Протокол собрания жильцов дома бланк: Образец протокола общего собрания 2022 (по самой новой форме) скачать

Например, неструктурированный протокол собрания без форматирования может закончиться примерно так:

Собрание началось в 11:00 и на нем присутствовали Джон Смит, Джейн Доу и Роберт. Коричневый. Протокол встречи вел Джеймс Тейлор.

После обзора того, как продвигается проект и чего мы надеемся достичь на следующей неделе, мы обсудили, как лучше всего разделить наши задачи на предстоящую неделю. В первый день мы решили поработать над задачей А и Б.

Мы также пришли к соглашению, что завершим обсуждение вопроса C на следующей неделе, вместо того, чтобы пытаться решить его сейчас.

Преимущества стиля ведения протокола собрания без повестки дня

Ведение протокола собрания без какой-либо повестки дня или форматирования не идеально, но у него есть преимущества по сравнению с тем, чтобы вообще не вести протокол собрания. Так что, если вы делали это до сих пор, это хорошее начало. Вы вели записи, которые могут служить в какой-то степени записью. И они могут освежить чью-то память.

Преимущества включают в себя: 

• По крайней мере, вы ведете протоколы совещаний
• Вы можете сделать это мгновенно, без какой-либо подготовки
• У вас есть какие-то записи, даже если они не идеальны
• Вы можете легко копировать, вставьте и поделитесь информацией
• Это может работать для очень небольших команд, у которых не так много собраний (скажем, ежеквартальные собрания крошечного местного парусного клуба. )

Хорошая новость: этот стиль легко принять минут совещаний на следующий уровень, чтобы дать себе больше власти, улучшить репутацию и помочь своей команде добиться еще большего.

Легко переключить стили на более форматированные заметки

Поднять протоколы совещаний на новый уровень проще, чем нет. На самом деле, переход к стилю протокола собрания, который зависит от повестки дня и некоторого базового форматирования , проще и менее напряжен , чем стиль без повестки дня, без форматирования.

Причина в том, что небольшая организация упрощает любую работу, особенно такую ​​задачу, как ведение протокола собрания.

Недостатки стиля ведения протокола собрания без повестки дня

Прежде чем мы рассмотрим простой способ лучше организовать протокол собрания, давайте четко рассмотрим недостатки ведения протокола собрания без повестки дня или форматирования. Иногда, если метод работает нормально и удовлетворяет заинтересованные стороны, полезно непосредственно взглянуть на недостатки.

Взгляд на возможности, которые вы упускаете, с очень простым подходом к ведению заметок может быть очень мотивирующим. Вы найдете много простых вещей, которые могут улучшить ваше положение и производительность вашей команды.

К недостаткам относятся:

• Выглядят непрофессионально . ‍ Простая текстовая форма протокола встречи очень неформальна — и не обязательно в хорошем смысле, потому что основная повестка дня и простое форматирование настолько просты в наши дни, когда доступно так много бесплатных приложений и так много отличных бесплатных шаблонов.
• Их трудно прочитать. Форматирование, шрифты, дизайн и шаблоны существуют по очень хорошей деловой причине. Они облегчают чтение и усвоение информации. Когда протокол встречи остается неформатированным, его труднее читать. Все представляет собой одну большую массу текста, даже если он разбит на короткие абзацы и предложения.
• Доступ к ним может быть затруднен. Неформатированные протоколы совещаний без повестки дня обычно отсутствуют в других передовых методиках для протоколов совещаний. Например, легкий доступ к облаку. Могут ли нужные люди получить доступ к протоколам совещаний в любое время, безопасно и с любого устройства?
• Они могут быть слишком легкодоступными для не тех людей. Опять же, неформатированные протоколы совещаний часто не получают должного внимания при управлении доступом, что приводит к тупому контролю доступа к инструментам. Установлены ли они в простых Документах Google как «Все, у кого есть ссылка, могут получить доступ»? Это случается слишком часто. И это не профессионально и не безопасно.
• Заметки расфокусированы. Причинно-следственная связь ясна. Встречи без повестки дня не сфокусированы. Это означает, что человек, пытающийся делать заметки, не знает, на чем сосредоточиться, и разговор все равно идет в разные стороны. Таким образом, заметки будут расфокусированы. Они будут отражать постоянную нехватку внимания на собраниях. И они являются звеном в цепи — они являются частью причины отсутствия внимания.

