Письмо арендатору: Полная информация для работы бухгалтера

Образец письма арендодателю о проведении ремонта

Письмо арендодателю о проведении ремонта — образец его есть в нашей статье — нужно в ситуации, когда сам факт проведения ремонта арендатором или отдельные аспекты этого вопроса требуют согласования с арендодателем. Рассмотрим, когда возникает такая необходимость.

Содержание письма о расходах на проведение ремонта

Необходимость писать письмо арендодателю у арендатора может возникнуть в следующих ситуациях:

• арендодатель не исполняет своей обязанности по проведению ремонта — арендатор предъявляет претензию, заявляя о своем праве выполнить ремонтные работы за свой счет, а затем взыскать сумму осуществленных расходов с арендодателя;
• результатом проведения работ станут неотделимые улучшения, требующие согласия на них арендодателя, а в случае предусмотренного договором возмещения их стоимости — согласования этой стоимости для получения от арендодателя средств при возврате ему предмета аренды;
• в соответствии с условиями договора затраты на ремонт арендодатель должен возместить арендатору, и арендатор сначала предварительно согласовывает объем расходов на ремонт, а затем извещает о фактически израсходованных суммах, причем как в 1-м, так и во 2-м обращении может иметь место предложение о способе возмещения расходов (оплатой денежными средствами или зачетом в счет арендной платы).

Письма составляются на бланке отправителя с соблюдением обычных необходимых требований к такому документу (наименование и адрес отправителя и получателя, исходящий номер и дата, подпись и печать отправителя). В текстовой части излагается суть обращения и перечисляются прилагаемые к письму бумаги.

В качестве образца письма арендатора арендодателю на нашем сайте предлагается вариант этого документа, содержащий сообщение об израсходованных арендатором суммах на текущий ремонт, возмещение которых предусмотрено договором.

 Скачать образец

Расходы на ремонт арендованного помещения: бухучет и налоговый учет

Расходы на ремонт помещения, служащего предметом аренды, и в бухгалтерском, и в налоговом учете отразит у себя та сторона, которая в конце концов их оплатит:

• арендатор, если за ним закреплена обязанность проведения ремонтов и понесенные им расходы арендодатель возмещать не должен;
• арендодатель, если ремонты обязан проводить он сам или если он возмещает арендатору затраты на ремонт.

Для целей расчета налога на прибыль принять их можно без ограничений (ст. 260 НК РФ). Однако обоснования здесь потребуют:

• право арендатора или арендодателя проводить именно тот вид ремонта, расходы по которому он берет в затраты;
• сам вид осуществляемого ремонта и необходимость его проведения;
• объемы работ, выполняемые при ремонте.

При этом важно не отразить в учете в числе ремонтов расходы на работы, приводящие к изменению эксплуатационных характеристик помещения (т. е. затраты на их модернизацию, реконструкцию, достройку), которые должны учитываться как вложения (капитальные вложения) в предмет аренды.

Как учитывать расходы на ремонт, если они зачитываются в счет арендной платы, рассказали эксперты КонсультантПлюс:

Если у вас нет доступа к К+, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Неотделимые улучшения имущества и их амортизация

В отношении отделимых улучшений вопрос законодательно решен однозначно: они — собственность арендатора (п. 1 ст. 623 ГК РФ) и амортизируются им (п. 4 ст. 623 ГК РФ). С неотделимыми улучшениями все сложнее:

1. Они могут быть возмещены арендодателем при возвращении ему имущества, если осуществлялись с его согласия (п. 2 ст. 623 ГК РФ). Право их амортизировать в этом случае закреплено за арендодателем (п. 1 ст. 258 НК РФ).
2. Несогласованные улучшения неотделимого характера (исключением являются вложения в имущество арендуемых предприятий) возмещаться не должны (п. 3 ст. 623 ГК РФ) и не могут амортизироваться арендатором (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Для обеих вышеуказанных ситуаций возможны варианты, закрепленные в тексте договора. Один из них: улучшения согласовывают с арендодателем, но их стоимость он не возмещает. Такой вариант позволяет арендатору считать улучшения неотделимого характера своей собственностью (п. 4 ст. 623 ГК РФ) и амортизировать их (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Узнайте, нужно ли платить налог на имущество с неоделимых улучшений.

Итоги

Обязанности по осуществлению ремонта объекта аренды могут распределяться между арендодателем и арендатором по-разному. При этом допускается установление условий о необходимости получения письменного согласия арендодателя на проведение арендатором ремонта и о возмещении арендодателем расходов на ремонт арендатору.

