Оспорить протокол общего собрания собственников: Оспаривание решений общего собрания собственников помещений в МКД в суде

21. 06.2021 Статья актуальна на 28 октября 2022 Года

• Как проводится общее собрание собственников?
• Кто может оспаривать решение общего собрания?
• Предмет оспаривания
• Кто будет отвечать по иску?
• В каких случаях решение ОСС нельзя оспорить?
• Как определить кворум оспариваемого собрания?
• Иск о признании протокола общего собрания недействительным
  • Образец искового заявления
  • Куда подавать заявление?
  • Какие документы понадобятся?
  • Сроки обжалования
• Порядок оспаривания решения ОСС
  • Получение и изучение протокола ОСС
  • Уведомление других собственников о планах обратиться в суд
  • Подготовьте иск и подайте его в суд
  • Примите участие в судебном процессе
  • Оспорьте решение суда, если оно вас не устроило

На общем собрании собственников могут решаться самые разнообразные вопросы, касающиеся каждого жильца, начиная с изменения целевого назначения помещения и заканчивая установлением размера платы за содержание жилого помещения. Однако очень часто порядок проведения мероприятий и оформления итоговых документов нарушаются. В этом случае гражданин, имеющий в собственности помещение в такой многоэтажке, может оспорить решение общего собрания собственников (далее — ОСС).

Порядок проведения ОСС квартир, расположенных в многоэтажном доме, зафиксирован в ст.45 ЖК РФ. 

Рассмотрим алгоритм подготовки и проведения данного мероприятия.

1. Определение организатора собрания. Если владельцы квартир в новостройке планируют встречаться впервые, то инициатором может быть любой собственник/группа собственников. Годовое собрание будет готовить инициативная группа, избранная на первичном собрании.

Внеочередные встречи жильцов могут проводиться по желанию каждого собственника в многоквартирном доме – это следует из ч.2 ст.45 ЖК РФ. Также в роли организатора может выступить управляющая компания – только та, которая занимается обслуживанием данного дома. При этом в повестку могут быть включены вопросы, относящиеся к компетенции общего собрания собственников помещений.

Согласно ч.6 ст.45 ЖК РФ, собственники, обладающие не менее 10 % голосов, вправе обратиться в обслуживающую дом организацию с просьбой провести общее собрании. Управляющая компания, в свою очередь, обязана провести собрание в течение 45 дней.

В некоторых случаях ОСС вправе созывать орган местного управления (например, при необходимости решения вопроса о способе управления многоэтажкой – ч.6 ст.161 ЖК РФ).

2. Подготовка и сбор документов, необходимых для проведения ОСС. Организатору потребуются:

• уведомления о проведении мероприятия;
• реестр владельцев помещений;
• бланки решений собственников;
• листы регистрации.

3. Уведомление владельцев помещений о мероприятии. Каждый собственник жилых и нежилых помещений уведомляется минимум за 10 суток. Требования к содержанию сообщения зафиксированы в ч. 5 ст.45 ЖК РФ. Способы уведомления могут быть разными, начиная с отправки заказного письма каждому собственнику и заканчивая размещением соответствующей информации на информационных стендах в подъездах домов.
4. Проведение ОСС. Собрание допустимо проводить в очном, заочном и очно-заочном формате. Общее правило таково: собрание вправе решать поставленные вопросы, только если в нем принимают участие собственники, располагающие не менее  50 % голосов. 

Но есть исключения. Например, при переводе жилого помещения в нежилое на собрании должны присутствовать собственники, обладающие не менее 2/3 голосов (если подъезд единственный). Если подъездов несколько, на собрании должны присутствовать жители, обладающие не менее 50 % голосов во всем доме, включая граждан, обладающих 2/3 голосов в конкретном подъезде.

 Решение считается принятым, если за него было отдано большинство голосов.

