Бесплатный шаблон протокола собрания в Microsoft Word
Протоколы собрания позволяют вести учёт всех процедурных действий, будь то корпоративное собрание, собрание правления неправительственной организации или неформальное собрание комитета. Эффективное и быстрое составление протокола собрания позволит вам держать все собрания под контролем и без труда предоставлять краткую сводку тем, кто не смог присутствовать на нём. Чтобы упростить процесс ведения протокола собрания, просто воспользуйтесь заранее отформатированным для ваших нужд шаблоном.
Ниже вы найдёте комплексную подборку бесплатных шаблонов протоколов собрания для Word. Можно выбрать шаблон официального или неофициального протокола, протокола корпоративного собрания или собрания правления вашей организации, а также простой или детализированный шаблон. Эти шаблоны просты в использовании, могут быть сохранены и преобразованы в формат PDF. Мы также расскажем вам, как создать шаблон протокола собрания в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц.
Как создать эффективный протокол собрания
Какова бы ни была цель проведения собрания, будь то разработка внутренних правил и политик для крупной организации или распределение обязанностей между сотрудниками, наличие точного и структурированного протокола собрания всегда является большим плюсом. Протокол позволяет вести учёт одобренных ходатайств и содержит сведения о лицах, ответственных за их воплощение в жизнь. Ведение протокола во время самого собрания может показаться сложной задачей, но следование указанным ниже рекомендациям значительно упростит весь процесс.
- Планируйте вашу повестку дня. Создайте схематичный план всех ваших задач и укажите время, отведённое для каждой из них.
- Обновите свои знания положений «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта. Если вы следуете формальной процедуре проведения собрания, вам подойдёт шаблон протокола собрания, включающий в себя последовательность шагов, закреплённую в книге Генри М.
- Отмечайте присутствующих участников по мере их появления на собрании. Таким образом вы сэкономите время на самом собрании, отметив присутствие участников заранее. Кроме того, отмечайте отсутствующих лиц.
- Разъясняйте решения. Прежде чем обсуждение перейдёт к следующему пункту повестки дня, убедитесь, что чёткое и ясное решение было принято и запротоколировано.
- Записывайте ключевые сведения. Не старайтесь внести в протокол все подробные детали собрания. Ваша цель – убедиться, что все принятые решения, а также назначения ответственных лиц и определение действий к выполнению было запротоколировано. Использование шаблона протокола поможет вам придерживаться схематического плана собрания и вести учёт только важной информации.
- Редактируйте заметки для простоты понимания. Сразу после собрания просмотрите свои записи; с их помощью вы сможете составить наиболее точный протокол собрания. Используйте официальный тон и будьте краткими, занося в протокол при этом самую важную информацию, например действия или ходатайства. Составляйте краткую сводку для всех комментариев и обсуждений, но избегайте перехода на личности и враждебности. Старайтесь создать профессиональный документ, который будет служить официальной записью происходящего во время собрания.
Используйте официальный тон и будьте краткими, занося в протокол при этом самую важную информацию, например действия или ходатайства. Составляйте краткую сводку для всех комментариев и обсуждений, но избегайте перехода на личности и враждебности. Старайтесь создать профессиональный документ, который будет служить официальной записью происходящего во время собрания.Шаблон классического протокола собрания
Этот бесплатный шаблон протокола собрания представляет собой классический схематический план и прост в использовании. По своей структуре он следует рекомендациям «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта и похож на представленный ниже шаблон официального протокола собрания.
Загрузить шаблон классического протокола собрания
Шаблон официального протокола собрания
Этот шаблон официального протокола собрания следует рекомендациям «Правил парламентской процедуры» Генри М.
Роберта и включает в себя такие разделы, как «Открытие собрания», «Участники», «Отчёты», «Объявления» и «Ходатайства», которые были внесены для голосования. После того, как протокол будет одобрен в качестве официальной записи для использования на следующем собрании, секретарь сможет подписать и поставить дату в нижней части протокола. Этот шаблон содержит основные элементы протокола собрания, но его можно расширять, добавляя дополнительные детали.
Загрузить шаблон официального протокола собрания
Шаблон протокола собрания сотрудников
Этот шаблон протокола собрания сотрудников позволит вам систематизировать ваши собрания и проводить их вовремя. В шаблоне есть место для подробного отображения повестки дня собрания. Кроме того, для каждого элемента повестки дня можно указать временные рамки. Вопросы, возникшие во время предыдущих мероприятий, могут быть решены вместе с новыми задачами повестки дня и обсуждением информации об обучении сотрудников.
Вы также можете указать, какие сотрудники присутствовали на собрании и выступали в качестве посредника.
Загрузить шаблон протокола собрания сотрудников
Простой протокол собрания
Этот простой шаблон протокола собрания чётко отображает все действия, которые необходимо выполнить, и сроки их выполнения. Этот шаблон может быть использован при ведении бизнеса, а также в школах, клубах и любых других организациях, которые устраивают собрания комитетов. Простая структура шаблона позволяет без труда просматривать данные об организаторах собрания и обсуждаемых элементах повестки дня. Кроме того, вы можете указать, кто вёл протокол, что будет полезно, если у вас нет официально назначенного секретаря.
Загрузить простой шаблон протокола собрания
Подробный протокол собрания
Формат подробного шаблона упрощает процесс ведения учёта и систематизации большого объёма данных.