Письмо арендодателю об освобождении от выплаты арендной платы в связи с COVID-19/коронавирусом

Письмо арендодателю об освобождении от выплаты арендной платы в связи с COVID-19/коронавирусом

В условиях эпидемии арендаторы имеют право обратиться к арендодателям с просьбой об освобождении их от выплаты арендной платы по ранее заключенным договорам аренды имущества. В данном случае речь идет об аренде любого вида недвижимого имущества, находящегося в частной собственности физических или юридических лиц.

Если в результате введенных карантинных ограничений и запретов или по каким-либо иным причинам Арендатор НЕ ИМЕЕТ ВОЗМОЖНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАТЬ АРЕНДУЕМОЕ ИМУЩЕСТВО ВОВСЕ, тогда он вправе попросить арендодателя предоставить ему арендные каникулы (временное освобождение от выплаты арендной платы по договору). Обращаем внимание, что закон не устанавливает какой-либо прямой обязанности арендодателя по предоставлению арендных каникул

.

Стороны договора аренды также могут рассмотреть возможность предоставления арендатору отсрочки по выплате арендной платы или же уменьшение арендной платы на определенный период времени.

Как использовать документ

Данное письмо может быть использовано арендаторами (индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами) частного (не федерального/муниципального) имущества.

Письмо должно быть подписано лично арендатором (и скреплено печатью, если арендатор является юридическим лицом) и направляется по адресу местонахождения арендодателя, указанного в тексте основного договора аренды имущества.

В тексте настоящего письма арендатору нужно указать реквизиты заключенного договора аренды, детально описать причины, препятствующие использованию имущества, желаемый период арендных каникул, а также способ коммуникации, по которому арендатор ожидает получить ответ от арендодателя (к примеру, электронная почта, номер телефона).

Обращаем внимание, что настоящее Письмо само по себе не изменяет условий заключенного между сторонами договора аренды имущества, а потому сторонам нужно будет подписать дополнительное соглашение о внесении соответствующих изменений в ранее заключенный договор аренды имущества.

Применимое законодательство

Настоящее Письмо арендодателю об освобождении от выплаты арендной платы в связи с COVID-19/коронавирусом подготовлено в соответствие с общими положениями действующего Гражданского кодекса РФ.

Как изменить шаблон

Вы заполняете форму. Документ создается у вас на глазах по мере того, как вы отвечаете на вопросы.

В конце вы получите его бесплатно в форматах Word и PDF. Вы можете изменять его и использовать его повторно.

Заполнить шаблон — 100% БЕСПЛАТНО

10 типов писем арендодателя арендаторам

Быть арендодателем может быть непросто. Вы всегда должны быть готовы к любому арендатору, который встретится на вашем пути. После тщательного отбора арендаторов большинство арендаторов будут тихими, чистыми и вежливыми, и есть вероятность, что в какой-то момент вы можете столкнуться со сложным арендатором.

И вы, наверное, уже знаете, что если вы не будете обращаться с ними должным образом, вы можете попасть в беду. Вот некоторые из наиболее распространенных нарушений со стороны арендаторов:

• Просроченные платежи. Аренда обычно требует, чтобы арендная плата производилась в течение определенного периода времени. Обычно это от трех до пяти дней. Все, что позже, может быть юридически обоснованной причиной для выселения жильца.
• Хулиганство. Неудобное или небрежное содержание может быстро снизить стоимость вашей собственности. Это также может привести к выселению других жильцов.
• Неудачи с гарантийным депозитом. Обеспечительные платежи являются частым источником разногласий между арендодателями и арендаторами. Арендаторы часто считают, что они могут оплатить арендную плату за последний месяц.
• Нарушение правил. Несмотря на то, что правила относительно тривиальны, они остаются правилами. Например, арендатор держит домашнее животное, когда не действует политика содержания домашних животных, слишком долго оставляет без присмотра почтовый ящик или выносит мусорные баки до определенного времени.

Чтобы избежать этих распространенных проблем, арендодатели должны:

• Заключить надежный договор аренды
• Проводить надлежащий отбор арендаторов и избегать дискриминации
• Своевременно рассматривать жалобы
• Знать различные способы использования уведомлений
• Сделать процесс оплаты аренды удобным для арендаторов
• Всегда предупреждайте, прежде чем войти в отряд
• Знайте, когда удерживать залог
• Постоянно общаться с арендаторами

Ежедневно арендодателю приходится решать не только эти вопросы. Но знание того, как с ними бороться, поможет гарантировать гладкое разрешение.

Первый шаг к устранению этих проблем начинается с уведомления.

В этом посте мы рассмотрим 10 различных типов уведомлений и способы их использования.