5. Подведение итогов собрания. В течение 10 суток с момента завершения собрания оформляется протокол, требования к которому содержатся в Приказе Минстроя РФ от 28. 01.19 № 44/пр. О принятом решении уведомляются жильцы дома не позднее 10 суток с даты оформления протокола. Далее все документы передаются в обслуживающую многоэтажку фирму.

Оспаривание решения общего собрания собственников многоквартирного дома возможно жильцом этой многоэтажки при наличии одновременно двух условий (ч.6 ст.46 ЖК РФ):

• гражданин не был на ОСС и не голосовал/выступал против принятого решения;
• спорное решение затрагивает его права и интересы.

Другие жильцы также вправе присоединиться к иску до того, как будет вынесен итоговый акт. Если проигнорировать такую возможность, собственники теряют в дальнейшем право на обращение в суд с подобным иском. 

Кто может еще обжаловать решение общего собрания собственников? Ст.20 ЖК РФ дает возможность оспаривания решения также органам Государственного жилищного надзора и муниципального жилищного контроля. Что касается управляющей организации, то она лишена данного права.

В иске необходимо заявлять требование об оспаривании самого решения ОСС, но не составленного протокола. В случае заявления подобных требований большинство судов указывает на то, что такой способ защиты не предусмотрен ст.12 ГК РФ, а также иными нормативно-правовыми актами. Соответственно, в удовлетворении данного требования будет отказано.

В качестве ответчиков указываются граждане или юридические лица, инициировавшие проведение общего собрания, либо лица, руководившие им.

Однако если будет установлено, что якобы инициировавший собрание гражданин ничего о нем не знал, а его подпись в протоколе была поддельной, в качестве ответчика допустимо привлечь управляющую организацию. Но только в том случае, если по итогам решения она была наделена новыми правами и обязанностями по отношению к жильцам многоэтажки.

Исходя из положений п. 2 ст.181.4 ГК РФ, не удастся аннулировать решение, принятое с нарушением процедурных моментов, если в дальнейшем общее собрание приняло аналогичное решение, но уже по всем установленным правилам. Важный нюанс – более позднее решение должно быть принято до вынесения судом соответствующего итогового акта.

Кроме того, согласно п.4 рассматриваемой статьи, решение остается в силе при наличии двух обстоятельств:

• даже если бы истец принял участие в процедуре, его голос бы не оказал влияния на принятие окончательного решения;
• принятое решение не несет в себе существенных неблагоприятных последствий для гражданина (он не понес убытков, не лишился возможности получить выгоду от использования общего имущества, не утратил способности участвовать в ОСС и т.д.).

Авторский подкаст «Следователь Позвонит»

Проект наших партнеров Андрея Шевченко и Михаила Кучин, где они разбирают самые резонансные события в стране и их последствия для всех нас.

Все о новых законах и громких делах в России и в мире максимально доступно и без занудства.

Узнать подробнее

Чтобы определить кворум, необходимо:

1. Узнать квадратуру жилых и коммерческих помещений в доме. Получить необходимую информацию можно, например, на сайте «ГИС ЖКХ» или из технического паспорта многоквартирного дома.
2. Подсчитать, какую площадь занимают лица, посетившие собрание.
3. Разделить площадь помещений, принадлежащую участникам, на общую площадь жилых и нежилых помещений, а затем умножить полученное значение на 100 %. Отметим: в расчет не берется площадь помещений, относящихся к общему имуществу дома.

Если итоговая цифра не превышает 50 %, то кворума не было, и собрание не могло решать никаких вопросов.

В некоторых случаях бюллетени не должны учитываться при подсчете голосов. Например, не подлежит учету документ, если в нем не указаны сведения о правоустаналивающих документах конкретного лица, принимающего участие в голосовании (требование п. 2 ч.5.1 ст.48 ЖК РФ). 

Отсутствие в бюллетене даты его подачи само по себе не означает, что его не стоит учитывать при подсчете голосов. В этом случае суд предлагает участникам передать дополнительные доказательства. Жильцы многоэтажки могут быть вызваны в судебное разбирательство для дачи своих пояснений в роли свидетелей.

