Повестка дня собрания: Повестка дня общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме

Прежде всего, будь то быстрая регистрация или официальная встреча, повестка дня устанавливает четкие цели встречи, которые повышают продуктивность.Ваши сотрудники и коллеги будут понимать все темы для обсуждения, и каждый поймет, почему почему — то есть цель, почему все собираются вместе, чтобы встретиться в первую очередь.

Хорошая повестка дня встречи также гарантирует, что у всех членов команды будет возможность внести свой вклад в обсуждение. Поскольку они заранее знают темы для обсуждения и действия, они могут подготовить идеи, вопросы и вещи, которые следует рассмотреть.

Если заранее не подготовлена ​​четкая повестка дня, велика вероятность, что встреча может стать небольшой… повсеместной. Если вы хотите не сбиться с пути, не отвлекаться и поддерживать обсуждение, вам может помочь повестка дня собрания.

В противном случае вы рискуете назначить еще одну встречу, что приведет только к выгоранию и еще меньшей производительности.

Помните встречу, которая состоялась в прошлую среду? Вы помните, о чем шла речь? Или вы можете вспомнить, какие решения были приняты в итоге?

Наверное, нет.Если у вас есть повестка дня встречи, на которую стоит оглянуться, она создает единый источник истины и четкую точку отсчета для всех протоколов встречи. Он также отслеживает решения, принятые в ходе обсуждений, а также записи собрания, которые можно использовать в качестве напоминания в любой момент.

Помимо помощи в отслеживании решений, повестка дня встречи также проясняет ожидания и обязанности не только до начала встречи, но и после ее завершения.

С четкой повесткой дня, вопросы, касающиеся целей встречи, кто за что отвечает, а также любые темы для обсуждения, все объясняются до, во время и после встречи.

Кому принадлежит повестка дня?

Хорошо, теперь, когда вы знаете, почему так важно иметь повестку дня встречи… кто отвечает за ее создание?

Владелец повестки дня собрания находится на плечах организатора собрания . Этот человек (или группа людей) должен создать шаблон, но помните, что каждый должен добавлять темы для обсуждения и различные действия, которые необходимо обсудить.

Если только менеджер найдет время, чтобы добавить темы для разговора, это будет говорить только менеджер. Это не только не продуктивно и не способствует эффективному использованию времени, но также велика вероятность того, что участники встречи будут зевать.

Поощряйте всех членов команды добавлять темы для обсуждения в повестку дня перед встречей. Вы даже можете назначить конкретных владельцев для каждого раздела вашего шаблона собрания, чтобы гарантировать активное участие каждого участника собрания.

Что включить в повестку дня

Если вы организатор встречи и вам решать, как создать повестку дня, вот несколько обязательных вещей, которые вам нужно включить, чтобы сделать ее как можно более полной:

• Основные темы
• Темы для обсуждения
• Вспомогательные документы
• Решения
• Действия

Насколько подробно вы вникнете в каждый из этих компонентов, будет зависеть от типа совещания, которое вы проводите, но повестка дня всегда должна охватывать эти пять элементов.

Включите вспомогательные ссылки, документы и графические изображения в повестку дня собрания, чтобы у людей было время заранее подготовить свои мысли и вопросы.

Как пользоваться повесткой дня

Вы знаете все преимущества, вы все написали, теперь пора применить всю эту тяжелую работу на практике. Вот как эффективно использовать повестку дня встречи.

Создавая повестку дня, обязательно создавайте шаблон с заголовками, которые не имеют общего или базового значения.Таким образом, вы можете повторно использовать созданную вами повестку дня для разных типов встреч.

Или зачем создавать шаблон с нуля, когда доступно так много шаблонов? Библиотека шаблонов Fellow позволяет вам выбирать шаблоны повестки дня для стандартных встреч, удаленных встреч, чатов один на один и даже может похвастаться шаблонами, одобренными экспертами, которые выходят за рамки возможностей.

Имея так много вариантов, вы обязательно найдете шаблон, соответствующий типу встречи, которую вы планируете провести.

Мы намекали на это выше, но как только вы создадите различные типы шаблонов для разных типов встреч, которые планируете проводить, вы сэкономите время, энергию и стресс, связанные с постоянным начинанием с нуля.

Как только вы найдете рабочую повестку дня, сохраните ее как повторяющийся шаблон для этого типа собрания. Это не только удобнее, но и участники собрания привыкнут к внешнему виду шаблона и будут точно знать, чего ожидать в деталях собрания.

Повестка дня вашей встречи должна быть живым, дышащим документом. Обязательно используйте его как таковой. Для этого предложите своим товарищам по команде добавлять свои собственные темы для обсуждения в каждый раздел шаблона в течение недели.

Это может быть что угодно, например вопросы, которые у них есть о проекте или к группе, небольшие узкие места, с которыми они столкнулись, предложения, которые у них есть, или любые новые идеи, которые они придумали в перерывах между собраниями.

Это не только позволяет задействовать всю команду, но и обеспечивает максимально продуктивную встречу.

Не можете заставить вашу команду внести свой вклад в повестку дня?

Мы вас слышим. Постоянное напоминание вашей команде о необходимости добавить свои темы для обсуждения или вопросы перед присоединением может занять много времени.

Чтобы не повторяться, позвольте Fellow’s Slack Integration сделать это за вас! Эта функция побудит участников собрания внести свой вклад в повестку дня заранее, поэтому у них будут постоянные напоминания о том, чтобы использовать повестку дня в полной мере.

Чтобы сделать созданную вами повестку дня максимально полезной, не забывайте держать ее открытой во время собрания.

Используйте интеграцию Google Meet для товарищей, чтобы получить доступ к повестке дня встречи прямо из Google Meet.

Если вы используете такой инструмент управления собраниями, как Fellow, вы можете не только отмечать темы для обсуждения, когда вы их обсуждаете, но и делать заметки о вопросах и комментариях команды, вы также можете узнать, сколько времени у вас осталось. оставил на встрече в календарном представлении .

Таким образом, вы никогда не удивитесь, что у вас осталось всего пять минут, чтобы обсудить последние несколько вопросов, и вы также не рискуете продлить встречу на время, которое вы запланировали. Нет ничего хуже, чем думать, что вы посещаете 30-минутную встречу, только для того, чтобы приблизиться к 40-минутной отметке.

Чтобы привлечь всех к ответственности и убедиться, что вы можете достичь целей, которые вы ставите как команда, обязательно записывайте элементы действий, которые вы обсуждали на встрече.Также отметьте, кто из товарищей по команде отвечает за выполнение каждого конкретного действия прямо в повестке дня.

Таким образом, если прошло несколько месяцев, а вам что-то не хватает для выполнения задания, вы можете вернуться к повестке дня, найти человека, которому было поручено каждое действие, и быстро увидеть, кто проиграл.

Это еще один способ привлечь внимание вашей команды к выполнению своей части проекта или задания.

Чем продуктивнее повестка дня, тем продуктивнее будет собрание.И вместе с этим необходимо принимать более разумные ключевые решения как для вашей команды, так и для организации в целом.

Чтобы не забывать о решениях, которые были приняты, кто их принял, и о том, что необходимо для выполнения этих решений по мере продвижения вперед, убедитесь, что все это выделено в повестке дня!

Это не только сохранит все в порядке, но и предоставит место, к которому вы и ваша команда всегда можете обратиться в качестве ориентира, если вам это понадобится в будущем.

В идеальном мире вы нашли золотую середину в календаре каждого, которая позволяет всем присутствовать на вашей встрече.

К сожалению, идеальный мир — это не то место, где мы живем, и всегда будут люди, которые просто не смогут прийти. Может быть, их нет в офисе в тот день или у них уже запланирована конфликтная встреча, это не значит, что они должны оставаться в неведении.

Обязательно поделитесь итогами встречи после не только с участниками, но и с людьми, которые не смогли присутствовать. Таким образом, каждый понимает, что обсуждалось и какие решения были приняты.

Лучше всего то, что вы можете делать эти заметки прямо в повестке дня собрания, чтобы все было в одном месте.

Важность экспериментов и повторений

Помните, что мы говорили о повестке дня вашей встречи, как о живом, дышащем документе?

Хотя да, мы поддерживаем это утверждение. Но даже в этом случае не бойтесь выбросить это в мусорную корзину и начать все заново.

Нет идеальной повестки дня для встреч, и независимо от размера вашей компании или отрасли, в которой она работает, все меняется.Повестка дня, которая сработала в первом квартале, может больше не подходить к третьему кварталу.

Точно так же, как вам нужно время от времени думать «действительно ли мне нужна эта встреча?», Относитесь к своим повесткам дня точно так же. Не бойтесь засучить рукава, повторять и улучшать свою повестку дня время от времени, чтобы достичь максимальной продуктивности встречи.

Примеры повестки дня

Теперь, когда вы являетесь экспертом по повестке дня встреч, пора вам увидеть несколько примеров лучших из лучших, как они выглядят и как вы можете немного их настроить, чтобы они лучше всего работали для вашей организации и ее уникальности. потребности.