 

Для разных действий требуются разные юридические документы. Арендодатели могут потребовать уведомления по разным причинам, например: чтобы выселить жильцов, повысить арендную плату или въехать в сдаваемую квартиру. Арендодателям также необходимо вручать уведомления правильного типа. Невыполнение этого требования может привести к ненужным задержкам или дополнительным расходам.

В этом отношении законы штатов различаются. Поэтому арендодателям важно понимать, каковы их местные законы. Ниже приведены различные типы уведомлений, доступных арендодателям.

 

1. Уведомление об оплате или выходе.

Одной из главных ловушек для арендодателя является сдача жилья арендаторам, которые не платят арендную плату. Уведомление об уплате арендной платы или выселении требует двух вещей: внести арендную плату или арендатор съезжает.

С помощью этой формы вы официально уведомляете арендатора о том, что, если нарушение не будет устранено в течение установленного периода времени, он получит предупреждение о выселении.

В разных штатах действуют разные законы, касающиеся процесса выселения по причине невыплаты арендной платы. В некоторых штатах вы можете сразу инициировать процесс выселения. Однако в других штатах вы должен сначала отправить Уведомление об оплате или выходе.

Это уведомление не дает вам права отключать коммунальные услуги или менять замки. Это незаконно и называется «конструктивным выселением». Излишне говорить, что вы можете выселить жильцов только через формальный процесс выселения.

И даже в этом случае только шериф округа по закону уполномочен проводить выселение.

 

2. Уведомление о безусловном выходе

В отличие от других уведомлений, в Уведомлении о безусловном выходе нет возможности исправить нарушение. Арендатор должен уйти. Период. Это вне зависимости от того, фиксируют они нарушение или нет.

Это письменный эквивалент фразы «Уходи сейчас же!».

Ниже приведены случаи, когда арендодатель может вручить Уведомление о безусловном выходе:

• Арендатор неоднократно нарушал условия аренды.
• Арендатор был вовлечен в криминальную деятельность в помещении, например, торговал наркотиками.
• Арендатор неоднократно не вносил вовремя арендную плату.
• Арендатор нанес серьезный ущерб, который не подлежит ремонту.

Однако не во всех штатах разрешено его использование. Это потому, что это считается самым суровым из всех уведомлений. И даже те, которые разрешают, часто выдвигают жесткие условия.

 

3. Уведомление об исправлении или увольнении

Это уведомление информирует арендатора о том, что определенное поведение должно быть прекращено в течение определенного периода времени, иначе ему грозит выселение. В отличие от уведомления о безусловном выходе, это уведомление дает арендатору возможность исправить нарушение или выехать.

Затем вы можете выселить арендатора, если он не устранит нарушение в течение указанного времени. В большинстве случаев распространенными нарушениями аренды являются:

• Содержание домашних животных, если договор аренды противоречит этому.
• Сдача арендуемой квартиры в субаренду или наличие неутвержденных соседей по комнате.
• Использование имущества способом, запрещенным договором аренды.

Арендатор может оставаться в собственности до тех пор, пока нарушение будет устранено.

 

4. Письмо о продлении аренды

Используется, когда вы должны решить, продлевать ли аренду или нет. Направление арендатору письма о продлении аренды — вежливый способ обеспечить дальнейшее выполнение договора аренды.

Это уведомление информирует арендатора о том, что его действующий договор аренды истекает в течение одного-трех месяцев. Предоставление арендаторам достаточного времени, чтобы оценить, хотят ли они продолжать аренду или нет.

 

5. Письмо о непродлении аренды

Вам может потребоваться принять решение об отправке арендатору письма о непродлении аренды. Письмо нужно, если вы хотите прекратить периодическую аренду.

Вы должны уточнить в своем штате, сколько времени вам нужно дать для уведомления о непродлении. В отличие от некоторых других типов уведомлений, вам не нужна юридическая причина для расторжения договора. Именно по этой причине его также называют «выселением без причины».

Вам следует использовать это уведомление, если у вас есть договор аренды, который автоматически продлевается, и вы не хотите его продлевать.

 

6. Уведомление арендатора о смене владельца

Изменения неизбежны, но они также могут вызывать беспокойство. Арендаторы могут испытывать различные эмоции, когда происходят изменения в собственности или управлении сдаваемой в аренду недвижимостью.

Закон требует, чтобы вы уведомляли жильцов о смене собственника или руководства. После официальной передачи права собственности бывший арендодатель должен сообщить арендаторам, кто их новый арендодатель.

Важно отметить, что договор аренды не прекращается автоматически при продаже имущества.

