Протокол собрание: Бесплатный шаблон протокола собрания в Microsoft Word

Содержание

ЖК РФ Статья 46. Решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме

Перспективы и риски арбитражных споров и споров в суде общей юрисдикции. Ситуации, связанные со ст. 46 ЖК РФ

Арбитражные споры:

- Собственник помещения хочет признать договор управления МКД недействительным

- Из реестра лицензий исключили сведения о многоквартирном доме управляющей организации (сведения о доме включили в перечень домов другой управляющей организации)

- Собственник или другое заинтересованное лицо хочет устранить препятствия в пользовании нежилым помещением (зданием, сооружением)

Споры в суде общей юрисдикции:

- Член товарищества собственников недвижимости хочет признать недействительным решение общего собрания членов ТСН (протокол общего собрания) МКД

- Собственник хочет признать недействительным решение общего собрания собственников помещений (протокол общего собрания) по вопросам содержания и ремонта общего имущества МКД

- Собственник хочет признать недействительным решение общего собрания собственников помещений (протокол общего собрания) по вопросу перевода жилого помещения в нежилое

- Управляющая организация хочет признать недействительным решение общего собрания собственников помещений (протокол общего собрания) по вопросам содержания и ремонта МКД

- Управляющая организация хочет признать недействительным решение общего собрания собственников помещений (протокол общего собрания) по вопросу смены управляющей организации

См. все ситуации, связанные со ст. 46 ЖК РФ

 

1. Решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам, поставленным на голосование, принимаются большинством голосов от общего числа голосов принимающих участие в данном собрании собственников помещений в многоквартирном доме, за исключением предусмотренных пунктами 1.1, 4.2 части 2 статьи 44 настоящего Кодекса решений, которые принимаются более чем пятьюдесятью процентами голосов от общего числа голосов собственников помещений в многоквартирном доме, и предусмотренных пунктами 1, 1.1-1, 1.2, 2, 3, 3.1, 4.3 части 2 статьи 44 настоящего Кодекса решений, которые принимаются большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов собственников помещений в многоквартирном доме, решения, предусмотренного пунктом 4.5 части 2 статьи 44 настоящего Кодекса, которое принимается в соответствии с частью 1.2 настоящей статьи, а также решения, предусмотренного пунктом 4.6 части 2 статьи 44 настоящего Кодекса, которое принимается в соответствии с частью 1.3 настоящей статьи. Решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме оформляются протоколами в соответствии с требованиями, установленными федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере жилищно-коммунального хозяйства. Решения и протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме являются официальными документами как документы, удостоверяющие факты, влекущие за собой юридические последствия в виде возложения на собственников помещений в многоквартирном доме обязанностей в отношении общего имущества в данном доме, изменения объема прав и обязанностей или освобождения этих собственников от обязанностей, и подлежат размещению в системе лицом, инициировавшим общее собрание. Подлинники решений и протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме подлежат обязательному представлению лицом, по инициативе которого было созвано общее собрание, в управляющую организацию, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива, а при непосредственном способе управления многоквартирным домом в орган государственного жилищного надзора не позднее чем через десять дней после проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме. Копии решений и протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросу, указанному в пункте 4.4 части 2 статьи 44 настоящего Кодекса, также подлежат направлению лицом, по инициативе которого было созвано общее собрание, в срок, указанный в настоящей части, в ресурсоснабжающую организацию, региональному оператору по обращению с твердыми коммунальными отходами, с которыми собственниками помещений в многоквартирном доме, действующими от своего имени, будут в соответствии с принятым решением заключены договоры, содержащие положения о предоставлении коммунальных услуг.

(см. текст в предыдущей редакции
)

1.1. Управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива в течение пяти дней с момента получения указанных в части 1 настоящей статьи подлинников решений и протокола общего собрания собственников помещений обязаны в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере жилищно-коммунального хозяйства, направить подлинники указанных решений и протокола, в том числе с использованием системы, в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет. Орган государственного жилищного надзора в случае поступления в его адрес в течение трех месяцев подряд двух и более протоколов общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, содержащих решения по аналогичным вопросам повестки дня, обязан провести внеплановую проверку в целях установления факта соблюдения требований законодательства при организации, проведении и оформлении результатов такого собрания.(часть 1.1 введена Федеральным законом от 29.06.2015 N 176-ФЗ; в ред. Федерального закона от 31.12.2017 N 485-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.2. Решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, предусмотренное пунктом 4.5 части 2 статьи 44 настоящего Кодекса, принимается:

1) при наличии в многоквартирном доме более одного подъезда большинством голосов от общего числа голосов принимающих участие в этом собрании собственников помещений в многоквартирном доме при условии голосования за принятие такого решения собственниками помещений в многоквартирном доме, в подъезде которого расположено переводимое помещение, обладающими большинством голосов от общего числа голосов таких собственников, принимающих участие в этом собрании;

2) при наличии в многоквартирном доме одного подъезда большинством голосов от общего числа голосов принимающих участие в этом собрании собственников помещений в многоквартирном доме.

(часть 1.2 введена Федеральным законом от 29.05.2019 N 116-ФЗ)1.3. Решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам, указанным в пункте 4.6 части 2 статьи 44 настоящего Кодекса, принимается:

1) по вопросу о включении многоквартирного дома в границы территории жилой застройки, подлежащей комплексному развитию, в соответствии с проектом решения о комплексном развитии такой территории, не менее чем двумя третями голосов собственников жилых помещений либо их представителей от общего числа голосов собственников таких жилых помещений в многоквартирном доме;

2) по вопросу об исключении многоквартирного дома из границ территории, подлежащей комплексному развитию, и из проекта решения о комплексном развитии территории жилой застройки не менее чем одной третью голосов собственников жилых помещений либо их представителей от общего числа голосов собственников таких жилых помещений в многоквартирном доме.

(часть 1.3 введена Федеральным законом от 30.12.2020 N 494-ФЗ)

2. Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня данного собрания, а также изменять повестку дня данного собрания.

3. Решения, принятые общим собранием собственников помещений в многоквартирном доме, а также итоги голосования доводятся до сведения собственников помещений в данном доме собственником, указанным в статье 45 настоящего Кодекса иным лицом, по инициативе которых было созвано такое собрание, путем размещения соответствующего сообщения об этом в помещении данного дома, определенном решением общего собрания собственников помещений в данном доме и доступном для всех собственников помещений в данном доме, не позднее чем через десять дней со дня принятия этих решений.(в ред. Федерального закона от 29.06.2015 N 176-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Копии протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме и решений таких собственников по вопросам, поставленным на голосование, хранятся в месте или по адресу, которые определены решением данного собрания.

(часть 4 в ред. Федерального закона от 31.12.2017 N 485-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, принятое в установленном настоящим Кодексом порядке, по вопросам, отнесенным к компетенции такого собрания, является обязательным для всех собственников помещений в многоквартирном доме, в том числе для тех собственников, которые не участвовали в голосовании.

6. Собственник помещения в многоквартирном доме вправе обжаловать в суд решение, принятое общим собранием собственников помещений в данном доме с нарушением требований настоящего Кодекса, в случае, если он не принимал участие в этом собрании или голосовал против принятия такого решения и если таким решением нарушены его права и законные интересы. Заявление о таком обжаловании может быть подано в суд в течение шести месяцев со дня, когда указанный собственник узнал или должен был узнать о принятом решении. Суд с учетом всех обстоятельств дела вправе оставить в силе обжалуемое решение, если голосование указанного собственника не могло повлиять на результаты голосования, допущенные нарушения не являются существенными и принятое решение не повлекло за собой причинение убытков указанному собственнику.

7. В многоквартирном доме, все помещения в котором принадлежат одному собственнику, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, принимаются этим собственником единолично и оформляются в письменной форме. При этом положения настоящей главы, определяющие порядок и сроки подготовки, созыва и проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, не применяются, за исключением положений, касающихся сроков проведения годового общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

Протокол собрания учредителей. Образец 2021 года

Документ под названием «Протокол собрания учредителей» – один из важнейших в пакете документации, сопровождающем текущую деятельность предприятий и организаций, находящихся в организационно-правовом статусе ЗАО, ОАО, ООО или ПАО.

К составлению протокола нужно относиться в высшей степени внимательно, поскольку он относится к категории значимых документов, способных влиять на деятельность фирмы.

Необходимо учитывать и тот факт, что в случае спорных и конфликтных ситуаций, данный документ может быть оспорен в суде.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк протокола собрания учредителей .docСкачать заполненный образец протокола собрания учредителей .doc

Зачем нужен протокол собрания учредителей

Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.

Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:

  1. первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
  2. вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).

Что делать если кто-то из участников собрания учредителей голосует «против»

Обычно учредители компаний сходятся во мнениях, но, как в любом правиле, здесь есть свои исключения, и иногда кто-то бывает против большинства. В этом случае, мнение участника следует занести в документ с обоснованием и приложением документов (если таковые были предоставлены). В дальнейшем данный учредитель в течение двух месяцев может обжаловать решение собрания в судебном порядке.

Если же в суд надумает обратиться участник собрания, проголосовавший «за» решение какого-либо вопроса в установленном общим собранием порядке, и это было зафиксировано в протоколе должным образом, то его шансы на успешное завершение судебного разбирательства будет крайне невелики, поэтому в таких случаях, лучше попытаться договориться с соучредителями мирным путем.

Порядок проведения собрания учредителей

Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:

  1. сначала общим голосованием назначается председатель собрания и секретарь (правда, данная процедура не носит обязательный характер, поскольку довольно часто в составе учредителей Общества всего два участника).
  2. При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.

    Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.

    В некоторых случаях собрание утверждает схему голосования, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.

  3. Затем, на повестку дня выносятся проблемы и задачи, по которым требуется принять какое-то решение.
  4. На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.

  5. После того, как участники вынесут вердикт, он также заносится в документ.
  6. В завершение протокол подписывается всеми собравшимися, включая секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все сведения в него внесены верно.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

  • о компании,
  • дате составления,
  • участниках собрания,
  • теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
  • и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Пример составления протокола

Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы.