Сохраняйте все важные подробности вашего собрания, включая дополнительные заметки и сведения, которые не поместились в отведённые места для действий и элементов повестки дня. Вы также можете составить список принятых решений, и, кроме того, в верхней части имеется место для указания цели собрания, благодаря чему все участники смогут сфокусироваться на главном.
Загрузить шаблон подробного протокола собрания
Протокол собрания для обсуждения проекта
Если вы проводите собрание с целью обсудить текущий проект, создайте последовательный и структурированный протокол этого собрания. Укажите название проекта в верхней части протокола, а также цель текущего собрания. Простой формат делает протокол простым для чтения и использования в качестве справочного материала, что важно для участников проекта, которые не смогли присутствовать на собрании. Вы также можете добавить сведения о задачах и ответственных за их выполнение лицах, а также планах в отношении последующих собраний, которые можно добавить в нижней части шаблона.
Загрузить шаблон протокола собрания для обсуждения проекта
Шаблон протокола повестки дня собрания
Этот шаблон отлично подойдёт для протокола собрания сотрудников или любого протокола собрания, которое не состоит из большого количества официальных шагов и не включает в себя много подробных сведений. Без труда составляйте схематичный план действий, одобренных к выполнению по результатам собрания.
Загрузить шаблон протокола повестки дня собрания
Протокол собрания правления
Этот бесплатный шаблон собрания правления позволяет установить, кто из членов правления принимал участие в совещании и насколько это собрание правомочно (имеет кворум). А схематичная структура упрощает процесс ведения детализированного учёта обсуждений, отчётов, повестки дня и результатов голосования. Шаблон также содержит место для подписей, так что председатель правления сможет одобрить протокол.
Загрузить шаблон протокола собрания правления
Шаблон протокола корпоративного собрания
Персонализируйте этот бесплатный шаблон протокола корпоративного собрания, добавляя логотип или название вашей компании в верхней части. У этого шаблона простой и строгий формат, и вы без труда сможете использовать его в качестве справочного материала после собрания. Действия для выполнения, ответственные за их выполнение лица и сроки выполнения указываются в шаблоне и сортируются по темам. Предоставляя копию протокола всей вашей команде, вы упрощаете достижение корпоративных целей.
Загрузить шаблон протокола корпоративного собрания
Шаблон протокола неформального собрания
Если ваше собрание носит неформальный характер, а ваш протокол не требует большого количества деталей, вам подойдёт этот базовый шаблон протокола неформального собрания. Он предлагает простой схематичный план, представляя собой более структурированный подход, чем простая запись заметок.
Кроме того, в этот шаблон можно добавить дополнительные данные или, наоборот, сделать его еще более простым, в зависимости от ваших условий.
Загрузить шаблон протокола неформального собрания
Формат протокола собрания
Этот пример формата протокола собрания даст вам идеи о том, какую информацию размещать в каждом разделе. Это очень удобный шаблон, который будет полезен новичкам в составлении протоколов собраний. Он достаточно детализирован и позволяет осветить все аспекты собрания. Шаблон включает в себя примеры элементов повестки дня, а также инструкции о том, как распространить протокол между участниками собрания после его завершения.
Загрузить формат протокола собрания
Узнайте, как использовать простые шаблоны протокола собрания в Smartsheet
Предоставьте своим сотрудникам возможность работать максимально эффективно с помощью гибкой платформы, разработанной с учётом потребностей вашей команды и умеющей адаптироваться по мере их изменения.
Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.
Рязанский Государственный Медицинский университет имени академика И.П.Павлова
Рязанский Государственный Медицинский университет имени академика И.П.Павлова — официальный сайтДополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Дополнительное профессиональное образование (4912) 97-18-37
Университет в рейтингах
Университет в рейтингах
Университет в рейтингах
Университет в рейтингах
Университет в рейтингах
Университет в рейтингах
Университет в рейтингах
Университет в рейтингах
Университет в рейтингах
Университет в рейтингах
Учебная операционная WetLab
Учебная операционная WetLab
Учебная операционная WetLab
Учебная операционная WetLab
Учебная операционная WetLab
Учебная операционная WetLab
Учебная операционная WetLabУчебная операционная WetLab
Учебная операционная WetLab
Учебная операционная WetLab
Новости науки в РязГМУ
Новости науки в РязГМУ
Новости науки в РязГМУ
Новости науки в РязГМУ
Новости науки в РязГМУ
Новости науки в РязГМУ
Новости науки в РязГМУ
Новости науки в РязГМУ
Новости науки в РязГМУ
Новости науки в РязГМУ
13.
04.2023
Объединяем медицинское сообщество
Международный медицинский форум «Zдоровая независимость» стартует в РязГМУ на следующей неделе. 19-20 апреля в нашем университете соберутся представители исполнительной власти, медучреждений и фармацевтических компаний из регионов России и Республики Беларусь. 19.04.2023 Современные ориентиры медицинского образования в РязГМУ Конференция, посвященная 80-летию основания университета, отличалась масштабностью поставленных проблем и заинтересованностью профессорско-преподавательского состава в их решении. 19.04.2023 Итоги конкурса педагогических эссе по теме «Преподаватель будущего» Конкурс проводился с целью применения инновационных процессов, происходящих в современном образовании, тенденций модернизации образования, обобщения накопленного опыта и представлений педагогов о путях и направлениях развития образования.