Как мы уже выяснили, заинтересованному субъекту необходимо подавать иск об оспаривании решения общего собрания собственников, а не о признании протокола недействительным. Что касается требований к форме и содержанию иска, то они фиксируются в ст.131 ГПК РФ. Структура заявления следующая:

1. Вводная часть. Здесь истец указывает свое ФИО, адрес своей регистрации, контактные данные, а также приводит аналогичные данные об ответчике. Необходимо прописать и наименование суда, в который будет подано заявление, и его адрес. Не забудьте написать название иска («О признании недействительным решения общего собрания собственников помещений»).
2. Мотивировочная часть. В этой части иска необходимо указать, когда, где и в каком формате проходило собрание, кто явился его инициатором, какие вопросы ставились на повестку дня. Истец должен обязательно перечислить нарушения, допущенные (по его мнению) при проведении встречи. В ст.181.4 ГК РФ указано, что, в частности, может стать причиной аннулирования решения ОСС.

Подкрепите свои доводы ссылками на действующее законодательство.

3. Просительная часть. В ней истец формулирует свои требования к ответчику (в нашем случае – признать недействительным решение ОСС). Также можно заявить требование о возмещении понесенных на обращение в суд расходов.

В конце иска приводится перечень прикладываемых документов.

Чтобы оспорить решение общего собрания собственников, нужно исковое заявление. Истец может воспользоваться готовым образцом иска ради экономии сил и времени. Однако имейте в виду, что не всем образцам, размещенным в Интернете, можно доверять – многие их них содержат устаревшую информацию или вовсе составлены некорректно.

Поэтому сверяйтесь с нормативными актами во избежание ошибок.

Иск следует направить в районный суд по месту проживания ответчика-инициатора собрания. Документы можно передать через канцелярию лично, направить по почте заказным письмом или загрузить через портал «ГАС Правосудие».

Для обжалования решения собрания собственников жилья понадобятся следующие документы:

• квитанция госпошлины;
• выписка из ЕГРН о праве собственности истца на помещение в данной многоэтажке;
• документы, подтверждающие факт уведомления других собственников о планах обратиться в суд;
• почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки иска и всех документов ответчику;
• протокол ОСС со всеми приложениями;
• иные документы.

Если у истца не хватает каких-либо документов, он может просить суд оказать содействие в их получении.

Срок обжалования решения общего собрания собственников сокращенный и составляет, согласно ч. 6 ст.46 ЖК, полгода с даты, когда истцу стало известно или должно было стать известно о принятом решении (но не позднее 2 лет с даты, когда информация появилась в открытом доступе). Поэтому рекомендуется не тянуть с обращением в суд.

Юридическая помощь в

Воспользуйтесь бесплатной помощью опытного юриста по ссылке ниже. Консультация возможна онлайн или в нашем московском офисе.

СПРОСИТЬ ЭКСПЕРТА

Приведем алгоритм обжалования решения общего собрания собственников многоквартирного дома. Следуйте ему, чтобы добиться отмены решения, которое вас не устраивает по тем или иным причинам.

Получить протокол можно на сайте «ГИС ЖКХ». Внимательно ознакомьтесь с его содержанием на предмет возможных нарушений. Достаточно часто обнаруживаются различные нестыковки, среди которых, например, участие в голосование обычных жильцов (не собственников), завышение площадей квартир ради увеличения количества голосов участвующих, проведение голосования не по повестке дня и т. д.

П.6 ст.181.4 ГК РФ обязывает гражданина перед подачей иска в суд уведомить других собственников о своих намерениях. Конечно, можно направить каждому собственнику отдельное письмо: но если квартир много, это может обойтись истцу очень дорого. Поэтому дешевле и быстрее разместить соответствующее уведомление на доске объявлений в подъезде дома – Пленум Верховного Суда РФ в п.65 своего Постановления № 25 от 23.06.2015 года разрешил делать так.

Если истец не выполнит данную обязанность, судья оставит заявление без движения.

