Постановили в протоколе: 2.7.3. Протокол \ КонсультантПлюс

2.7.3. Протокол \ КонсультантПлюс

2.7.3. Протокол

2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.7.3.2. В федеральных органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации

заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N » и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 9.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 10.

2.7.3.8. При решении правовых нормативных вопросов федеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы.

Оформление реквизитов постановления аналогично п. 2.7.1.6 данной типовой инструкции (Приложение N 4).

Пишем протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.

).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол общего собрания акционеров…).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

1. вводной;

2. основной.

В вводной части указываются:

• ФИО председателя (председательствующего),

• ФИО секретаря,

• ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:…

ВЫСТУПИЛИ:…

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Образец.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

города Москвы «Школа № 9999»

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

ПРОТОКОЛ

26.08.2014 №01

Москва

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А.А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

2. Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году.

   Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

1. СЛУШАЛИ:

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

2. Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

2. СЛУШАЛИ:

Антонова А.А. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова

---

Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.

Как правильно составить протокол встречи

Советы по встречам

Хороший протокол собрания отражает цель собрания, а также согласованные решения и задачи. Ознакомьтесь с нашими советами о том, как написать отличное совещание.

Решения

30 января 2020 г.

---

Сколько раз вы сталкивались с тем, что задачи на собраниях забывались почти сразу после того, как все покидали комнату? Написание протокола встречи может показаться неважной задачей, но без него участники могут покинуть встречу с разными версиями того, что было решено, и неясными направлениями.

Хорошие протоколы собраний фиксируют цель собрания и согласованные результаты, служащие записью для дальнейшего использования. Они обеспечивают общую память об обсуждаемых темах, согласованных элементах и ​​важных задачах, которые необходимо выполнить.

Что делает хорошим протоколом встречи?
Полезные протоколы встреч должны быть максимально краткими. Они должны сообщать, что было решено, какие действия участники должны предпринять по решениям и к какому сроку. На более официальных встречах, например, для групп исполнительного руководства или советов директоров, может потребоваться более подробная информация об элементах обсуждения, которые привели к решению.

Вот пять советов, как составить отличный протокол встречи:

I. Сосредоточьтесь на результатах:
При составлении протокола встречи сосредоточьтесь на решениях и задачах. Будьте конкретны: укажите имя владельца, крайний срок и соответствующие детали.

II. Черновики протоколов в их рассылке

формат:
Подготовьте и примите протокол собрания в том формате, в котором он в конечном итоге будет отправлен участникам — это может быть документ Word, электронная почта и т. д. Это позволяет отправлять их практически сразу после окончания встречи.

III. Использование платформ обмена:
Потратьте несколько минут на платформах общего доступа, таких как Microsoft OneNote или Microsoft Word, для совместного редактирования, чтобы дать участникам возможность добавлять свои заметки или комментарии.

IV. Захват задач:
Организатор собрания должен добавлять задачи на общие платформы групповой производительности, такие как Microsoft Planner или Trello, чтобы они отслеживались для последующих действий.

V. Обзор действий и протоколов собраний:
Первой темой повестки дня следующего собрания должен быть обзор протоколов предыдущих собраний, особенно статус поставленных задач.

Чем могут помочь решения

• Один щелчок для создания шаблонов протоколов в Word или OneNote из повестки дня.
• Функция смарт-текста распознает задачи и решения в течение минут и записывает их для последующих действий.
• Напоминания по электронной почте с подробностями задачи автоматически отправляются назначенному владельцу.
• Отправляйте протоколы собраний непосредственно из Word или OneNote, когда они будут готовы.
• Единый вход в Office 365 означает, что вам не нужен доступ к сторонней платформе.
• Другим участникам собрания не нужны Office 365 или решения для доступа к материалам.

Получите решения сегодня от Microsoft AppSource.

     

 

Советы по совещанию

Получайте уведомления о новых сведениях о совещаниях и продуктивности

Подпишитесь на нашу ежемесячную рассылку, полную советов, приемов и примеров из реальной жизни по повышению продуктивности совещаний и совместной работы. Посмотрите, как будущее работы уже на нас.

