Сделка через нотариуса: Нотариальная сделка купли-продажи квартиры

Шесть причин оформить сделку через нотариуса

Сэкономить время, защититься от судебных разбирательств и возместить ущерб, если сделка была оспорена

Многие не понимают, зачем платить нотариусу за удостоверение сделки, ведь, казалось бы, он не делает ничего особенного. Закон в большинстве случаев допускает использование простой письменной формы, шаблоны договоров можно скачать в интернете, что-то может проверить риелтор, а все вопросы по регистрации права собственности сейчас решаются в том числе через МФЦ.

Однако, удостоверяя сделку, нотариус не ограничивается проставлением печати на типовом бланке. О том, что проверяет нотариус и почему от этих проверок зависит сохранность имущества и защита прав всех сторон сделки, — в материале ТАСС и Федеральной нотариальной палаты (ФНП).

Информацию о личности заявителя (его ФИО, дату рождения и место жительства) нотариус может получить из паспорта гражданина РФ, временного удостоверения личности, военного билета, диппаспорта и т. д. При этом проверяются все заполненные страницы документа, подтверждающего личность.

Если паспорт вызывает подозрения, нотариус может проверить его по базам данных МВД. Выявить подделку также помогает и специальное оборудование, установленное в конторах, и большой опыт работы с документами — большую часть фальшивок нотариус может распознать даже на глаз.

Через запрос в ЕГРН нотариус выясняет принадлежность отчуждаемого имущества, наличие на нем обременений и судебных исков, уточняет права третьих лиц на жилье.

Также продавца попросят предъявить правоустанавливающий документ на недвижимость: свидетельство о приватизации, о праве на наследство, о смерти наследодателя, прежний договор дарения или купли-продажи недвижимости. Если собственник потерял такой документ или не может предоставить его по каким-то иным причинам, нотариус может самостоятельно запросить его из ЕГРН.

При этом нотариус имеет право потребовать у продавца карточку учета объекта, экспликацию и справку об отсутствии задолженности по ЖКХ. Все эти документы собственник может заранее запросить в МФЦ.

Также с помощью запроса в ЕГРН нотариус проверяет дееспособность сторон сделки — в реестре фиксируется информация о наличии или отсутствии соответствующего судебного акта. При этом он не ограничивается только проверкой документов и запросами в государственные реестры, но и самостоятельно оценивает поведение лиц, которые обратились к нему для совершения нотариального действия, — с помощью визуальной оценки, беседы, уточняющих вопросов и т. д. Нотариус вправе отказать в удостоверении сделки, если у него есть сомнения по поводу психического состояния и вменяемости заявителя.  

Чтобы защитить сделку от оспаривания, он также устанавливает наличие или отсутствие производства по делу о банкротстве в отношении заявителя на основании сведений Единого федерального реестра сведений о банкротстве (ЕФРСБ).

Дополнительно нотариус проверяет семейное положение сторон сделки — через электронный запрос в органы ЗАГС. Если у продавца есть дети, он проверит, использовались ли средства материнского капитала — и корректно ли исполнены требования закона, связанные с этой мерой господдержки. Если сторона сделки умышленно скроет такие нюансы, впоследствии это может привести к ее оспариванию и серьезным проблемам для покупателя.

Это один из самых важных этапов работы нотариуса при удостоверении сделок с недвижимостью, который гарантирует ее законность и защиту от оспаривания. Эта проверка проводится исключительно очно — во время личной беседы со всеми участниками сделки. Нотариус должен убедиться в том, что стороны решились на сделку осознанно и добровольно, что они согласны с подписываемым договором и при этом им понятен каждый его пункт.

По закону нотариусы имеют право записать такой разговор на видео — как и весь процесс удостоверения сделки. Если одна из сторон впоследствии захочет признать сделку недействительной и заявит, что не осознавала своих действий в момент подписания договора, эта видеозапись предоставляется суду и помогает расставить все точки над «i».

Только после вышеупомянутых проверок нотариус ставит свою печать и подпись на договоре, тем самым подтверждая, что документ соответствует закону и воле сторон. Однако и здесь может возникнуть вопрос — как быть уверенным в том, что он действительно все проверил и сделал свою работу на совесть?

Нужно понимать, что порядок работы нотариуса строго регламентирован. Устанавливать свои правила, как это может делать любой частный посредник, он не в праве в силу закона. Естественно, за нарушение установленного порядка или некачественное выполнение работы нотариусу грозят санкции.

Главное, о чем важно знать любому клиенту нотариальной конторы, — нотариус несет полную материальную ответственную за каждую бумагу, на которой он ставит свою печать. Если выяснится, что он что-то не проверил или, к примеру, упустил обязательный этап работы, именно он будет возмещать ущерб пострадавшим от этого заявителям. Этот принцип работает, даже если речь идет о дорогостоящей сделке с недвижимостью, — система страхования нотариальной деятельности обеспечивает полное покрытие убытков.