04.2023
Конференция Ассоциации флебологов
В РяЗГМУ состоялась конференция флебологов. Обсуждались вопросы хронических заболеваний вен и эволюции методов их лечения.
18.04.2023
Владимир Николаевич Рябчиков (25.02.1960 — 17.04.2023 г.г.)
17.04.2023
Развитие студенческого спорта
Ректор РязГМУ Калинин Роман Евгеньевич удостоен символичной награды «Памятная медаль «90 лет ГТО». Эта медаль вручается за значительный вклад в реализацию комплекса ГТО и популяризацию физической культуры и спорта.14.
02.2023
РАССКАЗЫВАЕМ, КОМУ УЖЕ ДОСТУПНА ОНЛАЙН ОПЛАТА ОБУЧЕНИЯ В РЯЗГМУ
Оплатить обучение, не выходя из дома, теперь могут все слушатели ФДПО РязГМУ. Провести оплату онлайн и без комиссии можно с помощью нового сервиса pay.rzgmu.ru 23.09.2022 Новости ФДПО РязГМУ 04.04.2023 Курс «ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ РАБОТЫ С ПОСЛЕДСТВИЯМИ ПСИХОТРАВМИРУЮЩИХ СОБЫТИЙ» Дополнительная профессиональная программа повышения квалификации «Психологические методы работы с последствиями психотравмирующих событий» разработана для специалистов с психологическим образованием. 28.
02.2023
ПЛАВАНИЕ В МЕДИЦИНСКОМ СМЫСЛЕ ПОЛЕЗНО АБСОЛЮТНО ВСЕМ
Почему — рассказывает Валерий Григорьевич Демихов, доктор медицинских наук, профессор, директор Научно-клинического центра гематологии, онкологии и иммунологии ФГБОУ ВО РязГМУ Минздрава России
22.02.2023
ВЫЕЗД В ГУЗ «НОВОМОСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА»
16 февраля состоялся выезд в ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница». По поручению министерства здравоохранения Тульской области были подготовлены тесты для оценки знаний врачей акушеров-гинекологов. Заведующий кафедрой акушерства и гинекологии РязГМУ Коваленко М.С. и декан ФДПО РязГМУ Максимцева Е.А. протестировали 21 специалиста ГУЗ «НГКБ» и провели клинический обход отделений филиала №2 ГУЗ «НГКБ» совместно с заместителем главного врача по акушерству и гинекологии Бреус Е.
02.2023
БАЗОВЫЙ КУРС ПО ПЕРВОЙ ПОМОЩИ ПРИ НЕОТЛОЖНЫХ СОСТОЯНИЯ
14.02.2023
КУРС «МЕТОДЫ НЕТЕСТОВОЙ ПСИХОДИАГНОСТИКИ ЛИЧНОСТИ»
27.09.2022
Русский язык как иностранный (курс речевой практики)ФДПО
19.04.2023
ПРИГЛАШАЕМ К УЧАСТИЮ
Кафедра госпитальной хирургии приглашает студентов 4, 5, 6 курсов лечебного факультета для участия в внутрикафедральной олимпиаде по дисциплине «Госпитальная хирургия» 18.
04.2023
ПРИГЛАШАЕМ СТУДЕНТОВ 2 КУРСА ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ В ОЛИМПИАДЕ ПО НОРМАЛЬНОЙ ФИЗИОЛОГИИ
Олимпиада будет проводиться среди студентов 2 курса лечебного, педиатрического, медико-профилактического и стоматологического факультетов, успешно обучающихся по дисциплине нормальная физиология.
17.04.2023
МАСТЕР-КЛАСС «ОПТИМИЗИРУЙТЕ СВОИ КОРОНАРНЫЕ ИНТЕРВЕНЦИИ»
14.04.2023
Всероссийская конференция в РязГМУ
Приглашаем Вас посетить очную Всероссийскую конференцию с международным участием «Инфекционные заболевания взрослых и детей. Актуальные вопросы», посвященную 80-летию со дня основания Рязанского медицинского университета имени академика И.
П. Павлова, в г. Рязань 19 апреля.
14.04.2023
Олимпиада по хирургической стоматологии
Кафедра клинической стоматологии приглашает студентов 3-5 курсов и ординаторов 1-2 года обучения по специальности «Стоматология хирургическая» к участию в олимпиаде «Устранение перфорации верхнечелюстного синуса после удаления зуба».
14.04.2023
Олимпиада по патофизиологии
Кафедра патофизиологии приглашает студентов к участию во внутривузовской олимпиаде по дисциплине «Патофизиология», первый тур которой состоится 21 апреля 2023 года. Принять участие могут все желающие студенты 3-6 курсов лечебного (также обучающихся на английском и французском языках) и педиатрического факультетов.
14.04.2023
ОЛИМПИАДА ПО ДЕРМАТОВЕНЕРОЛОГИИ
Кафедра дерматовенерологии приглашает ординаторов 1 и 2 года обучения по специальности 31.08.32 Дерматовенерология на внутривузовскую олимпиаду «Аллергические заболевания кожи».
14.04.2023
Олимпиада по травматологии и ортопедии
Приглашаются студенты 4, 5, 6 курсов лечебного и педиатрического факультетов для участия в олимпиаде по теме «Травматология, ортопедия детского возраста».
