Расторжение договора управления по инициативе управляющей организации: Как управляющей организации расторгнуть договор управления домом

Содержание

Как управляющей организации расторгнуть договор управления домом

Собственники помещений в МКД имеют право в любой момент прекратить договорные отношения с управляющей организацией. При этом суды признают договор управления публичным и считают, что управляющая организация не может от него отказаться в одностороннем порядке. Узнайте, как УО законно расторгнуть договор управления МКД.

Как защитить договор управления многоквартирным домом от оспаривания
7480
0

Кто может расторгнуть договор управления

Согласно ч. 3 ст. 161 ЖК РФ, определить или изменить способ управления МКД могут собственники помещений на общем собрании. Расторгнуть договор управления в одностороннем порядке они имеют право в любое время. Это зафиксировано в постановлении Президиума ВАС от 22.11.2011 № 7677/2011.

Управляющие организации такого права лишены: согласно постановлению Президиума ВАС от 15.07.2010 № 1027/10, заключённый между УО и собственниками помещений в МКД договор управления признаётся публичным. Следовательно, УО не может отказаться от оказания услуг по договору, если существует возможность их выполнить (определение Конституционного суда РФ от 06.06.2002 № 115-О).

Однако, по словам директора НП СРО УН «КИТ», члена Экспертного совета Комитета по энергетике Госдумы РФ Елены Шерешовец, для управляющих организаций существуют два законных способа, чтобы разорвать договорные отношения с жителями МКД:

Вынести вопрос на общее собрание собственников помещений в МКД.
Расторгнуть договор в одностороннем порядке после истечения срока его действия.

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных способов.

Способ 1: вынести вопрос на общее собрание собственников

Причин, по которым управляющая организация стремится разорвать договор управления с МКД, может быть много. Среди них рост задолженности жителей за жилищно-коммунальные услуги и сложность её взыскания, аварийность дома, отказ собственников от повышения тарифов.

Но независимо от причины, УО может попробовать договориться с жителями МКД и вынести вопрос о расторжении договора на общее собрание собственников (ч. 3 ст 161 ст. ЖК РФ). Планируя «уйти» из ненадёжного МКД, управляющая организация должна аргументировать, почему собственникам стоит сменить компанию, отвечающую за содержание и ремонт общего имущества МКД.

Инициировать ОСС может как собственник помещений в МКД, так и управляющая организация (ст. 45 ЖК РФ). Решение утверждается большинством от общего числа голосов, принимавших участие в собрании (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ). При этом жители МКД должны решить, кто будет управлять их домом: сменить способ управления или выбрать другую управляющую организацию.

Претензионный порядок урегулирования споров в договоре управления
44791
2

Способ 2: расторгнуть договор по истечении срока действия

Сложившаяся судебная практика показывает, что у управляющих организаций есть право расторгнуть договор управления после окончания срока его действия согласно ст. 162 ЖК РФ.

Такой способ разорвать договорные отношения с проблемным МКД подтверждён постановлением Федерального арбитражного суда Московского округа от 07.03.2013 по делу № А41-9806/12. Хотя итог тяжбы был в пользу собственников, в ходе рассмотрения дела суд отметил важные аспекты в толковании некоторых статей ЖК РФ и ГК РФ о расторжении договоров управления.

Собственники МКД подали иск на управляющую компанию. Они провели ОСС, на котором решили сменить способ управления и создать ТСЖ. Решение собрания зафиксировали в протоколе, зарегистрировали ТСЖ и уведомили УО. Но управляющая компания отказалась передать ТСЖ техническую документацию на дом согласно ч. 10 ст. 162 ЖК РФ.

Областной арбитражный суд, куда обратились жители МКД, в иске отказал. В решении суд отметил, что в протоколе ОСС нет решения о расторжении договора с управляющей компанией, заключённого до смены способа управления. Арбитражный апелляционный суд поддержал выводы первой инстанции и жалобу жителей МКД отклонил.

Собственники помещений в МКД обратились в Федеральный арбитражный суд округа, который с мнением первых двух судов не согласился. Суд отметил, что жители МКД зафиксировали в протоколе ОСС факт смены способа управления домом и уведомили УО о своём решении. Таким образом, договор с управляющей организацией был расторгнут. Решение суда первой инстанции и постановление арбитражного апелляционного суда были отменены, а иск собственников – удовлетворён.

Как расторгнуть договор управления в одностороннем порядке со стороны УК
86451
1

Правильно составить договор управления МКД

Решение Федерального арбитражного суда основывалось на толковании следующих статей Жилищного и Гражданского кодексов РФ:

Договор управления, заключённый собственником помещения с УО, расторгается при наличии заявления одной из сторон о его прекращении (ч. 6 ст. 162 ЖК РФ).
Односторонний отказ от договора управления не противоречит ст. 782 ГК РФ: и заказчик, и исполнитель вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг.
В силу п. 3 ст 450 ГК РФ, в случае одностороннего отказа от договора, когда такой отказ допускается законом, договор считается расторгнутым.

Судебное решение показывает, что УО имеет право расторгнуть договор управления после окончания срока его действия без согласия ОСС. Если заключить с собственниками договор сроком на один год с условием пролонгации, управляющая организация при необходимости сможет отказаться от управления домом. Главное – подробно прописать в договоре процедуру отказа: установить шаблон уведомления собственников, способы и сроки его доставки и другие важные пункты.

Ольга Шевлягина Главный редактор

9 июля 2018

Полезная статья?