Кроме непосредственного оформления сделки нотариус решает за заявителя вопрос с регистрацией перехода права собственности — он сам собирает необходимый пакет документов и в электронном виде направляет его в Росреестр. Забрать готовые бумаги с отметкой госрегистратора можно будет уже через один рабочий день в той же нотариальной конторе.

При желании можно озадачить нотариуса и вопросом безопасного расчета по сделке. Для этого у каждого нотариуса есть специальный депозитный счет, куда покупатель может без опасений перечислить деньги и быть уверенным, что продавец получит их только после регистрации перехода права собственности.

Кроме того, именно выбор в пользу нотариальной формы сделки позволяет провести ее оперативно и со всеми гарантиями, даже если приобретаемый объект недвижимости и его владелец находятся в чужом для покупателя регионе. В этом случае стороны могут обратиться к дистанционному формату удостоверения сделки и пойти в удобную для себя нотариальную контору в своем городе. В результате участники договора получат все те же гарантии, что и при традиционном варианте оформления сделки в одной нотариальной конторе, — и при этом сэкономят время.

  

Срок регистрации сделки с недвижимостью через нотариуса

21. 02.2022

Получить бесплатный билет на выставку «Недвижимость от лидеров»

Сейчас, как никогда, пожалуй, важна скорость в проведении сделок с недвижимостью. Цены на квартиры на первичном и вторичном рынке за последние пару лет стремительно выросли. Ограничения, связанные с пандемией коронавируса, также заставляют всех нас задуматься о минимизации походов по различным инстанциям, сократить контакты. В этой ситуации современный нотариат готов предложить каждому и скорость при регистрации и уверенности в юридической чистоте на всех этапах подготовки, заключения и регистрации сделки с недвижимостью.

Срок регистрации сделки с недвижимость через нотариуса

Сразу после обращения нотариус сам запросит необходимые документы и сведения из государственных реестров. Не надо стоять в очередях в МФЦ, оплачивать пошлину за получение выписок из реестра недвижимости. Заключение договора производится только в том случае, если в процессе правовой экспертизы нотариусом не были выявлены препятствия: аресты, обременения, ограничения прав, сведения о лишении продавца дееспособности и иные неприятные или непреодолимые «сюрпризы».

Таким образом, получая договор, удостоверенный у нотариуса, вы можете быть уверены: тщательная юридическая проверка сторон и предмета договора прошла успешно.

Финальной стадией любой сделки по отчуждению недвижимости является регистрация прав по ней. Сразу после удостоверения договора, на основании которого возникает право на недвижимость или долю в праве собственности, нотариус незамедлительно, но не позднее окончания рабочего дня или в сроки, установленные сторонами в договоре, представляет в электронной форме все документы в орган регистрации прав. И здесь обратиться именно к нотариусу очень удобно — регистрация проводится в электронной форме и составляет всего один рабочий день. Да, именно так, уже на следующие сутки после поступления документов в Росреестр можно получить свой заветный договор с отметкой о государственной регистрации также у нотариуса, не ожидая в очередях в МЦФ, не обращаясь на свой страх и риск и не оплачивая услуги посредников.

Получить бесплатный билет на выставку «Недвижимость от лидеров»

Срок регистрации сделки с недвижимость через нотариуса

В случае возникшей по причинам, за которые нотариус не отвечает, невозможности представить документы в орган регистрации прав в электронной форме, например сбой в работе Росреестра, нотариус представит их в орган регистрации прав на бумаге не позднее двух рабочих дней со дня удостоверения договора, а в случае, если такой срок определен сторонами в договоре, не позднее двух рабочих дней по истечении такого срока.

Если стороны хотят все же самостоятельно подать и получить документы с регистрации по нотариальной сделке, то и здесь срок значительно быстрее обычного — всего три рабочих дня с момента поступления документов в регистрирующий орган.

Таким образом, заключать и регистрировать сделки у нотариуса сейчас очень удобно, надежно и быстро.

Об авторе

Иванов Борис Сергеевич
Нотариус города Москвы

Иванов Борис Сергеевич

Получить бесплатный билет на выставку «Недвижимость от лидеров»

Кому разрешено просматривать нотариальный журнал

Большинство, если не все, юридических документов требуют нотариального заверения, чтобы сделать их юридически обязательными. Государственный нотариус или нотариус — это назначенное государством лицо, чья работа заключается в удостоверении подлинности важных документов по мере их подписания. Эти документы могут включать в себя закрытие сделки по дому, передачу доверенности или открытие пенсионного счета. В этой статье речь пойдет о нотариусах, нотариальных действиях, нотариальных журналах и о том, кому разрешено просматривать нотариальные журналы в соответствии с законом:

1. Что такое нотариус?
2. Что такое нотариальный журнал?
3. Электронные нотариальные журналы
4. Законы о нотариальных журналах
5. Будущее нотариального заверения

1. Что такое нотариус?