Ниже приведены 4 примера того, как может выглядеть шаблонный план:

• Обновления [5 минут]
• Цели и KIP [5 минут]
• Приоритеты [20 минут]
• Контрольные вопросы [5 минут]
• Сообщения [5 минут]
• Действия [5 минут]

• Празднования / Хорошие новости [5 мин]
• Объявления и информационные сообщения [5 мин]
• Презентации [20 мин]
• Приветственные сообщения [5 мин]
• Вопросы [10 мин]

• Регистрация [5 минут]
• Система показателей [5 минут]
• Обзор горных пород [5 минут]
• Заголовки клиентов / сотрудников [5 минут]
• Список дел [5 минут]
• Определить, обсудить, решить [60 мин]
• Заключение [5 мин]

• Что на уме?
• Вещи, которые шли хорошо
• Уроки
• Приоритеты с момента последнего выполнения
• Приоритеты до следующей встречи
• Проблемы / препятствия
• Отзывы

Программа для заметок

Внедрение инструмента повестки дня собрания — отличный способ гарантировать, что ваша организация имеет культуру значимых и продуктивных встреч.Инструмент повестки дня собрания может помочь в процессе:

• Создание повесток дня для собраний
• Ведение протокола собрания
• Содействие принятию решений или обсуждению
• Обрисовка пунктов действий собрания
• Создание шаблонов собрания в масштабе всей организации

Почему Товарищ?

Fellow — это инструмент повестки дня встреч, который помогает командам по всему миру совместно работать над повесткой дня встреч, записывать решения и развивать культуру подотчетности.

С Fellow у вашей команды будет один источник истины для каждой встречи, повысит прозрачность и подотчетность, и вы никогда не забудете то, что обсуждалось.

Fellow гарантирует, что ваши встречи начнутся с ясности, и каждый будет вдохновлен внести свой вклад.

Fellow решает три ключевые проблемы, связанные с проведением собраний. Во-первых, создание повестки дня. Затем, благодаря возможности делать заметки, управление встречами становится намного проще.И, наконец, отслеживание действий по итогам каждой встречи. Наличие всего в Fellow означает, что мы можем отслеживать это и следить за этим ».

— Мишель Моллот, директор по маркетингу Solace

Планирование — это все

Когда вы тратите время на то, чтобы составить отличную повестку дня встречи, это действительно может изменить правила игры для вашего уровня продуктивности. Это может превратить вашу встречу из неорганизованной и неэффективной в успешную и полезную.

Независимо от того, какую встречу вы собираетесь провести, без повестки дня, велика вероятность, что вы зря тратите не только свое время, но и время своей команды.

6 образцов повестки дня встреч [и более 80 шаблонов]

Вы ищете лучшие примеры и шаблоны хорошо организованных и эффективных повесток дня встреч? Хороший.

Чем лучше вы подготовитесь к следующей встрече, тем лучше она будет проходить. Встречи с повесткой дня обычно заканчиваются раньше, чем встречи без нее.

Плюс, хорошая повестка дня способствует вовлечению и участию в собрании.

Наше исследование показало, что использование повестки дня — это практика встреч, которая коррелирует с тем, чтобы быть счастливее и продуктивнее в целом.

Мы начнем с некоторых общих советов по улучшению повестки дня, но вы также можете сразу перейти к шаблонам ниже.

1. Простое собрание
2. Совещание команды
3. Деловое собрание
4. Еженедельное собрание руководства
5. Официальные протоколы собрания
6. Заседание совета директоров

Встречи — одна из ваших самых больших затрат, от сотен до тысяч долларов времени и внимания людей.Отнимая так много времени и сил, имеет смысл уделить пару минут, чтобы убедиться, что все время потрачено не зря.

Если вы умножите количество часов и заработную плату каждого сотрудника на каждом собрании, вы обнаружите, что собрания — одна из самых больших ваших расходов.

Часовые встречи обычно стоят от 300 до 3000 долларов ».
—Из книги: Vital Meetings

Продуманная повестка дня помогает каждому прийти на встречу, зная:

1. ‍ Какова цель Встреча
2. Что будет обсуждаться
3. Какие решения необходимо принять

Имея четкую повестку дня встречи, каждый может сосредоточиться.

Независимо от того, как вы организовываете повестку дня собрания и заметки, вы можете использовать эти примеры. Неважно, добавляете ли вы повестку встречи в свое приглашение в календаре, в документ Google, в Word или используете центр заметок о встречах, такой как Hugo, — хотя каждый подход к организации повесток дня и заметок имеет свои плюсы и минусы.

Но что важнее всего, так это то, что у вас вообще есть повестка дня собрания. Две трети всех встреч не проводятся.

Спланируйте повестку дня следующего собрания, и у вас уже получается лучше, чем у большинства организаторов собрания.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Для множества различных типов собраний — будь то собрания персонала, собрания комитетов, проверка проектов, правление встречи или коммерческие звонки — есть общие пункты, которые вы увидите в повестках дня более .

Вы можете думать об этом как о строительных блоках для вашей повестки дня.В зависимости от типа встречи выберите подходящие пункты повестки дня.

Темы повестки дня обычно делятся на одну из трех категорий:

1. Информационные. Обновление или презентация.
2. Темы обсуждения. Беседа для понимания проблемы и принятия решения.
3. Действия. И обновление и обсуждение статуса задачи.
   

⭐ СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА. Будьте осторожны с тем, сколько времени вы тратите на информационные пункты повестки дня . Слишком много обновлений и длинных презентаций не только скучно, но и не всегда необходимо.

Вместо этого попробуйте поделиться информацией заранее, например, в Google Doc, слайд-шоу или даже видео Loom. Сэкономьте свое драгоценное время на собраниях для занятий, в которых участвуют все, например для дискуссий.

Бесплатное 15-минутное руководство для более коротких, меньших и лучших встреч.

Спасибо! Мы отправили на вашу электронную почту Vital Meetings .

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

«Мои встречи изменились».

—Ник Валури, Zapier

Вот некоторые из ключевых компонентов повестки дня:

• Приветствие и представления
• Обзор повестки дня
• Презентация
• Обновления статуса
• Обсуждение
• Решение
• Вопрос и ответ (Q&A)
• Действия ( изначально оставлен пустым)

Ни один из этих основных пунктов повестки дня бесполезен, если не применяется специально к вашему собранию.Вот где просмотр примеров повестки дня встреч по разным темам поможет вам составить свои собственные повестки дня .

Ниже приведены примерные повестки дня встреч. Мы заполнили их, чтобы дать вам представление о том, как должна выглядеть повестка дня собрания. После загрузки шаблона вы получите пустую версию.

Если вам просто нужны шаблоны для копирования, пропустите эту часть и сразу перейдите к нашей галерее из 80+ шаблонов повестки дня, которые можно бесплатно загрузить в виде Документов Google и Word.

(Эти шаблоны повестки дня также входят в стандартную комплектацию вашей бесплатной учетной записи Hugo.)

Просто помните, как бы вы ни решили загрузить эти шаблоны повестки дня собрания, использовать их. Повестка дня собрания приведет к лучшему собранию, только если вы будете его использовать.

Лучшая повестка дня встречи — зачастую простая. Простая повестка дня отвечает на два вопроса всем участникам:

1. Почему я на этой встрече?
2. Что мне нужно делать на собрании?

Вот три совета по этому поводу.

‍ Если цель встречи еще не ясна из названия встречи, поместите ее в начало повестки дня.

Не пишите : Развертывание цен.
Вместо этого напишите : Развертывание цены в координатах

В общем, перечислите, что должно произойти, но в виде действий, а не существительных.

Не пишите : найм 2021
Вместо этого напишите : Определите бюджет и сроки найма на 2021 год

Вместо того, чтобы включать абзацы информации в повестку дня собрания, используйте маркированный список, чтобы перечислить любые области обсуждения или обновления, которые необходимо рассматривать отдельно.

Не пишите : Продажи, маркетинг, проектирование и продукция
Вместо этого пишите :

• Продажи
• Маркетинг
• Инжиниринг
• Продукт

Простой шаблон повестки дня встречи

Следуя приведенным выше советам , вы можете использовать этот пример простой повестки дня для различных встреч, особенно коротких, случайных встреч, на которых не так много вопросов для обсуждения или принятия решения.

Пример простой повестки дня встречи

Тип встречи (Обновление, Обсуждение, Решение)
Обсуждение / Решение

Цель
Обсудить эффективность агентства и решить, продлевать ли его еще на один год.

Повестка дня

1. Просмотрите результаты деятельности агентства на сегодняшний день и сравните их с контрольными показателями
2. Обсуждение: Требует ли отсутствие тестов изменений? Стоит ли затрат?
3. Решение: Продлить ли нам с ними еще на год

Следующие шаги

• Позиция первая
• Позиция два
• Позиция три

Вы регулярно встречаетесь со своей командой.Вне встреч у вас также есть здоровые привычки командного общения.

Поскольку вы встречаетесь со своей командой больше, чем кто-либо, небольшие улучшения в ваших собраниях могут привести к большим успехам . Один из лучших способов представить эти улучшения — через повестку дня собрания.