Поделитесь с коллегами и друзьями

Подпишитесь на рассылку

Еженедельно получайте новости сферы ЖКХ, советы по управлению МКД и заполнению ГИС ЖКХ.
Выберите почту, на которую вам удобно получать рассылку, присоединяйтесь к 75 979 подписчикам

Получать на @Mail.ru Получать на @Yandex.ru Получать на @Gmail.com Получать на мою почту

Статьи по теме

Как сменить управляющую компанию в доме, где есть

ТСЖ
ТСЖ может заключить договор управления МКД с УО (п. 1 ч. 1 ст. 137, ч. 2.2 ст. 161 ЖК РФ). При этом способ управления МКД не меняется, а ТСЖ получает право контролировать работу управляющей компании.Е…
17 января 2018
Подсудность и место исполнения договора управления
МКД
Вместе с Дмитрием Бурняшевым, экспертом по вопросам управления МКД, мы продолжаем рассказывать, как управляющим организациям сформировать условия договора управления. Из этой статьи вы узнаете, как об…
19 марта 2018
Какие причины гибели документации на дом считаются уважительными
Документы портятся, теряются, гибнут – не всегда есть возможность предоставить их по первому требованию проверяющему органу или новой УО. Но не каждую причину гибели документации на дом можно сч…
3 апреля 2018
Вопросы по теме
Полное или частичное копирование материалов разрешено только при указании источника и добавлении прямой ссылки на сайт roskvartal.ru
Прокурор разъясняет — Прокуратура Новгородской области

Прокурор разъясняет

24 января 2020, 00:00
Может ли управляющая компания в одностороннем порядке отказаться от обслуживания дома, и что делать?
Текст
Поделиться
В соответствии с ч.
8 ст. 162 Жилищного кодекса РФ изменение и (или) расторжение договора управления многоквартирным домом осуществляются в порядке, предусмотренном гражданским законодательством.
В соответствии со ст. 450 ГК РФ изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено данным Кодексом, другими законами или договором. По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда только: 1) при существенном нарушении договора другой стороной; 2) в иных случаях, предусмотренных данным Кодексом, другими законами или договором.
В соответствии со ст. 310 ГК РФ односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, в случае существенного изменения обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора).
Частью 8.2 статьи 162 ЖК РФ предусмотрено, что собственники помещений в многоквартирном доме на основании решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в одностороннем порядке вправе отказаться от исполнения договора управления многоквартирным домом, если управляющая организация не выполняет условий такого договора, и принять решение о выборе иной управляющей организации или об изменении способа управления данным домом.

В иных случаях договор управления может быть расторгнут либо по соглашению сторон, либо в судебном порядке по заявлению одной из сторон договора.
Таким образом, из анализа указанных выше норм права следует, что закон предусматривает односторонний порядок расторжения договора управления многоквартирным домом только по инициативе собственников помещений в многоквартирном доме на основании решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме и не предусматривает односторонний порядок расторжения договора управления многоквартирным домом по инициативе управляющей организации.

Может ли управляющая компания в одностороннем порядке отказаться от обслуживания дома, и что делать?
В соответствии с ч.8 ст. 162 Жилищного кодекса РФ изменение и (или) расторжение договора управления многоквартирным домом осуществляются в порядке, предусмотренном гражданским законодательством.
В соответствии со ст. 450 ГК РФ изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено данным Кодексом, другими законами или договором. По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда только: 1) при существенном нарушении договора другой стороной; 2) в иных случаях, предусмотренных данным Кодексом, другими законами или договором.
В соответствии со ст. 310 ГК РФ односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, в случае существенного изменения обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора).

Частью 8.2 статьи 162 ЖК РФ предусмотрено, что собственники помещений в многоквартирном доме на основании решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в одностороннем порядке вправе отказаться от исполнения договора управления многоквартирным домом, если управляющая организация не выполняет условий такого договора, и принять решение о выборе иной управляющей организации или об изменении способа управления данным домом.
В иных случаях договор управления может быть расторгнут либо по соглашению сторон, либо в судебном порядке по заявлению одной из сторон договора.
Таким образом, из анализа указанных выше норм права следует, что закон предусматривает односторонний порядок расторжения договора управления многоквартирным домом только по инициативе собственников помещений в многоквартирном доме на основании решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме и не предусматривает односторонний порядок расторжения договора управления многоквартирным домом по инициативе управляющей организации.

