Протокол собрание: Бесплатный шаблон протокола собрания в Microsoft Word

Порядок проведения собрания учредителей

Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:

1. сначала общим голосованием назначается председатель собрания и секретарь (правда, данная процедура не носит обязательный характер, поскольку довольно часто в составе учредителей Общества всего два участника).

При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.

Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.

В некоторых случаях собрание утверждает схему голосования, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.

2. Затем, на повестку дня выносятся проблемы и задачи, по которым требуется принять какое-то решение.

На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.

3. После того, как участники вынесут вердикт, он также заносится в документ.
4. В завершение протокол подписывается всеми собравшимися, включая секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все сведения в него внесены верно.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

• о компании,
• дате составления,
• участниках собрания,
• теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
• и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Пример составления протокола

Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы.

Вначале бланка пишется

• наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),
• населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
• и дата собрания.

Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации).

Далее идет описательная часть:

1. по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
2. назначается председатель и секретарь (при необходимости),
3. указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
4. вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).

Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно

Протокол общего собрания участников ООО в 2021 году

Если в обществе с ограниченной ответственностью несколько учредителей, для регистрации в ФНС в 2021 году будет необходим протокол общего собрания. Этот документ составляется в свободной форме. Однако некоторые данные указывать обязательно.

1. Пример протокола общего собрания участников ООО

2. Правила проведения собрания

Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.

Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.

Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.

Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:

• видеофиксация
• аудиозапись
• подписание протокола всеми участниками собрания

Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.

Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:

• фирменное наименование организации
• ее местонахождение
• размер уставного капитала и доли учредителей
• утверждение устава
• избрание органа управления
• подписание договора об учреждении ООО

В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.

3. Что нужно указать в протоколе

Очень важно составить протокол грамотно. Он входит в комплект документов для регистрации ООО. Протокол должен быть в письменном виде, его заверяют подписями председатель и секретарь. Их необходимо выбрать из числа присутствующих.

Сведения, которые необходимо включить в протокол обязательно:

• название документа
• наименование организации
• паспортные данные учредителей, ФИО, прописка, указание, кто будет председателем заседания, а кто — секретарем
• повестка дня — перечень вопросов, которые необходимо рассмотреть на собрании
• по каждому вопросу пишется описание принятого решения и подсчет голосов «за» и «против», в протоколе о создании ООО не должно быть отрицательных голосов
• подписи сторон. Лучше, если распишутся все участники общества, а не толкьо секретарь и председатель собрания;

Наш сервис подготовит все регистрационные документы быстро, без ошибок и по всем правилам ФНС. От вас требуется только вписать нужную информацию в поля формы. После чего вы сможете бесплатно скачать готовые документы и распечатать их для налоговой.

ЛУКОЙЛ — Общее собрание акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ»

Сегодня ускоряются темпы вакцинации, в том числе среди наших работников, смягчаются эпидемиологические ограничения. Это позволило нам в начале текущего года вернуться к нормальному режиму работы в офисах Компании.

2020 год стал для нас, как и для всей нефтяной отрасли, непростым испытанием из-за последствий пандемии коронавируса – беспрецедентного снижения спроса и цен на нашу продукцию, ограничения добычи в рамках сделки «ОПЕК плюс», общего спада в мировой экономике.

Тем не менее мы смогли завершить этот уникально сложный год с прибылью, ещё раз продемонстрировав эффективность нашей бизнес-модели и её устойчивость в любой рыночной ситуации.

Мы оперативно перестроили свою работу, изменили структуру выпуска продукции, эффективно сократили объём добычи в связи с ограничениями «ОПЕК плюс», что позволило минимизировать потери.

Наряду с этим продолжилось развитие приоритетных проектов, в частности, подготовка к запуску месторождения им. Валерия Грайфера на Северном Каспии, строительство комплекса переработки нефтяных остатков на Нижегородском НПЗ и других.

Начало 2021 года даёт нам основания полагать, что финансовые результаты будут существенно лучше, чем в кризисном 2020-м. Мировая экономика оживает: активизируются транспортные потоки, восстанавливается спрос на энергоресурсы и потребительские товары. Появляются условия для дальнейшего поэтапного смягчения сделки «ОПЕК плюс». Мы ожидаем, что следующие несколько лет будут благоприятными для нефтегазовой отрасли – спрос на нашу продукцию будет расти, и мы готовы внести свой вклад в увеличение объёмов производства.

Всё более важным вопросом для нас становится глобальная климатическая повестка. В марте мы представили ориентиры своих амбиций в сфере сокращения выбросов парниковых газов. Они будут заложены в стратегию ЛУКОЙЛа, актуализацию которой мы сейчас ведём.

В частности, мы заявили цель снизить к 2030 г. контролируемые выбросы в расчёте на единицу энергетического эквивалента на 20% относительно уровня 2017 года, что соответствует сокращению валовых выбросов парниковых газов на 10 млн тонн в год.