13.04.2023
Внутривузовская олимпиада по Биоорганической химии
Приглашаем студентов I курса лечебного и педиатрического факультетов принять участие во внутривузовской олимпиаде по Биоорганической химии
11.
04.2023
ОЛИМПИАДА ПО УПРАВЛЕНИЮ И ЭКОНОМИКЕ ФАРМАЦИИ
Кафедра управления и экономики фармации РязГМУ приглашает принять участие в олимпиаде «Практические аспекты современной фармацевтической деятельности».Анонсы
4 бесплатных шаблона протоколов совещаний (+советы и рекомендации)
Ведение протоколов совещаний — непростая задача.
Хорошо ведите протоколы совещаний, и вас не хвалят. Люди могут даже не заметить, что вы делаете заметки. В лучшем случае ты молчаливый герой.
Но если вы плохо справляетесь с протоколами совещаний, это большой риск.
Важная информация может быть потеряна. Если это так, это на вас.
В крайних случаях плохо составленный протокол собрания может нарушать устав организации или юридические требования.
Настоящая цель протоколов собраний — дать всем уверенность в том, что все важное будет записано. Зная, что на встрече делаются заметки, участники могут сосредоточиться на самой встрече, не беспокоясь о том, смогут ли они вспомнить все детали.
Самый простой способ упорядочить заметки для любой встречи — использовать шаблон протокола встречи.
Перейти к шаблонам в этом руководстве (содержание):
- Протокол официального собрания
- Протокол неофициального собрания
- Простой протокол собрания
- Базовый протокол собрания
Определение: Что такое протокол собрания?
Протокол собрания — это заметки, которые делаются во время собрания. Они подводят итог тому, что обсуждалось и было принято решение, и каковы следующие шаги.
Как правило, повестка дня собрания составляет основу протокола собрания. Некоторая дополнительная информация добавляется на основе того, что произошло во время встречи.
Протоколы совещаний часто следуют формальной структуре, но иногда эти протоколы совещаний принимаются в произвольной форме. Большинство протоколов совещаний находятся где-то в диапазоне от полностью формальных до совершенно неформальных.
Официальные протоколы собраний
В некоторых организациях протоколы собраний должны соответствовать определенным стандартам записи информации, включая информацию о том, кто присутствует на собрании, какие темы обсуждаются и проводятся ли какие-либо голосования.
Поскольку «протокол собрания» является довольно формальным выражением для начала, обычно все, что называется протоколом собрания, имеет хотя бы некоторый формальный аспект, хотя иногда протокол является формальным из-за использования шаблона протокола собрания, в котором есть место для всех ожидаемая информация. Чтобы быть совместимым, все, что вам нужно сделать, это следовать шаблону.
Неофициальные протоколы собраний
В некоторых неофициальных случаях «протокол собрания» представляет собой не более чем причудливый способ сказать «заметки о собрании».
Это может быть просто вопрос выражения лица человека, с которым вы разговариваете.
В других протоколы совещаний довольно структурированы и детализированы, но не настолько, чтобы создавалось впечатление, что их писал сержант-инструктор.
Независимо от того, являются ли они простыми и базовыми или просто информационными, протоколы или заметки о собрании должны по-прежнему включать резюме обсуждений, решений и следующих шагов по мере их появления на собрании. Но в этих менее формальных ситуациях то, как записывать эту информацию, в основном зависит от человека, ведущего протокол собрания, которого иногда называют «писцом» собрания.
Почему протокол собрания называется протоколом?
Хотя вы можете подумать, что «минуты» относятся к измерению времени, слово «минуты» на самом деле происходит от латинского minuta scriptura , что означает «маленькие ноты».
Обратите внимание (каламбур) на слово small здесь. При правильно составленном протоколе собрания нет необходимости дословно записывать каждое сказанное на собрании слово.
Как и minuta scriptura , протоколы должны представлять собой сжатую версию того, что произошло, заметки, дающие адекватное краткое изложение, которое легко просмотреть.
4 Шаблоны протоколов собрания
В порядке от наиболее формального к наименее формальному, вот несколько различных шаблонов протоколов собрания:
- Официальный Шаблон протокола неформального собрания
- Шаблон протокола неофициального собрания
- Шаблон простого протокола собрания
- Шаблон основного протокола собрания
Каждый шаблон можно копировать и вставлять, загружать как документ Google Doc или Word или использовать в Hugo (программное обеспечение для управления собраниями). ).
Что должно быть в шаблоне официального протокола собрания?
Официальный шаблон протокола собрания обычно включает следующую информацию: отсутствует)
конца 19 века и в какой-то степени сохранились до наших дней.
Вот пример шаблона заметок для официальных совещаний:
Тем не менее, многие люди, которые хотят писать протоколы совещаний, не ищут таких жестких рамок. Им всегда нужен четкий, профессионально выглядящий итог встречи. Их собрание не проводится в соответствии с Правилами Роберта или другими процедурами или уставами, которые требуют такой строгой документации.
В этих случаях более уместны протоколы неформальных встреч.
Что входит в шаблон протокола неофициальной встречи?
Тот факт, что ваши заметки о встрече носят неформальный характер, не означает, что они должны быть непрофессиональными.
Протоколы неофициальных совещаний по-прежнему документируют все обсуждения и решения, происходящие на совещании.
Просто они не составлены так, будто на кого-то подадут в суд, если информация неверна.