Государственный нотариус определяется как государственное должностное лицо, назначаемое государством для оказания помощи лицам в удостоверении личности и снижении риска мошенничества. Эти лица принимают Jurat, который представляет собой присягу выполнять свои обязанности, проверяя подлинность документов своей собственной подписью. Это делается путем использования личных знаний и получения удовлетворительных доказательств. Им поручено наблюдать за процессом подписания документов.

Их работа заключается в том, чтобы убедиться, что личность подписывающего лица является подлинной, подписывающее лицо желает подписать рассматриваемый документ и знает о следующем утверждении транзакции или документа.

После того, как нотариус проверит имя лица, содержание документов, лицо, подписавшее документ, и официальную подпись или отпечаток пальца, ему выдается нотариальное свидетельство, которое они прикрепляют к документу. Важно, чтобы при подписании было обеспечено физическое присутствие нотариуса. Нотариус заверяет документ печатью нотариуса.

Документы, заверенные нотариусом, включают; имущественные соглашения, акты, доверенности, письменные показания, лицензии, контракты, кредитные документы и трастовые документы. Нотариусы предлагают юридические услуги, которые затрагивают несколько учреждений. Эти обязанности включают:

• Принятие установленных законом деклараций и письменных показаний
• Принятие подтверждений передачи, таких как документы
• Опротестование векселей и переводных векселей
• Уведомление об иностранных траттах.
• Совершение сделок с недвижимостью

Нотариусы бывают разные. Обычно нотариусы общего права могут выступать в качестве свидетелей, но не имеют законного права давать советы. С другой стороны, нотариусы гражданского права относятся к юристам, сдавшим экзамен на адвоката. Эти нотариусы имеют законный статус от правительства, чтобы давать юридические консультации клиенту.

2. Что такое нотариальный журнал?

Нотариусы в соответствии с законодательством обязаны вести журнал учета до истечения срока действия оказанных услуг. Эти нотариальные журналы являются обязательством, которое нотариусы должны выполнять, чтобы оставаться в соответствии с законом. Это делается для того, чтобы доказательства всегда были под рукой.

Бывают случаи, когда подписанный документ сталкивается с юридическими проблемами, и для разрешения спора может пригодиться нотариальный журнал. Ухоженный журнал может помочь предоставить важные доказательства и факты, связанные с делом.

Закон требует, чтобы клерки всех уровней и члены судебной системы вели журнал записей для своих заметок. Аналогичная ситуация с нотариусами. Поэтому крайне важно, чтобы нотариусы хранили архив своих данных. Это жизненно важные данные, которые могут служить доказательством в случае предъявления к документу юридических претензий.

Поддерживаемый журнал дает своему владельцу фактический отчет о своих действиях. Нотариальный журнал поддерживает не только нотариуса, но и общественность. Журнал служит деловой записью, которая может помочь в юридической проверке правильности выполнения нотариусом своих услуг и в случае совершения нотариального действия.

Образец нотариального журнала

Используйте этот шаблон

3. Электронные нотариальные журналы

Электронное и удаленное онлайн-нотариальное заверение начало обретать юридическую силу с 2012 года, когда Вирджиния стала первым штатом, признавшим и разрешившим его. Однако только в 2019 г.что несколько других штатов осознали важность и необходимость удаленных онлайн-нотариусов.

После того, как Вирджиния приняла закон, другие штаты последовали ее примеру и разработали закон, соответствующий собственному закону Вирджинии, который разрешил удаленным онлайн-нотариусам работать на законных основаниях. В соответствии с этим законодательством были приняты следующие принципы:

• Установление «личного присутствия» для целей RON в форме электронной записи
• Надежное установление и аутентификация личности подписывающего
• Проверка местонахождения сторон
• Ведение записи всех деталей

Вместо физического присутствия подписывающего лица законы, касающиеся удаленного онлайн-нотариального заверения, разрешают двустороннюю аудио-видео связь. Причина, по которой требуется физическое присутствие, заключается в том, что нотариус может аутентифицировать и проверить личность подписывающего лица. Свидетель или нотариус должен лично идентифицировать личность подписывающего до подписания. Процесс аутентификации отличается в зависимости от штата, в котором происходит нотариальное заверение.

В соответствии с законами штата нотариусы обязаны вести журнал электронного нотариального заверения и создавать резервную копию. Это вид нотариального действия, которое необходимо соблюдать. В зависимости от штата, в котором работает нотариус, существуют определенные рекомендации по содержанию журнала и частоте обновления резервной копии, а также другие конкретные требования.

4. Законы, касающиеся нотариальных журналов

Нотариальные агенты должны сохранять конфиденциальность своих журналов, будь то в физической или электронной форме. Согласно закону о нотариате, нотариусам не разрешается раскрывать нотариальные записи лиц, не являющихся клиентами, организации. Это связано с тем, что эти записи часто также содержат личную информацию сторон. Эта информация может включать номер удостоверения личности заслуживающих доверия свидетелей, номер нотариальной комиссии, контактную информацию, почтовый адрес, другие виды идентификации, такие как водительские права, показания свидетеля. Федеральный закон требует от нотариусов соблюдения действующих правил.