Наряду с этим ЛУКОЙЛ продолжит развитие возобновляемых источников энергии там, где для этого есть природные и экономические условия, а также изучение возможностей для участия в перспективных направлениях компенсации выбросов, таких как лесовосстановление.  

Отдельно подчеркну, что эти планы должны будут дополнять, но не изменять основную бизнес-модель ЛУКОЙЛа. Мы верим в будущее нефтяного рынка и в гармоничное развитие различных источников энергии.

Я благодарю всех акционеров ЛУКОЙЛа за доверие и хочу ещё раз подтвердить приверженность Компании стратегии ответственного производителя углеводородов, направленной на создание акционерной стоимости. Мы считаем, что акции ЛУКОЙЛа сохраняют значительный потенциал роста, и это подтверждается оценками независимых экспертов.

Протоколы общих собраний собственников жилья теперь можно получить онлайн

Протоколы собраний, проведенных на платформе Правительства Москвы «Электронный дом», теперь содержат электронную цифровую подпись оператора системы (ЭЦП). Это значит, что жители смогут не только провести собрание, не встречаясь очно: протокол со всеми приложениями по его итогам будет автоматически направлен в Государственную жилищную инспекцию города Москвы и инициатору (в течение суток). Это снизит число контактов в сложных эпидемиологических условиях. Документ в электронном виде также может быть незамедлительно передан в управляющую компанию или иные организации, ответственные за исполнение принятых собственниками решений.

«До настоящего времени получить оригинал документа для дальнейшей передачи инициатор мог только на шестой день после окончания собрания в центре госуслуг района Басманный в рабочее время по будням. Теперь для получения официального документа по итогам общего собрания собственников в “Электроном доме” не нужно тратить время на ожидание и поездки, а также подвергать себя риску, увеличивая число социальных контактов. Электронная цифровая подпись при проведении электронных собраний — оптимальный вариант», — отметил руководитель ГКУ «Новые технологии управления» Александр Пищелко.

Благодаря изменениям, внесенным в Жилищный кодекс Российской Федерации 25 мая 2020 года Федеральным законом № 156-ФЗ, первое собрание в «Электронном доме» может быть проведено сразу в системе и без предварительного решения на традиционном очном собрании. Такое нововведение существенно упрощает возможность участия собственников в проводимых встречах. Кроме того, в «Электронном доме» реализована смешанная форма голосования. Те, кто по каким-либо причинам не может или не хочет голосовать в электронном виде, могут передать свои решения на бумажном бюллетене администратору текущего общего собрания собственников.

Подробнее о проведении собраний в «Электронном доме» можно узнать на специальной странице. Платформа Правительства Москвы «Электронный дом» приглашает всех жителей города проводить собрания онлайн.

В ноябре 2020 года Правительством Москвы был расширен функционал проекта «Электронный дом». Теперь это полноценная платформа в виде сайта и приложения «Электронный дом Москва», позволяющая оперативно получать всю информацию по дому, управлять им, общаться с соседями и проводить общие собрания в онлайн-режиме, что в том числе позволяет упростить принятие решений по вопросу проведения капитального ремонта. С ее помощью можно подавать заявки о неполадках в квартире, подъезде, доме или дворе, передавать показания приборов учета воды и электроэнергии, публиковать и читать объявления на электронной доске, узнавать новости дома и района, оплачивать услуги ЖКХ, отправлять сообщения в управляющую организацию и даже связаться с соседями.

За полгода работы платформы в «Электронном доме» проведено около 300 общих собраний собственников (в 92 процентах собраний был набран кворум) и более 1500 опросов.

За подделку протоколов общих собраний жильцов накажут — Российская газета

Фальсификация итогов общих собраний собственников жилья — наиболее распространенный способ, позволяющий нечистым на руку коммунальщикам «приобрести» наиболее прибыльный жилфонд или незаконно повысить тарифы для жильцов.

До 2015 года такие действия оставались ненаказуемыми. Уголовные дела по этим фактам не возбуждались, так как протоколы общих собраний и листы решений собственников не считались официальными документами, а значит, их подделка не подпадала под статью 327 Уголовного кодекса. С 2015 года такая возможность появилась. Вступили в силу поправки в Жилищный кодекс, где протоколы общих собраний и решения собственников признаны официальными документами. Но уголовные дела в отношении «остапов бендеров» от ЖКХ остаются пока единичными случаями.

147 процентов — «за»

Предприимчивые коммунальщики действуют изобретательно. Например, в прошлом году одна из крупных управляющих компаний в Мурманске решила повысить тарифы на ремонт и содержание общего имущества до 35,82 рубля за 1 квадратный метр в месяц. Более того, за косметический ремонт подъездов коммунальщики решили ввести отдельную плату — 1,31 рубля с квадратного метра ежемесячно, хотя закон не позволяет вводить такой платеж.

Жильцам объяснили просто: такое решение якобы было принято на общем собрании собственников. Жительница одного из домов, которую не приглашали ни на какие общие собрания, подала в суд на УК. Опрос 25 свидетелей показал, что их подписи или подписи их родственников в листах голосования были подделаны. Например, в одном случае за новый тариф «проголосовала» женщина, которая еще 10 лет назад перебралась в Санкт-Петербург.