О том, как подготовить иск и куда его правильно подать, мы уже говорили ранее. Не забудьте перед этим направить копии документов ответчику – организатору ОСС.

Чтобы иметь возможность отвечать на вопросы суда, представлять свои возражения на доводы ответчика, участвовать в изучении доказательств, истцу лучше принять личное участие в судебных разбирательствах. Однако если у гражданина нет времени или желания заниматься данным вопросом, он может заручиться поддержкой юриста или адвоката.

Дело должно быть рассмотрено в течение 2 месяцев с даты поступления заявления в суд. Однако сроки могут затягиваться, например, из-за необходимости привлечения третьих лиц к процессу – управляющей компании или других собственников.

Если истец остался недоволен итогами судебного разбирательства, он может подать апелляционную жалобу в течение месяца со дня изготовления решения в окончательном виде. Требования к жалобе зафиксированы в ст.322 ГПК РФ. Стоит помнить, что в жалобе нельзя заявлять новые требования или представлять новые документы. Истец может просить апелляционный суд лишь заново оценить представленные ранее доказательства.

Итак, добиться обжалования решения ОСС можно, однако это весьма трудоемкий процесс, требующий соблюдения ряда правил.

Что делать, если застройщик просрочил сдачу дома?

Поделиться статьей:

Как внести исправления в протокол корпоративного совета | Small Business

Автор Chron Contributor Обновлено 13 апреля 2021 г.

Секретарь, которому поручено вести протокол заседания совета директоров, всегда хочет сделать все правильно, но иногда допускает ошибку. Протоколы служат официальной записью деловых операций и резолюций, принятых на собраниях совета директоров корпорации. Они фиксируют действия совета директоров, такие как утверждения, делегирование полномочий и директивы. В случае, если важный момент упущен или записан неправильно, исправления можно внести, выполнив несколько шагов.

Когда была допущена ошибка?

Первым делом при внесении изменений в протокол собрания необходимо определить, когда они были составлены. Если они были сделаны до того, как совет директоров утвердил протокол, они могут быть изменены в любое время до того, как совет рассмотрит и утвердит их. Если ошибки обнаружены после того, как правление утвердило протокол, правление должно быть уведомлено о том, что была допущена ошибка.

Это часто происходит на следующем собрании совета директоров, когда записывающий секретарь информирует совет об ошибке, директор делает предложение принять, изменить или отклонить изменение, другой член совета поддерживает это предложение, проводится обсуждение, а затем голосование. требуется одобрить или отклонить ходатайство об изменении протокола, поясняет Minutes Madness.

Уточнение изменений

При обнаружении ошибки первым делом нужно убедиться, что ошибка действительно произошла. Поговорите с человеком, который определил ошибку, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете желаемое исправление. Перепроверьте свои заметки и спросите других, если вам все еще неясна необходимость или формулировка предлагаемого изменения. В случае простой ошибки, такой как неправильное написание слова, этот шаг можно сократить или исключить.

Переписать и повторно распространить

После определения неточностей в протоколе собрания повторно откройте документ с протоколом собрания и исправьте ошибку. Распространите исправленную версию среди членов правления. Если вы отправляете письмо по почте, приложите сопроводительное письмо о том, что прилагаемые протоколы являются редакцией и должны заменить предыдущий документ. Напишите введение, указав то же самое при прикреплении документа к рассылке по электронной почте.

Исправления, внесенные до утверждения

При соблюдении парламентской процедуры ваш протокол утверждается и вносится в официальный отчет на следующем последующем заседании. Если ошибка обнаружена до следующего собрания, вносится предложение утвердить протокол с исправлениями. Нет необходимости указывать, в чем заключалось исправление, просто версия, представленная на утверждение, является исправленной версией. После принятия предложения исправленный протокол считается утвержденным, подписывается секретарем и заносится в протокол.