Вначале бланка пишется

  • наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),
  • населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
  • и дата собрания.

Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации).

Далее идет описательная часть:

  1. по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
  2. назначается председатель и секретарь (при необходимости),
  3. указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
  4. вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).

Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должен быть подписан всеми участниками собрания, включая секретаря (если таковой имел место быть).

Протокол общего собрания участников ООО в 2021 году

Если в обществе с ограниченной ответственностью несколько учредителей, для регистрации в ФНС в 2021 году будет необходим протокол общего собрания. Этот документ составляется в свободной форме. Однако некоторые данные указывать обязательно.

1. Пример протокола общего собрания участников ООО

2. Правила проведения собрания

Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.

Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.

Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.

Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:

  • видеофиксация
  • аудиозапись
  • подписание протокола всеми участниками собрания

Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.

Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:

  • фирменное наименование организации
  • ее местонахождение
  • размер уставного капитала и доли учредителей
  • утверждение устава
  • избрание органа управления
  • подписание договора об учреждении ООО

В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.

3. Что нужно указать в протоколе

Очень важно составить протокол грамотно. Он входит в комплект документов для регистрации ООО. Протокол должен быть в письменном виде, его заверяют подписями председатель и секретарь. Их необходимо выбрать из числа присутствующих.

Сведения, которые необходимо включить в протокол обязательно:

  • название документа
  • наименование организации
  • паспортные данные учредителей, ФИО, прописка, указание, кто будет председателем заседания, а кто — секретарем
  • повестка дня — перечень вопросов, которые необходимо рассмотреть на собрании
  • по каждому вопросу пишется описание принятого решения и подсчет голосов «за» и «против», в протоколе о создании ООО не должно быть отрицательных голосов
  • подписи сторон. Лучше, если распишутся все участники общества, а не толкьо секретарь и председатель собрания;

На нашем сайте вы можете бесплатно сформировать верный протокол автоматически

Наш сервис подготовит все регистрационные документы быстро, без ошибок и по всем правилам ФНС. От вас требуется только вписать нужную информацию в поля формы. После чего вы сможете бесплатно скачать готовые документы и распечатать их для налоговой.

ЛУКОЙЛ - Общее собрание акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ»

Сегодня ускоряются темпы вакцинации, в том числе среди наших работников, смягчаются эпидемиологические ограничения. Это позволило нам в начале текущего года вернуться к нормальному режиму работы в офисах Компании.

2020 год стал для нас, как и для всей нефтяной отрасли, непростым испытанием из-за последствий пандемии коронавируса – беспрецедентного снижения спроса и цен на нашу продукцию, ограничения добычи в рамках сделки «ОПЕК плюс», общего спада в мировой экономике.

Тем не менее мы смогли завершить этот уникально сложный год с прибылью, ещё раз продемонстрировав эффективность нашей бизнес-модели и её устойчивость в любой рыночной ситуации.

Мы оперативно перестроили свою работу, изменили структуру выпуска продукции, эффективно сократили объём добычи в связи с ограничениями «ОПЕК плюс», что позволило минимизировать потери.

Наряду с этим продолжилось развитие приоритетных проектов, в частности, подготовка к запуску месторождения им. Валерия Грайфера на Северном Каспии, строительство комплекса переработки нефтяных остатков на Нижегородском НПЗ и других.

Начало 2021 года даёт нам основания полагать, что финансовые результаты будут существенно лучше, чем в кризисном 2020-м. Мировая экономика оживает: активизируются транспортные потоки, восстанавливается спрос на энергоресурсы и потребительские товары. Появляются условия для дальнейшего поэтапного смягчения сделки «ОПЕК плюс». Мы ожидаем, что следующие несколько лет будут благоприятными для нефтегазовой отрасли – спрос на нашу продукцию будет расти, и мы готовы внести свой вклад в увеличение объёмов производства.

Всё более важным вопросом для нас становится глобальная климатическая повестка. В марте мы представили ориентиры своих амбиций в сфере сокращения выбросов парниковых газов. Они будут заложены в стратегию ЛУКОЙЛа, актуализацию которой мы сейчас ведём.

В частности, мы заявили цель снизить к 2030 г. контролируемые выбросы в расчёте на единицу энергетического эквивалента на 20% относительно уровня 2017 года, что соответствует сокращению валовых выбросов парниковых газов на 10 млн тонн в год.

Наряду с этим ЛУКОЙЛ продолжит развитие возобновляемых источников энергии там, где для этого есть природные и экономические условия, а также изучение возможностей для участия в перспективных направлениях компенсации выбросов, таких как лесовосстановление.  

Отдельно подчеркну, что эти планы должны будут дополнять, но не изменять основную бизнес-модель ЛУКОЙЛа. Мы верим в будущее нефтяного рынка и в гармоничное развитие различных источников энергии.

Я благодарю всех акционеров ЛУКОЙЛа за доверие и хочу ещё раз подтвердить приверженность Компании стратегии ответственного производителя углеводородов, направленной на создание акционерной стоимости. Мы считаем, что акции ЛУКОЙЛа сохраняют значительный потенциал роста, и это подтверждается оценками независимых экспертов.

Протоколы общих собраний собственников жилья теперь можно получить онлайн

Протоколы собраний, проведенных на платформе Правительства Москвы «Электронный дом», теперь содержат электронную цифровую подпись оператора системы (ЭЦП). Это значит, что жители смогут не только провести собрание, не встречаясь очно: протокол со всеми приложениями по его итогам будет автоматически направлен в Государственную жилищную инспекцию города Москвы и инициатору (в течение суток). Это снизит число контактов в сложных эпидемиологических условиях. Документ в электронном виде также может быть незамедлительно передан в управляющую компанию или иные организации, ответственные за исполнение принятых собственниками решений.

«До настоящего времени получить оригинал документа для дальнейшей передачи инициатор мог только на шестой день после окончания собрания в центре госуслуг района Басманный в рабочее время по будням. Теперь для получения официального документа по итогам общего собрания собственников в “Электроном доме” не нужно тратить время на ожидание и поездки, а также подвергать себя риску, увеличивая число социальных контактов. Электронная цифровая подпись при проведении электронных собраний — оптимальный вариант», — отметил руководитель ГКУ «Новые технологии управления» Александр Пищелко.

Благодаря изменениям, внесенным в Жилищный кодекс Российской Федерации 25 мая 2020 года Федеральным законом № 156-ФЗ, первое собрание в «Электронном доме» может быть проведено сразу в системе и без предварительного решения на традиционном очном собрании. Такое нововведение существенно упрощает возможность участия собственников в проводимых встречах. Кроме того, в «Электронном доме» реализована смешанная форма голосования. Те, кто по каким-либо причинам не может или не хочет голосовать в электронном виде, могут передать свои решения на бумажном бюллетене администратору текущего общего собрания собственников.

Подробнее о проведении собраний в «Электронном доме» можно узнать на специальной странице. Платформа Правительства Москвы «Электронный дом» приглашает всех жителей города проводить собрания онлайн.

В ноябре 2020 года Правительством Москвы был расширен функционал проекта «Электронный дом». Теперь это полноценная платформа в виде сайта и приложения «Электронный дом Москва», позволяющая оперативно получать всю информацию по дому, управлять им, общаться с соседями и проводить общие собрания в онлайн-режиме, что в том числе позволяет упростить принятие решений по вопросу проведения капитального ремонта. С ее помощью можно подавать заявки о неполадках в квартире, подъезде, доме или дворе, передавать показания приборов учета воды и электроэнергии, публиковать и читать объявления на электронной доске, узнавать новости дома и района, оплачивать услуги ЖКХ, отправлять сообщения в управляющую организацию и даже связаться с соседями.

За полгода работы платформы в «Электронном доме» проведено около 300 общих собраний собственников (в 92 процентах собраний был набран кворум) и более 1500 опросов.

За подделку протоколов общих собраний жильцов накажут — Российская газета

Фальсификация итогов общих собраний собственников жилья - наиболее распространенный способ, позволяющий нечистым на руку коммунальщикам "приобрести" наиболее прибыльный жилфонд или незаконно повысить тарифы для жильцов.

До 2015 года такие действия оставались ненаказуемыми. Уголовные дела по этим фактам не возбуждались, так как протоколы общих собраний и листы решений собственников не считались официальными документами, а значит, их подделка не подпадала под статью 327 Уголовного кодекса. С 2015 года такая возможность появилась. Вступили в силу поправки в Жилищный кодекс, где протоколы общих собраний и решения собственников признаны официальными документами. Но уголовные дела в отношении "остапов бендеров" от ЖКХ остаются пока единичными случаями.

147 процентов - "за"

Предприимчивые коммунальщики действуют изобретательно. Например, в прошлом году одна из крупных управляющих компаний в Мурманске решила повысить тарифы на ремонт и содержание общего имущества до 35,82 рубля за 1 квадратный метр в месяц. Более того, за косметический ремонт подъездов коммунальщики решили ввести отдельную плату - 1,31 рубля с квадратного метра ежемесячно, хотя закон не позволяет вводить такой платеж.

Жильцам объяснили просто: такое решение якобы было принято на общем собрании собственников. Жительница одного из домов, которую не приглашали ни на какие общие собрания, подала в суд на УК. Опрос 25 свидетелей показал, что их подписи или подписи их родственников в листах голосования были подделаны. Например, в одном случае за новый тариф "проголосовала" женщина, которая еще 10 лет назад перебралась в Санкт-Петербург.

В Североморске возникла и вовсе анекдотичная ситуация. Несколько лет назад собственники квартир одного из жилых домов решили поинтересоваться, какой способ управления выбран в их доме. Из городской администрации им прислали протокол внеочередного общего собрания собственников квартир, датированный 4 марта 2008 года. В нем было указано, что в доме была выбрана непосредственная форма управления, за которую проголосовали целых 147,98 процента собственников жилья.