В Североморске возникла и вовсе анекдотичная ситуация. Несколько лет назад собственники квартир одного из жилых домов решили поинтересоваться, какой способ управления выбран в их доме. Из городской администрации им прислали протокол внеочередного общего собрания собственников квартир, датированный 4 марта 2008 года. В нем было указано, что в доме была выбрана непосредственная форма управления, за которую проголосовали целых 147,98 процента собственников жилья.

Правила безопасности

Есть ряд признаков, по которым можно судить, насколько чисты намерения организаторов общего собрания, рассказала руководитель мурманского регионального центра НП «ЖКХ Контроль» Валентина Котова. По ее словам, извещение о проведении общего собрания должно появиться не менее чем за 10 дней, а не за неделю или 2-3 дня, как это нередко бывает. Информация, изложенная в нем, должна быть полной и соответствовать Жилищному кодексу. Если его инициирует юридическое лицо, должны быть указаны его полные данные, в том числе о его регистрации. Если инициатор — физическое лицо, то он должен быть собственником какого-либо помещения в этом доме. Обязательно должно быть указано, что это за помещение и какими документами подтверждено право собственности.

Также в извещении должна быть указана повестка общего собрания. Его вопрос должен быть сформулирован четко — например, «Участие в программе «Комфортная городская среда». Формулировка должна быть понятной всем. Кроме того, повестка должна включать в себя пункты о выборе председателя собрания, секретаря и счетной комиссии. Там же должно быть указано, где жильцы могут ознакомиться с материалами для подготовки к собранию.

Обычно ОСС проводятся в очно-заочной форме. Должно быть четко указано, где проходит очная часть собрания, в которой обычно участвуют наиболее активные жильцы. Их может быть двое, пятеро и десять — это не регламентируется законом. Как правило, на очной части собрания формируется его повестка и решаются все организационные вопросы.

Заочная форма, в ходе которой жильцы ставят свои подписи в листах решений, может проводиться достаточно долго. Закон этот срок не регламентирует. Но голоса жильцов должна подсчитывать счетная комиссия. В листах решений должна быть указана та же повестка, что и в извещении.

Если подозрения подтвердились

Данную ситуацию комментирует заместитель руководителя государственной жилищной инспекции Мурманской области Ирина Ракитская.

1. Если у собственников есть подозрения, что протоколы общего собрания фальсифицированы, направить заявление в полицию, приложив к нему копии протоколов. Органы внутренних дел должны решить, есть ли основания считать протоколы фальсифицированными. Это же заявление может быть направлено в государственную жилищную инспекцию, после чего ГЖИ направит свое заявление в полицию.

2. Если у собственников есть подозрения, что протокол фальсифицирован, то они могут обратиться в суд с иском о признании протокола недействительным.

3. Если в протоколе отражен вопрос о выборе управляющей организации, а по иску собственников суд примет решение о признании протокола недействительным, то собственники должны провести собрание и выбрать другую управляющую организацию или изменить способ управления, создав товарищество собственников жилья или выбрав форму непосредственного управления домом.

— Управляющие организации могут быть инициаторами общих собраний, но таких случаев очень немного, — отмечает Ирина Ракитская. — Общие собрания проводятся в основном по инициативе самих собственников и решения принимаются ими, а затем утверждаются на общем собрании. Протокол должен оформляться секретарем, если он избран, или советом многоквартирного дома. Как правило, управляющая организация «помогает» оформлять протоколы УО.

Стоит помнить, что не позднее чем через 10 дней после проведения общего собрания собственников многоквартирного дома инициатор собрания обязан передать подлинники решений и протокола в свою управляющую организацию, ТСЖ или ЖСК. В свою очередь, жилищники обязаны передать подлинники этих документов в течение 5 дней с момента получения в органы государственного жилищного надзора. Эти документы будут храниться там в течение трех лет. В случае необходимости эти документы можно затребовать.

Но есть еще одна проблема. По словам Валентины Котовой, зачастую инициатор собрания сдает в ГЖИ сам протокол, без приложений в виде листов решений, подписанных собственниками.

— Организации жилищного контроля не имеют права проверять правильность составления этих документов, не говоря уже о проверке их подлинности, — отмечает эксперт. — Закон обязывает ГЖИ только принять бумаги. Те протоколы, которые мне доводилось видеть, в большинстве своем не соответствуют законодательству. А ведь это не просто формальность…

Инфографика «РГ»: Леонид Кулешов/Игорь Зубков

Протокол общего собрания по созданию общественного объединения

Когда применяется Протокол общего собрания участников о создании общественного объединения:

Общественное объединение – это организация, созданная в результате добровольного объединения граждан, с целью достижения ими общих целей, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

Общественное объединение – это организация, созданная в результате добровольного объединения граждан, с целью достижения ими общих целей, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

Если Вы хотите создать и зарегистрировать Общественное объединение, то при подаче документов на государственную регистрацию с Вас потребуют Протокол общего собрания участников о создании общественного объединения.