Мы говорили об этом выше, но распространенная ошибка в повестке дня собрания не объясняет, почему собрание существует.

У нас могут быть хорошие привычки встречаться с клиентами и партнерами, но мы можем расслабиться, когда проводим встречи с собственной командой.

Пора проявить уважение к членам вашей команды. Каждая встреча должна иметь четкую цель, чтобы каждый, кто приходит, знал , почему они пришли. (Оказывается, людям нравится знать, почему их пригласили на встречу!)

Вот короткое видео, в котором рассказывается, что можно и чего нельзя делать при изложении цели вашей встречи.

Пример повестки дня собрания команды

Пример повестки дня предназначен для общего собрания команды. Часто такие встречи команды являются повторяющимися встречами, которые происходят раз в неделю.

⭐ СОВЕТ ОТ ПРОФЕССИОНАЛА. Если вам нужно принять важное решение, не ставьте его на первое место в повестке дня.

Логика может подсказать вам начинать с самого большого и важного обсуждения на каждой встрече … Но, как и в случае с хорошей тренировкой, полезно разогреться.

Если вам нужно принять какие-то более мелкие решения, может быть полезно начать с них. Это вовлекает всех в обсуждение, а решения принимаются легко, а ставки ниже ».
— Из книги: Vital Meetings

Еженедельное собрание команды

Цель

Просматривайте метрики верхнего уровня, координируйте проекты и обсуждайте актуальные темы.

–

Повестка дня

Celebrate wins

‍

Данные для просмотра

‍

Круглый стол обновлений

1. Имя
2. Имя
3. Имя

‍

955 955

Действия

Образец повестки дня деловой встречи

Вот пример повестки дня встречи, которая может охватывать темы от разных людей и отделов.Этот гибкий шаблон повестки дня позволяет членам команды добавлять свои собственные пункты повестки дня в список.

Обратите внимание на ту же повестку дня: обновления ограничены двумя минутами на человека. Делайте обновления короткими. Если кому-то на встрече нужны подробности, они могут спросить, когда встреча закончится.

Еженедельное собрание команды

Скажи привет

Убедитесь, что все здесь, и попросите писца-добровольца.

Начало каждой встречи с быстрым обновлением от каждой команды

Если у кого-то еще есть какие-либо вопросы по поводу одной из других команд, сейчас у вас есть шанс задать их.(2 мин на обновление)

• Маркетинг
• Проект
• Данные и аналитика
• Менеджеры по продукту
• Сообщество
• Международный

Просмотрите пункты, которые люди добавили в повестку дня

Попросите того, кто добавил предмет, представил его и возглавил эту часть разговора.

Обобщите следующие шаги / действия

• Уточните, какие действия необходимо предпринять, и назначьте ответственного за каждую задачу
• Выберите кого-нибудь из команды для встречи с лидером в следующий раз и добавьте его в повестку дня следующей недели ‍
  

Примерная повестка дня еженедельного собрания руководителей

Команды руководителей должны регулярно встречаться на собраниях, на которых выявляются самые большие проблемы, влияющие на команду или компанию.Это менее формально, чем заседание совета директоров, но все же имеет очень важное значение. Вот пример повестки дня для такого рода исполнительного собрания.

Еженедельное собрание команды Exec

Отслеживайте прогресс по метрикам, целям и фактам. Где мы отошли от плана? Почему?

• Что происходит в компании?
• Что происходит с покупателями?
• Что происходит на рынке?
  

Держите всех в курсе, ищите способы повышения эффективности и помогайте друг другу разблокироваться.

Имя

• Недавние победы
• Текущие приоритеты
• На чем вы застряли?

Имя

• Недавние победы
• Текущие приоритеты
• На чем вы застряли?
  

Перед встречей выберите проект или область бизнеса, в которую хотите углубиться. Попросите кого-нибудь провести презентацию в этой области.

Есть что-нибудь, что нужно сообщить всей компании?

Шаблон официальной повестки дня встречи

Для более официальных встреч, которые следуют традиционной структуре, обязательно используйте более формальный шаблон.

Типы официальных встреч включают:

• Официальные деловые встречи
• Заседания комитетов
• Заседания некоммерческих организаций

(Кстати, официальная структура встреч обычно соответствует структуре, называемой Правилами порядка Роберта) Этот шаблон повестки дня поможет вам организовать собрание, провести его в соответствии с надлежащими процедурами, а также подготовить протокол собрания в процессе.

Если вам нужны дополнительные инструкции, узнайте, как лучше всего вести протокол собрания.

Официальная встреча

[тип встречи] собрание [название организации] было проведено [дата] в [место]. Он начался в [время] и проходил под председательством [имя председателя], а [имя секретаря] выполнял функции секретаря. ‍

Члены с правом голоса

Гости

Члены не присутствуют

Предложение об утверждении протокола предыдущего [дата] собрания было внесено [имя] и поддержано [имя].

• Предложение [имя] и поддержано [имя], которые [изложите здесь движение]. Ходатайство [поддержано или отклонено] с [#] за и [#] против.
  

Прежде чем перейти к приведенному ниже шаблону собрания совета директоров, прислушайтесь к некоторым важным советам.

‍Томаш Тунгуз, управляющий директор Redpoint Ventures, говорит, что ключ к успешному заседанию совета директоров — это не само собрание, а его подготовка. .

Самым важным аспектом [собрания совета директоров] является меморандум о собрании. Таким образом, вы не будете тратить половину собрания на инструктаж друг друга ».
—Томаш Тунгуз, Redpoint Ventures

Вот его совет о том, как создать и распространить памятку на доске:

1. Каждый руководитель группы пишет свой собственный раздел , не более 1-2 страниц с кратким описанием состояния бизнеса.Введение, дела идут хорошо, проблемы, планы на будущее, последние новости. Эти разделы могут содержать графики и диаграммы.
2. Генеральный директор резюмирует и представляет описание в начале документа
3. Вице-президент по финансам прилагает финансовую отчетность и ключевые отчеты
4. Команда распространяет описательную часть вместе с советом директоров. времени . Члены совета комментируют и задают вопросы во время чтения. Команда разъясняет вопросы и при необходимости предоставляет анализ

Заседание стартового совета

• Обновление генерального директора
• Основные моменты
• Вызовы высокого уровня
• Потребности компании
  

Расскажите историю компании, используя наименьшее количество показателей / диаграмм для правильного оформления текущий статус.

Финансовые показатели

Финансовые показатели и прогноз (ежеквартально)

• Квартальные прибыли и убытки
• Месячные водопады (доход, расход, остаток денежных средств, численность персонала)
• Производительность по сравнению с планом

Показатели воронки

• Посещения веб-сайта
• Лиды
• Конверсии
• Коэффициент конверсии

Показатели взаимодействия с продуктом

• Подписки
• Загрузки
• Активации
• Вовлеченность
• Удержание
• NPS
  

906 Организационная структура

Продукт / разработка

• Дорожная карта продукта
• — Основные запуски и достижения с момента последней встречи
• — Дорожная карта на следующие 6 мес. (где находится компания)
• Основные проблемы (где нужна помощь?)

Рост / маркетинг

• Эффективность по сравнению с KPI
• Позиционирование
• Бренд
• Обмен сообщениями
• PR

Продажи / BD

• Производительность по КПЭ
• Канал продаж и прогноз
• Основные проблемы (где нужна помощь?)

Операции (если применимо)

• Производительность по КПЭ
• Основные проблемы (где нужна помощь?)
  

Первая сессия

• Подробное описание функциональной области, возможностей партнерства или бизнес-задач

Вторая сессия

• Глубокое погружение в квартальные цели или проблемы продукта
  

• Обратная связь учредителям
• Формальности
• Опцион на акции гран ts

Как установить и поделиться повесткой дня встречи с помощью Hugo

Если эта статья вдохновила вас на составление твердой повестки дня для следующей встречи, вы можете использовать Hugo для отправки и публикации своей повестки дня, а затем автоматически организовать заметки о встрече.

Все, что вам нужно сделать, это создать бесплатную учетную запись Hugo, подключив свой рабочий календарь.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

‍

Чтобы автоматически добавить шаблон из этой статьи, вы захотите вернуться к этот шаблон и нажмите «Получить этот шаблон», а затем нажмите большую синюю кнопку «Использовать шаблон в Hugo».

После сверхбыстрой настройки учетной записи Хьюго отображает ваши собрания в виде календаря. Найдите встречу, для которой вы хотите составить повестку дня.

Щелкните собрание, а затем в области «Подготовка» щелкните образец шаблона повестки дня по вашему выбору. Содержимое шаблона появится в вашей повестке дня. Заполните текст дополнительной информацией.

Hugo предлагает несколько способов поделиться повесткой дня, но один из самых популярных — это создание «общедоступной ссылки».

Эта общедоступная ссылка на самом деле является довольно частной — ее могут найти только те, у кого есть ссылка.

Установите переключатель «Добавить ссылку в календарь» в правом нижнем углу, чтобы добавить ссылку к описанию события календаря.

