсов. Чтобы проголосовать, собственнику нужно иметь только аккаунт на госуслугах, а он есть почти у всех. Голосовать можно и через сайт, и через мобильное приложение. Если собственник не может проголосовать онлайн, можно передать решение на бумаге через администратора. Еще плюсами были отсутствие формальных вопросов в голосовании и автоматический подсчет результатов. Это то, что нам было нужно.
В мае 2020 года в жилищный кодекс внесены изменения, которые еще больше облегчили процедуру голосования:
- Чтобы голосовать через ГИС ЖКХ, стало не нужно предварительное бумажное голосование по этому вопросу.
- Онлайн-голосование теперь может проходить до 60 дней, а раньше было максимум 5.
Все это выглядело заманчиво, и мы решили попробовать. Как раз накопились вопросы: ограждение двора от чужих автомобилей и замена лифтов, у которых подходил к концу срок службы.
Мы осознавали, что в старом доме с большим количеством пенсионеров полный переход в онлайн невозможен и для части собственников все равно придется печатать бюллетени. Но даже частичный переход помогал снизить объем бумаги и беготни. В нашем чате в «Вотсапе» было 110 участников. Мы наметили, что онлайн проголосует 100—150 человек.
Особенно меня радовала мысль, что можно будет убрать из голосования формальные вопросы. В каждом бумажном голосовании есть обязательны пункты, например: «Выбрать секретаря Иванова», «Выбрать состав счетной комиссии: Петрова, Сидорова». Иногда таких вопросов было больше, чем вопросов по существу собрания. Собственники голосовали с недоумением, не знали этих людей и не понимали, зачем вообще это нужно.
Акценты терялись, а важные вопросы, ради которых все затевалось, было сложно понять. Собственники раздражались. В голосовании через ГИС ЖКХ все эти секретари и счетные комиссии уходили в прошлое, бюллетень становился короче и понятнее.
Как мы готовились к голосованию в ГИС ЖКХ
Инициатором и администратором первого собрания может быть любой собственник жилого или нежилого помещения. В нашем случае это был председатель совета дома. Для получения статуса администратора собственник должен отправить заявку в государственную жилищную инспекцию через личный кабинет на сайте ГИС ЖКХ.
Уже на этом этапе появилось первое препятствие: такой функции у председателя в личном кабинете не оказалось. После обращения в поддержку и разбирательств выяснилось, что в системе не привязана информация о его собственности в нашем доме. Эту информацию должна привязать УК. Более того, такая информация должна быть привязана у всех собственников, иначе они не увидят кнопки голосования.
В инструкции администратора ОСС в ГИС ЖКХ подробно написано, как получить статус администратора Ссылка на голосование на главной странице личного кабинета в ГИС ЖКХ.
Без привязанной информации о собственности ссылки нетУК заинтересовалась голосованием через ГИС не меньше, чем мы. Поэтому они оперативно заполнили данные, и мы наконец отправили заявку на статус администратора.
Тут стоит отметить, что внесение данных о собственности со стороны УК не всегда дает результат. Вообще данные о собственности — главная проблема ГИС ЖКХ. Дальше я расскажу об этом подробнее.
После получения статуса администратора мы с другими членами совета дома подготовили перечень вопросов и создали электронное объявление о голосовании. Сканированную копию или фото бумажной версии объявления нужно прикрепить к голосованию. Удобно сначала сделать в текстовом редакторе бумажное объявление, потом скопировать вопросы из него в ГИС ЖКХ. Бумажное объявление нужно опубликовать для жильцов дома так же, как для обычного очно-заочного голосования. Мы вывесили его на досках объявлений в подъездах.
/moy-dom/
Как заставить УК работать
Раздел со списком сообщений о предстоящих голосованиях.
Чтобы добавить голосование, нужно найти на странице кнопку добавления На странице добавления голосования нужно заполнить форму по инструкции на экранеЗа 10 дней до начала голосования мы опубликовали его в системе. Собственникам, чья информация о собственности привязана к ГИС и кто зарегистрирован на госуслугах, на электронную почту пришло письмо с уведомлением.
В день начала голосования мы провели подготовительную встречу с собственниками. Эта встреча не имела юридической силы, но для оповещения жителей была полезна.
Проблемы голосования в ГИС ЖКХ
После начала голосования быстро выяснилось, что онлайн голосует меньше собственников, чем мы рассчитывали. В первые несколько дней в системе появились голоса всего 30 человек. Еще 8 человек написали нам, что не видят кнопки голосования. Так получилось потому, что в системе не было данных о собственности этих людей. Мы попросили УК добавить данные. В итоге после добавления данных о собственности смогли проголосовать еще несколько жильцов.
Параллельно мы начали готовить голосование на бумаге для остальных собственников.
Здесь тоже были проблемы. По закону нет никаких требований к тому, в каком виде администратору должно быть передано на бумаге решение собственника, который не голосует онлайн.
ч. 7 ст. 47.1 ЖК РФ
Некоторые коллеги принимали даже скриншоты из сообщений в «Вотсапе». Мы решили перестраховаться и использовать бумажные бюллетени из обычного голосования. Но возник неприятный сюрприз: чтобы внести решение собственника в систему, нужно указать его паспортные данные или СНИЛС. Что-то одно должно быть обязательно.
Причем закон не обязывает администратора размещать эти данные. Нужны только «сведения о лице, участвующем в голосовании». Но ГИС почему-то эти данные все же требует.
ч. 10 ст. 47.1 ЖК РФ
Фрагмент страницы добавления решения. Изначально и СНИЛС, и паспорт помечены звездочками как обязательные. Но если ввести что-то одно, звездочка с другого пропадаетУ нас паспортных данных собственников не было.
Эти данные есть в УК, но она, конечно, не могла их нам предоставить. Оставалось только взять их у самих собственников, а для этого нужно было включать графу с паспортными данными в бланк решения собственника. Абсурд в том, что при бумажном голосовании мы паспортные данные не просили, а при онлайн-голосовании стали просить.
В именных бюллетенях, сгенерированных сервисом «Собиратьлегко-рф», которым мы пользовались, не было графы для паспортных данных и СНИЛС. Поэтому использовать сервис и именные бюллетени мы больше не могли. Пришлось снова делать пустые типовые бланки. Чтобы облегчить себе работу, мы убрали из бланков графу с данными о собственности, решив, что возьмем информацию из реестра от УК.
На удивление, большинство собственников предоставили СНИЛС либо номер паспорта. Но возникли новые проблемы. Вот самые распространенные из них:
- Если за собственника голосовал другой человек по доверенности, данные были предоставлены только за кого-то одного. А нужны данные обоих.
- Если собственник несовершеннолетний и за него голосовали родители, то для голосования нужно было прикреплять еще фото или скан свидетельства о рождении. Их предоставляли не всегда.
- Если в квартире несколько собственников, часто данные давали не на каждого.
- Некоторые собственники высылали СНИЛС супруги или супруга, ошибались в числе цифр. Их данные не проходили.
/prava/sobstvennik/
Права собственника квартиры
Даже с паспортными данными не получалось легко добавить информацию в систему.
Чтобы ввести решение собственника, нужно напечатать его ФИО в три разных поля, потом еще указать СНИЛС или номер паспорта. Затем добавить сведения о собственности. Система ищет их секунд десять, после чего в 30% случаях говорит, что ничего не нашлось, а потом предлагает продолжить заполнение вручную.
Указание собственности в решении собственника в системе ГИС ЖКХ Система часто не находит информацию о собственности Такие данные о собственности надо ввести, если система их не нашлаПочему данные не находятся, я понять не могу.
Возможно, часть собственников приватизировали, купили или еще как-то получили квартиру до создания Росреестра в 1998 году, и данных об их собственности в федеральных базах просто нет. Но большая часть из них находилась в реестре управляющей компании.
Если данные о собственности по номеру и дате нашлись — а так было в 70% случаев, — оставалось только выбрать «за», «против» или «воздержался» около каждого из вопросов голосования. Или закачать фотографию бумажного решения. Если собственность не нашлась, нужно было сначала дополнить номер и дату государственной регистрации собственности номером квартиры, ее площадью и долей собственности голосующего. Система такой голос примет. Но что делать с теми, у кого нет номера государственной регистрации, а есть только номер, скажем, договора приватизации, непонятно.
Онлайн проголосовали всего 34 собственника. Чтобы ввести в систему 190 решений на бумаге, мы потратили 35—40 часов. Работали две группы по два человека: один за компьютером, другой помогал.
Мы вводили результаты несколько вечеров на неделе голосования и всю субботу с утра до часа ночи.
Ну и что? 20.11.17
Минстрой объяснил нюансы по общим собраниям собственников
Еще один недостаток системы: нет наглядной статистики, показывающей, какие собственники проголосовали, а какие еще нет. Есть только постраничная выдача списка отдельных голосов по каждому вопросу. Например, так: Иван Иванович проголосовал по вопросу № 1, Иван Иванович проголосовал по вопросу № 2, Петр Петрович проголосовал по вопросу № 1, Иван Иванович проголосовал по вопросу № 3 — все вперемешку. Для контроля за ходом голосования и понимания, кого еще не внесли, приходилось опять использовать таблицы.
Текущие результаты голосования собственниковИтог голосования. Мы набрали кворум, голосование прошло успешно. Но уйти от кипы бумаги у нас не получилось. От беготни по подъездам тоже. Мы потратили больше времени на внесение голосов в систему, чем на внесение заочных бумажных голосов в таблицу и подсчет по формулам в таблице.
Автоматизация получилась так себе.
В довершение ко всем недостаткам есть еще один: при следующем голосовании данные собственников нужно будет вводить заново. То, что мы ввели, относилось к конкретным решениям. А в следующий раз все нужно будет начинать сначала.
Какие же собрания собственников удобнее: онлайн или офлайн
Попробую выделить плюсы и минусы собрания через ГИС ЖКХ по сравнению с очно-заочным, бумажным собранием с использованием вспомогательных сервисов.
Плюсы:
- Прозрачность и удобство голосования для продвинутых собственников.
- Возможность охватить собственников, проживающих удаленно, в других городах и странах.
- Компактный состав вопросов, отсутствие счетных комиссий и секретарей.
Минусы:
- Необходимость запрашивать у собственников паспортные данные или СНИЛС.
- Невозможность добавить голос собственника, который не зарегистрировал собственность в ЕГРН.
- Большие затраты времени на то, чтобы ввести в систему данные жителей, которые не проголосовали самостоятельно онлайн.
Пока что голосование через ГИС ЖКХ я могу рекомендовать только новым домам со свежими данными о собственности и преимущественно молодыми собственниками, которые смогут голосовать самостоятельно.
Мы же всерьез подумаем, стоит нам проводить следующее голосование в таком псевдоонлайне или все-таки выбрать отработанную годами очно-заочную форму.
Что хотелось бы исправить в системе
Надеюсь, эту статью прочитает кто-то из чиновников, ответственных за развитие ГИС ЖКХ.
Технических ошибок в системе я не увидел, кроме одной смешной: нельзя было указать площадь помещения больше трех знаков. Магазин с площадью 2400 м2, работающий на первом этаже, пришлось разбивать на три виртуальных помещения по 900, 900 и 600 м2. Но это мелочь.
А вот что действительно нужно изменить в ГИС ЖКХ, чтобы голосовать через систему стало удобно:
- Разобраться с данными о собственности и навести порядок в базах.
- Дать возможность администратору, который вносит решение собственника, выбирать этого собственника из заранее внесенного реестра, а не вбивать каждый раз данные, которые у государства и так уже есть. Весь процесс для администратора должен быть таким: выбрать собственника — проставить голоса по вопросам — прикрепить фотографию подписанного собственником бумажного решения.