Обязательные условия, которые должны быть отражены в Протоколе:

• время начала и окончания общего собрания;
• место проведения общего собрания;
• перечень присутствующих участников общего собрания с указанием, представителей и данных документов, подтверждающих полномочия;
• результаты избрания председателя и секретаря собрания;
• повестка дня и результаты ее утверждения;
• результаты голосования по каждому из вопросов повестки дня;
• принятые решения по каждому из вопросов повестки дня. 

Обязательные действия, которые должны быть проведены в ходе Общего собрания:

• перед открытием общего собрания проводится регистрация прибывших участников Общественного объединения;
• лицо, открывающее общее собрание, проводит выборы председательствующего и секретаря общего собрания;
• в ходе заседания общего собрания должен соблюдаться порядок голосования и вынесения решения по каждому вопросу повестки дня;
• секретарь общего собрания отвечает за ведение протокола общего собрания;
• протоколы всех общих собраний подшиваются в книгу протоколов, которая хранится исполнительным органом Общественного объединения и должна в любое время представляться для ознакомления любому участнику Общественного объединения. По требованию участников им выдаются удостоверенные выписки из книги протоколов. 

Как написать эффективный протокол встречи (с шаблонами и образцами)

Новичок в написании протокола собрания?

Независимо от того, получили ли вы задание делать записи для комитета или назначили вас секретарем правления вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собраний, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как писать протоколы собраний, было подготовлено Wild Apricot, чтобы помочь волонтерам и / или персоналу небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов заседаний комитетов или советов директоров. .

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов собрания различаются в зависимости от организации и типа комитета или правления, в этой статье предлагаются только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания или мама (для протокола собрания) можно определить как письменную запись всего, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для обоснования будущих решений.

Что следует включать при составлении протокола собрания?

Пять шагов, которые вы должны включить:

1. Предварительное планирование
2. Запись — при встрече
3. Минуты записи или расшифровки
4. Распространение или распространение протоколов собрания
5. Хранение минут для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Для чего нужен протокол собрания?

Термин «минуты» вас не пугает, поскольку он вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутной записи заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

• принятых решений (ходатайств, голосований и т. Д.)
• Планируемые следующие шаги
• идентификация и отслеживание действий

Протокол — это реальный отчет собрания для его участников и источник информации для членов, которые не смогли присутствовать.В некоторых случаях протокол собрания может служить ориентиром, например:

• , когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
• минут могут служить для уведомления (или напоминания) людей о назначенных им задачах и / или сроках

Загрузите наш Контрольный список минут встречи для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше использовать минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время встреч.

Что связано с протоколом собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти основных этапов:

1. Предварительное планирование
2. Запись — при встрече
3. Минуты записи или расшифровки
4. Распространение или распространение протоколов собрания
5. Хранение минут для дальнейшего использования

1. Протокол предварительного собрания:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи.Если председатель и секретарь или составитель протокола работают вместе над тем, чтобы повестка дня и собрание были хорошо продуманы, это значительно упрощает отвод минут. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, составитель протокола может работать с председателем, чтобы создать формат документа, который также работает как повестка дня и план протокола.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня встречи = набросок:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протоколов — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе встречи в соответствии с повесткой дня.

Кроме того, повестка дня и / или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

• имена всех участников собрания, включая гостей или выступающих
• документов, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании — копии (цифровые или бумажные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено Председателем собрания).

Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль протоколиста или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время собрания, а также какие детали он / она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будет заниматься рассмотрением предложений или голосованием по пунктам / вопросам, четко укажите, нужно ли вам называть имена тех, кто вносит предложения, поддерживает их и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами этого типа, вы (и ваш председатель) можете сослаться на Правила порядка Роберта.

2. Что следует включать в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понимать, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, у вашей организации может быть необходимый контент и особый формат для мам, которому вы должны будете следовать, но обычно протоколы собраний обычно включают в себя следующее:

• Дата и время проведения
• Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (e.г., «сожалеет»)
• Принятие или исправления / дополнения к протоколу предыдущего собрания
• Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
  • Предпринятые или запланированные действия
  • Следующие шаги
  • Результаты голосования — например, (при необходимости подробные сведения о том, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил, поднятием рук и т. Д.)
  • Ходатайства приняты или отклонены
  • единиц хранения более
  • Новый бизнес
  • Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и подробные сведения о форматировании протокола собрания можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

• Создайте схему — как обсуждалось ранее, наличие схемы (или шаблона) на основе повестки дня позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым элементом вашего плана для рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
• Регистрация участников при входе в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отметить их, когда они прибудут, если люди не представятся в начале собрания или распространят список присутствующих, который они могут проверить. от себя.
• Записывайте решения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
• При необходимости попросите разъяснений — например, если группа уходит, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснений по поводу принятого решения и / или следующих шагов.
• Не пытайтесь запечатлеть все это — вы не успеете, если попытаетесь записать беседу дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , так далее.
• Запишите это — буквально, если вас беспокоит возможность вести заметки, подумайте о записи встречи (например, на вашем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для дословной расшифровки стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами протокола собрания и узнайте, как лучше использовать протокол.