Все, что вам нужно знать
Что такое управление контрактами?
Управление контрактами или управление жизненным циклом контрактов (CLM) — это процесс управления контрактами, от создания до исполнения и, в конечном итоге, расторжения или продления контракта.
Основные виды деятельности, связанные с управлением контрактами, включают составление контрактов и согласование их пунктов, анализ эффективности для максимизации операционных и финансовых показателей и снижение рисков, как финансовых, так и репутационных (например, деловые отношения наносят ущерб из-за невыполнения условий контракта).
Почему важно управление контрактами?
Контракты являются основой деловых отношений. Они разъясняют каждый аспект деловой сделки или отношений с поставщиками от начала до конца.
Исследование показывает, что средняя компания из списка Fortune 1000 имеет в среднем 40 000 активных контрактов в определенный день.
Задумайтесь об этом на секунду.
40 000 раз контракт необходимо составить, просмотреть, согласовать, утвердить, и это только начало.
После этого необходимо управлять всеми контрактами на протяжении всего их жизненного цикла, используя все согласованные пункты, контролировать их соблюдение, а затем снова проверять на предмет продления или внесения поправок.
Единый контракт привлекает людей из финансового, юридического и снабженческого отделов, и всем им приходится заниматься вещами вручную.
Это отнимает много времени и средств для одного, но эти ручные и повторяющиеся процессы очень подвержены ошибкам, что приводит к дополнительным затратам, срыву сроков и проблемам с соблюдением требований.
Это только для одного контракта.
Без надлежащего управления контрактами вы подвергаетесь бесчисленным рискам, финансовым штрафам и проблемам с соблюдением контрактов на поставку.
Небольшая техническая ошибка или ошибка в формулировках могут в конечном итоге стоить тысячи долларов.
Хотите услышать от 6 мировых компаний о том, как они повышают ценность с помощью управления контрактами?
Какие этапы управления жизненным циклом контракта (CLM)?
Жизненный цикл среднего контракта можно разделить на две отдельные части: до подписания и после подписания, каждая из которых сопряжена со своими проблемами и обязанностями.
Предварительная подпись:
Включает первоначальную разработку контракта, переговоры, редактирование и утверждение. Это в значительной степени межведомственное мероприятие, основанное в основном на ручных задачах и переговорах.
Инициирование контракта : Здесь определяется потребность в контракте и начинается жизненный цикл контракта.
Возможно, вы начинаете работать с новым поставщиком-поставщиком, должен быть заключен контракт, чтобы установить барьеры для деловых отношений.
Authoring : Контракт должен быть написан. Считайте это скорее черновиком, чем окончательным продуктом. Выполнение этого вручную может быть утомительным и трудоемким процессом, но такие решения, как JAGGAER Contracts, могут автоматизировать этот процесс.
Переговоры : Обе стороны должны рассмотреть предложенный проект и исключить любые изменения, которые следует внести. Некоторые положения должны быть согласованы, чтобы гарантировать, что каждая сторона получит максимальную выгоду.
Редактирование : После того, как все переговоры завершены, пришло время завершить эти правки. Здесь действительно пригодится программное обеспечение для управления контрактами, которое отслеживает все изменения и позволяет легко сравнивать версии.

Одобрение : Обычно здесь возникает наибольшее количество узких мест. Вам нужен четкий процесс и набор рабочих процессов, чтобы обеспечить бесперебойную работу процесса утверждения. Этому может помочь программное обеспечение для автоматизации контрактов и рабочих процессов.
Пост-подпись:
Занимается управлением контрактами и обеспечением их соблюдения, а также процессом продления и внесения поправок. Это происходит на протяжении всего срока действия контракта, и детали могут быть легко упущены при работе с большим объемом контрактов различной сложности.
Исполнение : Теперь, когда контракт подписан, пришло время выполнить соглашение. Однако, если это делается вручную, это может привести к немалому риску и упущенным возможностям. Контракты могут быть довольно длинными, а некоторые пункты могут быть скрыты. Использование программного обеспечения для управления контрактами может легко позволить вам определить рискованные пункты или возможности для получения большей ценности.

Отслеживание: Отслеживание производительности на протяжении всего жизненного цикла контракта имеет решающее значение не только для обеспечения соблюдения требований и получения максимальной выгоды, но и для информирования вас о том, стоит ли контракт продлевать или расторгать.
Аудит: Время от времени следует проводить полную проверку всех открытых или недавно закрытых контрактов. Это даст вам подробный обзор выполнения вашего контракта, открытых пунктов и того, как будут выглядеть ваши следующие шаги.
Отчетность: Отслеживание данных — это одно, но без центральной и интуитивно понятной информационной панели или репозитория данные будет трудно читать и анализировать. Качественное программное обеспечение CLM станет «единым источником достоверной информации» для данных о ваших контрактах и поможет получить полезную информацию, которая поможет вам в принятии решений.