Или, чтобы поделиться вручную, нажмите кнопку «Поделиться». Включите публичную ссылку. Ссылка будет автоматически скопирована в буфер обмена.

Вы также можете легко отправить его по электронной почте всем участникам собрания, нажав кнопку электронной почты.

Эта ссылка переводит людей на чистую, профессиональную, фирменную страницу, которая показывает вашу повестку дня.Вот как выглядит эта общедоступная страница.

Подведем итог, для продуктивной повестки дня:

1. Укажите цель собрания . Убедитесь, что все знают, почему их пригласили.
2. Используйте глаголы в своей повестке дня. Чего вы пытаетесь достичь? ‍
3. Добавьте маркеры. Они побуждают вас делать вещи краткими и организованными.

Теперь, когда вы ознакомились с различными примерами повесток дня собраний, пора составить свою собственную.Обязательно получите фору.

Возьмите любые шаблоны, которые могут вам понадобиться, из нашей бесплатной библиотеки шаблонов повесток дня. Вы можете загрузить каждый образец повестки дня в виде Google Doc, Word Doc или добавить их в бесплатную учетную запись Hugo.

В этой библиотеке шаблонов есть всевозможные образцы повестки дня, включая шаблоны для встреч продуктовых групп, маркетинга, торговых бесед и т. Д. он-лайн, а также встречи с клиентами.

И если вы хотите узнать, как эффективно провести собрание, прочтите эту статью о составляющих эффективной стратегии собрания.

Часто задаваемые вопросы о наших образцах шаблонов повесток дня

Все ли эти шаблоны повестки дня можно бесплатно загрузить в виде документов Word или Google, использовать в Hugo?

Да, каждый из примеров повестки дня собрания на этой странице, а также более 80 в нашей библиотеке шаблонов можно использовать бесплатно и загрузить .

Как загрузить шаблон повестки дня собрания в виде документа Word

1. Щелкните «Получить этот шаблон» в правом нижнем углу требуемого образца повестки дня собрания.
2. Это приведет вас к экрану, где вы можете выбрать, какой тип документа вы хотите для своего бесплатного шаблона повестки дня.
3. Щелкните «Загрузить для Word».
4. Введите свой рабочий адрес электронной почты в отведенное место и нажмите «Загрузить». Вам будут отправлены инструкции по загрузке бесплатного шаблона повестки дня собрания Word doc
   

Как загрузить образец повестки дня собрания в виде документа Google

1. Нажмите «Получить этот шаблон» в правом нижнем углу образца повестки дня собрания. ты хочешь.
2. Это приведет вас к экрану, где вы можете выбрать, какой тип документа вы хотите для своего бесплатного шаблона повестки дня.
3. Нажмите «Открыть как документ Google». Вы перейдете к версии шаблона повестки дня, доступной только для чтения.
4. Перейдите в меню «Файл»> «Сделать копию», чтобы скопировать образец повестки дня в свои собственные документы Google.
   

Как сохранить готовую повестку дня встречи в виде PDF-файла

После того, как вы настроили образец повестки дня по своему вкусу, вы можете захотеть поделитесь документом.Хотя ссылка является наиболее прагматичным способом поделиться повесткой дня — она ​​позволяет вам редактировать повестку встречи постфактум — иногда вам нужен PDF-файл, потому что вы хотите либо распечатать повестку дня, либо каким-то образом прикрепить ее в виде файла.

Сохраните повестку встречи в формате PDF в Hugo

1. Щелкните значок Печать в правом верхнем углу окна «Подготовка к встрече».
2. В открывшемся диалоговом окне печати выберите раскрывающийся список Назначение
3. Выберите « Сохранить как PDF »
   

Сохраните повестку дня встречи как PDF в Документах Google

1. Откройте меню Файл
2. Нажмите Загрузить
3. Нажмите PDF-документ (.pdf) из списка форматов файлов
4. Найдите файл PDF в папке по умолчанию для загрузки на вашем устройстве. Пользователи Google Chrome также увидят, что загрузка отображается на полосе загрузки в нижней части экрана.
5. Если вы не видите файл с повесткой дня сразу, не беспокойтесь. Документам Google требуется пара секунд, чтобы преобразовать документ Google в формат PDF.
   

Сохранить повестку дня собрания в формате PDF в Word

1. Щелкните «Файл».
2. Нажмите Сохранить как.
3. Щелкните Формат файла в нижней части окна.
4. Выберите PDF из списка форматов файлов.
5. Назовите файл с повесткой дня собрания, затем нажмите Экспорт .

Чтобы вести протокол собрания, заполните документ повестки дня собрания дополнительной информацией.

Обычно для этого требуется от двух до пяти пунктов в каждой теме повестки дня, в которых резюмируются ключевые моменты и решения.

Помните, протокол собрания не должен быть дословным отчетом обо всем, что произошло . Они должны выделять ключевую информацию, решения и следующие шаги.

Обычно вы хотите делать эти заметки в режиме реального времени во время собрания, но вы также можете заполнить их по памяти после.

Excel — не идеальное программное обеспечение для шаблонов повесток дня собраний. В Excel сложно отформатировать текст, чтобы его было легко читать.В Excel нельзя даже выделять маркеры!

Плюс, все замечательные функции Excel — сортировка, функции, математика — не особенно полезны для повесток дня.

Я настоятельно не рекомендую вам использовать Excel для организации встреч. Если вам нужна диаграмма или таблица в повестке дня встречи, вставьте ее в обычный документ или сделайте ссылку на нее.

Используйте светскую беседу, чтобы привлечь внимание. Раньше я работал с руководителем отдела продаж, который каждую встречу начинал с пары минут светской беседы.Его любимой темой был спорт. Однажды он сказал мне, что это не потому, что он такой большой поклонник.

Совещания по продажам могут быть утомительными, но, обсуждая что-то более интересное, он мог привлечь внимание группы и перейти к текущему делу.

Перейти прямо к повестке дня. Поскольку вы составили повестку дня и поделились ею со всеми участниками, предполагайте, что все знают, о чем идет речь. Вам не нужно повторять то, что уже есть.Когда пришло время начинать собрание, дерзайте.

Вы могли бы сказать что-то вроде: «Хорошо, все. Спасибо, что пришли. Первым в сегодняшней повестке дня …»

Порядок повестки дня — это приоритетный список того, что будет обсуждаться и решаться. Обычно порядок должен идти от самых важных и крупных тем к более мелким.

Элемент действия — это задача, которую нужно выполнить вне собрания.

В заметках о собрании или протоколе собрания отметьте каждый элемент действия:

1. Укажите элемент действия с помощью глагола действия
2. Укажите имя или инициалы ответственного лица
3. Укажите срок выполнения, если вы его знаете. Для повторяющихся встреч сроком исполнения часто считается следующая встреча.
   

Как составить повестку дня для эффективной встречи

Чтобы предотвратить проведение собрания, на котором участники не готовы, отклоняются от графика или тратят время команды, вы должны создать эффективную повестку дня собрания, которая устанавливает четкие ожидания относительно того, что должно происходить до и во время собрания.Поинтересуйтесь мнением членов вашей команды, чтобы повестка дня отражала их потребности и привлекала их. Если вся ваша команда встречается, то обсуждаемые вопросы должны затронуть всех присутствующих и потребовать усилий всей команды для решения. Обсуждение тем, которые не затрагивают всех участников встречи, тратит драгоценное время людей. Еще одна тактика для создания лучшей повестки дня — перечисление тем в качестве вопросов, на которые нужно ответить. Вместо того, чтобы писать «перераспределение офисных помещений», попробуйте «При каких условиях мы должны перераспределить офисные площади?» Сообщите вашей команде, если целью обсуждения является обмен информацией, получение комментариев по поводу решения или принятие решения.И укажите в повестке дня, кто ведет каждое обсуждение, чтобы они могли подготовиться. Эти и еще пять советов помогут вашей команде сосредоточиться на встречах.

Мы все бывали на встречах, где участники не были готовы, люди отклонялись от курса, а обсуждаемые темы — пустая трата времени команды. Эти проблемы — и другие подобные — возникают из-за плохой структуры повестки дня. Эффективная повестка дня устанавливает четкие ожидания относительно того, что должно произойти до и во время встречи. Это помогает членам команды подготовиться, разумно распределяет время, быстро привлекает всех к одной и той же теме и определяет, когда обсуждение завершено.Если проблемы все еще возникают во время встречи, хорошо продуманная повестка дня увеличивает способность команды эффективно и быстро решать их.

Вы и ваша команда

• Встречи

  Как сделать их более продуктивными.

Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для вашей следующей встречи с образцом повестки дня и шаблоном ниже. Вы можете использовать эти советы, независимо от того, длится ли встреча час или три дня, и встречаетесь ли вы группой из пяти или сорока человек:

Обратитесь за советом к членам команды. Если вы хотите, чтобы ваша команда участвовала во встречах, убедитесь, что повестка дня включает пункты, которые отражают их потребности. Попросите членов команды предложить пункты повестки дня с указанием причины, по которой каждый пункт необходимо решать в коллективе. Если вы в конечном итоге решите не включать элемент, проявите ответственность — объясните свои доводы члену команды, который его предложил.