Протокол встречи Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний, созданные для Microsoft Word, здесь.

Пример протокола собрания:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров.

3. Процесс написания протокола

По окончании встречи самое время собрать записи и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

Перед тем, как поделиться протоколом собрания, убедитесь, что председатель просмотрел и отредактировал и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если она не состоялась. В зависимости от вашего Совета, протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или обмен протоколами собрания

В качестве официального «делопроизводителя» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Обмен в Интернете

Метод совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут превратиться в груду бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете текстовый редактор (например, Microsoft Word), который не предлагает обмен в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить это и другие вложения или документацию к собранию по электронной почте. С другой стороны, если вы все используете документы Google — для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен.Члены комитета или совета могут просто прочитать документы в Интернете и сохранить несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, Wild Apricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Совета, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную онлайн-сеть для своего Совета и комитетов.

Если вам интересно, какие инструменты вы можете использовать специально для протоколов заседаний, вот несколько инструментов, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными:

• Google Docs: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встречи в документах Google. Если вы отправляете приглашение на встречу с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план повестки дня документа Google. После составления минут (с использованием схемы) вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
• OneNote: (если вы пользователь Microsoft) — очень быстро и позволяет систематизировать заметки. Также поддерживает аудиозапись с соответствующей отметкой времени примечания.
• Lucid Meetings: Фантастический инструмент для встреч для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
• Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.
• Agreedo : поддерживает создание протоколов встреч и отслеживание результатов.
• minutes.io: позволяет быстро использовать минуты встречи с помощью горячих клавиш и возможности работать онлайн или офлайн.

6. Хранение протоколов заседаний

Большинство комитетов и советов проверяют и утверждают протоколы в начале следующего собрания или вносят в него изменения.После того, как вы внесете все необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и сохранить бумажные копии или предоставить их сотруднику или председателю для хранения.

И … Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию Wild Apricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

• Легко планируйте онлайн-мероприятия с помощью мгновенной обработки онлайн-платежей и автоматических счетов-фактур.
• Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-заявками для участников.
• Доступ к базе данных контактов с удобным поиском и фильтром.
• Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
• и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения для управления членством Wild Apricot здесь.

Wild Apricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которое ежедневно используют более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

В заключение… Наслаждайтесь своей новой ролью

Протокол встречи важен — в конце концов, он фиксирует важную информацию о встрече. Но выделение и подготовка минут не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в создании эффективных протоколов встреч для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство по написанию протокола собрания!

минут собрания — определение, как записывать, шаблон

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметки, которые записываются во время собрания.В них выделяются ключевые обсуждаемые вопросы, предложения или голосование, а также действия, которые необходимо предпринять. Протокол собрания обычно ведется назначенным членом группы. Их задача — обеспечить точную запись того, что произошло во время встречи.

Этапы записи протокола собрания

Запись протокола собрания состоит из пяти основных этапов. Это:

• Предварительное планирование
• Ведение записей
• Составление или расшифровка протоколов
• Обмен протоколами собрания
• Хранение или хранение протоколов для использования в будущем

Предварительное планирование

Если Встреча хорошо спланирована заранее, взять минуты будет намного проще.При этом председатель CEOA CEO, сокращенно от «Главный исполнительный директор», является высокопоставленным лицом в компании или организации. Генеральный директор отвечает за общий успех организации и за принятие управленческих решений на высшем уровне. Прочтите описание должности, и секретарь или протоколист должен работать вместе, чтобы заранее определить повестку дня собрания. Например, человек, который ведет протокол, может вместе с председателем составить проект документа, который будет служить повесткой дня и предоставит формат для собрания.

Повестка дня собрания

Если председатель и секретарь не могут встретиться и предложить проект, то секретарь должен получить копию повестки дня до начала собрания. Повестка дня собрания послужит руководством к тому, как делать заметки и составлять протокол. Кроме того, повестка дня также включает другие детали, которые необходимо внести в протокол. В их число входят:

• Имена всех присутствующих членов — включая гостей и докладчиков
• Документы, которые можно раздавать по ходу собрания, например, копии списка предложений для голосования

Ожидания

Когда человек выбран в качестве регистратора минут, для него важно знать, что от него ожидается.Таким образом, человек должен подойти к председателю комитета и спросить, какова будет его роль на собрании. Например, если собрание будет включать предложение предложений Голосование по доверенности Голосование по доверенности — это делегирование права голоса представителю от имени первоначального обладателя голоса. Сторона, которая получает право голоса, называется доверенным лицом, а первоначальный обладатель голоса известен как принципал. Эта концепция важна на финансовых рынках, и особенно в публичных компаниях, назначенный член должен узнать, следует ли ему включать имена тех, кто предлагает предложения, и тех, кто поддерживает.