Правила безопасности

Есть ряд признаков, по которым можно судить, насколько чисты намерения организаторов общего собрания, рассказала руководитель мурманского регионального центра НП "ЖКХ Контроль" Валентина Котова. По ее словам, извещение о проведении общего собрания должно появиться не менее чем за 10 дней, а не за неделю или 2-3 дня, как это нередко бывает. Информация, изложенная в нем, должна быть полной и соответствовать Жилищному кодексу. Если его инициирует юридическое лицо, должны быть указаны его полные данные, в том числе о его регистрации. Если инициатор - физическое лицо, то он должен быть собственником какого-либо помещения в этом доме. Обязательно должно быть указано, что это за помещение и какими документами подтверждено право собственности.

Также в извещении должна быть указана повестка общего собрания. Его вопрос должен быть сформулирован четко - например, "Участие в программе "Комфортная городская среда". Формулировка должна быть понятной всем. Кроме того, повестка должна включать в себя пункты о выборе председателя собрания, секретаря и счетной комиссии. Там же должно быть указано, где жильцы могут ознакомиться с материалами для подготовки к собранию.

Обычно ОСС проводятся в очно-заочной форме. Должно быть четко указано, где проходит очная часть собрания, в которой обычно участвуют наиболее активные жильцы. Их может быть двое, пятеро и десять - это не регламентируется законом. Как правило, на очной части собрания формируется его повестка и решаются все организационные вопросы.

Заочная форма, в ходе которой жильцы ставят свои подписи в листах решений, может проводиться достаточно долго. Закон этот срок не регламентирует. Но голоса жильцов должна подсчитывать счетная комиссия. В листах решений должна быть указана та же повестка, что и в извещении.

Если подозрения подтвердились

Данную ситуацию комментирует заместитель руководителя государственной жилищной инспекции Мурманской области Ирина Ракитская.

1. Если у собственников есть подозрения, что протоколы общего собрания фальсифицированы, направить заявление в полицию, приложив к нему копии протоколов. Органы внутренних дел должны решить, есть ли основания считать протоколы фальсифицированными. Это же заявление может быть направлено в государственную жилищную инспекцию, после чего ГЖИ направит свое заявление в полицию.

2. Если у собственников есть подозрения, что протокол фальсифицирован, то они могут обратиться в суд с иском о признании протокола недействительным.

3. Если в протоколе отражен вопрос о выборе управляющей организации, а по иску собственников суд примет решение о признании протокола недействительным, то собственники должны провести собрание и выбрать другую управляющую организацию или изменить способ управления, создав товарищество собственников жилья или выбрав форму непосредственного управления домом.

- Управляющие организации могут быть инициаторами общих собраний, но таких случаев очень немного, - отмечает Ирина Ракитская. - Общие собрания проводятся в основном по инициативе самих собственников и решения принимаются ими, а затем утверждаются на общем собрании. Протокол должен оформляться секретарем, если он избран, или советом многоквартирного дома. Как правило, управляющая организация "помогает" оформлять протоколы УО.

Стоит помнить, что не позднее чем через 10 дней после проведения общего собрания собственников многоквартирного дома инициатор собрания обязан передать подлинники решений и протокола в свою управляющую организацию, ТСЖ или ЖСК. В свою очередь, жилищники обязаны передать подлинники этих документов в течение 5 дней с момента получения в органы государственного жилищного надзора. Эти документы будут храниться там в течение трех лет. В случае необходимости эти документы можно затребовать.

Но есть еще одна проблема. По словам Валентины Котовой, зачастую инициатор собрания сдает в ГЖИ сам протокол, без приложений в виде листов решений, подписанных собственниками.

- Организации жилищного контроля не имеют права проверять правильность составления этих документов, не говоря уже о проверке их подлинности, - отмечает эксперт. - Закон обязывает ГЖИ только принять бумаги. Те протоколы, которые мне доводилось видеть, в большинстве своем не соответствуют законодательству. А ведь это не просто формальность...

Инфографика "РГ": Леонид Кулешов/Игорь Зубков

Протокол общего собрания по созданию общественного объединения

Когда применяется Протокол общего собрания участников о создании общественного объединения:

Общественное объединение – это организация, созданная в результате добровольного объединения граждан, с целью достижения ими общих целей, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

Общественное объединение – это организация, созданная в результате добровольного объединения граждан, с целью достижения ими общих целей, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

Если Вы хотите создать и зарегистрировать Общественное объединение, то при подаче документов на государственную регистрацию с Вас потребуют Протокол общего собрания участников о создании общественного объединения.

Обязательные условия, которые должны быть отражены в Протоколе:

  • время начала и окончания общего собрания;
  • место проведения общего собрания;
  • перечень присутствующих участников общего собрания с указанием, представителей и данных документов, подтверждающих полномочия;
  • результаты избрания председателя и секретаря собрания;
  • повестка дня и результаты ее утверждения;
  • результаты голосования по каждому из вопросов повестки дня;
  • принятые решения по каждому из вопросов повестки дня. 

Обязательные действия, которые должны быть проведены в ходе Общего собрания:

  • перед открытием общего собрания проводится регистрация прибывших участников Общественного объединения;
  • лицо, открывающее общее собрание, проводит выборы председательствующего и секретаря общего собрания;
  • в ходе заседания общего собрания должен соблюдаться порядок голосования и вынесения решения по каждому вопросу повестки дня;
  • секретарь общего собрания отвечает за ведение протокола общего собрания;
  • протоколы всех общих собраний подшиваются в книгу протоколов, которая хранится исполнительным органом Общественного объединения и должна в любое время представляться для ознакомления любому участнику Общественного объединения. По требованию участников им выдаются удостоверенные выписки из книги протоколов. 

Как написать эффективный протокол встречи (с шаблонами и образцами)

Новичок в написании протокола собрания?

Независимо от того, получили ли вы задание делать записи для комитета или назначили вас секретарем правления вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собраний, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как писать протоколы собраний, было подготовлено Wild Apricot, чтобы помочь волонтерам и / или персоналу небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов заседаний комитетов или советов директоров. .

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов собрания различаются в зависимости от организации и типа комитета или правления, в этой статье предлагаются только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.


Что такое протокол собрания?

Протокол собрания или мама (для протокола собрания) можно определить как письменную запись всего, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для обоснования будущих решений.

Что следует включать при составлении протокола собрания?

Пять шагов, которые вы должны включить:

  1. Предварительное планирование
  2. Запись - при встрече
  3. Минуты записи или расшифровки
  4. Распространение или распространение протоколов собрания
  5. Хранение минут для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов встреч, посмотрите этот пост.

Для чего нужен протокол собрания?

Термин «минуты» вас не пугает, поскольку он вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутной записи заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

  • принятых решений (ходатайств, голосований и т. Д.)
  • Планируемые следующие шаги
  • идентификация и отслеживание действий

Протокол - это реальный отчет собрания для его участников и источник информации для членов, которые не смогли присутствовать.В некоторых случаях протокол собрания может служить ориентиром, например:

  • , когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
  • минут могут служить для уведомления (или напоминания) людей о назначенных им задачах и / или сроках

Загрузите наш Контрольный список минут встречи для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше использовать минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время встреч.

Что связано с протоколом собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти основных этапов:

  1. Предварительное планирование
  2. Запись - при встрече
  3. Минуты записи или расшифровки
  4. Распространение или распространение протоколов собрания
  5. Хранение минут для дальнейшего использования

1. Протокол предварительного собрания:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи.Если председатель и секретарь или составитель протокола работают вместе над тем, чтобы повестка дня и собрание были хорошо продуманы, это значительно упрощает отвод минут. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, составитель протокола может работать с председателем, чтобы создать формат документа, который также работает как повестка дня и план протокола.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня встречи = набросок:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протоколов - с порядком и нумерацией пунктов в протоколе встречи в соответствии с повесткой дня.

Кроме того, повестка дня и / или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

  • имена всех участников собрания, включая гостей или выступающих
  • документов, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании - копии (цифровые или бумажные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено Председателем собрания).
Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль протоколиста или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время собрания, а также какие детали он / она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будет заниматься рассмотрением предложений или голосованием по пунктам / вопросам, четко укажите, нужно ли вам называть имена тех, кто вносит предложения, поддерживает их и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами этого типа, вы (и ваш председатель) можете сослаться на Правила порядка Роберта.

2. Что следует включать в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понимать, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, у вашей организации может быть необходимый контент и особый формат для мам, которому вы должны будете следовать, но обычно протоколы собраний обычно включают в себя следующее:

  • Дата и время проведения
  • Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (e.г., «сожалеет»)
  • Принятие или исправления / дополнения к протоколу предыдущего собрания
  • Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
    • Предпринятые или запланированные действия
    • Следующие шаги
    • Результаты голосования - например, (при необходимости подробные сведения о том, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил, поднятием рук и т. Д.)
    • Ходатайства приняты или отклонены
    • единиц хранения более
    • Новый бизнес
    • Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и подробные сведения о форматировании протокола собрания можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

  • Создайте схему - как обсуждалось ранее, наличие схемы (или шаблона) на основе повестки дня позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым элементом вашего плана для рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
  • Регистрация участников при входе в комнату - если вы знаете участников собрания, вы можете отметить их, когда они прибудут, если люди не представятся в начале собрания или распространят список присутствующих, который они могут проверить. от себя.
  • Записывайте решения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
  • При необходимости попросите разъяснений - например, если группа уходит, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснений по поводу принятого решения и / или следующих шагов.
  • Не пытайтесь запечатлеть все это - вы не успеете, если попытаетесь записать беседу дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , так далее.
  • Запишите это - буквально, если вас беспокоит возможность вести заметки, подумайте о записи встречи (например, на вашем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для дословной расшифровки стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами протокола собрания и узнайте, как лучше использовать протокол.

Протокол встречи Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний, созданные для Microsoft Word, здесь.

Пример протокола собрания:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров.