для довольно подробного шаблона протокола неформальной встречи, вот что следует включить:
- The Title , Дата и Время Собрания
- Имена , которые присутствовали на собрании
- темы повестки дня обсуждались
- резюме обсуждений , если применимо
- Включите любые принятые решения в протокол собрания
- Примечание кто отвечает за действия
Как видите, большая часть этой информации аналогична официальному шаблону протокола собрания.
Другим отличием является способ записи этой информации. Для неформальных протоколов обычно также можно использовать менее формальный язык, форматируя большинство протоколов с помощью маркеров и простых резюме.
Вот образец шаблона протокола неформальной встречи.
Как видите, писец оставляет много места для решения, куда поместить информацию:
Что входит в простой шаблон протокола собрания?
Для более простых совещаний можно удалить некоторые ненужные части шаблона, если эта информация очевидна.
Например, для небольших повторяющихся совещаний название собрания и участники собрания могут каждый раз совпадать с одними и теми же людьми. Для простого шаблона протокола собрания вы можете удалить его из шаблона и сосредоточиться в основном на повестке дня и действиях.
<дел>
Однако в этот шаблон мы добавляем некоторую информацию о типе встречи (обновление, обсуждение или решение), а также о цели встречи. Это помогает убедиться, что все четко понимают цель встречи, прежде чем они появятся.
Какой самый простой шаблон протокола собрания?
Самая большая разница между простым шаблоном протокола собрания и супербазовым шаблоном заключается в том, сколько вы заполняете.
Оба шаблона примерно одинаковы, но в случае очень простого протокола собрания вам даже не нужно обобщать обсуждения.
Вместо этого используйте этот шаблон, чтобы сосредоточиться исключительно на результатах встречи.
Используйте этот шаблон для встреч с низкими ставками, которые еще необходимо задокументировать. Скажем, у вас совещание по поводу того, где устроить праздничную вечеринку или что делать по конкретному вопросу. Может быть, это встреча с другим человеком для принятия решения.
В случае очень простого протокола собрания все, что вам нужно из ваших заметок, — это напоминание о том, что вы обсуждали, и запись о том, что вы решили.
- Темы для обсуждения («повестка дня»)
- Обратите внимание на итоги встречи: Решения и действия, а также ответственные лица
Общие советы по ведению протокола собрания
- Используйте один и тот же шаблон для повестки дня собрания и протокола собрания. Сэкономьте себе немного работы. Установите повестку дня в шаблоне протокола и просто заполняйте ее дополнительной информацией по мере составления протокола собрания.
- Назначить писца. Даже если вы используете онлайн-документ, доступный всем участникам собрания, обычно полезно, чтобы один человек отвечал за протокол собрания.
- Делайте заметки в цифровом виде и онлайн . Поскольку протоколы совещаний должны безопасно храниться и делиться ими, разумно вести протоколы совещаний онлайн. Хотя блокноты и документы Microsoft Word могут быть привлекательными, такие документы требуют дополнительных действий для сохранения и обмена.
- Используйте шаблон. Поскольку протоколы собраний составляются в одинаковом формате для каждого собрания, небольшое вложение в шаблон сэкономит вам массу времени в будущем. Вы можете использовать бесплатные шаблоны протоколов собраний из этой статьи в виде Google Doc, Word Doc или Hugo — или, конечно же, копировать то, что вам нравится, или создавать свои собственные.
{{vital=»/blog-inserts»}}}
Как вы делитесь протоколами после собрания?
Во-первых, в зависимости от того, для какой организации предназначен протокол, исполнительному директору или председателю может потребоваться утвердить протокол для распространения.
Поэтому убедитесь, что вы следовали всем существующим процессам.
Что касается самих документов, фактический способ, которым вы решите поделиться протоколом собрания, скорее всего, зависит от того, насколько технически подкованны участники собрания.
Для более старых, более традиционных организаций протоколы обычно распечатываются или отправляются по электронной почте в виде документа PDF или Word. Несмотря на то, что этот метод работает на поверхности, из-за него сложно оставаться организованным или со временем возвращаться к минутам.
Лучше хранить все протоколы собраний в централизованном месте. Некоторые организации используют приложения для обмена файлами на основе папок, такие как Google Docs или Google Drive, но есть некоторые неотъемлемые проблемы с использованием папок для организации документов, которые следует рассмотреть, прежде чем идти по этому пути.
Если вы часто встречаетесь или с разными группами людей, рассмотрите возможность обмена данными в Интернете, при котором протоколы хранятся централизованно в облаке для лучшей организации и доступа.
Например, Hugo — это программное обеспечение для управления собраниями, которое позволяет вам легко хранить, сохранять и делиться протоколами собраний. Hugo автоматически упорядочивает ваши заметки на основе вашего календаря, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, чтобы поместить протоколы встреч в нужную папку.
Резюме
- Протокол собрания — это заметки, которые подводят итоги собрания
- Лучше всего назначить одного человека в качестве писца для ведения заметок на собрании
- Используйте шаблон повестки дня для своих протоколов. Будь то формальный, неформальный, простой или базовый шаблон протокола собрания, зависит от типа собрания, которое вы проводите
- Храните и делитесь своими протоколами в Интернете, чтобы они оставались организованными и не могли потеряться
{{go -further-with-hugo=»/blog-inserts»}}
Как составить протокол встречи: передовой опыт (+4 шаблона)
Доступно так много информации о том, как эффективно составлять протоколы совещаний, что это может сбивать с толку.