Что включать в протокол собрания

Перед записью каких-либо подробностей назначенный регистратор протокола должен ознакомиться с типом информации, которую они должны записывать. Группа может использовать определенный формат для записи заметок, но в целом протокол собрания обычно включает следующие сведения:

• Дата и время проведения собрания
• Имена участников, а также отсутствующие участники
• Принятие или поправки, внесенные в протокол предыдущего собрания
• Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
  • Предпринятые или согласованные действия
  • Следующие шаги
  • Результаты выборов Прямое голосование Прямое голосование, широко известное как обязательное голосование, является система корпоративного голосования, которая может использоваться для избрания директоров или голосования по важным вопросам
  • Принятые или отклоненные предложения
  • Новый бизнес
  • Дата и время следующего собрания

Процесс составления протокола собрания

По окончании встречи человек, которому поручено составить протокол, должен получить все необходимые ему ресурсы. вести протокол в ясной и презентабельной форме.Вот несколько советов, на которые следует обратить внимание:

• По окончании встречи не занимайте много времени, чтобы написать протокол. Таким образом, все, что происходило на встрече, еще свежо в вашей памяти.
• Просмотрите схему, которая была создана ранее, и при необходимости внесите изменения. Это может включать добавление дополнительной информации или разъяснение некоторых поднятых вопросов. Также проверьте, чтобы все приговоры, действия и ходатайства были четко записаны.
• Проверьте протокол и убедитесь, что он краток, но ясен.

Распространение протокола собрания

Как только секретарь завершит написание протокола, он должен поделиться им с членами группы. Они могут быть опубликованы в Интернете или в облаке. Учитывая, что протоколы и другие типы документов могут повлечь за собой много бумажной работы, может быть предпочтительнее использовать безбумажный подход к совместному использованию.

Например, если регистратор минут документировал протоколы с помощью Microsoft Word, который не предлагает онлайн-обмен, то они могут рассмотреть возможность использования Google docs, который предлагает способ обмена документами онлайн с другими пользователями.

Регистратор также должен сохранять копию протокола собрания для дальнейшего использования. Большинство компаний хранят свои минуты в Интернете — либо в Документах Google, либо в OneDrive.

Ключевые выводы

Протоколы собрания важны, потому что они используются для документирования ключевых вопросов, поднятых во время собрания. Например, эффективные минуты могут указывать подходы, которые были предложены для решения конкретной проблемы, и основную причину, по которой участники предпочитают один метод другому.

Протокол собрания можно вести вручную или на электронном устройстве, например, ноутбуке или iPad. После собрания диктофон просматривает протокол и при необходимости вносит правки. Затем протокол собрания передается участникам группы. Помимо распределения, протоколы также сохраняются для использования в будущем.

Шаблон

Дополнительные ресурсы

CFI является официальным поставщиком аналитики финансового моделирования и оценки (FMVA) ™. Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Финансовое моделирование и оценка CFI Сертификация аналитика (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере.Запишитесь сегодня! программа сертификации, призванная превратить любого в финансового аналитика мирового уровня.

Для продолжения обучения и развития ваших знаний в области финансового анализа мы настоятельно рекомендуем дополнительные ресурсы CFI, указанные ниже:

• Action LearningAction Learning Действие обучения — это процесс разработки творческих решений для решения сложных проблем отдельных лиц, групп людей и корпораций
• Корпоративная стратегия Корпоративная стратегия Корпоративная стратегия фокусируется на том, как управлять ресурсами, рисками и доходностью в рамках всей фирмы, а не на поиске конкурентных преимуществ в бизнес-стратегии
• Управленческие навыки Управленческие навыки Управленческие навыки можно определить как определенные атрибуты или способности, которыми должен обладать руководитель. для выполнения конкретных задач в
• Публичные выступления Публичные выступления Публичные выступления, также называемые ораторским искусством или речью, — это процесс передачи информации живой аудитории.Тип передаваемой информации намеренно структурирован так, чтобы информировать, убеждать и развлекать. Хорошее публичное выступление состоит из трех компонентов: Стиль: мастерски построенный с использованием слов для создания

Что можно и чего нельзя делать в протоколе собрания

Протокол не является подробным отчетом о заседании совета или комитета. Вот что нужно добавить, а что оставить.

Для многих вещей в жизни и бизнесе лучше меньше, да лучше. В мире ассоциаций это особенно актуально для протоколов собраний.

Протокол — это официальный протокол действий, предпринятых правлением или комитетом на заседании, а не запись всего сказанного. Они служат исторической цели, но, что не менее важно, они служат и юридической цели, документируя соблюдение группой надлежащих процедур и устава ассоциации. А протоколы и записи, сделанные во время встречи, могут быть обнаружены в судебном процессе, поэтому крайне важно быть осторожным в том, что вы включаете.

Что в

Протокол должен включать название группы, на которой проводится собрание; дата, время и место проведения; имена присутствующих (включая персонал) и человека, который ведет протокол; и повестка дня.Протоколы должны следовать порядку, указанному в повестке дня, с одним или двумя основными, почти расплывчатыми итоговыми предложениями по каждому пункту, а также с именем человека, который его представил.