Продление: Вы ознакомились с жизненным циклом контракта. Время принять решение, будете ли вы продлевать, пересматривать или расторгать? К сожалению, когда это делается вручную, большинство компаний упускают возможности обновления и теряют тысячи долларов потенциальной ценности. Помните, что многие компании одновременно имеют более 40 000 открытых контрактов, что крайне затрудняет отслеживание вручную, но с автоматизированными рабочими процессами вы всегда можете одним глазом следить за предстоящим истечением срока действия.
Что такое программное обеспечение для управления контрактами?
Традиционно вы думаете об управлении контрактами, и вы думаете о картотеке и десятках папок.
Если вы все еще храните свои контракты в картотеке, на общем диске или отправляете отсканированные копии окончательной версии по электронной почте, вы не единственный. Удивительно, как много миллиардных компаний все еще полагаются на бумагу.
Однако, как я уверен, вы уже поняли, эта ручная практика полна неэффективности и рисков, которые лишают невероятную ценность, которую может принести управление контрактами.
Программное обеспечение для управления контрактами представляет собой электронный подход к решению всех этих ручных задач.
Программное обеспечение для управления контрактами может упростить весь жизненный цикл контракта, начиная от организации работы с документами, составления контрактов, ведения переговоров и внесения исправлений, управления датами, отчетности о производительности и автоматизации рабочих процессов.
Современное управление контрактами на основе искусственного интеллекта может даже использовать возможности искусственного интеллекта, чтобы вывести на новый уровень создание статей, управление рисками и предписывающую аналитику.
Интегрированное программное обеспечение для управления контрактами может высвободить бесчисленное количество человеко-часов и автоматизировать все процессы, связанные с управлением жизненным циклом контрактов, повышая итоговую стоимость для вашей компании.
10 Преимущества программного обеспечения для управления контрактами
Существует множество способов, которыми программное обеспечение для управления контрактами может принести вам пользу.
Хотите превратить риск контракта в ценную возможность? Узнайте больше здесь!
Вот 10 лучших способов упростить свою жизнь с помощью программного обеспечения для управления контрактами:
1. Стандартизируйте свои контракты
Хватит воссоздавать пресловутое колесо. С помощью программного инструмента для управления контрактами вы можете выбирать из библиотеки шаблонов и пунктов, чтобы обеспечить согласованность текста контракта и пунктов в масштабах всей компании. Теперь вы можете положить конец соглашениям о неразглашении, разбросанным по компании в шести разных версиях.
2. Упростите мониторинг и отслеживание изменений контракта
Больше не нужно беспокоиться о контроле версий. Все изменения текста, независимо от того, являются ли они внутренними или внешними, автоматически выделяются красной чертой, и их можно легко принять или отклонить.
3. Оптимизируйте процесс утверждения вашего контракта
Хватит тратить время на то, чтобы выяснить, кто должен проверять контракт, а затем преследовать этого человека. Рабочий процесс утверждения гарантирует, что нужные элементы будут утверждены и зарегистрированы вовремя нужными людьми.
4. Храните все свои контракты в одном месте
Попрощайтесь с поиском контрактов. Инструмент управления жизненным циклом контрактов (CLM) с репозиторием контрактов — это удобный способ хранения контрактов и связанных с ними документов, чтобы заинтересованные стороны могли легко и безопасно получать к ним доступ из любой точки земного шара.
5. Установите автоматические оповещения о контрактах
Никогда не беспокойтесь о том, что пропустите что-то важное. Настройте настраиваемые оповещения, которые появляются в вашей электронной почте, и вы больше никогда не пропустите даты истечения срока действия или сроки доставки.
6. Найдите свои контракты быстрее
Не теряйте время на поиск нужных контрактов. Найдите контракт, выполнив поиск по ключевому слову или фразе. Вы даже можете искать приложения к договору — например, страховые свидетельства.
7. Воспользуйтесь преимуществами технологии электронной подписи
Перестаньте беспокоиться о поиске вице-президента их Джона Хэнкока. Это занимает всего несколько минут и работает так же, как физическая подпись.
8. Упростите процесс переговоров по контракту
Выпускник факультета печати и сканирования PDF-файлов. Пересмотры контракта могут передаваться между вами и вашим клиентом по электронной почте.
9. Интеграция с ERP
Больше не нужно перемещать данные вручную. Наше программное обеспечение для управления контрактами может работать как отдельный инструмент или подключаться к вашей ERP для синхронизации с основными списками клиентов, списками поставщиков и пользователями.
10. Экономьте время и деньги!
Не тратьте время на ручное выполнение задач, которые можно автоматизировать. Один клиент добился 50-процентного сокращения времени цикла контракта благодаря автоматизации.
Конечно, не все программы для управления контрактами одинаковы. Некоторые из них интегрировали ИИ во все решения, чтобы обеспечить еще большую автоматизацию и ценность.
5 способов получить больше отдачи от программного обеспечения для управления контрактами
Технология управления контрактами, такая как JAGGAER Contracts, обеспечивает большую ценность в зависимости от того, на каком этапе трансформации управления контрактами вы находитесь.
Независимо от того, какое электронное решение вы используете, есть несколько шагов, которые вы должны предпринять, чтобы улучшить управление жизненным циклом контракта.