Это означает, что они также лечит от отсутствия фокуса. Форматированные протоколы собраний, основанные на профессионально оформленном шаблоне повестки дня, могут внести высокий уровень порядка в деловую встречу, особенно в серию встреч. Вы можете привлечь внимание к регулярным встречам, просто регулярно создавая форматированную повестку дня.

Когда вы делаете заметки без повестки дня, вы не знаете, на чем сосредоточиться

Вы или кто-либо другой, ведущий собрание, не можете придерживаться расписания (поскольку его нет)

Легче отформатировать, чем продолжать использовать неформатированные заметки о собрании

Хорошая новость заключается в том, что очень легко выполнить эти первые два шага «наилучшей практики»:

1. Начните с повестки дня как? Верно?

   В следующем разделе объясняется, как именно вы можете начать работу. Это сделает ваши заметки лучше, ваши встречи более продуктивными, а ваша репутация улучшится.

   Как сделать следующий шаг

   Чтобы сделать следующий шаг, вам нужна всего одна вещь.

   Вам нужен профессионально оформленный шаблон повестки дня. (Вы можете делать заметки прямо в шаблоне повестки дня.) 

   Прокрутите вниз, чтобы увидеть несколько примеров профессионально отформатированных бесплатных повесток дня, которые вы можете загрузить и использовать прямо сейчас.

   Получите именно тот шаблон повестки дня, который вам нужен прямо сейчас — бесплатно

   Пока вы переходите от неформатной повестки дня, вы также можете выбрать шаблон повестки дня, разработанный специально для того типа встречи, которую вы собираетесь делать заметки для.

   Это просто.

   Просто прокрутите вниз, чтобы найти наиболее часто используемые шаблоны.

   Не можете найти то, что соответствует вашим потребностям? Попробуйте нашу коллекцию из более чем 80 профессиональных шаблонов для встреч с повесткой дня.

   2
   Пример протокола собрания: простой шаблон собрания

   ты. Он ставит перед собой цель собрания, переходит к пунктам повестки дня и завершается разделом «Следующие шаги».

   Этот шаблон протоколов собраний идеально подходит для настоящих Простых собраний, поскольку он фокусирует всех на Цели собрания, для чего, в конце концов, и нужны простые собрания. На простом собрании никого не интересуют Правила порядка Робертса, кворум, учет голосов в соответствии с принятой парламентской процедурой.

   Участники Simple Meeting собираются быстро обсудить конкретный вопрос, решить конкретную проблему, ответить на конкретный вопрос и достичь определенной бизнес-цели.

   Это означает, что этот Простой Шаблон Совещания отлично подходит для того, для чего он хорош, но его возможности могут быть ограничены, когда речь идет о других видах совещаний.

   Когда вы увидите, что ваши потребности лучше удовлетворяются за счет более детального дизайна, продолжайте прокручивать, чтобы увидеть другие популярные примеры протоколов совещаний, каждый из которых имеет бесплатный шаблон, или воспользуйтесь функциями поиска или фильтрации в нашем каталоге бесплатных шаблонов повестки дня совещаний.

   {{simple-meeting-minutes=»/blog-inserts-6″}}

   3
   Протокол собрания Пример: шаблон собрания совета директоров

   Этот шаблон собрания совета директоров включает все основные компоненты собрания совета директоров, чтобы лицо или лица, делающие записи, могли иметь четкую направленность.

