Реестр заключений экспертизы проектной документации: Единый государственный реестр заключений

Единый государственный реестр заключений

Единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства (ЕГРЗ) представляет собой информационный ресурс, содержащий:

• сведения о заключениях экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий;
• сведения о представленных для проведения такой экспертизы проектной документации и (или) результатах инженерных изысканий;
• сведения о проектной документации повторного использования, в том числе об экономически эффективной проектной документации повторного использования;
• заключения экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий и представленные для проведения такой экспертизы документы.

Формирование и ведение ЕГРЗ осуществляется с использованием государственной информационной системы «Единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства», доступ к которому осуществляется посредством официального сайта.

Государственная информационная система «Единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства».

Перейти в Реестр

В соответствии с приказом Минстроя России от 11 января 2017 г. № 13/пр «Об определении подведомственного государственного учреждения, уполномоченного на ведение единого государственного реестра заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства» оператором государственной информационной системы, обеспечивающей ведение ЕГРЗ, определено ФАУ «Главгосэкспертиза России».

Начало ведения ЕГРЗ – 1 июля 2018 г.

 

Заключения экспертизы (документация, а также сведения о них) подлежат включению в реестр только в тех случаях, когда договор на проведение экспертизы в отношении такой документации заключен после 30 июня 2018 года (разъяснения Минстроя России от 30.

05.2018
№ 23694-ХМ/08).

Что такое Единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации (ЕГРЗ)

Институт ЕГРЗ введен в законодательство Федеральным законом от 03.07.2016 N368-ФЗ «О внесении изменений в Градостроительный кодекс Российской Федерации». Согласно части 7.1 статьи 49 Градостроительного кодекса, в редакции указанного закона, не допускается выдача заключения экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий до включения сведений о таком заключении в единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства. При этом закон N368-ФЗ (часть 2 статьи 2) установил переходное положение. Выдача заключения экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий допускается без включения сведений о таком заключении в единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства до:

1) определения Правительством РФ правил формирования ЕГРЗ;

2) установления Минстроем России порядка ведения ЕГРЗ и предоставления содержащихся в нем сведений и документов.

Первый из указанных документов уже издан. Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2017 №878 утверждены состав сведений реестра, отдельные элементы порядка включения и предоставления сведений из реестра. Утвержденные Правительством РФ правила формирования ЕГРЗ вступают в силу с 1 января 2018 года.

Согласно постановлению, внесение сведений в реестр осуществляют экспертные организации. Последовательность шагов по внесению сведений представлена на схеме.

 

 

Из схемы видно, что общий срок внесения сведений в ЕРГЗ является неопределенным до тех пор, пока не выйдет акт Минстроя России, устанавливающий порядок ведения ЕГРЗ. Постановление прямо не раскрывает содержание шага №2. Однако из пункта 7 Правил следует, что каждое заключение идентифицируется неизменяемым, не повторяющимся во времени и на территории Российской Федерации номером. Можно предположить, что процедура регистрации раздела включает в себя именно предоставление заключению такого номера, а также проверку полноты и комплектности сведений и документов, внесенных экспертной организацией при создании проекта раздела.

  

Из совокупного прочтения пунктов 8-14 Правил формирования ЕГРЗ можно определить состав разделов ЕГРЗ, проекты которых должны создавать экспертные организации. 

 

Состав разделов ЕГРЗ 

Подраздел 1. Заключение экспертизы

1. номер заключения
2. дата заключения
3. форма экспертизы (государственная или негосударственная)
4. вид объекта (ПД^[1] и (или) РИИ^[2]) и его наименование
5. результат экспертизы (положительное или отрицательное заключение)
6. сведения об экспертной организации
7. сведения об экспертах
8. сведения о лице, утвердившем заключение
9. сведения о признании заключения недействительным
10. источник финансирования

Подраздел 2. Документы, представленные для экспертизы ПД

1. наименование и адрес (местоположение) объекта
2. функциональное назначение объекта, и его основные технико-экономические показатели
3. сметная стоимость (при наличии раздела «смета») и сведения о проверке достоверности
4. сведения о природных и иных условиях территории
5. сведения о застройщике (техническом заказчике)
6. сведения о лицах, подготовивших ПД
7. сведения об использовании ПД повторного использования
8. сведения о признании ПД экономически эффективной ПД повторного использования
9. ПД
10. иные документы, представленные для проведения экспертизы ПД

Подраздел 3. Документы, представленные для экспертизы РИИ

1. дата подготовки отчета по РИИ
2. виды работ по инженерным изысканиям
3. сведения о местоположении проведения изысканий
4. сведения о застройщике (техническом заказчике)
5. сведения о лицах, подготовивших технический отчет по РИИ
6. РИИ
7. иные документы, представленные для проведения экспертизы РИИ

 

Предоставление сведений ЕГРЗ 

Постановление определяет, что к сведениям ЕГРЗ доступ обеспечивается всем заинтересованным лицам на бесплатной основе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в форме открытых данных. Перечень таких сведений выделен жирным шрифтом в перечислении состава разделов ЕГРЗ. Обращает внимание, что правительство отнесло к отрытым данным сведения о заказчике и исполнителе работ по экспертизе проектной документации, но при этом остались закрытыми такие же сведения в отношении экспертизы результатов инженерных изысканий.

 

Предоставление сведений из ЕГРЗ будет дополнительно регламентировать акт Минстроя России. Вероятно в нем будет определена возможность и условия предоставления документов из ЕГРЗ.

 

[1] ПД – проектная документация

[2] РИИ – результаты инженерных изысканий

Результаты экспертизы проектной документации с 1 июля будут размещены в единый реестр

С 1 июля 2018 года все заключения экспертизы проектной документации объектов капитального строительства будут вноситься Единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства (ЕГРЗ). Порядок ведения реестра утвержден Приказом Минстроя России № 115 от 22.02.2018 года.

В частности, в реестр будут размещаться сведения о заключениях экспертизы, о представленной для проведения экспертизы проектной документации и результатах инженерных изысканий, об экономически эффективной проектной документации повторного использования.

В подраздел, касающийся заключений экспертизы, включаются в том числе сведения о форме экспертизы (государственная или негосударственная), об объекте экспертизы (проектная документация, результаты инженерных изысканий), о результате проведенной экспертизы (положительное или отрицательное заключение), об экспертной организации; об экспертах, подписавших заключение, а также о лице, утвердившем заключение.

Ведение реестра осуществляется подведомственным Минстрою России ФАУ «Главгосэкспертиза России» с учетом требований законодательства о государственной и иной охраняемой законом тайне и законодательства РФ в области персональных данных.

С введением системы пользователи получат единый доступ к консолидированной информации о заключениях экспертизы, проектной документации и инженерных изысканиях в отношении объектов капитального строительства, в том числе в отношении экономически эффективной проектной документации повторного использования. Ознакомиться с системой можно по ссылке http://egrz.ru/

Использование информации, содержащейся в ЕГРЗ, позволит сократить сроки и стоимость как проектирования, так и последующего прохождения экспертизы и строительства, а также повысит информационную открытость деятельности экспертных организаций.

Предназначение системы Единого государственного реестра заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства

Консолидация информации о заключениях экспертизы, проектной документации и инженерных изысканиях в отношении объектов капитального строительства в едином месте.

Обеспечение информационных и организационно–технологических условий для эффективного использования экономически эффективной проектной документации повторного использования.
Повышение информационной открытости деятельности экспертных организаций.
Повышение оперативности и качества принимаемых управленческих решений, направленных на сокращение инвестиционного цикла и оптимизации расходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации при проектировании объектов капитального строительства, исходя из условий обеспечения соответствия разрабатываемой проектной документации критериям экономической эффективности.

Для реализации поставленных целей Система решает следующие взаимосвязанные задачи
Обеспечение поиска и предоставления дистанционного доступа к полной и актуальной информации и документации заинтересованным лицам.

Формирование аналитических отчетов и выписок с предоставлением возможности получения органами власти соответствующей аналитической информации при принятии управленческих решений.
Определение и стандартизация реквизитного состава хранящихся в базах данных ГИС ЕГРЗ сведений, обеспечение оперативности их получения и обработки.
Внедрение эффективных средств поиска, отбора и агрегации данных различного формата представления и хранения;
Обеспечение защиты информации с помощью сертифицированных СрЗИ при доступе пользователей к ресурсам ГИС ЕГРЗ.
Унификация информационного взаимодействия между ГИС ЕГРЗ и различными информационными системами (в т.ч. и СМЭВ) на основе согласованных форматов обмена данными.
Обеспечение надежной защиты содержащихся в ГИС ЕГРЗ персональных данных и сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Обеспечение юридической значимости формируемых в ГИС ЕГРЗ электронных документов и выполняемых пользователями действий посредством применения электронной подписи.

Вступивший в силу 1 сентября 2016 года Федеральный закон от 03.07.2016 № 368-ФЗ «О внесении изменений в Градостроительный кодекс Российской Федерации» внес существенные изменения в положения Градостроительного кодекса РФ, в частности определил необходимость создания нового информационного ресурса в сфере строительства – Единого государственного реестра заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства (далее – ЕГРЗ).

Приказом Минстроя России от 11.01.2017 № 13/пр «Об определении подведомственного государственного учреждения, уполномоченного на ведение единого государственного реестра заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства» оператором государственной информационной системы «Единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства» (далее – ГИС ЕГРЗ) определено ФАУ «Главгосэкспертиза России».

Главгосэкспертиза России проводит комплекс организационных и технических мероприятий, направленных на создание ГИС ЕГРЗ с целью обеспечения перехода на ведение Реестра с 1 июля 2018 года.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2017 № 878 «О порядке формирования единого государственного реестра заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства и внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 5 марта 2007 г. № 145» утверждены Правила формирования единого государственного реестра заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства, которыми установлено, что формирование и ведение ЕГРЗ должно осуществляться с использованием ГИС ЕГРЗ.

Пунктом 3 постановления № 878 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2017 г. № 1630 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2017 г. № 878») Минстрою России поручено обеспечить:

создание, развитие и ввод в эксплуатацию ГИС ЕГРЗ;
формирование и ведение ЕГРЗ с 1 июля 2018 года.

Статус материала:

• Дата публикации:
  04.07.2018, 10:17
• Дата последнего изменения:
  04.07.2018, 13:22

Выписка из реестра выданных заключений государственной экспертизы

Управление осуществляет ведение реестра выданных заключений государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий и предоставление сведений, содержащихся в этом реестре (далее — Реестр). Сведения из Реестра предоставляются физическим и юридическим лицам, органам государственной власти и органами местного самоуправления (далее — заявитель) без взимания платы.

Сроки предоставления: в течение десяти дней с момента получения Управлением письменного запроса.

Порядок направления запроса:

Письменный запрос о предоставлении выписки из Реестра направляется в Управление или в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Свердловской области (далее — МФЦ). Запрос должен содержать:

• идентификационные сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, реквизиты документов, удостоверяющих личность, почтовый адрес места жительства физического лица;
• полное наименование, место нахождения юридического лица),
• информация в отношении конкретного объекта, строительство, реконструкция, капитальный ремонт которого осуществляются или завершены (приостановлены).

Получение государственной услуги в МФЦ осуществляется в соответствии с учётом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации для получения государственных услуг через МФЦ.

Форма предоставления выписки из Реестра: выписка из Реестра предоставляется на бумажном носителе.

В случае направления запроса через МФЦ результат предоставления государственной услуги по желанию заявителя может быть получен в Управлении или в МФЦ, куда подготовленная выписка из Реестра или письменный отказ в предоставлении выписки из Реестра передаются не позднее рабочего дня, следующего за днём принятия соответствующего решения. В МФЦ производится только выдача выписки из Реестра, направление по почтовому адресу не осуществляется.

ЕГРЗ поможет выявить лучших специалистов и повысить качество проектирования

Источник: Строительная газета

За полтора года существования государственной информационной системы «Единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства» (ГИС ЕГРЗ) Главгосэкспертиза России проделала большую работу по наполнению реестра сведениями о выданных заключениях. Сегодня эта информация позволяет сформировать банк данных о проектной документации, отобрать наиболее эффективные проекты, учесть критические ошибки, которые могли бы привести к возникновению аварийных ситуаций. Кроме того, ЕГРЗ создает условия для контроля деятельности экспертных организаций при проведении экспертизы. О том, как совершенствуется этот информационный ресурс, в интервью «Строительной газете» рассказал начальник Управления сопровождения проектов Главгосэкспертизы России Сергей СУЭТИН.

«СГ»: Сергей Александрович, что изменилось в ЕГРЗ в 2019 году?

Сергей Суэтин: В 2018 году к работе с ГИС ЕГРЗ приступили далеко не все экспертные организации. Негосударственные экспертизы продолжали заключать с заказчиками договора на бумаге, и поэтому информация о заключениях не включалась в реестр. В итоге к концу 2018 года львиную долю фактуры ЕГРЗ обеспечивали государственные экспертные организации. Пиковая нагрузка по количеству рассматриваемых обращений пришлась на декабрь, когда за день операторы рассмотрели и приняли решения по 426 проектам разделов реестра, из которых 245 были включены в реестр, а остальные возвращены на доработку. В течение 2019 года негосударственные экспертизы стали активнее наполнять ЕГРЗ своими проектами разделов, и в результате к декабрю пиковая нагрузка в день составила уже 713 решений и 458 разделов, включенных в реестр.
«СГ»: На что вы обращаете внимание, оценивая работу экспертных организаций с ЕГРЗ?