Весь процесс для администратора должен быть таким: выбрать собственника — проставить голоса по вопросам — прикрепить фотографию подписанного собственником бумажного решения.Кто здесь власть? Наивные вопросы о собрании собственников для «чайников»
https://realty.ria.ru/20220511/sobranie-1787910396.html
Кто здесь власть? Наивные вопросы о собрании собственников для «чайников»
Кто здесь власть? Наивные вопросы о собрании собственников для «чайников» — Недвижимость РИА Новости, 11.05.2022
Кто здесь власть? Наивные вопросы о собрании собственников для «чайников»
Каждый собственник жилья в многоквартирном доме может принять участие в его судьбе и воплотить в жизнь различные идеи, вот только не каждый об этом знает или не Недвижимость РИА Новости, 11.05.2022
2022-05-11T14:34
2022-05-11T14:34
2022-05-11T14:34
жилье
f.a.q. – риа недвижимость
имущество
законодательство
/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content
/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content
https://cdnn21.
img.ria.ru/images/151017/87/1510178713_0:1112:5909:4436_1920x0_80_0_0_8eff8c846f99556c6287f090d8932b00.jpg
Каждый собственник жилья в многоквартирном доме может принять участие в его судьбе и воплотить в жизнь различные идеи, вот только не каждый об этом знает или не хочет вникать до поры до времени. Сайт «РИА Недвижимость» решил разобраться в том, как это можно сделать с помощью общего собрания собственников (ОСС) тем, кто еще никогда не участвовал в таких мероприятиях.Материал подготовлен при участии: замдиректора, руководителя направления правового регулирования ЖКХ юридической группы «Яковлев и Партнеры» Павла Олейникова, гендиректора «Центра защиты прав москвичей» Андрея Костянова, юриста ProLegals Полины Дементьевой, адвоката MGP Lawyers Екатерины Алексеевой, партнера юридической компании «Генезис» Василия Сосновского, руководителя Saunin Law Practice Андрея Саунина.
https://realty.ria.ru/20200529/1572172029.html
https://realty.ria.ru/20211101/imuschestvo-1756836317.
html
https://realty.ria.ru/20130204/399548225.html
Недвижимость РИА Новости
1
5
4.7
96
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
2022
Александр Колчин
Александр Колчин
Новости
ru-RU
https://realty.ria.ru/docs/about/copyright.html
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/
Недвижимость РИА Новости
1
5
4.7
96
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
1920
1080
true
1920
1440
true
https://cdnn21.img.ria.ru/images/151017/87/1510178713_0:4:5909:4436_1920x0_80_0_0_17954f5aed2b00b683824de68816cd8e.jpg
1920
1920
true
Недвижимость РИА Новости
1
5
4.7
96
internet-group@rian.
ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
Александр Колчин
жилье, f.a.q. – риа недвижимость, имущество, законодательство
Жилье, F.A.Q. – РИА Недвижимость, Имущество, Законодательство
Каждый собственник жилья в многоквартирном доме может принять участие в его судьбе и воплотить в жизнь различные идеи, вот только не каждый об этом знает или не хочет вникать до поры до времени. Сайт «РИА Недвижимость» решил разобраться в том, как это можно сделать с помощью общего собрания собственников (ОСС) тем, кто еще никогда не участвовал в таких мероприятиях.
Должны ли меня ставить в известность о проведении собрания собственников или я сам постоянно должен это отслеживать?
Если в доме проводится общее собрание собственников, то каждый собственник (причем не только квартиры, но и, например, нежилого помещения) должен быть уведомлен о нем не позднее, чем за десять дней до даты проведения.
Соответствующее уведомление направляется заказным письмом или вручается лично под роспись при поквартирном обходе.
Его также размещают, например, на доске объявлений в подъезде – это должно быть общедоступное для всех собственников место. Так что стоит посматривать в такие места, чтобы не пропустить важную информацию.
Если ОСС проводится в виде электронного голосования, то, помимо размещения уведомления в общедоступных местах дома, оно также первым делом появляется в информационной системе. К примеру, в ГИС ЖКХ, а также в разных региональных системах – Электронный дом в Москве или ЕИАС ЖКХ в Московской области.
В таком уведомлении обязательно прописываются вопросы, которые будут обсуждаться на собрании.
Читать далее
Собрание собственников – это обязательно мероприятие «вживую» или его можно организовать дистанционно?
ОСС может проходить в разных формах: как в виде классического очного собрания, так и полностью дистанционно.
Форма проведения ОСС обязательно прописывается в уведомлении: очная (на нем участники по старинке поднимают руку), очно-заочная (проводится очное собрание, но бланки голосования можно заполнить и передать позднее) или заочная (в виде подачи бланков или электронного голосования).
Сейчас все большую популярность набирают именно электронные голосования, которые проводятся в различных информационных системах (см. 1 карточку).
Читать далее
29 мая 2020, 13:50
Как будут проходить собрания собственников квартир в онлайн-режиме
Как узнать, есть ли в доме председатель ОСС? И можно ли самому стать председателем?
Председателя ОСС выбирают на самом собрании, соответствующий вопрос включается в повестку, и по нему проводится голосование.
Причем председатель может как избираться заново на каждом собрании, так и получить полномочия на определенный срок. Чтобы узнать, закреплена уже ли такая должность за кем-либо из собственников, можно обратиться в управляющую организацию или в ТСЖ.
Можно предложить свою кандидатуру на этот пост непосредственно перед проведением собрания – вопрос просто включат в повестку.
Каких-либо особых требований к кандидатам законом не предусмотрено, так что председателем в принципе может стать любой собственник, который изъявит желание и за которого проголосуют участники собрания.
Читать далее
А что вообще решают на собраниях собственников?
Спектр вопросов самый широкий – по сути это практически все, что касается жизни дома.
Например, на ОСС можно определить форму управления домом (будет это управляющая организация или ТСЖ) и решить вопросы взаимодействия с управляющей компанией.
Также в компетенцию собрания входят вопросы проведения текущего и капитального ремонта (в том числе об открытии спецсчета, на котором будут храниться взносы на капремонт) и содержание придомовой территории (в частности, установка шлагбаума), а также многие другие темы.
К примеру, если на ОСС рассматривались вопросы, касающиеся водоснабжения, отопления, оказания услуг по обращению с твердыми коммунальными отходами, то оригиналы решений ОСС отправляются в жилинспекцию, а копии – в управляющую компанию или в ресурсоснабжающую организацию, с которой будут заключены договоры. Если же было принято решение по капремонту, то документы отправляются в Фонд капремонта.
Во время ОСС могут приниматься решения, касающиеся только общего имущества дома. К нему, согласно Жилищному кодексу, принадлежат лестничные площадки, лестницы, лифты, коридоры, технические этажи, чердаки, подвалы, а также крыши. Кроме того, это земельный участок, на котором расположен данный дом, с элементами озеленения и благоустройства.
То есть если вы, к примеру, хотите установить песочницу, то для этого нужно провести ОСС, выбрать на нем организацию по поставке песочницы и утвердить порядок оплаты. После этого протоколы и решения передаются в управляющую компанию, которая установит песочницу и в дальнейшем будет следить за ней.
Читать далее
1 ноября 2021, 10:00Москва Сегодня: мегаполис для жизни
Территория раздора: как правильно использовать общедомовое имущество
Как мне инициировать проведение ОСС по какой-то проблеме, которая меня волнует?
В принципе любой собственник (причем не только жилого помещения, но также и нежилого) может инициировать ОСС.
Но дело это достаточно хлопотное.
Сперва следует сформулировать повестку и выбрать форму голосования: очную, очно-заочную или заочную. После этого необходимо подготовить уведомление для других собственников.
Оно должно включать в себя информацию об инициаторе проведения общего собрания, форме, дате, месте и времени проведения собрания, повестке дня, порядке ознакомления с информацией и материалами, которые будут представлены на собрании.
Для того, чтобы уведомить всех собственников, нужно получить их реестр в управляющей организации, ТСЖ или жилищном кооперативе. Затем не позднее чем за 10 дней до даты проведения общего собрания необходимо известить собственников. Это касается всех собственников, указанных в реестре – если в доме есть государственная и муниципальная собственность, письменное уведомление о проведении общего направляется органу исполнительной власти или субъекта либо органу местного самоуправления.
На собрании в очной форме следует зарегистрировать всех присутствующих собственников помещений.
Если же собрание проводится в форме очно-заочного голосования, то его участники должны иметь возможность обсудить вопросы повестки дня и сдать бланки голосования в установленный срок в место или по адресу, которые указаны в сообщении о проведении общего собрания.
Если собрание проводится в заочной форме, собственники сдают бланки голосования в срок (не превышающий 10 дней) и по адресу, которые указаны в уведомлении. Если это электронное голосование, то оно проходит в информационной системе, и все данные загружаются туда.
Решение общего собрания собственников оформляется протоколом, который должен быть оформлен не позднее чем через 10 календарных дней с даты проведения собрания.
После этого инициатор ОСС должен представить подлинники бланков и протокола в управляющую организацию, правление ТСЖ или жилищного кооператива.
Читать далее
4 февраля 2013, 11:22
Как организовать товарищество собственников жилья
Какой должен быть процент проголосовавших на ОСС, чтобы решение по вопросу было принято?
Общее собрание собственников имеет право голосовать по вопросам, указанным в повестке, только набрав кворум.
Для кворума необходимо, чтобы в собрании приняли участие собственники, обладающие более чем 50% от общего числа голосов.
Количество голосов, которым обладает каждый собственник, пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество. Чтобы определить количество голосов одного собственника, нужно площадь принадлежащего ему помещения разделить на общую площадь дома и умножить на 100%.
В основном решения принимаются большинством голосов, за исключением некоторых отдельных вопросов. Так, например, решение по вопросу об открытии спецсчета для формирования фонда капремонта требует 50% общего числа голосов. А вот за решение по вопросам реконструкции дома или увеличения размера взноса на капремонт – 2/3 общего числа голосов.
Ну а если речь идет об отчуждении и уменьшении состава общего имущества дома, то тогда нужно только единогласное решение.
Читать далее
Материал подготовлен при участии: замдиректора, руководителя направления правового регулирования ЖКХ юридической группы «Яковлев и Партнеры» Павла Олейникова, гендиректора «Центра защиты прав москвичей» Андрея Костянова, юриста ProLegals Полины Дементьевой, адвоката MGP Lawyers Екатерины Алексеевой, партнера юридической компании «Генезис» Василия Сосновского, руководителя Saunin Law Practice Андрея Саунина.
Информация о порядке проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в форме заочного голосования с использованием государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ)
Статьей 47.1 Жилищного кодекса Российской Федерации (ЖК РФ) предусмотрена возможность проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в форме заочного голосования с использованием системы. Такой формат может упростить процедуру проведения собраний жильцов, а также позволит повысить прозрачность процесса.
В качестве электронной площадки для проведения такого собрания используется государственная информационная система жилищно-коммунального хозяйства (далее – ГИС ЖКХ). Для проведения первого голосования не требуется очное собрание собственников.
Так, особенностью проведения первого собрания жителей в ГИС ЖКХ является то, что его инициатор наделяется полномочиями администратора общего собрания, который размещает в системе соответствующую информацию и уведомляет собственников жилья о проведении собрания.
Порядок уведомления собственников о проведении общего собрания собственников с использованием системы определен частью 3 — 5 статьи 47.1 ЖК РФ:
а) не позднее чем за четырнадцать дней до даты начала проведения общего собрания собственников администратору собрания должно быть передано сообщение о его проведении:
— в случае проведения годового общего собрания в порядке, установленном общим собранием собственников;
— собственником, по инициативе которого созывается внеочередное собрание;
б) администратор размещает сообщение о проведении собрания в системе не позднее чем за десять дней до даты и времени начала проведения такого собрания. В этот же срок администратор направляет сообщение о проведении собрания каждому собственнику в данном доме посредством системы.
При проведении общего собрания собственников в форме заочного голосования с использованием системы в сообщении о проведении общего собрания, кроме общей информации, определенной статьей 45 ЖК РФ, должны быть указаны:
1) сведения об администраторе общего собрания:
для юридического лица:
— наименование (фирменное наименование), организационно-правовая форма;
— место нахождения, почтовый адрес;
— номер контактного телефона;
— официальный сайт в сети Интернет;
для физического лица:
— фамилия, имя, отчество, паспортные данные;
— место постоянного проживания;
— номер контактного телефона;
— адрес электронной почты;
2) место и (или) фактический адрес администратора;
3) дата и время начала и окончания голосования по вопросам повестки дня;
4) порядок приема администратором письменных решений собственников по вопросам, поставленным на голосование.