3. Процесс написания протокола

По окончании встречи самое время собрать записи и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

Перед тем, как поделиться протоколом собрания, убедитесь, что председатель просмотрел и отредактировал и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если она не состоялась. В зависимости от вашего Совета, протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или обмен протоколами собрания

В качестве официального «делопроизводителя» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Обмен в Интернете

Метод совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут превратиться в груду бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете текстовый редактор (например, Microsoft Word), который не предлагает обмен в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить это и другие вложения или документацию к собранию по электронной почте. С другой стороны, если вы все используете документы Google - для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами - вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен.Члены комитета или совета могут просто прочитать документы в Интернете и сохранить несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, Wild Apricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Совета, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную онлайн-сеть для своего Совета и комитетов.

Инструменты для протоколов заседаний:

Если вам интересно, какие инструменты вы можете использовать специально для протоколов заседаний, вот несколько инструментов, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными:

  • Google Docs: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встречи в документах Google. Если вы отправляете приглашение на встречу с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план повестки дня документа Google. После составления минут (с использованием схемы) вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
  • OneNote: (если вы пользователь Microsoft) - очень быстро и позволяет систематизировать заметки. Также поддерживает аудиозапись с соответствующей отметкой времени примечания.
  • Lucid Meetings: Фантастический инструмент для встреч для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
  • Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.
  • Agreedo : поддерживает создание протоколов встреч и отслеживание результатов.
  • minutes.io: позволяет быстро использовать минуты встречи с помощью горячих клавиш и возможности работать онлайн или офлайн.

6. Хранение протоколов заседаний

Большинство комитетов и советов проверяют и утверждают протоколы в начале следующего собрания или вносят в него изменения.После того, как вы внесете все необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и сохранить бумажные копии или предоставить их сотруднику или председателю для хранения.

И ... Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию Wild Apricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

  • Легко планируйте онлайн-мероприятия с помощью мгновенной обработки онлайн-платежей и автоматических счетов-фактур.
  • Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-заявками для участников.
  • Доступ к базе данных контактов с удобным поиском и фильтром.
  • Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
  • и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения для управления членством Wild Apricot здесь.

Wild Apricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которое ежедневно используют более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

В заключение… Наслаждайтесь своей новой ролью

Протокол встречи важен - в конце концов, он фиксирует важную информацию о встрече. Но выделение и подготовка минут не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в создании эффективных протоколов встреч для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство по написанию протокола собрания!

минут собрания - определение, как записывать, шаблон

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания - это заметки, которые записываются во время собрания.В них выделяются ключевые обсуждаемые вопросы, предложения или голосование, а также действия, которые необходимо предпринять. Протокол собрания обычно ведется назначенным членом группы. Их задача - обеспечить точную запись того, что произошло во время встречи.

Этапы записи протокола собрания

Запись протокола собрания состоит из пяти основных этапов. Это:

  • Предварительное планирование
  • Ведение записей
  • Составление или расшифровка протоколов
  • Обмен протоколами собрания
  • Хранение или хранение протоколов для использования в будущем

Предварительное планирование

Если Встреча хорошо спланирована заранее, взять минуты будет намного проще.При этом председатель CEOA CEO, сокращенно от «Главный исполнительный директор», является высокопоставленным лицом в компании или организации. Генеральный директор отвечает за общий успех организации и за принятие управленческих решений на высшем уровне. Прочтите описание должности, и секретарь или протоколист должен работать вместе, чтобы заранее определить повестку дня собрания. Например, человек, который ведет протокол, может вместе с председателем составить проект документа, который будет служить повесткой дня и предоставит формат для собрания.

Повестка дня собрания

Если председатель и секретарь не могут встретиться и предложить проект, то секретарь должен получить копию повестки дня до начала собрания. Повестка дня собрания послужит руководством к тому, как делать заметки и составлять протокол. Кроме того, повестка дня также включает другие детали, которые необходимо внести в протокол. В их число входят:

  • Имена всех присутствующих членов - включая гостей и докладчиков
  • Документы, которые можно раздавать по ходу собрания, например, копии списка предложений для голосования

Ожидания

Когда человек выбран в качестве регистратора минут, для него важно знать, что от него ожидается.Таким образом, человек должен подойти к председателю комитета и спросить, какова будет его роль на собрании. Например, если собрание будет включать предложение предложений Голосование по доверенности Голосование по доверенности - это делегирование права голоса представителю от имени первоначального обладателя голоса. Сторона, которая получает право голоса, называется доверенным лицом, а первоначальный обладатель голоса известен как принципал. Эта концепция важна на финансовых рынках, и особенно в публичных компаниях, назначенный член должен узнать, следует ли ему включать имена тех, кто предлагает предложения, и тех, кто поддерживает.

Что включать в протокол собрания

Перед записью каких-либо подробностей назначенный регистратор протокола должен ознакомиться с типом информации, которую они должны записывать. Группа может использовать определенный формат для записи заметок, но в целом протокол собрания обычно включает следующие сведения:

  • Дата и время проведения собрания
  • Имена участников, а также отсутствующие участники
  • Принятие или поправки, внесенные в протокол предыдущего собрания
  • Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
    • Предпринятые или согласованные действия
    • Следующие шаги
    • Результаты выборов Прямое голосование Прямое голосование, широко известное как обязательное голосование, является система корпоративного голосования, которая может использоваться для избрания директоров или голосования по важным вопросам
    • Принятые или отклоненные предложения
    • Новый бизнес
    • Дата и время следующего собрания

Процесс составления протокола собрания

По окончании встречи человек, которому поручено составить протокол, должен получить все необходимые ему ресурсы. вести протокол в ясной и презентабельной форме.Вот несколько советов, на которые следует обратить внимание:

  • По окончании встречи не занимайте много времени, чтобы написать протокол. Таким образом, все, что происходило на встрече, еще свежо в вашей памяти.
  • Просмотрите схему, которая была создана ранее, и при необходимости внесите изменения. Это может включать добавление дополнительной информации или разъяснение некоторых поднятых вопросов. Также проверьте, чтобы все приговоры, действия и ходатайства были четко записаны.
  • Проверьте протокол и убедитесь, что он краток, но ясен.

Распространение протокола собрания

Как только секретарь завершит написание протокола, он должен поделиться им с членами группы. Они могут быть опубликованы в Интернете или в облаке. Учитывая, что протоколы и другие типы документов могут повлечь за собой много бумажной работы, может быть предпочтительнее использовать безбумажный подход к совместному использованию.

Например, если регистратор минут документировал протоколы с помощью Microsoft Word, который не предлагает онлайн-обмен, то они могут рассмотреть возможность использования Google docs, который предлагает способ обмена документами онлайн с другими пользователями.

Регистратор также должен сохранять копию протокола собрания для дальнейшего использования. Большинство компаний хранят свои минуты в Интернете - либо в Документах Google, либо в OneDrive.

Ключевые выводы

Протоколы собрания важны, потому что они используются для документирования ключевых вопросов, поднятых во время собрания. Например, эффективные минуты могут указывать подходы, которые были предложены для решения конкретной проблемы, и основную причину, по которой участники предпочитают один метод другому.

Протокол собрания можно вести вручную или на электронном устройстве, например, ноутбуке или iPad. После собрания диктофон просматривает протокол и при необходимости вносит правки. Затем протокол собрания передается участникам группы. Помимо распределения, протоколы также сохраняются для использования в будущем.

Шаблон

Дополнительные ресурсы

CFI является официальным поставщиком аналитики финансового моделирования и оценки (FMVA) ™. Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Финансовое моделирование и оценка CFI Сертификация аналитика (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере.Запишитесь сегодня! программа сертификации, призванная превратить любого в финансового аналитика мирового уровня.

Для продолжения обучения и развития ваших знаний в области финансового анализа мы настоятельно рекомендуем дополнительные ресурсы CFI, указанные ниже:

  • Action LearningAction Learning Действие обучения - это процесс разработки творческих решений для решения сложных проблем отдельных лиц, групп людей и корпораций
  • Корпоративная стратегия Корпоративная стратегия Корпоративная стратегия фокусируется на том, как управлять ресурсами, рисками и доходностью в рамках всей фирмы, а не на поиске конкурентных преимуществ в бизнес-стратегии
  • Управленческие навыки Управленческие навыки Управленческие навыки можно определить как определенные атрибуты или способности, которыми должен обладать руководитель. для выполнения конкретных задач в
  • Публичные выступления Публичные выступления Публичные выступления, также называемые ораторским искусством или речью, - это процесс передачи информации живой аудитории.Тип передаваемой информации намеренно структурирован так, чтобы информировать, убеждать и развлекать. Хорошее публичное выступление состоит из трех компонентов: Стиль: мастерски построенный с использованием слов для создания

Что можно и чего нельзя делать в протоколе собрания

Протокол не является подробным отчетом о заседании совета или комитета. Вот что нужно добавить, а что оставить.

Для многих вещей в жизни и бизнесе лучше меньше, да лучше. В мире ассоциаций это особенно актуально для протоколов собраний.

Протокол - это официальный протокол действий, предпринятых правлением или комитетом на заседании, а не запись всего сказанного. Они служат исторической цели, но, что не менее важно, они служат и юридической цели, документируя соблюдение группой надлежащих процедур и устава ассоциации. А протоколы и записи, сделанные во время встречи, могут быть обнаружены в судебном процессе, поэтому крайне важно быть осторожным в том, что вы включаете.

Что в

Протокол должен включать название группы, на которой проводится собрание; дата, время и место проведения; имена присутствующих (включая персонал) и человека, который ведет протокол; и повестка дня.Протоколы должны следовать порядку, указанному в повестке дня, с одним или двумя основными, почти расплывчатыми итоговыми предложениями по каждому пункту, а также с именем человека, который его представил.

Поднятые голоса должны быть указаны в повестке дня в порядке их следования. Как правило, не включайте имена. Вместо этого запишите, что произошло: «Действие: предложение сделано, поддержано и выполнено». Есть одно исключение: когда правление утверждает вознаграждение руководящего состава или сделку с членом правления, это действие должно быть зарегистрировано вместе с именами тех, кто голосовал за и против, предоставленной информацией, на которой они основали свое решение, и результатом. .Эта дополнительная деталь может помочь установить опровержимое предположение о том, что действие было разумным, и поможет избежать санкций IRS.