Сергей Суэтин: Мы смотрим, прежде всего, на качество подготовленных проектов разделов. Это связано с продолжающимся ростом пользователей реестра, изменениями нормативной базы и увеличением количества представляемых проектов. Немаловажную роль играет качество внесения данных. Во-первых, проверяется полнота данных и наличие в проекте разделов всех необходимых документов, таких, например, как заключение экспертизы, подписи экспертов и утверждающего лица, а также наличие загруженной проектной документации. Во-вторых, мы изучаем качество внесенных данных. В целом, показатели улучшаются, но до сих пор есть случаи, когда экспертные организации некорректно указывают в заключении, например, свои реквизиты, фамилии и инициалы экспертов. Исправление таких недочетов необходимо, ведь ошибка, допущенная при вводе данных на начальном этапе, влечет за собой риск искажения сводных данных в дальнейшем и может привести к неправильным управленческим решениям. Поэтому Главгосэкспертиза продолжает работу над повышением качества вносимых данных.

«СГ»: Главный вопрос — зачем отрасли нужен этот реестр?

Сергей Суэтин: ЕГРЗ аккумулирует информацию обо всех проектах капитального строительства, проектных организациях, застройщиках и иных лицах, принимающих участие в разработке проекта. Анализ такой информации помогает выявить качественных проектировщиков, имеющих наименьшее количество отрицательных заключений и накопивших большой опыт разработки проектов в своих сферах.

По мере развития ГИС ЕГРЗ будет расти портфолио экономически эффективных проектов, а их использование приведет к экономии бюджетных средств за счет отсутствия необходимости разрабатывать проект с нуля. У заказчиков появится возможность выбрать проекты, наиболее подходящие для своих нужд. В целом, ЕГРЗ может стать одной из составляющих системы управления жизненным циклом объектов капитального строительства и своего рода дисциплинарным инструментом для участников рынка. Минстрой России, имея доступ к проектной документации в ЕГРЗ, сможет проводить отбор и оценку проектов и признавать документацию экономически эффективной, повышая тем самым значимость проектных организаций. По сути, таким образом регулятор формирует каталог лучших практик в проектной деятельности, задавая стандарты для всего рынка проектирования.

Планируется также, что в дальнейшем доступ к информации в реестре получат и иные государственные органы. Так, например, открытие информации в ЕГРЗ для органов разрешительной деятельности и строительного надзора потенциально может привести к сокращению сроков оказания государственных услуг, так как позволит отказаться от необходимости запрашивать часть документов у заявителей.

Кроме того, хороший проектировщик должен иметь положительный опыт не только в проектировании, но и в прохождении экспертизы. Как правило, команды проектировщиков и ГИПов, которые способны последовательно выполнять проектные работы с хорошим качеством и в установленные сроки, пользуются хорошей репутацией. И в понятие репутации в данном случае входят и количество проектов, прошедших экспертизу, и результаты ее прохождения. У заказчиков строительства есть потребность в таких проектировщиках, но информации о них в свободном доступе нет. Существует информация о том, какие проектировщики есть на рынке, но, что они из себя представляют, часто неизвестно. Такую информацию можно получить в ГИС ЕГРЗ.

«СГ»: Чем еще ЕГРЗ может быть полезен участникам рынка?

Сергей Суэтин: ЕГРЗ — это инструмент, который сможет помочь рынку только в том случае, если нам удастся преодолеть сложившуюся традицию делать все в последний момент. Для управления сроками реализации объектов Главгосэкспертиза России внедрила систему предварительных заявок, с помощью которой мы пытаемся помочь рынку заранее планировать проектную деятельность — за два-три года примерно. Кроме того, в 2017 году в Главгосэкспертизе было создано подразделение по работе с клиентами — Управление сопровождения проектов, основная цель которого — взаимодействие с заказчиками. Каждый куратор подразделения общается с закрепленными за ним заказчиками по вопросам планирования заявок и осуществляет сопровождение при их обращении в Главгосэкспертизу. Такой подход позволил нам значительно повысить точность планирования предоставления услуг. С 1 января приемка документации переведена в Главгосэкспертизе на централизованную систему — пакет документов для оказания услуги может принять любой сотрудник приемки независимо от его фактического местонахождения. Единственное исключение составляют проекты, содержащие государственную тайну: их принимают только в центральном аппарате в Москве. Процесс централизации работы остальных структурных подразделений планируется закончить в 2020 году. Все эти решения направлены на улучшение взаимодействия с заказчиками.

«СГ»: Как предварительная работа с Главгосэкспертизой России может повлиять на качество проектно-сметной документации?

Сергей Суэтин: 80% некачественного проектирования — это неправильно подготовленная исходно-разрешительная документация. В ряде случаев она просто отсутствует или подготовлена с ошибками, влияющими на весь проект. В итоге до рассмотрения проекта по существу дело часто даже не доходит. Так происходит потому, что обычно подготовка проектной документации возлагается на проектировщика, который может правильно описать объект только на основании данных, полученных от заказчика. Однако если заказчик, как иногда случается, перекладывает бремя оформления исходно-разрешительной документации на проектировщика, это усложняет все процессы, затягивает сроки, а иногда и срывает процесс проектирования и прохождения экспертизы. Всего этого можно избежать, начав взаимодействие экспертов, заказчиков и проектировщиков еще на этапе инвестиционного планирования.

Справочно:

Приказом Минстроя России от 11 января 2017 года № 13/пр оператором государственной информационной системы «Единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства» определено ФАУ «Главгосэкспертиза России».

Экспертиза переходит на новый формат заключений

Источник: Строительная газета

Главным вопросом повестки на заседании Совета государственной экспертизы ФАУ «Главгосэкспертиза России», прошедшем при участии представителей Минстроя России и руководителей региональных экспертных организаций, стала цифровая трансформация института экспертизы в строительстве. Комментируя технические особенности реализации изменений в нормативных актах, связанных с цифровизацией, руководитель Центра цифровой трансформации Главгосэкспертизы России Виктория Эркенова напомнила, что учреждением создана Единая цифровая платформа экспертизы (ЕЦПЭ), которая сейчас активно дорабатывается.

В частности, приказом Минстроя России № 282/пр были внесены изменения в приказ № 341/пр, которые определяют новые требования к оформлению и содержанию заключения экспертизы. Теперь, помимо основных инструментов для перевода текущей работы в электронную среду, в платформе планируется реализовать сервис для формирования заключений экспертизы в формате XML-документа. Сейчас, как правило, экспертные организации формируют заключения cначала в word, затем конвертируют созданные документы в формат PDF и вручную загружают данные в государственную информационную систему «Единый государственный реестр заключений экспертизы проектной документации объектов капитального строительства» (ГИС ЕГРЗ). В ГИС ЕГРЗ формируется интернет-контейнер, который содержит в себе PDF-файл, подготовленный экспертной организацией, и регистрационный номер. С переходом на новый формат заключения изначально будут формироваться экспертной организацией в XML, при этом необходимости ручного ввода в ГИС ЕГРЗ не будет.

«Переход к данному формату состоится в течение полугода и существенно оптимизирует процедуры формирования и регистрации заключений в ГИС ЕГРЗ. В настоящее время экспертным организациям очень важно наладить техническую доработку своих информационных систем. Чтобы помочь им в этот переходный период, Главгосэкспертиза готовит открытый сервис, который позволит формировать заключения в XML на базе ЕЦПЭ. Мы готовы делиться своими наработками», — заявила Виктория Эркенова.

В свою очередь заместитель начальника Управления организационного развития Борис Булынин и начальник Управления сопровождения проектов Главгосэкспертизы России Сергей Суэтин отметили рост объема заключений, загружаемых в ГИС ЕГРЗ. Качество поступающих данных улучшается, несмотря на сложности, связанные с пандемией.

Начальник Главгосэкспертизы России Игорь Манылов добавил, что борьба за повышение качества данных будет продолжаться. Он напомнил, что с 1 июля 2020 года доступ к сведениям в ЕГРЗ получили контрольные и региональные органы, выдающие разрешения на строительство, поэтому особенно важно обеспечить достоверность и качество загружаемой в реестр информации. Органы строительного надзора, разрешительной деятельности, ряда других органов и организаций получили возможность получать сведения из ГИС ЕГРЗ путем запроса через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) либо с помощью личного кабинета. К системе уже подключились Москва и Московская область, Пермский край и Республика Удмуртия. Также активно пользуются сведениями, размещенными в ГИС ЕГРЗ, «ДОМ.РФ» и Главгосэкспертиза России.

«Мы создаем инструменты для управления данными, для перехода в единую цифровую среду. Поэтому как Главгосэкспертизе, так и региональным экспертным организациям необходимо оперативно отслеживать изменения в законодательстве, понимать принципы цифровизации и оптимизации рабочих процессов, участвовать в формировании стратегии дальнейшего развития института государственной экспертизы», — подчеркнул Игорь Манылов.

Кстати:

Минстрой России и Госкорпорация Ростех подписали соглашение о сотрудничестве по цифровой трансформации строительной отрасли и ЖКХ. Стороны будут взаимодействовать в вопросах построения эффективной ИТинфраструктуры. В соответствии с соглашением, Ростех окажет методологическую и экспертную поддержку в процессе создания точного предпроектирования технологического ландшафта и построения целевых моделей рынка. Сотрудничество будет происходить на некоммерческой основе в рамках проекта Rostec. digital. Проектный офис Ростеха поможет сформировать целевую архитектуру информационных систем с учетом потребностей и особенностей отраслевых рынков, предусмотрев возможность развития по модели ГЧП. Это будет способствовать появлению множества частных цифровых продуктов

4 Выводы, выводы и рекомендации | Оценка результатов внешних независимых обзоров проектов Министерства энергетики США

Вывод 2: Ценность экспертной оценки (ПИС или ОДП) в значительной степени зависит от опыта и знаний группы проверки, ее способности понимать требования проекта, ее независимости и ее способности давать объективные оценки и рекомендации. Собрать команды, обладающие как опытом, так и независимостью, может быть сложно, особенно для сложных, уникальных проектов, иногда реализуемых Министерством энергетики.

Проекты Министерства энергетики США часто связаны со специализированным научным оборудованием или инновационными технологиями, сопряженными со значительными рисками и трудностями при реализации. Нестандартный, а иногда и уникальный характер проектов Министерства энергетики США требует индивидуального подхода. По этой причине для EIR часто требуются рецензенты, обладающие уникальным опытом. Кроме того, критические проблемы меняются в ходе разработки проекта, при этом вопросы планирования доминируют на ранних стадиях, а вопросы реализации становятся более важными на более поздних стадиях.В результате необходимо тщательно продумать состав соответствующей группы по анализу, чтобы убедиться, что ее члены обладают соответствующим опытом.

В настоящее время ПИС в основном полагаются на рецензентов из сообщества DOE, которым может не хватать полной объективности, в то время как EIR полагаются на рецензентов из сообщества DOE, которые иногда могут не обладать необходимыми знаниями. В долгосрочной перспективе обзоры могут проводиться командами с привлечением как внутренних, так и внешних рецензентов по мере необходимости для решения критических проблем, возникающих в рамках проекта. Для проектов со специфическими требованиями команда, состоящая из внешних и внутренних рецензентов, может обеспечить баланс между независимостью и технической направленностью, необходимой для эффективной оценки неотъемлемых рисков в предлагаемых объемах работ, бюджетах и ​​графиках проекта, а также для обслуживания более широкой аудитории. Для проверки объема проекта может потребоваться больше внутренних рецензентов, а для проверки стоимости и графика может потребоваться больше внешних рецензентов.

Вывод 3: Общая стоимость проекта является ведущим критерием при планировании и составлении графиков проверок.В равной степени могут быть уместны дополнительные критерии .

Решения по планированию соответствующих экспертных оценок должны частично основываться на TPC, но также должны учитывать другие критические факторы успеха проекта, такие как неотъемлемые риски, сложность, технологическая готовность, возможности команды управления проектом и количество времени. прошедшее между вехами компакт-диска.

Вывод 4: Экспертные проверки (IPR или EIR), проведенные до утверждения потребностей миссии (CD-0) и снова до утверждения альтернативного выбора и диапазона затрат (CD-1), могут сыграть важную роль в оценке рисков. управление и обеспечение качества при предварительном планировании проекта.Некоторым проектам, вероятно, было бы полезно проводить ежегодные обзоры в целях обеспечения качества, когда время между важными вехами принятия решений превышает 1 год.

Программа сравнительного анализа Института строительной индустрии (CII) показала, что качество и полнота начального планирования проекта связаны с вероятностью успеха проекта и что наилучшие возможности владельца повлиять на результат проекта возникают в передний конец (CII, 1996). Чем больше сложность и риски проекта, тем больше необходимость обеспечения обоснованности ранних критических решений.

Риски в больших и сложных проектах меняются по мере развития проекта. Потенциал изменений оправдывает необходимость периодической экспертной оценки в той или иной форме. Такие обзоры могут дать свежий взгляд на проект, учесть изменяющиеся обстоятельства, выявить возникающие проблемы и пересмотреть предположения проекта и информацию, на основе которой были приняты решения, чтобы убедиться, что они остаются в силе.