   Он начинается с Призыва к порядку, включает в себя Присутствие членов с правом голоса и других лиц, Утверждение протокола предыдущего собрания, Отчеты, Предложения, Объявления и Закрытие заседания.

   Подготовьтесь к ведению протокола заседания правления

   Заседания совета директоров относятся к собраниям самого высокого уровня, на которых вы можете нести ответственность за ведение записей. Важно сделать домашнее задание, чтобы подготовиться.

   • Поговорите с кем-нибудь, кто уже делал это раньше в вашей компании, или с председателем совета директоров. Убедитесь, что вы понимаете, чего ожидают от ведущего протокол собрания, и как это делалось раньше.
   • Ознакомьтесь с Правилами порядка Роберта, где вы узнаете о наличии кворума, внесении предложений, проведении и записи голосования и многом другом в соответствии с самой уважаемой методологией проведения собраний по парламентской процедуре.
   • Убедитесь, что вы знаете особые правила вашей компании в отношении повестки дня и протоколов заседаний совета директоров. особые правила вашего правления.
   • Если вы впервые записываете протокол заседания совета директоров, рекомендуется попрактиковаться наедине с примерами заседаний совета директоров, которые вы можете найти на YouTube, или с предыдущими заседаниями совета директоров вашей компании, если они доступны для вас в аудиоформате. или видео в репозитории компании.

   {{board-meeting=»/blog-inserts»}}

   4
   Пример протокола собрания: Ежемесячное собрание руководителей

   Поскольку еженедельные (или даже ежемесячные) собрания исполнительной команды постоянно повторяются в календаре, составление протоколов для них может быстро ошеломить человека, который этого не делает. У вас пока нет хорошей системы. 

   Хорошая система для еженедельных совещаний руководителей включает в себя встроенные средства: 

   • Совместная работа над пунктами повестки дня
   • Простое совместное использование повестки дня
   • Создание заметок 
   • Передача ответственности за ведение заметок на лету
   • Безопасные и простые способы совместного использования протоколов совещаний
   • Безопасные и простые способы хранения и поиска всей серии протоколов совещаний

   Товарищ предлагает завершение до конца простая система для управления всеми этими функциями.

   Но любая подобная система начинается с шаблона повестки дня, профессионально разработанного для еженедельного собрания руководителей. Ознакомьтесь с бесплатным, мгновенно доступным шаблоном ниже. Он служит шаблоном для ведения протокола собрания.

   {{monthly-management-meeting=»/blog-inserts-4″}}

   5
   Пример протокола собрания: Планирование спринта

   Спринты, которые достижение целей требует эффективного планирования спринта, что требует эффективных совещаний спринта. При правильном выполнении совещание по планированию спринта не только запускает новый спринт, но и обеспечивает: 

   • Мотивацию
   • Структуру
   • Четкие дальнейшие шаги
   • Четкие критерии, по которым оценивается успех 

   Повестка дня собрания по планированию спринта поможет избежать непредвиденных препятствий и убедиться, что все знают, кто за что отвечает и кто уполномочен принимать решения по любой конкретной проблеме, которая может возникнуть.

   Цель спринта

   Приведенный ниже пример профессиональной программы/протокола собрания для планирования спринта начинается с цели , чтобы все знали, какова цель собрания. Сотрудничайте с другими заинтересованными сторонами для определения цели.

   Незавершенная работа

   Затем уточняйте Незавершенную работу по мере создания повестки дня. Бэклог — это полный список того, что требуется продукту и в каком хронологическом порядке. Представление бэклога является частью отображения прогресса в проекте на данный момент.

   Epics to be Delivered

   Этот шаблон позволит вам естественным образом перейти от текущего положения проекта к следующему Epic Deliverables .

   Объем работ

   После этого встреча перейдет к уточнению Объем работы , чтобы убедиться, что все понимают, что означает «выполнено» в этом спринте.

   Ключевые риски и опасения 

   В разделе Ключевые риски и опасения рассматриваются возможные препятствия, которые могут возникнуть, а также способы их решения и кто может помочь в их устранении.