Голосование по вопросам повестки дня общего собрания с использованием системы проводится двумя способами:
— лично путем указания решения по каждому вопросу повестки дня («за», «против» или «воздержался») в электронной форме;
— посредством передачи администратору собрания письменных решений по вопросам, поставленным на голосование, до даты и времени окончания такого голосования, которое он заносит с систему.
Принявшими участие в общем собрании с использованием системы считаются:
— собственники, проголосовавшие в электронной форме;
— собственники, письменные решения которых получены до даты и времени окончания проведения голосования, указанных в сообщении о проведении ОСС.
Голосование по вопросам повестки дня проводится без перерыва с даты и времени его начала и до даты и времени его окончания.
Общая продолжительность голосования по вопросам повестки дня общего собрания в заочной форме должна составлять не менее семи дней и не более 60 дней с даты и времени начала проведения такого голосования.
Действия Администратора:
— размещает сообщение о предстоящем собрании, решения, принятые таким собранием, итоги голосования;
— заполняет в системе сведения о лице, участвующем в голосовании, и документе, подтверждающем право собственности лица, участвующего в голосовании, на помещение в многоквартирном доме, решения собственника по вопросам повестки дня согласно полученному решению;
— размещает в системе электронный образ решения собственника.
Решения общего собрания, принятые по результатам голосования с использованием ГИС ЖКХ, автоматически формируются в форме протокола и размещаются в системе в течение часа после окончания такого голосования, что предусмотрено частью 11 статьи 47.1 ЖК РФ.
Протоколы общих собраний собственников по вопросам повестки дня, сформированные с использованием системы, электронные образы решений собственников, переданные администратору, хранятся в системе.
Собрание собственников дома онлайн
Уважаемые пользователи, для входа в личный кабинет (голосование, просмотр информации, внесение данных), пожалуйста, нажмите кнопку «ВХОД» в правом верхнем углу или кликните на кнопку ниже:
ВОЙТИ В ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ
ДОМСКАНЕР — онлайн собрания собственников жилья.
- Онлайн голосования собственников в любом доме России. Уведомление о собрании по sms и email;
- Не нужно ходить собирать подписи по квартирам, все проходит через Интернет, если у жителя нет возможности проголосовать онлайн — он сдает заполненный традиционный лист голосования, который учитывается в общем подсчете;
- Сокращение срока собрания с 30-60 до 5 дней;
- Решение полностью легитимно и соответствует Жилищному кодексу РФ (ст. 47.1 Жилищного Кодеса РФ), протоколы собраний принимаются Жилищными инспекциями во всех регионах;
- Принятые голоса подтверждаются по смс-коду по аналогии с интернет-банками и соответствуют электронно-цифровой подписи (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной
подписи») - Актуальный список собственников по данным Росреестра. Никаких «мертвых» душ, всегда актуальная информация;
- Возможность внедрения простого и понятного отчета ЖКХ по дому по аналогии с банковской выпиской: вы всегда будете в курсе сколько дом накопил денег на текущую дату, сколько ваш дом тратит и зарабатывает (от размещения рекламы, провайдеров итд) ежемесячно;
- Сотни домов в России, которые уже пользуются онлайн голосованием через «Домсканер»;
- Внедряется в любом доме, с любой управляющей компанией, в любом ТСЖ по инициативе любого жителя! Наше решение удобней и проще текущего поквартирного обхода, быстро внедряется без помощи программиста. Попробуйте бесплатно!
АКЦИЯ С 07.01.2017 до 31.10.2017
Видео о системе — как это работает!
В любом доме в России ДОМСКАНЕР помогает жителям отремонтировать подъезды, благоустроить дворы, снизить расходы на ЖКХ до 30%.
ДОМСКАНЕР бесплатно внедряется в любом доме (по решению собрания собственников). Обслуживание системы идет за счет ежемесячных платежей за жилищно-коммунальные услуги БЕЗ повышения тарифа при соответствующем решении собственников. Стоимость платежа за ЖКУ остается прежней. Оставьте заявку на подключение Вашего дома!
- Единый телефон для всех городов: 8(902)-942-80-32, почта [email protected] — позвоните или напишите нам, мы перезвоним!
Оставьте заявку по телефону +7 (902) 942-80-32 (все регионы)
Мы подключим Ваш дом!
Ответы на самые часто задаваемые вопросы жителей, председателей домов, сотрудников ТСЖ и УК.
- А онлайн собрание — это законно?
Да, онлайн собрание собственников помещений в многоквартирных домах стало возможным после появления в Жилищном Кодексе Российской Федерации статьи 47.1, которая определила возможность и порядок проведения такого собрания. Более того, с 2015 года протокол собрания является официальным документом и поэтому его подделка влечет уголовное преследование. Если вы не хотите брать на себя подобные риски становясь инициатором собрания в своем доме даже по, казалось бы, безобидным вопросам ремонта или благоустройства (в доме всегда есть те, кто будут против и могут писать различного рода жалобы в надзорные органы), то подключайте систему голосований и не бойтесь инициировать собрания. - А если у нас в доме живут бабушки, которые не пользуются интернетом?
Онлайн собрание с использованием системы «Домсканер» позволяет людям, которые не хотят или не могут проголосовать через интернет, выразить свое решение на бумаге (обычный бюллетень для голосования с поставленными вопросами), его электронный образ будет загружен в систему и будет также учитываться в общем подсчете. Эта возможность прописана в Жилищном Кодексе. - В 2017 году будет запущена государственная система ГИС ЖКХ, зачем нашему дому Домсканер?
Три аргумента. Первый — Домсканер уже работает и проведенные через него собрания уже переданы в УК для исполнения и проведения ремонтов, заключения договоров итд, в ГИС ЖКХ планируется открыть доступ к проведению собраний в 2017 году. А собрание в вашем доме нужно проводить уже сегодня. Второй аргумент — ГИС ЖКХ — это программный скрипт. Создали голосование, кто из жителей зашел проголосовал (имея доступ на Госуслуги) — те голоса есть, кто не зашел — тех голосов нет. Через 5 дней собрание закончилось. Кворум не набран. Домсканер уже проверил множество самых разных способов вовлечения собственников, в том числе, отправка нескольких смс с напоминанием и обязательный обзвон через call-центр тех, кто не принял участие в голосовании. Нам важно чтобы в вашем доме был кворум! Мы бьемся над каждым голосом в Вашем доме! Третий аргумент — мы можем сделать настройку под конкретно Ваш дом, учесть любые пожелания. добавить какие-либо сервисы. И четвертый! К сожалению, бесплатное — не бывает хорошим. - А вдруг вы подделаете наши голоса и пойдете в сговор с управляющей компанией?
«Домсканер» по состоянию на осень 2015 года запускается в 5 регионах России, а до конца 2016 года будет работать более чем в половине субъектов России. Поверьте, нам абсолютно не интересно искажать результаты какого-либо голосования и терять репутацию. Более того, наша система будет работать в вашем доме даже если вы смените управляющую компанию или ТСЖ. Система «Домсканер» стоит на стороне собственников, поскольку изначально создана активными жителями для жителей своего дома и других домов. Поэтому вы можете быть уверены, что все результаты голосований всегда будут честными. - А вы поможете нам с проведением собрания?
Да, мы оказываем консультационную и иную помощь при проведении собрания для подключения системы онлайн голосований собственников «Домсканер». Наши юристы также в дальнейшем помогут вам при работе с системой — при составлении повестки вопросов, формировке вопросов и иным случаям. - А если у меня еще есть вопросы и сомнения?
Позвоните нам, мы ответим на все ваши вопросы! Наш телефон 8-(902)-942-80-32 — для всех городов!
N 63-ФЗ «Об электронной 
Эта возможность прописана в Жилищном Кодексе.Нижневартовский районОфициальный сайт администрацииХанты-Мансийский автономный округ — Югра
Опросы
- Главная
- Защита прав потребителей
- ЖКХ
- Что должен знать собственник жилья
|
|
В Госдуме рассказали, как проголосовать на общем собрании собственников жилья, не выходя из дома| Новости общества
На этой неделе депутаты российского парламента собираются в третий раз
Сегодня, 19 мая, одним из вопросов повестки пленарного заседания Госдумы, вызвавшим довольно эмоциональное обсуждение, стал законопроект, позволяющий проводить общие собрания собственников помещений в многоквартирном доме (МКД) с использованием портала «Госуслуги». Мнения разделились. Одни депутаты считают, что такие нововведения помогут снизить количество случаев фальсификации протоколов собраний собственников. Другие уверены, что нечистоплотные коммунальщики и тут найдут «лазейку», чтобы незаконно забирать МКД в управление.
Обеспечивает прозрачность
Сегодня в Госдуме с докладом о внесении поправок в Жилищный кодекс РФ выступала заместитель министра строительства и ЖКХ Светлана Иванова. Статс-секретарь рассказала депутатам, что с 2014 по 2020 годы ведомство, которое она представляет, занималось модернизацией механизма проведения общих собраний собственников жилья. В результате у граждан появилась возможность проводить собрания в форме заочного электронного голосования с использованием системы ГИС ЖКХ и других платформ, включая региональные. Новая законодательная норма (19 мая было первое чтение) расширяет этот инструментарий. Теперь высказать свою позицию по вопросам управления МКД можно будет после авторизации на портале «Госуслуги».
Иванова объяснила, что эта инициатива даст возможность населению не только голосовать дистанционно, но и направлять в электронной форме обращения о проведении общего собрания с вопросами, подлежащими внесению в повестку дня. При этом системы ГИС ЖКХ и ЕПГУ (Единый портал государственных и муниципальных услуг) продолжат работать в прежнем режиме.
«Голосование в электронной форме упрощает проведение собраний, — уверена замминистра. — Обеспечивает мобильность, безопасность и прозрачность этого процесса. К тому же позволяет повысить процент легитимно проведённых собраний».
Фактически власти делают упор на то, что правом голоса собственника помещения в МКД, который зарегистрирован на портале «Госуслуги», больше никто, кроме него, воспользоваться не сможет.
Добавят интерактива
Депутат Госдумы Светлана Разворотнева («Единая Россия») назвала эти поправки в Жилищный кодекс «судьбоносными» и «историческими». По её словам, в действующей редакции закона о проведении заочных собраний в электронной форме не хватало интерактива.
«У собственников не было возможности направить свои предложения по повестке, обратиться в управляющую компанию с требованием провести собрание и т. д., — сказала Разворотнева. — Новый законопроект добавляет этот интерактив, а также даёт возможность автоматически пересылать протоколы в Государственную жилищную инспекцию (ГЖИ)».
Коллега Светланы Разворотневой Ирина Яровая («Единая Россия») поинтересовалась у авторов поправок: станет ли процедура голосования с помощью портала «Госуслуги» обязательной? Она предполагает, что конкурирующие управляющие компании ЖКХ начнут перетягивать одеяло каждый на себя. Одни будут настаивать на электронном голосовании, другие на традиционном (бумажном).
«Пока эта процедура носит «возможный» характер, — именно так выразилась Светлана Иванова. — Собственники сами должны решить, как голосовать на общем собрании: в электронном формате или классическим способом. Пока не все граждане готовы выбрать первый вариант, поэтому полностью отказаться от бумаги мы не можем».
Усилить ответственность за фальсификации
Одним из самых эмоциональных выступлений по этому вопросу было у депутата Николая Коломейцева (КПРФ). Он настаивал на том, чтобы возможность электронного голосования на собрании собственников была только на площадке «Госуслуги». В противном случае, по мнению Коломейцева, нечистоплотные предприниматели воспользуются замешательством или низкой информированностью населения.
«Все депутаты, которые ведут приём граждан в крупных городах, сталкиваются с тем, что собственники жалуются на управляющие компании, ведущие споры за контроль над тем или иным домом, — говорил Коломейцев. — Не получится ли так, что, расширяя инструментарий, мы даём мошенникам дополнительные возможности?»
Однако Иванова заверила парламентария, что ГИС ЖКХ и ЕПГУ синхронизированы с порталом «Госуслуги».
«Все данные на этих площадках обновляются в один момент», — подчеркнула статс-секретарь.
Тем не менее коммунист настаивал, что действовать нужно иначе.