Исправления, необходимые после утверждения

Исправления в протоколе собрания могут быть внесены при первом его распространении, рассмотрении на предмет утверждения или даже после его утверждения. Если протоколы уже утверждены, то необходимо будет внести «предложение о внесении поправок в что-то ранее принятое» и рассмотреть его на последующем собрании. Если это предложение будет принято, внести в ранее утвержденный протокол соответствующую поправку. После утверждения протокол подписывается секретарем правления и становится официальным протоколом собрания. Секретарь ведет файл протокола для будущего доступа к нему совета или других членов.

Ссылки

• Roberts Правила порядка: Часто задаваемые вопросы
• Безумие протоколов: как правильно внести изменения в протокол?

Часто задаваемые вопросы о протоколах собраний и защите компаний

Среда, 16 сентября 2020 г.

Известный судья штата Делавэр однажды сказал: «Писать хорошие протоколы — все равно, что пользоваться зубной нитью; никто не любит это делать, но это необходимо…». Как отмечено ниже, хорошо подготовленные протоколы могут принести существенную пользу вашей компании и ее директорам, в то время как плохо подготовленные протоколы могут быть опасными.

Ниже приведены наиболее распространенные вопросы, которые мы получаем от клиентов о минутах, а также соответствующие ответы. ^[1]  Несмотря на то, что опасность, которую представляют плохо подготовленные протоколы, является наибольшей для крупных, сложных, публичных компаний, мы считаем, что многие из приведенных ниже рекомендаций будут полезны для любой коммерческой организации, которая имеет несколько владельцев и управляется фидуциариями. ^[2]

Да, по нескольким причинам. Во-первых, корпоративные законы большинства штатов требуют протоколов корпоративных разбирательств 9 .0043 [3]  и может помочь подтвердить отдельное существование корпорации в целях защиты от ответственности. ^[4]  Во-вторых, протоколы, в сочетании с другими этапами (обсуждаемыми ниже в ответах на вопросы с 8 по 10), позволяют компании и ее директорам говорить «единым голосом» по вопросам, одобренным или обсуждаемым директорами, которые могут быть особенно ценными, если действия компании оспариваются. В-третьих, протоколы могут помочь задокументировать выполнение директорами фидуциарных обязанностей. Когда все сделано правильно, протоколы могут сыграть важную роль в преодолении проблем акционеров, как в  9Коробки 0057 Caremark , Rojas и Dollar Thrifty . И наоборот, протоколы, документирующие неадекватные процессы принятия решений, могут быть использованы адвокатами истцов в качестве оружия, как в делах Van Gorkom , Disney и Marchand . ^[5]  Наконец, различные комментаторы предположили, что хорошо управляемые компании, которые предоставляют качественную документацию по управлению своим контрагентам по сделке, с большей вероятностью будут привлекать капитал на выгодных условиях или получать премии за приобретение выше среднего.

Как правило, мы считаем, что вы должны стремиться резюмировать важные вопросы, обсуждаемые на собрании директоров, с умеренным количеством деталей, что мы называем ниже подходом «Златовласки». За последние несколько десятилетий комментаторы колебались между защитой краткого или развернутого подхода. Однако текущие судебные тенденции предполагают, что оба эти подхода могут быть проблематичными, как объясняется ниже.

Предоставление слишком большого количества стенографических деталей относительно обсуждений в правлении может неправомерно связать руки лицу, ответственному за защиту действий правления. Но слишком мало деталей может подорвать способность стороны в судебном процессе продемонстрировать, что директора обсуждали конкретный вопрос или выполняли свои фидуциарные обязанности. Недостаточные подробности или молчание в отношении конкретных вопросов привели к тому, что несколько судей штата Делавэр пришли к выводу, что никаких обсуждений не проводилось.

С другой стороны, использование подхода Златовласки позволит:

• Сторонам судебного разбирательства указать на сильный, но не исчерпывающий, отчет о всестороннем совещательном процессе.
• Директорам восстановить свои воспоминания до дачи показаний, не ограничивая при этом необоснованно их способность расширять масштабы обсуждений совета.