Организации обязаны защищать конфиденциальную финансовую информацию своих клиентов в соответствии с федеральным законом Грэмма-Лича-Блайли (GLBA).

GLBA также обязывает организации соблюдать установленные правила при проверке записей из нотариального журнала, в которых не участвуют их собственные клиенты. Нотариусы по закону обязаны не разглашать свои журналы. NNA предлагает, чтобы агенты отказывали потенциальным компаниям-подрядчикам в просмотре их нотариальных журналов. Правила GLBA гласят, что агент обязан защищать закрытую информацию.

Ниже приведены законы штата о том, кто может получить доступ к нотариальным журналам:

Аризона

В соответствии с законом штата Аризона (ARS 41-319[F]), записи в нотариальных журналах, которые являются общедоступными записями, могут просматриваться любым лицом, которое может предоставить письменный запрос. В этом запросе необходимо указать имя лица, которое было нотариально заверено, тип сделки или документа, а также время нотариального заверения. Кроме того, Аризона позволяет нотариусам вести отдельный нотариальный журнал для действий, не являющихся частью публичных записей. Записи, которые не могут быть классифицированы как публичные записи, включают записи журнала, содержащие информацию, на которую распространяется конфиденциальность адвоката и клиента. В соответствии с законодательством штата Аризона (ARS 41-319[A]), нотариальные журналы, которые классифицируются как непубличные записи, являются исключительной собственностью нотариуса и должны храниться в тайне.

Калифорния

Если мы посмотрим на Калифорнию, то там правила более строгие. В соответствии с Кодексом государственного управления 8206 [d] нотариусам не разрешается раскрывать кому-либо содержание своих нотариальных журналов. Закон гласит, что журнал является исключительной собственностью нотариуса. Единственным исключением является блюститель порядка, которому требуется содержание вашего журнала для уголовного расследования, или сельский клерк, который забирает журнал в конце карьеры нотариуса.

Хотя закон содержит строгие правила, Кодекс 8206[c] Правительства разрешает нотариусам раскрывать информацию по письменному запросу. Этот запрос должен включать имя человека, тип транзакции или документа, а также время нотариального заверения. Нотариус должен разрешить работодателю проверять записи, которые непосредственно относятся к его бизнесу, при условии, что нотариус присутствует.

Колорадо

В соответствии с разделом CRS 24-21-529 физическое лицо может подать письменный запрос на доступ к записи журнала. В этом запросе необходимо указать имя лица, которое было нотариально заверено, тип сделки или документа, а также время нотариального заверения. После получения запроса нотариус может предоставить копию конкретного предмета, представляющего транзакцию. Допускается нотариальная оплата, которую запрашивающая сторона должна оплатить за данные.

Гавайи

В соответствии с HRS 502-73 закона Гавайев, нотариусы обязаны разрешать проверку своих нотариальных записей ответственному лицу без вознаграждения или вознаграждения.

Мэриленд

В соответствии с COMAR 01.02.08.03E нотариус может взимать с запрашивающих лиц 2 доллара за заверенную копию нотариальной записи в журнале. Существует дополнительная плата в размере 1 доллара США, если человек хочет фотокопию записи. Об этом говорится в COMAR 01.02.08.03C.

Массачусетс

Согласно GL 222 Sec. 22[g] закона штата Массачусетс, запись в журнале нотариуса может быть проверена без ограничений только в том случае, если имеется специальное постановление суда или секретарь Содружества приказывает нотариусу передать журнал.

Миссисипи

В соответствии с законодательством штата Миссисипи нотариус должен предоставить копии журнальных записей лицу, подавшему письменный запрос и уплатившему судебные издержки. Любому лицу разрешено проверять запись, если:

(a) нотариус знает это лицо или оно предоставляет нотариусу удовлетворительное удостоверение личности

(b) оно подписывает отдельную датированную запись в журнале нотариуса

(c) могут четко указывать вид документа и имя доверителя для совершения нотариальных действий

(d) они хотят видеть только записи, указанные в запросе.

Единственным исключением в этом случае является постановление суда или государственного секретаря, которые могут разрешить неограниченный просмотр нотариального журнала. В соответствии с правилом 5.17 [A], [B] и [C] административного кодекса MS, раздел 1, часть 5, нотариус может отказать в доступе к журналу, если у него есть основания полагать, что запрашивающая сторона может иметь злонамеренные намерения в отношении информации.

Миссури

Миссури разрешает проверку записей в журнале сотрудникам правоохранительных органов для расследования, постановления суда и государственного секретаря в случае отстранения нотариуса от государственной нотариальной комиссии. Эти исключения разрешают неограниченную проверку в соответствии с RSMo 486.710.1 закона штата Миссури.