Находка 5: Проблемы со связью, связанные с процессом планирования предварительной проверки, возникли, когда группа ОДП пришла к важному выводу после выездного инструктажа на месте, но не передала его сотрудникам DOE до предоставления окончательного отчета.

Что такое журнал проблем? [Обновлено]

В жизненном цикле проекта руководитель проекта всегда сталкивается с проблемами, которые могут повлиять на проект. Журнал проблем — это жизненно важный документ проекта, который помогает руководителю проекта справляться с этими проблемами. Это также важная тема для изучения на сертификационном экзамене PMP.

В этой статье мы рассмотрим следующие темы, которые дадут вам полное представление о журнале проблем и многое другое, в том числе:

• Что такое проблемы?
• Разница между выпуском и риском
• Что такое журнал проблем?
• Компоненты журнала проблем
• Пример журнала проблем

Что такое проблемы?

Проблемы — это проблемы, пробелы, несоответствия или конфликты, которые неожиданно возникают в течение жизненного цикла проекта.Проблемы могут включать в себя проблемы с персоналом или поставщиками, технические сбои, нехватку материалов или любые другие проблемы, негативно влияющие на проект. Если проблемы остаются нерешенными, руководитель проекта может столкнуться с ненужными конфликтами, задержками или сбоями в получении результатов. Проблемы также могут повлиять на ожидания заинтересованных сторон в проекте.

В чем разница между проблемой и риском?

При управлении рисками или проблемами руководитель проекта следует аналогичным процессам, в ходе которых выявляются потенциальные или фактические проблемы и определяется их влияние на проект. Она также определяет четкую ответственность и ставит цели с конкретными задачами и сроками. Однако между проблемой и риском есть некоторые фундаментальные различия.

Риск – это неопределенное событие или условие, которое, если оно произойдет, может оказать положительное или отрицательное влияние по крайней мере на одну цель проекта. Таким образом, проектная группа может планировать меры реагирования на риски и стратегии для управления выявленными рисками или их предотвращения. Обычно у команды проекта есть время, чтобы рассмотреть альтернативные подходы и реализовать одну или несколько стратегий для управления выявленными рисками.Управление рисками обычно носит стратегический и упреждающий характер.

И наоборот, проблема — это то, что уже влияет на проект и требует решения. Это означает, что управление проблемами является реактивным и требует срочных тактических действий.
Например, невозможность найти квалифицированных специалистов для конкретной технологии представляет собой риск для проекта. Однако, если опытный член команды внезапно должен отсутствовать в офисе в течение двух недель, это проблема.

Например, невозможность найти квалифицированных специалистов для конкретной технологии представляет собой риск для проекта.Однако, если опытный член команды вдруг попадает в аварию и попадает в больницу на 2 недели, это проблема.

Что такое журнал проблем?

Журнал проблем, иногда также известный как реестр проблем, представляет собой документ проекта, в котором регистрируются и отслеживаются все проблемы, негативно влияющие на проект. Когда создается журнал проблем, он предоставляет инструмент для отчетности и сообщения обо всем, что происходит в рамках проекта. Это очень похоже на запрос в службу поддержки, который создается, когда вы звоните в службу поддержки: проблема регистрируется и получает идентификатор, затем проблема отслеживается — вплоть до решения.

Согласно Руководству PMBOK®, в процессе управления командой проекта руководитель проекта работает над тем, чтобы поддерживать команду проекта в оптимальном состоянии, управляя вопросами, связанными с человеческими ресурсами. К таким проблемам относятся ресурсы, покидающие проект, люди, страдающие от низкого морального духа, или конфликтующие команды. Все эти вопросы могут напрямую повлиять на цели проекта, такие как бюджет, график и качество. Проблемы могут нарушить выполнение проекта и, безусловно, могут повлиять на ожидания заинтересованных сторон.

Журнал проблем — это важный инструмент, используемый для управления этими и другими проблемами, помогая команде проекта записывать проблемы, требующие решения. Наряду с каждой проблемой также документируется лицо или команда, ответственные за решение проблемы.

В процессе управления ожиданиями заинтересованных сторон руководитель проекта работает над выявлением и устранением проблем заинтересованных сторон упреждающим и своевременным образом. Этот процесс помогает гарантировать, что никакие заинтересованные стороны или другие проблемы не перерастут в проблемы, которые могут неблагоприятно повлиять на проект.Журнал проблем является важным входом для этого процесса, поскольку любая проблема, с которой сталкивается проект, будет очень актуальной для включения в процесс.

Чтобы создать реестр задач, руководитель проекта может создать электронную таблицу или базу данных или купить программное обеспечение для управления задачами у самых разных поставщиков.

Ждете ли вы успеха в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь в программе «Основы управления проектами» прямо сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

Каковы компоненты журнала проблем?

Менеджер проекта может успешно управлять проблемами, если он может сосредоточиться на типе отслеживаемой информации, а не на механизме отслеживания проблем, используемом в проекте.

Вы можете включить следующую информацию в пример журнала проблем:

• Название выпуска Название проблемы можно записать. Во многих случаях также записывается номер выпуска.

• Тип выпуска Определив категории проблем, которые могут возникнуть в проекте, менеджер проекта может отслеживать проблемы и назначать их нужным людям для их решения. Несколько категорий, которые могут быть включены в этот столбец:

• Техническое описание Это технические проблемы в проекте.

• Ресурс Это вопросы, связанные с человеческими ресурсами, оборудованием или материалами в проекте.

• Сторонняя сторона Это вопросы, связанные с продавцами, поставщиками или любой внешней третьей стороной.

• Сообщил В эту колонку можно записать имя человека, поднявшего вопрос.

• Дата отчета В этой колонке можно указать дату, когда был поднят вопрос.

• Описание Проблема может быть достаточно описана в этой колонке. Описание проблемы может включать влияние, которое проблема может оказать на проект, и цели проекта, на которые могут повлиять эти проблемы.

• Приоритет Каждой проблеме в этом столбце может быть присвоен рейтинг приоритета. Рейтинги приоритета могут быть высокими, средними или низкими в зависимости от того, какое влияние проблема может оказать на проект.

• Назначено В этот столбец можно включить имя человека или группы, ответственных за проблему.Этот человек может нести или не нести ответственность за решение проблемы. Однако он или она несет ответственность за отслеживание проблемы и обеспечение того, чтобы проблема решалась на основе ее приоритета.

БЕСПЛАТНЫЙ курс: Введение в CAPM®

Станьте CAPM® с этим БЕСПЛАТНЫМ курсом Зарегистрируйтесь сейчас

• Дата разрешения цели В этом столбце может быть указан крайний срок решения этой проблемы.

• Состояние Ход решения проблемы будет отслеживаться в этой колонке.Ход выполнения можно указать с помощью таких меток, как «открыто», «внедрение» или «решено».

• Окончательное решение Краткое описание решения, которое было реализовано для решения проблемы, может быть включено в этот столбец.

 Пример журнала проблем

На изображении ниже показан пример шаблона журнала проблем: 

Запишитесь на наш сертификационный курс PMP сегодня и заложите прочную основу в принципах управления проектами.

Заключение

Ведя журнал проблем, команда проекта может поднимать и документировать проблемы, а также обеспечивать их быстрое и эффективное расследование и решение. Это, в свою очередь, может помочь команде выполнить проект в рамках бюджета и в срок.

Вы рассматриваете возможность карьеры в области управления проектами? Simplilearn предлагает несколько учебных курсов по управлению проектами и схемы обучения, которые могут помочь начинающим руководителям проектов получить необходимое образование — не только для сдачи сертификационных экзаменов, таких как PMP®, но и получить практические знания, полезные для любой карьеры в области управления проектами.

Посмотрите это видео — оно познакомит вас с PMP®. После просмотра у вас будет лучшее представление об онлайн-обучении Simplilearn. Simplilearn предлагает обучение по различным дисциплинам управления проектами, включая PMP®, PRINCE2® и CAPM®.

PMP® и PMBOK® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc. 

Реестр рисков в управлении проектами [обновлено в 2021 г.]

Реестр рисков, иногда называемый журналом рисков, является важным компонентом общей системы управления рисками.Реестр рисков, созданный на ранних этапах проекта, представляет собой инструмент, помогающий отслеживать проблемы и решать их по мере их возникновения.

Реестр рисков также является важной темой изучения для сертификации PMP, а также сертификации Prince2. Реестр рисков используется для выявления, оценки и управления рисками до приемлемого уровня путем проверки и обновления.

Хотите стать компетентным в основных областях управления проектами? Ознакомьтесь с предварительным просмотром нашего курса сертификации PMP здесь.

Какова цель реестра рисков?

Целью реестра рисков в управлении проектами является запись сведений обо всех выявленных рисках вместе с их анализом и планами того, как эти риски будут обрабатываться.

По сути, это журнал, в котором определяются риски, их серьезность, а также действия и шаги, которые необходимо предпринять для снижения риска. База данных реестра рисков может рассматриваться руководителями проектов как инструмент управления для мониторинга процессов управления рисками в рамках проекта.Руководитель проекта несет ответственность за обновление реестра рисков по мере необходимости. Задача обновления реестров рисков обычно делегируется функции контроля проекта.

Список рисков, выявленных и зарегистрированных в реестрах рисков, определяет следующие процессы управления рисками, указанные в Руководстве PMBOK®.

Получите всестороннее представление об управлении проектами и научитесь управлять сложными проектами с помощью нашей учебной программы по управлению проектами прямо сейчас!

Выполнение качественного анализа рисков

В процессе выполнения качественного анализа к существующему списку рисков в реестре рисков добавляются сведения, включая приоритет рисков, срочность рисков, классификацию рисков и любые тенденции, которые были замечены при выполнении этого процесса.Риски, которыми удалось управлять, которых удалось избежать или которые больше не актуальны, могут быть удалены из реестра рисков. Соответствующие планы действий по риску также могут быть удалены из реестров рисков.

Выполнение количественного анализа рисков

В процессе выполнения количественного анализа рисков реестр рисков обновляется вероятностями, связанными с каждым идентифицированным риском, и вероятностью выполнения прогнозов по затратам и времени. Кроме того, обновляются приоритеты рисков, а также отмечаются наблюдаемые тенденции.

План реагирования на риски

В процессе планирования реагирования на риски создается конкретный план реагирования для управления каждым риском. Эти планы реагирования на риски обновляются в реестре рисков в результате этого процесса.

Управляя рисками, помните, что не все риски являются негативными. Положительные риски — это возможности. Соответственно, руководитель проекта должен разработать стратегии управления негативными рисками или угрозами, а также позитивными рисками или возможностями.

Мониторинг и контроль рисков

В процессе Мониторинга и контроля рисков планы переоцениваются и переоцениваются.В результате этого процесса реестр рисков обновляется информацией о новых рисках. Эта информация должна регулярно обновляться в реестре рисков, независимо от того, меняется ли она на оценки рисков или фактические цифры, такие как затраты, связанные с ущербом от погодных условий.

Когда создаются реестры рисков?

Согласно Руководству PMBOK, реестр рисков является результатом процесса «Идентификация риска» в области знаний «Управление рисками». Процесс выявления рисков — это процесс планирования, используемый для выявления рисков, которые могут повлиять на проект, и понимания характера этих рисков.

Хотя процесс выявления рисков выполняется на ранней стадии проекта, риски со временем меняются, и могут возникать новые риски. Следовательно, может возникнуть необходимость выполнить процесс идентификации рисков несколько раз в течение всего проекта.

Каковы компоненты реестра рисков?

Не существует стандартного списка компонентов, которые должны быть включены в реестр рисков. Руководство PMBOK, PRINCE2 и другие организации дают рекомендации по содержанию реестра рисков; однако это не единственные рекомендации, которые можно использовать.

В следующей таблице приведены примеры компонентов реестров рисков, используемых для управления рисками в крупных и сложных проектах.

Ждете ли вы успеха в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь в программе «Основы управления проектами» прямо сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

Заключение

Реестры рисков являются важным компонентом общей системы управления рисками, поскольку в них регистрируются все выявленные риски в проекте. Созданные в процессе выявления рисков в соответствии с руководством PMBOK, реестры рисков также управляют другими процессами рисков, такими как выполнение качественного анализа рисков, выполнение количественного анализа рисков, планирование реагирования на риски, а также мониторинг и контроль рисков.

Вы профессионал, стремящийся стать руководителем проекта? Попробуйте ответить на эти практические вопросы PMP и оцените себя!

Ознакомьтесь с нашим курсом по обучающим видео PMI-RMP®

PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.

Почему важна проектная документация

Введение:

Документация — кажется геркулесовой задачей для менеджера проекта. Руководители проектов часто участвуют в реализации сложных проектов высокого класса. Предполагается, что они должны производить ожидаемые результаты, сталкиваясь с тройными ограничениями в проекте. Следовательно, работа менеджера проекта всегда сложна с управлением большим количеством действий. С таким напряженным графиком руководитель проекта редко ценит документальную часть управления проектом.Но даже в этом случае хороший руководитель проекта никогда не отклоняется от документации, управляя проектом в мельчайших деталях. Причина в том, что проектная документация одинаково важна для хорошего руководителя проекта.