«Предлагаю не расширять возможности использования информационных систем, а усилить ответственность за фальсификацию протоколов общего собрания собственников жилья», — сказал Коломейцев.
В ответ замминистра строительства и ЖКХ заверила его, что в настоящее время такие поправки тоже прорабатываются и будут готовы в этом году.
Директор АНО «Организация народного контроля» Наталья Чернышева, комментируя корреспонденту «Московской газеты» инициативу Минстроя, заявила, что всё давно пора переводить в электронный формат, но при этом не забывать про кибербезопасность.
«Люди все занятые. У кого-то нет времени принимать участие в общем собрании собственников жилья, а у кого-то — желания, — считает Чернышева. — Что касается меня, то я буду пользоваться новыми инструментами, хотя пока мы с соседями всё решаем в очном формате. Портал «Госуслуги» — надёжная площадка. Да и пользователь проходит там верификацию. Поэтому мне кажется, что новая законодательная норма окажется эффективной».
Справка «Московской газеты»: что такое ГИС ЖКХ?
ГИС ЖКХ — информационный портал, предлагающий разные инструменты для взаимодействия с управляющими компаниями, ТСЖ, органами власти. Сегодня ГИС ЖКХ позволяет получать гражданам целый спектр услуг в сфере ЖКХ: оплата счетов за услуги ЖКХ; ввод и проверка показаний приборов учета; контроль за работами по дому, проводимыми управляющими компаниями; направление обращений и жалоб в органы власти; принятие участия в совместных электронных голосованиях и обсуждение вопросов и проблем с соседями на форуме.
Справка «Московской газеты»: что такое ЕПГУ?
Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) — федеральная государственная информационная система, которая обеспечивает гражданам, предпринимателям и юридическим лицам доступ к сведениям о государственных и муниципальных учреждениях и оказываемых ими электронных услугах.
Что происходит на ежегодном собрании ТСЖ?
Хотя ассоциации домовладельцев имеют разные правила и традиции, у многих есть одна общая черта — ежегодное собрание ТСЖ. Но что именно происходит на ежегодном собрании? И как можно улучшить свой?
Что такое ежегодное собрание ТСЖ?
Ежегодное собрание ТСЖ является своего рода общим собранием всех членов ТСЖ. На этом заседании правление ТСЖ решает различные вопросы, представляет годовой бюджет и обсуждает предстоящие крупные проекты. Если в вашей ассоциации есть комитеты, на ежегодном собрании они также представляют свои отчеты. Большинство ассоциаций также проводят выборы в правление во время ежегодного собрания.
Требования к ежегодному собранию ТСЖ
Как и в большинстве случаев, ассоциации домовладельцев обычно предъявляют определенные требования, которых необходимо придерживаться, когда дело доходит до ежегодных собраний. Однако эти требования могут варьироваться в зависимости от законов вашего штата и регулирующих документов.
Дата собрания
Обычно требования к дате ежегодного собрания можно найти в уставе или CC&R. У некоторых ТСЖ есть более общие требования, такие как проведение собрания в течение первых двух недель нового финансового года. Между тем, у других ТСЖ есть более конкретные требования, такие как проведение собрания в первую субботу нового финансового года.
Законы штата также могут иметь право голоса в отношении того, когда вам следует проводить ежегодное собрание. В Калифорнии, если вы не сможете провести ежегодное собрание в течение 60 дней до требуемой даты, участники могут обратиться в суд с ходатайством о назначении даты и времени собрания.
Как часто нужно проводить собрания ТСЖ? Исходя из самого названия, ежегодные собрания ТСЖ проходят один раз в год. Но важно отметить, что существуют и другие собрания ассоциации, кроме ежегодного, такие как заседания правления и специальные собрания.
Уведомление о ежегодном собрании ТСЖ
Каждое собрание, включая ежегодное, требует уведомления. Правление должно отправить уведомление о ежегодном собрании ТСЖ до даты собрания. Однако не каждая ассоциация будет иметь одинаковые требования к уведомлению. Еще раз, вы должны ознакомиться с законами штата и вашими нормативными документами, чтобы узнать, как рано вы должны отправить уведомление. Однако большинство ассоциаций рассылают их за 30 дней.
Способ отправки уведомления также зависит от законов штата и ваших регулирующих документов. Большинство ассоциаций доставляют свои уведомления лично или по почте. У некоторых ассоциаций есть разрешение распространять их и в электронном виде. Также рекомендуется разместить уведомление о собрании на досках объявлений, в местах общего пользования, на веб-сайте ТСЖ и на странице ТСЖ в социальных сетях, чтобы все его увидели.
Как правило, уведомление о ежегодном собрании должно включать время и дату собрания, а также место. Вы также должны приложить копию повестки собрания, чтобы домовладельцы знали, чего ожидать.
Повестка дня ежегодного собрания ТСЖ
Помимо уведомления о собрании, ассоциации должны предоставить членам повестку дня ежегодного собрания. Повестка дня должна включать все темы для обсуждения и работы ассоциации. Целесообразно составить свою повестку дня заранее и убедиться, что вы не упустите ничего важного. Помните, что вы не можете заниматься ничем, кроме того, что включено в вашу повестку дня.
Типичные вопросы, которые вы можете найти в повестке дня годового собрания, включают, помимо прочего, следующее:
- Представление и утверждение годового бюджета
- Презентации комитета
- Выборы
- Предложения, требующие одобрения участников
- Обсуждение крупных проектов
Требования к кворуму
Кворум — это просто минимальное количество членов, необходимое для того, чтобы ассоциация могла вести дела. Обычно требования к кворуму можно найти в руководящих документах. Многим ассоциациям необходимо, чтобы на ежегодном собрании присутствовало не менее 10 процентов членов, чтобы приступить к представлению бюджета и выборам. Некоторые ТСЖ позволяют домовладельцам отправлять доверенных лиц, которые также могут учитываться при определении кворума.
Можно ли проводить собрание без кворума? Если ТСЖ не соответствует требованиям к кворуму, собрание не может быть продолжено. Совет не может вести дела ассоциации, и любой бизнес, который он ведет, считается недействительным. В некоторых случаях у членов правления могут даже возникнуть проблемы с законом, если они решат продолжить собрание без кворума.
Если вам не удастся собрать кворум, вы можете назначить новую дату собрания в соответствии с требованиями, установленными законами штата и вашими нормативными документами. Тем не менее, если вам постоянно не удается обеспечить кворум, вы можете рассмотреть возможность обращения в суд с ходатайством о снижении требования к кворуму.
Продолжительность собрания
Как долго длятся собрания ТСЖ? Нет установленных требований относительно продолжительности ежегодного собрания. Его продолжительность будет полностью зависеть от того, сколько пунктов стоит на повестке дня. Обычно ежегодные собрания занимают больше времени, чем заседания совета директоров, поскольку есть больше тем для обсуждения и действий, которые необходимо предпринять. Однако вы можете сократить продолжительность своего ежегодного собрания, строго придерживаясь повестки дня.
Участники ежегодного собрания
Ежегодные собрания открыты для всех членов ассоциации. Означает ли это, что все жители сообщества или только члены, чьи имена указаны в правах собственности, зависит от ваших руководящих документов. Если проходят выборы, могут быть разрешены доверенные лица.
Могут ли арендаторы посещать собрания ТСЖ? Опять же, это зависит от того, что говорят ваши руководящие документы. Некоторые ассоциации не разрешают арендаторам посещать собрания, в то время как другие разрешают это при условии, что арендатор не ведет себя плохо.
Как успешно провести ежегодное собрание ТСЖ
Члены правления, подобные вам, должны знать, как правильно управлять ежегодными собраниями и руководить ими. Без тщательного планирования и контроля встречи могут быстро сойти с ума. Вот несколько советов, которые помогут улучшить ежегодные собрания ТСЖ и обеспечить их успех:
1.
Установите графикКак вы проводите ежегодное собрание ТСЖ? Первое, что вы должны сделать, это установить временную шкалу. Подготовка является ключом к успеху вашего ежегодного собрания, и график поможет вам оставаться в курсе того, что вам нужно сделать.
Запишите дату встречи и двигайтесь в обратном направлении. Если встреча состоится через 60 дней, вы должны отметить в своем календаре важные даты и крайние сроки. Это включает в себя, когда вы должны отправить уведомление о собрании, когда создать комитет по выдвижению кандидатур для выборов, когда разослать бюллетени и т. д. Контрольный список ежегодного собрания ТСЖ также поможет вам не сбиться с пути.
Тщательное планирование гарантирует, что вы не пропустите ни одной важной задачи, так что к моменту встречи вы будете хорошо подготовлены и уверены, что встреча пройдет без сучка и задоринки.
2. Поощрение и отслеживание посещаемости
Отслеживание посещаемости необходимо не только для обеспечения кворума, но и для предотвращения избыточности при голосовании. Если вы разрешите как бюллетени по почте, так и голосование на месте, вы можете по ошибке передать избирательный бюллетень владельцу, который уже отправил свой голос по почте. Проверка посещаемости также гарантирует, что вы не впустите никого, кто не имеет права там находиться, например, невладельца.
Опять же, здесь вам может помочь правильное планирование. Обязательно подготовьте список членов, которые могут присутствовать на ежегодном собрании. Затем укажите, кто из этих участников все еще имеет право голосовать на месте. Также рекомендуется, чтобы участники входили в систему, когда они входят в зону собрания, чтобы вы могли легко проверить и задокументировать кворум одновременно.
Говоря об этом, многие ассоциации сталкиваются с трудностями при привлечении домовладельцев к участию в ежегодном собрании. Один из способов повысить посещаемость ежегодных собраний ТСЖ — сделать эти собрания менее скучными. Никто не хочет сидеть на двухчасовом совещании, на котором сплошь бизнес, а не веселье. Розыгрыши и игры, а также бесплатная еда и напитки могут иметь большое значение.
3. Обсуждайте вопросы и следуйте повестке дня
Крайне важно следовать своим планам по многим причинам. Прежде всего, домовладельцы уже привыкли ожидать, какие темы будут обсуждаться, потому что вы заранее раздали повестку дня. Если вы вдруг представите новые темы, домовладельцы расстроятся из-за того, что вас не заметили.
Во-вторых, соблюдение повестки дня помогает сократить время встречи. Ежегодные встречи уже достаточно длинные, и отклонение от повестки дня только удлинит их.
Наконец, вам следует проявлять осторожность при включении и обсуждении конфиденциальных вопросов, таких как юридические вопросы и правонарушители домовладельцев. Эти пункты обычно зарезервированы для исполнительных сессий совета директоров.
Помните, что члены правления должны обсуждать повестку дня и голосовать по вопросам во время самого годового собрания. Они не должны проводить отдельные собрания без предварительного уведомления перед годовым собранием для предварительного обсуждения тем. Даже обсуждать вопросы по электронной почте, а затем резервировать ежегодное собрание исключительно для голосования — это большое нет-нет.
4. Проведите выборы гладко
Поскольку ежегодное собрание ТСЖ обычно проводится во время выборов, вы должны выделить достаточно времени для подготовки к ним. Все, от процесса номинации до рассылки бюллетеней и управления доверенными лицами, должно выполняться правильно. Один из лучших способов гарантировать, что ваши выборы пройдут гладко, — это поручить вашему адвокату ТСЖ следить за всем. Если у вас есть менеджер ТСЖ, вы также можете обратиться к нему за помощью.
5. Установите ящик для предложений
Ассоциации должны назначить время для открытого форума, на котором домовладельцы могут выразить свои опасения и мнения. Для большинства ТСЖ открытый форум является требованием, налагаемым либо законодательством штата, либо их руководящими документами. Но ограничения по времени могут привести к тому, что некоторые домовладельцы останутся неуслышанными или некоторые вопросы будут озвучены не полностью. Бывают также случаи, когда домовладельцы не могут решить проблему на месте или просто не хотят выступать перед всеми остальными.
Хороший способ решить все эти проблемы сразу — установить ящик для предложений. Если времени остается мало или если домовладельцы поднимают вопросы, которых нет в повестке дня, вы можете просто попросить их изложить это в письменной форме и бросить в ящик для предложений. Конечно, не забудьте просмотреть каждую заявку и сделать все возможное, чтобы решить каждую проблему. Не позволяйте просто так заполнить коробку.
