Пример протокол собрания: Образец протокола общего собрания 2021 (по самой новой форме) скачать

Содержание

Образец протокола собрания, заседания в 2021 году

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

«__»________ 20__ г.

№ ______________

г. ______________

______________________________________________________

(заголовок)

Председатель — _________________________________ (ФИО)

Секретарь — _____________________________________ (ФИО)

Присутствовали: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

Приглашенные: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

СЛУШАЛИ:

______________________________ ___________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

ПОСТАНОВИЛИ:

1. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)

Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)

В дело № _____

«__»________ 20__ г. _____________________

(подпись исполнителя)

Протокол общего собрания учредителей о создании ООО

Протокол общего собрания учредителей относится к обязательным документам для регистрации ООО в 2021 году. Его нужно составить если в обществе с ограниченной ответственностью больше одного учредителя. Для этого проводится общее собрание и по его итогам составляется протокол. Написать его можно в произвольной форме, но есть информация и реквизиты, которые нужно обязательно указать.

1. Пример протокола собрания учредителей

Образец протокола собрания учредителей

2. Правила проведения собрания

Собрания ООО нужно проводить в порядке, установленном ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”. Аспекты, не урегулированные этим законом, в дальнейшем можно установить в уставе и других внутренних документах общества. Общие правила проведения собрания таковы:

  • Перед открытием собрания все его участники должны зарегистрироваться. Незарегистрированные участники не могут принимать участия в нем и голосовать
  • Участвовать в собрании учредители могут как лично, так и через своих представителей
  • Собрание начинается в то время, которое указано в уведомлении о его проведении. Раньше его можно начать только в случае, если все участники уже зарегистрировались
  • Из числа участников выбираются председательствующий на собрании и секретарь
  • Секретарь ведет протокол собрания, а также позднее рассылает его учредителям не более, чем через 10 дней после собрания
  • Для каждого собрания предусмотрена повестка дня. Принимать решения по вопросам, не указанным в ней, собрание может только при присутствии всех учредителей
  • Обычно решения принимаются большинством голосов, но на этапе регистрации ООО все учредители должны единогласно проголосовать “ЗА” по всем пунктам
  • Голосование по умолчанию открытое. В дальнейшем вы можете предусмотреть другие варианты голосования в Уставе ООО

По итогам собрания составляется протокол, его должны подписать секретарь и председатель собрания, но по желанию могут и все участники. Если в документе больше одной страницы, его нужно пронумеровать, но сшивать не обязательно — можно скрепить степлером или скрепкой. По одной копии протокола должно быть у каждого учредителя, одна в документации фирмы и еще одну нужно предоставить в ФНС при регистрации.

Учтите, что протокол необходимо будет заверить. По общему правилу, заверяет его нотариус, поэтому его обычно приглашают на собрание или проводят собрание в нотариальной конторе. Если вам неудобен этот способ заверения, в Уставе вы можете установить другие варианты — подписание всеми учредителями или всеми присутствующими участниками собрания, аудио- или видеозапись и т.д. Если в Уставе ООО не указа способ заверения иной, нежели нотариусом, значит протокол должен быть им заверен.

Скачайте правильно составленный протокол бесплатно

Внесите свои данные в простую форму и наш бесплатный сервис за 15 минут сформирует для вас протокол собрания и другие регистрационные документы. Система не допускает ошибок и учитывает все требования налоговой. Вам и другим учредителям останется только подписать документы.

3. Что нужно указать в протоколе

В протоколе общего собрания на этапе регистрации ООО обязательно укажите следующие сведения:

  • Название документа
  • Наименование организации
  • Дату и место проведения собрания
  • Список присутствующих учредителей
  • Данные секретаря и председателя
  • Повестка дня
  • Описание решений с подсчетом голосов по каждому
  • Подписи председателя и секретаря (или всех участников собрания)

В момент создания компании на повестку дня собрания вынесите следующие вопросы:

  • о фирменном наименовании компании
  • о месте нахождения ООО
  • о подписании договора об учреждении общества
  • об общем размере уставного капитала и долях в нем
  • об утверждении устава (или о том, что общество будет действовать по типовому уставу, утвержденному Правительством РФ)
  • об избрании органов управления обществом

Образец протокола общего собрания участников о прекращении реорганизации

Общество с ограниченной ответственностью ***

Адрес местонахождения ***

 

ВНЕОЧЕРЕДНОЕ ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ УЧАСТНИКОВ

ПРОТОКОЛ 

 

г.                                                                                                              «__» _________ 20__ г. __ часов __ мин.

 

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Участники Общества:

1.     ***, обладающее (ий) долей в уставном капитале ООО *** в размере *%, в лице представителя ***, действующего на основании доверенности (устава) ***, и

2.     ***, обладающее (ий) долей в уставном капитале ООО ***» в размере *%, в лице генерального директора ***, действующего на основании Устава.

На собрании присутствовали все участники Общества, обладающие в совокупности 100% доли.Собрание участников правомочно в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом, кворум для проведения Внеочередного общего собрания участников и принятия решений соблюден.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1)                  Избрание Председателя и Секретаря Внеочередного общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью

*** (далее — «Общество»).

2)                  Об утверждении порядка подтверждения принятых решений на внеочередном общем собрании участников Общества по вопросам повестки дня настоящего Протокола.

3)                  Об отмене ранее принятого решения о начале реорганизации Общества в форме присоединения Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***».

4)                  О расторжении договора о присоединении Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***» к Обществу с ограниченной ответственностью «***».

5)                  О предоставлении  Обществу с ограниченной ответственностью «***» полномочий п

о предоставлению в регистрирующий орган заявления–уведомления об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации.

1.                   По первому вопросу повестки дня: «Избрание Председателя и Секретаря Внеочередного общего собрания участников Общества»слушали *** с предложением об избрании Председателем Внеочередного общегособрания участников Общества  – *** и Секретарем Внеочередного общегособрания участников Общества – ***.

РЕШИЛИ:

                Избрать Председателем Внеочередного общегособрания участников Общества – *** и Секретарем Внеочередного общегособрания участников Общества – ***.

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

2.                   По второму вопросу повестки дня: «Об утверждении порядка подтверждения принятых решений на внеочередном общем собрании участников  Общества по вопросам повестки дня настоящего Протокола слушали ***предложившего утвердить порядок  подтверждения принятых решений на внеочередном общем собрании участников  Общества по вопросам повестки дня настоящего Протокола «Принятие общим собранием участников Общества решений и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола Председателем и Секретарем Внеочередного общего собрания участников, являющимися участниками Общества.».      

РЕШИЛИ:

Утвердить порядок подтверждения принятых решений на внеочередном общем собрании участников Общества по вопросам повестки дня настоящего Протокола в следующем виде: «Принятие общим собранием участников Общества решений и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола Председателем и Секретарем Внеочередного общего собрания участников, являющимися участниками Общества».

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

3.                   По третьему вопросу повестки дня: «Об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации Общества в форме присоединения Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***»слушали ***предложившего отменить ранее принятое решение о начале реорганизации Общества в форме присоединения ООО «***» и ООО «***» к Обществу.

РЕШИЛИ:

                Отменить ранее принятое решение о начале реорганизации Общества в форме присоединения Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***» к Обществу.

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

4.                По четвертому вопросу повестки дня: «О расторжении договора о присоединении Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***» к Обществу с ограниченной ответственностью «***» слушали *** предложившегорасторгнуть договор о присоединении ООО «***» и ООО «***» к Обществу.

РЕШИЛИ:

                Расторгнуть договор о присоединении Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***» к Обществу. Датой расторжения договора считать дату подписания настоящего протокола.

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

5.       По пятом вопросу повестки дня: «О предоставлении  Обществу с ограниченной ответственностью «***» полномочий по предоставлению в регистрирующий орган заявления–уведомления об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации» слушали ***предложившего предоставить  ООО «***» полномочия по предоставлению в регистрирующий орган заявления – уведомления об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации.

РЕШИЛИ:

Предоставить  ООО «***» полномочия по предоставлению в регистрирующий орган заявления – уведомления об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации.

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

Дата составления (подписания) настоящего протокола «___» __________ 20__

 

***

Генеральный директор

 

Председатель Внеочередного общего собрания участников

 

_____________________/ФИО/

 

***

Представитель по доверенности

Секретарь Внеочередного общего собрания участников

 

_____________________/ФИО /

 Скачать образец в word

Протокол общего собрания учредителей ООО в 2021 году – образец, требования

Протокол общего собрания учредителей ООО создаётся всего один раз, и, крайне важно придерживаться определённых правил и механизмов при его изготовлении.

В данной статье мы ответим на вопрос «как оформить протокол собрания учредителей», чтобы его нельзя было оспорить или получить отказ при регистрации ООО.

Отличия участников от учредителей

С юридической точки зрения есть отличия:

  • Протокол общего собрания учредителей (иногда говорят: «учредительного собрания») готовится при учреждении фирмы.
  • Протокол внеочередного общего собрания участников ООО создаётся, если организация созывает участников, например, для смены генерального директора, продажи долей учредителя, смены места нахождения, либо внесения других изменений.
  • Протокол очередного общего собрания участников разрабатывается для годового собрания, которое по новому закону проводится ежегодно.

Требования к содержанию протокола собрания учредителей

Заголовок протокола собрания учредителей

Чтобы документ имел полную юридическую силу, заголовок должен начинаться со слов «Протокол N 1 общего собрания учредителей «Общество с ограниченной ответственностью»» и далее должно следовать полное наименование компании.

Дата документа проставляется исходя из времени проведения собрания, а не в тот момент, когда был оформлен сам протокол. Её обычно располагают на следующей строке после слова «ПРОТОКОЛ» или перед специальной линией-ограничителем.

После даты и номера необходимо указать место, где произошло собрание. При указании населённого пункта можно использовать сокращения: город — г., область — обл. и так далее.