Что нового

Поскольку протоколы являются общедоступными документами, которые участники могут попросить просмотреть, четко укажите, что следует исключить. Избегайте прямых цитат; даже без имени говорящего можно идентифицировать. Не сообщайте подробности обсуждений, особенно кто что сказал. Когда обсуждаются вопросы, не включенные в повестку дня, просто отметьте, что «членам было предоставлено время для обсуждения вопросов, не включенных в повестку дня.«И помните, что минуты - не место для будущих действий или списков дел.

Наконец, как только протокол будет утвержден, уничтожьте все заметки и аудио- или видеозаписи собрания. Окончательный утвержденный протокол должен быть единственным документом собрания, который вы распространяете и храните.

Как вести протокол собрания: шаблоны и примеры

Составление протокола собрания может показаться тривиальной и неважной задачей, которую вы бы поручили стажеру - или даже не стали бы делать вообще.Сами встречи часто рассматриваются как пустая трата времени, а их документирование - тем более.

Однако пренебрежение этой задачей - ошибка, которая может стоить дорого как с точки зрения времени, так и с точки зрения ресурсов. Если у вас есть веская причина для встречи, протоколы встреч могут быть очень эффективным инструментом, чтобы держать всех на одной странице.

Давайте углубимся в то, что на самом деле представляют собой протоколы заседаний, как их составлять, и рассмотрим несколько шаблонов и примеров протоколов заседаний.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания, также называемый протоколом собрания, - это письменный отчет обо всем, что произошло во время собрания .Это не то же самое, что повестка дня собрания, которая составляется заранее и относится к списку действий, которые участники надеются выполнить во время встречи.

Это не поминутная запись, а сосредоточение внимания на результатах встречи. В протоколах обычно записывается такая информация, как:

  • Имена участников

  • Дата и время встречи

  • Рассмотрены пункты повестки дня

  • Решения, принятые участниками

  • Последующие действия и следующие шаги

Пример протокола собрания в Нуклино

Почему протоколы собрания называются «протоколами»?

Вопреки распространенному мнению, заметки, сделанные на собрании, не называются «протоколами», потому что ведущий записывает заметки вместе с временем.На самом деле «протоколы собраний» вообще не имеют ничего общего со временем.

Слово произошло от латинского «minuta scriptura», что означает «маленькие заметки». Таким образом, ведение протокола собрания по сути означает сокращение собрания до самых важных моментов. Согласно некоторым источникам, впервые он был использован в этом смысле в начале 18 века.

Для чего нужен протокол собрания?

В некоторых уникальных случаях протокол собрания может требоваться по закону, например, во время дисциплинарных встреч с сотрудниками или юридических споров.Однако в большинстве случаев вам решать, делать ли записи.

Вот почему ведение протокола собрания стоит потраченных усилий.

  • Протокол обеспечивает письменный отчет о том, что было согласовано на встрече, а создает общее понимание результатов. Они являются важным источником информации, позволяющим участникам задуматься о том, что произошло. Письменный отчет - лучший способ избежать недоразумений, возникающих из-за того, что люди по-разному вспоминают встречу.

  • Они уведомляют людей о назначенных им задачах и создают четкие временные рамки, чтобы держать всех в курсе. Они дают ясность в отношении следующих шагов и того, кто за что отвечает, гарантируя, что никакие элементы действий не будут забыты.

  • Они служат источником информации для членов, которые не смогли присутствовать на . Они также помогают другим заинтересованным сторонам оставаться в курсе, например, когда результаты встречи влияют на совместную, межкомандную деятельность или проекты внутри компании.

  • Они позволяют участникам вернуться и вернуться к ключевым идеям и вопросам обсуждения, которые привели к решению . Без четкой записи легко забыть, почему было принято то или иное решение. В худшем случае вам, возможно, придется повторить встречу и снова провести одни и те же обсуждения.

Как эффективно вести протокол собрания

Обеспечить легкий доступ к протоколу

В прошлом протоколы передавались участникам в виде вложения электронной почты.Некоторые компании по-прежнему распространяют протоколы встреч таким же образом. Однако у этого подхода есть много недостатков. Заметки о встрече сложно систематизировать, и их легко потерять во входящих. Для получения информации от участников и проверки записи требуется несколько циклов электронной почты. Нет простого способа выполнить поставленные задачи.

Сегодня в распоряжении большинства компаний есть лучшие инструменты. Внутренние вики-инструменты, такие как Nuclino, позволяют компаниям более эффективно организовывать свои минуты и совместно использовать их:

  • Каждую заметку можно совместно редактировать в реальном времени .

  • Соответствующие заметки можно найти мгновенно с помощью функции поиска.

  • Заинтересованные стороны могут легко оставлять комментарии и отзывы.

  • Связанные протоколы собраний могут быть связаны друг с другом и организованы иерархически .

Подготовьте повестку дня заранее

Повестка дня, которой часто пренебрегают, является одним из лучших способов сохранить сосредоточенность и предотвратить непродуктивные встречи.Он задает темп встречи и действует как инструмент управления временем. Он также послужит вам планом при написании протокола.

Запись посещаемости

Включите список присутствующих и отсутствующих участников и поделитесь с ними протоколом после собрания. Если вы используете такой инструмент, как Nuclino, вы можете просто @-упоминать участников, отправив им уведомление в приложении и поделившись с ними документом.

Следуйте четкой структуре

Используя повестку дня собрания как схему, разделите заметки на четкие категории, например, пункты обсуждения, принятые решения, задачи и следующие шаги.Создайте шаблон протокола собрания и последовательно следуйте ему.

Попросите участников просмотреть.

Убедитесь, что ваши протоколы полны и точны, попросив других участников просмотреть их. В Nuclino они могут легко поделиться своим мнением, оставив комментарий.

Поделитесь со всеми соответствующими заинтересованными сторонами

После собрания поделитесь протоколом со всеми, кто может счесть их актуальными (даже если они не участвовали). Убедитесь, что все, кому поручено задание, знают о своих следующих шагах и сроках, к которым они должны их выполнить.

Шаблоны и примеры протоколов встреч

В зависимости от встречи протоколы могут выглядеть по-разному. Они могут быть очень длинными и формальными или очень короткими и простыми. Вот несколько шаблонов и примеров протоколов встреч для разных случаев.

Протоколы совещаний руководителей

Совещания руководителей обычно посвящены стратегическому планированию и обзору ключевых показателей эффективности, а их протоколы обычно длиннее и формальнее. Вот пример:

Шаблон протокола собрания руководителей в Nuclino

Еженедельное обновление статуса

Важно отметить, что по мере того, как все больше и больше компаний используют удаленную работу, многие собрания теперь проводятся асинхронно .Это становится особенно распространенным на собраниях, посвященных обновлению статуса, когда целью является обмен информацией, а не обсуждение за круглым столом.

В этом случае наличие минут становится еще более важным, по сути заменяя собой реальное физическое собрание. Типичные примеры - еженедельные обновления статуса и ретроспективные встречи спринтов.

Ретроспективный шаблон протокола собрания в Nuclino

В конце концов, вам решать, какой формат лучше всего подходит для вас и вашей команды.Когда дело доходит до протокола заседаний, не существует универсального решения, но мы надеемся, что вы воспользуетесь этими примерами в качестве вдохновения для своих собственных заметок.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino - это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

  • Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

  • Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

  • Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех активов вашего проекта.

  • Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

✍ Как писать протоколы встреч [+5 бесплатных шаблонов]

Протоколы заседаний - это официальная сводка того, что произошло во время встречи.

Они служат в качестве плана, письменного отчета для всех, кто не может присутствовать, и для использования в будущем. Протоколы документируют, что произошло и какие решения были приняты.

При правильном написании и использовании хорошего шаблона протокола собрания протоколы являются важным средством коммуникации для вашей организации.

В этом руководстве вы узнаете и получите доступ ко всему, что вам нужно для составления эффективных официальных и неформальных протоколов встреч. У нас есть ряд шаблонов, передовых практик и ответов на общие вопросы.

О чем идет речь (содержание):

  1. Примеры - Примеры протоколов встречи
  2. Советы - Советы по составлению протоколов встреч
  3. Шаблоны - Бесплатные шаблоны для Word, Google Docs и Hugo
  4. Часто задаваемые вопросы - Часто задаваемые вопросы о заметках

Что следует включать в протокол собрания?

Вот некоторая необходимая информация, содержащаяся в большинстве протоколов собраний.

  1. Название группы, на которой проводится собрание, или самого собрания
  2. Дата и время, а также место проведения или конференц-зал, если применимо
  3. Кто присутствует и кто ведет протокол
  4. Встреча повестка дня
  5. Какие решения были приняты и кем
  6. Предложения и подсчет голосов (если применимо)

Примеры протоколов собрания

Чтобы проиллюстрировать, что такое протокол собрания, ниже представлены два образца документов, созданных на основе шаблонов.

ПРИМЕЧАНИЕ. В конце этой статьи есть бесплатные шаблоны протоколов 5, которые вы можете загрузить в виде профессиональных документов Word, скопировать в виде документов Google или просто скопировать и вставить. Эти шаблоны также доступны из бесплатной библиотеки шаблонов в вашей учетной записи Hugo.

Образец протокола официального собрания

Шаблон официального протокола собрания

ACME Corp.

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

5 сентября 2021 г.

Заседание Совета директоров (« Совет ») ACME Corp., California C-Corporation («Компания»), состоялась 5 сентября 2021 года в офисах Компании.

Присутствие
- Члены с правом голоса: Ларри Эмерсон, Марк Брэнсон
- Гости: Эми Холмс, Том Эйвери
- Отсутствующие члены с правом голоса: Нет

Утверждение протокола
Предложение утвердить протокол предыдущего собрания от 5 августа было внесено Ларри Эмерсоном и поддержано Марком Брэнсоном.

Призыв к порядку
‍Ларри Эмерсон объявил собрание в 14:00. и Том Эйвери записал протокол. Кворум директоров присутствовал, и собрание, которое было созвано должным образом, было готово к продолжению дела.