Из-за избытка информации написание заметок о встречах может показаться немного обременительным. Обидно, потому что все наоборот. Протоколы совещаний — это мощный ресурс для команд и важное средство для обмена и распространения информации в вашей организации.
Fellow создал лучшие примеры протоколов собраний, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протоколы собраний, какова их цель и как их писать. Мы также включили список из 7 основных моментов, которые необходимо учитывать при написании протоколов, чтобы ни одна деталь не была упущена. Протокол собрания не должен быть сложным, поэтому давайте посмотрим, как правильно его составить.
- Что такое протокол собрания?
- Почему они называются «протоколами собраний»
- Для чего составляется протокол собрания?
- Почему важны протоколы собраний?
- Кто отвечает за ведение протокола собрания?
- Как составить протокол собрания в соответствии с рекомендациями
- 4 бесплатных шаблона и примеры протоколов совещаний
Что такое протокол собрания?
Протокол собрания — это письменная запись разговора и решений, принятых в ходе собрания.
Они применимы к любой группе внутри компании, включая советы директоров, руководящие группы и инвесторов.
В Fellow мы рекомендуем вести протокол любого собрания, требующего официальной записи. Затем этот письменный отчет или расшифровку можно использовать либо для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать, о том, что произошло, либо для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих собраний можно использовать для принятия будущих организационных решений.
К числу организаций, от которых обычно требуется вести протоколы собраний, относятся некоммерческие организации, государственные учреждения, школы, государственные компании и профсоюзы.
Узнайте, как Fellow может помочь вам лучше управлять протоколами собраний
Почему они называются «протоколами собраний»?
Один интересный факт о протоколах собраний заключается в том, что термин «минуты» не имеет ничего общего со временем.
На самом деле оно происходит от латинского термина «minutia» (что означает мелочи или детали). Согласно некоторым источникам, термин «протокол собрания» впервые появился в 18 веке, непосредственно от латинского «minuta scriptura», что означает «небольшие заметки».
Другими словами, протокол собрания — это подробности (или краткое изложение) того, что произошло во время собрания.
Для чего составляется протокол собрания?
Протоколы собраний содержат историческую запись обсуждений, решений и долгосрочного планирования компании. Участники имеют возможность использовать протокол встречи в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какой прогресс имел место.
С другой стороны, на протокол могут ссылаться лица, которые не присутствовали на собрании, но должны быть проинформированы о решениях и следующих шагах.
Почему важны протоколы совещаний?
Протокол собрания служит доказательством почему и того, как компания пришла к определенным решениям.
Это может быть полезно при ответах на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями или состоявшимися обсуждениями.
В статье Business Training Works о том, как лучше вести протокол, подчеркивается важность протоколов собраний:
- Они представляют собой запись решений и действий группы
- Они напоминают, кому давали задания
- Они являются свидетельством сроков
- Пособие для лиц, отсутствующих во время принятия решений
Протоколы собраний могут служить не только официальным протоколом обсуждений и решений, но и обеспечивать юридическую защиту вашей организации. Во многих случаях должное усердие фиксируется в протоколе собрания. Затем это может быть официально оформлено и задокументировано для подтверждения этических и добросовестных практик организации.
Великолепные протоколы совещаний начинаются с совместной повестки дня
Встречи назначаются без цели или совершенно не по теме? Совместный подход Fellow превращает встречи в продуктивные рабочие сессии, которые вы захотите посетить.
Попробуйте Fellow бесплатно
Кто отвечает за протокол собрания?
В некоторых организациях (например, государственных учреждениях и профсоюзах) секретарь отвечает за ведение протоколов собраний.
Если в вашей компании или команде нет специальной роли для этого, мы предлагаем чередовать роль «ведущего записи» между участниками встречи. В качестве альтернативы вы можете использовать инструмент для совместной работы над протоколами собраний, например Fellow, чтобы каждый участник собрания вносил свой вклад в заметки о собрании. В Fellow протоколы собраний связаны с событиями календаря, что позволяет легко находить протоколы предыдущих собраний и прокручивать время назад, чтобы просмотреть более ранние разговоры.
Как составить протокол собрания в соответствии с рекомендациями
Порядок ведения протокола собрания зависит от команды и организации. Однако есть три этапа составления протокола собрания, которые являются довольно универсальными рекомендациями:
- Планирование протокола собрания до его начала
- Ведение протокола во время собрания
- Хранение и сортировка протоколов после окончания собрания
Планирование протокола собрания до его начала
Чтобы составить значимый протокол собрания, необходимо начать с плана.
Это не должно быть невероятно подробным, но вы должны определить следующее:
- Кто ведет протокол собрания (также известный как ведущий протокол собрания)
- Где составляется протокол (например, бумага, Google Doc или программное обеспечение для управления собраниями, такое как Fellow)
- Что нужно записать (например, стенограмма разговора, только ключевые решения и т. д.)
Заблаговременная подготовка уменьшит путаницу в начале встречи и гарантирует, что вы и ваша команда сможете начать встречу наилучшим образом.
Кроме того, использование шаблонов протоколов собраний — отличный способ заранее спланировать собрание и структурировать обсуждение. Продолжайте читать, чтобы узнать о четырех бесплатных шаблонах протоколов совещаний!