Вам не нужно делать это в одиночку
Ежегодное собрание ТСЖ, несомненно, является неотъемлемым мероприятием, которое должны проводить большинство ассоциаций домовладельцев. Но к этим встречам нужно тщательно подготовиться, чтобы они прошли гладко. Вы также должны соблюдать определенные требования, изложенные в ваших руководящих документах или предусмотренные законами штата, чтобы избежать ответственности. Для многих советов ежегодное собрание является слишком большим бременем, чтобы справиться с ним в одиночку.
Если вам нужна помощь в планировании и проведении ежегодных собраний, наймите управляющую компанию ТСЖ уже сегодня. Начните поиск лучшего в вашем регионе, используя наш онлайн-каталог.
СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ:
- Какой правильный протокол заседания совета директоров ТСЖ?
- Запись протокола собрания ТСЖ? Этот шаблон протокола собрания ТСЖ поможет!
- Как ТСЖ может сократить количество просрочек?
Какой правильный протокол заседания правления ТСЖ?
Заседания правления ТСЖ могут определять темп управления вашим сообществом. Знание того, как провести собрание правления ТСЖ и провести его хорошо, может оказать огромное влияние на ваши решения ТСЖ. Итак, найдите время и тщательно подготовьте повестку дня заседания правления ТСЖ. Проведение продуктивного собрания правления ТСЖ действительно может задать тон остальным проектам вашей ассоциации. В этом руководстве мы рассмотрим несколько советов по правильному протоколу собрания правления ТСЖ.
Как следовать правильному протоколу заседания правления ТСЖ
В чем секрет успешных заседаний правления ТСЖ? Это место проведения? Стоит ли тратить больше времени на встречи? Хорошее место и достаточное количество времени для проведения встречи, безусловно, помогают. Но секрет гладких и эффективных заседаний совета директоров ТСЖ заключается в соблюдении надлежащих процедур.
То есть нужно потратить время на подготовку к заседаниям правления ТСЖ. Так вы сможете сэкономить время во время самой встречи. Странно, как это работает, да? Но, когда дело доходит до дела, успешные заседания правления ТСЖ не обязательно те, которые продолжаются часами. Часто именно на более коротких заседаниях правления ТСЖ раздаются решающие голоса.
Когда вы уделяете время тщательной подготовке к собранию совета директоров, выгоды действительно могут возрасти. Члены правления вашего товарищества собственников жилья, которые в большинстве случаев являются добровольцами, посвящающими свое время делу, безусловно, оценят это. Проводя короткие и успешные собрания правления ТСЖ, вы показываете им, что вам небезразлично их время.
Готовность означает меньше времени на поиск нужной информации. Это также дает каждому участнику больше времени, чтобы высказать свое мнение. Вот как организованность приводит к более быстрым решениям, к признанию всех, кто посещает.
Вот несколько советов о том, как успешно провести собрание товарищества собственников жилья:
1. Следуйте своим руководящим документам
Возможно, самым важным протоколом собрания правления ТСЖ является строгое следование вашим руководящим документам. В ваших уставах и CC&R будет указано, сколько заседаний правления вам нужно провести и как часто вам нужно их проводить. Иногда в игру вступают законы штата.
Как правило, небольшим ассоциациям не нужно собираться так часто, как более крупным. Правлениям небольших ТСЖ может сойти с рук проведение заседаний только ежеквартально. Напротив, крупным ТСЖ, возможно, придется собираться ежемесячно.
2. Создание кворума
Кворум — это минимальное количество членов, необходимое для присутствия на собрании для ведения дел ассоциации. Это важное условие, отсутствие которого может сделать вашу встречу неэффективной и бесполезной.
Требования к соблюдению кворума ТСЖ могут варьироваться от ассоциации к ассоциации. Некоторым ТСЖ требуется процент от членства, в то время как другим требуется определенное количество членов. Обязательно ознакомьтесь с руководящими документами, чтобы узнать требования к своему кворуму.
3. Изучите свою повестку дня, а затем организуйте, организуйте, организуйте
Даже если вы не выступаете на собрании, подготовка является обычной частью протокола собрания правления ТСЖ. Хорошо организованная повестка дня является ключом к успешному проведению заседаний правления ТСЖ. Хорошо составленная повестка дня собрания имеет прямое отношение к посещаемости с точки зрения важности.
Без кворума посещаемости группа не может предпринять решительные действия. А без организованной повестки группа также тратит время и энергию на то, чтобы добраться до пунктов голосования.
Итак, составьте повестку дня следующей встречи и изучите ее. Во-первых, убедитесь, что он завершен. Список вопросов, которые должны войти в вашу повестку дня, должен быть упомянут в руководящих документах вашего ТСЖ. Законы вашего штата также могут повлиять на это. Так что никогда не помешает сначала проверить их на наличие обновлений, которые могут появиться.
У вас есть все старые дела, которые нужно взять на себя? Как насчет нового бизнеса — желательно перечислить в порядке приоритета? Отчеты комитетов также должны быть добавлены, и вы должны быть уверены, что получаете каждый отчет. Также полезно иметь обзор действий с предыдущей встречи, просто чтобы держать всех в курсе.
Затем обязательно закройте важные презентации. Есть отчет казначея о финансовых результатах за последний месяц или квартал. Есть ли новые контракты с поставщиками? Обязательно пройдитесь и по ним. Не будем забывать и об открытом форуме для домовладельцев.
4. Будьте проще и по существу
Итак, теперь у вас есть исчерпывающий список всех вопросов, которые можно поднять. Теперь вы убедились, что ничего не пропустили. Итак, пришло время расставить приоритеты. Держите повестку дня краткой и сосредоточьтесь на самых срочных вопросах, если это возможно. Короткий, но актуальный список пунктов повестки дня поможет группе сосредоточиться на важных вопросах.
Это помогает ориентировать вашу повестку дня на людей, которые действительно присутствуют на собрании. Это заседание совета директоров? Затем вам нужно будет расставить приоритеты по пунктам, которые потребуют голосования. Проверьте устав вашего ТСЖ, если в нем есть набор рекомендаций по пунктам повестки дня. Чаще всего некоторые пункты вашей повестки дня следует обсудить в другой раз.
Насколько простой и короткой должна быть ваша встреча? Для вашего типичного числа членов правления ТСЖ стремитесь к хо-ур. Большим группам может потребоваться немного больше времени для работы, поэтому рассчитывайте на 90 (девяносто) минут.0) минут на них и 30 (тридцать) минут на ваше исполнительное заседание.
5. Составьте расписание и придерживайтесь его
Вы изучили пункты повестки дня, верно? Тогда у вас будет хорошее представление о бюджете времени, который вам нужно выделить для каждого из них. Управление временем является ключом к успешным заседаниям совета директоров ТСЖ, поэтому не стесняйтесь придерживаться своей позиции. Если это предмет, на который выделено 10 минут, то 10 минут — это то, что он должен получить. Если вы участвуете в самом обсуждении, попросите кого-нибудь выделить для вас время.
В ваших инструкциях по ТСЖ должны быть указаны варианты того, как внести пункт повестки дня, если группа не может завершить его. Ознакомьтесь с ними и используйте их разумно. Просто убедитесь, что все знают график повестки дня. Таким образом, все находятся в том же темпе, что и встреча.
Если ваша повестка дня включает открытый форум для домовладельцев ТСЖ, не забудьте также тщательно ограничить время их выступлений. Вполне вероятно, что члены вашего ТСЖ могут сказать больше, чем у вас есть время. Итак, чтобы убедиться, что вы получите мнения всех, попросите их представить свои вопросы до форума. Это поможет вашему совету ТСЖ сэкономить время, имея готовые ответы, чтобы они могли своевременно ответить на эти вопросы.
6. Продолжайте напоминать всем о правилах собраний правления ТСЖ
Все собрания правления состоят из организованных дискуссий, и это установлено правилами собраний ТСЖ. Итак, помните, что не все могут быть не так хорошо знакомы с ними, как вы. Потратьте время, чтобы просмотреть правила время от времени. Это поможет избавить вас от неприятностей в дальнейшем.
Не забудьте аккуратно завершить собрание, предоставив краткий обзор обсуждения. Итак, постарайтесь найти время после встречи, чтобы просмотреть пункты действий, особенно те, за которые вы только что проголосовали. Немного дополнительных усилий, чтобы удержать всех на одной странице, убережет вашу доску от возможных разногласий позже.
7. Не забывайте вести протокол
Согласно законам и нормативным документам штата члены совета директоров должны вести протокол собрания. Затем эти протоколы заседаний правления ТСЖ становятся доступными для всех домовладельцев. Однако протокол исполнительного заседания должен оставаться закрытым.
Когда следует распространять протокол собрания ТСЖ? Это зависит от того, что об этом говорится в ваших руководящих документах и законах штата. Например, в Калифорнии протоколы заседаний правления должны быть доступны всем членам в течение 30 дней после собрания.
Некоторые советы ТСЖ предпочитают записывать встречи, а затем расшифровывать их позже. Конечно, возникает вопрос: «Законно ли записывать собрание ТСЖ?» Члены правления могут принять решение о записи собраний и запретить это делать другим членам.
Если вы собираетесь записать собрание совета, убедитесь, что об этом знают все. Также рекомендуется уничтожить запись после расшифровки протокола. Таким образом, вы можете избежать любой потенциальной ответственности в результате существования записи.
Что должно быть включено в протокол правления ТСЖ? Протокол собрания должен включать пункты повестки дня, обсуждения, действия и предложения, которые были предприняты. Воздержитесь от включения личных комментариев или мнений. В протокол также не обязательно включать обсуждения дословно. Это не сценарий.
Общие сведения об открытых заседаниях совета директоров и исполнительных заседаниях
Могут ли члены правления ТСЖ встречаться наедине? Заседания совета директоров обычно проводятся в виде открытых заседаний, на которые приглашаются члены. Но члены правления также могут встречаться на закрытых заседаниях, называемых исполнительными заседаниями, для обсуждения конфиденциальных тем, таких как юридические вопросы, кадровые вопросы и дисциплинарные вопросы. Такие сеансы проводятся либо до, либо после открытого сеанса.
Проведение успешных собраний совета ТСЖ на регулярной основе
Успешные собрания могут быть нормой, а не исключением, при условии, что вы следуете надлежащему протоколу собрания совета ТСЖ. Небольшая дополнительная работа сейчас по подготовке и выбору времени для пунктов повестки дня сэкономит вам массу усилий в дальнейшем. Что еще более важно, это гарантирует, что ваш совет ТСЖ сможет решительно действовать по пунктам действий как сплоченная команда. Вот и весь секрет успешной ассоциации.
Проведение заседаний правления обычно является работой президента ТСЖ, но иногда всем нужна небольшая помощь. Если у вас возникли проблемы с управлением собраниями и другими задачами, возможно, пришло время нанять управляющую компанию ТСЖ. В этом случае начните поиск с помощью нашего удобного онлайн-каталога.
СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ:
- Кто может посещать собрания ТСЖ?
- Руководство по написанию протокола заседания совета директоров ТСЖ
- Как повысить посещаемость ежегодных собраний ТСЖ
Изучите 5 различных типов собраний и правил ТСЖ — Бюро защиты домовладельцев, LLC
Правление обязано проводить собрания для ведения дел ассоциации; тип и частота этих встреч могут варьироваться в зависимости от законодательства штата и документов ассоциации.
On This Page:
Overview
Types of HOA Meetings
HOA Meeting Procedures
Quorum Requirements
Overview
The homeowners’ association board of directors is the governing body вашего сообщества и может оказать существенное влияние на жизнь тех, кто там живет. Правление обязано проводить собрания для ведения дел ассоциации; тип и частота этих встреч могут варьироваться в зависимости от законодательства штата и документов ассоциации. Членам ТСЖ предлагается посещать собрания и участвовать в них, когда это разрешено.