Выберите темы, которые затрагивают всю команду. Время встреч команды дорогое, и его трудно запланировать. В основном его следует использовать для обсуждения и принятия решений по вопросам, которые затрагивают всю команду, и для их решения требуется вся команда.Часто это те, в которых люди должны координировать свои действия, потому что их части организации взаимозависимы. Они также могут быть проблемами, по которым у людей разная информация и потребности. Примеры могут включать: Как лучше всего распределять общие ресурсы? Как сократить время отклика? Если команда не проводит большую часть собрания, обсуждая взаимозависимые вопросы, участники разойдутся и в конечном итоге не будут присутствовать.

Перечислите темы повестки дня как вопросы, на которые команда должна ответить .Большинство тем повестки дня — это просто несколько слов, соединенных вместе, чтобы сформировать фразу, например: «перераспределение офисных помещений». В результате участники встречи задаются вопросом: «А как насчет перераспределения офисных площадей?» Когда вы перечисляете тему в качестве вопроса (или вопросов), на который нужно ответить, вместо этого она звучит так: «При каких условиях, если таковые имеются, мы должны перераспределять офисные помещения?»

Вопрос позволяет членам команды лучше подготовиться к обсуждению и отслеживать, соответствуют ли их собственные и чужие комментарии.Во время встречи любой, кто считает, что комментарий неуместен, может сказать что-то вроде: «Я не понимаю, как ваш комментарий соотносится с вопросом, на который мы пытаемся ответить. Вы можете помочь мне понять связь? » Наконец, команда знает, что, когда на вопрос дан ответ, обсуждение завершено.

Отметьте, является ли цель темы — поделиться информацией, получить информацию для принятия решения или принять решение . Членам команды сложно эффективно участвовать, если они не знают, просто слушать, вносить свой вклад или участвовать в процессе принятия решений.Если люди думают, что они участвуют в принятии решения, а вы просто хотите их участия, все, вероятно, будут разочарованы к концу разговора. Обновления лучше распространять — и читать — до собрания, используя краткую часть собрания для ответа на вопросы участников. Если цель состоит в том, чтобы принять решение, укажите правило принятия решения. Если вы формальный лидер, в начале пункта повестки дня вы можете сказать: «Если возможно, я хочу, чтобы мы приняли это решение консенсусом.Это означает, что каждый может поддержать и реализовать решение, учитывая его роли в команде. Если после часа обсуждения мы не сможем прийти к консенсусу, я оставляю за собой право принять решение на основе состоявшегося разговора. Я расскажу вам свое решение и причины, по которым я его принял.

Оцените реальное количество времени для каждой темы . Это служит двум целям. Во-первых, вам нужно провести математику — подсчитать, сколько времени понадобится команде для представления темы, ответов на вопросы, решения различных точек зрения, выработки потенциальных решений и согласования пунктов действий, вытекающих из обсуждения и решений.Лидеры обычно недооценивают необходимое количество времени. Если на вашем собрании десять человек, и вы выделили десять минут, чтобы решить, при каких условиях, если таковые имеются, вы перераспределите офисное пространство, вы, вероятно, недооценили время. Выполнив простую математику, вы поймете, что команда должна будет принять решение сразу после того, как каждый из десяти участников поговорит в течение минуты.

Во-вторых, расчетное время позволяет членам команды либо адаптировать свои комментарии, чтобы уложиться в отведенные временные рамки, либо предположить, что может потребоваться больше времени.Целью перечисления времени является не прекращение обсуждения, когда время истекло; это просто способствует неправильному принятию решений и разочарованию. Цель состоит в том, чтобы научиться лучше распределять достаточно времени, чтобы команда могла эффективно и результативно отвечать на поставленные перед ней вопросы.

Предложите процедуру рассмотрения каждого пункта повестки дня . Процесс определяет шаги, через которые команда будет двигаться вместе, чтобы завершить обсуждение или принять решение. Согласование процесса значительно повышает эффективность встречи, но лидеры делают это редко.Если команда не согласовала процесс, участники будут добросовестно участвовать в процессе, основанном на их собственном процессе. Вы, наверное, видели это в действии: одни члены команды пытаются определить проблему, другие члены команды задаются вопросом, почему эта тема стоит в повестке дня, а третьи уже определяют и оценивают решения.

Процесс рассмотрения вопроса должен быть включен в письменную повестку дня. Когда вы дойдете до этого пункта во время встречи, объясните процесс и добейтесь согласия: «Я предлагаю использовать следующий процесс.Во-первых, давайте займем около 10 минут, чтобы собрать всю необходимую информацию в таблице. Во-вторых, давайте потратим еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения, которые нам нужно сделать. В-третьих, нам потребуется еще 10 минут, чтобы определить и согласовать интересы, которые должны быть соблюдены для любого решения. Наконец, мы потратим около 15 минут на разработку решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей релевантной информацией и предположениями. Есть предложения по улучшению этого процесса? »

Эта статья также встречается в:

Укажите, как участники должны подготовиться к собранию. Распространите повестку дня до собрания, чтобы команда могла заранее прочитать справочные материалы и подготовить свои первоначальные мысли по каждому пункту повестки дня.

Определите, кто отвечает за ведение каждой темы . Кто-то, кроме официального руководителя собрания, часто отвечает за обсуждение конкретного пункта повестки дня. Этот человек может предоставлять контекст для темы, объяснять данные или может нести организационную ответственность за эту область.Указание этого человека рядом с пунктом повестки дня гарантирует, что любой, кто отвечает за ведущую часть повестки дня, знает его — и готовится к нему — до собрания.

Сделайте первую тему «пересматривайте и при необходимости изменяйте повестку дня». Даже если вы и ваша команда совместно разработали повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы увидеть, не нужно ли что-то изменить из-за поздних срочных событий. Однажды у меня была назначена встреча с высшим руководством. Когда мы просматривали повестку дня, я спросил, нужно ли нам что-нибудь изменить.Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своем намерении уйти в отставку и что нам, вероятно, необходимо существенно изменить повестку дня. Не все изменения в повестке дня настолько драматичны, но, проверяя в начале собрания, вы увеличиваете шанс того, что команда будет использовать время собрания наиболее эффективно.

Завершите встречу знаком «плюс» / «дельта». Если ваша команда встречается регулярно, два вопроса образуют простой процесс непрерывного улучшения: Что мы сделали хорошо? Что мы хотим сделать по-другому к следующей встрече? Вложение пяти или десяти минут позволит команде улучшить производительность, рабочие отношения и удовлетворенность членов команды.Вот несколько вопросов, которые следует учитывать при определении того, что команда сделала хорошо, а что она хочет сделать по-другому:

1. Была ли повестка дня роздана вовремя, чтобы все могли подготовиться?
2. Насколько хорошо члены команды подготовились к встрече?
3. Насколько хорошо мы оценили время, необходимое для каждого пункта повестки дня?
4. Насколько хорошо мы распределяли время для принятия решений и обсуждения?
5. Насколько хорошо все придерживались темы? Насколько хорошо члены команды высказывались, когда думали, что кто-то не по теме?
6. Насколько эффективен был процесс рассмотрения каждого пункта повестки дня?

Чтобы убедиться, что ваша команда выполнит все, просмотрите результаты плюс / дельта в начале следующего собрания.

Если вы разрабатываете повестку дня, используя эти советы, а также примерную повестку дня и шаблон, приведенные ниже, вашей команде будет легче сосредоточиться на собраниях и оставаться на них.

Полное руководство по повестке дня заседаний совета директоров (с шаблонами!)

Размещено: 06.04.2020

Мы все там были: встреча, которая должна была длиться всего час, постепенно приближалась к 90-минутной отметке, а затем растянулась на два часа.Хуже того, вы не достигли своих целей, и люди ушли, не приняв ключевых решений и не определив дальнейших действий. Но, к счастью, этого не должно быть, когда вы составляете эффективные повестки дня заседаний совета директоров!

Для организаций с ограниченными ресурсами решающее значение имеют эффективные заседания совета директоров. И в основе каждой хорошей встречи лежит прочная повестка дня встречи. Он задает тон вашему собранию и определяет, насколько заинтересованными (или не заинтересованными) будут члены совета директоров. С помощью простого планирования ваше правление может значительно повысить эффективность своих собраний.Однако для этого нужно больше, чем просто создать простой контрольный список для управления и довести его до конца.

Вот почему мы собрали наши лучшие предложения и создали несколько бесплатных шаблонов, которые помогут вам начать работу. В этом руководстве мы рассмотрим следующие ключевые темы:

В Boardable наша цель — упростить управление советом директоров и усилить влияние организации на свое сообщество. Оснащая свои советы директоров инструментами управления и ресурсами, необходимыми для достижения успеха, организации могут легко этого добиться.

  Если вы устали тратить часы времени и пачки бумаги на создание громоздкой настольной книги для каждого заседания совета директоров, у нас есть помощь.  