Невада

Согласно NRS 240.120[6] закона штата Невада, нотариальный журнал открыт для публичного ознакомления без квалификации.

Орегон

В соответствии с ORS 192.410-192. 505 закона штата Орегон нотариусы обязаны раскрывать свои журнальные записи в соответствии с законом штата Орегон о государственных записях. Кроме того, в OAC 160-100-0430(6) говорится, что если нотариус не является государственным служащим, он не обязан раскрывать содержание своего журнала, если только этого не требует государственный департамент или генеральный прокурор.

Пенсильвания

Менее 47 Па.К.С. 319[g.1] закона штата Пенсильвания, нотариус обязан предоставить заверенную копию своей записи в журнале лицу, которое подает на нее заявление.

5. Будущее нотариального заверения

Мир движется в сторону цифровых технологий, и вполне справедливо, что такие задачи, как нотариальное заверение, также становятся электронными и удаленными. Безбумажное нотариальное заверение может помочь организациям сократить расходы, связанные с печатью объемных документов, и сэкономить место для хранения.

Кроме того, eNotary означает, что документация находится в режиме онлайн и легкодоступна для заинтересованных лиц организации. Надлежащие меры безопасности могут защитить данные и создать обновленную резервную копию документа. Это может быть трудно сделать в случае физических копий.

PandaDoc Notary — отличный пример нотариальной услуги, используемой кредиторами для нотариальной подписи онлайн и цифровых сертификатов. PandaDoc Notary позволяет тысячам кредиторов нотариально заверять свои электронные документы, не выходя из дома, без необходимости планировать визиты и заниматься бумажной работой.

PandaDoc Notary предлагает организациям универсальную платформу, помогающую им законно собирать документы, получать электронную подпись от нужного лица, нотариально заверять подпись и управлять этими нотариально заверенными документами в электронном виде.

Это может быть отличным вариантом для бизнеса, который требует периодических нотариальных заверений и должен сделать это быстро. Узнайте больше о том, как вы можете использовать это решение для своего бизнеса. Запросить демо.

Подведение итогов

Нотариус должен вести журнал всех оказанных им услуг и хранить его в надежном месте. Эти журналы обычно используются, если возникает юридическая проблема, а записи могут использоваться в качестве доказательства. Эти журналы должны храниться в тайне, и доступ к ним должен быть только у самого нотариуса. Однако есть законы некоторых штатов, которые предлагают исключения из этого доступа, и это зависит от того, где работает нотариус.

Теперь это относится и к электронному нотариальному заверению. Enotary получает юридический статус, и в нескольких штатах США есть законодательство, конкретно касающееся принятия eNotary в качестве юридической практики.

Тем не менее, по мере того, как РОН получает признание, появляются определенные обязательства. Обязательство по созданию электронных нотариальных журналов и аудио- и видеозаписей в электронной форме также будет частью этого принятия. Хотя это зависит от рассматриваемого состояния, нотариусы обязаны вести журнальные записи о процессе нотариального заверения и хранить их безопасно и надежно. Закон штата также определяет, кто может получить доступ к электронным журналам.

Часто задаваемые вопросы

В каких штатах требуется нотариус для ведения журнала?

В настоящее время 14 штатов требуют, чтобы нотариусы вели журнал регистрации всех нотариальных операций. В эти штаты:

• Аризона
• Калифорния
• Колорадо
• Гавайи
• Луизиана
• Maryland
• Massachusetts
• NEASISSIPPI
6965.9.sala69.neagmada6..
• .shada
69.shrada6.9.shada6.9.shrada6.9.0006
• Техас

Штаты, которые не требуют, чтобы нотариус вел журнал, по-прежнему настоятельно рекомендуют нотариусам вести подробные записи своих операций на случай, если факты нотариального действия когда-либо будут оспорены в суде.

Какие виды нотариальных действий не подлежат регистрации в нотариальном журнале?

Государства, которые требуют, чтобы нотариусы регистрировали нотариальные действия в своих журналах, предусматривают, что все операции должны регистрироваться и храниться. Хотя требования к тому, какая информация должна быть зарегистрирована в журнале, могут различаться в зависимости от штата, каждый штат поощряет нотариусов вести подробные записи обо всех совершенных нотариальных действиях.

Нотариальные действия, зарегистрированные в нотариальном журнале, должны регистрироваться при проведении нотариального заверения, чтобы нотариус мог включить все соответствующие детали.

Хранят ли нотариусы копии того, что они нотариально заверяют?

Нет, нотариусы не обязаны хранить копии заверяемых ими документов. Копии важных документов не должны храниться у нотариуса, поскольку они могут содержать личную или конфиденциальную информацию о подписавших документы.

Вместо того, чтобы хранить копии нотариально заверенных документов, нотариусы могут вести подробные записи о проведенных ими сделках в своем нотариальном журнале. Это позволяет им ссылаться на информацию, если возникнет необходимость, без необходимости хранить копии нотариально заверенных документов.