Нет. Хотя метод Златовласки, как правило, является наиболее предпочтительным подходом для документирования обсуждения любого важного вопроса, есть несколько обстоятельств, когда краткий или подробный подход будет работать лучше.

Мы рекомендуем использовать более подробный и подробный подход для документирования тщательного анализа (i) слияний или других действий, регулируемых более высоким уровнем проверки, чем традиционное «правило делового суждения» ^[6]  или (ii) другие транзакции, которые могут вызвать судебные разбирательства или другие проверки со стороны третьих лиц, такие как сокращение дивидендов или внутренние расследования. Часто такие типы корпоративных мероприятий вынуждают участников коллективного иска делать запросы на «бухгалтерские книги и записи» до фактической подачи иска. Столкнувшись с подробными протоколами, документирующими всесторонние обсуждения в совете, участники группового иска часто решают, что их дело слишком слабое, чтобы его можно было продолжать. Подробные минутные презентации часто используются и в других ситуациях. Например, многие публичные компании подробно документируют свое одобрение сложных компенсационных соглашений; это помогает поддерживать их последующее раскрытие по доверенности их процессов принятия решений. Кроме того, многие компании подробно записывают советы, данные директорам экспертами, что может помочь оградить директоров от ответственности. ^[7]

С другой стороны, вы можете использовать краткий подход к составлению документов при документировании обсуждения или утверждения простых, не вызывающих разногласий вопросов, явно подпадающих под действие правила делового суждения. Крайне деликатные вопросы, такие как кадровые вопросы и обсуждение стратегии, обычно составляются таким образом, чтобы защитить конфиденциальные данные в случае обнаружения протоколов. Наконец, часто в интересах компании использовать краткие описания рутинных, повторяющихся управленческих отчетов. В частности, публичные компании часто используют краткие сводки для документирования обычных отчетов финансовых директоров, чтобы гарантировать, что описания финансовых показателей компании в протоколах не противоречат публичным заявлениям компании.

Да. Эта практика довольно распространена, когда некоторые вопросы требуют использования большего количества деталей, чем другие вопросы. Однако следует применять суждение, чтобы гарантировать, что длина каждого пункта в протоколе в целом соответствует его относительной значимости. В одном примечательном случае суд выразил скептицизм по поводу того, что совет директоров уделил достаточно внимания сделке по объединению бизнеса, когда протокол содержал значительно больше подробностей об обсуждении директорами несвязанного рутинного налогового вопроса.

Да, есть несколько способов избежать ловушек чрезмерной краткости или детализации.

Прежде всего, мы рекомендуем вам увековечить обсуждение важных вопросов, ссылаясь на неполные списки рассмотренных факторов или поднятых вопросов. Например, вместо того, чтобы пытаться зафиксировать каждый поднятый вопрос или игнорировать их все, мы предлагаем использовать такие предложения, как:

• «Совет рассмотрел широкий спектр соображений, включая X, Y и Z».
• «Директора задали ряд вопросов, охватывающих ряд факторов, включая вопросы, касающиеся X, Y и Z».

Этот метод позволит вам эффективно и в то же время всесторонне подвести итоги длительных мозговых штурмов. При отсутствии необычных обстоятельств (которые обсуждаются далее в ответе на вопрос 17) обычно нет необходимости приписывать определенные взгляды конкретным директорам в ходе таких широкомасштабных дискуссий. Вместо этого, как правило, достаточно обобщить их, используя такие предложения, как:

• «Последовало обширное и продолжительное обсуждение, в ходе которого директора поделились своими взглядами на X, Y и Z».
• «Директора и должностные лица провели длительное обсуждение этого вопроса и подробно рассмотрели широкий круг вопросов, включая X, Y и Z».

Наконец, если в протоколе подытоживается устная презентация, которая сопровождалась письменными презентационными материалами, мы рекомендуем ссылаться на эти сопроводительные материалы, но избегать ошибок, связанных с чрезмерной детализацией. Во многих случаях вы можете достичь оптимального баланса, включив в протокол такие утверждения, как:

• «Используя свои ранее распространенные презентационные материалы в качестве руководства, офицер ABC рассмотрел XYZ».