Может быть, пора подумать о том, чтобы взорвать доску. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу, чтобы узнать, как это сделать! Вы можете сократить время на подготовку к встрече с часов или дня до нескольких минут. Более того, члены вашего совета смогут готовиться к встречам из любого места — в цифровом формате!

Готовы тщательно изучить, что делает динамичную повестку дня и способствует повышению эффективности членов совета директоров? Давайте начнем.

Как составить успешную повестку дня заседания совета директоров

Скорее всего, вы видели много примеров плохой подготовки и плохо выбранных тем, что напрямую привело к незаинтересованности членов совета директоров. Это только напрасная трата времени самых ценных сотрудников вашей организации, и вы захотите избежать этого любой ценой. Единственный верный способ избежать этой неудачи — создать динамичную повестку дня заседаний совета директоров. Но как?

К счастью, есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы создать эффективную повестку дня, которая сделает ваши встречи продуктивными, совместными и увлекательными — независимо от того, виртуальные они или личные.Независимо от того, длится ли ваша встреча 30 минут или несколько часов, нет оправдания плохо составленному графику и недостаточным темам для обсуждения.

Давайте перейдем к некоторым передовым методам построения эффективных повесток дня заседаний совета директоров, способствующих организации и эффективному общению, независимо от того, насколько маленькой или большой может быть ваша группа.

Организуйте их логически.

Повестка дня собрания совета директоров служит дорожной картой для председателя и движущей силой ваших собраний. Это помогает вам перемещаться между темами встречи и затрагивает все вопросы бизнеса, не останавливаясь слишком долго на конкретных вопросах, которые лучше решать на заседаниях комитета.

Чтобы каждая тема была освещена в достаточной степени, вам необходимо четко организовать повестку дня заседаний совета директоров. Вот несколько советов для этого:

• • Освежите свой подход. Повестка дня собрания совета директоров не всегда должна быть одинаковой. Оживите свою доску, перевернув свою повестку дня и обратившись в первую очередь к наиболее важной (и потенциально способной изменить правила игры). В конце концов, намного проще генерировать новые идеи, когда члены совета директоров свежи.

  • Отметьте, предназначена ли тема для информирования, поиска информации или принятия решения. Знание конечной цели каждого пункта повестки дня собрания совета директоров значительно упрощает ее достижение. В противном случае вы можете достичь своей цели, даже не осознавая этого, и затем потратить время на поиски другого решения, которое вам не нужно.

  • Выделите определенное количество времени для каждого пункта повестки дня. Если вы не пришли к желаемому выводу, оставьте его в повестке дня заседания совета директоров до следующего раза и сосредоточьтесь на решении проблем, которые вы можете сделать прямо сейчас .Если все знают, что пора двигаться дальше, завершить обсуждение будет намного проще.

Не позволяйте собраниям превращаться в беспорядок. Четко организованная повестка дня заседаний совета директоров поможет вам избежать посторонних разговоров и приступить к делу. В противном случае все будут выбиты из строя, прежде чем вы об этом узнаете.

Остерегайтесь информационной перегрузки.

От просмотра отчетов до выполнения следующих шагов — есть много информации, которая необходима членам совета директоров для эффективной работы.Но последнее, что вы хотите сделать, — это погрузить членов совета директоров в ненужные дела.

Вот несколько простых, но действенных советов, которые помогут избежать информационной перегрузки при составлении повестки дня заседаний совета директоров:

• Ограничить длину пакета. Хорошее практическое правило — ограничить свой пакет доски 10 страницами для среднего собрания совета директоров и 20 — для специального. Положитесь на комитеты, которые усвоят детали и предоставят общий обзор остальной части правления.В противном случае перегруженная повестка дня заседаний совета директоров затуманит их умы и отвлечет от более важных деталей.

• Сведите к минимуму время, затрачиваемое на рутинные дела. Потратьте около 25 процентов собрания на отчеты и «необходимые» (т. Е. На утверждение повестки дня и протоколов предыдущих собраний, финансовую проверку и т. Д.). Это оставляет большую часть встречи для обсуждения стратегического направления и других важных вопросов. Здесь помогает согласованная повестка дня, поскольку она объединяет рутинные вопросы.

• Не включайте отчеты в повестку дня собрания. Чем больше вы погружаете участников в детали, тем больше вероятность, что они выпишутся. Если в вашей повестке дня слово «отчет» встречается более двух или трех раз, у вас их слишком много. Члены правления не хотят тратить час (или больше) на то, чтобы слушать, как сотрудники или их коллеги разговаривают с им, а не с их.

Если вы покажете, что цените время членов правления, энергия в комнате, естественно, будет намного выше!

Сосредоточьтесь на содержании.

Форматирование ничего не значит без важных пунктов повестки дня. Другими словами, то, как выглядит повестка дня, имеет гораздо меньшее значение, чем то, что вы планируете охватить. Сначала хорошо спланируйте встречу, а потом подумайте о том, как лучше всего изложить этот план.

Начните с выбора тем повестки дня собрания совета директоров, которые затрагивают нескольких членов. Темы, которые актуальны для всех за столом, естественно, будут гораздо более воодушевляющими и значимыми. Если вы не можете найти темы, которые затрагивают как минимум половину группы, возможно, у вас более серьезная проблема.

Спросите о вводе.

Два разума (или несколько в данном случае) больше одного. Сбор отзывов помогает пробудить энтузиазм и не упустить важные темы для обсуждения.

Начните с обхода стола в начале каждой встречи и спрашивайте каждого участника, есть ли у него или нее что-нибудь для обсуждения. То же самое касается каждой темы обсуждения. В начале и в конце каждого пункта повестки дня спрашивайте участников, есть ли у них что добавить.

Иногда участники могут сказать, что им нечего добавить, что само по себе может быть весьма значимым сообщением. Это указывает группе, что человек чувствует, что предмет был достаточно изучен, и сигнализирует о готовности двигаться дальше. Однако будьте осторожны, потому что, если это происходит слишком часто, это может быть признаком того, что повестка дня вашего заседания совета директоров слишком длинная.

Присылайте свои повестки дня заранее.

После того, как вы составили повестку дня заседания совета директоров с предметами для обсуждения и ключевыми пунктами принятия решений, вы захотите поделиться им с членами совета директоров.

Предоставление доступа заранее дает участникам возможность полностью подготовиться и внести активный вклад, особенно если им поручено освещать один из вопросов.При наличии достаточного времени на рассмотрение повестка дня вашего заседания совета директоров предоставит членам совета директоров некоторый уровень детализации по обсуждаемым вопросам и вызовет провокационные вопросы, которые нужно задать для начала эффективного сотрудничества.

Когда документы и отчеты прилагаются к повестке дня собрания совета директоров, члены могут просматривать их на досуге и использовать время собрания для обсуждения. Или, что еще лучше, они могут сосредоточиться на стратегических проблемах, стоящих перед вашей организацией. В конце концов, на заседаниях совета директоров должно быть сосредоточено внимание на будущем организации.

Отправляя повестку дня собрания совета директоров заранее, члены могут расслабиться, зная, что собрание находится под контролем и что все насущные вопросы учтены. Другими словами, у них будет меньше шансов замедлить встречу из-за перерывов, если они будут знать, что их проблема будет затронута позже.

Как вывести эффективные протоколы из повесток дня заседаний совета директоров

Каждый офицер на доске играет важную роль. Председатель правления является главой правления, казначей ведет учет финансов, а секретарю поручено вести точные протоколы заседаний, которые имеют решающее значение для правления.Протоколы заседаний имеют решающее значение для правления.

При эффективном ведении протоколов на доске запоминаются действия доски и четко описываются их причины. В идеале они помогают доске отслеживать прогресс в достижении целей, детализировать планы на будущее и служить ориентиром.

Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на мероприятии, о том, что произошло, а также для предоставления рекомендаций для принятия решений в будущем. Не только это, но и официальный и юридический отчет о заседании совета директоров.

Со всей ответственностью, которую влечет за собой точное ведение минут, это работа непревзойденного мастера, многозадачного. Он включает в себя несколько элементов, в том числе:

• Точная транскрипция и идентификация того, кто что сказал
• Четкое, однозначное письмо
• Внимательная оценка обсуждения в реальном времени на заседании совета директоров
• Оперативное распространение утвержденных, готовых к чтению протоколов

Эффективный протокол может начинаться с хорошей повестки дня заседания совета директоров, но это не просто подробный план. Протокол сохраняет порядок обсуждения на совете, даже если оно меняет порядок пунктов повестки дня. Следите за ходом своих встреч, следуя этим ключевым передовым методам.

1. Иметь систему входа.

Узнайте, какие гости планируют посетить. Для личных встреч укажите всех предполагаемых участников и посетителей на листе входа, озаглавленном « ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ. ПОЖАЛУЙСТА ВОЙДИТЕ. ”Затем поместите его рядом с дверью с прикрепленной ручкой.

Перед тем как привести собрание к порядку, председатель должен побудить всех подписать лист. Еще лучше автоматизировать процесс с помощью программного обеспечения цифровой платы.