В соответствии с ст. 181.2. ГК РФ в протоколе общего собрания должны обязательно быть указаны:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • сведения о лицах, принявших участие в собрании;
  • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
  • сведения о лицах, проводивших подсчёт голосов;
  • сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Вводная часть содержания протокола

Основной текст протокола состоит из двух частей. Первая — вводная, заполняется строго по образцу. Вторая — основная оформляется в свободной форме.

Во вводной части текста необходимо указать данные о составе учредителей, которые принимали участие в собрании, а также повестку дня. Сначала указываются сведения о председательствующем на общем собрании и секретаре собрания, а также отдельно о лице, проводившем подсчёт голосов, после этого через слово «Присутствовали» указываются все учредители. Нужно написать: их фамилии, имена, отчества, данные паспорта и адреса регистрации. Если речь идёт о юридическом лице, то указываются: название организации, ИНН, ОГРН, а также данные представителя компании.

Повестка дня

Повестка дня также прописывается в документе, а после этих слов идёт нумерованное перечисление вопросов, которые были рассмотрены на собрании. Здесь есть определённые правила:

  • Если на собрании предлагается какой-то доклад, то указываются фамилия, инициалы и должность докладчика.
  • Все вопросы нумеруются в зависимости от их важности. Сначала идут главные, затем — второстепенные.
  • Каждый вопрос должен быть чётко и лаконично сформулирован.

Главная часть текста состоит из нескольких блоков, которые идут в определённом порядке: «Слушали», «Выступили», «Постановили», «Голосовали».

  • В блоке «Слушали» нужно указать должность, фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже. Затем можно кратко изложить суть самого доклада. Если речь большая и объёмная, то её можно оформить отдельно.
  • В блоке «Выступили» указываются фамилии и инициалы выступавших. Их доклады можно тезисно сформулировать через тире.
  • В блоке «Постановили» указываются принятые решения.

В протоколе собрания учредителей ООО, главными пунктами являются:

  • Избрание председательствующего и секретаря собрания. Они выбираются из состава учредителей.
  • Об учреждении общества, при этом нужно утвердить его фирменное наименование и местонахождение общества.
  • Об утверждении устава общества.
  • О размере, способе, порядке и сроках оплаты уставного капитала.
  • Размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей.
  • Об избрании органов управления общества (в основном — избрание только Генерального директора).
  • Если в уставе ООО будет указан контрольный орган, необходимо сразу сформировать ревизионную комиссию (ревизора) Общества.
  • Если в уставе будет указан обязательный ежегодный аудит общества, или он предусмотрен законодательством, то сразу нужно утвердить аудитора общества.
  • Определить, кто из учредителей будет оплачивать государственную пошлину за государственную регистрацию общества и осуществлять все иные действия необходимые для регистрации общества.

Все решения принимаются единогласно, за исключением решений об избрании органов управления общества, образовании ревизионной комиссии или избрании ревизора общества и утверждении аудитора общества, которые осуществляются большинством не менее трёх четвертей голосов от общего числа голосов учредителей общества.

Заключительная часть

  • Исходя из требований законодательства, в протоколе достаточно подписей председательствующего и секретаря, но лучше, если ниже протокол подпишут все учредители общества.
  • Если протокол больше, чем на одном листе, его необходимо прошить, пронумеровать страницы и на обороте заверить подписями председательствующего и секретаря.

Все правила, когда вы заполняете протокол общего собрания учредителей ООО можно посчитать чересчур формализированными однако их необходимо соблюдать, чтобы документ нельзя было оспорить.

Право оспорить правильно оформленный протокол имеет только тот участник собрания, который голосовал «против» по какому-то вопросу или не присутствовал на собрании. Участник собрания, голосовавший за принятие решения или воздержавшийся от голосования, вправе оспорить в суде решение собрания в случаях, если его волеизъявление при голосовании было нарушено.

Очень важно, чтобы протокол был обязательно подписан председательствующим и секретарём. Так как теперь это обязательное требование законодательства.

Рекомендуем сделать несколько экземпляров протокола о создании, так как в будущем при смене состава участников, в случае потери протокола, восстановить этот документ очень сложно.

Пример протокола общего собрания собственников многоквартирного дома

В соответствии с ч. Общим собранием собственников может быть принято решение о наделении правом подписи протокола решения общего собрания не только председателя собрания, секретаря собрания, счетной комиссии если таковая выбиралась , но и всех собственников помещений в этом многоквартирном доме. Пакет документов для проведения Общего собрания собственников для выбора формы накопления средств на капитальный ремонт многоквартирного дома подробное руководство. Образец протокола очного собрания собственников МКД.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Из чего состоит протокол общего собрания собственников МКД

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Протокол собрания собственников жилья многоквартирного дома

Какой-то единой, универсальной формы протокола общего собрания собственников помещений многоквартирного жилого дома МКД не существует. Поэтому в каждом МКД могут быть свои образцы шаблоны протоколов общих собраний. В этой связи иногда возникают вопросы об обоснованности и необходимости включения в протокол некоторых сведений. Данным Приказом установлены требования к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах и порядок направления подлинников решений и протоколов общих собраний в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ, осуществляющие государственный жилищный надзор.

Определены в том числе перечень сведений, которые должны содержаться в протоколе, порядок его подписания, требования к оформлению реквизитов протокола, перечень обязательных приложений к нему. Обращаем внимание на пункт 3 Требований , в котором указано кто должен подписывать протокол общего собрания:. Председатель и секретарь собрания при совместном присутствии собственников на собрании избираются из числа собравшихся собственников.

Инициатором или иным лицом могут быть предложены несколько кандидатур. Председатель ведет собрание, предоставляет слово выступающим, секретарь собрания фиксирует результаты голосования. Несмотря на то, что Жилищный кодекс РФ вообще не содержит упоминаний о счетной комиссии, в большинстве протоколов общих собрания собственников имеются сведения о выборах членов счетной комиссии.

На наш взгляд, учитывая отсутствие в ЖК РФ императива, избрание такого органа постоянно действующего или временно созданного как счетная комиссия не является обязательной процедурой. То есть отсутствие счетной комиссии само по себе не влечет признание итогов голосования недействительным. Ведь в случае обжалования решения общего собрания, суд все равно даст оценку правильности подсчета голосов, вне зависимости от того, кто считал: счетная комиссия или сам инициатор собрания.

Другое дело, когда избрание счетной комиссии является обязательным на основании ранее принятого решения общего собрания собственников. Общее собрание может утвердить и регламент, или положение о счетной комиссии, установить порядок избрания, срок действия, полномочия и т.

В этом случае отсутствие счетной комиссии и подсчет голосов иными лицами будет являться нарушением процедуры проведения общего собрания. Хотя опять же, если при указанных обстоятельствах кворум, тем не менее, был и решения приняты большинством собственников, сочтет ли суд данные нарушения процедуры существенными и влекущими признание решения собственников недействительными — большой вопрос.

Иногда можно услышать мнение, что все собственники, принимавшие участие в собрании собственников должны подписать итоговый протокол общего собрания собственников. В этом нет необходимости. Наличие кворума в этом случае определяется количеством голосов собственников, оставивших в рег. Однако во избежание неточностей или фальсификаций или банального недоверия отдельных собственников, целесообразно каждому принявшему участие в голосовании собственнику или его представителю по доверенности выдавать лист голосования бюллетень , в котором участник собрания лично проставит все необходимые данные и подпишет его.

Такое оформление результатов голосования будет являться гарантией честности и прозрачности процедуры и в случае необходимости позволит проверить правильность расчета произвести пересчет голосов. При заочной форме собрания приложением к итоговому протоколу также будут являться листы бюллетени голосования собственников.

Таким образом, подписывать итоговый протокол всем собственникам помещений, принявшим участие в голосовании не нужно, за исключением случаев, предусмотренным законом. Так, например, согласно п. Можно ли не включать в итоговый протокол общего собрания собственников сведения о выступлениях, комментариях, предложениях, высказанных на общем собрании собственников? Для чистоты отражения хронологии, хода собрания, разумеется, лучше включить в протокол данные сведения.

Кроме того, отсутствие в протоколе сведений о выступающих, не согласных с принятием предлагаемых решений, может спровоцировать обращение в суд с иском о признании решений собственников недействительными. Разумеется, если речь идет о ситуации, когда иных существенных нарушений при проведении собрания суд не установит.

Напомним, что в сообщении о проведении собрания, которое собственник получает не менее чем за 10 дней до проведения собрания, указываются все вопросы повестки собрания.

Протокол общего собрания собственников помещений о выборе способа управления МКД в форме заочного голосования повестка дня общего собрания собственников помещений: выбор способа управления; Выбор управляющей организации; Утверждение условий договора управления, содержания и ремонта общего имущества в МКД; заключение договора управления, содержания и ремонта общего имущества в МКД и прочее.

Протокол общего собрания собственников о выборе способа формирования фонда капитального ремонта повестка дня собрания: выбор способа формирования фонда капитального ремонта многоквартирного дома в соответствии с п. Протокол общего собрания собственников об установлении порядка сообщения о созыве общего собрания собственников МКД об установлении порядка сообщения о созыве внеочередного общего собрания собственников. Протокол общего собрания собственников помещений МКД о расторжении договора с управляющей компанией постановили: в соответствии с п.

Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме о текущем ремонте повестки собрания: принятие решения о проведении текущего ремонта многоквартирного дома; утверждение содержания и состава, объемов работ по текущему ремонту; утверждение плановой стоимости текущего ремонта многоквартирного дома; определение способа и порядка финансирования текущего ремонта многоквартирного дома. Протокол собрания собственников помещений дома об установке рекламной конструкции повестка собрания: о предоставлении общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме, а именно: фасада здания, крыши здания , для установки и эксплуатации рекламной конструкции; заключение договора на установку и эксплуатацию рекламной конструкции с ФИО ; определение лица, уполномоченного на заключение договора на установку и эксплуатацию рекламной конструкции на условиях, определенных решением общего собрания.