В связи с применением этих общих методов вам необходимо принять конкретные решения относительно того, сколько деталей следует включить в предмет обсуждения. Как отмечалось в ответе на вопрос 3, при подведении итогов обсуждения вопросов высокого риска потребуется гораздо больше подробностей.

Нет. Формальные решения не нужны для документального подтверждения (i) разрешения незначительных или не вызывающих споров вопросов (например, одобрение поиска для найма дополнительного торгового агента, когда бизнес быстро расширяется) или (ii) дискретных, четко определенных вопросов которые легко понять директорам (например, разрешение руководству продолжать реализацию корпоративного проекта на условиях, обсуждаемых на собрании).

С другой стороны, официальные решения обычно необходимы для документирования:

• Более сложных вопросов, таких как приобретение или компенсация руководителям.
• Действия, требующие разрешения совета директоров в соответствии с применимым статутным законодательством или организационными документами компании, например выпуск акций или внесение изменений в устав.
• Действия подлежат рассмотрению третьими лицами, в том числе регулирующими органами.
• Разрешения на вопросы, выходящие за рамки ранее предоставленных полномочий руководства, или новые делегированные полномочия.
• Другие случаи, когда необходимо или уместно обеспечить согласованность действий директоров.

В максимально возможной степени мы рекомендуем распространять проекты резолюций среди директоров до собрания, чтобы зафиксировать активный совещательный процесс.

Да. Обнаружение истцами заметок директоров усложняет возможность использования протоколов в качестве единственного отчета о заседаниях совета. Наличие подробных примечаний может позволить истцам «приобрести» повествование, которое они предпочитают.

Примечания директоров также потенциально могут:

• Быть неверно истолкованы.
• Создать конфликт между директорами.
• Выделите проблему, но не запишите, что проблема была устранена должным образом.
• Создать свидетельство отвлечения внимания.

После создания заметки трудно удалить, особенно (i) для цифровых записей и (ii) в связи с такими вопросами, как слияния, которые приводят к быстрому судебному разбирательству и сопутствующим приказам о «судебном приостановке», которые не позволяют директорам изменять или удалять свои записи .

Многим компаниям сложно решить эту проблему.

Многие режиссеры настаивают на том, чтобы делать заметки, часто по похвальным причинам. Эти директора часто считают, что они не могут должным образом выполнять свои надзорные обязанности, не имея возможности записывать свои наблюдения и вопросы для использования в будущем.

Тем не менее, все большее число компаний принимает политику ведения записей директорами. Эти политики обычно регулируют рукописные и цифровые заметки, включая электронные заметки на портале и, возможно, электронные письма между директорами. Эти политики могут предусматривать:

• Автоматическое удаление всех заметок портала после завершения собраний.
• Уничтожение всех конфиденциальных бумажных материалов после завершения собраний (при условии, что корпоративный секретарь сохранит архивную копию).
• Директор поручает уничтожить письменные заметки как можно скорее, но не позднее даты составления или утверждения проекта протокола.

При разработке политики ведения записей директорами компаниям необходимо оценить множество компромиссов между жесткой политикой (которую поддерживают представители компании в судебном процессе) и более мягкой политикой (которую часто предпочитают один или несколько директоров компании). Независимо от того, как составлены эти политики, мы рекомендуем применять их последовательно и периодически контролировать для оценки их постоянной эффективности.

Многие компании проводят заседания совета директоров с помощью Zoom или других цифровых платформ. Мы рекомендуем не записывать эти встречи. Если по какой-либо причине компания считает, что записи необходимы, мы рекомендуем принять письменную политику уничтожения записи (и любых других цифровых записей, созданных поставщиком услуг) после того, как протокол собрания будет подготовлен или утвержден.