Просто иметь систему управления контрактами недостаточно. К сожалению, многие организации с программным обеспечением для управления контрактами оставляют неиспользованную экономию на столе, не используя программное обеспечение для управления контрактами в полной мере.
Загрузите наш контрольный список контрактов, Ведите переговоры правильно!
1. Управление хранилищем контрактов
Невозможно переоценить, насколько важно просто знать, где хранятся ваши контракты. В идеале все контракты в вашей организации находятся в одном центральном репозитории, который используется всеми отделами. Репозитории контрактов обеспечивают централизованное хранение документов с возможностью помечать, классифицировать и структурировать метаданные о ваших контрактах.
Помимо организации и доступа, центральный репозиторий также обеспечивает прозрачность и единый источник достоверной информации. Когда каждый имеет доступ к одной окончательной версии контракта, больше нет разногласий по поводу того, что и когда было согласовано. Такая ясность может не только улучшить внутреннюю координацию, но также может помочь улучшить отношения с вашими поставщиками, сохраняя согласованное сообщение между вашей организацией и их организацией.
2. Отчетность и анализ
Вторым важным шагом к максимальному использованию преимуществ вашего решения по контрактам является разработка системы отчетности и анализ данных. Отчеты и анализ расширяют функциональные возможности вашего репозитория контрактов, отвечая на ключевые вопросы по вашему портфелю контрактов.
Доступность и организованность подписания соглашений — это минимум. Анализируя их массово, вы можете начать выявлять лучшие практики и несоответствия между поставщиками. Затем, когда придет время для продления, вы сможете начать применять более стандартизированные формулировки во всех своих контрактах.
Кроме того, извлекайте данные непосредственно из контрактов и сравнивайте их с фактическими показателями поставщика. Таким образом, вы можете быстро увидеть, кто выполняет согласованные условия, а кто не выполняет поставленные задачи, будь то своевременное выставление счетов, сроки доставки, оптовые скидки или любые другие ключевые бизнес-показатели.
3. Интеллектуальная авторская разработка и шаблоны
Сколько времени ваши менеджеры по контрактам тратят на авторскую разработку документа за документом? Разработка больше не является рутиной, поскольку CMS может автоматизировать создание контрактов с помощью смарт-шаблонов. Просто выберите тип контракта, который вам нужен, и система выберет из предопределенных шаблонов, а затем извлечет информацию о поставщике из его профиля.
Этот процесс не только упрощает создание контрактов, но и снижает риск. Продуманная авторская разработка и интуитивно понятные шаблоны означают, что вы можете стандартизировать язык, уменьшая при этом вероятность непреднамеренного пропуска важных пунктов или терминов.
Системы искусственного интеллекта делают управление контрактами еще более мощным благодаря интеллектуальной автоматизированной авторской разработке, использующей ИИ для прогнозирования того, какие положения контракта могут потребоваться в зависимости от местоположения поставщика, его размера, отрасли и других факторов. Прошли времена ручной разработки построчно. Вместо этого ваша команда может сосредоточиться на построении стратегических отношений и оптимизации новых контрактов.
4. Подключение контрактов к источнику для процессов оплаты
Такие инструменты, как интеллектуальная разработка, безусловно, могут упростить процесс контрактов. Однако подключение к общему цифровому источнику для оплаты может полностью изменить способ работы вашей команды по закупкам. Соединение вашего контракта для обеспечения соответствия вашим предшествующим и последующим процессам позволяет вам использовать важные данные на каждом этапе жизненного цикла закупок.
Контракты могут не только включать данные о поставщиках, чтобы упростить процесс разработки, но и ваши инструменты закупок могут автоматически включать согласованное ценообразование и определять приоритетность контрактных поставщиков, обеспечивая итоговую экономию в масштабах всей организации. Управление поставщиками может автоматически сравнивать поставщиков с соглашениями и отмечать несоответствия, инициируя коммуникацию или программу улучшения поставщиков.
Возможности безграничны, и вы можете оптимизировать их в соответствии с потребностями вашей организации. Именно здесь вы действительно можете начать повышать ценность своих инструментов контрактов.
5. Постоянно добивайтесь улучшений
Важно не пересматривать процесс заключения контрактов один раз и не считать, что вы выполнили свою работу. Скорее, вы должны продолжать дорабатывать, оптимизировать и улучшать! Вы не только постепенно повысите эффективность, но и со временем начнете замечать закономерности. Например, понимание узких мест вашего процесса или даже наиболее обсуждаемых пунктов может улучшить вашу производительность. Чтобы определить эти закономерности, потребуется время, но как только вы это сделаете, вы сможете начать новые инициативы, чтобы добиться дальнейшего прогресса.
Не позволяйте управлению контрактами быть менталитетом установите его и забудьте. Сотрудничайте с заинтересованными сторонами, чтобы понять, что их волнует с точки зрения управления контрактами. Спросите себя, можете ли вы пойти дальше, чтобы улучшить текущий процесс? Вы осознали все преимущества вашей CMS-системы?
Хотите узнать, как обосновать экономическое обоснование решения по управлению контрактами? Узнайте больше здесь!
Как выбрать правильное решение для управления контрактами
ИИ окажет огромное влияние на организации по всему миру. Но это не должно быть далекой мечтой.