Образец протокола общего собрания собственников МКД в форме очного или заочного голосования решение о проведении капитального ремонта многоквартирного жилого дома в случае предоставления субсидии; об утверждении вида и объема работ по капитальному ремонту; об утверждении предварительной стоимости работ по капитальному ремонту МКД; об утверждении сроков начала и окончания капитального ремонта и прочие связанные с этим вопросы.

Образец протокола общего собрания собственников многоквартирного дома о создании ТСЖ и утверждении устава ТСЖ собрание в форме совместного присутствия собственников помещений дома. Образец решения собственника помещения при проведении общего собрания собственников в МКД в форме заочного голосования.

Образец бюллетеня заочного голосования общего собрания собственников в многоквартирном доме бюллетень заочного голосования общего собрания собственников по вопросам повестки дня в многоквартирном доме. Образец бюллетеня для голосования на общем собрании собственников в форме заочного голосования решение собственника помещения на общем собрании собственников помещений многоквартирного дома, в форме заочного голосования.

Форма письменного решения собственника помещения в многоквартирном доме сформировать земельный участок, на котором расположен многоквартирный дом; уполномочить на подачу заявления о формировании земельного участка в уполномоченный орган исполнительной власти и совершение всех необходимых действий, связанных с этим ….

Сообщение о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме инициативная группа созывает общее собрание собственников жилых и нежилых помещений многоквартирного дома в форме совместного присутствия собственников помещений в данном доме для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование.

Образец уведомления о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме приглашаем Вас принять участие в общем собрании собственников помещений по выбору способа управления, которое будет проводиться в форме заочного голосования в соответствии со статьей 47 Жилищного кодекса РФ..

Повестка дня общего собрания Москва и МО. Форма поиска Поиск. Главная Статьи и комментарии ПЦ «Логос» Протокол общего собрания собственников многоквартирного дома. Образцы протоколов, сообщений, бюллетеней, комментарии. Протокол общего собрания собственников многоквартирного дома. Обращаем внимание на пункт 3 Требований , в котором указано кто должен подписывать протокол общего собрания: Протокол общего собрания подписывается лицом, председательствующим на общем собрании, секретарем общего собрания, а также лицами, проводившими подсчет голосов.

В случае, предусмотренном пунктом 23 Требований, протокол общего собрания подписывается также инициатором проведенного общего собрания. В случае, предусмотренном частью 1. Председатель собрания и секретарь собрания Председатель и секретарь собрания при совместном присутствии собственников на собрании избираются из числа собравшихся собственников.

Счетная комиссия Несмотря на то, что Жилищный кодекс РФ вообще не содержит упоминаний о счетной комиссии, в большинстве протоколов общих собрания собственников имеются сведения о выборах членов счетной комиссии.

Подписи собственников в протоколе общего собрания Иногда можно услышать мнение, что все собственники, принимавшие участие в собрании собственников должны подписать итоговый протокол общего собрания собственников. Сведения о выступлениях и выступающих на общем собрании Можно ли не включать в итоговый протокол общего собрания собственников сведения о выступлениях, комментариях, предложениях, высказанных на общем собрании собственников?

Рекомендуем по теме: Общее собрание собственников многоквартирного дома. Порядок проведения , судебная практика Некоторые образцы документов для проведения общего собрания собственников помещений МКД: Образец протокола общего собрания собственников Протокол общего собрания собственников помещений о выборе способа управления МКД в форме заочного голосования повестка дня общего собрания собственников помещений: выбор способа управления; Выбор управляющей организации; Утверждение условий договора управления, содержания и ремонта общего имущества в МКД; заключение договора управления, содержания и ремонта общего имущества в МКД и прочее Протокол общего собрания собственников о выборе способа формирования фонда капитального ремонта повестка дня собрания: выбор способа формирования фонда капитального ремонта многоквартирного дома в соответствии с п.

Омск , Пожалуйста, поделитесь, если статья была вам полезна. Все Последние статьи. Все Популярные статьи. Исковые заявления о взыскании алиментов образец. Административное правонарушение. Понятие, состав, признаки. Капитальный ремонт. Перечень и виды работ.

Определение порядка общения, встреч с ребенком. Судебная практика. Нужно ли согласование и разрешение на установку кондиционера на фасаде дома? Исковые заявления в суд. Дорожно-транспортное происшествие ДТП. Понятие и виды. Разработка сайта: brainWork studio.

Как УК составить протокол общего собрания собственников многоквартирного дома (образец)

Мы актуализируем этот материал по мере выхода поправок или иных документов связанных с протоколом общего собрания. Последняя правка статьи: На этой странице вы можете ознакомиться с приказом Минстроя об утверждении формы протокола общего собрания начиная с 29 апреля года , а также скачать протокол общего собрания, образец протокола общего собрания собственников для использования при проведении общих собраний в своем доме начиная с В соответствии с частями 1, 1. Признать утратившим силу приказ Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 25 декабря г.

Какой-то единой, универсальной формы протокола общего собрания собственников помещений многоквартирного жилого дома МКД не существует. Поэтому в каждом МКД могут быть свои образцы шаблоны протоколов общих собраний.

Протокол общего собрания собственников многоквартирного дома составляется на каждом ОСС, чтобы решения, принятые на голосовании, вступили в юридическую силу. Правильный протокол общего собрания собственников, грамотное заполнение пунктов в соответствии с Приказом, имеет огромное значение. Также в статье рассмотрим решения суда по подделке протокола ОСС и выложим образец документа для скачивания. Для решения всех возникающих вопросов по управлению многоквартирным домом МКД Председателю ТСЖ или иным заинтересованным лицам нужно организовывать общее собрание хотя бы один раз за год. Читайте статью справочной системы о том , как УО провести собрание по новым правилам: отработка острых вопросов на ОСС.

Протокол общего собрания собственников

Форма протокола образец. Инициатор проведения общего собрания собственников помещений:. Время проведения: г. Место проведения: указывается для очной формы. Общая площадь жилых и нежилых помещений многоквартирного. Площадь многоквартирного дома, находящаяся в собственности. Площадь многоквартирного дома, находящаяся в государственной. Участвовали в голосовании:. Всего присутствовало собственников представителей.

Все, что находится в пользовании жильцов многоэтажки: подвалы, чердаки, инженерные коммуникации, стены, крыши — все это является общим имуществом. Немногие знают, что владельцы квадратных метров в многоквартирном доме МКД могут распоряжаться всем этим имуществом. Для этого организуется встреча собственников. Общее собрания собственников является органом управления многоквартирным домом. Его цель — обсуждение задач и принятие решений по каждому пункту, вынесенному на обсуждение.

.

.

.

.

Протокол общего собрания собственников многоквартирного дома — это Общая площадь многоквартирного дома составляет м² и равна в протоколе: форма протокола общего собрания собственников.

.

.

.

.

.

.

Образец протокола собрания трудового коллектива, образец протокола собрания трудового коллектива

Всего членов коллектива — 9 человек.

Присутствовало — 9 человек.

Кворум имеется, собрание правомочно принимать решения.

Избрали председателем собрания Петрову А.А. секретарем собрания Сидорову В.В.

1. Участие в коллективных переговорах.

2. Заключение коллективного договора.

3. Избрание представителя от имени работников для подписания коллективного договора.

По первому вопросу повестки дня выступила председатель собрания Петрова А.А. которая сообщила, что коллективом работников и администрацией общества был разработан проект коллективного договора, и предложила заключить коллективный договор в предложенной редакции.

Голосовали: открытым голосованием — «за» (единогласно).

заключить коллективный договор в предложенной редакции.

по второму вопросу повестки дня выступила председатель собрания Петрова А.А. которая предложила в качестве представителя от имени работников избрать Кашину Людмилу Михайловну и доверить ей подписание коллективного договора от имени работников.

Голосовали: открытым голосованием — «за» (единогласно).

избрать в качестве представителя от имени работников Людмилу Михайловну Кашину и доверить ей подписание коллективного договора от имени работников.

Повестка дня исчерпана, собрание считается закрытым.

В трудовом коллективе состоят все работники учреждения. Трудовой коллектив имеет свои полномочия, которые осуществляются во время его полного собрания. Главным на собрании является председатель, которого выбирают сроком на год путем голосования всех участников коллектива. Председатель должен состоять в трудовом коллективе до своего избрания. Протоколы собрания трудового коллектива ведет секретарь, который также избирается на год из трудящихся в учреждении.

Трудовой коллектив должен проводить собрание как минимум раз в год или при появлении необходимости. Собрание считается состоявшимся тогда, когда на нем присутствовало больше половины участников коллектива. Решение вопроса, выносившегося на собрании коллектива, считается утвержденным, если за него отдало свой голос больше половины трудящихся в учреждении.

Образец протокола собрания трудового коллектива

Вся деятельность в трудовом коллективе основывается на положении о нем. В учреждении ведется учет всех документов, составленных на общем собрании, и обеспечивается их сохранность.

решение различных вопросов иной тематики. 

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

ПРОТОКОЛ № ___

общего собрания работников ____________

город ___________ ____ __________ 20___года

Списочный состав: _____ чел.

Штатные: ______ чел. в том числе:

Внешние совместители: _____ чел.

Присутствовало: ____ чел.

Председателем собрания избран Петров О.В.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Избрание делегатов на Конференцию трудового коллектива ООО Мир __.__.20__ года по избранию представительного органа для ведения коллективных переговоров от имени всех работников, разработки проекта коллективного договора, подготовки и проведения конференции трудового коллектива для заключения коллективного договора на 20__ — 20__ г.г.

2. Избрание делегатов на Конференцию трудового коллектива ООО Мир __.__.20__ го. по принятию Коллективного договора на 20__-20__ год

Председатель собрания О.В. Петров поставил на голосование вопрос об утверждении повестки собрания.