Отчет генерального директора
‍Ларри Эмерсон ознакомился с повесткой дня и поприветствовал всех на встрече. Затем Ларри Эмерсон обсудил текущее состояние компании и ее прогресс. Был задан ряд вопросов, и последовала обширная дискуссия.

Отчет об обновлении продаж и развития бизнеса
‍ Затем Марк Брэнсон представил обновленную информацию об общем прогрессе продаж и воронке продаж Компании. Он также представил статус обсуждения развития бизнеса.

Отчет о финансовом обзоре
‍Марк Брэнсон представил полную обновленную информацию о финансовом плане и прогнозе Компании. Марк Брэнсон также проанализировал основные показатели финансовой деятельности компании.

Предложение № 1: Утверждение опционных грантов
‍Эми Холмс представил Совету директоров список предлагаемых опционов, которые должны быть предоставлены сотрудникам Компании на утверждение, после чего предложение было принято, поддержано и единогласно принято, опционные гранты были утверждены, как представлено А.

Объявления
‍Нет

Перенос
‍Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было прервано в 14:45.

Пример протокола неформальной / простой встречи

Минут: контрольная встреча по проекту

Наша цель

Разработать стратегию измерения, которая позволит команде по работе с клиентами отслеживать прогресс в достижении ключевых показателей эффективности и измерять этот прогресс в сравнении с заявленными целями отдела.

Сроки / этапы Стратегия

должна быть готова к развертыванию к 4 кварталу 2021 года.

Круглый стол по обновлению проекта
  • Роб
    • Поговорили с заинтересованными сторонами группы CS и пришли к соглашению о соответствующих KPI.
    • Получены отзывы от команды CS о текущих стратегиях измерения.
  • Кристина
    • Смоделированные три варианта приборной панели, которые циркулируют внутри для обратной связи.
    • Работа с аудитом текущих источников данных CS.
  • Мишель
    • Только что вернулся после четырехдневной болезни; догонять.

Препятствия и риски
  • Roadblock: Кристине требуется обратная связь по информационным панелям, прежде чем она сможет продолжить. Все члены команды должны предоставить обратную связь как можно скорее.
  • Риск: аудит Кристины может выявить разрозненные данные, которые могут помешать нам установить базовый уровень производительности.

Следующие шаги
  • @Michelle просмотрите и оставьте отзыв о макетах приборной панели Кристины до 5 июня.
  • @Rob обобщить и распространить отзывы команды CS о текущих стратегиях измерения до 7 июня.
  • @Christina проверьте состояние текущих источников данных CS до 8 июня.

Как писать протоколы собрания - основы

✅ Выделите минуты в реальном времени или делайте заметки после каждой темы.

Начните с повестки дня собрания в виде наброска. Заполняйте пункты повестки дня более подробно, пока информация еще свежа в памяти - в режиме реального времени.

✅ Будьте лаконичны.

Ваши творческие навыки письма должны отойти на второй план (пока).

Пишите протокол, как если бы вы журналист. Задокументируйте, что происходит на встрече.

Это письменная запись, но только в общих чертах. Вам не нужен дословный отчет всего сказанного.

✅ Заполните документы протокола собрания, чтобы их мог понять тот, кто не смог присутствовать.

Как вы могли догадаться, при написании минут необходимо соблюдать баланс. Вы должны составлять протоколы кратко, но при этом обеспечивать достаточный контекст для использования в будущем.

Помните, что часто бывает принято просматривать записи собрания в начале следующего собрания. Например, собрание правления обычно начинается с утверждения протокола предыдущего собрания.

Объем контекста, который вы включаете в качестве записывающего на собрание, - это вопрос суждения.

✅ Просто обратите внимание на факты.

Избегайте личных наблюдений при написании протокола собрания. Если вы хотите делать отдельные записи, вы можете это сделать. Но протокол собрания должен содержать фактическую запись того, что обсуждалось.

✅ Используйте шаблон протокола собрания для правильного формата.

Если вы пишете официальный протокол встречи, следуйте определенному формату.От профсоюзов, школ, городских и окружных управлений и других, возможно, потребуется следовать Правилам порядка Роберта.

Но с неофициальными протоколами встреч у вас больше гибкости. Подумайте о том, что нужно вашей организации и что было сделано в прошлом. Затем улучшите этот процесс.

НЕЛЬЗЯ: Чего не включать

Сложным аспектом ведения протокола собрания является сдержанность - выбор не только того, что включать в протокол, но и того, что не следует включать.

🚫 Не пытайтесь записывать все дословно. Минуты не являются транскрипцией; они резюме. (Если вам нужна дословная транскрипция, см. Лучшее программное обеспечение для записи встреч.)

🚫 Не включайте личные мысли или наблюдения. Если во время встречи у вас возникнут мысли и идеи, запишите их отдельно от официального протокола.

🚫 Не повторяйте информацию, которая уже есть. Особенно, если в повестке дня четко указана тема обсуждения (например, «Обсуждение бюджета на 2021 год»), вам не нужно делать лишнюю заметку в протоколе, например, «Обсуждался бюджет на 2021 год.”

🚫 Не пишите свои записи от руки. Поскольку протокол является записью того, что произошло на собрании, с тех пор следует использовать цифровой формат. В конечном итоге эти заметки о встрече необходимо сохранить и поделиться ими.

Дополнительные советы: уловки для более быстрого ведения заметок

Во время разговора может случиться много чего, и ведущему может быть трудно не отставать.

💡 Используйте инициалы вместо полных имен людей. Если есть одна подсказка для заметок, которая сэкономит вам массу времени, это сокращение имен участников встречи.

💡 Используйте сокращения там, где это возможно, не жертвуя ясностью. Как и в случае с именами, аббревиатуры могут быть очень полезны. Например, у нас есть серия материалов, которые мы называем «За командой». Каждый раз, когда мы обсуждаем это, вместо того, чтобы записывать все слова, мы просто пишем BTT.

💡 Используйте фрагменты предложений, если они все еще имеют смысл. Нет нужды в совершенной грамматике. Вместо полных предложений делайте заметки в протоколе, например: «Решение двигаться вперед» или «Пересмотрите стратегию через 6 недель.”

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.
Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты.

Бесплатные шаблоны протоколов заседаний

Для наглядного ученика мы создали образцы протоколов обоих типов. Если вы хотите сразу перейти к нашим шаблонам, прокрутите немного дальше.

Используйте их, чтобы направлять свои письма. Но помните: для ваших встреч может потребоваться другая информация.Не увлекайтесь копированием образцов настолько, чтобы забыть написать протокол собрания так, чтобы это было полезно для вас и вашей команды.

В правом нижнем углу любого шаблона нажмите кнопку «Получить этот шаблон», чтобы выбрать один из трех форматов:

  1. Шаблон документа Word
  2. Документ Google (Сохранить копию)
  3. Шаблон протокола встречи в Hugo ( Бесплатная учетная запись)

Шаблон официального протокола собрания


Как уже упоминалось, официальные протоколы собрания обычно составляются на основе правил Роберта.Приведенный ниже шаблон построен на основе этих правил.

Если вы начинаете с нуля, это идеальная отправная точка.

Еще поправьте. Если в вашей организации раньше использовались протоколы встреч, попросите кого-нибудь показать копию того, что было сделано в прошлом. Вносите улучшения по своему усмотрению.

Шаблон официального протокола собрания

[Название компании]
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

Месяц XX, 20XX

Призыв к заказу
[тип встречи] собрание [название организации] было проведено [дата] в [место].Он начался в [время] и проходил под председательством [имя председателя], а [имя секретаря] выполнял функции секретаря.

Присутствие

  • Члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса]
  • Гостей: [Укажите имена гостей]
  • Отсутствующие члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса, не присутствующих]

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего [дата] собрания было внесено [имя] и поддержано [имя].

‍Официальные отчеты

Прочие отчеты

Движения

  • Предложение [имя] и поддержано [имя], которые [изложите здесь движение]. Ходатайство [выполнено или отклонено] с [#] за и [#] против.

Объявления

Отчет о финансовом обзоре
Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было перенесено в [время].

Шаблон протокола неформального собрания

Следующий шаблон является очень простым. Он устанавливает цель, повестку дня встречи и записывает следующие шаги для любого типа встречи. И он также служит шаблоном сводки встречи.

Не стесняйтесь создавать его по своему усмотрению, добавляя элементы формального шаблона или свои собственные идеи.

Шаблон протокола неформальной встречи

Тип встречи
Отметьте все подходящие варианты.

  • Обновление
  • Обсуждение
  • Решение

Гол
‍ Запишите здесь гол встречи.(Например, обсудите результаты деятельности агентства и решите, стоит ли продлевать срок еще на один год.)

Повестка дня

  • Позиция первая
  • Пункт два
  • Элемент три

Следующие шаги

Шаблон простого протокола собрания

А вот шаблон, основанный на образце неформального протокола собрания в верхней части этой статьи:

Контрольная встреча по проекту

Наша цель

Подтвердите цель проекта

Сроки / этапы

Включить в повестку дня основные этапы

Круглый стол по обновлению проекта 9004
  • -5 обновлений здесь, в повестке дня
  • Обобщите 1-5 обновлений здесь, в повестке дня

Препятствия на пути и риски
  • Где вы заблокированы? Чем может помочь команда?

Следующие шаги

Шаблон протокола собрания персонала

Планируется ли у вас общее собрание персонала? Вот бесплатный шаблон, который вы можете скачать или скопировать.

Совещание персонала всех рук

Видение компании
  • Начните каждый раз с повторения видения компании - где мы находимся, во что мы верим и куда мы идем.

Ключевые показатели
  • Посмотрите на высокоуровневые показатели и объясните, что они означают в контексте бизнеса и рынка в целом.

Обновления для клиентов / сотрудников
  • Приглашайте руководителей из групп / отделов для кратких обновлений.Сосредоточьтесь на высокоуровневых идеях и анекдотах клиентов.
  • Постарайтесь включить новые знания - что прошло хорошо, а что нет, и как это меняет ситуацию.

Глубокое погружение (важные темы и масштабные изменения)
  • Необязательный пункт повестки дня для того, чтобы время от времени углубляться в то, что происходит в компании. Примеры включают изменения в стратегии, позиционировании и найме / реструктуризации.