Ведение протокола во время собрания
Теперь пришло время для самого собрания! Наши эксперты по проведению совещаний собрали 7 лучших практик, которые применимы ко всем типам команд и сценариям.
Перед тем, как вы начнете составлять протокол собрания, запишите дату и время собрания. Казалось бы, ничего сложного, но стоит упомянуть об этом, поскольку очень важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было достигнуто, а что еще предстоит сделать.*
2 Имена участниковСледующим шагом является документирование имен всех участников и любых других людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале встречи есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущей встречи, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в прошлый раз, чтобы получить черновую версию списка участников. Еще лучше использовать приглашение календаря, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.
* Если вы используете инструмент управления собраниями, например Fellow, дата и участники собрания будут автоматически записаны в повестку дня.
Очень важно, чтобы «почему» было задокументировано и сделано очевидным. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь. Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.
4 Пункты повестки дня и обсуждаемые темыИспользуйте повестку дня собрания в качестве общего плана для заметок о собрании и используйте каждый пункт повестки дня в качестве раздела для записи заметок, включая любые результаты или важные решения, которые были приняты.
Рекомендуется заранее разослать повестку собрания, чтобы каждый мог внести предложения и внести свой вклад. Это также означает, что никто не войдет в комнату, не зная, что будет обсуждаться.
Использование шаблона протокола собрания может сэкономить вам много времени и энергии. Если вы используете один и тот же шаблон на постоянной основе, это также может способствовать некоторому знакомству.
В недавней статье Стивена Рогельберга, опубликованной в Harvard Business Review, он подчеркивает, почему повестка дня собрания так важна:
«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней указано, и то, как лидер способствует обсуждению пунктов повестки дня».
Повестка дня встречи не стоит вашего времени, если вы не собираетесь обсуждать самые актуальные и актуальные темы в увлекательной форме. Определенно пища для размышлений.
5 Ключевые решения и действияРезультатом продуктивных совещаний является назначение действий различным участникам. Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли точно расшифровать их.
Захватить все было бы невозможно. Вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были выявлены.
Чтобы эти важные выводы не были потеряны, выделите их в протоколе собрания.
Это может означать включение флажка, выделение жирным шрифтом, выделение и т. д.
Запись действий на собрании позволит вам, как группе, возлагать друг на друга ответственность за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижения ваших более крупных организационных целей.
6 Дата и место следующей встречиЕсли вы ведете протокол официальной встречи, важно указать дату следующей встречи в отношении данного проекта или темы обсуждения. Это дает участникам собрания общий график времени, в течение которого они должны выполнить возложенные на них обязанности.
Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распоряжаться своим временем и расставлять приоритеты для всех ваших задач. Не менее важно знать место вашей встречи, будь то онлайн или лично.
7 Документы, которые должны быть включены в отчет Последнее, что нужно включить, это дополнительные документы, которые вы должны отправить вместе с вашим протоколом в отчет о собрании.
Подумайте, использовались ли какие-либо документы или упоминались ли они на собрании, которые могут быть полезны для членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, KPI, обновления или изменения в проекте.
Команды также часто записывают собрание или создают автоматическую расшифровку, особенно если собрание проводится во время видеоконференции, такой как Zoom или Google Meet. Если это так, не забудьте включить или прикрепить эти записи и/или стенограммы к протоколу собрания. Это значительно облегчит вашей команде поиск и может быть невероятно ценным для тех, кто пропустил встречу.
Хранение и сортировка протоколов после окончания собрания
Протокол собрания полезен настолько, насколько вы делаете с ним после окончания собрания. Если ваши протоколы собраний беспорядочны, неуместны, запутаны или неясны, то они бесполезны.
После окончания собрания начните с очистки протокола собрания, чтобы сделать его как можно более ясным. Это может включать добавление дополнительного контекста, расширение стенографии или переформатирование, чтобы примечания были максимально четкими.
По сути, представьте, что коллега просматривает эти записи через три месяца. Сможет ли он понять, что обсуждалось и какие ключевые решения были приняты? Это поможет избежать головной боли и недоразумений в будущем
Тогда поделитесь протоколом собрания! В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протоколов совещаний как можно скорее:
.«После окончания собрания пришло время привести в порядок ваши записи и раздать их вашей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все еще свежо в памяти. Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам обращаться к участникам встречи, если у вас есть вопросы».
Поскольку протокол собрания будет служить записью, на которую будут ссылаться в будущем, протоколы должны храниться или подшиваться таким образом, чтобы к ним был легкий доступ. Это будет зависеть от предпочтений вашей команды/организации. Вы можете хранить протоколы совещаний на общем диске с помощью папок или используйте программное обеспечение для управления собраниями, такое как Fellow, которое автоматически сохраняет протоколы собраний и упорядочивает их по событиям календаря .
Fellow также дает вам возможность отправлять заметки о собраниях по электронной почте, через Slack, Microsoft Teams и т. д.
А теперь, без лишних слов, вот четыре шаблона протоколов собраний, чтобы ваши собрания всегда были эффективными:
4 бесплатных шаблона протоколов собраний
1 Официальный протокол собрания совета ПримерОфициальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решений, которые часто требуют утверждения. В этих заметках о собрании используется формальный язык, и они структурированы таким образом, чтобы впоследствии ими можно было поделиться со всеми участниками собрания.