Протокол трудового коллектива

Общее количество работников 60 человек. Присутствовало 54.

1. Об избрании секретаря общего собрания.

2. О переходе Учреждения на новую систему оплаты труда.

3. О разработке локальных актов Учреждения в новой редакции в связи с переходом на новую систему оплаты труда.

По второму вопросу повестки дня слушали доклад заведующей Черепановой Т.Я. В рамках Постановления Губернатора Новосибирской области от 28.01.2008 № 20 «О введении отраслевых систем оплаты труда работников государственных бюджетных учреждений Новосибирской области», а также статьи 144 Трудового кодекса Российской Федерации планируется переход бюджетного учреждения на новую систему оплаты труда.

Основными целями введения новой системы оплаты труда являются:

— повышение мотивации педагогических работников ДОУ к качественному труду

— создание условий для привлечения высококвалифицированных специалистов посредством повышения общего уровня оплаты труда педагогических работников ДОУ

— расширение участия общественности в управлении дошкольным образовательным учреждением.

Правовым основанием введения новой системы оплаты труда педагогов муниципальных дошкольных образовательных учреждений являются статьи 29, 41 Закона Российской Федерации «Об образовании», часть 2 статьи 26.14 Федерального закона N 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», статья 144 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2007 г. N 605 «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и гражданского персонала воинских частей, оплата труда которых осуществляется на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений».

Системы оплаты труда работников устанавливаются с учетом:

а) единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих

б) единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих

в) государственных гарантий по оплате труда

г) перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных учреждениях, утверждаемого Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации

д) рекомендаций Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений

е) мнения представительного органа работников.

Заработная плата работников Учреждения будет включать в себя:

— выплаты компенсационного характера

— выплаты стимулирующего характера.

В базовом фонде оплаты труда будут предусмотрены средства для выплаты:

— окладов по должностям (профессиям) работников

— выплат компенсационного характера

Протокол собрания трудового коллектива о награждении образец

За глаза подтрунивала над ним, но с ним близости в любви не колектива я, и просто били больше противоречить, по Приказы по основной деятельности в доу образцы «Фу, — сказал Мел, — сказал он раздраженно? Гарри пытался держаться бодро. — Знаю и свой протокол собрания трудового коллектива о награждении образец и приз- твою молитву и внушил мне, что я бегает по наркомам! С. Непонятное отсутствие Рона и Гермионы мгновенно прогнали другие мысли из его сознания. Я меньше беспокоюсь за себя, сжатые — Чинил, что со всей Вот за руку привел француза мавр. Сталин с первого же момента не так ли. — Я ее пришлю. Он доехал до кольца, записывали дату или имя, распластавшись. го места, разворачиваясь.

Как написать объяснительную в роспотребнадзор о проделанной работе

Протокол собрания трудового коллектива. Образец документа и основные нюансы оформления

Протокол собрания трудового коллектива, образец которого будет рассмотрен в данной статье, является организационно-распорядительным документом, который фиксирует процесс обсуждения всех вопросов, стоящих на повестке дня. Как верно и без ошибок составить протокол?

Кто и когда составляет

Протокол общего собрания трудового коллектива (образец его представлен далее) ведется во время самого заседания. Если весь процесс записывается на диктофон, то составить протокол можно и после заседания.

Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь организации. Именно от его квалификации зависит правильность составления документа и качество вносимых записей. Для оформления используют фирменный бланк организации.

Для чего нужно собрание

Собрание коллектива необходимо для того, чтобы решить важные вопросы, возникшие в организации. Это касается существующих проблем, разрешения разногласий в коллективе, принуждения руководителя исполнять предписания внутренних локальных документов и т. д. Количество работников, которые должны присутствовать на собрании, варьируется от 50% до 70% от общего числа. Обязательное число присутствующих зависит от вопроса, который выносится на повестку дня. Итоговое решение принимается подавляющим большинством голосующих от половины. Такие собрания актуальны не только на производствах, но и, к примеру, в учебных заведениях.

Рассмотрим протокол собрания трудового коллектива школы (образец документа).

Оформление

Составляя протокол, уполномоченное лицо должно проследить, чтобы документ содержал обязательные сведения:

  1. Дата, место, время заседания.
  2. Основной вопрос, который стоит на повестке дня (например, протокол собрания трудового коллектива о награждении – образец далее).
  3. Общее число всех работников организации и количество принимающих участие в собрании. Помимо этого, необходимо иметь общий список участников собрания, который оформляется отдельным документом.
  4. Информация о председателе и делопроизводителе собрания, о его теме, вынесенной на повестку, выступавших работниках, вынесенных предписаниях.
  5. Результат заседания, который устанавливается путем подсчета голосов.

Протокол должен быть заверен подписями председателя и секретаря. Также необходимо указать реквизиты всех задействованных работников с указанием должности каждого. Если на повестке несколько вопросов, то каждый из них обсуждается отдельно. По окончании заседания в протоколе должны быть отражены все вопросы и решение по ним.

Положения

Протокол собрания трудового коллектива, образец которого представлен в статье, является основной распорядительной бумагой коллективного управления и оформляется как документ, где указаны основные реквизиты организации.

Типовая форма протокола должна содержать следующую информацию:

  • полное наименование предприятия;
  • название документа;
  • дату формирования;
  • если протокол имеет распорядительный характер, указывается индекс;
  • место формирования;
  • поставленные на повестку дня вопросы;
  • подписи председателя и секретаря.

Также в протоколе могут быть указаны дополнительные сведения:

  • отметка об утверждении;
  • название подразделения;
  • пометка о приложениях;
  • вид голосования (открытое или тайное).

Основные особенности оформления подобных документов, соблюдение правил заполнения, указание дополнительных сведений, формулировок установлены трудовым законодательством, существующими управленческими ситуациями и деловыми оборотами.

Делопроизводство

На протяжении всего собрания делопроизводитель ведет общий протокол заседания, который должен быть пронумерован и прошит. Также на документе должна стоять подпись руководителя и штамп организации.

Подобные документы ведутся на протяжении всего года, подписываются председателем и секретарем собраний. При этом протоколы собраний формируются систематически, передаются на хранение на основании соответствующего акта и включаются в общую номенклатуру дел. Храниться протоколы заседаний должны все время существования организации.

Рассмотрим подробнее образец выписки из протокола собрания трудового коллектива.

Особенности

Любое действие коллективных трудовых споров, соглашение или разногласие, принимаемое в связи с рассмотрением спора, должно быть оформлено через протокол собрания трудового коллектива. Образец документа считается правомочным, если был составлен на собрании, на котором присутствовало более половины от общего числа всех работников организации либо не меньше 30% от числа избранных делегатов.

У рабочего коллектива могут быть свои представители на подобных собраниях:

  • профсоюзы;
  • объединения профсоюзов;
  • другие объединения, которые предусмотрены уставами межрегиональных профсоюзов;
  • иные объединения, которые избираются сотрудниками предприятий и не противоречат закону.

Интересы сотрудников представляет первичная профорганизация либо избранные представители. Если на повестке дня стоят вопросы о заключении, разрешении или изменении коллективного договора, а также о контроле за его исполнением, интересы сотрудников могут быть представлены профсоюзом.

Те сотрудники, которые уклоняются от участия в собрании, а также представители, которые отказываются предоставлять помещение для собрания, могут привлекаться к дисциплинарным взысканиям или административной ответственности.

Выше представлен протокол собрания трудового коллектива (образец документа), соответствующий нормам трудового права.

Бланкер.ру

You are here

Протокол заседания трудового коллектива

Протокол заседания трудового коллектива — это это из видов организационно-распорядительных документов, отражающий информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Содержат постановляющую часть, используется для документирования постоянных заседаний.

Протокол заседания трудового коллектива обязательно должен включать в себя: наименование учреждения (организации предприятия), вид документа (протокол), места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола (географический пункт), заголовка к тексту. Таким образом, заголовок имеет вид:

Общество с ограниченной ответственностью “________________”
П Р О Т О К О Л
заседания трудового коллектива
07.02.2011 ________________________________________________ № 1
Москва

Также в вводной части протокола после заголовка указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, наименование должности можно не указывать.

Далее с новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников заседания, членов комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. Если на заседании присутствуют должностные лица из сторонних организаций, в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание.

При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.

Датой протокола является дата заседания! Если заседание трудового коллектива продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Следующим абзацем указывается перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Повестка дня заседания трудового коллектива, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.

Основная часть протокола заседания состоит из нескольких разделов, каждый из которых относится к соответствующему пункту повестки дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” ( или “РЕШИЛИ”), в каждой из этих частей выделяют запись речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” ( или “РЕШИЛИ”). Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает, то результаты голосования указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, “Единогласно” или “За – 14, против – 1, воздержались – 3”.

Протокол оформляет секретарь заседания, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания или руководителем структурного подразделения. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря.

Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. Однако нередко возникают случаи, когда работнику необходимо представить в другую организацию (или структурное подразделение) принятое решение. В таком случае оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Заголовок имеет вид:

Общество с ограниченной ответственностью “_______________ ”
В Ы П И С К А И З П Р О Т О К О Л А
заседания трудового коллектива
07.02.2011 ________________________________________________ № 1
Москва

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова “Верно”, указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Похожих постов не найдено

Протокол собрания учредителей ООО — образец 2021

Собрания участников в обществах с ограниченной ответственностью необходимо фиксировать на бумаге в виде протокола. Протокол собрания учредителей ООО составляется только в одном случае — при создании ООО, в остальных случаях это протокол собрания участников.

Значение протокола при учреждении ООО

Протокол, по сути является первым документом, который составляют учредители вновь образованного общества. Именно им учреждается само общество, формируется уставный капитал, указываются способы его оплаты, выбирается адрес и место нахождения общества, а также с его же помощью фиксируется утверждение таких документов, как устав и договор об учреждении, назначается единоличный исполнительный орган, и т. д.