AMA (Спросите меня о чем угодно)
  • Оставьте время в конце встречи, чтобы ответить на вопросы сотрудников.

Признательная награда
  • Многие компании любят чествовать команды или отдельных лиц во время их All Hands. Часто эти награды назначаются коллегами, а не руководителями.

Шаблон протокола собрания команды

Этот пример повестки дня основан на шаблоне, который мы используем в Hugo для многих встреч нашей команды.

Шаблон встречи команды

Объектив

Какова цель этой встречи группы? Включите любые цели и темы для обсуждения.

Повестка дня

Есть ли у этого собрания заранее запланированная повестка дня или структура? Включите его сюда для удобства.

Очки обсуждения

Обобщите все важные вопросы для обсуждения здесь.

Основные выводы

Каковы были основные выводы этой встречи группы? Включите ключевые принятые решения, отчеты о ходе работы и любые возможности, проблемы или опасения, которыми следует поделиться с коллегами.

Прочие важные примечания

Есть ли еще какая-нибудь ценная информация, которой стоит поделиться? Это не обязательно должно иметь прямое отношение к теме встречи.

Поделиться

Перечислите всех отсутствующих ключевых заинтересованных сторон и другие отделы, с которыми следует поделиться этой информацией.

Принять меры

Уточните, кто их выполняет, и когда они должны быть выполнены.Отметьте эту информацию здесь, чтобы поделиться и назначить.

Последующие действия

Как мы будем оставаться на связи и оставаться в курсе прогресса? Нам стоит назначить еще одну встречу?

Протоколы заседаний Часто задаваемые вопросы

Как составлять элементы для действий?

При добавлении задач и элементов действий в заметки о собрании необходимо выполнить пять шагов.

⚡ Начните действие с глагола. Распространенная ошибка, позволяющая сэкономить время, - слишком кратко указать задачу, забыв включить в элемент действия часть «действие».

  • 😒 Плохо: данные за 2021 год
  • 😀 Хорошо: получить данные за 2021 год, чтобы поделиться с командой

⚡ Назначьте каждое действие ответственному за . Участник собрания должен взять на себя ответственность за каждую задачу, иначе эта задача может быть не выполнена.

⚡ Не включайте больше необходимой информации . Ответственное лицо должно отслеживать детали. Эти детали не должны загромождать заметки о встрече.

⚡ Отметьте срок платежа, если он есть. Даже если нет четкой даты, часто произвольная дата, например одна неделя, помогает создать срочность для выполнения задачи.

⚡ Выполните действия на следующем собрании. Если обновления статуса по пунктам действий пока не поступали, быстро просмотрите протокол предыдущего собрания, чтобы убедиться, что пункты действия были выполнены.

Кто составляет протокол собрания?

Ведущим протокола может быть множество людей:

  1. Участник собрания
  2. Участник, который не будет вносить свой вклад, но знает информацию
  3. Профессиональный делопроизводитель

В формальных ситуациях , делающим заметки часто бывает секретарь, помощник руководителя или администратор.

На менее формальных собраниях человек, ведущий протокол, может быть просто добровольцем. Этого человека, который составляет протокол собрания, иногда называют «писцом».

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.
Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Каков правильный порядок повестки дня?


Если вы следуете Правилам порядка Роберта, расставьте приоритеты в повестке дня в следующем порядке:

  1. Минуты с предыдущей встречи
  2. Отчеты
  3. Ситуации, чувствительные ко времени
  4. Незавершенные дела
  5. Общие вопросы
  6. Новые дела

Если вы не соблюдаете строгие парламентские процедуры на своих собраниях, многие из этих советов по-прежнему будут полезны.Начните с переноса любых обсуждений с предыдущей встречи, а также больших дискуссий или дел, требующих срочного решения. Более второстепенные пункты повестки дня оставьте на конец.

Как составить идеальный план встречи?



Идеальная повестка дня - краткая, но описательная. Он предоставляет всю необходимую информацию, не будучи настолько длинным и громоздким, что никто не захочет его читать.

Чтобы составить эффективную повестку дня собрания, выполните следующие действия:

  1. Подготовьте повестку дня перед собранием; минимум за 24 часа.
  2. Четко определите цель встречи, чтобы все знали, зачем они на ней.
  3. Расставьте приоритеты по вопросам повестки дня в зависимости от важности.
  4. Перечислите темы для обсуждения как вопросы, на которые необходимо ответить.
  5. Отведите разумное количество времени на каждую тему.
  6. Включите необходимую справочную информацию для принятия решений.
  7. Поделитесь повесткой дня с участниками, чтобы они могли внести свой вклад и прийти подготовленными.

Дополнительные советы по составлению эффективных повесток дня собраний см. Здесь.

Какой формат шаблона лучше всего подходит для протокола собрания?

Следует ли использовать Word Doc, Google Doc, Excel, PDF, электронную почту или что-то еще для шаблонов протоколов встреч?

При выборе типа файла или документа для встречи наиболее важным фактором, который следует учитывать, является то, как вы будете сохранять и делиться своими протоколами.

Стандартные файлы, такие как документы Word, электронные таблицы Excel и PDF-файлы, имеют те же ограничения, что и шаблоны для протоколов собраний - для их использования или совместного использования требуется дополнительный шаг.Для открытия любого из этих типов файлов требуется специальная программа, доступ к которой может быть не у всех.

Кроме того, обычные файлы, такие как документы Word и PDF-файлы, необходимо бережно хранить в облаке, обращая внимание на то, чтобы не возникало разногласий по поводу нескольких версий одного и того же файла.

Часто протоколы собраний также отправляются по электронной почте, но электронная почта не должна быть единственным местом, где протоколы собраний находятся в прямом эфире. Протоколы также следует хранить где-то централизованно, чтобы их можно было найти позже, если потребуется.

Лучшим решением часто является облачный тип документа, например Google Doc. Еще лучше - это документ в бесплатной системе управления встречами, такой как Hugo, где заметки легко делятся (или остаются конфиденциальными) и автоматически организуются.

В каком времени следует составлять протокол собрания?

Прошедшая форма.

Протокол собрания - это отчет о том, что произошло на собрании. Их следует читать как описание прошлого, а не как диктор, называющий спортивную игру, как она разыгрывается.

  • Неправильно: Правление утверждает бюджет на 2021 год.
  • Правильно: Правление утвердило бюджет на 2021 год.

Какие сокращения используются в протоколе собрания?


MoM означает протокол собрания.

MM означает протокол собрания.

Примечание. Использование этих сокращений может сбивать с толку людей, которые с ними не знакомы.

Как произносится протокол собрания?


Хотя слово «минуты» происходит от понятия «что-то маленькое» или my-newt , «минуты встречи» произносятся как слово «минута времени».

Чтобы сказать: «Пожалуйста, уделите этому собранию несколько минут», вы должны произнести это слово так же, как если бы вы сказали: «В часе шестьдесят минут».

Нужно ли утверждать или подписывать протокол собрания?

Определенные официальные протоколы собрания должны быть каким-либо образом заверены, чтобы быть официальным протоколом собрания. Часто председателю необходимо просмотреть и утвердить протокол, прежде чем его можно будет распространить. Или, для многих организаций протокол просматривается и утверждается группой в начале следующего собрания.

Однако, помимо этих ситуаций, вопрос о том, утверждены ли ваши протоколы или нет, зависит от руководителей организации и от того, как они хотят управлять своим процессом.

Неофициальные и официальные протоколы

В чем разница?

Официальные протоколы

Некоторые организации, такие как некоммерческие организации, государственные компании, органы местного самоуправления и школы, обязаны по закону составлять официальные протоколы заседаний.

Например, в Калифорнии многие государственные и местные органы власти должны делать протоколы собраний общедоступными.Аналогичным образом, публичные компании должны составлять протоколы заседаний Совета директоров и собраний акционеров.

Или, если вы подали заявку на ссуду ГЧП во время пандемии COVID-19, одним из необходимых документов является официальный протокол заседания совета директоров, санкционирующий получение ссуды.

Так как эти типы протоколов собраний требуются для соблюдения требований или по юридическим причинам, они должны иметь четкий и профессиональный формат.

Неофициальные протоколы

Часто протоколы заседаний гибкие и несколько неформальные.Они по-прежнему должны быть четкими, профессиональными и последовательными. Но вас не подадут в суд, если вы не предоставите всю нужную информацию.

Думайте о неофициальных протоколах собрания как о резюме собрания. Выбор шаблонов и форм, которые вы используете, в конечном итоге зависит от вас. То, что они менее официальные, не означает, что неформальные протоколы менее полезны.

Дополнительные шаблоны бесплатных минут (Word, Google docs) 🙌

Помните, что протоколы ваших встреч нужны для того, чтобы ваша организация стала более продуктивной, прозрачной и эффективной.Имейте это в виду, и любая форма или шаблон, который вы выберете, будут работать нормально.

Единственный дополнительный документ, связанный с встречей, о котором вам нужно беспокоиться сейчас, - это повестка дня. Хорошо, что у нас есть более 80 шаблонов протоколов встреч, из которых вы можете выбирать. Получите их в Word Doc или Google Doc (или добавьте их в свою бесплатную учетную запись Hugo) 👇

Так что возьмите нужные шаблоны и будьте готовы сделать ваши встречи еще более значимыми. Если вам когда-либо был нужен инструмент для извлечения самая полезная, актуальная информация о встрече, минуты могут стать вашим новым лучшим другом.

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.
Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Шаблоны и примеры протоколов встреч - Notejoy

Будь то деловые, клубные или спортивные мероприятия, протоколы встреч могут быть ключевой частью информирования всей команды о том, что произошло. И это не должно быть сложной задачей.

Ниже приведены несколько примеров шаблонов, а также советы и идеи, которые помогут вам начать писать и составлять эффективные протоколы собрания.

Для чего нужны протоколы собрания?