   Примечания, выводы и действия

   В разделе Примечания и выводы и в разделе Действия подтверждается принятое решение и указывается, кто несет ответственность за участие в той или иной части процесса.

   Последующие действия

   Последующие действия точно определяют, как будут нести ответственность владельцы задач и как заинтересованные стороны могут помочь и быть в курсе событий.

   {{sprint-planning=»/blog-inserts-6″}}

   6
   Протокол собрания Пример: встречи один на один

   Встречи «один на один» могут принимать разные формы: от общих личных встреч до ежемесячных коучинговых совещаний, совещаний по наставничеству, еженедельных встреч менеджеров «один на один» и многих других.

   (Чтобы просмотреть полный список профессиональных шаблонов для совещаний один на один, выберите фильтр «Один на один» в хранилище Hugo, включающем более 80 бесплатных профессиональных шаблонов для совещаний.)

   Но есть одна вещь, которую One Для встреч «наедине» требуется повестка дня, которую часто упускают из виду. Необходимость в повестке дня встречи один на один может быть упущена из виду, потому что встреча один на один может показаться простой, потому что это только между двумя людьми.

   Почему для совещаний один на один нужны повестки дня и протоколы совещаний

   Но реальность такова, что встреча между двумя людьми или между 2000 человек на совещании требует направления.

   Для встречи один на один требуется повестка дня. И для этого требуется протокол встречи, чтобы каждый участник мог знать, в чем суть встречи, что было решено и каковы дальнейшие действия.

   Самое худшее во встречах — любых встречах, даже встречах один на один — это их плохое управление. Плохое управление совещанием тратит время людей и истощает их энергию. И людям это, естественно, не нравится.

   С другой стороны, хорошо организованные встречи умножают достижения человека как члена команды и, таким образом, являются противоположностью пустой траты времени. Люди естественно процветают благодаря таким встречам.

   Встречи один на один не исключение. Когда вы посещаете встречу один на один, у вас больше возможностей, чем на любой другой встрече, повлиять на результат. Он может быть целенаправленным, направленным, документированным и заряжающим энергией.

   Все, что вам нужно, это правильный, профессионально разработанный шаблон.

   Эта повестка дня полезна для общих встреч один на один. (Для получения более конкретных шаблонов повестки дня встречи «один на один» щелкните фильтр «Один на один» в нашем хранилище более 80 шаблонов встреч.)

   {{один на один-менеджер- weekly=»/blog-inserts-4″}}

   Получите более 80 шаблонов протоколов собраний (бесплатно для скачивания)

   Все эти примеры протоколов собраний взяты из нашей бесплатной библиотеки шаблонов повестки дня, только в них добавлено больше информация.

   На самом деле все шаблоны повестки собрания в нашей библиотеке можно использовать для протоколов собрания. В конце концов, протокол собрания — это, по сути, повестка дня собрания, просто заполненная кратким изложением того, что произошло в этой части собрания.

   Найдите эти и многие другие шаблоны в нашей большой галерее шаблонов, включая собрания руководителей, заседания совета директоров, собрания по продажам, звонки клиентов, собрания команды и собрания персонала.

   Получите бесплатные шаблоны протоколов собраний

   ‍
   {{go-further-with-hugo=»/blog-inserts»}}

   5 простых шагов

   Что представляют собой письменные протоколы собраний?

   Во время ежегодного собрания корпорации требуется, чтобы кто-то из присутствующих, обычно секретарь Совета, делал заметки и записывал, какие события происходили на собрании. Эти заметки называются протокол заседаний , и они являются неотъемлемой частью корпоративного управления.

   Корпус С и S корпус должны следовать определенным законам о бизнесе, чтобы сохранить свой корпоративный статус. Проведение ежегодных собраний и запись протоколов собраний (иногда сокращенно «MoM») — это два требования, которые должны выполняться в большинстве штатов.