Во-первых, важно знать, что ТСЖ регулируются законами штата, в котором они находятся. В большинстве штатов действуют законы, непосредственно посвященные ТСЖ, например Закон Дэвиса-Стерлинга о развитии общих интересов в Гражданском кодексе Калифорнии. Эти законы штата могут, например, определять, кому разрешено быть «членом» ТСЖ, или ограничивать возможности ТСЖ наказывать членов; законы различаются в зависимости от штата.
Кроме того, каждое ТСЖ должно следовать набору «распорядительных документов», обычно разрабатываемых при создании ТСЖ. Эти руководящие документы обычно включают учредительные документы; заявление о договорах, условиях и ограничениях; устав; и набор правил и положений. Управляющие документы должны соответствовать законодательству штата.[1]
Вместе закон и руководящие документы регулируют, какие типы собраний должны или могут проводиться, кто может входить в совет, а также процедурные требования и требования к уведомлению о собраниях. Таким образом, важно ознакомиться с руководящими документами вашего ТСЖ, если у вас есть конкретные вопросы. Ниже представлен обзор стандартных практик в ТСЖ.
Типы собраний ТСЖ
Заседание правления
Существует пять распространенных типов собраний ТСЖ.
Первый известен как «заседание правления» — это наиболее распространенный тип собрания ТСЖ, с которым вы, скорее всего, уже знакомы. Это собрание совета директоров, открытое для всех членов (и, возможно, других, см. ниже).
Эти собрания обычно проводятся ежеквартально или ежемесячно, в зависимости от размера организации. Члены должны быть уведомлены об этих собраниях, часто за семь-тридцать дней до собрания.
Уведомление должно включать повестку дня для обсуждения; как правило, на этих встречах не рассматриваются никакие другие вопросы, если только руководящие документы не предусматривают открытый форум, в ходе которого члены могут поднимать новые вопросы.
На этих собраниях правление обсуждает повседневное управление сообществом. Темы могут включать проверку работы управляющего недвижимостью, разрешение споров между участниками или отслеживание хода выполнения проектов по техническому обслуживанию. Член правления будет вести протоколы этих собраний, и эти протоколы будут доступны членам ТСЖ.
Ежегодное собрание
Второй тип – это ежегодное собрание, которое, как следует из названия, проводится ежегодно и обычно открыто для всех членов. Ежегодное собрание служит для решения «общих вопросов» ТСЖ — правление представляет годовой бюджет, избираются новые члены правления и объявляются предстоящие капитальные проекты.
Если в совете есть комитеты, они представляют свои отчеты на годовом собрании. Уведомление должно быть предоставлено всем членам в соответствии с руководящими документами, часто по крайней мере за тридцать дней до собрания. Протокол ведется и предоставляется участникам.
Исполнительная сессия
В-третьих, правление ТСЖ будет периодически проводить собрания «исполнительной сессии», на которые члены ТСЖ не приглашаются – только совету директоров разрешается присутствовать на этих собраниях.
Правление проводит исполнительное заседание, когда ему необходимо обсудить конфиденциальную, личную или конфиденциальную информацию. Например, беседа с юристом ТСЖ о текущих судебных разбирательствах может состояться на исполнительном заседании. Другие темы исполнительной сессии включают кадровые вопросы или просроченные оценки. Правление может голосовать за действия во время исполнительного собрания, и эти голоса имеют обязательную силу.
Часто эти собрания проводятся после открытого заседания правления, а не в отдельную дату. Но исполнительное заседание может быть созвано, согласно руководящим документам, для рассмотрения соответствующей темы.
Подробные протоколы этих заседаний не предоставляются членам, но примечание о том, что такие обсуждения имели место, обычно содержится в протоколах открытых заседаний совета. Например, протокол собрания общественного совета может содержать такой комментарий, как: «После собрания было проведено исполнительное заседание. Совет обсудил юридические консультации, полученные по вопросу трудоустройства».
Заседание комитета
Четвертый тип собрания, с которым вы можете столкнуться, — это собрание комитета. Некоторые ТСЖ, особенно крупные, образуют комитеты, каждый из которых занимается определенной областью.
Например, может быть комитет по благоустройству, комитет по безопасности или комитет по выдвижению кандидатур в правление. Эти комитеты будут состоять из некоторой части совета директоров и могут также включать одного или нескольких членов, не являющихся директорами.
Наличие комитетов в совете директоров и список лиц, входящих в них, определяется руководящими документами. Каждый комитет обязан проводить периодические собрания и представлять свою работу правлению и всем членам на ежегодном собрании и, возможно, на регулярных собраниях правления.
К собраниям комитета обычно предъявляются те же требования, что и к открытым собраниям совета, например, уведомление и ведение протокола.
Чрезвычайное или специальное собрание
Наконец, в-пятых, правление ТСЖ может проводить «экстренное» или «специальное» заседание. Эти заседания проводятся редко и зарезервированы для тех случаев, когда требуется немедленное действие или решение, и когда нецелесообразно следовать общим правилам уведомления о заседаниях совета директоров.
Примером может быть лесной пожар, близкий к населенному пункту, и ТСЖ необходимо предпринять немедленные действия для уменьшения ущерба. Экстренное собрание может быть созвано только в соответствии с правилами, изложенными в руководящих документах.
Из-за своего характера эти встречи иногда могут проводиться виртуально, по электронной почте или по телефону, если это согласовано с членами и/или разрешено руководящими документами. Протоколы должны быть записаны и доступны для членов.
Процедуры собрания ТСЖ
Как и все элементы собрания ТСЖ, процедурные правила устанавливаются законом штата и нормативными документами, в частности правилами и регламентом. Эти документы определяют, кто может созывать собрание, кто может присутствовать на собраниях, а также правила порядка, которым необходимо следовать на собраниях.
Правление планирует заседания правления, ежегодные собрания и исполнительные заседания. Это регулярно запланированные встречи, и поэтому их не нужно «созывать» как таковые. Но в некоторых штатах, таких как Монтана, любому должностному лицу или члену разрешается созывать собрание при условии соблюдения уведомления и других требований.
Заседания комитета могут планироваться регулярно или могут созываться от случая к случаю или по мере необходимости главой комитета. Экстренные встречи по своей природе никогда не планируются заранее, и поэтому должны быть созваны. Часто только президент или две трети правления могут созвать экстренное собрание, хотя руководящие документы для вашего ТСЖ могут отличаться.
Кто может присутствовать на открытых заседаниях правления, также регулируется законом и руководящими документами. Например, некоторые ТСЖ могут открывать свои собрания для широкой публики.[2] Другие могут допускать только владельцев недвижимости, в то время как третьи могут разрешать арендаторам присутствовать, но не участвовать.
Как правило, если вы владеете подразделением в сообществе, вам будет разрешено посещать собрания, которые не являются исполнительными или экстренными. Однако вам может быть запрещено приводить гостей. Если вы хотите пригласить, например, члена семьи или юрисконсульта на встречу, рекомендуется ознакомиться с регламентирующими документами ТСЖ, чтобы определить, разрешено ли вам это делать.
В некоторых случаях ТСЖ может пригласить избранных участников, таких как подрядчик важного проекта или представитель местной полиции, для обсуждения конкретных вопросов повестки дня; эти гости могут присутствовать только на соответствующей части собрания.
Требования к кворуму
Руководящие документы также определяют, что составляет «кворум» совета. При отсутствии кворума проводимое дело не будет считаться «официальным», и любые голоса правления будут недействительными. Стандартные числа для кворума составляют две трети правления или простое большинство членов правления.
Например, если совет директоров состоит из девяти человек, кворум может составлять либо шесть директоров (две трети), либо пять директоров (простое большинство). Аналогичным образом, ваше ТСЖ, скорее всего, устанавливает количество членов, необходимое для обеспечения кворума для целей избрания совета и для решения других вопросов, требующих полного членского голосования.
Наконец, каждое собрание проводится в соответствии с набором процедурных правил. Руководящие документы будут либо содержать подробную информацию об этих правилах, либо содержать ссылку на общеизвестный набор процедурных правил, таких как Правила распоряжения Робертса для советов ТСЖ. Эти правила определяют, например, кто может говорить, когда, как объявлять голосование и кто контролирует повестку дня.[3]
СНОСКИ:
[1] Например, см. Устав Техасской ассоциации соседства.
[2] Например, в Palm v. Lake Shore Drive Condominium , 10 N.E.3d 307 (2014), суд постановил, что закон штата Иллинойс требует, чтобы общие собрания совета директоров были открытыми для публики.
[3] См., например, Правила порядка работы советов ассоциации Американской ассоциации развития курортов.
Наверх
Подробнее
Советы по предотвращению и разрешению конфликтов между членами правления и домовладельцами
HUD значительно расширил возможную ответственность за домогательства для советов ТСЖ
Знайте обязанности и ответственность вашего совета ТСЖ
Встречи и выборыТамра Фергюсон, эсквайр.
0 лайков Собрания ТСЖ: виды, правила и порядок подготовки
Как организация, действующая как корпорация, ассоциация домовладельцев должна создать и организовать свое сообщество, чтобы оно могло процветать. Каждый член ТСЖ важен и играет большую роль в воздействии на сообщество. По мере процветания сообщества волонтеры и члены их правления будут создавать комитеты, которые будут работать вместе с правлением для решения конкретных проблем сообщества. Чтобы эти комитеты могли эффективно общаться и развиваться, они должны организовывать встречи, чтобы внедрять и выполнять надлежащие процессы.
Что такое собрание ТСЖ?
По указанию совета директоров ТСЖ добровольцы-резиденты соберутся, чтобы помочь присматривать за своей собственностью или сообществом. Чаще всего ТСЖ будут проводить регулярные ежемесячные и ежегодные собрания, которые охватывают широкий круг тем, таких как финансы, недвижимость, жилье и многое другое. Поскольку ТСЖ регулируются законодательством штата, в котором они находятся, собрания ТСЖ могут различаться по структуре или организации. Самое главное, при проведении собрания ТСЖ должно следовать уставу своей ассоциации, изложенному в CC&R, соглашениям, условиям и ограничениям.
Типы собраний ТСЖ
Чтобы лучше объяснить, ниже перечислены 5 типов собраний ТСЖ, которые наиболее распространены в ассоциации домовладельцев. В связи с тем, что все ТСЖ имеют разную структуру, мы рекомендуем вам проконсультироваться с вашим советом директоров и рекомендациями CC&R, когда дело доходит до координации собрания ТСЖ.
- Заседание правления
- Большинство ТСЖ считают собрание правления наиболее распространенным явлением. Во время заседания совета директоров ТСЖ будет проводиться открытое ежемесячное или ежеквартальное собрание со всеми членами сообщества. Как правило, собрания совета директоров требуют меньшего уведомления, от 7 до максимум 30 дней. В зависимости от заданной повестки дня, такие темы, как бизнес ТСЖ, обычно вызывают основное обсуждение. Здесь у членов сообщества есть возможность поднять вопросы или предложения по таким темам, как проекты управления недвижимостью, разрешение споров или любой прогресс, связанный с техническим обслуживанием. Член правления будет нести ответственность за ведение протоколов, доступных для членов ТСЖ.
- Ежегодное собрание
- Ежегодные собрания проводятся ежегодно действующим советом директоров для всех членов сообщества, чтобы иметь возможность узнать больше о самой организации. В качестве открытого собрания со всеми членами основное внимание на собрании уделяется обсуждению более масштабных вопросов. Здесь совет директоров представит свой годовой бюджет, отчеты комитетов, вновь избранных членов совета и любые предстоящие проекты. В среднем ежегодные собрания уведомляются за 30 дней до собрания. Протоколы принимаются советом директоров и предоставляются всем членам.
- Исполнительное заседание
- Исполнительное заседание обычно проводится за закрытыми дверями по указанию совета директоров — члены сообщества ТСЖ обычно не приглашаются. Темы обсуждения включают личные вопросы, текущие судебные процессы, дисциплинарные меры или личные проблемы. Из-за конфиденциальности информации члены правления также могут инициировать голосование во время исполнительного заседания. В этом случае протоколы недоступны для членов — во время открытого заседания совета упоминаются только обсуждения, которые имели место в протоколе. Например, «на прошлой неделе состоялось исполнительное заседание, на котором совет директоров обсудил вопросы, связанные с юридическим ущербом имуществу».