 

7. Уведомление о техническом обслуживании, реконструкции, ремонте и отключениях

Одной из основных обязанностей арендодателя является проведение ремонта арендуемой квартиры. Кроме того, по закону они обязаны предварительно уведомить о своем намерении войти в арендуемое помещение. Экстренные ситуации являются единственным исключением.

В большинстве штатов обычно требуется предварительное уведомление за один или два дня до въезда в арендуемое помещение.

Также арендодатель должен соблюдать правила проживания. Пригодная для жилья собственность — это та, которая является структурно прочной и чистой. Он также должен иметь электричество, воду и адекватное отопление.

Обязательно узнайте в своем штате законы о жилье. Иногда они даже разнятся от города к городу.

Если вы считаете, что ремонт может занять больше времени, вы можете рассмотреть вопрос о переселении жильцов в гостиницу (за ваш счет) до завершения ремонта

 

8. Уведомление о намерении распорядиться брошенным личным имуществом

В каждом штате различаются способы обращения арендодателей с брошенным личным имуществом арендатора. В большинстве штатов требуется, чтобы вы сначала отправили арендатору письмо, прежде чем распоряжаться его имуществом.

Колорадо — единственный штат, в котором арендодатели не обязаны хранить брошенное имущество. Вашингтон, Вирджиния и Коннектикут — единственные штаты, которые позволяют арендодателям помещать брошенное имущество арендатора в государственную собственность.

Небраска, Мэн, Флорида и Калифорния имеют денежный порог, от которого можно избавиться. Ознакомьтесь с нормативными актами вашего штата относительно этого.

 

9. Уведомление о намерении войти в жилое помещение

Если вы планируете войти в арендуемое помещение, в большинстве штатов требуется, чтобы вы предоставили арендатору письменное уведомление о намерении. Это означает, что вам все равно нужно предупредить, даже если вы просто хотите прогуляться по заднему двору.

Вы можете войти в жилую единицу арендатора только в следующих случаях:

• Когда арендатор дает согласие на вход. Арендатор также должен присутствовать при входе.
• Въезд по решению суда.
• Во время чрезвычайной ситуации.
• Арендатор либо сдал помещение, либо покинул его.
• Произвести ранее согласованный ремонт.
• Провести осмотр.
• Чтобы показать квартиру потенциальным покупателям.

Кроме того, вы не можете использовать свое право на вход, чтобы беспокоить арендатора. Вход также должен быть в обычные рабочие часы.

В уведомлении должны быть указаны приблизительное время, дата и причина входа.

 

10. Уведомление о повышении арендной платы

Повышение арендной платы — дело непростое. Поднимите его слишком высоко, и вы рискуете потерять своих арендаторов. Не поднимайте все, и вы рискуете оставить деньги на столе.

Вы можете увеличить арендную плату только в том случае, если это разрешено договором аренды. В противном случае арендатор может подать на вас в суд. Вы также должны дать правильное уведомление, а также выполнить определенные требования. Вы должны учитывать такие вещи, как рыночная арендная плата, период уведомления и тип аренды.

Вообще говоря, вы должны предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней о своем намерении увеличить арендную плату.

Вы можете увеличить арендную плату только через два месяца после аренды и до двух месяцев после предыдущего повышения

Однако бывают случаи, когда вы и ваш арендатор также можете договориться об увеличении арендной платы по своему усмотрению. Но это возможно только при наличии:

• Изменен договор аренды в пользу арендатора.
• Улучшение услуг или удобств, предоставляемых арендатору.
• Увеличена стоимость собственности, что выгодно арендатору.

 

Как вручить уведомление арендатору

Каждый арендодатель должен знать, как правильно вручить уведомление. Служба должна быть абсолютно правильной. Права на ошибку практически нет. Вот как вручить письмо арендатору:

 

При вручении уведомления лично арендатору важно получить его подпись. В противном случае арендатор может отказаться от его получения в надежде затянуть процесс. Желательно, чтобы у вас был свидетель.

Основной задачей сервера обработки является доставка юридических документов ответчику, участвующему в судебном процессе.

• Проводка

Вручение уведомлений по почте должно быть на видном месте. «Заметный» означает, что любой человек должен иметь возможность подойти и прочитать его. Предпочтительный способ публикации — приклеить скотчем к входной двери. Это помогает избежать жалоб со стороны жильцов. Например, объявление улетело ветром, его повесили не на той двери или его сняли дети.

• Рассылка

Обычная почта первого класса обязательна. Например, «Сертификат об отправке» или «Подтверждение об отправке». Это услуга, предоставляемая Почтовой службой США, которая предоставляет доказательства того, что вы отправили документы по почте конкретному лицу.