   Даже если в вашем штате не требуется запись протоколов собраний, компаниям все равно рекомендуется вести протоколы. Протоколы совещаний полезны для компании, поскольку в них подробно описаны:

   • Кто присутствовал на встрече
   • Все вопросы, которые обсуждались
   • Решения, принятые посредством предложений или голосований
   • Планы дальнейших шагов по этим решениям

   Это может обеспечить вашей компании юридическую защиту, поскольку это запись всех действий, предпринятых участниками. В некоторых случаях IRS будет запрашивать протоколы во время аудита. Кроме того, если член правления пропустил собрание, он может обратиться к протоколу, чтобы узнать, что произошло.

   Протоколы заседаний должны храниться не менее семи лет и должны быть доступны всем членам правления по запросу. Эти записи полезны совету, когда он принимает решения о том, как продвигаться вперед с решениями или новыми проектами.

   кликните сюда чтобы узнать больше о протоколах собраний и их целях.

   Как написать протокол встречи

   Протоколы собраний можно составлять различными способами, и существует несколько форматов, которые можно использовать при подготовке протоколов собраний. Важно, чтобы структура была профессиональной, и была включена вся ключевая информация со встречи.

   Выполните следующие действия, чтобы узнать, как правильно и профессионально вести протокол собрания во время корпоративного собрания.

   Шаг 1: Планируйте заранее

   Если вам поручили записывать протокол во время корпоративного собрания, планирование и составление плана — хороший первый шаг. Перед собранием встретьтесь с председателем, чтобы обсудить повестку дня собрания. Используя повестку дня, вы можете подготовить план с уже отмеченным пунктом повестки дня. По мере обсуждения каждой темы во время встречи вы сможете делать организованные и точные заметки.

   Шаг 2: Делайте заметки во время встречи

   Во время встречи вы будете делать заметки и записывать все важные действия и решения. Ваши заметки должны быть как можно более подробными, чтобы вы ничего не упустили при составлении официального протокола собрания.

   Примечания, которые вы должны принять, включают:

   • Обсуждены пункты повестки дня
   • Решения, принятые на собрании
   • Любые предпринятые действия
   • Планируемые действия
   • Будущие шаги, которые обсуждаются
   • Кто сделал движения
   • Итоги голосования по каждому предложению
   • Как каждый член проголосовал за предложение
   • Ходатайства, которые могли быть отклонены
   • Обсуждается информация о новом бизнесе
   • Дата и время следующей встречи

   Если вы делаете заметки и в любой момент что-то упускаете, не стесняйтесь попросить разъяснений или попросить кого-нибудь повторить то, что они сказали.

   Некоторые люди, которые делают заметки для протокола встречи, идут еще дальше и записывают встречу, чтобы ссылаться на запись при составлении официального документа.

   Познакомьтесь с юристами на нашей платформе

   Доня Г.

   73 проекта на СС

   Просмотр профиля

   Марк Ф.

   4 проекта на СС

   Просмотр профиля

   Брайан Б.

   130 проектов на СС

   Просмотр профиля

   Zachary J.

   97 проектов на СС

   Просмотр профиля

   Шаг 3: Составление официального протокола собрания

   После встречи, используя ваши подробные записи, вы можете написать окончательный вариант протокола встречи. Вы захотите написать протокол встречи как можно скорее, пока она еще свежа в вашей памяти.

   Обычно вы будете следовать профессиональному шаблону или формату, выбранному вашей корпорацией для протокола собрания.

   Шаг 4: Представление и утверждение протокола собрания

   После составления протокола собрания вы должны указать свое имя в качестве лица, представившего протокол, и утвердить его. В большинстве корпораций председатель обычно просматривает и утверждает протокол собрания для распространения.

   Шаг 5: Распространение протокола собрания

   Распределение протоколов собраний может происходить несколькими способами. Многие корпорации перешли на использование облачной платформы, к которой все члены правления могут получить доступ для получения протоколов совещаний.