Проектная документация:

Что такое документация?

Давайте рассмотрим некоторые стандартные определения документации,

Оксфордский словарь говорит: « Документация — это материал, который предоставляет официальную информацию или доказательства или служит записью процесса классификации и аннотирования текста »

Merriam Webster определяет: « Документация — это действие или пример предоставления или аутентификации документов »

Кембриджский словарь указывает,  «Документация в виде официальных документов или письменных материалов, подтверждающих что-либо »

Значит, документация комплект

Назначение документации

Он может служить для предоставления доказательства прослеживаемости или ссылки на что-то сделанное.

Что такое проектная документация?

Проектная документация охватывает всю часть документации, связанную с проектом.

Получается

• ожидания и цели проекта без изменений;

• прослеживаемые задачи проекта; и 

• помогает решить любые проблемы проекта среди прочего.

Так или иначе, управление проектами помогает руководителю проекта сохранить свою работу.Действительно, она несет ответственность за статус и результаты проекта. Менеджер проекта должен быть бдительным профессионалом, следящим за ходом проекта.

Проектная документация помогает отслеживать ход выполнения проекта и его эффективность, а также принимать решения.

Иногда проектная документация кажется бременем для специалиста по управлению проектами. Но опытный профессионал может понять важность хорошей документации. Она никогда не препятствует использованию документации на протяжении всего проектного цикла. Скорее, она выступает за использование хороших шаблонов документации. Она пытается воспитывать культуру документирования и записи. Неадекватная документация или ее отсутствие увеличивает шансы провала проекта. Кроме того, неадекватная документация может привести к проблемам, связанным с неадекватной поддержкой проекта.

Важность документации в управлении проектами:

Источник изображения: https://pxhere.com/en/photo/764428

Почему документация имеет первостепенное значение в управлении проектами?

Неопытные менеджеры проектов часто не могут понять, почему важна документация? Документация добавляет беспокойства начинающему руководителю проекта.Поскольку она должна выполнять несколько проектов в рамках ограничений. Но позвольте мне предостеречь вас от того, чтобы ни в коем случае не пропускать часть документации, чтобы компенсировать ваши временные трудности. Хороший тайм-менеджмент — очень необходимый навык для руководителя проекта. Точно так же документация также важна, если вы хотите отточить навыки управления проектами. Хороший набор документов по управлению проектом, безусловно, окупится в конце концов. Если вы хорошо управляете проектной документацией, вас ждет успешная карьера профессионала в области управления проектами.

Рассмотрите следующие случаи, чтобы лучше понять важность проектной документации:

1. Устав проекта является первоначальным проектным документом в управлении проектами. Он помогает менеджеру проекта понять контекст и ожидания проекта. Кроме того, это помогает составить план проекта для достижения результатов. Фактически, этот документ задает направление для менеджера проекта и проектной группы по прохождению жизненного цикла проекта. Без этого документа в первую очередь не будет ясности для начала проекта.

2. Как руководитель проекта вы можете одновременно работать над несколькими проектами. Ваша работа состоит в том, чтобы реализовать все имеющиеся проекты с желаемыми ожиданиями и выгодами. Чтобы убедиться, что вы на правильном пути, вам необходимо сопоставить результаты проекта с планом управления проектом. Следовательно, план управления проектом является важной частью вашей документации на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это живой документ с регулярными обновлениями во время проекта, так что он может решить свою задачу в реальном времени.

3. Что касается хода выполнения проекта, предполагается, что руководитель проекта и команда сообщают о его статусе соответствующим заинтересованным сторонам. Но с кем общаться; когда общаться; а как — это все бросающиеся в глаза вопросы. Ответ на эти вопросы – хорошо продуманный план коммуникации. Имея этот документ на месте, вы и ваша команда не пропустите ни одной части необходимой коммуникации.

4. Планирование проекта — еще один документ, который поможет вам ориентироваться в проекте, отслеживая действия.Крайне важно следить за ходом выполнения проекта. И это также помогает вносить исправления, когда это необходимо. Соблюдение графика — примитивное требование к менеджеру проекта.

5. Основная проблема проектной группы заключается в том, как начать работу над проектом. Некоторые из проектов настолько сложны, что для их завершения может потребоваться много работы и усилий. Рабочий план — еще один важный момент для менеджера проекта. Он устанавливает полную структуру работы над проектом на уровне деятельности.Ресурсы можно легко распределить по более мелким видам деятельности, вместо того чтобы сосредотачиваться на всем объеме работы. Структура разбивки работ помогает разбить сложную работу на управляемые действия, называемые рабочими пакетами.

6. Понимание требований проекта и отслеживание результатов для обеспечения выполнения требований одинаково важно для менеджера проекта и его команды. Требования и цели продукта/услуги должны быть выполнены для обеспечения успеха проекта. Менеджер проекта должен обратиться к плану требований и получить максимальную ясность по нему.Понимание требований имеет первостепенное значение для успеха проекта. Матрица прослеживаемости требований является важным документом для отслеживания требований с результатами.

7. Выполнение проекта в рамках бюджета очень желательно от менеджера проекта. Что делать, если стоимость проекта превышается в середине проекта? Это может быть из-за отсутствия расчета сметной стоимости на уровне деятельности или отсутствия мониторинга стоимости в течение проектного цикла? Он обязательно откажется от проекта. Таким образом, смета расходов становится важной частью документации для оценки стоимости проекта.И если сделаны предположения, правильно запишите их в журнале предположений. Кроме того, убедитесь, что вы отслеживаете и контролируете стоимость проекта в соответствии со сметой расходов, чтобы придерживаться бюджета.

8. Большинству руководителей проектов сложно оценить ресурсы, необходимые для проекта. Даже некоторые неудачи проектов происходят из-за плохого управления ресурсами. План управления ресурсами помогает определить ресурсы, необходимые для проекта. Он помогает приобретать ресурсы и определяет роли/обязанности человеческих ресурсов.Он также закладывает основу для обеспечения достаточности ресурсов. Еще одним важным аспектом является оценка и контроль выполнения работы. Отчеты помогают понять потребности в ресурсах на протяжении всего проекта.

9. Подготовка плана управления рисками и ведение реестра рисков помогает руководителю проекта справляться с потенциальными или предстоящими рисками во время проектов. Любой проект имеет низкий или высокий уровень неопределенности. Управление рисками всегда является проблемой для менеджера проекта во время проекта.Задокументировав это, руководитель проекта может разумно сформулировать стратегию для борьбы с рисками. А значит, увеличивает шансы на успех проекта.

10. Руководитель проекта не может пренебрегать важностью управления заинтересованными сторонами. Успех проекта зависит как от всех этих заинтересованных сторон, так и от менеджера проекта. Заинтересованные стороны имеют разные уровни заинтересованности и влияния в проекте. Ими нужно хорошо управлять, чтобы получить от них максимальную поддержку. Следовательно, должен быть подготовлен план управления заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить то же самое.

11. Проект претерпевает некоторые изменения в течение проектного цикла. Это очень очевидно, когда требования к проекту часто меняются или объем проекта трудно зафиксировать на самом начальном этапе проекта. Всегда рекомендуется поднимать запросы на изменение, чтобы получить формальное одобрение изменений. Этот документ поможет сохранить доверие к вам и подготовит вас к успеху. Без этого документа вы можете столкнуться с расползанием объема проекта. Доверие руководства к вам угаснет.

12. Трекер проблем — это документ, в котором фиксируются все проблемы, возникшие в ходе проекта. Менеджер проекта должен подготовить баг-трекер и регулярно обновлять его. Он должен назначить надлежащие обязанности соответствующим лицам с указанием сроков для устранения этих проблем. Кроме того, отслеживание своевременного решения проблем становится важным для успеха проекта.

13. Хорошему руководителю проекта всегда рекомендуется фиксировать лучшие или худшие случаи в ходе проекта. Он создает историю проекта для обучения и обмена знаниями.Уроки, извлеченные из работы над проектом, помогут вам в подобных предстоящих проектах с обоснованными оценками. Эти извлеченные уроки должны быть сохранены организацией в качестве репозитория.

Области, в которых проектная документация соответствует требованиям

Как мы понимаем, проектная документация применима во всех областях во время проекта. Это часть всех 10 областей знаний, охватывающих все этапы процесса. Менеджер проекта всегда должен уделять должное внимание хорошей документации.Иногда документацию не оценивают как работу над вашим проектом. Успех проекта определяется достижением целей проекта в рамках ограничений проекта. Но для обеспечения успеха вам нужна поддержка хорошей проектной документации.

Успех проекта определяется не только единовременной подготовкой документации, но и постоянным ее обновлением, посещением и повторным просмотром. Обновление документов также является неотъемлемой частью хорошей документации. Это дает вам информацию в режиме реального времени для принятия правильных решений.Он готовит вас к любой корректировке курса всякий раз, когда обнаруживается аномалия.

Преимущества проектной документации

Ниже приведен список преимуществ проектной документации:

 

#	Преимущества
1	Позволяет устанавливать цели проекта
2	Помогает в планировании проекта
3	Позволяет лучше отслеживать статус проекта
4	Способствует хорошему общению
5	Обеспечивает управление
6	Готовит вас к любым непонятным рискам
7	Помогает лучше планировать ресурсы и распределять ресурсы
8	Позволяет отслеживать проект
9	Сохраняет фокус
10	Помогает получить поддержку от спонсоров
11	Помогает легко вносить изменения

Хотя я попытался упомянуть наиболее востребованные преимущества проектной документации. Однако это бесконечный список. Есть так много прямых и косвенных преимуществ проектной документации. Хорошая проектная документация – выбор всех опытных менеджеров проектов. Они никогда не перестают записывать свои лучшие и худшие инциденты. У них всегда есть склонность учиться на ошибках. А также следить за тем, чтобы не повторять ошибок. Следовательно, хорошая документация делает их обязательным ресурсом.

Как это помогает руководителю проекта?

Как мы теперь поняли важность документации, она действительно помогает руководителю проекта во время проектов.Хорошая документация повышает ваш авторитет среди специалистов по управлению проектами. Если вы хотите стать многообещающим руководителем проекта, не нужно переходить к документации. Документация по проекту поможет вам с легкостью справиться с предстоящими ситуациями. Он устанавливает платформу для тщательного общения и понимания. Новое издание руководства PMBOK, PMBOK 6th, еще больше подчеркивает важность документации. Особенно это способствует сохранению знаний о проекте посредством надлежащей документации.Прежде чем настраивать действия для вашего проекта, вы можете обратиться к активам процессов организации и репозиторию управления знаниями. Подумайте, если вы не ведете надлежащую документацию во время своих проектов, поможет ли это другим в том, что вы сделали? Можете ли вы повысить ценность хранилища знаний вашей организации? Даже если вы получите похожую концепцию проекта, вы не сможете ссылаться на свои предыдущие работы. Документация помогает руководителю проекта принимать обоснованные и обоснованные решения. Таким образом, это действительно прокладывает путь к успеху вашего проекта.

Кроме того, в зависимости от сценария и организационного контекста вы можете адаптировать свои шаблоны проектов. Настройка документации может быть выполнена на основе опыта менеджера проекта. Его также можно настроить на основе истории проекта или историй успеха. Проектная документация важна для любого проекта. Тем не менее, вы можете настроить их в соответствии с требованиями и контекстом.

    

Заключение

Короче говоря, менеджер альфа-проекта никогда не недооценивает важность хорошей документации.Документы по управлению проектами хоть и отнимают время, но экономят ваше время. -Как? Это экономит ваше время от борьбы с выполнением необходимых действий и принятием решений. Все усилия и время, потраченные на документацию, окупаются, когда ваши решения основаны на фактах. Хорошая документация увеличивает вероятность успеха вашего проекта.

 

Повысьте уровень успеха своих проектов — пройдите сертификацию прямо сейчас!

Анализ и управление рисками

Резюме

Анализ и управление рисками — это ключевой метод управления проектом, позволяющий минимизировать количество неожиданностей во время выполнения проекта.Хотя мы никогда не можем предсказать будущее с уверенностью, мы можем применить простой и оптимизированный процесс управления рисками, чтобы предсказать неопределенности в проектах и ​​свести к минимуму возникновение или влияние этих неопределенностей. Это повышает шансы на успешное завершение проекта и снижает последствия этих рисков.

В этом документе представлен структурированный процесс управления рисками, применяемый в Nokia Siemens Networks, который помогает избежать кризисных ситуаций и учится на прошлых ошибках.В нем подчеркивается, что эффективное и раннее выявление и управление рисками обеспечивает достижение целей проекта, что приводит к снижению затрат на доработку.

Введение

Члены проектной группы на разных уровнях выявляют и справляются с различными рисками. Однако это будет неэффективно без структурированной системы управления рисками, поскольку это приводит к:

• Неполной оценке воздействия, что приводит к потере:
  • Знаний об общем влиянии на цели проекта, таких как объем, время, качество
  • Идентификация вторичных или новых рисков, возникающих из уже выявленных рисков
• Отсутствие прозрачности и пробелы в коммуникации внутри и вне команды

Таким образом, для любой проектной организации очень важно установить эффективный риск рамки управления. Внедрение такой практики как культура команды проекта обеспечивает:

• Сознательное и целенаправленное выявление рисков и управление ими
• Ход проекта в соответствии с желаемым, с наименьшим количеством отклонений или неожиданностей и в соответствии с проектными и организационными целями
• Своевременно и эффективно информирование о проблемах проекта для организации и заинтересованных сторон проекта
• Эффективный инструмент формирования команды, так как гарантируется участие и одобрение команды

В приложении 1 показано, что управление рисками представляет собой итеративный процесс, и каждый аспект управления рисками должен планироваться и соблюдаться на каждом этапе проекта.