Boardable предлагает специальные инструменты для планирования встреч, которые включают записи посещаемости, программу построения расписания и средство создания протоколов, чтобы упростить этот процесс.

2. Напишите для читателя на 5 лет вперед.

Короче говоря, протокол должен быть точным и достаточно связным, чтобы будущий читатель мог без затруднений понять, что произошло. Во время написания спросите себя, что читатель захочет узнать в будущем.

В частности, обязательно записывайте движения дословно. Вот пример важной информации, которую вы хотите записать:

• Имя лица, подавшего ходатайство.
• Имя человека, поддержавшего ходатайство.
• Голосование (Совет: делайте отступы для быстрого распознавания).

Что касается дополнительного сотрудничества, разговоры , а не следует записывать дословно. Запишите их объективно и воздержитесь от подстрекательских комментариев или личных замечаний.Придерживайтесь фактов! Хороший способ сделать это — по возможности избегать прилагательных и наречий. Еще раз проверьте свой язык, чтобы убедиться, что он ясен и однозначен.

Не важно, о чем идет речь, ускорите процесс создания минут с помощью Boardable Minutes Maker. Он позволяет легко и эффективно записывать идеи, задачи и голоса, поэтому вы не пропустите ни одного момента действия.

3. Не жалейте подробностей.

Аналогичным образом, вы захотите включить любую относящуюся к делу информацию, которая возникает во время собрания совета директоров.Помните, что советы директоров несут юридическую ответственность, а протоколы служат официальным и юридическим документом. В юридической сфере протоколы собраний считаются правильными, поэтому говорите ясно и просто, чтобы избежать каких-либо сложностей. Используйте эти данные как надежную отправную точку:

• Место встречи, дата и точное время звонка по заказу
• Тип собрания (регулярное, специальное или созываемое)
• ФИО участников собрания и отсутствующих
• Каждое ходатайство, в том числе о том, кто его сделал, кто его поддержал и каков был результат
• Действия и следующие шаги
• Дата и время следующей встречи
• Срок хранения

Хотя это ни в коем случае не исчерпывающий список, он должен послужить прочной основой, когда вы начнете составлять протокол собрания.Обязательно примите к сведению любую важную информацию, и все будет хорошо. По каждому пункту повестки дня заседания совета директоров напишите краткое изложение каждого предпринятого действия вместе с обоснованием ключевых решений. Хотя вы не хотите записывать каждую секунду встречи, старайтесь не включать слишком мало информации и оставлять место для путаницы.

4. Соблюдайте установленные протоколы ведения и утверждения протоколов.

После того, как протокол собрания составлен, вам необходимо установить несколько следующих шагов, которые позволят вам быстро завершить их и своевременно распространить среди членов совета директоров.Лучше всего иметь контрольный список, который будет держать вас в курсе.

Например, секретарь правления должен подписать протокол в цифровом виде или от руки. Затем, если ваш устав требует подписи президента, получите и ее.

Отсюда вы всегда должны соблюдать устав и протоколы вашей организации для хранения протоколов заседаний совета директоров. На всякий случай создайте резервные копии — либо в печатном, либо в цифровом виде (или и то, и другое!). В лучшем случае используйте портал доски, где вы можете сделать резервную копию документа на Google Диске, Dropbox или OneDrive.

5. Используйте подходящие инструменты для работы.

Улучшите свою цифровую стратегию, используя технологии в своих интересах и считая минуты на ноутбуке. Таким образом, гораздо быстрее записать важную информацию и изменить ее порядок по мере продвижения, когда обсуждение отличается от повестки дня. Это не только намного эффективнее, но и при работе из дома возрастает потребность в более технологичном подходе.

Убедитесь, что вы эффективно вводите ключевые слова, короткие предложения и обозначения прямо в повестку дня.Затем выделите любую серию предложений и комментариев в виде маркеров для быстрого ознакомления.

Цифровое решение, такое как Minutes Maker от Boardable, еще больше упрощает процесс. Вы можете эффективно использовать, хранить и распространять протоколы для справок в будущем, чтобы все были в курсе самой последней информации, даже если они не смогли присутствовать. Оставайтесь с нами, чтобы изучить решение более подробно позже.

Шаблоны повестки дня заседаний Совета директоров

Если вы новичок в создании повесток дня заседаний совета директоров, возможно, вы не знаете, с чего начать — независимо от того, сколько вы читали о передовых методах.Разработка и использование определенного формата может иметь большое значение для создания такого формата, который стимулирует сотрудничество и взаимодействие. Чтобы получить надежную отправную точку, щелкните следующие рисунки, чтобы ознакомиться с редактируемыми шаблонами повестки дня заседаний совета директоров, которые вы можете использовать:

Каждый из вышеперечисленных шаблонов повестки дня собрания совета директоров имеет уникальный макет с элементами, которые вы можете редактировать, чтобы они соответствовали следующему собранию совета директоров. Вот что вы можете ожидать в каждом из них:

• Шаблон 1: Используйте этот шаблон повестки дня собрания совета, чтобы установить основную цель собрания, указать, как члены должны подготовиться, выделить темы, которые будут затронуты, и указать, какие дальнейшие действия будут предприняты после собрания.
• Шаблон 2: Этот шаблон повестки дня собрания совета директоров разделен на отчеты для руководства, старые дела и новые дела, поэтому вы можете убедиться, что все освещено.
• Шаблон 3: Внесите необходимые изменения в повестку дня, а затем охватите отчеты должностных лиц, старые и новые дела, объявления и многое другое с помощью этого шаблона повестки дня собрания совета директоров.

Создание динамических повесток дня заседаний совета директоров не должно быть трудным. Вместо того, чтобы оставлять это на волю случая, попробуйте один из приведенных выше шаблонов повестки дня заседаний совета директоров и посмотрите, как они работают в вашей организации.Адаптируйте их под свои нужды, и вы будете удивлены тому, что может придумать ваша команда!

Как составитель повестки дня заседаний совета директоров может помочь

Как вы уже знаете, подготовка к собранию совета директоров включает в себя бесчисленное множество задач, на которые может уйти очень по времени. Этот длинный список дел включает (но, конечно, не ограничивается) поиск подходящей даты, передачу всех соответствующих деталей, безопасный обмен документами и создание динамической повестки дня собрания совета директоров заблаговременно.Хорошая новость заключается в том, что теперь с помощью Boardable Meetings Center вы можете эффективно выполнять все эти задачи в одном удобном месте!

С помощью программного обеспечения Boardable для заседаний и заседаний вы можете централизовать информацию и обмен информацией на доске, сделав все (и всех) всего за пару кликов. Благодаря этим комплексным инструментам управления доской вы сможете быстро и эффективно создавать динамические повестки дня с помощью функции Agenda Builder. Вот краткий обзор того, что вы можете ожидать от наших мощных инструментов:

• Создайте повестку дня собрания совета директоров с нуля или сохраните шаблон с предыдущего собрания.
• Всего несколькими щелчками мыши поделитесь интерактивным PDF-файлом с повесткой дня со всей доской.
• Преобразуйте повестку дня собрания совета директоров в инструмент для протоколирования во время собрания в режиме реального времени.
• Разрешить членам совета директоров просматривать повестку дня на своих мобильных устройствах и добавлять заметки во время собрания.

В кратчайшие сроки вы можете автоматизировать планирование собраний, создавать динамические повестки дня собраний (встроенные шаблоны повестки дня собрания упрощают его) и отслеживать посещаемость собрания и переписку.

Как работает конструктор Boardable Agenda

Вот краткое описание Boardable Agenda Builder. В этом коротком 3-минутном видео вы увидите комплексную функциональность инструмента и сможете оценить, насколько хорошо он будет работать для создания и публикации ваших собственных повесток дня собраний совета директоров:

Как составлять повестку дня заседаний совета директоров в Boardable

После создания собрания в Центре собраний вы можете легко составить повестку дня, добавляя пункты (как показано на рисунке ниже).Кроме того, у вас есть возможность выбрать один из трех шаблонов повестки дня собрания совета директоров по умолчанию в инструменте или вы можете использовать сохраненный шаблон с предыдущего собрания.

Добавляя пункты в повестку дня собрания правления, вы можете легко назначить их конкретному члену правления, назначить продолжительность, добавить подробное описание и прикрепить соответствующие документы. Посмотрите сами:

Как участники могут делать записи во время собрания

Особенно, когда ваше правление находится в процессе обсуждения, заставляющего задуматься, члены захотят делать заметки. Boardable делает это быстро и легко с функцией создания заметок!

Во время собрания каждый участник имеет возможность делать личные заметки прямо в повестке дня собрания.Таким образом, они полностью вовлечены и точно знают, что им нужно сделать до следующей встречи. Взгляните на мнение участников:

Как отсчитывать минуты с помощью Boardable

Как вы знаете, эффективные минуты защищают вашу доску от ответственности и неэффективности. Используя Minutes Maker, вы можете использовать уже созданную повестку дня, чтобы не упустить ни одной детали.