   Дополнительные ресурсы о том, как составлять протокол собрания, см. проверить эту статью .

   Что входит в протокол собрания?

   Вы обнаружите, что протоколы собраний могут быть написаны в разных форматах, но обычно они включают одинаковую ключевую информацию.

   Протокол собрания должен содержать следующую информацию:

   • Дата и время встречи
   • Какие члены правления присутствовали на заседании, а кто не присутствовал
   • Принятие и/или исправления к протоколу предыдущего собрания
   • Каждый пункт повестки дня, который обсуждался с принятыми решениями или следующими шагами, которые необходимо предпринять

   Как лицо, ответственное за ведение протокола собрания, вы познакомитесь с ключевыми терминами, часто используемыми на собрании. Вы должны понимать эти термины, так как вам, вероятно, придется использовать их в официальном протоколе собрания.

   Ключевые термины, часто используемые на корпоративных встречах, включают:

   • Повестка дня: План встречи, обычно изложенный в виде списка вопросов для обсуждения.
   • Поправка: Модификация движения, которая не заменяет движение, а дополняет его
   • Извинения: Уведомление об отсутствии участника
   • Возникновение бизнеса: Записанные обсуждения в протоколе предыдущей встречи
   • Председатель: Иногда его просто называют «председателем» — это человек, который ведет собрание совета директоров.
   • Консенсус: Принятие решения без проведения голосования
   • Конституция: Уставный документ корпорации
   • Общий бизнес: Основные задачи, которые будут обсуждаться
   • Минуты: Письменный протокол встречи
   • Движение: Предлагаемое действие, вынесенное на собрание для обсуждения и голосования по
   • Перевозчик: Член, который предлагает движение
   • Другой бизнес: Это возможность для членов поднять дополнительные вопросы, не включенные в повестку дня.
   • Пункт заказа: Жалоба на оратора во время собрания
   • Процедурное движение: Внесено предложение об изменении времени проведения мероприятий на собрании
   • Кворум: Минимальное количество участников, необходимое для участия в собрании
   • Постоянные заказы: Правила, определяющие порядок проведения собрания

   Каков профессиональный формат протоколов совещаний?

   Многие корпорации используют стандартный шаблон протокола собрания для форматирования своих протоколов. Шаблоны могут быть разными, но важно, чтобы они были профессиональными, включали всю необходимую информацию и были организованы.

   Большинство совещаний придерживаются следующего профессионального формата:

   1. Открытие: Включает название собрания, место, время и дату собрания.
   2. Присутствующие участники: В списке присутствующих членов должны быть указаны полные имена и должность этого лица в компании.
   3. Отсутствующие участники: Должен также включать полные имена и титул
   4. Утверждение повестки дня: Этот раздел подтверждает, что повестка дня была утверждена и распространена среди членов
   5. Утверждение предыдущих протоколов: Одним из первых дел является утверждение протокола предыдущего собрания.
   6. Дело с предыдущей встречи: После того, как протокол последней встречи будет утвержден, будет краткое изложение дел, которые обсуждались на последней встрече.
   7. Новое дело: Раздел «Новый бизнес» будет самым объемным и подробным. В нем должен быть указан каждый пункт повестки дня с кратким изложением того, что обсуждалось. Вы должны включить описание действия, какое решение было принято и почему, а также основные аргументы за или против ходатайства.
   8. Дополнения к повестке дня: Если кто-либо из членов поднимает новые вопросы, это необходимо включить в протокол собрания.
   9. Повестка дня следующей встречи: Перечислите темы, которые будут обсуждаться на следующей встрече
   10. Отсрочка: Завершите документ протокола собрания, указав время окончания собрания, а также дату и время следующего собрания.

   Кто обычно пишет протоколы совещаний?

   В большинстве корпораций секретарю совета директоров обычно поручают делать заметки и составлять официальный протокол собрания.