Приложение 1. Процесс управления рисками

Структура управления рисками, применяемая в Nokia Siemens Networks, содержит рекомендации по:

• Непрерывной идентификации рисков
• Оценка рисков
• Снижение рисков и определение мер в непредвиденных обстоятельствах
• Мониторинг и контроль рисков

  8 измерение эффективности идентификации

Структура управления рисками также предоставляет шаблоны и инструменты, такие как:

• Реестр рисков для каждого проекта для отслеживания выявленных рисков и проблем
• Контрольный список рисков, который является руководством для выявления рисков на основе этапы жизненного цикла проекта
• Репозиторий рисков, который представляет собой все риски, выявленные в проектах на данный момент дефи ne план управления рисками проекта, когда проект инициируется. План управления рисками включает следующие определения и рекомендации:
  • Список возможных источников и категорий риска
  • Матрица воздействия и вероятности
  • Снижение риска и план действий
  • План действий в чрезвычайных ситуациях
  • Порог риска и показатели

  905

  Риски должны быть идентифицированы и устранены как можно раньше в проекте. Идентификация рисков осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта, при этом особое внимание уделяется ключевым этапам.

  Выявление рисков является одной из ключевых тем на регулярных собраниях по статусу проекта и отчетных совещаний. Некоторые риски могут быть очевидны для проектной группы — известные риски; для раскрытия других потребуется больше усилий, но они все равно предсказуемы.

  Носителем для регистрации всех выявленных рисков в рамках проекта является реестр рисков, который хранится на центральном сервере проекта.

  Следующие инструменты и рекомендации используются для выявления рисков структурированным и упорядоченным образом, что гарантирует, что ни один значительный потенциальный риск не будет упущен из виду.

  1. Источники риска

  Приложение 2. Источники риска

  2. Категория риска

  Категория риска содержит список областей, подверженных риску событий. Организация рекомендует стандартные категории высокого уровня, которые должны быть расширены в зависимости от типа проекта.

  Приложение 3. Стандартные категории рисков, предоставляемые организацией

  Анализ рисков

  Анализ рисков включает изучение того, как результаты и цели проекта могут измениться из-за воздействия рискового события.

  После выявления рисков они анализируются для определения качественного и количественного воздействия риска на проект, чтобы можно было предпринять соответствующие шаги для их снижения. Для анализа рисков используются следующие рекомендации.

  3. Вероятность возникновения риска

  1. Высокая вероятность – (80 % ≤ x ≤ 100 %)
  2. Средневысокая вероятность – (60 % ≤ x < 80 %)
  3. Средне-низкая вероятность – (30 % ≤ x < 60%)
  4. Низкая вероятность (0 % < x < 30%)

  4.

  Воздействие риска
  1. Высокий – катастрофический (рейтинг A – 100)
  2. Средний – критический (рейтинг B – 50)
  3. Низкий – незначительный (рейтинг C – 10)

  В качестве руководства для классификации воздействия используется следующая матрица :

  Приложение 4 – Руководство по классификации воздействия

  Оценка представляет собой нижний порог классификации рисков при «нормальных» условиях. Повышение оценки до следующего или даже следующего уровня +1 необходимо, если на риск влияют критические факторы, такие как:

  • Насколько важен конкретный заказчик
  • Является ли проект критическим для дальнейшего развития отношения с заказчиком
  • Риск уже находится в центре внимания заказчика
  • Конкретные штрафы за отклонения от целей проекта оговариваются в договоре с заказчиком

  5.Подверженность риску

  Подверженность риску или оценка риска — это значение, определяемое путем умножения Рейтинга воздействия на Вероятность риска, как показано в Приложении 5. уровни.

  6. Временные рамки возникновения риска

  Определены временные рамки, в течение которых этот риск будет иметь влияние. Это классифицируется в соответствии с одним из следующих:

  Приложение 6 – Сроки возникновения риска

  В дополнение к классификации рисков в соответствии с приведенными выше рекомендациями также необходимо описать влияние на стоимость, график, объем и качество в максимально возможной степени. насколько это возможно, в зависимости от характера риска.

  7. Примеры классификации рисков:

  Приложение 7 – Примеры классификации рисков

  Планирование реагирования на риски

  Возможно, не существует быстрых решений для снижения или устранения всех рисков, связанных с проектом. Некоторыми рисками может потребоваться управлять и стратегически снижать их в течение более длительного периода времени. Поэтому необходимо разработать планы действий по снижению этих рисков. Эти планы действий должны включать:

  • Описание риска с оценкой риска
  • Описание действия по снижению риска
  • Владелец действия по устранению риска
  • Установленная дата завершения действия по устранению риска

  Все планы действий по устранению риска должны быть распределены лицу, назначенному для выполнения плана действий.

  1. Планы реагирования на риски

  Реагирование на каждый риск должно быть задокументировано в реестре рисков по согласованию с заинтересованными сторонами. Это должно быть обеспечено руководителем проекта.

  Планы реагирования на риски направлены на достижение следующих целей:

  1. Устранение риска
  2. Снижение вероятности возникновения риска
  3. Снижение влияния риска на цели проекта

  Планы реагирования на риск обычно влияют на время и затраты.Поэтому необходимо, чтобы время и стоимость определенного плана реагирования были рассчитаны как можно точнее. Это также помогает выбрать план реагирования из альтернатив и проверить, является ли план реагирования более дорогостоящим или оказывает большее влияние на одну из целей проекта, чем сам риск.

  После успешного выполнения набора планов реагирования оценка риска может быть снижена по согласованию с заинтересованными сторонами.

  Примеры:

  Приложение 8 – Реагирование на риски – Примеры

  2.

  Триггеры риска

  Для каждого риска триггер должен быть задокументирован в реестре рисков. Триггер идентифицирует симптомы риска или предупреждающие знаки. Это указывает на то, что риск произошел или вот-вот произойдет. Триггер риска также дает указание на то, когда ожидается возникновение определенного риска.

  Примеры :

  Приложение 9 – Примеры триггеров риска

  3. Владение рисками

  Основным правилом является то, что ответственность за управление всеми рисками в проекте лежит на руководителе проекта.

  На основе этого основного правила должен быть определен и указан в Реестре рисков Владелец риска (который не обязательно является руководителем проекта). Владелец риска обычно является тем, кто может лучше всего отслеживать триггер риска, но также может быть тем, кто может лучше всего управлять определенными контрмерами. Владелец риска несет ответственность за немедленное сообщение о любых изменениях в статусе триггера риска и за принятие определенных контрмер.

  Примеры:

  Приложение 10 – Владелец риска Примеры

  Мониторинг и контроль рисков

  Мониторинг и контроль рисков включает:

• Необходима переоценка рисков
• Возникло любое из условий риска
• Мониторинг любых рисков, которые могут стать более важными с течением времени
• Устранение оставшихся рисков, которые требуют долгосрочного, запланированного и управляемого подхода с помощью планов действий по рискам

Реклассификация рисков

Для рисков, которые не могут быть закрыты, критичность должна снижаться в течение определенного периода времени в связи с выполнением плана действий.Если это не так, то план действий может оказаться неэффективным и его следует пересмотреть.

Отчетность о рисках

Реестр рисков постоянно обновляется, от выявления рисков до планирования реагирования на риски и обновления статуса в ходе мониторинга и контроля рисков. Этот реестр рисков проекта является основным инструментом отчетности о рисках и доступен на центральном сервере проекта, доступном для всех заинтересованных сторон.

Мониторинг и контроль рисков или обзор рисков — это итеративный процесс, в котором используются отчеты о ходе выполнения и статус результатов для мониторинга и контроля рисков.Это обеспечивается различными отчетами о состоянии, такими как отчеты о качестве, отчеты о ходе выполнения, последующие отчеты и т. д.

Анализы рисков являются обязательным элементом промежуточных совещаний и/или регулярных совещаний по проекту, но их также можно проводить во время отдельно запланированных совещаний по рассмотрению рисков. Эти обзоры рисков должны проводиться регулярно. Частота также может быть определена на основе общего уровня риска проекта.

Пороговое значение риска

Приоритеты риска должны быть установлены таким образом, чтобы сосредоточить внимание на наиболее важных областях.Риски с наивысшим рейтингом подверженности риску имеют наивысший приоритет.

Риски с низким уровнем воздействия могут быть исключены из планов по смягчению последствий, но, возможно, потребуется вернуться к ним позже в рамках проекта.

Организационный мандат заключается в том, что если проекты имеют хотя бы один «Очень высокий» риск или более 3 «Высоких» рисков, следует запросить указания у руководства и заинтересованных сторон, поскольку проект может подвергаться высокому риску провала. Это рекомендуемый порог риска. Проекты могут настраивать порог в зависимости от потребностей проекта.

Измерение эффективности рисков

Метрики рисков

Эффективность анализа рисков и управления ими измеряется путем регистрации следующих метрик во время закрытия проекта. Результаты анализа используются для расшифровки извлеченных уроков, которые обновляются в базе данных извлеченных уроков организации.

• Количество возникших рисков/Количество выявленных рисков
• Было ли воздействие рисков таким серьезным, как предполагалось изначально?
• Сколько повторилось рисков?
• Чем реальные проблемы и проблемы, возникающие при реализации проекта, отличаются от ожидаемых рисков?

Аудит рисков

Это независимый экспертный анализ рисков с рекомендациями по повышению зрелости или эффективности управления рисками в организации. Это оценивает:

• Насколько хорошо мы идентифицируем риск?
• Полнота и степень детализации выявленных рисков
• Эффективность плана смягчения последствий или плана действий в чрезвычайных ситуациях
• Связь проектных рисков с организационными рисками

Это не проверка «соблюдения процесса», а помощь в повышении качества идентификации рисков и рисков анализ. Он также используется в качестве форума для сравнения и определения передовой практики управления рисками в различных проектах организации.

Аудит рисков проводится группой независимых специалистов в области или технических экспертов посредством анализа документации и опросов. Основные результаты этого аудита рисков:

• Индивидуальный контрольный список для оценки рисков проекта
• Определение важных областей для анализа рисков проекта (таксономия рисков)
• Радар рисков – подверженные риску области группы продуктов
• Потенциальные дополнительные риски, выявленные на основе обзора
• 10 основных рисков в организации, связанных с ключевыми проектами, которые требуют внимания руководства

Заключение

Управление рисками становится наиболее сложным аспектом управления программными проектами. Хотя мы никогда не можем предсказать будущее с уверенностью, мы можем применить простой и оптимизированный процесс управления рисками, чтобы предсказать неопределенности в проектах и ​​свести к минимуму возникновение или влияние этих неопределенностей.

Управление рисками не только помогает избежать кризисных ситуаций, но также помогает помнить и учиться на прошлых ошибках. Это повышает шансы на успешное завершение проекта и снижает последствия этих рисков.

Это, безусловно, не конец нашего пути по эффективному управлению рисками.Это постоянный процесс обучения, позволяющий постоянно улучшать нашу практику для повышения эффективности наших процессов.

Этот материал был воспроизведен с разрешения владельца авторских прав. Несанкционированное воспроизведение этого материала строго запрещено. Для получения разрешения на воспроизведение этого материала, пожалуйста, свяжитесь с PMI или любым указанным автором.

© 2008, Н. Лаванья и Т. Маларвижи
Первоначально опубликовано как часть материалов PMI Global Congress Proceedings 2008 – Сидней, Австралия

Приложение A: Исходная информация и основа для выводов

A1. В этом приложении резюмируются соображения, которые Совет по надзору за бухгалтерской отчетностью публичных компаний («PCAOB» или «Совет») счел важными при разработке настоящего стандарта. В этом приложении приведены причины принятия определенных взгляды и отторжение других.

А2. Раздел 103(a)(2)(A)(i) Закона Сарбейнса-Оксли от 2002 г. («Закон») предписывает Совету установить стандарты аудита, которые требуют от зарегистрированных аудиторских фирм подготовки и ведения в течение как минимум семи годы, аудиторской документации «достаточно подробно, чтобы подтвердить сделанные выводы» в аудиторском заключении.Соответственно, Комиссия сделала аудиторскую документацию приоритетной задачей.

Фон

A3. Аудиторы подкрепляют выводы в своих отчетах рабочим продуктом под названием аудиторская документация , также называемым рабочими документами или рабочими документами . Аудиторская документация поддерживает основу для выводов в аудиторском заключении. Аудиторская документация также облегчает планирование, выполнение и надзор за заданием и обеспечивает основу для проверки качества работы, предоставляя проверяющему письменное заключение. документальное подтверждение значимых выводов аудитора.Примеры аудиторской документации включают меморандумы, подтверждения, корреспонденцию, графики, программы аудита и письма-представления. Аудиторская документация могут быть в форме бумаги, электронных файлов или других носителей.