Поднятые голоса должны быть указаны в повестке дня в порядке их следования. Как правило, не включайте имена. Вместо этого запишите, что произошло: «Действие: предложение сделано, поддержано и выполнено». Есть одно исключение: когда правление утверждает вознаграждение руководящего состава или сделку с членом правления, это действие должно быть зарегистрировано вместе с именами тех, кто голосовал за и против, предоставленной информацией, на которой они основали свое решение, и результатом. .Эта дополнительная деталь может помочь установить опровержимое предположение о том, что действие было разумным, и поможет избежать санкций IRS.

Что нового

Поскольку протоколы являются общедоступными документами, которые участники могут попросить просмотреть, четко укажите, что следует исключить. Избегайте прямых цитат; даже без имени говорящего можно идентифицировать. Не сообщайте подробности обсуждений, особенно кто что сказал. Когда обсуждаются вопросы, не включенные в повестку дня, просто отметьте, что «членам было предоставлено время для обсуждения вопросов, не включенных в повестку дня.«И помните, что минуты — не место для будущих действий или списков дел.

Наконец, как только протокол будет утвержден, уничтожьте все заметки и аудио- или видеозаписи собрания. Окончательный утвержденный протокол должен быть единственным документом собрания, который вы распространяете и храните.

Как вести протокол собрания: шаблоны и примеры

Составление протокола собрания может показаться тривиальной и неважной задачей, которую вы бы поручили стажеру — или даже не стали бы делать вообще.Сами встречи часто рассматриваются как пустая трата времени, а их документирование — тем более.

Однако пренебрежение этой задачей — ошибка, которая может стоить дорого как с точки зрения времени, так и с точки зрения ресурсов. Если у вас есть веская причина для встречи, протоколы встреч могут быть очень эффективным инструментом, чтобы держать всех на одной странице.

Давайте углубимся в то, что на самом деле представляют собой протоколы заседаний, как их составлять, и рассмотрим несколько шаблонов и примеров протоколов заседаний.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания, также называемый протоколом собрания, — это письменный отчет обо всем, что произошло во время собрания .Это не то же самое, что повестка дня собрания, которая составляется заранее и относится к списку действий, которые участники надеются выполнить во время встречи.

Это не поминутная запись, а сосредоточение внимания на результатах встречи. В протоколах обычно записывается такая информация, как:

• Имена участников

• Дата и время встречи

• Рассмотрены пункты повестки дня

• Решения, принятые участниками

• Последующие действия и следующие шаги

Пример протокола собрания в Нуклино

Почему протоколы собрания называются «протоколами»?

Вопреки распространенному мнению, заметки, сделанные на собрании, не называются «протоколами», потому что ведущий записывает заметки вместе с временем.На самом деле «протоколы собраний» вообще не имеют ничего общего со временем.

Слово произошло от латинского «minuta scriptura», что означает «маленькие заметки». Таким образом, ведение протокола собрания по сути означает сокращение собрания до самых важных моментов. Согласно некоторым источникам, впервые он был использован в этом смысле в начале 18 века.

Для чего нужен протокол собрания?

В некоторых уникальных случаях протокол собрания может требоваться по закону, например, во время дисциплинарных встреч с сотрудниками или юридических споров.Однако в большинстве случаев вам решать, делать ли записи.

Вот почему ведение протокола собрания стоит потраченных усилий.

• Протокол обеспечивает письменный отчет о том, что было согласовано на встрече, а создает общее понимание результатов. Они являются важным источником информации, позволяющим участникам задуматься о том, что произошло. Письменный отчет — лучший способ избежать недоразумений, возникающих из-за того, что люди по-разному вспоминают встречу.

• Они уведомляют людей о назначенных им задачах и создают четкие временные рамки, чтобы держать всех в курсе. Они дают ясность в отношении следующих шагов и того, кто за что отвечает, гарантируя, что никакие элементы действий не будут забыты.

• Они служат источником информации для членов, которые не смогли присутствовать на . Они также помогают другим заинтересованным сторонам оставаться в курсе, например, когда результаты встречи влияют на совместную, межкомандную деятельность или проекты внутри компании.

• Они позволяют участникам вернуться и вернуться к ключевым идеям и вопросам обсуждения, которые привели к решению . Без четкой записи легко забыть, почему было принято то или иное решение. В худшем случае вам, возможно, придется повторить встречу и снова провести одни и те же обсуждения.

Как эффективно вести протокол собрания

Обеспечить легкий доступ к протоколу

В прошлом протоколы передавались участникам в виде вложения электронной почты.Некоторые компании по-прежнему распространяют протоколы встреч таким же образом. Однако у этого подхода есть много недостатков. Заметки о встрече сложно систематизировать, и их легко потерять во входящих. Для получения информации от участников и проверки записи требуется несколько циклов электронной почты. Нет простого способа выполнить поставленные задачи.