Кто приносит нотариусу присягу?

Государственный нотариус должен принести присягу, которая проводится Государственным секретарем штата, в котором он намеревается работать. Обычно это можно сделать в офисе местного окружного клерка или в любом другом руководящем органе на уровне штата.

Что вести в нотариальном журнале?

В каждом штате действуют свои правила относительно того, какая информация должна быть включена в нотариальный журнал. Однако, как правило, необходимо включать несколько основных элементов информации.

Поскольку целью нотариального журнала является ведение подробных записей о совершенном нотариальном действии, журнал обычно содержит информацию, относящуюся к типу выполненного нотариального удостоверения и личности подписавших.

Сюда входит такая информация, как:

• Дата (когда было произведено нотариальное заверение)
• Тип нотариального заверения
• Тип нотариально заверенного документа
• Имя и адрес сторон, подписавших
• Как была проверена личность подписывающего лица
• Способ совершения сделки

Как долго нотариус должен вести журнал

Ведение нотариального журнала часто является предметом обсуждения среди нотариусов в онлайн-дискуссиях и на форумах. Этот нотариальный журнал включает в себя все детали нотариально заверенных документов и обстоятельств, при которых это происходит, что делает его важным помощником в работе.

Многие штаты США либо рекомендуют, либо требуют, чтобы их нотариусы вели записи обо всех своих нотариальных действиях в журнале. Причины вполне уважительные, если честно. Помимо предоставления полезных записей официальной деятельности нотариуса, этот журнал также служит доказательством транзакции в случае пропажи заверенных документов или этой информации, необходимой для судебного разбирательства.

Подробный нотариальный журнал помогает нотариусам защитить себя и свою работу в качестве нотариуса от возможных судебных исков и обвинений в халатности.

Однако то, что именно нотариусы записывают в журналах, зависит от правил их штата. Вот некоторые важные моменты, которые следует помнить о важности ведения журнала нотариальных действий и сохранения деталей для дальнейшего использования:

1. Должен ли каждый нотариус вести журнал?
2. Что искать в нотариальном журнале?
3. Какой журнал должен вести нотариус?
4. 15 пунктов для включения в запись в нотариальном журнале
5. Когда нотариусы должны создавать запись в журнале?

1.

Должен ли каждый нотариус вести журнал?

Да. В некоторых штатах настоятельно рекомендуется или требуется, чтобы нотариусы вели учет совершаемых ими действий.

Это важный инструмент, обеспечивающий расшифровку официальных актов нотариуса. Кроме того, он содержит сведения о сделке, если нотариально заверенный документ изменен, утерян или украден, или если факты, касающиеся нотариального заверения, оспариваются в суде.

Например, одна калифорнийская нотариус рассказала Notary Bulletin, как подписывающие лица обращались к ней через год после того, как она нотариально заверила для них кредитные документы. Кредитор потерял документы, и в результате документ о праве собственности подписавшего был неправильно зарегистрирован. Журнальные записи нотариуса свидетельствовали о том, что кредитные документы были нотариально заверены, и они помогли подписантам спасти свои дома.

Даже если это не требуется в соответствующем штате, ведение журнала в хорошем состоянии может помочь нотариусам обосновать, что они действовали надлежащим образом во время сделки, если их обвиняют в умышленной или небрежной ошибке.

Например, во Флориде нотариусы, осуществляющие цифровое нотариальное заверение, обязаны вести защищенную электронную запись своих действий. Должностные лица штата рекомендуют всем нотариусам во Флориде добровольно вести нотариальный журнал.

С другой стороны, штат Колорадо не требует от нотариусов ведения личного журнала, если их работодатель сохраняет нотариально заверенные документы в ходе обычной деятельности. Тем не менее, эксперты настоятельно рекомендуют нотариусам вести журналы на случай, если они столкнутся с иском об ответственности и не смогут получить доступ к ранее заверенным документам, хранящимся у работодателя.

Нотариальные журналы также помогают агентам обнаруживать и арестовывать коррумпированных лиц, подписывающих документы, которые пытались совершить подлог или мошенничество.

2. Что искать в нотариальном журнале?

Вот некоторые особенности хорошего нотариального журнала:

• Описание столбцов
• Номера страниц
• Безопасный переплет
• Защита конфиденциальности
• Номера строк

Образец нотариального журнала

Используйте этот шаблон

3.

Какой журнал должен вести нотариус?

В некоторых штатах требуется, чтобы формат журнала содержал определенные функции.

Аризона определяет, что обычные нотариусы должны вести бумажный журнал. Однако нотариусы, уполномоченные на удаленное онлайн-нотариальное заверение, должны записывать информацию в защищенном от несанкционированного доступа и постоянном электронном формате. Кроме того, они должны убедиться, что он соответствует условиям, принятым госсекретарем.