Официальные протоколы обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. Большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей составляют протоколы своих собраний на основе Правил порядка Роберта.
Если вы пишете заметки для официальной встречи, важно задокументировать как можно больше информации и сохранять единый формат встречи от встречи к встрече.
Разумно использовать шаблон встречи для более официальных разговоров, чтобы придать им нужную структуру. Организация заметок имеет ключевое значение, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.
Призыв к порядку
При содействии «Председателя Совета»
- [Координатор собрания] созван для организации очередного собрания [Организации] в [время] [дата] в [место].
Перекличка
Секретарь провела перекличку. Присутствовали следующие лица:
Утверждение протокола
Перед началом любых официальных дел правление должно утвердить протокол последнего собрания.
- [Секретарь] прочитал протокол последнего собрания. Протокол утвержден.
Нерешенные вопросы
Вопросы, которые ранее обсуждались советом и готовы к официальному утверждению.
Новое дело
По этим пунктам можно голосовать, вносить поправки, выносить на обсуждение, передавать на рассмотрение комитета или откладывать.
Перерыв
После того, как все открытые вопросы и новые дела будут обсуждены и задокументированы, координатор собрания объявляет перерыв в заседании правления.
- [Координатор встречи] объявил перерыв на встрече в [время окончания встречи].
Представление и утверждение протокола
Ведущий протокол должен представить протокол на утверждение председателю правления или ведущему собрания.
- Протокол представлен: [Имя]
- Протокол утвержден: [Имя]
Получите этот бесплатный шаблон
2 Пример протокола неформальной встречиПротокол неформальной встречи служит кратким справочником по важным темам, затронутым на встрече, таким как цели, препятствия, сроки или идеи.
Если ваша организация не требует от вас использования определенного формата протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон. В отличие от формального шаблона, никто не должен утверждать протокол для такого типа собрания.
Они служат только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.
Вот шаблон протокола неофициального собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:
Звоните в заказ
Собрание [организации] состоялось в [место] [дата].
Участники
- Присутствующие члены с правом голоса включают:
- Присутствующих гостей:
- Участников, не присутствовавших, включая:
Утверждение протокола
- Предложение утвердить протокол предыдущего собрания [дата] было сделано [имя] и поддержано [имя].
Отчеты
- [Название доклада] был представлен [имя докладчика].
- [Имя доклада] был представлен [имя докладчика].
Основные ходатайства
- Предложение: выдвинул [имя] и прикомандировал [укажите здесь ходатайство]. Ходатайство [выполнено или отклонено] с [числом] за и [числом] против.
Отсрочка
- [Имя инициатора] предложил отложить собрание, и это было согласовано в [время отсрочки].
- Секретарь:
- Дата утверждения:
Получите этот бесплатный шаблон
3 Шаблон протокола заседания совета директоровИспользуйте этот шаблон для создания официальной записи обсуждений и решений, принятых советом директоров.
В этом шаблоне указаны сведения о собрании, такие как название собрания, дата и время. Он также включает в себя список участников, ключевые протоколы или решения последнего собрания совета, отчеты должностных лиц, комитетов или различных директоров совета. Наконец, место для записи любых обсуждаемых решений или следующих шагов с указанием конкретных исполнителей и приблизительных сроков завершения
Сведения о встрече
Запишите тип встречи, дату и время.
- Название собрания:
- Дата:
- Время:
Перекличка
Обратите внимание на участников собрания.
- Председатель:
- Секретарь:
- Председательствующие:
- Отсутствующие члены совета директоров:
- Присутствуют другие гости или сотрудники:
Старый бизнес
Основные протоколы заседаний и решения последнего заседания совета директоров.
- Утверждение протокола предыдущего собрания
- Нерешенные вопросы с предыдущих заседаний совета директоров
Новый бизнес
Включите отчеты должностных лиц, комитетов или различных членов совета директоров.
- Пункт 1 повестки дня
- Пункт 2 повестки дня
- Пункт 3 повестки дня
Шаги действий
Отметьте все обсуждаемые решения или следующие шаги, с конкретными исполнителями и приблизительными сроками выполнения.
Закрытие
Завершение собрания совета путем документирования следующей информации:
- Дата и время следующего собрания совета
- Время закрытия собрания
- Утверждение секретаря:
- Утверждение президента/председателя:
Получите этот бесплатный шаблон
4 Шаблон собрания совета директоров SaaS Дэвида Сакса Куратором этого шаблона является Дэвид Сакс (бывший главный операционный директор PayPal и основатель Yammer).
Если вы являетесь основателем или руководителем заседаний совета директоров вашей SaaS-компании, мы рекомендуем использовать его:
Обновление генерального директора [30 минут]
Победы, проблемы, знания и ключевые показатели эффективности.
Обновление продаж [30 минут]
ARR, сделки, закрытие, возражения и прогноз
Обновления отдела [20 минут]
План развития продукта и обновления от других отделов.
Финансы [10-20 минут]
Валовая прибыль, финансовые планы и операционные расходы.
Команда [10-20 минут]
В каких областях больше всего требуются новые сотрудники?
Административные вопросы [5-10 минут]
Хозяйственные и административные вопросы
Действия
Что вышло из этой встречи?
Получите этот бесплатный шаблон
Резюме
Написание протоколов совещаний не должно вызывать стресса.