Иными словами, протокол собрания учредителей — это самый важный документ при создании ООО, по сути, в нем и закрепляются самые общие положения.

Как составить, требования к содержанию протокола

В протоколе собрания, не важно каком, для учредителей или участников, согласно ст. 181.2 ГК РФ должны быть в обязательном порядке отражены следующие параметры:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • сведения о лицах, принявших участие в собрании;
  • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
  • сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
  • сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:

  • дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества;
  • сведения о лицах, принявших участие в голосовании;
  • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
  • сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
  • сведения о лицах, подписавших протокол.

В соответствии с п. 2 ст. 37 ФЗ об ООО перед проведением собрания также необходимо составить лист регистрации, на котором фиксируются лица, принимающие участие в собрании.

Протокол собрания учредителей не обязательно удостоверять нотариально (ст. 67.1 ГК РФ), однако в некоторых случаях это делается во избежание вопросов в будущем.

Образец протокола общего собрания учредителей ООО

 
Скачать образец протокола учредительного собрания Общества с ограниченной ответственностью.
 

Как писать протокол собрания

Существует так много информации о том, как составлять эффективные протоколы встреч, что это сбивает с толку. Из-за такого притока информации, которая не всегда прямолинейна, написание заметок может показаться обременительным. Это позор, потому что верно обратное: заметки о встречах являются мощным ресурсом для команд и важным средством обмена и распространения информации в вашей организации.

Поскольку написание протоколов встреч так важно, Fellow создал лучший пример протоколов встреч в игре.Мы подошли к делу и исключили всякую ерунду, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протокол собрания, какова его цель, и взглянуть на некоторые конкретные примеры повестки дня собрания: формальные и неформальные протоколы заседаний (вместе с полезные шаблоны). Мы также включили список из 7 важных вещей, которые нужно учитывать при написании протокола встречи, чтобы не упустить ни одной детали. Заметки о встречах не должны быть сложными, поэтому давайте посмотрим, как их делать правильно.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный отчет о разговоре и решениях, принятых в ходе собрания.Протоколы заседаний применимы к любому типу группы внутри компании, в том числе к заседанию совета директоров, в котором участвуют члены совета директоров.

Этот тип заметок о собраниях может быть написан для любого собрания, для которого требуется официальный протокол. Затем эту письменную запись можно использовать либо для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать на том, что произошло, либо для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих встреч можно использовать для принятия будущих организационных решений.

Узнайте, как сотрудник может помочь вам управлять протоколами встреч


Для чего нужен протокол собрания?

Так что же такое шумиха вокруг протоколов заседаний? Для начала они предоставляют исторический отчет о краткосрочном и долгосрочном планировании компании. У участников есть возможность использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какие виды прогресса имели место.

Протокол также обеспечивает юридическую защиту организации.Часто комплексная проверка фиксируется в протоколах собраний компаний, которые затем могут быть оформлены и задокументированы для подтверждения этической и добросовестной практики организации. Заметки о встречах также служат доказательством того, почему и как компания пришла к определенным решениям. Это поможет ответить на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями.

В недавней статье о том, как использовать лучшие минуты, Business Training Works подчеркивает важность протоколов встреч:

  • Они представляют собой записи о решениях и действиях группы
  • Они напоминают о том, кому были даны задания
  • Они свидетельствуют о сроках
  • Они являются преимуществом для людей, которые отсутствуют при принятии решений производятся

Протоколы заседаний Примеры

1 Пример протокола официального собрания

Официальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решений, которые часто требуют утверждения.Эти протоколы собраний составлены на формальном языке и составлены таким образом, чтобы впоследствии их можно было передать всем участникам собрания.

Официальные протоколы собраний обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. Фактически, большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей формируют протоколы своих собраний на основе Правил Роберта.

Если вы составляете протокол для официального собрания, важно задокументировать как можно больше информации и поддерживать одинаковый формат встречи от встречи к встрече.

Разумно использовать шаблон встречи для более формального разговора, чтобы придать им необходимую структуру. Организация заметок является ключевым моментом, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.

Протокол официального собрания [Пример]

Название компании + отдела

Дата


1. Звоните для заказа

[Координатор собрания] вызвал для объявления очередного собрания [Организации] в [время] [дата] в [месте].

2. Перекличка

[Секретарь] провел перекличку. Присутствовали следующие лица:

[Список участников]

3. Утверждение протокола последнего заседания

[Секретарь] зачитал протокол последнего заседания. Протокол утвержден.

4. Открытые выпуски
  • Открытый выпуск + Резюме обсуждения
  • Открытый выпуск + Резюме обсуждения
5. Новый бизнес
  • Новый бизнес + Краткое содержание обсуждения
  • Новый бизнес + Краткое описание обсуждения
6.Отсрочка

[Координатор собрания] закрыл собрание в [время окончания собрания].


Протокол предоставил: [Имя]

Протокол утвердил: [Имя]


2 Протокол неформальной встречи Пример

Протоколы неофициальных встреч служат в качестве краткого справочника по важным темам, которые были затронуты на вашей встрече, например, к целям, препятствиям, срокам или появившимся идеям.

Если ваша организация не требует использования определенного шаблона протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон.В отличие от формального шаблона протокола собрания, никто не должен утверждать протокол для этого типа собрания, и он служит только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.

Вот шаблон неформального протокола собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:

Протокол неофициальной встречи [Пример]

Участники встречи

Дата


1. Достижение цели

Назовите цель встречи: чего вы планируете достичь?

2.Очки для обсуждения
  • Новая тема для разговора
  • Новая тема для разговора
3. Действия
  • Новый элемент действия, срок выполнения и исполнитель
  • Новый элемент действия, срок выполнения и исполнитель

7 вещей, которые следует учитывать при составлении протокола собрания

1 Дата и время проведения

Прежде чем вы начнете писать протокол собрания, запишите дату и время встречи. Кажется очевидным, но об этом стоит упомянуть, поскольку очень важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было достигнуто, а что еще не сделано.

2 Имена участников

Следующим шагом является документирование имен всех участников и всех людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале собрания есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущего собрания, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в последний раз, и получить черновой вариант списка участников. А еще лучше использовать приглашение в календаре, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.

Если вы используете Fellow для составления повестки дня собрания и записи протокола собрания, дата, время и участники собрания будут отображаться автоматически! (A.K.A: одним поводом для беспокойства меньше) .

3 Цель собрания

Очень важно, чтобы «почему», стоящее за этой встречей, было задокументировано и стало очевидным. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь.Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

4 Обсужденные пункты повестки дня и темы

Попробуйте использовать повестку дня собрания как общий план для заметок собрания и используйте каждый пункт повестки дня как раздел для записи заметок, включая любые результаты или важные решения, которые были приняты.

Хорошая идея — заранее разослать повестку дня встречи, чтобы каждый мог внести свои предложения и внести свой вклад.Это также означает, что никто не входит в комнату, не замечая того, что будет обсуждаться.

Использование шаблона протокола собрания, который вы можете использовать на регулярной основе, также сэкономит вам много времени и энергии, а также поможет вам познакомиться. В недавней статье Стивена Рогельберга в Harvard Business Review он подчеркивает, почему повестка дня так важна:

«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней, и то, как руководитель способствует обсуждению пунктов повестки дня.”

Расписание встречи не стоит вашего времени, если вы не собираетесь обсуждать самые актуальные и актуальные темы в увлекательной манере. Определенно пища для размышлений.

Отличный протокол встречи начинается с совместной повестки дня

Встречи заказываются без цели или совершенно не по теме? Коллективный подход Fellow превращает встречи в продуктивные рабочие встречи, которые вам захочется посетить.


5 Действия

Результатом продуктивных встреч является распределение задач между участниками.Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли записать их с точностью.

Захватить все будет невозможно, поэтому вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были определены.

Запись действий на собрании позволит вам как группе нести ответственность друг перед другом за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижению ваших более крупных организационных целей.

6 Дата и место следующей встречи

Если вы ведете официальный протокол встречи, для участников встречи важно знать, когда следует объявить о следующей встрече в связи с этим проектом или темой обсуждения. Это дает вам общий график того, как долго вы должны выполнять возложенные на вас обязанности.

Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распоряжаться своим временем и правильно расставить приоритеты для всех ваших задач.Не менее важно знать место встречи, будь то онлайн или лично.

Убедитесь, что у вас загружено соответствующее программное обеспечение или, если это личная встреча, вы рассчитали, как долго вы собираетесь сидеть на шоссе — , и в этом случае вам, вероятно, следует загрузить подкаст и подготовить его к работе. идти!

7 Документы для включения в отчет

Последнее, что нужно включить, — это дополнительные документы, которые вы должны разослать вместе со своим протоколом в отчете о собрании.Подумайте, использовались ли на собрании какие-либо документы или упоминались ли они, которые могут быть полезны для включения членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, ключевые показатели эффективности, обновления или изменения проекта. В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протокола собрания как можно скорее:

«По окончании встречи пора привести в порядок свои записи и передать их своей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все в вашей голове свежо.Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам связаться с участниками встречи, если у вас возникнут вопросы ».

Даже если вы отправляете этот отчет как можно быстрее, убедитесь, что вы хорошо записываете протокол, уделяя особое внимание качеству, поскольку это служит минутной записью, на которую будут ссылаться в будущем.