А4. Стандарт Совета по аудиторской документации является одним из фундаментальных строительных блоков, на которых будут основываться как добросовестность аудита, так и надзор со стороны Совета. Совет считает, что качество и целостность Аудит в значительной степени зависит от наличия полного и понятного отчета о работе, выполненной аудитором, выводов, к которым пришел аудитор, и полученных аудитором доказательств, подтверждающих эти выводы.Значимый проверки, проводимые Правлением в рамках своих инспекций или посредством других проверок, таких как проверки внутреннего контроля качества, были бы затруднены или невозможны без надлежащей документации. Четкая и исчерпывающая аудиторская документация необходимо для повышения качества аудита и, в то же время, для того, чтобы позволить Совету выполнять свой мандат по инспектированию зарегистрированных аудиторских фирм для оценки степени соблюдения этих фирм применимыми стандартами и законами.

А5. Совет начал проект по разработке стандартов аудиторской документации, созвав 29 сентября 2003 г. открытый круглый стол для обсуждения вопросов и выслушивания мнений по этому вопросу. Участники круглого стола включали представителей публичных компаний, аудиторских фирм, групп инвесторов и регулирующих организаций.

А6. Перед этим обсуждением за круглым столом Совет подготовил и выпустил информационный документ по аудиторской документации, в котором было задано несколько вопросов, помогающих определить цели, а также соответствующий объем и форму аудита. документация.Кроме того, Совет попросил участников решить на практике конкретные вопросы, связанные, среди прочего, с изменениями в аудиторской документации после выпуска аудиторского отчета, существенными элементами и надлежащей суммой детали аудиторской документации, влияние на аудиторскую документацию решения главного аудитора использовать работу других аудиторов и сохранение аудиторской документации. На основании комментариев, сделанных на круглом столе, рекомендаций сотрудников Правления, и другие материалы, полученные Советом, Совет определил, что ранее существовавший стандарт аудиторской документации, Заявление о стандартах аудита («SAS») №.96, Аудиторской документации , было недостаточно для того, чтобы Правление свои обязательства по установлению стандартов в соответствии с разделом 103 (а) Закона. В ответ Правление разработало и опубликовало для комментариев 17 ноября 2003 г. предлагаемый стандарт аудита под названием Аудиторская документация .

А7. Совет получил 38 писем с комментариями от различных заинтересованных сторон, включая аудиторов, регулирующие органы, профессиональные ассоциации, государственные учреждения и других.Эти комментарии привели к некоторым изменениям в требованиях. стандарта. Кроме того, другие изменения упростили понимание требований. В следующих разделах обобщаются важные мнения, выраженные в этих письмах с комментариями, и ответы Правления на эти комментарии.

Цель настоящего стандарта

A8. Целью настоящего стандарта является повышение качества аудита и повышение доверия общественности к качеству аудита. Хорошая аудиторская документация повышает качество выполняемой работы во многих отношениях, в том числе, для пример:

• Предоставление отчета о фактической выполненной работе, что обеспечивает уверенность в том, что аудитор достигает запланированных целей.
• Содействие проверкам, проводимым руководителями, менеджерами, партнерами по заданию, проверяющими качество задания, ^1/ и инспекторами PCAOB.
• Повышение эффективности и результативности за счет сокращения трудоемких, а иногда и неточных устных объяснений того, что было сделано (или не сделано).

А9. Требования к документации в этом стандарте должны привести к более эффективному и действенному надзору за зарегистрированными аудиторскими фирмами и связанными с ними лицами, тем самым повышая качество аудита и расширяя возможности инвесторов. уверенность.

А10. Неадекватная аудиторская документация снижает качество аудита на многих уровнях. Во-первых, отсутствие аудиторской документации для конкретной процедуры или вывода, относящегося к существенному вопросу, вызывает сомнение в том, что необходимые работы были проделаны. Если работа не была задокументирована, то аудиторской группе и другим будет трудно узнать, что было сделано, какие выводы были сделаны и как эти выводы были сделаны. Кроме того, хороший аудит документация очень важна в условиях смены или ротации персонала по аудиторскому заданию.Из-за текучести персонала по заданию знающий персонал по заданию может быть недоступен для следующего задания.

Программы аудита

A11. Несколько комментаторов предложили, чтобы аудиторская документация включала программы аудита. Программы аудита были конкретно упомянуты в SAS № 96 как форма аудиторской документации.

А12. Правление приняло эту рекомендацию, и пункт 4 окончательного стандарта включает программы аудита в качестве примера документации. Программы аудита могут предоставлять доказательства планирования аудита, а также ограниченные доказательства выполнения. аудиторских процедур, но Комиссия считает, что утвержденные аудиторские программы, как правило, не должны использоваться в качестве единственного документа, подтверждающего выполнение процедуры, получение доказательств или заключение. Программа аудита помогает выполнение задания и надзор за ним, но завершенные и инициированные этапы программы аудита должны сопровождаться надлежащей документацией в рабочих документах.

Стандарт проверки

A13. Предлагаемый стандарт адаптировал бы стандарт проверки из стандарта документации Главного бухгалтерского управления США («GAO») для государственных и других аудитов, проводимых в соответствии с общепринятыми государственными стандартами. стандарты аудита («GAGAS»). Стандарт GAO предусматривает, что «Аудиторская документация, связанная с планированием, проведением и отчетностью по аудиту, должна содержать достаточную информацию, позволяющую опытному аудитору, который ранее не имел связи с с аудитом, чтобы установить из аудиторской документации доказательства, подтверждающие важные суждения и выводы аудиторов. » ^2/  Это требование был важен в области государственного аудита, потому что государственные аудиты уже давно проверяются аудиторами GAO, которые, хотя и имеют опыт в аудите, не участвуют в реальных аудитах. Кроме того, Группа по эффективности аудита рекомендовала установить достаточные конкретные требования к аудиторской документации, чтобы позволить внутренним инспекционным группам аудиторских фирм, а также другим лицам, включая проверяющих вне фирм, оценить качество выполнения задания. ^3/  Аудиты и проверки финансовой отчетности эмитентов теперь, в соответствии с Законом, подлежат проверке инспекторами PCAOB. Таким образом, стандарт документации которая позволяет инспектору понять, какая работа была выполнена в ходе аудита или проверки, является уместной.

А14. Соответственно, предложенный Советом стандарт требовал, чтобы аудиторская документация содержала достаточную информацию, позволяющую опытному аудитору, ранее не имевшему отношения к заданию, понять работу, которая было выполнено, имя лица (лиц), выполнившего его, дату его выполнения и сделанные выводы. Этот опытный аудитор также должен был быть в состоянии определить, кто проверял работу и дату такой проверки.

А15. Некоторые комментаторы предложили, чтобы окончательный стандарт более конкретно описывал квалификацию опытного аудитора. Эти комментаторы придерживались мнения, что только партнер по проекту со значительным многолетним опытом иметь опыт, необходимый для понимания всей проделанной работы и сделанных выводов. Один комментатор предположил, что аудитор, просматривающий аудиторскую документацию, должен иметь опыт и знания. в соответствии с опытом и знаниями, которыми должен обладать аудитор, выполняющий аудит, включая знание текущих вопросов бухгалтерского учета, аудита и финансовой отчетности в отрасли компании.Другой сказал, что характеристики, определяющие опытного аудитора, должны соответствовать характеристикам, ожидаемым от аудитора, несущего окончательную ответственность за задание.

А16. Рассмотрев эти комментарии, Правление предоставило дополнительную информацию о значении термина опытный аудитор . Стандарт теперь описывает опытного аудитора как того, кто имеет разумное понимание аудиторской деятельности и изучил отрасль компании, а также вопросы бухгалтерского учета и аудита, относящиеся к отрасли.

А17. Некоторые комментаторы также предположили, что предложенный стандарт не допускает использования профессионального суждения. Эти комментаторы указали на отсутствие утверждения о профессиональном суждении в пункте 4.23 GAGAS, в котором говорится: «Количество, тип и содержание аудиторской документации являются предметом профессионального суждения аудиторов». Почти идентичное заявление было найдено во временном стандарте аудита SAS № 96, Аудиторская документация .

А18.Аудиторы применяют профессиональные суждения почти во всех аспектах планирования, проведения аудита и отчетности по нему. Аудиторы также выносят профессиональные суждения в отношении документации аудита и других заданий. Ан Целью настоящего стандарта является обеспечение того, чтобы аудиторы должным образом учитывали необходимость документирования выполненных процедур, полученных доказательств и сделанных выводов с учетом времени и затрат при выполнении задания.

А19. Ничто в стандарте не препятствует аудиторам использовать свое профессиональное суждение.Кроме того, поскольку профессиональное суждение может относиться к любому аспекту аудита, Комиссия не считает, что прямая ссылка на профессиональное суждение необходимо каждый раз, когда использование профессионального суждения может быть целесообразным.

Аудиторская документация должна подтверждать выполнение работы

A20. Руководящий принцип предлагаемого стандарта заключался в том, что аудиторы должны документировать выполненные процедуры, полученные доказательства и сделанные выводы. Этот принцип не нов и был обнаружен во временном стандарте SAS No.96, Аудиторская документация , который этот стандарт заменяет. Аудиторская документация также должна демонстрировать соответствие стандартам PCAOB и включать обоснование любых отклонений.

А21. Предлагаемый стандарт адаптировал бы положение Калифорнийского кодекса бизнеса и профессий, которое предусматривает, что если документация не существует, то существует опровержимая презумпция того, что работа не была выполнена.

А22. Возражения против этого предложения подразделялись на две основные категории: влияние опровержимой презумпции на судебные разбирательства и предполагаемая непрактичность документирования каждого разговора или заключения, которые затрагивали помолвка.Далее следует обсуждение этих вопросов.

Опровержимая презумпция

A23. Комментаторы выразили озабоченность по поводу влияния предложенной формулировки на регулирующие или судебные разбирательства вне контекста надзора PCAOB. Они утверждали, что опровержимая презумпция может быть истолкована как установление правила доказывания для использования в судебных и административных разбирательствах в других юрисдикциях.

А24. У некоторых комментаторов также были опасения, что одно только устное объяснение не будет являться убедительным доказательством того, что работа была проделана, при отсутствии какой-либо документации.Эти комментаторы утверждали, что запрет на устные объяснения, когда отсутствие документации сделало бы презумпцию «неопровержимой». Более того, эти комментаторы утверждали, что для профессионального стандарта нецелесообразно предопределять для суда относительную ценность доказательств.

А25. Совет считает, что полная аудиторская документация необходима для качественного аудита или другого задания. Совет предполагает, что стандарт потребует от аудиторов документирования выполненных процедур, полученных доказательств и выводов. достигнуто улучшение качества аудиторских проверок.Совет также предполагает, что недостаток документации является отступлением от стандартов Совета. Таким образом, хотя Правление удалило фразу опровержимая презумпция , Правление продолжает подчеркнуть в пункте 9 стандарта, что у аудитора должны быть другие убедительные доказательства того, что процедуры были выполнены, доказательства были получены и были сделаны надлежащие выводы в отношении соответствующих предпосылок финансовой отчетности.

А26. Термин должен (предположительно обязательная ответственность) был изменен на должен (безусловная ответственность) в пункте 6, чтобы установить более высокий порог для аудитора. У аудиторов есть безусловное требование документировать свою работу. Невыполнение безусловной ответственности является нарушением стандарта и Правила 3100, которое требует, чтобы все зарегистрированные аудиторские фирмы придерживались аудиторской и соответствующей профессиональной практики Совета. стандарты в связи с аудитом или обзором финансовой отчетности эмитента.

А27. Совет также добавил в окончательный вариант стандарта два новых параграфа, объясняющих важность и связанную с этим ответственность за выполнение работы и надлежащее документирование всей выполненной работы.В пункте 7 приводится список факторов, которые аудитор должен учитывать при определении характера и объема документации. Эти факторы должны учитываться как аудитором при подготовке документации, так и рецензентом при оценке документации.

А28. В пункте 9 настоящего стандарта, если после даты завершения документации в результате отсутствия документации или иным образом выясняется, что аудиторские процедуры могли быть не выполнены, доказательства могли не быть получены, или надлежащие выводы могут быть не сделаны, аудитор должен определить и, если это так, продемонстрировать, что были выполнены достаточные процедуры, получены достаточные доказательства и были сделаны надлежащие выводы в отношении соответствующих утверждения финансовой отчетности. В таких обстоятельствах, например, во время проверки Советом или во время внутреннего контроля качества фирмы, аудитор должен продемонстрировать с помощью других убедительных доказательств, что процедуры были проведены, получены доказательства и сделаны соответствующие выводы. В этом и подобных случаях устное объяснение само по себе не является другим убедительным доказательством. Однако устные показания могут быть использованы для разъяснения других письменные доказательства.

А29. Кроме того, в зависимости от характера теста и цели, которую пытается достичь аудитор, могут потребоваться более надежные объективные доказательства.Например, если существует высокий риск существенного искажения в отношении к конкретному утверждению, то аудитор должен получить и задокументировать достаточные процедуры, чтобы аудитор мог сделать вывод о справедливости утверждения.