- Заседание комитета
- В большинстве ТСЖ имеется набор комитетов, занимающихся проектами более низкого уровня в рамках потребностей сообщества ТСЖ. Примеры включают такие группы, как приветственный или социальный комитет. Комитет, созданный советом директоров, может включать одного или нескольких членов, не являющихся директорами. Как правило, каждый комитет обязан проводить периодические встречи по мере необходимости или в соответствии с установленными правилами ТСЖ. Большинство собраний комитетов открыты для всех членов сообщества и тех, кто хочет принять более активное участие. Структура собрания комитета очень похожа на открытое собрание совета — участники получают уведомление за 7–30 дней, а ведущий член комитета несет ответственность за ведение протокола.
- Экстренное собрание
- Экстренное собрание, также известное как экстренное собрание, проводится, когда совету ТСЖ требуется экстренное собрание или специальное заседание. Экстренное совещание проводится только тогда, когда необходимо немедленное решение или действие. Обратите внимание, что экстренное совещание считается редким и обычно не уведомляется заранее. Некоторые примеры могут включать наводнения, погодные повреждения или пожары. С разрешения президента или по крайней мере двух членов правления экстренное собрание обычно проводится лично, по электронной почте или по телефону. Когда дело доходит до ведения протоколов, следует вести записи всех протоколов и предоставлять их участникам.
По большей части ТСЖ должно следовать определенному набору правил при проведении собрания. В качестве полезного инструмента рассмотрите возможность использования следующих 5 основных принципов при координации встречи как с советом ТСЖ, так и с членами сообщества.
В зависимости от размера вашего сообщества число участников собрания ТСЖ может варьироваться. В качестве предложения рассмотрите необходимый уровень работы в соотношении с количеством ваших добровольцев. Это поможет даже распределить обязанности между всеми волонтерами.
2. Установить правила:Необходимо установить правила участия. Например, для собрания совета может потребоваться кворум — собрание, которое может быть проведено только в том случае, если на нем присутствует необходимое количество членов совета. Чтобы максимизировать участие, предупредите участников о своем присутствии.
3. Установите повестку дня: Считайте свою повестку дня дорожной картой для проведения собрания. Повестка дня поможет вам быстро координировать и планировать темы. Участники также будут чувствовать себя организованными и поддерживать тему. В качестве полезного предложения изучите свою повестку дня — организуйте любые волнующие вас темы, которые могут возникнуть во время встречи. Держите разговоры простыми и по делу, чтобы все участники имели четкое представление о вашей повестке дня и дискуссиях. При необходимости выделите несколько минут до начала встречи, чтобы обсудить любые правила, касающиеся надлежащего протокола встречи — это поможет сократить количество перерывов и повысить прозрачность.
Во время всех собраний ТСЖ протоколы обычно зачитываются вслух или раздаются перед собранием. « Протоколы предыдущего собрания чаще всего зачитываются в начале собрания, и по ним необходимо проголосовать, утвердить и подписать председатель собрания или председатель правления и секретарь правления. » Цель ведения протокола — предоставить официальную запись собрания ассоциации, а также важные темы для обсуждения. Для эффективного ведения протоколов следует учитывать следующие протоколы.
- Время объявления собрания
- Дата собрания
- Любые дополнения к текущей или текущей повестке дня
- Предложения приняты или отклонены дополнительные ресурсы по протоколированию, посетите boardeffect.com.
Единственной целью парламентской процедуры является установление правил, этики и методов проведения собрания ТСЖ. Правило порядка Роберта («Правила Роберта») , — это обычная парламентская процедура, которую большинство ТСЖ часто используют при проведении собрания ТСЖ. Этот метод помогает провести встречу организованно и быстро.
Шаблон собрания ТСЖТеперь, когда мы установили наши 5 основных принципов, давайте подробнее рассмотрим, как создать шаблон собрания ТСЖ.
Создание шаблона- Подготовительная работа — Перед созданием шаблона ТСЖ подумайте о том, в каком порядке вы планируете обсуждать сферы своей деятельности. Предварительный просмотр любых старых вопросов, которые могут быть применимы или включены в вашу текущую повестку дня. Это поможет вернуться к любому незавершенному делу, которое может появиться в разговоре во время собрания ТСЖ.
- Определение повестки дня — При определении повестки дня собрания совета директоров ТСЖ совет директоров будет иметь право голоса при определении повестки дня. Сюда входят все текущие темы — член совета директоров не может поднимать решения, ранее принятые советом директоров.
- Из-за COVID-19 собрания ТСЖ во время COVID могут отличаться — потребуется гибкость при управлении посещаемостью собрания ТСЖ. В связи с характером ситуации некоторые встречи могут проводиться виртуально или как виртуально, так и лично. При создании шаблона обязательно предоставьте всем участникам самую последнюю версию повестки дня собрания ТСЖ. В результате участники могут действовать совместно друг с другом.
Как обсуждалось в наших 5 основных принципах, правило порядка Роберта — это парламентская процедура, которая помогает облегчить собрание ТСЖ с надлежащим набором указаний и приказов. Одной из основных частей парламентской процедуры является рассмотрение предложений. В «Правилах порядка» Роберта, 11-е издание, есть шесть шагов для обработки движений:
- Член встанет, чтобы внести предложение — Здесь член привлечет внимание члена правления, обратившись к своему официальному титулу. Затем член правления подтвердит члену, чтобы предоставить члену слово.
- Другой член будет вторым, чтобы внести предложение — «Я поддерживаю предложение». Говоря это, вы подтверждаете, что как минимум 2 члена правления считают, что это предложение стоит выдвинуть для обсуждения. Необязательно: председательствующий повторяет предложение
- Члены обсуждают предложение — Члены правления заявляют: « Было предложено, чтобы…» Вот где предложение сейчас находится на рассмотрении правления. Член правления будет иметь возможность спросить, есть ли какие-либо дебаты по этому предложению.
- Председательствующий запрашивает голоса «за» и «против» — Ex. «Все за?»
- Проходное предложение будет принято на голосование — Член правления спросит всех, кто за и против. Участники могут ответить, используя слово «Да».
- Председательствующий объявит результаты окончательного голосования
Готовы ли вы провести следующее собрание ТСЖ на новом уровне? Загрузите наши бесплатные шаблоны собраний и объявлений ТСЖ здесь.
Что включить в протокол собрания ТСЖ
Вы собираетесь позвонить в новую ландшафтную компанию, чтобы заказать их услуги, как вдруг вас останавливает другой член правления. Он говорит, что во время последней встречи вы коллективно решили сохранить вашего нынешнего поставщика услуг по благоустройству. Однако вы помните, что дискуссия шла иначе. Ни один из вас не двигается с места, и спор заходит в тупик, потому что у вас нет записи того, что произошло во время встречи. Именно здесь проявляется важность протоколов собраний ТСЖ.
Протокол собрания ТСЖ составлен правильно
Во время собраний вашего ТСЖ протокол представляет собой запись всех действий, предпринятых во время разбирательств между членами. Это требование любой ассоциации домовладельцев, и важно убедиться, что все соответствующие детали включены и учтены. Когда все сделано правильно, протокол собрания ТСЖ — это то, к чему вы можете обращаться в периоды неразберихи, разрешая споры по пути.
Вот необходимые данные, которые вы должны включить в протокол собрания вашего товарищества собственников жилья:
1. Основная информация
Чтобы начать составлять протокол собрания ТСЖ, не забудьте включить все основные сведения. Это включает в себя официальное название организации, а также тип собрания.
Это может быть плановое собрание домовладельцев или специальное собрание на случай чрезвычайных ситуаций. Точно так же в протоколе заседания правления ТСЖ обязательно укажите его как таковой.
Также необходимо указать дату встречи. Не менее хорошей идеей является указание места встречи. Некоторые ТСЖ имеют фиксированные места для своих встреч, в то время как другие время от времени меняются. Если местонахождение остается постоянным для вашего ТСЖ, в целом приемлемо не включать его в протокол собрания ТСЖ.
2. Посещаемость
Посещаемость важна не только для школы, но и для ТСЖ. В протоколе должно быть указано, какие домовладельцы присутствовали, а какие отсутствовали во время собрания. Если это ежегодное собрание, на котором проводится голосование, запишите любых заместителей или доверенных лиц и от имени которых они появляются.
Те же правила протокола ТСЖ применяются к собраниям совета директоров, на которых вместо обычного председателя или секретаря присутствует кто-то другой. Вы также должны указать, какие члены правления опоздали. Хотя на первый взгляд это может показаться придирчивым, регистрация опозданий помогает с ответственностью. Если кажется, что член правления бездельничает, постоянно опаздывая или отсутствуя, у вас есть доказательство в виде протокола собрания ТСЖ.
3. Важные моменты
В протоколе собрания ТСЖ также должно быть указано время собрания. Укажите время начала собрания и время его окончания. Если вы не начали встречу вовремя, укажите время, когда она должна была начаться.
Это поможет совету лучше планировать будущие собрания. Если многие участники опаздывают на 18:00. встреча из-за продолжительного рабочего дня, может быть хорошей идеей вообще перенести ее на более позднее время или дату.
Более того, укажите время, когда обсуждался каждый вопрос повестки дня. Делая это, вы можете определить, какие части повестки дня занимают больше времени, чем другие. С помощью этой информации вы можете соответствующим образом скорректировать повестку дня или быть более осведомленным о времени, когда обсуждаются определенные вопросы. В конце концов, встречи иногда могут затянуться, и никто не хочет продлевать их пребывание.
4. Обсуждения, предложения и голоса
Возможно, наиболее важно то, что в протоколе ТСЖ должны быть указаны все важные обсуждения, отчеты, предложения и голоса, которые имели место. Если член внес предложение, которое впоследствии не было отозвано, укажите это. Укажите имя члена, внесшего предложение. Если была создана какая-либо целевая группа или комитет, укажите членов, которые были назначены или вызвались добровольно. Обсуждения могут продолжаться и продолжаться, но протокол собрания ТСЖ не должен отражать это. Будьте кратки и прямо к делу.
Кто отвечает за протокол собрания ТСЖ?
Секретарь правления ТСЖ обычно берет на себя ведение протокола собрания. Однако в небольших ТСЖ его может не быть. В этом случае председатель правления берет на себя эту задачу.
Однако имейте в виду, что эта обязанность может быть делегирована кому-то другому. Назначенное лицо берет на себя роль помощника секретаря. Тем не менее, протокол должен пройти через секретаря правления для окончательной проверки и подписания.
Требуются ли протоколы ТСЖ?
Протокол собрания ТСЖ является обязательным требованием ассоциации домовладельцев и всегда должен быть доступен для ознакомления владельцами недвижимости. Должны вестись протоколы любых заседаний совета директоров, акционеров и комитетов ассоциации. Адвокаты также обычно рекомендуют четко читать протокол перед каждым собранием совета, чтобы точно излагать действия совета.
По закону в некоторых штатах требуется ведение протоколов собраний. В Северной Каролине § 47F-3-118(a) NCGS предписывает, чтобы эти протоколы были доступны для ознакомления всем домовладельцам, предполагая, что запись таких протоколов является обязательной. То же самое касается Южной Каролины. С другой стороны, закон штата Калифорния более прямолинеен. Согласно разделу 8320 Кодекса корпораций, протоколы требуются для всех корпораций, подпадающих под действие ТСЖ.
Дополнительные советы
Вот несколько дополнительных советов по написанию протокола собрания ТСЖ:
- Будьте кратки и беспристрастны. Не включайте в протоколы ТСЖ никаких личных мнений. Убедитесь, что протокол никоим образом не связан с эмоциями или личными качествами.
- Унифицированное письмо. Не следует использовать подчеркивание, выделение жирным шрифтом или другие виды выделения, используемые в протоколах любого типа. Это также относится к цитатам или предложениям утверждений, которые могут выглядеть как клевета или обвинения во время любых дебатов на собраниях.
- Уберите ненужные диалоги. Неуместные разговоры между участниками не важны. Помните: вы не пишете стенограмму.