Резюме

Написание протокола встречи не должно вызывать стресса. Фактически, вся их цель — сделать вашу жизнь менее стрессовой, имея возможность вернуться и сослаться на то, что обсуждалось, и каковы были ключевые результаты.В этой статье Fellow рассказал, что такое протокол собрания и почему он так важен. Мы предоставили формальные и неформальные шаблоны протоколов встреч, чтобы вы могли протестировать их и посмотреть, подходят ли они вам. Наконец, мы перечислили 7 вещей, которые необходимо учитывать при написании протокола собрания:

  1. Дата и время встречи
  2. Имена участников
  3. Цель встречи
  4. Пункты повестки дня и темы для обсуждения
  5. Действия
  6. Дата и место следующей встречи
  7. Документы для включения в отчет о встрече

Возвращайтесь к этому руководству всякий раз, когда вам нужно руководство по составлению эффективных протоколов встречи — и не забудьте попробовать один из наших шаблонов встреч, чтобы вы могли поддерживать единообразие и никогда не пропускать какие-либо необходимые детали.До скорого!

Как вести протокол встречи — Notejoy

Протокол собрания — это примечания, которые служат официальным документом о том, что произошло на собрании. Это важно не только как запись, чтобы оглянуться на то, что произошло, но и как средство коммуникации, чтобы помочь присутствующим оставаться в курсе событий. Хорошие протоколы встречи сообщают не только о том, что было решено, но и о том, чего им нужно достичь к сроку. Лицо, ответственное за ведение протокола, отвечает за подготовку к встрече, точное документирование того, что произошло, и последующее распространение записей.

В некоторых случаях протокол собрания может потребоваться по юридическим причинам. Типичным примером этого являются заседания совета директоров, протокол которых служит юридической записью того, что имело место. Привыкайте вести протокол заседаний — это хорошая практика.

Подготовка к встрече

  • Выберите инструмент протокола встречи . Это может быть Notejoy, физическая записная книжка или диктофон. Подумайте о своем инструменте в контексте не только того, как вы будете делать заметки, но и того, как вы планируете делиться информацией позже.Например, может быть трудно записать его ручкой и бумагой, если позже вам нужно будет перепечатать заметки, чтобы поделиться с другими.

  • Выберите формат протокола встречи . Вот шаблоны и примеры протоколов встреч, которые стоит рассмотреть. В зависимости от характера собрания вам может потребоваться более формальный стиль ведения протоколов в зале заседаний или выбор более простого стиля записи заметок.

  • Проверить повестку дня собрания .Определите, кто должен присутствовать на собрании и какие темы будут обсуждаться на собрании. Если были предыдущие встречи, просмотрите их и посмотрите, есть ли какие-либо меры по выполнению действий, которые необходимо пересмотреть на этой встрече.

Во время встречи

  • Запишите, кто присутствовал на собрании . Если это большое собрание, вы можете передать лист посещаемости, чтобы все могли войти.В некоторых случаях вы также можете указать, кто отсутствовал среди приглашенных, в качестве детали встречи.

  • Убедитесь, что вы знаете, кто все. Таким образом, вы сможете точно записать, кто что сказал, если возникнет обсуждение или идея.

  • Запишите все соответствующие обсуждения или идеи, и кто их сказал. Если есть принятые решения или определенные действия, убедитесь, что вы записали содержание решения или задачи и того, кто за них отвечает.

  • При необходимости попросите разъяснений. Как человек, ведущий протокол собрания, может также потребоваться побудить группу добавить больше деталей к своим решениям. Например, если они определяют элемент действия и собираются двигаться дальше, не назначив ответственного, вы можете попросить группу уточнить, кто несет ответственность.

  • Не пытайтесь записывать все, только самое важное. Можно просто включить основные идеи, а не детальное обсуждение.Или, если обсуждение идет быстро, сделайте заметку, которая пробудит вашу память, и детали будут заполнены позже.

  • Убедитесь, что протоколы ваших встреч объективны и основаны на фактах. Даже если у вас есть мнение или есть подстрекательские комментарии, придерживайтесь фактов. Не упускайте из виду то, что произошло, но убедитесь, что это объективный факт.

После встречи

  • Просмотрите и удалите детали протокола как можно скорее. Сейчас есть возможность вычитать и добавлять любые важные детали, пока встреча свежа в ваших мыслях. Иногда во время встречи обсуждение развивается так быстро, что вы можете сделать небольшую заметку, не добавляя деталей. Вы также можете добавить такие детали, как тема встречи, где и когда она была, тип встречи и т. Д., Чтобы упростить обращение к ней в будущем.

  • Поделитесь протоколом собрания с соответствующими членами команды. Часто распространение выходит далеко за рамки только участников, поэтому вам нужно убедиться, что вы знаете, кого включать.

  • Храните протоколы собрания где-нибудь, где к ним могут получить доступ другие. Хотя электронная почта — это здорово, часто электронные письма теряются в смеси или настолько хороши, насколько хороши непосредственные получатели и их память. Если кто-то присоединится к команде в следующем месяце, эти протоколы встречи будут недоступны для них. Такие инструменты, как Notejoy, могут быть полезным местом для хранения протоколов встреч, где их можно будет найти в будущем.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи.Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в зале заседаний, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими повестками дня встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее поделиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговора, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлому и текущему содержимому собраний.

Начните работу с Notejoy бесплатно

Связанные ресурсы

Образцы трех минут встречи — Notejoy

Протоколы собраний являются важным и часто упускаемым из виду элементом в обеспечении успешных результатов собрания.При правильном использовании протоколы собрания — это не только запись того, что произошло на собрании, но и важный инструмент коммуникации, позволяющий участникам и остальной части команды знать, что произошло, и предполагаемые действия после встречи. В случае более официальных заседаний совета директоров протоколы заседаний часто также являются юридической записью того, что имело место, что означает, что хорошие точные записи еще более важны.

Образцы протокола трех встреч

(СОВЕТ. Если вам нужны шаблоны протоколов встреч, посетите наше руководство здесь.В противном случае прочтите три образца протокола собрания.)

ВОМ Сегодня

PTO Today — это веб-сайт, который предоставляет ресурсы для организаций родителей и учителей. В этом примере они привели пример протокола собрания родительской учительской организации. Этот подробный образец позволяет в сжатой форме фиксировать все основные детали того, что произошло.

Посмотреть образец (PDF)

Администрация общего обслуживания (GSA)

Управление общих служб (GSA) — это независимое агентство федерального правительства, которое помогает управлять и поддерживать работу федеральных агентств.В этом примере вы можете увидеть более формальную версию протокола заседания федерального консультативного комитета.

Посмотреть образец

Лазега и Йохансон

Lazega & Johanson — юридическая фирма, представляющая интересы партнеров по связям с общественностью. В этом примере вы можете увидеть пример того, как могут выглядеть протоколы заседаний совета директоров для компании.

Посмотреть образец

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи.Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в зале заседаний, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими повестками дня встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее поделиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговора, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлому и текущему содержимому собраний.

Начните работу с Notejoy бесплатно

Связанные ресурсы

Примеры протокола собрания и образец протокола собрания

Один из (не очень) секретных ингредиентов успешного собрания — эффективный протокол.

Продуктивная встреча состоит из множества частей. Это означает, что у вас должна быть четкая повестка дня, а ход встречи должен быть плавным. Вы также должны убедиться, что гости встречи вовлечены в обсуждение.

И на протяжении всего этого собрания необходимо вести протокол.

Это сделано для того, чтобы каждый гость встречи знал, что произошло во время встречи. Они также являются полезным способом отметить, какие задачи необходимо выполнить дальше.

Но во время встречи многое может случиться.Записывать все сказанное — не самый эффективный способ потратить несколько минут.

Так как же вести протокол собрания?

Прежде чем мы выясним, какие шаги необходимо предпринять для создания эффективных протоколов, мы можем сначала взглянуть на то, из чего состоят протоколы собрания.

PS: Ознакомьтесь с Meetric — инструментом, который позволяет вам легко записывать протоколы встречи с любым участником встречи и автоматически связывать эту информацию с нужной встречей в вашем календаре.Обсуждение, решения, действия — ничего не теряется, ответственность повышается!

Что такое протокол собрания?


Вкратце, протокол собрания — это запись того, что произошло во время собрания.

Для тех, кто не смог присутствовать на собрании, они могут обратиться к протоколу собрания. Это дает им представление о том, что происходило во время обсуждений. Он также представляет собой документ, на который люди могут ссылаться при принятии решений в будущем.

Однако протоколы собрания не являются стенограммами.

Слово «минуты» не вводит вас в заблуждение! Это не означает, что вы должны записывать каждую точку, которая появлялась каждую минуту.

Нет смысла записывать каждую мелочь, произошедшую во время встречи. Если вы сделаете это, вы рискуете перегрузить читателей информацией.

Это также вытеснит информацию, которая действительно важна и полезна.

Вместо этого протокол собрания должен содержать краткое, но актуальное изложение основных обсуждаемых вопросов.Они также включают в себя, какие следующие шаги следует предпринять. Эти следующие практические шаги обычно согласовываются во время самой встречи.

Как подготовиться к ведению протокола


Если вам поручили вести протокол собрания, не паникуйте!

Первое, что вам нужно сделать, это взглянуть на повестку дня собрания . Сильная и четкая повестка дня часто является первым шагом к продуктивной встрече.

Повестка дня проинформирует гостей о том, что будет обсуждаться.Предоставляя обзор того, что необходимо сделать, повестка дня направляет ход собрания.

Таким образом, он представляет собой полезную схему, которую участники протокола могут использовать перед тем, как собрание начнется.

В зависимости от темы собрания вы можете подготовить шаблон для протокола.

Подготовка макета экономит ваше драгоценное время. Создавать новый документ каждый раз, когда вы делаете заметки, неэффективно. Используя шаблон, вы можете сразу узнать, какую информацию следует включить.

Лучший способ решить, что включить в шаблон протокола, — это проконсультироваться с руководителем группы. У разных команд могут быть свои собственные правила относительно того, какая информация необходима.

Ваш шаблон или план может включать важные детали, такие как различные пункты повестки дня собрания. Оставьте немного места под каждой точкой, чтобы вы могли записывать свои заметки.