Непрактичность

A30. Некоторые комментаторы выразили обеспокоенность тем, что предлагаемый стандарт может быть истолкован или истолкован как требующий от аудитора документирования каждого разговора с руководством компании или членами аудиторской группы. Некоторые комментаторы также утверждали, что от них не следует требовать документирования каждого вывода, включая предварительные выводы, которые были частью мыслительного процесса, который мог привести их к другому выводу, на том основании, что это приведет к ненужным и дорогостоящая работа, выполняемая аудитором. Комментаторы также выразили обеспокоенность по поводу того, что безоговорочное требование документировать выполненные процедуры, полученные доказательства и сделанные выводы без разрешения использования суждения аудитора приведет к увеличению объем документации, но не качество.Они заявили, что было бы ненужным, отнимающим много времени и потенциально контрпродуктивным требовать от одитора ведения письменной записи обо всем, что он или она делал.

А31. Стандарт Совета проводит различие между (1) аудиторской процедурой, которая должна быть задокументирована, и (2) беседой с руководством компании или членами аудиторской группы. Запросы с руководством должны быть задокументированы когда запрос важен для конкретной процедуры. Запрос может иметь место во время планирования, выполнения или отчетности.Одитору не нужно документировать каждую имевшую место беседу.

А32. Заключительный вывод является неотъемлемой частью рабочего документа, за исключением случаев, когда рабочий документ предназначен только для информационных целей, таких как документирование обсуждения или процесса. Настоящий стандарт не требует, чтобы аудиторский документ каждый промежуточный вывод, сделанный при оценке рисков или окончательных выводов. Выводы, сделанные на раннем этапе аудита, могут быть основаны на неполной информации или неправильном понимании.Тем не менее, аудиторы должны документировать окончательный вывод по каждой выполненной аудиторской процедуре, если такой вывод не очевиден на основании документально оформленных результатов процедур.

А33. Комиссия также считает, что ссылка на специалистов является важным элементом пункта 6. Специалисты играют жизненно важную роль в аудиторских заданиях. Например, оценщики, актуарии и консультанты по окружающей среде. предоставить ценные данные о стоимости активов, расчетных допущениях и резервах убытков.При использовании работы специалиста аудитор должен обеспечить, чтобы работа специалиста, связанная с целями аудита, также надлежащим образом документировалась. За Например, если аудитор полагается на работу оценщика при определении справедливой стоимости коммерческой недвижимости, имеющейся в наличии для продажи, то аудитор должен обеспечить надлежащее документирование отчета об оценке. Более того, термин специалист в настоящий стандарт предназначен для всех специалистов, на которых аудитор полагается при проведении своей работы, в том числе нанятых или нанятых аудитором или компанией.

Аудиторские корректировки

A34. Несколько комментаторов рекомендовали, чтобы определение аудиторских корректировок в этом предлагаемом стандарте соответствовало определению, содержащемуся в AU sec. 380, Связь с аудиторскими комитетами .

А35. Хотя Правление признает потенциальные преимущества единообразного определения термина , аудиторские корректировки , Правление не считает, что определение в AU sec. 380 подходит для этого стандарта документации потому что это определение предназначалось для связи с комитетами по аудиту.Правление считает, что определение должно быть шире, чтобы партнер по заданию, проверяющий качество задания и другие лица могли быть в курсе всех предлагаемых исправлений. искажений, зарегистрированных организацией или нет, о которых известно аудитору, которые были или должны были быть предложены на основании аудиторских доказательств.

А36. Корректировки, которые должны были быть предложены на основании известных аудиторских доказательств, представляют собой существенные искажения, выявленные аудитором, но не предложенные руководству.Примеры включают ситуации, в которых (1) аудитор определяет существенная ошибка, но не предлагает корректировку, и (2) аудитор предлагает корректировку в рабочих документах, но не отмечает корректировку в сводке или графике предлагаемых корректировок.

Информация, которая не соответствует или противоречит окончательным выводам аудитора

A37. Параграф .25 AU сек. 326, Evidential Matter , говорится: «При формировании своего мнения аудитор должен рассмотреть соответствующие доказательства независимо от того, подтверждают ли они или противоречат утверждения в финансовой отчетности.«Таким образом, во время проведения аудита аудитор должен рассмотреть все соответствующие доказательства, даже если они могут противоречить или не согласовываться с другими выводами. Аудиторская документация должна содержать информацию или данные, относящиеся к существенным выводам или проблемам, которые не согласуются с окончательными выводами аудитора по соответствующему вопросу.

А38. Кроме того, информацию, которая изначально кажется непоследовательной или противоречивой, но оказывается неверной или основанной на неполной информации, нет необходимости включать в окончательную аудиторскую документацию при условии, что очевидные несоответствия или противоречия были удовлетворительно разрешены путем получения полной и достоверной информации. Кроме того, в отношении различий в профессиональном суждении аудиторам не нужно включать в аудиторскую документацию предварительные мнения, основанные на неполных данных. информация или данные.

Хранение аудиторской документации

A39. Предлагаемый стандарт требовал бы, чтобы аудитор хранил аудиторскую документацию в течение семи лет после завершения задания, что является минимальным периодом, разрешенным в соответствии с разделом 103(a)(2)(A)(i) Закона. Кроме того, предлагаемый стандарт добавил бы новое требование о том, что аудиторская документация должна быть собрана для хранения в течение разумного периода времени после выпуска аудиторского заключения.Такой разумный срок не должен превышать 45 дней.

А40. В целом те, кто комментировал это требование о хранении документации, не беспокоились о сроке в 45 дней для сбора рабочих документов. Однако некоторые комментаторы предложили Правлению связать это 45-дневное требование до даты подачи финансовой отчетности компании в SEC. Один из комментаторов рекомендовал, чтобы стандарт ссылался на одну и ту же дату инициирования как периода времени, в течение которого аудитор должен завершить сбор рабочей документации. и начало семилетнего периода хранения.

А41. Для обеспечения согласованности и практических последствий Совет решил, что в стандарте должна быть указана одна и та же дата, с которой аудитор должен начать сбор аудиторской документации и начать семилетний период хранения. Совет решил что семилетний период хранения начинается с даты выпуска отчета , которая определяется как дата, когда аудитор дает разрешение на использование аудиторского заключения в связи с выпуском финансовой отчетности компании. В Кроме того, у аудиторов будет 45 дней, чтобы собрать полный и окончательный комплект аудиторской документации, начиная с даты выпуска отчета.Совет считает, что использование даты выпуска отчета предпочтительнее, чем использование даты подачи отчета компании. финансовой отчетности, поскольку аудитор имеет полный контроль над предоставлением разрешения на использование своего отчета. Если аудиторское заключение не выдается, то аудиторская документация должна храниться в течение семи лет с даты выездной проверки. был в основном завершен. Если аудитор не смог выполнить задание, то семилетний период начинается с момента прекращения работы над заданием.

Раздел 802 Закона Сарбейнса-Оксли и Исполнительное правило SEC

A42. Многие комментаторы выразили обеспокоенность по поводу схожести формулировок между предлагаемым стандартом и окончательным правилом SEC (выпущенным в январе 2003 г.) о хранении записей, Сохранение записей, относящихся к аудиту и проверкам . ^4/  Некоторые комментаторы рекомендовали PCAOB провести проект по выявлению и устранению всех различий между предлагаемым стандартом и окончательным правилом SEC.Эти комментаторы также предложил Правлению включить аналогичную формулировку из окончательного правила SEC, Правило 2-06 Положения S-X, которое ограничивает требование о сохранении некоторых пунктов.

Различия между разделом 802 и настоящим стандартом

A43. Цель стандарта Совета отличается от цели правила SEC о хранении документации. Цель стандарта Совета состоит в том, чтобы потребовать от аудиторов создания определенной документации для улучшения качество аудиторской документации, тем самым повышая качество аудитов и других связанных с ними мероприятий.Раздел о хранении записей этого стандарта, предусмотренный разделом 103 Закона, требует, чтобы зарегистрированные аудиторские фирмы «подготовили и хранить в течение не менее 7 лет рабочие документы аудита и другую информацию, относящуюся к любому аудиторскому отчету , достаточно подробно, чтобы подтверждать выводы, сделанные в таком отчете.» (курсив мой)

A44.   В отличие от , суть правила SEC заключается в том, чтобы потребовать от аудиторов сохранять документы, созданные аудитором, для того, чтобы эти документы были доступны в случае проведения регулирующим органом расследования или иного судебного разбирательства. В виде говорится в выпуске, сопровождающем окончательное правило SEC (выпуск SEC № 33-8180):

Раздел 802 Закона Сарбейнса-Оксли предназначен для устранения или фабрикации доказательств и сохранения «финансовых и аудиторских записей». » В соответствии с этим разделом нам предписано обнародовать правила, касающиеся сохранения записи, относящиеся к аудиту и обзору финансовой отчетности, которую компании подают в Комиссию.

А45. В сообщении SEC далее говорится: «Новое правило 2-06… касается хранения документов, имеющих отношение к обеспечению соблюдения законов о ценных бумагах, правил Комиссии и уголовного законодательства». аудит или обзор. В пункте 4 предлагаемого стандарта говорится, что «Аудиторская документация обычно состоит из меморандумов, корреспонденции , графиков и других документов созданных или полученных в связи с заданием и может быть в форме бумаги, электронных файлов или других носителей. » Параграф (a) Правило 2-06 Комиссии по ценным бумагам и биржам описывает «записи, относящиеся к аудиту или обзору», которые должны быть сохранены как (1) «рабочие документы и другие документы, составляющие основу аудита или обзора, и (2) меморандумы , корреспонденция , сообщения, другие документы , и записи (включая электронные записи), которые: [a]re созданы , отправлены или получены в связи с аудитом или обзором и [c]содержат выводы, мнения, анализы или финансовые данные, относящиеся к аудиту или обзору ….» (нумерация и выделение добавлены).

А47. SEC проводит различие между целями категорий (1) и (2). Категория (1) включает аудиторскую документацию. Документация, подлежащая хранению в соответствии со стандартом Совета, явно относится к категории (1). Предметы в категорию (2) входят «рабочие документы» аудитора, которые представляют собой нечто большее, чем «то, что традиционно считалось «рабочими документами» аудитора». Правило Комиссии по ценным бумагам и биржам, требующее, чтобы аудиторы сохраняли пункты категории (2), имеет своей основной целью содействие правоприменению. законов о ценных бумагах, правил SEC и уголовного законодательства.Это не является целью стандарта Совета. В соответствии с правилом SEC 2-06 элементы в категории (2) ограничены теми, которые: (a) созданы, отправлены или получены в связи с аудитом или обзора, и (b) содержать выводы, мнения, анализы или финансовые данные, относящиеся к аудиту или обзору. Ограничения (a) и (b) не применяются к категории (1).

А48. Параграф 4 окончательного стандарта удаляет ссылку в предлагаемом стандарте на «другие документы, созданные или полученные в связи с заданием.«Правление решило сохранить «соответствие» в стандарте, потому что корреспонденция может быть действительным аудиторским доказательством. Пункт 20 стандарта напоминает аудитору, что от него может потребоваться ведение документации в дополнение к той, которая требуется настоящим стандартом.

Важные вопросы и важные выводы или проблемы

A49. Некоторые комментаторы спрашивали, как термин существенные вопросы в правиле 2-06 соотносится с термином существенные выводы или проблемы в стандарте Правления.В выпуске SEC, сопровождающем его окончательное Правило 2-06, говорится, что «… существенные вопросы предназначен для ссылки на документацию по существенным вопросам, которые важны для процесса аудита или проверки или для финансовой отчетности эмитента….» Это очень похоже на термин существенные выводы или вопросы содержались в пункте 12 стандарта Совета, который требует, чтобы аудиторы документировали существенные выводы или вопросы , действия, предпринятые для их решения (включая полученные дополнительные доказательства), и основу для сделанных выводов.Примеры существенные выводы или проблемы представлены в стандарте.

А50. Основываясь на объяснении, содержащемся в окончательном правиле SEC и сопровождающем его выпуске, Правление считает, что существенных вопросов включены в значение существенных выводов или вопросов в стандарте Правления. То Правление считает, что существенных выводов или вопросов является более всеобъемлющим и дает больше ясности, чем существенные вопросы , и поэтому не изменил формулировку в окончательной версии стандарта.

Изменения в аудиторской документации

A51. Предлагаемый стандарт требовал бы, чтобы любые изменения в рабочих документах после завершения задания документировались без удаления или отказа от исходных документов. В такой документации должна быть указана дата, когда информация был добавлен, кем он был добавлен, и причина его добавления.

А52. Один комментатор рекомендовал Правлению привести примеры аудиторских процедур, которые должны быть выполнены до даты выпуска отчета, и процедур, которые могут быть выполнены после даты выпуска отчета.Некоторые комментаторы также запросил разъяснения относительно обработки изменений в документации, которые произошли после завершения задания, но до даты выпуска отчета. Многие комментаторы рекомендовали Правлению более конкретно описать процедуры. Правление в целом согласилось с этими комментариями.

А53. Окончательный стандарт включает две важные даты для подготовки аудиторской документации: (1) дату выпуска отчета и (2) дату завершения документации.

• До даты выпуска отчета аудитор должен выполнить все необходимые аудиторские процедуры, включая очистку контрольных заметок и предоставление поддержки для всех окончательных выводов. Кроме того, аудитор должен получить достаточные доказательства для поддержки представлений в аудиторских отчетах до даты выпуска отчета.
• После даты выпуска отчета и до даты завершения документации у аудитора есть 45 календарных дней на сбор документации.