Вы по-прежнему можете направить уведомление другому лицу, проживающему в сдаваемой квартире, при условии, что это лицо находится в подходящем возрасте и имеет право на усмотрение. Человек должен быть надежным, зрелым и предпочтительно членом семьи. При вручении уведомления не забудьте сфотографировать подпись или получить их подпись и отправить копию арендатору.

 

Рекомендуемый список поставщиков для юридических уведомлений

Уведомления, предоставляемые этими поставщиками, сильно различаются по цене, но, по крайней мере, они помогут вам начать работу. Продавцы следующие:

• EZ Landlord Forms
• Юридические формы США
• Ноло
• Ракетный Юрист
• Юридический зум

Обратите внимание, что мы никак не связаны с этими сайтами!

Правильное уведомление очень важно. Это помогает предотвратить ненужные задержки и дополнительные расходы арендодателей. Надеюсь, эта статья научила вас всему, что вам нужно знать о различных типах уведомлений и их использовании.

Как написать письмо

Недавно к нам обратилась арендатор и сообщила, что каждый раз, когда она просит своего арендодателя отремонтировать квартиру, которую она арендует, арендодатель поднимает арендную плату. Все эти повышения арендной платы теоретически были законными, поскольку примерно в это время нужно было продлевать договор аренды, но, похоже, это было прямым следствием того, что она попросила сделать ремонт. Если вы посмотрите на законы о возмездии, они говорят, что если арендатор «добросовестно подает жалобу на дефект в помещении», то арендодатель «не может увеличить арендную плату» (полный набор правил см. в Законе штата Висконсин 704.45). правила). Однако, чтобы показать временную шкалу и то, что действия арендодателя не произошли бы «если бы не» действия арендатора, этот арендатор будет в наилучшем возможном положении, если у нее есть свои жалобы на ремонт в письменной форме. (Затем, если она не сможет договориться с арендодателем, она может подать жалобу в DATCP или подать иск в суд мелких тяжб).

В этом и во многих других примерах мы видим, что одним из самых важных инструментов в спорах между арендаторами и арендодателями является письмо на листе бумаги. И хотя это так важно, арендаторам и арендодателям может быть очень трудно составить письмо, которое имеет смысл для другой стороны, а тем более дает результаты.

Написание письма — это процесс, и он не обязательно должен быть напряженным! Вот несколько шагов, которые необходимо предпринять:

1. Что вас беспокоит? Сделай список. Никто кроме вас этого не увидит, так что ставьте туда все, без фильтров.

2. Отредактируйте свой список. Какие из этих опасений на самом деле являются правами, которые вы можете отстаивать? Вы можете прояснить свои мысли, прочитав наш пост о правах, которые вы можете отстаивать! Проверьте договор аренды или законы. Если это не то право, которым вы обладаете, попробуйте договориться об этом отдельно.

3. Составьте письмо. Вот несколько образцов:

• Базовый формат для отношений арендатор-арендодатель
• Арендатор пишет арендодателю о проблеме ремонта. (В этом случае арендатор может просто позвонить строительному инспектору, но, скорее всего, будет решено больше проблем, если арендатор будет работать через него с арендодателем)
• Арендодатель пишет арендатору о нарушении условий аренды. (В этом случае арендодатель может начать выселение без написания письма, но иногда проще начать с того, чтобы сообщить кому-нибудь о том, что происходит, и составить план, как это исправить)
• У нас есть еще пара образцов писем для арендаторов, доступных здесь.

4. Можно сообщить другому человеку, каким будет ваш следующий шаг (при условии, что это законно. Если это незаконно, почему вы это делаете?). Это не угроза в плохом смысле (это скорее обсуждение ваших совершенно здоровых границ), но убедитесь, что вы даете им понять, что вы пойдете по этому пути, только если они не предпримут никаких действий в связи с вашими опасениями.

5. Прочтите вслух и исправьте найденные грамматические ошибки. Если у вас есть друг, который помогает вам с этим, попросите его тоже прочитать это, желательно вслух, чтобы вы могли услышать, где он сбит с толку тем, что вы пытаетесь сказать.

6. Представьте, как бы вы себя чувствовали, если бы это читал судья – вам было бы неловко? Вычеркните все грубое или подлое, каким бы заманчивым оно ни было.

7. Отправить! И сохраните копию в файле проката! Мы более подробно остановимся на способах отправки в нашей публикации «Получите это в письменной форме», но отправляйте с квитанцией через почтовое отделение или по электронной почте, где вы распечатываете ее, а также отправляете обычной почтой с печатью.