Технология уже здесь, теперь все, что вам осталось, — это принять эти изменения и выбрать подходящего технологического партнера, который соответствует вашим потребностям.
Это инвестиция в ваше будущее, и вы должны принять во внимание несколько важных вопросов, прежде чем принимать решение.
Легко ли он интегрируется с вашими системами?
Достаточно ли он гибок, чтобы соответствовать вашим потребностям?
Является ли он интуитивно понятным и простым в освоении?
Вам нужен доступ к группе поддержки?
Насколько мощны аналитические возможности и является ли платформа безопасной?
Управление контрактами с помощью ИИ может облегчить вашу жизнь, сэкономить деньги и дать представление о том, как можно улучшить работу в тех областях, о которых вы раньше даже не задумывались.

Но все начинается с выбора знающего поставщика, который будет выступать в качестве настоящего технологического партнера для поддержки ваших потребностей и целей.
Хотите узнать больше о решении JAGGAER для управления контрактами? Узнайте больше здесь или свяжитесь с экспертом прямо сейчас!
Разница между управлением контрактами и администрированием контрактов
Термины «управление контрактами» и «администрирование контрактов» часто путают друг с другом или используют как синонимы, но на самом деле они представляют собой разные этапы общего процесса заключения контрактов. Проще говоря, управление контрактом — это работа, выполняемая до того, как контракт вступит в силу, а управление контрактом охватывает все, что делается после подписания, чтобы обеспечить соблюдение результатов и сроков, указанных в соглашении.
Ниже представлен более подробный обзор различий между администрированием контрактов и управлением контрактами, а также полезные советы для достижения успеха на обоих этапах процесса заключения контрактов.
Что такое администрирование контрактов?
Специалисты, отвечающие за управление контрактами компании, сосредотачивают свою работу на планировании и исполнении контрактов. Процесс планирования часто включает в себя поиск потенциальных партнеров по контракту, например, путем отправки запросов предложений. Кроме того, администраторы контрактов помогают согласовать детали контракта, работая с потенциальными партнерами для переговоров по контрактным вопросам, таким как цена, графики поставок и ожидаемая производительность.
Несмотря на то, что слово «администрирование» создает впечатление, что этот аспект цикла заключения контрактов носит в основном административный характер, он требует большой стратегии и деловой смекалки. Заключение юридически обоснованных взаимовыгодных контрактов имеет решающее значение для финансового успеха многих предприятий, поэтому крайне важно найти правильных партнеров и заключить справедливые соглашения.
Передовой опыт подготовки плана администрирования контрактов
Создание четкого плана администрирования контрактов и его соблюдение позволит вашей команде успешно управлять каждым новым контрактом на протяжении всего жизненного цикла соглашения. Этот официальный документ должен подробно описывать, что ожидается от обеих сторон в течение срока действия соглашения, чтобы ограничить возможные нарушения контракта или другие проблемы, которые приводят к невыполнению любой из сторон своих договорных обязательств.
При подготовке плана администрирования контрактов учитывайте следующие пять рекомендаций.
1. Определите объем и результаты
Первым шагом к обеспечению успешного процесса заключения контракта является четкое изложение ожиданий, включая объем и результаты. Расширение сферы действия — это распространенная проблема, которая может сорвать любой контракт, поэтому письменное изложение того, что конкретно входит в контракт, а что нет, поможет сохранить контракт в нужном русле.
2. Включить подробный график
Это может показаться само собой разумеющимся, но планы администрирования контракта должны включать в себя подробную временную шкалу с учетом каждой важной вехи на протяжении всего срока действия контракта, включая даты начала и окончания проекта, сроки предоставления результатов и обновления хода выполнения.
3. Урегулирование финансовых вопросов
Во избежание споров по контракту и для поддержания позитивных отношений между обеими сторонами каждый, кто участвует в процессе администрирования контракта, должен знать финансовые условия соглашения, включая стоимость контракта, интервалы платежей и процесс удовлетворения потребности в любых дополнительных расходах (в зависимости от типа контракта).
4. Планирование работы
Для обеспечения прозрачности и подотчетности план должен включать подробную информацию о том, как будут выполняться результаты контракта, включая людей, которые будут работать над каждой частью соглашения (включая как внутренние, так и третьи стороны). — партийный персонал, если применимо). Наличие плана измерения успеха на протяжении всего срока действия контракта будет поддерживать согласованность обеих сторон и позволит при необходимости скорректировать курс.
5. Предвидеть риски
Каждый контракт сопряжен с риском, но создание планов, учитывающих эти риски, может предотвратить провал контракта. Опишите наиболее вероятные риски для каждого соглашения и шаги, которые следует предпринять в случае, если эти события действительно произойдут. Создание некоторой гибкости в отношении сроков и бюджетов позволит с легкостью справиться с незначительными, неожиданными задержками или проблемами и предотвратит значительные потери контракта (и, возможно, отношений).
Что такое управление контрактами?
Управление контрактом происходит после его исполнения и вступления в силу. Таким образом, это влечет за собой работу по обеспечению соблюдения условий, содержащихся в договоре, и удовлетворительного выполнения всех договорных обязательств стороны.
На этапе управления контрактом всегда возможно, что обстоятельства изменятся, что потребует внесения изменений в контрактное соглашение. Конечно, команда по управлению контрактами, как правило, работает в тесном контакте с другой стороной соглашения, поэтому они могут знать, работают ли отношения или необходимо использовать возможности в другом месте. В результате администраторам контрактов и менеджерам имеет смысл поддерживать тесную связь, даже если они фактически являются отдельными командами внутри компании.
Этапы управления контрактами
Знание того, чего ожидать на каждом из семи основных этапов процесса управления контрактами, повысит вашу способность выполнять требования контракта и достигать оптимальных результатов.
1. Этап планирования
На этапе планирования вы должны указать особенности наиболее насущных болевых точек, потребностей и целей вашей команды в области управления контрактами, а затем определить, какой подход или система лучше всего позволит вам решить эти проблемы. области. Вы также захотите рассмотреть ресурсы, которые вы можете выделить для процесса управления контрактами.