А54. В ходе проверки аудиторская документация может быть заменена по разным причинам. Часто в процессе рецензирования рецензенты вносят в документацию пояснения, вопросы и правки. Процесс завершения часто включает в себя проверку документации в электронном виде и создание новой копии. Окончательное правило SEC о хранении записей, Сохранение записей, относящихся к аудитам и проверкам , ^5/, объясняет, что правило SEC не требует, чтобы обычно сохранялись следующие документы: замененные проекты меморандумов, финансовых отчетов или нормативных документы; примечания к замененным проектам меморандумов, финансовой отчетности или нормативные документы, отражающие неполное или предварительное мышление; предыдущие экземпляры рабочих документов, в которых были исправлены опечатки или ошибки в связи с обучением новых сотрудников; и дубликаты документов. Этот стандарт также не требует, чтобы аудиторы сохраняли такие документы как правило.

А55. Однако любые документы, в которых отражена информация, несовместимая с выводами, содержащимися в окончательных рабочих документах, или противоречащая им, не могут быть отклонены. Во всех добавляемых документах должна быть указана дата их были добавлены, имя человека, который их подготовил, и причина их добавления.

А56. Если аудитор получает и документирует доказательства после даты выпуска отчета, он должен обратиться к промежуточным стандартам аудита, раздел AU.390, Рассмотрение пропущенных процедур после отчетной даты и AU сек. 561, Последующее обнаружение фактов, существовавших на дату аудиторского заключения . Аудиторы не должны отказываться от какой-либо ранее существовавшей документации в связи с получением и документированием доказательств после даты выпуска отчета.

А57. Аудитор может выполнять определенные процедуры после даты выпуска отчета. Например, в соответствии с AU сек. 711, Файлы в соответствии с Федеральным законом о ценных бумагах, аудиторы обязаны выполнять определенные процедуры. до даты вступления в силу заявления о регистрации.Аудитор должен определить и задокументировать любые дополнения к аудиторской документации в результате этих процедур. Никакая аудиторская документация не должна быть выброшена после завершения документации дата, даже если она заменена в связи с любыми выполненными процедурами, в том числе выполненными в соответствии с AU sec. 711.

А58. Дополнения к рабочим документам могут иметь форму меморандумов, объясняющих выполненную работу, полученные доказательства и сделанные выводы. В документах, добавляемых к рабочим документам, должна быть указана дата внесения информации. добавлено, имя человека, добавившего его, и причина его добавления.Все предыдущие рабочие документы должны оставаться нетронутыми и не выбрасываться.

А59. Документация, добавленная к рабочим документам значительно позже завершения аудита или другого задания, скорее всего, будет более низкого качества, чем документация, подготовленная одновременно с выполнением процедур. Очень трудно реконструировать действия через месяцы и, возможно, годы после фактического выполнения работы. Текучесть кадров как в фирме, так и в компании может затруднить восстановление разговоров, встреч, данных или других доказательств.Кроме того, с с течением времени воспоминания исчезают. Устное объяснение может помочь подтвердить, что процедуры были выполнены во время аудита, но само по себе устное объяснение не является другим убедительным доказательством. Первичный источник доказательств должен быть задокументирован во время выполнения процедур, и устное объяснение не должно быть основным источником доказательств. Кроме того, любое устное объяснение не должно противоречить документально подтвержденным доказательствам, и следует уделить должное внимание достоверность лица, дающего устное объяснение.

Аудиты в нескольких местах и ​​использование работы других аудиторов

A60. Предлагаемый стандарт требовал бы от основного аудитора ведения специальной аудиторской документации, когда он или она решал не ссылаться на работу другого аудитора.

А61. Правление также предложило поправку к AU sec. 543 одновременно с предлагаемым стандартом аудиторской документации. Предлагаемая поправка потребовала бы от основного аудитора проверки документации другого аудитора. в той же степени и таким же образом, как проверяется аудиторская работа всех тех, кто участвовал в задании.

А62. Комментаторы выразили обеспокоенность тем, что эти предложения могут противоречить некоторым законам за пределами США. Эти комментаторы также выразили озабоченность по поводу затрат, связанных с требованием, чтобы другой аудитор аудиторскую документацию главному аудитору. Кроме того, авторы комментариев также возражали против требования о том, чтобы главные аудиторы проверяли работу других аудиторов, как если бы они были сотрудниками главного аудитора.

Аудиторская документация должна быть доступна для отдела, выдающего отчет аудитора

A63.Рассмотрев эти комментарии, Правление решило, что оно может достичь одной из целей предложенного стандарта (то есть потребовать, чтобы выпускающее ведомство имело доступ к тем рабочим документам, на которые оно полагалось). не требуя, чтобы рабочие документы были отправлены в офис, выдавший их. Кроме того, учитывая потенциальные трудности с доставкой аудиторской документации из различных мест за пределами США, Правление решило изменить предлагаемый стандарт, чтобы потребовать чтобы аудиторская документация либо сохранялась, либо была доступна для выдавшего органа.

А64. Кроме того, вместо того, чтобы требовать, чтобы все рабочие документы отправлялись в выпускающий офис, Правление решило потребовать, чтобы выпускающий офис получал, проверял и сохранял определенную сводную документацию. Таким образом, общественность бухгалтерская фирма, выпускающая аудиторский отчет о консолидированной финансовой отчетности многонациональной компании, не может публиковать этот отчет без документации, описанной в пункте 19 стандарта.

А65. Аудитор должен получить, просмотреть и сохранить до даты выпуска отчета документацию, описанную в пункте 19 стандарта, в связи с работой, выполняемой другими подразделениями аудиторской фирмы или другими аудиторами, включая аффилированные или неаффилированные фирмы, участвовавшие в аудите. Например, аудитор, который использует работу другого своего офиса или других аффилированных или неаффилированных аудиторских фирм для аудита существенной дочерней компании. к консолидированной финансовой отчетности компании должны получить документацию, описанную в пункте 19 стандарта, до даты выпуска отчета. С другой стороны, аудитор, который использует работу другого своего офиса или другого аффилированного или неаффилированные фирмы, для выполнения отдельных процедур, таких как наблюдение за инвентаризацией компании, может не требоваться для получения документации, указанной в пункте 19 стандарта.Однако это не снижает потребности аудитор должен получить эквивалентную документацию, подготовленную другим аудитором, когда применимы случаи, описанные в пункте 19 стандарта.

Поправка к AU Sec. 543,

Часть аудита, проведенного другими независимыми аудиторами

A66. Некоторые комментаторы также возражали против предложенного требования в поправке к AU sec. 543, Часть аудита, проводимого другими независимыми аудиторами , что главный аудитор проверяет аудиторскую документацию другого аудитора.Они возражали, поскольку считали, что такая проверка повлечет за собой ненужные затраты и бремя, учитывая, что другой аудитор уже проверил документацию в соответствии со стандартами, установленными основным аудитором. То комментаторы также указали, что любая проверка со стороны главного аудитора добавит чрезмерное время процессу отчетности SEC, что вызовет еще больше трудностей, поскольку сроки подачи отчетности SEC Form 10-K в последнее время сократились и будут продолжать сокращаться. Следующий год.

А67. Правление приняло рекомендацию изменить предложенную поправку к разделу AU. 543, Часть аудита, проведенного другими независимыми аудиторами . Таким образом, в окончательной поправке Правление возлагает такую ​​же безусловную ответственность обязанность главного аудитора получить определенную аудиторскую документацию от другого аудитора до даты выпуска отчета. Окончательная поправка также предусматривает, что главный аудитор должен рассмотреть возможность выполнения одной или нескольких из следующих процедур:

• Посетить других аудиторов и обсудить проведенные аудиторские процедуры и их результаты.
• Просмотрите программы аудита других аудиторов. В некоторых случаях может быть уместно дать инструкции другим аудиторам в отношении объема аудиторской работы.
• Просмотрите дополнительную аудиторскую документацию других аудиторов, относящуюся к существенным выводам или проблемам в документе о выполнении задания.

Дата вступления в силу

A68. Совет предложил, чтобы стандарт и связанная с ним поправка вступили в силу для заданий, завершенных 15 июня 2004 г. или после этой даты.Многие комментаторы были обеспокоены тем, что дата вступления в силу была слишком ранней. Они указали, что это повлияет на некоторые аудиты, уже начатые на предлагаемую дату вступления в силу, и что ретроактивное применение стандарта может быть затруднено. Некоторые комментаторы также рекомендовали отсрочить дату вступления в силу, чтобы дать аудиторам достаточно времени для разрабатывать и внедрять процессы и проводить обучение по нескольким аспектам стандарта.

А69. После рассмотрения комментариев Правление отложило дату вступления в силу.Однако Совет также считает, что отсрочка после 2004 г. не отвечает общественным интересам.

А70. Совет пришел к выводу, что дата внедрения этого стандарта должна совпадать с датой применения Стандарта аудита PCAOB № 2, «Аудит внутреннего контроля за финансовой отчетностью, проведенный в сочетании с аудитом финансовой отчетности» , из-за проблем с документацией, преобладающих в Стандарте аудита PCAOB № 2. Поэтому Совет решил, что стандарт будет действовать для аудита финансовой отчетности в отношении финансовых лет, заканчивающихся 15 ноября или после этой даты. 2004.Дата вступления в силу обзоров промежуточной финансовой информации и других заданий, проводимых в соответствии со стандартами PCAOB, наступает, начиная с первого квартала, заканчивающегося после первого аудиторского аудита финансовой отчетности. по этому стандарту.

Ссылка на аудиторскую документацию, являющуюся собственностью аудитора

А71. Несколько комментаторов отметили, что в SAS № 96, «Аудиторская документация », промежуточном стандарте аудита в отношении аудиторской документации, аудиторская документация упоминается как собственность аудитора.Это не входило в предложенный стандарта, поскольку Совет не считал, что приписывание прав собственности способствовало бы цели этого стандарта по повышению качества аудиторской документации.

Конфиденциальная информация о клиенте

A72. В SAS № 96, Аудиторская документация , также говорится, что «аудитор несет этическое, а в некоторых случаях и юридическое обязательство сохранять конфиденциальность информации о клиенте», и ссылается на Правило 301, «Конфиденциальная информация о клиенте» , Кодекса профессионального поведения AICPA.Опять же, предложенный Комиссией стандарт аудиторской документации не включал это положение. При принятии некоторых временных стандартов и правил с 16 апреля 2003 г. Правление не приняло Правило 301. Кодекса профессионального поведения AICPA. В этом стандарте аудиторской документации Совет не стремится ни устанавливать стандарты конфиденциальности, ни изменять или отступать от каких-либо существующих применимых требований конфиденциальности.

Управление записями проекта | Типы информации и документов

Записи и документы являются одним из наиболее важных компонентов любого проекта.В течение жизненного цикла проекта будет создано огромное количество новой информации о проекте, а также ряд различных записей и документов. Записи являются единственным механизмом обеспечения прослеживаемости различных действий и решений, принятых в ходе проекта. В рамках управления проектом очень важно управлять этими проектными записями и документами.

Такие записи имеют первостепенное значение для текущих и будущих ссылок, а во многих случаях важны даже с юридической точки зрения. Система управления записями (RMS) представляет собой систематический подход, принятый для создания таких записей, обслуживания таких записей, хранения записей и окончательного удаления таких записей.

Типы информации и документов 

В течение жизненного цикла проекта создается огромное количество связанной с проектом информации и принимается ряд решений. Вся такая информация и решения должны быть задокументированы. Некоторая важная информация о проекте будет включать:

• Планы управления проектом — Включает все вспомогательные планы по содержанию проекта, графику, стоимости, качеству, ресурсам, коммуникации, рискам, закупкам, взаимодействию с заинтересованными сторонами, планам управления изменениями.Также включает базовые планы объема, времени и стоимости.
• Документы проекта — Количество документов, создаваемых на этапах инициации, планирования, реализации и закрытия проекта. Некоторые из документов включают в себя устав проекта, реестр заинтересованных сторон, документ о требованиях проекта, документ об отслеживаемости требований, описание содержания проекта, WBS, список действий, атрибуты действий, списки этапов, сетевую диаграмму, документ об оценке продолжительности, график проекта, лист оценки стоимости, ресурсы оценочный лист, реестр рисков, ТЗ, тендерные документы, журнал проблем, журнал предположений, реестр извлеченных уроков, журналы запросов на изменение, формы запросов на изменение, отчеты о состоянии, отчеты о ходе работ, отчеты об окончательном закрытии проекта и многое другое.
• Проектные контракты и соглашения – Включает различные контракты и соглашения с внешними заказчиками, а также с поставщиками проекта

Управление документацией проекта

Вышеупомянутые проектные записи необходимо вести. Не все проектные документы являются записями. Следовательно, должно быть четкое руководство для определения того, какие из вышеперечисленных документов будут рассматриваться как документы проекта и должны эффективно управляться. Все такие записи проходят следующие этапы управления:

• Создание
• Обслуживание, хранение и поиск
• Архивирование и удаление

Организации создают свои внутренние политики и руководства по управлению записями.Гарантируется, что все сотрудники осведомлены о таких политиках и руководящих принципах. Информационные технологии могут эффективно использоваться для управления записями. Для управления записями проекта можно создать надлежащие файловые структуры, в которых будут храниться записи.