Теннесси требуется, чтобы нотариальный журнал был соответствующим электронным способом или хорошо переплетенной книгой. Если это не указано в законе штата, согласно NNA, нотариусы должны вести журнал с переплетенными страницами и записывать записи в хронологическом порядке, чтобы избежать подделки.

Хотя бумажные журналы являются проверенным и надежным методом, у них есть свои недостатки по сравнению с электронными журналами для ведения записей.

Во-первых, электронные журналы безопасны. Вся информация, записанная в журнале, заблокирована, не может быть обновлена ​​или изменена после сохранения, и будет указано, были ли записи подделаны.

Кроме того, электронные журналы соответствуют требованиям штата, а все нотариальные записи доступны для скачивания, печати и поиска. Нотариусы также могут отправить их клиентам по электронной почте.

В общем, электронный журнал нотариуса – отличная альтернатива традиционным журналам. Нотариальные записи могут храниться и резервироваться неограниченное время. Кроме того, нотариусы могут получить доступ к своему электронному журналу в любое время и в любом месте, и им легко пользоваться. Короче говоря, электронные журналы идеально подходят для нотариусов, особенно в мире Интернета.

4. 15 пунктов, которые необходимо включить в запись в нотариальном журнале

В некоторых штатах действуют надлежащие правила относительно того, что должна содержать каждая запись в журнале. Например, нотариусы должны записать, как они могут распознать подписавшего, чтобы обеспечить соблюдение законов штата при ведении нотариального журнала.

Если штат не предлагает точную информацию для внесения в нотариальный журнал, вот следующие рекомендации NNA.

Некоторые признанные пункты связывают нотариальное действие, описанное в журнале, с нотариусом и лицом, подписавшим информацию.

1. Дата нотариального заверения 

Все нотариусы должны фиксировать эти данные в своих журналах. Дата является одним из наиболее важных фактов при подписании того или иного документа. Эта информация есть в нотариальном удостоверении. Нотариусы также могут документировать время нотариального заверения в журнале. В некоторых штатах может потребоваться запись времени и даты в нотариальном журнале.

2. Дата документа

Нотариусы также должны записывать дату документа в своих журналах. На документе может быть указана дата вступления в силу или просто дата, указанная внизу или вверху документа. Это дата документа, которая не обязательно должна совпадать с датой нотариального заверения.

Это может быть дата в будущем или в прошлом. Документы могут вступить в силу позже даты нотариального заверения. Документы могут быть датированы временем составления их для подписи. Некоторые нотариусы также могут быть обязаны фиксировать время нотариального заверения в соответствии с законами своего штата.

3. Заголовок или вид документа

Все нотариусы обязаны хранить эту информацию в своих журналах. Например, в записи будет указано «Акт», «Аффидевит», «Право собственности на автомобиль», «Доверенность», «Последняя воля или завещание», «Контракт» или другой тип или название документа.

4. Участвующие стороны

Это трудоемкая работа. Однако эта информация полезна для окончательного распознавания документа. Например, стороны, упомянутые в акте, будут физическим лицом, передающим активы другому получателю гранта, а лицо, получающее право, является лицом, предоставляющим право. Сторонами, указанными в ипотечном инструменте, будут сторона, получающая ссуду, и организация, предоставляющая ссуду. Их называют залогодержателем и залогодателем. Точно так же сторонами по доверенности будут правообладатель и доверитель, выдавший доверенность. Например, нотариусы в Техасе обязаны получать информацию о создателях, праводателях, первоначальных правообладателях и подписывающих лицах, относящихся к документам 9.0003

5. Место нотариального заверения

Это еще один прекрасный инструмент для подтверждения правомерности действий. Председательствующим нотариусам необходимо указать страну, город и штат, где нотариально заверяются документы. В случае ложного обвинения информация помогает подписывающему и нотариусу. Это доказывает их позицию.

6. Тип нотариального заверения

Все нотариусы обязаны фиксировать эту информацию в своих журналах. Например, нотариус запишет «Подтверждение», «Юрат», «Заверенная копия/название документа», «Присяга под присягой» или «Присяга».

7. Устная церемония проведена

Подтвердить и отметить, что устная церемония была проведена, является прекрасным инструментом, если кто-то пытается отказаться от сделок и подразумевает, что председательствующий нотариус не проводил устную церемонию. В таком случае нотариус может сохранить в журнале подтверждение того, что заявления или присяги были даны или что кто-то принял подтверждение. А в случае заверенной копии нотариус подтверждает, что предъявитель документа делает заявление о подлинности документа

8. Плата

Все нотариусы должны указать эту информацию в своих журналах. Если нотариус взимает плату за нотариальное заверение, сумма должна быть указана. Также обратите внимание, была ли услуга оказана бесплатно.

9. Место нотариального удостоверения

Еще один отличный инструмент для подтверждения правомерности действий. Председательствующему нотариусу необходимо указать страну, город и штат, где осуществляется нотариальное заверение.