Сегодня в распоряжении большинства компаний есть лучшие инструменты. Внутренние вики-инструменты, такие как Nuclino, позволяют компаниям более эффективно организовывать свои минуты и совместно использовать их:

• Каждую заметку можно совместно редактировать в реальном времени .

• Соответствующие заметки можно найти мгновенно с помощью функции поиска.

• Заинтересованные стороны могут легко оставлять комментарии и отзывы.

• Связанные протоколы собраний могут быть связаны друг с другом и организованы иерархически .

Подготовьте повестку дня заранее

Повестка дня, которой часто пренебрегают, является одним из лучших способов сохранить сосредоточенность и предотвратить непродуктивные встречи.Он задает темп встречи и действует как инструмент управления временем. Он также послужит вам планом при написании протокола.

Запись посещаемости

Включите список присутствующих и отсутствующих участников и поделитесь с ними протоколом после собрания. Если вы используете такой инструмент, как Nuclino, вы можете просто @-упоминать участников, отправив им уведомление в приложении и поделившись с ними документом.

Следуйте четкой структуре

Используя повестку дня собрания как схему, разделите заметки на четкие категории, например, пункты обсуждения, принятые решения, задачи и следующие шаги.Создайте шаблон протокола собрания и последовательно следуйте ему.

Попросите участников просмотреть.

Убедитесь, что ваши протоколы полны и точны, попросив других участников просмотреть их. В Nuclino они могут легко поделиться своим мнением, оставив комментарий.

Поделитесь со всеми соответствующими заинтересованными сторонами

После собрания поделитесь протоколом со всеми, кто может счесть их актуальными (даже если они не участвовали). Убедитесь, что все, кому поручено задание, знают о своих следующих шагах и сроках, к которым они должны их выполнить.

Шаблоны и примеры протоколов встреч

В зависимости от встречи протоколы могут выглядеть по-разному. Они могут быть очень длинными и формальными или очень короткими и простыми. Вот несколько шаблонов и примеров протоколов встреч для разных случаев.

Протоколы совещаний руководителей

Совещания руководителей обычно посвящены стратегическому планированию и обзору ключевых показателей эффективности, а их протоколы обычно длиннее и формальнее. Вот пример:

Шаблон протокола собрания руководителей в Nuclino

Еженедельное обновление статуса

Важно отметить, что по мере того, как все больше и больше компаний используют удаленную работу, многие собрания теперь проводятся асинхронно .Это становится особенно распространенным на собраниях, посвященных обновлению статуса, когда целью является обмен информацией, а не обсуждение за круглым столом.

В этом случае наличие минут становится еще более важным, по сути заменяя собой реальное физическое собрание. Типичные примеры — еженедельные обновления статуса и ретроспективные встречи спринтов.

Ретроспективный шаблон протокола собрания в Nuclino

В конце концов, вам решать, какой формат лучше всего подходит для вас и вашей команды.Когда дело доходит до протокола заседаний, не существует универсального решения, но мы надеемся, что вы воспользуетесь этими примерами в качестве вдохновения для своих собственных заметок.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

• Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

• Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

• Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех активов вашего проекта.

• Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

✍ Как писать протоколы встреч [+5 бесплатных шаблонов]

Протоколы заседаний — это официальная сводка того, что произошло во время встречи.

Они служат в качестве плана, письменного отчета для всех, кто не может присутствовать, и для использования в будущем. Протоколы документируют, что произошло и какие решения были приняты.

При правильном написании и использовании хорошего шаблона протокола собрания протоколы являются важным средством коммуникации для вашей организации.

В этом руководстве вы узнаете и получите доступ ко всему, что вам нужно для составления эффективных официальных и неформальных протоколов встреч. У нас есть ряд шаблонов, передовых практик и ответов на общие вопросы.

О чем идет речь (содержание):

1. Примеры — Примеры протоколов встречи
2. Советы — Советы по составлению протоколов встреч
3. Шаблоны — Бесплатные шаблоны для Word, Google Docs и Hugo
4. Часто задаваемые вопросы — Часто задаваемые вопросы о заметках

Что следует включать в протокол собрания?

Вот некоторая необходимая информация, содержащаяся в большинстве протоколов собраний.

1. Название группы, на которой проводится собрание, или самого собрания
2. Дата и время, а также место проведения или конференц-зал, если применимо
3. Кто присутствует и кто ведет протокол
4. Встреча повестка дня
5. Какие решения были приняты и кем
6. Предложения и подсчет голосов (если применимо)

Примеры протоколов собрания

Чтобы проиллюстрировать, что такое протокол собрания, ниже представлены два образца документов, созданных на основе шаблонов.

ПРИМЕЧАНИЕ. В конце этой статьи есть бесплатные шаблоны протоколов 5, которые вы можете загрузить в виде профессиональных документов Word, скопировать в виде документов Google или просто скопировать и вставить. Эти шаблоны также доступны из бесплатной библиотеки шаблонов в вашей учетной записи Hugo.

Образец протокола официального собрания

Шаблон официального протокола собрания