Просто откройте повестку дня собрания совета директоров и добавьте протокол прямо к каждому пункту повестки дня. Посмотрите, как легко вводить заметки, назначать задачи и записывать голоса.

Отсюда вы можете эффективно публиковать свои протоколы и мгновенно раздавать их всем участникам. Всего несколькими щелчками мыши вы можете связать протокол, повестку дня и задачи прошедшего собрания с материалами для следующего собрания, что упростит подготовку. Записывать протокол собрания еще никогда не было так просто!

С помощью программного обеспечения Boardable вы можете централизовать всю коммуникацию в одном удобном месте и создавать эффективные программы, стимулирующие сотрудничество.

Завершение

Составление повестки дня играет важную роль в укреплении духа среди членов совета директоров. Благодаря намеренному внедрению передового опыта создание динамических повесток дня заседаний совета директоров может быстро стать естественной привычкой.

Не забудьте дать собраниям совета директоров новую жизнь, ценив время каждого с помощью повестки дня, которая заставляет людей приходить на собрание. В конце концов, у вас должно быть членов правления человек, а не скучающих членов!

Если вы не знаете, с чего начать, составьте следующую повестку дня с помощью одного из наших шаблонов повестки дня заседаний совета директоров.Наше программное обеспечение для плат и интуитивно понятный конструктор Agenda Builder еще больше упростят процесс и позволят вашей доске быть как можно лучше. В кратчайшие сроки вы попадете на путь более продуктивных и совместных заседаний совета директоров.

Если вы хотите продолжить свое исследование, изучите эти дополнительные ресурсы, чтобы максимально расширить свой опыт управления организацией:

  Если вы устали готовить повестки дня, бюджеты, отчеты, протоколы и все документы, которые входят в сводную книгу, как насчет вас... ВЗОРВАТЬ?  

Узнайте все о том, как избавиться от традиционной книги на картоне, в этой бесплатной загрузке электронной книги. Поделитесь PDF-файлом со своей командой и никогда больше не создавайте еще одну громоздкую доску!

эффективных программ встреч с примерами — Notejoy

Когда встречи отклоняются от графика, участники прибывают неподготовленными, а темы неактуальны — эти проблемы часто возникают из-за плохой структуры повестки дня.

Повестки дня важны, потому что эффективный увеличивает продуктивность команды

Эффективная повестка дня увеличивает продуктивность собрания в целом, поскольку формирует ожидания относительно того, что должно происходить до, во время и после собрания. Это помогает собрать всех на одной странице по наиболее важным темам и позволяет команде быстро решать ключевые проблемы.

Что включить в повестку дня?

Как пишет Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей»: «Начните с конца.»Повестки дня — это списки вопросов, которые участники надеются решить на встрече.

В повестку дня чаще всего входят:

• Информационные элементы — распространение обновлений по теме для группы. Например, менеджер может предоставить обновленную информацию о процессе планирования на конец года.
• Действия — элементы, которые, как вы ожидаете, группа захочет рассмотреть во время собрания. Например, производительность за определенный период времени или траекторию при запуске продукта.
• Темы обсуждения — элементы, по которым группа должна предоставлять отзывы. Например, сбор информации о предстоящем изменении политики поездок на работу и вопросы, которые у команды есть по этому поводу.

В дополнение к этому они часто включают конкретные сведения о том, как будет проводиться собрание. Например, в темах повестки дня часто указывается, кто и как долго будет выступать, чтобы определить, кто будет отвечать за подготовку контента и сколько времени у них будет на его представление.

В зависимости от собрания повестки дня можно распространять задолго до собрания или сообщать в начале собрания. Он устанавливает цель встречи и гарантирует, что все будут на одной странице в отношении того, чего вы хотите достичь в этот срок.

Повестки дня могут быть очень короткими или очень длинными

Насколько формальной должна быть ваша повестка дня? Часто люди не чувствуют, что у них есть время подготовиться к встрече, не говоря уже о том, чтобы написать полную официальную повестку дня встречи. Когда ставки высоки или ситуация очень формальная, может иметь смысл включить формальную заранее распределенную повестку дня, а также протокол собрания.Однако прагматический подход состоит в том, чтобы сделать повестку дня как можно более простой для решения поставленной задачи.

Пример неформальной повестки дня

1) Вступление (10 минут — все)
2) Просмотрите показатели продаж за квартал до текущей даты (10 минут) *
3) Обсуждение и одобрение предложения по продажам на следующий квартал (5 минут) *
4) Ознакомьтесь с планом предстоящей маркетинговой кампании (15 минут)

* Ежеквартальные фактические и прогнозируемые показатели см. В прилагаемых документах.

Пример формальной повестки дня

1. Постоянные вопросы — вопросы, которые всегда находятся в повестке дня очередного собрания

— Принять посещаемость
— Утвердить протокол предыдущего собрания
— Обновления статуса команды
— Так далее.

2. Дело последней встречи — обсудите темы, которые не были завершены на предыдущей встрече, или пункты действий, которые необходимо выполнить

— Стефани — обновление квоты продаж (10 минут)
— Дэвид — вице-президент по продажам (5 минут)

3.New Business — новые темы встречи

— Сэм — Обсудить переезд объектов (20 минут)
— Рэнди — Результаты опроса вовлеченности сотрудников (30 минут)

4. Ведение домашнего хозяйства — постоянные вопросы по итогам собрания

— Клайд — Объявления
— Обзор мероприятий
— Дата следующей встречи
— И т. Д.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи.Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в зале заседаний, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими повестками дня встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговора, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, группы могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого к какой информации есть доступ, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлым и текущим собраниям.

Связанные ресурсы

— Персонал, официальный, вводный • Asana

Планируйте и управляйте своими встречами с помощью нашего шаблона повестки дня

Начните встречи с правильного пути с помощью нашего шаблона повестки дня.Делайте встречи целенаправленными и продуктивными, фиксируйте элементы действий и координируйте автономную работу — и все это в одном месте. Начните проект с нашего образца повестки дня встречи сегодня.

Чтобы составить повестку дня следующей встречи, используйте этот образец шаблона повестки дня встречи и советы, чтобы адаптировать ее к вашим потребностям:

• Составьте список тем для обсуждения и тем для обсуждения. Создайте задачу (или задачи), чтобы зафиксировать, о чем вы говорите на встрече. Вы можете создавать новые задачи в рамках своего проекта повестки дня собрания или добавлять существующие задачи из других проектов для обсуждения и совместного использования.В любом случае не забудьте указать подробности в описании, чтобы все пришли на встречу подготовленными.
• Назначьте участникам темы для разговора. Даже если вы, возможно, возглавляете собрание, вы можете попросить других затронуть определенные темы для обсуждения. Определите, кто о чем будет говорить, и проинформируйте их в своем проекте повестки дня на случай, если им нужно подготовиться заранее.
• Включите цель встречи. Настройте у участников встречи правильное настроение, установив и четко изложив, что вы собираетесь получить от встречи.Что вы хотите обсудить? Какие результаты вам нужны от этого обсуждения? Почему присутствует именно эта группа людей?
• Сообщите участникам заранее. Перед собранием поделитесь своей повесткой дня с участниками, чтобы они знали, что вы планируете обсудить, и, как только собрание начнется, вы все сможете сразу перейти к ресурсам.

Примеры повесток дня встреч, которые можно спланировать с помощью Asana

Новичок в повестке дня встреч в Асане?

Ответы на все ваши вопросы:

• Какова цель собрания? Повестка дня собрания включает цели, темы для обсуждения и действия вашей команды для одноразовой или повторяющейся встречи.Для достижения наилучших результатов поделитесь повесткой дня встречи со своей командой, чтобы они могли подготовиться к встрече и поработать над пунктами действия после ее завершения.
• Что следует включить в повестку дня собрания? В повестке дня вашей встречи должны быть разделы для различных пунктов повестки дня. Например, вы можете создать такие разделы, как «Для обсуждения», «Действия» и «Справочник». С шаблоном повестки дня собрания Asana вы также можете перетаскивать задачи, чтобы расположить их в правильном порядке.
• Как мне составить повестку дня собрания? Когда вы планируете повестку дня собрания в Asana, любой член вашей команды может добавлять темы для обсуждения.Основываясь на этих задачах, вы можете легко расставить приоритеты по темам по мере необходимости, а затем заранее поделиться повесткой дня, чтобы все в вашей команде могли подготовиться. Вы также можете создать раздел для действий, которые будут выполняться после завершения собрания.
• Как составить повестку дня для эффективной встречи? Сделайте повестку дня вашей встречи действенной, создав ее как проект в Asana. Таким образом, каждый элемент представляет собой задачу со сроком выполнения и исполнителем. Следите за тем, чтобы работа не провалилась, объяснив, кто и когда что делает.

Также подумайте, где вы проводите повестку дня встречи. Поместив его в инструмент управления совместной работой, такой как Asana, вы можете пригласить товарищей по команде заранее просмотреть и добавить в повестку дня вашей встречи, а также добавить элементы действий, которые будут реализованы позже. Начните работу с шаблоном повестки дня собрания уже сегодня.

Использовать шаблон