2. Этап реализации
После того, как вы узнаете, как должен выглядеть ваш процесс управления контрактами, вы можете приступить к внедрению инструментов и систем, необходимых для поддержки этих усилий. Если у вас всего несколько контрактов, вы, вероятно, можете отслеживать сроки, результаты и другие обязательства с помощью ручных решений, таких как общие диски, календари и электронные таблицы. Если у вас есть более сложные потребности в управлении контрактами, рассмотрите возможность внедрения специального программного обеспечения для управления контрактами, которое поможет вам отслеживать ваши соглашения и важные сроки.
Это также время, когда все, кто участвует в вашем процессе управления контрактами, должны пройти обучение и пройти обучение по вашему решению для управления контрактами, чтобы им было абсолютно комфортно пользоваться программным обеспечением.
3. Предконтрактная стадия
На предконтрактной стадии вам следует тесно сотрудничать с администратором контракта, чтобы понять важные детали нового соглашения. Это поможет вам подготовиться к процессу управления контрактом и включить любые конкретные рекомендации, которые помогут вам эффективно управлять контрактом и результатами.
4. Этап передачи
Если лица, которые вели переговоры по соглашению, не являются теми же людьми, которые будут выполнять и поставлять в соответствии с условиями контракта, крайне важно провести тщательный процесс передачи, часто включающий специальные встречи для обеспечения согласование и общее понимание ролей, обязанностей и ключевых результатов.
5. Стадия контракта
Стадия контракта наступает, когда работа, определенная в соглашении, выполнена и результаты получены, возможно, в соответствии с согласованным графиком и бюджетом. Это также одна из областей, в которых программное обеспечение для управления контрактами может помочь вам не сбиться с пути и дать вам основу, необходимую для измерения производительности на этом пути. Такие функции, как автоматические оповещения и уведомления, а также настраиваемые отчеты, сообщат вам о любых предстоящих сроках, связанных с результатами, окнами закрытия и любыми другими датами, которые, по вашему мнению, стоит отслеживать.
6. Предварительный этап продления
Как правило, по мере прекращения действия контракта вы должны решить, хотите ли вы его продлить, пересмотреть или полностью расторгнуть. Чаще всего существуют строгие временные рамки, которые определяют, когда эти действия могут быть совершены без штрафных санкций, поэтому в ваших интересах начать думать об этих сценариях задолго до даты окончания контракта.
7. Постконтрактный этап
После того, как контракт закончился и пыль улеглась, необходимо выполнить пару постконтрактных задач. Прежде чем архивировать договор, подробно ознакомьтесь с его условиями, чтобы убедиться, что все условия соблюдены, а счета оплачены.
Наконец, вскрытие даст вам возможность получить ценную информацию о контракте и вашем процессе управления контрактом, включая как успехи, так и недостатки, которые помогут вам улучшить ваши будущие соглашения.
Передовой опыт управления контрактами
Существует множество различных подходов к управлению контрактами, а также множество решений и методов для достижения ваших целей по заключению контрактов. Вот семь лучших практик управления контрактами, которые применимы практически к любой ситуации, независимо от размера и сложности вашего портфеля контрактов.
1. Храните все свои контракты в одном месте
Чтобы эффективно управлять своими контрактами, вы должны знать, где они находятся. Храня все контракты вашей организации в одном месте, вы будете точно знать, где найти соглашение или отследить даты, условия и другие конкретные детали контракта.
2. Установка и измерение ключевых показателей эффективности управления контрактами
Установка и измерение ключевых показателей эффективности управления контрактами — это лучший способ определить, как выполняются ваши контракты, и дает вам возможность поделиться этой информацией с внутренними заинтересованными сторонами. Эти ключевые показатели эффективности также позволяют выявлять любые неэффективные части процесса управления контрактами и разрабатывать стратегии для улучшения за счет снижения рисков, устранения ненужных затрат или поиска упущенных возможностей в ваших соглашениях.
3. Сбалансируйте безопасность хранения и доступ
Юридические отделы и менеджеры по контрактам должны найти правильный баланс между безопасностью контракта и доступом. Те, кто использует программное обеспечение для управления контрактами, имеют безопасный онлайн-репозиторий для хранения всех своих конфиденциальных контрактов и могут легко назначать различные уровни доступа, чтобы только определенные пользователи и группы могли просматривать определенные файлы и папки. Это позволяет юридическим группам разделить некоторые обязанности по управлению контрактами, не теряя контроля над вашим хранилищем.
4. Отслеживание времени утверждения контракта
Чем быстрее вы сможете провести контракт через процесс утверждения, тем меньше времени потребуется, чтобы увидеть ценность этого соглашения. Но для того, чтобы оптимизировать этот процесс для большей эффективности, вы должны сначала иметь систему для его мониторинга. Отслеживание времени утверждения контракта поможет вам понять цикл контракта и определить, нужны ли улучшения.
5. Автоматизация договорных коммуникаций
Современные технологии управления договорами позволяют юридическим группам автоматизировать многие аспекты процесса заключения договоров, особенно связанные с коммуникациями. Например, облачные репозитории позволяют пользователям планировать и отправлять автоматические оповещения и уведомления о контрактах определенным лицам, устраняя необходимость в ручных напоминаниях и ненужных электронных письмах. А благодаря доступным современным решениям многие предприятия устранили процесс физической отправки документов туда и обратно для мокрых подписей, вместо этого обратившись к вариантам электронной подписи для немедленных действий.
6. Проводите регулярные проверки соответствия
Одним из преимуществ структурированного процесса управления контрактами является возможность улучшить соответствие вашей организации отраслевым нормам. Регулярно отслеживая федеральные, региональные и другие правовые нормы и гарантируя, что ваши контракты соответствуют этим законам, вы можете защитить свой бизнес от штрафов и штрафов, которых можно избежать. Обязательно регулярно проверяйте наличие обновлений нормативных актов, касающихся вашей компании, и просматривайте действующие контракты, чтобы определить, необходимы ли действия для соблюдения требований.
7. Предвидьте меняющиеся потребности бизнеса