Все, что вам нужно знать

Пример протокола действий — это официальное представление действий, которые люди обязуются предпринять во время собрания совета директоров компании. Чтение 3 мин.

Пример протокола действий — это официальное представление действий люди обязуются принимать во время заседания совета директоров компании или заседания руководства правительства. Вообще говоря, протокол собрания резюмирует основные обсуждаемые вопросы.

Протоколы, как правило, составляются в виде маркированного списка и отмечают любые решения или выводы, сделанные во время собрания. Этот документ представляет собой официальную запись процесса принятия решений организацией. Через несколько месяцев на протокол собрания обычно ссылаются, чтобы посмотреть на факторы, повлиявшие на принятие того или иного решения.

Если участники собрания ведут протоколы, их необходимо эффективно развивать. Поскольку они часто являются единственным официальным отчетом о деятельности в бизнесе или правительственном ведомстве, они становятся очень важными документами. Если человек, записывающий протокол, делает это от руки, может быть полезно использовать предварительно распечатанную форму с разлинованной линией. Таким образом, этот человек может написать информацию в соответствующих местах. Если он или она работает на компьютере, они могут создать цифровую форму, чтобы вести протоколы организованно.

Записывая минуты, убедитесь, что вы получили всю необходимую информацию, не записывая каждое слово и каждую деталь. Это должно включать:

• Каждое принятое решение.
• Действия.
• Задания.

Шаблон поможет вам придерживаться плана и убедиться, что все важные моменты учтены.

Различные типы протоколов

Существуют три формы стандартных протоколов:

• Протоколы действий
• Протокол обсуждения
• Дословные протоколы

Протоколы действий также называются протоколами только для принятия решений. Они включают только принятые решения и ни одно из обсуждений, которые привели к их принятию. Другими словами, они фиксируют только итоги обсуждений и действия, которые необходимо предпринять. Протоколы действий предоставляют широкий обзор решений, принятых на собрании. Они часто требуются по телефону:

• Заседания правления
• Слушания
• Заседания Совета

Протоколы дискуссий, или анекдотические протоколы, фиксируют суть обсуждения, которое привело к принятию окончательного решения по вопросу. Если вы вели дословные протоколы, это означает, что вы написали дословную расшифровку того, что было сказано на собраниях и кем.

Практические советы по ведению протокола

Необходимость вести протокол во время встречи может показаться сложной задачей, но если вы будете следовать этим простым рекомендациям, это может быть относительно гладким процессом:

• Планируйте повестку дня.
• Создайте схему протокола на основе повестки дня.
• Записывайте имя каждого прибывающего участника.
• Также отметьте, кто не присутствует.

Очень важно внести ясность в свои заметки вскоре после встречи, пока содержание еще свежо в вашей памяти. Сделайте ваши протоколы эффективными:

• Используйте объективный тон в письме.
• Делайте протоколы краткими и записывайте всю важную информацию, включая движения и действия.
• Краткое изложение любых важных комментариев, избегая подстрекательских или личных замечаний.
• Помните, что цель состоит в том, чтобы предоставить профессиональную запись собрания.

Протокол не должен просто повторять сказанное на предыдущей встрече или представлять собой длинное и сложное повторение каждого произнесенного слова.

В большинстве организаций есть корпоративный или «совещательный» секретарь, который отвечает за планирование логистики совещаний, составление протоколов и распространение документов, связанных с совещанием. После того, как секретарь закончит составление протокола, председательствующий на собрании обычно должен подписать его, прежде чем он будет распространен.

Заголовок протокола всегда должен содержать следующую информацию:

• Дата собрания.
• Где проходило собрание.
• Присутствовавший и освобожденный.
• Кто председательствовал на собрании.
• Кто был секретарем записи.

Наконец, если собрания проходят более чем в одном месте с помощью видеоконференции, посещаемость каждого делегата обычно указывается в соответствии с местом.