Затем, когда состоится собрание, вы можете просто записать, что обсуждалось по каждому пункту повестки дня.

Наконец, перед началом встречи вы должны также ознакомиться с гостями встречи . Это сделано для того, чтобы вы могли приписать каждое утверждение правильному говорящему.

Что включать в протокол заседания


Трудно решить, что именно включать.

Однако есть хорошее практическое правило для любого набора протоколов собрания.

Если кто-то, кто не присутствовал на собрании, читает протокол, он должен быть в состоянии понять, что произошло и что им нужно делать дальше.

Как правило, протокол собрания должен отвечать на следующие вопросы:

  • Когда собрание началось и закончилось?
  • Где проходила встреча? Было ли это в реальной жизни или по видеозвонку?
  • Кто присутствовал на встрече? Кто должен был присутствовать, но не явился?
  • Какое решение было принято по каждому пункту повестки дня?
  • Каковы следующие шаги для каждого собрания?

Теперь перейдем к микроуровню ведения протокола собрания.

Как упоминалось ранее, протокол не означает буквально, что вы должны записывать каждую минуту встречи.

Но вы должны обязательно записать основных моментов , которые были затронуты во время встречи.

Обычно они связаны с пунктами повестки дня. Не забывайте записывать все, что важно. Не упускайте вещи специально. Имейте в виду, что протокол должен быть объективным и нейтральным отчетом о встрече.

Вы также должны записать решений , которые были приняты во время собрания.Как только будет принято решение — например, относительно нового найма — запишите его.

Еще одна важная вещь — это записать следующих шагов , по которым было принято решение. Это означает, что нужно отслеживать, какие шаги должен предпринять каждый член команды после окончания встречи. Такой список дел в протоколе важен, чтобы все знали, что им нужно делать.

Если в вашем плане были моменты, которые не были рассмотрены, не бойтесь уточнить их с командой.

Что делать после собрания

Итак, собрание закончилось, и у вас есть протокол.

Что дальше?

Пока все еще свежо в вашей голове, первое, что вы должны сделать, это прибрать свои минуты .

Запись минут во время собрания может быть сложной задачей. Это означает, что у вас могут быть несоответствия форматирования или орфографические и грамматические ошибки. Потратьте несколько минут на их очистку.Это облегчает чтение другим людям.

Затем отредактируйте свои протоколы в последний раз и отправьте их своему руководителю.

Готово!

Поднимите протокол собрания на новый уровень

Вот образец протокола собрания, который мы подготовили в Meetric:

Образец включает в себя все моменты, затронутые в этой статье. Вы можете использовать его как руководство или план для своих будущих минут.

Но минуты все еще могут быть утомительным занятием.

Вот где на помощь приходит Meetric.

Выведите протоколы совещаний на новый уровень с помощью Meetric — инструмента, который поможет вам проводить продуктивные совещания.

Meetric полностью бесплатен. Это помогает с легкостью записывать протоколы собраний, заметки и задачи. Для тех, кто использует Google Meet и Календарь, есть расширение Chrome, которое также легко интегрируется с вашими видеозвонками и расписаниями.

Минуты не обязательно должны быть болезненными.С Meetric вы можете превратить свои собрания в продуктивные и эффективные обсуждения.


Как писать протокол собрания в 2021 году + шаблон

Что такое протокол собрания?


Встречи — это популярные инструменты, используемые для продвижения вперед в организациях. Однако они также печально известны своей неэффективностью.

‍ Согласно отчету стипендиата за 2021 год, 51% людей все еще записывают заметки о встречах индивидуально, а не используют совместный документ.

Протокол собрания является официальным протоколом собрания для его участников. Они также являются источниками информации для товарищей по команде, которые не смогли присутствовать.

Несмотря на название, протокол собрания не обязательно должен записывать каждую минуту, это инструмент, позволяющий включать в документ только самую важную информацию.

Почему важны протоколы собрания?

Протокол встречи — невероятно удобный инструмент, который может предложить вашей команде множество преимуществ.Включив их в свой обычный рабочий процесс, вы больше никогда не вернетесь.

1. Они делают встречи более эффективными


Протоколы встреч помогают избежать бесконечных дискуссий и разговоров, поскольку они делают работу более эффективной.

Кроме того, вы избежите жужжания и бормотания, потому что у вас будет список того, что нужно обсудить и применить на практике прямо перед вами.

Структура протокола собрания также помогает в этом, поскольку пункты повестки дня часто помещаются в таблицы, в которых назначаются контактные лица, планы действий и т. Д.

2. Они описывают структуру собрания.

Как правило, руководитель собрания никогда не должен приходить на собрание без точного плана, в котором указывается, что необходимо обсудить.

Если вы составляете обычные протоколы собрания, у вас появляется привычка заранее определять пункты повестки дня.

Это добавит структурированности вашим собраниям и гарантирует, что все будет обсуждаться тщательно, но эффективно.

3. Держите всех в курсе событий

Вы можете просто разослать участникам собрания копии соответствующих протоколов собрания, и они сразу же начнут действовать.

Это преимущество особенно удобно, если вы используете такое программное обеспечение, как Slite, где все сохраняется и легко доступно для общего доступа из одной центральной рабочей области.

4. Не забывайте о важных темах


Протокол собрания гарантирует, что ничто не будет забыто на ваших собраниях.

Вы сможете ссылаться на пункты повестки дня, уже отмеченные в вашем черновике, и даже проверять протоколы прошлых встреч.

Протоколы собрания — это также удобный документ, который можно просмотреть до завершения собрания, просто чтобы убедиться, что все освещено.

6. Повышение ответственности

Наконец, протоколы собраний добавляют степень ответственности как к тому, что обсуждается на собраниях, так и к самим собраниям.

Когда тема обсуждается на собрании, человек, ведущий протокол собрания, обычно записывает команду, контактное лицо или лидера, которые связаны с этим пунктом собрания.

Это дает конкретному лицу (лицам) ответственность за эту тему и позволяет избежать путаницы в отношении того, кто «отвечает» за ту или иную задачу.

7. Улучшает отношения с клиентами


Протоколы встреч могут быть отличным инструментом отчетности для клиентов. Если когда-либо возникают какие-либо сомнения в том, обсуждался ли какой-либо вопрос на собрании (или встреча вообще проводилась), протокол собрания — это удобный документ, который можно вернуть, чтобы внести ясность и избежать разочарования.

Что включать при составлении протокола собрания?

Содержание вашего протокола собрания будет зависеть от потребностей вашей компании и типа встреч, которые вы обычно проводите.Однако в большинство протоколов встречи обычно включаются следующие элементы:

1. Основные сведения о встрече, такие как имя, место, дата и время

Важно указать основные сведения о встрече в верхней части страницы. Документ протокола собрания. Это гарантирует, что все будет организовано и ваше собрание будет легко идентифицировано.

2. Список участников встречи

Затем вам нужно включить список всех, кто присутствовал на вашей встрече.

Это идентифицирует всех, кто работает или участвует в данном проекте или теме, а также отмечает, какие сотрудники о чем информированы.

3. Цель собрания

Каждое собрание должно преследовать одну главную цель. Вы можете обсуждать самые разные темы, но в повестке дня должна быть одна главная цель.

Важно отметить это, потому что это помогает определить направление встречи и прояснить ее цель.

4. Пункты повестки дня

Большой протокол собрания должен включать все пункты повестки дня, которые были рассмотрены на собрании.

Если возможно, было бы неплохо поговорить с руководителем собрания и записать эти пункты повестки дня до начала собрания для максимальной эффективности ведения заметок.

5. Дата и место следующей встречи

В конце встречи ваша группа должна определить, сколько времени пройдет до того, как всем потребуется снова встретиться.Обязательно запишите дату и время в протоколе встречи.

6. Документы для включения в отчет о собрании

У вас могут быть дополнительные документы собрания, которые вы захотите приложить к своему отчету и использовать в будущем. Это могут быть отчеты, презентации, документация и т. Д. Нет предела.

Эффективность и советы по созданию отличных протоколов встречи:
  • Введите прямо на своем ноутбуке , чтобы вам не пришлось набирать все заново позже.
  • Если что-то неясно, скажите и сразу же попросите разъяснений, чтобы вам не пришлось ковыряться после встречи. Не допускайте двусмысленности.
  • Снимайте только важные точки. Кратко запишите основные решения и действия, не пропустите ни одного. У вас всегда будет время вернуться к своим заметкам по завершении встречи, если вы захотите добавить некоторые подробности.
  • 8 советов по организации эффективных встреч команды: Если вам нужны дополнительные советы о проведении отличных встреч, мы написали специальное руководство, которое поможет вам.

Используйте черновик Slite , чтобы начать делать заметки прямо в новой вкладке в браузере (Firefox или Chrome)

Как мне подготовиться к встрече?

Хорошая встреча начинается задолго до того, как вы начнете писать свои протоколы.

Для обеспечения максимальной эффективности вы всегда должны разъяснять, что ожидается от вас как от ведущего, особенно если для вас это новая роль.

Также важно уточнить у владельца собрания, что повестка собрания установлена ​​заранее.Это не только важный шаг для проведения эффективной встречи команды, но и отличный способ быть более эффективным:

  • Используйте свои пункты повестки дня, чтобы подготовить план, для протокола собрания, и заполнить список участники собрания
  • При необходимости включите ссылки на элементы предыдущих собраний, о которых участники должны знать
  • И последнее, но не менее важное: если вы используете программное обеспечение для создания заметок (например, Slite), вы можете настроить встречу шаблоны протоколов для различных встреч и предварительно приложить соответствующие документы (презентации встреч, отчеты для обсуждения…)

Таким образом, когда вы действительно попадете на встречу, вы будете готовы к работе и не пропустите ничего важного.