Большинство предприятий и их потребности со временем меняются, поэтому важно предвидеть эти изменения и соответствующим образом корректировать свои контракты. Если ваш бизнес быстро растет, и вы знаете, что ваши потребности будут меняться в ближайшее время, а не просто продлевать контракты на существующие услуги, подумайте о том, чтобы внимательно их просмотреть, чтобы определить, имеет ли смысл корректировать или пересматривать условия в зависимости от ваших меняющихся потребностей.
3 основных шага, которые необходимо предпринять сейчас для улучшения управления контрактами
Если ваш процесс управления контрактами нуждается в улучшении или если у вас вообще нет формального процесса, эти три шага помогут вам быстро добиться успеха в управлении контрактами.
1. Проведите аудит всех вопросов, связанных с контрактами
Прежде чем вы сможете начать предпринимать шаги для решения ваших самых больших проблем управления контрактами, вы должны понять, в чем заключаются эти проблемы. Проведите аудит управления контрактами, который включает всех заинтересованных лиц, ресурсы и процессы в вашей организации, которые влияют на то, как ваши контракты обрабатываются от переговоров и создания до выполнения и управления.
2. Разработайте формальную структуру управления контрактами
Теперь, используя результаты аудита, вы можете внедрить структурированный подход к управлению своим портфелем контрактов. Эта структура должна охватывать каждый элемент процесса управления контрактами и четко определять, что должно происходить на каждом этапе. План также должен включать такие вещи, как роли и отделы, ответственные за различные задачи и процессы, связанные с контрактами, способы измерения эффективности управления контрактами, а также любые инструменты и системы, которые следует использовать в процессе управления контрактами.
3. Используйте технологии, чтобы упростить задачу
Внедрение специального программного обеспечения для управления контрактами может значительно улучшить вашу способность управлять своим портфелем контрактов, а также всеми сроками и результатами, связанными с контрактами вашей организации. Как только ваш портфель достигает определенного размера или уровня сложности, становится практически невозможным эффективно отслеживать и действовать в отношении каждого аспекта вашего процесса управления контрактами, используя только ручные инструменты и системы. С правильным программным обеспечением для управления контрактами ваша организация может восстановить контроль над своим портфелем контрактов.
Преимущества программного обеспечения для управления контрактами
Каждое предприятие имеет уникальный набор проблем и приоритетов в области управления контрактами. Определение того, какой тип программного обеспечения должен внедрить ваш бизнес, в конечном итоге сводится к поиску решения, которое соответствует вашему бюджету, устраняет самые большие болевые точки управления контрактами и предоставляет систему, которую вы и ваша команда действительно будете использовать.
Независимо от того, какое решение вы выберете, вот некоторые из наиболее значительных преимуществ программного обеспечения для управления контрактами:
1. Единый источник достоверной информации
Программное обеспечение для управления контрактами обеспечивает централизованное хранение всех контрактов вашей организации, а это означает, что каждый пользователь точно знает, где найти необходимую информацию о контрактах. Использование программного обеспечения для управления контрактами предотвращает проблему наличия нескольких копий или версий контракта, что может вызвать путаницу и привести к тому, что отдельные лица будут работать с устаревшей версией соглашения.
2. Повышение наглядности и понимания контрактов
Предприятиям, не имеющим программного обеспечения для управления контрактами, часто приходится иметь дело с неуместными контрактами, разбросанными по разным столам, общим дискам и картотекам. Программное обеспечение для управления контрактами дает пользователям возможность искать любой контракт, пункт или ключевое слово по всему вашему портфелю контрактов и находить именно то, что вы ищете, за считанные секунды.
3. Снижение риска
Программное обеспечение для управления контрактами помогает снизить риск контракта несколькими способами, включая:
Упрощение отслеживания дат и крайних сроков контрактов. Запланировав оповещения для ключевых дат и крайних сроков контракта, вы можете быть уверены, что никогда не застанете себя врасплох, когда приближается крайний срок автоматического продления или срок выполнения основного контракта.
Предоставление заинтересованным сторонам важной информации о контрактах. Программное обеспечение для управления контрактами позволяет создавать отчеты на основе любых представляющих интерес метаданных, обеспечивая повышенную прозрачность и понимание контрактов для руководителей отделов, руководящих групп и других лиц. Теперь команда юристов — не единственная группа, следящая за соблюдением и исполнением контракта.
Учитесь на предыдущих ошибках, а не повторяйте их. Отчетность по контрактам также дает вашей команде простой способ проанализировать ваш портфель для выявления тенденций в прошлых соглашениях. Изолируя неэффективные контракты, вы можете понять, что общего у этих соглашений, и найти способы изменить структуру будущих контрактов.
4. Экономия времени
Одним из наиболее важных преимуществ программного обеспечения для управления контрактами является то, что оно экономит ваше время, что позволяет вам сосредоточиться на более важных мероприятиях. Ручное управление контрактами утомительно и требует много времени, но большинство функций программного обеспечения для управления контрактами разработаны специально с учетом вашего времени.
Онлайн-репозиторий с возможностью поиска означает, что вам не нужно тратить время на копание в шкафах, чтобы найти контракт, или перечитывать 75-страничное соглашение, чтобы найти конкретный пункт или условие
Автоматические оповещения устраняют необходимость вручную отслеживать важные даты для сотен или тысяч контрактов
Функции искусственного интеллекта автоматически идентифицируют и помечают ключевые элементы информации в ваших контрактах, потенциально избавляя вас и вашу команду от необходимости тратить сотни часов на ввод этих данных вручную
Функции электронной подписи позволяют подписывать контракты за считанные минуты, сокращая время, необходимое для выполнения новых соглашений
Роли пользователей на основе разрешений дают администраторам возможность назначать различные уровни доступа различным группам и пользователям, позволяя вашим коллегам находить ответы на свои вопросы, связанные с контрактом, не требуя вашего времени и внимания
Внедрение специального программного обеспечения для управления контрактами оптимизирует процесс управления контрактами и позволяет ключевым сотрудникам юридического отдела тратить меньше времени на утомительные задачи по управлению контрактами и больше времени на стратегически важные инициативы.