- Используйте шаблон. Если у вас возникли проблемы с записью протокола, может помочь обращение к шаблону протокола собрания товарищества собственников жилья. Образец протокола собрания ТСЖ может значительно облегчить задачу. Если вам нужен собственный шаблон протокола заседания правления ТСЖ, посмотрите, как он выглядит ниже. После этого изображения также есть бесплатный загружаемый шаблон.
Щелкните здесь, чтобы загрузить БЕСПЛАТНЫЙ шаблон собрания совета директоров ТСЖ от Cedar Management Group
Понимание важности протокола собрания ТСЖ
Особенности протокола в большей или меньшей степени могут зависеть от типа проводимого собрания и если протокол предназначен для публикации. Протоколы хранятся вечно, в отличие от официальных записей, которые выбрасываются через семь лет. Это делает еще более важным, чтобы протокол собрания ТСЖ был кратким, точным и по существу. Протоколы действуют как запись любых деловых решений, принятых ассоциацией.
Некоторые ассоциации предпочитают отдавать ведение протоколов на аутсорсинг, обращаясь за этой работой к управляющим компаниям ТСЖ. Если вы хотите сделать то же самое, мы будем рады ответить на ваш звонок.
СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ:
- Готова ли ваша повестка дня заседания правления ТСЖ?
- Что можно и чего нельзя делать при открытых комментариях на собраниях ТСЖ
- 5 Должностей Секретаря ТСЖ Правления ТСЖ
9 способов планировать и улучшать ежегодные собрания ТСЖ
Существует несколько ритуалов ТСЖ, столь же универсальных, как ежегодное собрание. Это собрание, проводимое один раз в год, закладывает основу для работы всего сообщества. На ежегодном собрании ТСЖ правление проводит выборы, устанавливает бюджет и отвечает на вопросы членов ассоциации о направлении ТСЖ.
На этих собраниях происходит так много всего, что вы можете ясно понять, почему они имеют решающее значение для успеха ассоциации. К сожалению, без надлежащей подготовки многое может пойти не так. Планирование успешного ежегодного собрания ТСЖ может быть трудным, но не невозможным.
Как эффективно планировать ежегодные собрания ТСЖ
Ежегодное собрание ТСЖ, потому что оно задает тон наступающему году. По этой причине планирование имеет первостепенное значение. Это делает все намного проще, и вы можете быть уверены, что встреча пройдет без сучка и задоринки. Не все знают, как планировать ежегодное собрание ТСЖ, поэтому вот несколько советов, которые могут вам помочь:
1. Начните планирование заранее
Как говорится, «профилактика лучше, чем лечение». Точно так же лучше подготовиться к ежегодному собранию ТСЖ как можно раньше, чем тушить пожары по мере их появления. Назначьте дату задолго до встречи и убедитесь, что у вас есть хороший план действий для самой встречи.
Вообще, лучше начинать планировать за 6-8 месяцев. Это дает вам и вашему совету достаточно времени, чтобы привести все в порядок. Это включает в себя доработку повестки дня и своевременное распространение информации. В конце концов, вы не можете ожидать высокой посещаемости, если вы не уделили жильцам достаточно времени на подготовку.
2. Определите свою повестку дня
На ежегодном собрании ТСЖ многое поставлено на карту. Здесь вы и ваши соседи определите направление своего сообщества и его лидерство на весь предстоящий год. Поэтому важно, чтобы все присутствующие знали, что происходит и почему.
Лучший способ добиться этого — опубликовать четкую повестку дня и придерживаться ее. Хотя точные пункты могут варьироваться от ассоциации к ассоциации, обычно указывается время как минимум для:
- Отчетов совета директоров (включая финансовые отчеты)
- Предстоящие проекты
- Предметы для голосования
- Кандидаты в Совет
- Время голосовать
- Вопросы и ответы (комментарии участников)
Великие ассоциации планируют и согласовывают повестку дня задолго до встречи. Таким образом, все присутствующие будут знать, чего ожидать, и у них будет достаточно времени, чтобы собрать любые документы или другие материалы, которые могут им понадобиться. Как указано выше, хорошей практикой является планирование ежегодного собрания ТСЖ за 6-8 месяцев до него. Когда дело доходит до вашей повестки дня, рекомендуется определиться с окончательной по крайней мере за 30 дней до встречи.
3. Обучайте заранее
Поскольку на ежегодном собрании ТСЖ рассматривается множество вопросов, включая выборы в правление, жители должны быть в курсе всех вопросов. Вот почему важно заранее определить повестку дня, чтобы участники знали, чего они могут ожидать от собрания.
Информирование жильцов всей необходимой информацией помогает проведению собраний без проблем. Это становится еще более важным, если есть острый вопрос, требующий обсуждения. Определение актуальной проблемы может варьироваться от сообщества к сообществу. То, что может быть острой проблемой для одной ассоциации, может не вызывать беспокойства для другой. Хорошо знай свою аудиторию.
4. Знайте, когда встретитесь
Само собой разумеется, что у ежегодного собрания ТСЖ должна быть назначена дата. К счастью, поиск этой даты обычно уже сделан за вас. В большинстве общественных объединений руководящие документы ТСЖ содержат положения о дате ежегодного собрания.
Если не указана конкретная дата, она будет указана как «Первый вторник апреля» или что-то подобное. Поскольку на этой встрече происходит так много всего, важно, чтобы в ней участвовало как можно больше членов сообщества. Заблаговременное определение даты позволяет вам спланировать ее и сообщить заранее, чтобы максимизировать посещаемость.
5. Планирование собрания в связи с событием
Большинство ТСЖ не могут поддерживать посещаемость ежегодных собраний. В этом нет ничего удивительного, особенно если учесть, что у большинства жителей сложилось предвзятое мнение, что встречи скучны и скучны.
Чтобы избежать этого, рассмотрите возможность планирования ежегодного собрания ТСЖ в связи с событием. Вечеринки делают все более легким и веселым, привлекая больше людей.
Конечно, не все ассоциации могут позволить себе роскошь придавать большое значение ежегодным собраниям ТСЖ. Вы не можете сдать помещение в аренду и нанять кейтеринга, если не можете себе этого позволить. Когда у вас ограниченный бюджет, простая еда в местном ресторане или бесплатная пицца и напитки могут иметь большое значение. Если вы сделаете годовое собрание ТСЖ немного интереснее, жители могут с нетерпением ждать его.
6. Понимание кворума и доверенных лиц
Независимо от остальной части вашей повестки дня выборы совета директоров занимают центральное место на ежегодном собрании ТСЖ. Такие важные решения требуют кворума. Однако не пугайтесь причудливого латинского названия. Кворум — это просто минимальное количество голосов, необходимое для того, чтобы голос был «учтен».
Эту сумму обычно можно найти в руководящих документах вашей ассоциации в процентах от общего числа имеющих право голоса. Как правило, это 10% для общих собраний, таких как ежегодное собрание, и 50% для заседаний совета директоров. Работа не может вестись, и собрание должно быть перенесено, если кворум отсутствует.
К счастью, вам не нужно, чтобы все эти имеющие право голоса физически присутствовали на собрании. Для этого многие ассоциации используют прокси. Доверенность — это документ, который позволяет одному члену ассоциации голосовать от имени другого. Важно, чтобы этот документ был составлен правильно, чтобы избежать путаницы или юридических проблем. Рекомендуется поработать с юристом или юридическими консультантами управляющей компании вашей ассоциации, чтобы настроить их должным образом.
7. Своевременно и часто оповещать жителей
Даже если ваше сообщество использует прокси-серверы, вы должны сделать все возможное, чтобы ваши участники лично присутствовали на собрании. Очные участники могут быть более активными участниками, задавая вопросы и слушая обсуждение из первых рук.
Лучший способ повысить посещаемость — заблаговременно сообщить участникам о собрании. Таким образом, они могут заблокировать это время в своем календаре до того, как появится что-то еще. Часто период уведомления будет указан в руководящих документах вашего сообщества. Если нет, мы рекомендуем отправить уведомление за 30–60 дней до собрания по электронной почте или в бумажном виде.
Если в вашем сообществе есть регулярный информационный бюллетень, дата также должна быть на видном месте в каждом выпуске, особенно по мере приближения даты. Вы также можете сообщить об этом через сообщения в социальных сетях в группы на Facebook, NextDoor и других. И если ничего не помогает, обещание еды или какого-нибудь привлекательного общественного мероприятия — отличный способ побудить людей открыться.
8. Рассмотрите ящик для предложений
У людей много мнений, и совет директоров ТСЖ просто не может рассмотреть их все сразу. Эти обсуждения — а иногда и ненужные комментарии — могут затянуть встречу.
Чтобы избежать этого, рассмотрите возможность установки ящика для предложений. Вы можете подумать, что это безвкусно, но ящики для предложений действительно улучшают ежегодные встречи ТСЖ. Всякий раз, когда кто-то поднимает вопрос, выходящий за рамки повестки дня, правление ТСЖ может просто перенаправить его в ящик для предложений.
Однако это не означает, что доска может игнорировать содержимое ящика для предложений. Ни в коем случае это не просто способ успокоить самоуверенных жителей. Обязательно прочитайте их все. Кто знает? Вы можете быть удивлены, обнаружив полезную информацию.
9. Положитесь на своего менеджера сообщества
Сообщества, сотрудничающие с управляющей компанией ассоциации, имеют своего менеджера сообщества в качестве основного ресурса. Комьюнити-менеджеру платят за то, что он снимает с правления административную нагрузку.
При планировании ежегодного собрания они могут просматривать повестку дня собрания и давать советы о том, что следует и что не следует включать. Они также могут обрабатывать большую часть общения с домовладельцами посредством запланированных электронных писем и физических напоминаний. Для средних и крупных сообществ хороший менеджер сообщества имеет большое значение для бесперебойного проведения ежегодных собраний.
Ошибки ежегодного собрания ТСЖ, которых следует избегать
С таким количеством движущихся частей совершать ошибки при планировании ежегодного собрания ТСЖ — это нормально. В то время как некоторые ошибки простительны и легко исправимы, другие могут быть пагубными. Предвидение может избавить вас от массы проблем (и головной боли тоже). Вот некоторые из наиболее распространенных ошибок, которых следует избегать:
1. Отсутствие графика
После назначения даты ежегодного собрания ТСЖ важно составить график. Поскольку до даты обычно далеко, дайте вам и вашему совету ТСЖ достаточно времени для подготовки.
Начните с даты встречи и двигайтесь в обратном направлении. Определите, когда вы должны завершить свою повестку дня и когда должны быть отправлены уведомления. Работая с временной шкалой, вы даете себе достаточно места для дыхания и не пропустите дедлайны.
2. Непроверка требований вашего штата
В некоторых штатах действуют законы, касающиеся собраний ТСЖ. Например, в Калифорнии §7511 Кодекса корпораций гласит, что письменное уведомление должно быть предоставлено не менее чем за 10 дней или более чем за 9 дней.0 дней до даты собрания.
Несоблюдение законов страны — будь то федеральных, государственных или местных — влечет за собой юридическую ответственность вашего правления. Таким образом, советы ТСЖ должны проявить должную осмотрительность и ознакомиться с этими законами.
3. Отсутствие записей
Протокол собрания очень важен для ТСЖ. Это физические записи того, что происходило на каждой встрече. Это то, к чему вы можете обратиться в качестве справки в случае каких-либо недоразумений в будущем. Протоколы становятся еще более важными, когда речь идет о ежегодном собрании ТСЖ, на котором решается так много вопросов.
В совете директоров обязанностью секретаря является ведение протокола каждого собрания. Если они отсутствуют или заняты по какой-либо причине, назначьте кого-то другого для выполнения этой задачи. Копия протокола должна быть отправлена каждому домовладельцу. Таким образом, те, кто не смог прийти на встречу, смогут наверстать упущенное.
4. Отсутствие усилий по улучшению
Не все советы ТСЖ одинаковы. Некоторые из них являются экспертами в планировании ежегодных собраний ТСЖ, в то время как другим требуется больше опыта. Если вы принадлежите к последним, вы должны приложить усилия, чтобы стать лучше. Худшее, что вы можете сделать, — это довольствоваться тем, что у вас есть, и продолжать проводить некачественные собрания.
Будьте открыты для новых идей и позволяйте себе учиться. Проведите небольшое исследование или обратитесь за советом к профессионалу.