10. Вовлекаемое имущество

Если имущество является существенной частью сделки, нотариус приводит сведения, признающие имущество. В частности, это будет в случае ипотеки, акта, договора аренды или документов, содержащих адрес или описание собственности.

11. Количество страниц в документе

Например, в записи будет указано, что конкретный документ содержит 45 страниц. Нотариусы должны быть осторожны и точны, если они решат использовать эту информацию.

12. Личность подписывающего лица

Это может состоять из документа с адресом, именем и контактным номером подписывающего лица. Нотариусы должны указывать имя подписывающего лица во всех документах, связанных с удостоверением личности, используемых при нотариальном заверении, и сохранять примечание, если подписывающее лицо подписывает другим именем.

13. Метод идентификации

Это жизненно важная информация, которую должны записывать все нотариусы. Это метод, с помощью которого была идентифицирована сторона, подписавшая документ. Нотариус укажет, что он знает подписавшего и что конкретный подписывающий был опознан лично заслуживающими доверия свидетелями (одним или несколькими) или путем представления документов, удостоверяющих личность.

14.

Подпись подписывающего лица

Все нотариусы должны попросить подписывающего лица подписать свои журналы, чтобы обосновать свое появление перед нотариусом во время нотариального заверения.

15. Документы, удостоверяющие личность

В случае, если личность подписывающего лица установлена ​​по документам, удостоверяющим личность, или заслуживающим доверия свидетелям, необходимо записать типы бумаг и срок их действия, адреса, имена и контактные телефоны этих свидетелей. Кроме того, не указывайте номера документов, удостоверяющих личность, если это не предусмотрено законами штата.

Типичные бумажные нотариальные журналы будут иметь нотариусов, записывающих эту информацию вручную. Однако электронные журналы могут помочь в автоматическом заполнении всех реквизитов, что сэкономит нотариусам массу времени и усилий.

5. Когда нотариусы должны делать запись в журнале?

В идеале нотариусы должны делать каждую запись в журнале в присутствии подписывающего лица и до завершения нотариального заверения. Таким образом, они могут получить подписи и отпечатки пальцев, а также убедиться, что введенная информация верна и актуальна.

Кроме того, отдельные записи в журнале могут иметь серьезные юридические последствия. Так что нотариусы должны подходить к работе основательно.

Нотариусы должны делать новую запись в журнале для каждого совершенного нотариального действия и заполнять запись до нотариального заверения конкретного документа. При нотариальном удостоверении более одного акта на физическое лицо нотариусы должны создавать отдельные записи в журнале для каждого.

Несмотря на то, что это не требуется по закону, нотариальные журналы могут защитить лицо, подписывающее документы, и нотариуса от любых обвинений в правонарушениях. Кроме того, это также помогает избежать правонарушений со стороны нотариуса. Каждая запись в журнале юридически признается правдивой и является личным знанием нотариуса о произведенном нотариальном удостоверении.

Предположим, что нотариально заверенный документ был изменен или утерян, или некоторые факты, касающиеся сделки, позже оспариваются. В этом случае журнал служит ценным доказательством, способным защитить права собственников и помочь нотариусам защитить себя от ложных обвинений.

Нотариальные заверения действительны, обязательны и действуют до тех пор, пока документ действителен. Таким образом, журнал представляет собой длительную подробную запись о выполненных нотариальных заверениях.

Однако удобство удаленного нотариального заверения онлайн или электронного журнала очевидно для людей, которым необходимо найти нотариуса и помешать ему подписать документ. Кроме того, эти электронные нотариальные журналы автоматически записывают записи. Кроме того, есть и другие преимущества, которые электронные журналы предлагают по сравнению с бумажным нотариальным заверением лично. К ним относятся повышенная доступность нотариальных услуг, правоприменение и безопасность, а также минимизация риска мошенничества с идентификацией.

Кроме того, по мере того, как мир становится цифровым, возрастает зависимость от электронного журналирования, т. е. цифрового контрольного журнала и хранилища.

Используя электронные нотариальные журналы, отрасли и нотариусы, которые их внедряют, сокращают время предоставления своих услуг клиентам и выполняют санкционированные транзакции. Электронные журналы для нотариусов не только делают компанию более эффективной, гибкой и улучшают качество обслуживания клиентов, но и помогают снизить риск мошенничества и рисков в процессе нотариального заверения.

Подведение итогов

Для традиционных нотариальных заверений от нотариусов обычно требуется вести записи о своей деятельности в бумажном журнале, хотя некоторые штаты могут разрешить им использовать электронные журналы для большей точности и удобства. Более того, законы RON требуют от нотариусов вести электронные журналы для каждого нотариального заверения и по уважительным причинам.

Электронный нотариальный журнал позволяет нотариусам быстро и безопасно создавать журнальные записи, используя самые передовые стандарты шифрования.