Протокол встречи - это заметки, в которых фиксируется, что произошло на встрече! В отличие от повестки дня собрания, в нем записываются принятые решения и действия, запрошенные группой. Несмотря на команду, они не являются поминутной записью, но включают ключевые детали, которые команда захочет узнать. В протоколе встречи важно фиксировать такую ​​информацию, как:

  • принято решений
  • следующие шаги
  • действий и ответственные лица

Протокол - это запись о том, кто там был и что произошло.Они являются важным источником информации для людей, которые не смогли присутствовать или оглянулись, чтобы поразмышлять о том, что произошло. Они также являются невероятно эффективным инструментом для уведомления или напоминания людям о назначенных им задачах или сроках, чтобы держать всех в курсе.

Что должно входить в протокол собрания?

Вот некоторые подробности, которые вы должны указать в протоколе встречи.

  • Дата и время встречи
  • Имена участников
  • Пункты повестки дня и обсуждаемые темы
  • Действия

Материалы по теме: Составление эффективных повесток дня встреч с примерами и 5 шаблонов повестки дня

Пример протокола заседания

Ниже приведен пример неформальной встречи, на которой собраны только самые важные факты.

Зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Шаблон протокола неформального собрания команды

Дата: Сегодняшняя дата

Участники

Повестка дня

  • Пункт 1, включая ключевые обсуждения, принятые решения, следующие шаги
  • Шт. 2
  • Позиция 3

Следующие шаги

  • Список представлен здесь в формате: мероприятие, ответственное лицо, дата
  • Пример: Брайан свяжется с этой группой со списком целевых компаний к концу недели
  • .

Ниже приведен пример более официального заседания совета директоров.

Зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Шаблон официального протокола заседания совета директоров

ДАТА: Дата собрания

ПРИСУТСТВУЕТ: имена и фамилии всех присутствующих на собрании

ОТСУТСТВИЕ: имена и фамилии членов Комитета, которые не могут присутствовать на заседании.

1. ЗВОНИТЕ ДЛЯ ЗАКАЗА / ОТКРЫТИЕ СООБЩЕНИЙ

  • Время и кем было объявлено собрание.
  • Все вступительные замечания резюмируются здесь.

2. УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА С (ДАТА)

  • Вам необходимо ходатайство об утверждении протокола предыдущего собрания.
  • Ходатайство: Утвердить протокол (ДАТА) как распространенный (или ИЗМЕНЕННЫЙ) Ходатайство: Имя лица (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), внесшего ходатайство
  • Прикомандировано: Имя лица (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), поддержавшего ходатайство. Принято или отклонено.

3. ДОБАВЛЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

  • Если есть дополнения к повестке дня или требования к повестке дня следующего собрания, они будут помечены здесь.

4. УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

  • Предложение: утвердить повестку дня в распространенной (или ИЗМЕНЕННОЙ) форме.
  • Ходатайство Автор: имя лица (ПЕРВЫЙ И ПОСЛЕДНИЙ), подавшего ходатайство
  • Прикомандировано: имя лица (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), сделавшего ходатайство Осуществленное или проигравшее

5. ДЕЛО ИЗ ПРЕДЫДУЩЕЙ ВСТРЕЧИ

  • Любые вопросы предыдущего собрания, которые необходимо обсудить дополнительно.

6. ПУНКТ № 1 ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

  • Выложите резюме обсуждения вокруг темы
  • Если были сделаны какие-либо движения, укажите здесь информацию
  • Если необходима дополнительная информация, укажите здесь дальнейшие действия, имена и целевую дату.

7.ПУНКТ № 2 ПОДЛЕЖИТ ОБСУЖДЕНИЮ

8. ДОБАВЛЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

  • Любой добавленный пункт повестки дня, включая резюме обсуждений по этому пункту
  • Если были внесены какие-либо ходатайства, укажите здесь информацию
  • Если необходима дополнительная информация, укажите здесь дальнейшие действия, имена и целевую дату
9. ДОПОЛНЕНИЕ
  • Записать время закрытия собрания
10. СЛЕДУЮЩЕЕ ЗАСЕДАНИЕ (ДАТА)
  • Дата следующего собрания должна быть определена в конце собрания, прежде чем все уйдут.Это удобное напоминание, которое нужно включить в нижнюю часть шаблона протокола, чтобы его не пропустили.

Notejoy - более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч - это больше, чем просто создание отличного шаблона - это управление передачей информации во время встречи. Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в конференц-зале, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy - эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими повестками дня встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени - В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync - Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговора, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость - Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлому и текущему содержимому собраний.

Начните бесплатно с Notejoy

Связанные ресурсы

Как вести протокол на заседании совета директоров

Хороший протокол заседания совета директоров - важная и полезная роль. Протокол заседаний совета директоров - это больше, чем общий отчет о обсуждениях совета директоров; они служат официальным и юридическим протоколом заседания Совета директоров. Минуты используются по-разному, в том числе для отслеживания прогресса, подробного описания планов на будущее и использования в качестве ориентира.Среди прочего, ваш протокол собрания должен отражать записей о предложениях, голосах и воздержавшихся.

Протокол заседания совета директоров - шаг за шагом

В вашей роли секретаря у вас будет четыре шага, связанных с записью эффективных минут встречи. Вам нужно будет потратить немного времени на планирование перед встречей, делать заметки во время встречи и написать официальный отчет после встречи. Вы также будете нести ответственность за хранение и передачу протоколов каждой встречи.

Шаг 1: Подготовка к заседанию Совета директоров

Изучая, как вести протокол заседания совета директоров, важно отметить, что каждая организация ведет протокол немного по-своему. Обсудите с президентом правления любые текущие или ожидаемые форматы, которые вы, как ожидается, будете использовать. Просмотрите протоколы прошлых собраний, чтобы использовать их в качестве шаблона. Попросите президента совета предоставить копию повестки дня собрания, включая имена всех участников, включая гостей или выступающих.

Шаг 2: Запись заседания Совета директоров

Если ваша организация не требует, чтобы вы вводили заметки на собрании, вы можете либо напечатать их, либо написать от руки. Использование надежного шаблона протокола собрания может помочь вам вести более структурированный протокол. Две самые важные вещи, которые нужно знать при понимании того, как вести протокол на заседании совета директоров, - это то, какую информацию записывать и как ее представлять.

Чтобы использовать протокол заседания совета директоров, необходимо указать:

  • Дата проведения
  • Время созыва собрания к порядку
  • Имена участников собрания и отсутствующих
  • Исправления и дополнения к протоколу предыдущего собрания
  • Дополнения к текущей повестке дня
  • Наличие кворума
  • Ходатайства приняты или отклонены
  • Голосование - что было предложение и второе, и результат голосования
  • Предпринятые или запланированные действия
  • Следующие шаги
  • единиц хранения более
  • Новый бизнес
  • Открытое обсуждение или участие общественности
  • Дата и время следующей встречи
  • Время ожидания

То, как вы детализируете обсуждения во время собрания совета директоров, так же важно, как и включение всей информации в указанные выше маркеры.Для каждого пункта повестки дня напишите краткое изложение каждого действия, предпринятого советом директоров, вместе с кратким объяснением причины своего решения. Если есть обширные аргументы, напишите краткое изложение основных аргументов.

Объективно записывайте обсуждения, избегая подстрекательских замечаний и личных наблюдений. Хороший способ сделать это - по возможности избегать прилагательных и наречий. Проверьте свой язык, чтобы убедиться, что он ясный, недвусмысленный и полный.

Как отмечалось ранее, протокол является официальным и юридическим документом заседания совета директоров .В юридической сфере протоколы собраний считаются правильными и могут использоваться как юридическое доказательство фактов, о которых они сообщают. Документируйте обсуждения в совете директоров, чтобы точно отразить действия и намерения директоров. Советы несут юридическую ответственность, поэтому старайтесь, чтобы информация была простой и простой, чтобы избежать каких-либо юридических сложностей, которые ставят организацию в невыгодное положение в любых судебных разбирательствах. Используйте имена только при записи движений и секунд.

После собрания вы захотите написать официальный протокол, когда все еще свежо в вашей голове, поэтому подготовьте его как можно скорее после собрания.

Загрузите полный комплект протоколов заседаний!

Шаг 3. Составление официального протокола заседания совета директоров

Просмотрите повестку дня, чтобы получить представление о собрании в полном объеме. Добавляйте примечания для пояснения. Просмотрите действия, предложения, голоса и решения для ясности. Отредактируйте запись так, чтобы протоколы были краткими, ясными и удобными для чтения.

Лучше приложить к окончательной копии раздаточные материалы собрания и документы, упомянутые во время собрания, чем резюмировать их содержание в протоколе.

Шаг 4. Подписание, подача и отправка протоколов

После того, как ваш протокол собрания полностью составлен, вы должны сделать его официальным, попросив секретаря совета директоров подписать его. Ваша организация также может потребовать подпись президента.

В рамках знания того, как вести протокол заседания совета директоров, вы всегда должны соблюдать устав и протоколы вашей организации по хранению протоколов. Рекомендуется иметь резервные копии в печатном виде, на жестком диске или (в лучшем случае) на портале платы .

Секретарь также отвечает за ведение протокола. Убедитесь, что президент одобрил протокол, прежде чем опубликовать его в печати или в Интернете.

Полезные советы по ведению протокола заседаний совета директоров

  • Использовать шаблон
  • Отъезд участников по мере их прибытия
  • Провести представление или разослать список присутствующих
  • Записывать движения, действия и решения по мере их возникновения
  • При необходимости попросите разъяснений
  • Делайте четкие и короткие заметки - не полные предложения или дословные формулировки
  • Сохранять одно и то же время глагола

Распространенные ошибки при ведении протокола заседания совета директоров

  • Отсутствие кворума
  • Неоднозначное описание действий доски
  • Включая информацию, которая может нанести вред совету директоров с юридической точки зрения
  • Длительные задержки в предоставлении протокола после встречи
  • Задержки в утверждении протоколов прошлых встреч - пропущенные ошибки
  • Отказ подать документы и управлять ими
  • Отсутствие подписания документов, чтобы они служили официальной и юридической записью

Всегда помните, что цель протоколов заседаний - отразить истинные намерения совета директоров и что они являются официальным и юридическим документом.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *