Повестка собрания собственников многоквартирного дома: Как провести общее собрание собственников в многоквартирном доме

Содержание

Порядок проведения собрания собственников дома: помощь юриста

Собственники помещений в многоквартирных домах управляют домом с помощью общего собрания, которое является органом управления МКД. Что представляет собой такое собрание, как организуется и проводится, Вы узнаете из настоящего материала.

ВНИМАНИЕ: наш адвокат по жилищным спорам в Екатеринбурге поможет в проведении общего собрания собственников многоквартирного дома (МКД): профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните уже сегодня!

Кто может быть инициатором общего собрания собственников?

Инициировать собрание может любой из собственников помещений в конкретном доме
Помимо собственников с инициативой провести собрание может выступить управляющая организация, с которой заключен договор управления и которая соответственно осуществляет управление данным многоквартирником
Также инициатором может выступить правление ТСЖ, если оно создано
Кроме указанных инициаторов, созвать внеочередное собрание может ТСЖ, управляющая компания, ЖСК, ЖК, иной специализированный потребительский кооператив, если к ним письменно обратятся собственники, которые имеют минимум 10% голосов от общего количества.
Инициировать проведение собрания может и орган местного самоуправления, если собственники не смогли выбрать управляющую компанию.

ВАЖНО: инициатор собрания, несет все расходы по его проведению.

Порядок уведомления жильцов о проведении собрания собственников МКД

По общему правилу каждому собственнику в обязательном порядке подлежит направлению уведомление о проведении собрания. При этом уведомление направляется заказным письмом.

ВНИМАНИЕ: о том, что будет проводиться собрание, должны сообщить не позднее чем за 10 дней до той даты, когда должно состояться собрание.

На собрании может быть избран другой способ сообщения о проведении собрания, например, вручение под роспись или размещение сообщения в определенном общедоступном месте.

Примерную форму сообщения о проведении собрания можно посмотреть в методических рекомендациях, которые утверждены Минстроем России (приказ от 31.07.2014 № 411/пр).

Порядок организации очного собрания собственников жилья

Очное собрание подразумевает под собой непосредственное присутствие собственников жилья на собрании. Порядок организации такого собрания выглядит следующим образом.

По общему правилу, собрание будет правомерно, если на нем присутствуют собственники, которые имеют более 50% голосов от общего числа голосов. В отдельных случаях необходимо 2/3 голосов. Пошаговая инструкция для проведения собрания жильцов должна состоять из следующих этапов:

Инициатор собрания, прежде всего, должен сформулировать повестку дня. Для проведения собрания может быть создана инициативная группа для подготовки документов и выполнения иных действий.

После того, как сформулирована повестка дня, инициатор обязан уведомить в установленные сроки каждого собственника помещений о проведении очного собрания с указанием места, даты и времени проведения собрания. Также информация о собрании может быть размещена в доступном для жильцов МКД месте.
В день собрания все присутствующие собственники должны быть зарегистрированы.
После регистрации устанавливается наличие или отсутствие кворума для проведения собрания.
При наличии кворума, прежде чем перейти к голосованию, необходимо выбрать председателя собрания, а также секретаря и членов счетной комиссии.
После этого проводится обсуждение вопросов, указанных в повестке дня и присутствующие собственники голосуют. По общему правилу, решение принимается большинством голосов от числа присутствующих собственников.

После голосования подводятся итоги такого голосования.
Решение оформляется протоколом общего собрания.

Важным моментом в принятии решения является то, что решение может быть принято только по вопросам, указанным в повестке дня. Изменять вопросы, подлежащие рассмотрению, непосредственно на собрании нельзя. Логика в данном случае простая, должна быть соблюдена процедура по уведомлению о вопросах, подлежащих рассмотрению, а также на собрании редко приходит 100% собственников, поэтому, если будут приниматься решения по вопросам, о рассмотрении которых не уведомляли, то будут нарушены права лиц, не явившихся на собрание.

Как провести заочное голосование в многоквартирном доме?

Если было организовано проведение очного собрания, но отсутствовал кворум, тогда собрание может быть проведено в заочной форме.

Процедура заочного голосования в МКД говорит сама за себя, а именно, что собственники не присутствуют на собрании, а мнение выясняется у каждого собственника заочно.

Для проведения в такой форме голосования потребуется также сформировать повестку дня, уведомить собственников о месте, дате и времени проведения собрания, а также сообщить о повестке дня, о том, каким образом можно ознакомиться с информацией и материалами собрания. Поскольку собрание проводиться заочно, то в уведомлении помимо приведенной к указанию информации, также необходимо указать дату, когда завершается прием решений собственников, а также место и адрес предъявления решений.

Собственники оформляют при заочном голосовании письменно свои решения по поставленным вопросам. Решение собственника должно содержать:

сведения о собственнике;
информацию о документе, который подтверждает право собственности голосующего лица;
решения по вопросам, указанным в повестке дня, которые могут быть выражены в форме «за», «против» или «воздержался».

Итоги голосования подводятся членами счетной комиссии, избранными на общем собрании.

Решение оформляется в форме протокола и доводится до собственников помещений.

Как рассчитать кворум общего собрания собственников?

Как мы уже знаем кворум собрания определяется количеством голосов. А как же определяются голоса?

Все очень просто: каждый собственник обладает определенным количеством голосов. Количество голосов зависит от того, какая у собственника доля в праве общей собственности на общее имуществом в доме, и определяется пропорционально соответствующей доле. При этом доля в праве на общее имущество пропорциональна размеру общей площади помещения собственника в конкретном доме.

При голосовании количество голосов собственника учитывается полностью, т.е. собственник не может голосовать частью принадлежащих ему голосов. Иными словами, при голосовании собственник отдает свой голос за то или иное решение, а этот голос содержит в себе несколько голосов с учетом доли в праве на общее имущество в МКД.

Сроки проведения заочного голосования собственников

По общему правилу собственники должны быть уведомлены о сроке проведения собрания не позднее чем за 10 дней.

Если будет принято решение о проведении собрания с использованием системы, то в этом случае администратору системы должно быть передано сообщение не позднее чем за 14 дней до даты начала проведения собрания. В свою очередь администратор размещает в системе сообщение о проведении собрания не позднее чем за 10 дней.

С использованием системы голосование может длиться не менее 3-х и не более 5-ти дней. Решение по итогам голосования сформируется автоматически и должно быть размещено в системе в течение часа после того как закончится голосование.

Если же голосование проводилось без системы, то решение должно быть доведено в течение 10 дней и не позднее.

Извещение о решении общего собрания

По итогам общего собрания принимается решение, которое в обязательном порядке не позднее 10 дней вместе с итогами голосования инициатором собрания должно быть доведено до всех собственников конкретного МКД. Сделано это может быть путем размещения сообщения в определенном решением собрания помещении конкретного дома, к которому имеют доступ все собственники.

Хранение материалов проведенного собрания в МКД

Где будут храниться материалы и информация по проведенному собранию определяется на собрании.

Копии протоколов собрания, а также решений хранятся в том месте или по тому адресу, которые определены на собрании. А что же с оригиналами протоколов собраний и решений?

Подлинники протоколов собраний и решений направляются в уполномоченные органы в порядке, определенном Минстроем России (приказ от 28.01.2019 № 44/пр).

Инициатор собрания предоставляет подлинники решений и протокола собрания в управляющую компанию, ЖСК, правление ТСЖ, ЖК, иной специализированный потребительский кооператив, которые после получения обязаны в течение 5 рабочих дней направить соответствующие документы в орган госжилнадзора для хранения в течение 3-х лет. При способе управления МКД непосредственно собственниками протокол и решения предоставляются в орган жилищного надзора. При необходимости копии протокола и решений предоставляются в ресурсоснабжающую компанию, а также рег. оператору по обращению с ТКО. Документы должны быть представлены со дня принятия не позднее 10 дней.

Адвокаты и юристы нашего бюро, специализирующиеся на вопросах жилищного законодательства, всегда готовы помочь в юридических вопросах, касающихся организации проведения общих собраний, а также в решении иных спорных вопросов, связанных с управлением Вашего многоквартирного дома.

Отзыв о нашем юристе по жилищным спорам

Автор статьи:

А.В. Кацайлиди

Управляющая отказалась проводить общее собрание по заявлению жителей. Законно ли это?

Собственники помещений, руководствуясь ч. 6 ст. 45 ЖК РФ обращаются в управляющую организацию и получают отказ в проведении (организации) общего собрании силами управляющей. Почему такой отказ может быть в рамках закона, рассмотрел в статье.

Собственники вправе обратиться в УО для проведения общего собрания

Часть. 6 ст. 45 ЖК РФ закреплена возможность (право) собственников, которые в сумме обладают
не менее чем десятью процентами голосов от общего количества голосов в многоквартирном доме, обратиться в письменной форме в УО или правление ТСЖ, ЖСК для организации проведения общего собрания собственников.

В заявлении (обращении) должны быть сформулированы вопросы, подлежащие внесению в повестку дня собрания.

При получении такого обращения — УО обязана:

осуществить мероприятия, необходимые для проведения общего собрания собственников в течение сорока пяти дней с момента поступления обращения;
не позднее чем за десять дней до даты проведения общего собрания, уведомить о проведении этого общего собрания каждого собственника помещения в данном доме в установленном порядке ;
оформить необходимые документы по результатам проведения этого общего собрания ;
довести результаты голосования до собственников в установленном порядке.

Очно-заочное голосование в ЖКХ: основные вопросы и трудности при проведении
Новые требования к протоколам общих собраний собственников (приказ Минстроя № 44/пр)

Если нет решения собрания о финансировании проведения собрания, то УО вправе отказать

Такая позиция была обозначена Минстроем России в письме от 28.08.2015 N 27535-ОЛ/04 «О порядке финансирования проведения общих собраний собственников помещений в МКД»:

 если инициаторами выступают собственники, обладающие не менее 10% голосов собственников помещений, - указанные собственники, до принятия и вступления в силу решения общего собрания о порядке финансирования расходов, связанных с созывом и организацией проведения управляющей организацией, правлением товарищества, кооператива общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

В данном случае такой вывод сделан исходя из положений п. 3.5 ч. 2 ст. 45 ЖК РФ, согласно которым к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме относится принятие решения о порядке финансирования расходов, связанных с созывом и организацией проведения управляющей организацией, правлением товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива (далее — товарищество, кооператив) общего собрания в соответствии с частью 6 статьи 45 ЖК РФ.

Таким образом, проведение УО, ТСЖ, ЖСК общего собрания по заявлению собственников в порядке ч. 6 ст. 45 ЖК РФ обусловлено наличием решения общего собрания о финансировании затрат УО, ТСЖ, ЖСК по проведению такого собрания.

Как набрать кворум на общем собрании собственников

Перед написанием статьи я попросила подписчиков моего телеграм канала поделиться, как им удаётся набирать кворум на общем собрании собственников, какие способы набора голосов они практикуют.
Читатели поделились положительным и отрицательным опытом. Оказалось, то, что работает у одних, не работает у других. Думаю, что это объясняется просто: причины нехватки голосов в каждом доме отличаются. Различие трудностей обуславливает и различный подход к решению проблем: не мотивируют напоминания в чате, если людям неинтересно собрание в целом, недостаточно обходов там, где половина квартир сдается, и т. д.
Распределила полученный опыт по причинам, которые снижают активность участия в голосовании. Некоторые приёмы решают сразу несколько проблем из-за тесной связи последних друг с другом.

В статье я выделила следующие причины: недостаток информации, короткая память, равнодушие, лень, физическое отсутствие собственников в доме, большое количество квартир. Пойдем по порядку.

Недостаточная информированность

Сюда я отношу:
⚫ Непонимание жителей, что такое общее собрание в целом, его значение, порядок проведения.
У многих собственников собрание ассоциируется с каким-то неконструктивным базаром во дворе дома, который ничего не решает либо решает что-то малозначительное. Включается отмазка «без меня разберутся, толку ходить-то…».
✔ Здесь важна планомерная разъяснительная работа, что такое управление домом, что общее собрание собственников — это высший орган управления, какие вопросы оно может решать, что принятые решения обязательны для всех. У многих напрочь отсутствует понимание общего имущества: они думают, что их имущество заканчивается за обоями на стенах квартиры. Правовым просвещением обычно занимается совет дома или инициатор собрания. «Прямо на лавочке бабушкам приходится рассказывать», — написал мне один из подписчиков.

⚫ Непонятность отдельных вопросов повестки собрания.
Приказ Минстроя 44/пр требует, чтобы формулировки вопросов, если они предусмотрены законом, были записаны как в законе (п. 17 Требований к оформлению протоколов). В итоге это выглядит сложно и пугающе. Большинство инициаторов собраний, кому я готовила документы, не понимают, о чём речь, например, в таком вопросе:
принятие решения о порядке приема администратором общего собрания сообщений о проведении общих собраний собственников помещений в МКД, решений собственников помещений в МКД по вопросам, поставленным на голосование, а также о продолжительности голосования по вопросам повестки дня общего собрания собственников помещений в МКД в форме заочного голосования с использованием системы (п. 3.4 ч. 2 ст. 44 Жилищного кодекса РФ).
Для них это бессмысленный набор слов. Что тут говорить о простых жителях, если сам инициатор начинает хоть что-то соображать только после объяснений на пальцах. Много страниц и множество вопросов повестки также уменьшают желание голосовать.
✔ Можно сделать короткие пояснения на человеческом языке, выделить жирным шрифтом главное; отдельными агитационными материалами разъяснять смысл отдельных вопросов. Устная разъяснительная работа также подходит.
✔ Нужно обеспечить возможность удобного ознакомления с материалами, которые выносятся на голосование. И это не «в офисе УК по четвергам в чётные дни месяца с 4 до 5 вечера по предварительной записи». Это доски объявлений, почтовые ящики, группы, чаты и сайты дома в интернете. Кто-то добавляет QR-код прямо в объявления о собрании, с помощью которого можно оперативно найти нужные материалы и разъяснения в интернете.
✔ Собственниками активно используются возможности социальных сетей и мессенджеров (телеграмм, воцап, вайбер). По наблюдениям отдельных инициаторов, сейчас мессенджеры дают больший эффект, чем соцсети. Вероятно, это зависит от возраста аудитории или объясняется тем, что в социальной сети большинство просто скрыло надоевшие новости от группы своего дома и их больше не получает.
✔ Кто-то создает целые линейки чатов в вотсапе и страниц в контакте, чтобы можно было жестко модерировать, вести дискуссию, деструктивных удалять; при этом для того, чтобы спустить пар или углубиться в тему — отправляют в отдельно создаваемый чат; также заводят флудилку, чат для мамочек, чат для спортсменов, чат попутчиков и т. д. Последние помогают в решении и следующей проблемы:
⚫ Недоверие, неизвестность кандидатур, выносимых на голосование, например, в совет дома, в администраторы.
Люди могут не доверять инициатору собрания, председателю, секретарю, членам счётной комиссии, каким-то кандидатам в совет, в комиссии, правление и т. д. Если человек не знает, кто все эти люди, указанные в бюллетене, ему трудно выразить своё мнение по ним. Он не в курсе, хорошие они или нет, и что изменится, если он проголосует за незнакомые фамилии.
✔ Чтобы человеку было проще, в кандидаты в совет дома обычно включается кто-то из его подъезда, чтобы повысить шансы на узнаваемость. Некоторые инициаторы готовят и распространяют с согласия самих кандидатов информационные материалы с кратким описанием для каждого из них — где живет, на кого учился, кем работает, семейное положение, полезный для дома опыт.
✔ Также знакомству хорошо способствуют субботники с алкогольными напитками и праздники, организуемые для жителей дома.
⚫ Дезинформация со стороны оппозиции, управляющей организации.
Противником активно используются домовые чаты, встречаются обзвоны жителей.
✔ Здесь приходится включаться в информационную войну, распространять опровержения и разоблачительные материалы в отношении оппонентов.

«Хотел, но забыл»

Чтобы предотвращать проблемы жителей с памятью, нужно постоянно напоминать о том, что идёт собрание, что осталось мало времени, что вопросы нужно решить прямо сейчас, иначе потом будет плохо.
✔ Для этого используют как старые способы — объявления, плакаты, наклейки в общедоступных местах, уведомления в почтовые ящики, так и современные — группы и чаты жителей дома в соцсетях и мессенджерах, рассылки напоминаний в личку там же, а также на электронные почты (при наличии).
Одна из читательниц моего блога написала, что сообщать жителям о собрании она начала за 3 недели до него: каждую неделю вешала написанное вручную крупное ёмкое объявление в лифтах и на дверях подъезда внутри, повторила вечером перед собранием, повторила вечером перед собранием. Утром люди выходили из дома и получали аналогичное простое напоминание: «Сегодня вечером собрание». Явка в девятиэтажке с 4 подъездами составила 80%.
Таким образом, для соблюдения формальностей делаем правильное уведомление, как требует ст. 45 Жилищного кодекса РФ, а помимо него используем короткие, понятные и яркие напоминалки.
✔ Некоторые инициаторы обзванивают тех, кто не проголосовал (при наличии телефонов). Кто-то организовывал голосовой обзвон перед голосованием с IVR меню («нажмите 1, чтобы то…, нажмите 2, чтобы это…. »).
✔ Так как сейчас несогласованные звонки часто вызывают раздражение, то люди используют смс-рассылки. Номера телефонов можно взять при вручении уведомлений о собрании, если более простой способ уведомления (объявлениями) не принят в доме. Кто-то устраивает отдельные обходы именно для сбора контактов. Также номера телефонов обычно собирают боты (программы), созданные для администрирования домовых чатов в мессенджерах.

Безразличие

Мотивировать людей сложно. Большинству все равно, что происходит за дверью квартиры, общее имущество таковым не считают, соседями не интересуются.
Они начинают какую-то активность (обычно жалобцкую), когда становится плохо.
✔ Поэтому как вариант, включить в повестку что-то горячее, не обязательно для решения вопроса, а хотя бы для повышения внимания к собранию. Иногда это ещё может выполнить отвлекающую функцию по отношению к другим, не популярным вопросам. В качестве примера мне предложили вопросы про открытие/закрытие мусоропроводов, установку шлагбаумов, взимание дополнительной платы за парковку. При смене управляющей организации хорошо мотивирует небольшое снижение размера платы за содержание.
Здесь важно, чтобы вопрос, включенный для повышения интереса к собранию, выглядел естественным и реальным в плане исполнения.

Лень и неудобство

Кому-то лень донести бюллетень до квартиры инициатора, кому-то неохота заполнить его по-человечески, кому-то не хватает сил просто прочитать и подумать.
Пинками и звонками это лечится трудно. Надо максимально упростить порядок сдачи заполненных письменных решений.
✖ Кто-то предлагает бросать бюллетени в специальные урны или почтовый ящик инициатора. Я такой способ не одобряю, так как он не позволяет удостовериться в личности бросившего бюллетень. Возможны вбросы дублей за проголосовавших самостоятельно собственников (для создания трудностей в подсчете) и бюллетеней за тех, кто не голосовал вообще (для последующего разваливания кворума и обвинения в подлоге).
✔ Наиболее эффективными остаются обходы, несмотря на их трудоемкость. Они сразу решают несколько проблем: позволяют дать необходимые разъяснения, напоминают о том, что идет собрание, минимизируют телодвижения со стороны голосующих.
Подписчица моего телеграмм канала предложила стоять в 18-20 часов у лифтов на 1 этаже из-за наибольшей проходимости.
✔ Чтобы собственнику приходилось меньше заполнять в бланке для голосования, лучше сделать именные бюллетени, заполнив данные о собственнике сведениями из реестра собственников: указать там ФИО, номер помещения, его площадь, долю в праве собственности на него, количество голосов и реквизиты правоустанавливающих документов на основе данных из ЕГРН.
В случае обходов при себе необходимо иметь запасные бюллетени (хотя бы не именные), если вдруг голосующие испортят первые экземпляры.
✔ Если обходы не проводятся, то нужно упростить не только порядок сдачи бюллетеней, но и их выдачу. Практикуемая некоторыми выдача письменных решений под подпись ничем предусмотрена. Если сбор заполненных решений под подпись ещё можно объяснить странностями терминологии в Приказе Минстроя 44/пр, то для выдачи под подпись пустых бланков нормальные объяснения найти трудно. Поэтому не стоит усложнять и без того непростой процесс.

Кто-то направляет бюллетени вместе с сообщениями о собрании. Тут могут быть проблемы с неправильной датой заполнения, а также претензии со стороны собственников, не понимающих процедуру проведения собрания и требующих сначала что-то обсудить на очной части, а потом уже, по результатам обсуждения составлять письменные решения.

✔ Чтобы не было таких сложностей, можно в период голосования раскладывать бланки в почтовые ящики, поручить консьержу выдавать их проходящим жителям. Также можно разместить в интернете файл для самостоятельного распечатывания и заполнения, рассылать его или ссылку на него по электронной почте.
При рассылке именных бюллетеней следует быть осторожным, чтобы данные жителей не попали к посторонним лицам.

Собственник не проживает в доме

✔ Решается доверенностью, если собственник достаточно хорошо мотивирован. Напоминаю, что управляющая организация не имеет права удостоверять доверенности на голосование.
✔ Очень вероятно, что понадобится дополнительное уведомление собственника, чтобы он хотя бы узнал о собрании. Если в доме много квартир сдаётся, то предварительно надо будет искать и собирать контакты их собственников, арендодатели в этом деле не всегда помогают.
✔ Есть живые и реальные примеры, когда люди голосуют из другого города или даже другого государства, направляя оригинал своего бюллетеня инициатору собрания по почте. Для такого варианта нужно достаточное количество времени, хорошая мотивация и возможность у голосующего распечатать бланк.
✔ Проблема также снимается путем проведения заочных собраний с использованием информационных систем — ГИС ЖКХ, региональных систем и иных, в том числе коммерческих, платформ. Здесь есть ряд технических и юридических нюансов, подробнее об онлайн-собраниях я готовлю отдельный материал.

Большой дом.

✔ В таком случае нужно устанавливать длительность собрания с запасом. Часто инициаторы собраний переоценивают соседей в их активности: те выглядят очень деятельными в интернете, обещают помочь, а как доходит до дела, все сливаются, а деятельность сдувается.
✔ Нужно собрать надежную инициативную группу собственников из разных подъездов. Иногда это может превратиться в проблему, когда в товарищах согласья нет. В таких группах нужен лидер и четкое разделение обязанностей, а также ответственность и исполнительность каждого члена инициативной группы.
✔ Для сбора и (или) выдачи бюллетеней привлекают консьержей (при их наличии). Очевидно, что внимание стоит уделять, в первую очередь, собственникам с большим количеством голосов.
✔ В больших домах чаще всего используются чаты, рассылки, обходы, обзвоны, объявления, агитация, информирование. Кто-то освоил и практикует онлайн-собрания.

Благодарю тех подписчиков, кто откликнулся на мою просьбу, поделился своим опытом и тем самым помог в написании этой статьи.

Эта публикация и весь остальной контент сайта написаны исключительно для моего телеграм канала ЖКХ и его подписчиков.
Если вы попали сюда случайно (не являетесь подписчиком блога в телеграм), то полученные из статьи знания могут быть фрагментарными: сама по себе заметка не отражает того контекста, в котором она написана.

Возможно, что-то важное было опубликовано на канале чуть ранее или будет размещено позже. Поэтому рекомендую подписаться на сам канал или хотя бы посмотреть список публикаций на сайте.
Ещё сайт собирает cookie-файлы, а воровать посты с него — незаконно; подробную скучную правовую информацию об этом можно почитать здесь, а о самом авторе блога — на этой странице.

Формирование повестки дня встреч | SkillsYouNeed

В то время как наша страница «Эффективные собрания» затрагивает цель повестки дня и то, как ее составить, наша страница «Роль секретаря» объясняет, что составление повестки дня — это задача, которая обычно выполняется председателем и секретарем вместе.

Эта страница содержит более подробную информацию об этой важной задаче и поможет вам разработать повестку дня, поддерживающую высокое качество и эффективность встреч.

Что такое повестка дня?

В простейшей форме повестка дня представляет собой список вопросов, которые должны быть обсуждены на собрании.

Он должен включать:

Цель собрания ; и
Порядок обсуждения вопросов , чтобы встреча достигла своей цели. Это позже сформирует протокол собрания.

Для получения дополнительной информации о написании протокола см. Нашу страницу: Роль секретаря .

Повестка дня может включать более или менее подробные сведения и часто содержит расписание для каждого пункта.

Повестка дня — это инструмент для участников, включая, помимо прочего, председателя и секретаря.Он выполняет несколько функций до, во время и после встречи.

Эти функции включают:

Это помогает потенциальным посетителям решить, нужно ли им посещать . Излагая, что будет обсуждаться и как долго, он показывает потенциальным участникам, насколько они важны для обсуждения и для них это важно. Затем они могут принять осознанное решение о том, будут ли они присутствовать или внести свой вклад в письменной форме или через другого участника.
Помогает приглашенным подготовиться к встрече .Наряду с любыми бумагами, это позволяет им понять, что будет обсуждаться, и заранее обдумать вопросы. Они также могут подготовить любые факты или цифры, чтобы иметь под рукой необходимую информацию для того, чтобы внести эффективный вклад.
Обеспечивает структуру собрания . Это означает, что любого, кто отклоняется от темы, можно быстро и легко вернуть к делу.
Точно так же это позволяет председателю управлять собранием .Для этого особенно полезна расписанная по времени повестка дня, поскольку председатель может перейти к следующему пункту, когда время истечет, и попросить участников продолжить обсуждение в другом месте, если это необходимо.
Наконец, это дает возможность судить об успехе встречи . Поскольку повестка дня включает цель, участники могут видеть, достигла ли встреча своей цели или нет. Это проясняет необходимость будущих встреч по той же теме.

Как составить повестку дня

Как правило, повестка дня включает пять или шесть широких областей:

Логистика
Сюда входит дата, время и место встречи, ее название и список приглашенных участников.
Объектив
Цель собрания и любая справочная информация, например, будет ли это первое собрание в серии.
Уборка
Это должно включать приветствие и представление и любые извинения за отсутствие . Он также должен охватывать утверждение предыдущих протоколов и любые вопросы , вытекающие из них, , которые не рассматриваются в других частях повестки дня.
На официальном собрании ведение домашнего хозяйства также будет охватывать любые поправки, которые необходимы к последнему набору протокола, которые должны быть официально задокументированы в протоколе этого собрания.
Артикул
Это «мясо» повестки дня. У каждого элемента должен быть номер, заголовок и ведущий / ведущий. В нем также должен быть указан рекомендуемый срок для обсуждения.
Трудно определить время встречи без предшествующего опыта встречи. Секретарю, возможно, потребуется спросить ведущего / ведущего, сколько времени, по их мнению, займет конкретный вопрос, а затем обсудить его с председателем. Окончательное распределение должно основываться на важности вопроса для цели собрания и уровне разногласий по нему.Весьма противоречивый вопрос, не связанный с целью встречи, следует отложить для обсуждения в другом месте.

Осторожно!

В некоторых формальных условиях определенные группы или отдельные лица могут иметь право просить включить вопросы в повестку дня. Это необходимо будет учесть либо путем этого, либо путем тщательных переговоров о другой возможности для обсуждения, если повестка дня уже слишком насыщена.

Прочие виды деятельности (AOB)
Многие повестки дня заканчиваются пунктом «Прочие дела» или «AOB». Хотя это может быть возможностью для участников отметить что-то для включения в будущую повестку дня, это также может сильно помешать нормальному ходу собрания.
Участники могут использовать AOB, чтобы захватить встречу в своих собственных целях и изменить общее впечатление от встречи, часто от очень позитивного, сфокусированного на действиях обсуждения до жалобы. Поскольку AOB традиционно идет последним, это также вопрос, который участники, скорее всего, запомнят, особенно если он был негативным по тону.
Хорошо организованное собрание с хорошо подготовленной повесткой дня должно означать, что никто не хочет поднимать какие-либо другие дела.
Поэтому настоятельно рекомендуется:
- Не включать AOB в повестку дня; или
- Если вы действительно включите AOB в повестку дня, вы соглашаетесь, что это будет только способ поднять вопросы для обсуждения на будущей встрече или в другом месте.
Дурного чувства от исключения AOB можно избежать, предложив участникам возможность заранее предложить пункты для включения в повестку дня.
Однако окончательное решение председателя о том, какие пункты следует включить, принимается совместно с секретарем в его или ее роли в качестве опекуна процесса.
Закрыть
Это должно включать отчет председателя о собрании, дату и время следующего собрания, а также любые согласованные действия и ответственных лиц.

Полезный совет!

Повестки дня обычно должны быть короткими, в идеале не более одной страницы.

Тем не менее, краткое пояснение по каждому пункту, включая то, что, вероятно, будет обсуждаться, а также то, что выходит за рамки, поможет участникам лучше подготовиться и поможет председателю контролировать собрание.

Перерывы в повестке дня

Некоторые собрания, например официальные собрания правления или выездные дни, могут длиться весь день или даже более одного дня.

Повестка дня таких встреч, очевидно, должна включать перерывы, обычно по крайней мере один перерыв утром и один днем, а также перерыв на обед.

Тем не менее, даже для более короткого собрания могут быть полезны один или несколько запланированных перерывов. Это дает возможность обсудить между двумя или более участниками вне основного собрания, а также позволяет возобновить встречу, если один или несколько вопросов заняли больше времени, чем ожидалось.

Повышение продуктивности встреч

Хорошая повестка дня гарантирует, что обсуждение протекает, но целенаправленно, встреча достигает своей цели и позволяет продуктивно использовать время участников.

Потратить время на подготовку повестки дня будет потраченным не зря. Это также продемонстрирует вашим участникам, что вы цените их время так же, как свое собственное. Усилия окупятся и в дальнейшем: когда люди узнают, что ваши собрания проходят хорошо и достигают своих целей, они с большей вероятностью будут посещать их в будущем.

5 пунктов, которые вы должны всегда включать

Ключ к проведению эффективного официального собрания — это хорошо продуманная повестка дня. Если вы заранее подготовитесь, составив повестку дня с подробной информацией о встрече, вы не только сэкономите время для всех участников, но и, скорее всего, добьетесь успеха.

Вот 5 пунктов, которые вы всегда должны включать при создании эффективной повестки дня:

5. Определите цель встречи. (Или цели)

Это может быть самая важная часть повестки дня. В нем указывается цель встречи и результат или решение, которого вы надеетесь достичь в конце. Это позволяет всем участникам иметь четкое представление о том, чего вы пытаетесь достичь и почему ценится их участие.

Когда повестка дня включает начало с цели, вы больше сосредоточены на конечном результате.при создании остальной повестки дня собрания, повышая эффективность собрания еще до его начала.