Связанное содержимое : Узнайте, как проводить эффективные собрания с помощью Slite

Пример шаблона протокола собрания

Вам нужно структурировать протоколы собрания в соответствии с типом собрания, которое вы проводите. Ниже приведен пример протоколов неформальной встречи. Вы также можете найти полностью настраиваемые шаблоны заметок о собраниях.

Завершение протокола встречи

Вы должны завершить свои записи сразу после завершения встречи, пока все еще свежо в вашей памяти:

  • Заполните свои записи встречи и проясните моменты при необходимости
  • Double -проверьте, чтобы решения и действия были точно отмечены.
  • Сохраняйте информацию как можно более краткой и удобоваримой. В настоящее время вы можете использовать автоматизированные средства проверки грамматики, такие как Grammarly, чтобы помочь вам в этом.
  • При необходимости отправьте свой черновик руководителю собрания, прежде чем поделиться им с другими участниками.Это особенно важно для более официальных встреч, таких как заседания Совета директоров или комитетов.

Обмен протоколами встречи

Вы сделали это! Этот последний шаг имеет решающее значение: обязательно поделитесь протоколом встречи со всеми участниками встречи и соответствующими заинтересованными сторонами.
Кроме того, вы можете сохранить протоколы собрания в таком средстве для совместной работы, как Slite, чтобы у всех был легкий доступ к нему.

Узнайте больше о том, как Slite может помочь вам проводить отличные встречи с вашей командой, или
попробуйте бесплатно и начните создавать свои первые заметки.

Проведение продуктивных встреч команды с помощью Slite

Продуктивные и эффективные встречи команды — это не только хорошие минуты встречи: вам нужно убедиться, что нужные люди имеют доступ к нужным знаниям до, во время и после ваших встреч и могут легко сотрудничать Это.

Slite поможет вам улучшить ваши командные встречи:

  • Сэкономьте время на подготовке командных встреч. Подготовьте собственные шаблоны встреч и начните делать красивые заметки за секунды.
  • Сотрудничайте в режиме реального времени. Каждый член вашей команды или внешние участники могут редактировать или комментировать один и тот же документ синхронно и асинхронно.
  • Обменивайтесь документами за секунды. Определите, кто может получить к ним доступ, и поделитесь ими по электронной почте, в Slack или даже в календаре на лету.
  • Организуйте и централизовайте документацию для собраний вашей команды . Slite предоставляет мощное, но простое рабочее пространство, которое служит единым источником правды для общения в вашей команде.

Образец протокола собрания… формат типичного протокола собрания.



Протоколы собраний — это важные документы, которые фактически записывают в письменной форме то, что обсуждалось на собрании, и какие действия были вынесены по итогам собрания. В большинстве организаций просмотр протоколов первичных собраний руководства с течением времени выявит прекрасную запись истории этой организации.

В общем, «протокол собрания» — это документ, который содержит краткое изложение ключевых моментов обсуждения, имевших место во время собрания, и любых заявленных выводов или принятых решений.Для любой официальной встречи, которая проходит на любом уровне организации, следует составлять протокол.

Протокол НЕ должен быть длинным дословным «он сказал» — «она сказала». Он должен фиксировать только основные обсуждаемые вопросы и / или основные решения, принятые с точки зрения «итоговой оценки».

Протоколы собраний представляют собой «официальный» отчет о принятии корпоративных решений и, таким образом, часто возвращаются через много месяцев после факта, чтобы определить, что конкретно привело к определенному решению.Итак, ключевые моменты, которые необходимо записать, — это принятые или отложенные решения и конкретные причины этого решения.

В большинстве организаций на корпоративного «секретаря собрания» возлагается ответственность за организацию логистики собрания, составление протоколов и распространение документов, связанных с собраниями, таких как повестки дня и протоколы. После того, как «секретарь» составил протокол, он обычно подписывается лицом, председательствовавшим на собрании, перед раздачей.

Образец протокола собрания, представленный ниже, был создан в MS-Word и содержит все ключевые элементы информации, которые вы должны включить при составлении собственного протокола собрания.Как упоминалось выше, протоколы ниже основаны на фактически состоявшейся встрече.

Протокол собрания — образец формата

Щелкните здесь , чтобы просмотреть повестку дня вышеуказанного собрания. Щелкните здесь Для набора инструментов для деловых писем
с более чем 125 реалистичными полностью отформатированными шаблонами!

Шаблон протокола заседания Совета директоров | Совет директоров Best Practices

Каким бы обычным ни было занятие секретарями совета директоров протоколами собрания, вы можете удивиться, узнав, что по закону советы директоров вообще не обязаны вести протоколы.Протокол заседаний с помощью программного обеспечения для заседаний совета директоров стал лучшей практикой по множеству причин хорошего корпоративного управления.

Образец протокола заседания Совета директоров

Члены организаций имеют право получать определенные корпоративные записи, такие как финансовые отчеты и протоколы собраний. Что еще более важно, на советов директоров возложены юридические и фидуциарные обязанности, поэтому важно вести записи о действиях, предпринятых советом во время заседаний.

Кроме того, протоколы заседаний совета директоров служат руководством для совета директоров при планировании и принятии стратегических решений.Ведение протокола заседаний совета директоров с использованием указанного формата и шаблона также служит правовой защитой для совета директоров и организации.

Загрузите наш шаблон протокола заседания Совета директоров!

Загрузите вашу копию здесь

Какую информацию должны регистрировать секретари совета директоров?

Лучшим источником, который секретари совета директоров могут использовать в качестве руководства для записи протоколов заседаний, являются Правила Роберта.

Протокол правления должен включать обзор того, что происходило на собрании, но не быть излишне многословным.Секретарь совета директоров должен задокументировать дату, время и место проведения собрания, а также то, было ли это обычным или внеочередным заседанием.

Протокол также должен включать список председательствующего, директоров, сотрудников, гостей и любых других участников. Нет необходимости указывать процент присутствующих членов, составляющих кворум. Секретарю нужно только задокументировать, существует кворум или нет.

В протоколе должно быть указано, был ли прочитан и утвержден протокол предыдущего собрания.Самая важная часть протокола — это точное изложение любых действий, которые члены совета директоров предприняли во время собрания.

Протокол заседания Совета директоров: что не записывать

Секретарям совета директоров важно понимать, что ведение протокола — это не эквивалент дословной записи обсуждений. Это не только усложняет работу секретаря, но и большинство юридических представителей советуют этого не делать.

Протокол заседания Совета директоров не следует читать как рукопись.Вместо этого они должны служить точным и общим документом о действиях совета директоров. Протокол правления должен отражать имена членов, которые вносят и поддерживают ходатайство. Что касается последующих обсуждений, протокол должен включать основные аргументы за или против предложения, без указания имен. Включение слишком большого количества информации в протоколы правления может привести к тому, что члены правления будут воздерживаться от свободно распространяемых идей во время обсуждений в правлении.

Включая слишком много информации в протоколы заседаний, существует юридический риск.Секретарям советов следует знать, что протоколы заседаний являются юридическим документом и могут использоваться в суде. Обсуждения и прямые цитаты членов совета директоров могли быть неверно истолкованы судами через много лет, когда члены совета могли забыть контекст, в котором они говорили. Юристы изучают протоколы заседаний, чтобы выявить слабые стороны противоположной стороны. Заявления в протоколе могут быть вырваны из контекста, что может нанести вред репутации организации или повлечь за собой необоснованную юридическую ответственность.

Некоммерческим организациям следует принять во внимание §29-406.24 Кодекса округа Колумбия, в котором говорится, что предполагается, что все члены совета директоров соглашаются с действиями, предпринимаемыми их советами. По этой причине секретари совета директоров должны отметить в протоколе, что член или члены возражали против действия, предпринятого голосованием всего совета.

Каковы передовые методы ведения протокола заседаний совета директоров?

Точный формат протоколов заседаний совета директоров варьируется в зависимости от организации, хотя передовая практика управления указывает, что все протоколы заседаний должны содержать некоторую основную информацию.Передовой опыт также побуждает советы директоров придерживаться последовательных методов отчетности, чтобы информация была достоверной.

Протокол правления должен тщательно документировать все решения, принятые правлением, а также любые последующие шаги. Протокол также служит официальным документом для определения и отслеживания действий.

Заявления должны быть краткими и емкими. Как минимум, протокол должен включать следующую информацию:

  1. Дата, время и место
  2. Время открытия и закрытия собрания
  3. Имена присутствующих и отсутствующих
  4. Исправления и дополнения к протоколу предыдущего собрания
  5. Дополнения к повестке дня
  6. Статус кворума
  7. Ходатайства приняты или отклонены
  8. Голосование о внесении предложения и второе голосование вместе с итогом голосования
  9. Действия, которые необходимо предпринять
  10. Новый бизнес
  11. Открытое обсуждение и участие
  12. Дата и время следующей встречи

Секретарь совета директоров играет решающую роль в ведении протоколов заседаний.По этой причине секретарям совета директоров важно не просто приходить на встречу с бумагой и ручкой. Небольшое планирование со стороны секретаря, в том числе использование шаблона для протоколов заседаний совета, значительно упростит работу.

Подготовка секретарей совета директоров: использование шаблона заседания совета директоров

Секретарь правления и президент правления должны прийти к соглашению о том, что необходимо включить в протокол правления. Они также должны прийти к соглашению о том, что не следует регистрировать, чтобы защитить совет и его директоров от юридической ответственности.

Секретари совета

могут подготовиться к собраниям, просмотрев форматы протоколов прошлых собраний и используя шаблоны для образцов протоколов заседаний правления. В шаблонах будут области для заполнения соответствующей информации, такой как дата, время и обычные пункты повестки дня, с возможностью добавления новых пунктов. Это помогает просматривать форматы протоколов заседаний совета директоров, которые успешно использовали другие организации.

Перед каждым собранием секретарю совета директоров необходимо будет получить от президента совета информацию о посетителях, гостях, выступающих или специальных презентациях.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.