Если секретарем записи является поверенный, компания может утверждать, что эти материалы являются конфиденциальными и недоступными для обнаружения. Но мы рекомендуем исходить из того, что суд не признает этот аргумент привилегии и разрешит открытие. Это повышает риск того, что подробные (или неполные) заметки или предварительные наброски секретаря могут поставить под угрозу способность представителей компании защищать действия совета директоров. По этим причинам мы рекомендуем компаниям принять письменную политику, разрешающую незамедлительное уничтожение записей секретаря и предварительных черновиков. ^[8]  Хотя мы понимаем, что многие секретари предпочитают записывать свои записи в цифровом виде, мы считаем, что бумажные записи легче уничтожить быстро и окончательно.

Если какой-либо вопрос, обсуждаемый на собрании, сопряжен со значительным риском судебного разбирательства в краткосрочной перспективе, мы рекомендуем компаниям подготовить и утвердить проект протокола как можно скорее. Как показано в наших ответах на вопросы с 8 по 10, чем быстрее будут подготовлены или утверждены протоколы, тем быстрее компании смогут реализовать свою политику уничтожения заметок и черновиков. Это поможет компании выполнить одну из основных целей протоколов, перечисленных в ответе на вопрос 1, — позволить компании единодушно высказываться по вопросам, утвержденным или обсуждаемым на ее собраниях, без потенциальных осложнений, вызванных противоречивыми повествованиями. Кроме того, по крайней мере один суд выразил скептицизм по поводу достоверности протоколов, подготовленных после заседания, но во время незавершенного судебного разбирательства.

Но даже если собрание связано с более рутинными делами, своевременная подготовка протокола все равно имеет много преимуществ. Это позволяет избежать проблем с отзывом записывающим секретарем и участниками собрания. Кроме того, директора обычно ценят и часто ожидают оперативного распределения протоколов.

Часто во время исполнительных заседаний директора обсуждают деликатные вопросы, но откладывают принятие официальных мер до тех пор, пока не соберутся на очередной сессии. По этим причинам обычно бывает достаточно краткого изложения вопросов, обсуждаемых на исполнительном заседании. Тем не менее, мы рекомендуем, чтобы резюме включало достаточно информации, чтобы (i) доказать, что вопрос, требующий использования коммерческого суждения директоров, был надлежащим образом рассмотрен, (ii) позволить директорам восстановить свои воспоминания в случае отстранения от должности и (iii) зафиксировать окончательные действия. взято, если есть. ^[9]

Небольшое меньшинство компаний обычно готовят отдельные протоколы исполнительных заседаний, которые рассылаются только участникам исполнительных заседаний. Хотя этот подход может быть полезен для документирования привилегированных коммуникаций (как обсуждалось в ответе на вопрос 13), большинство компаний приходят к выводу, что затраты на этот подход превышают преимущества.

Если защита конфиденциальной информации является первостепенной целью, привилегия может быть сохранена путем (i) составления краткого изложения обсуждаемой темы или (ii) использования отдельных протоколов для этой части собрания.

С другой стороны, если первостепенной задачей является документирование соблюдения директорами привилегированных сторонних советов, директора могут предпочесть указать в протоколе полученные привилегированные советы, даже если это рискует аннулировать привилегию.

Да. Эта практика позволит компании:

• Создать список потенциальных свидетелей для дачи показаний по конкретным обсуждениям.
• Исключите непреднамеренный вывод о том, что гость, приглашенный на ограниченные части собрания, посещал другие части, где участие гостя было бы неуместным.

Опоздание директора на собрание или ранний уход с него, как правило, не являются достаточно значительными для записи. Но если директор пропускает голосование или существенную часть важного обсуждения, это следует отметить.

Да, с особым акцентом на документальное подтверждение любых конфликтов интересов, которые привели к воздержанию. ^[10]  Вообще говоря, невыполнение этого требования не только создаст потенциально вводящую в заблуждение запись, но также позволит адвокатам истца, осведомленным о недостатке, впоследствии подвергнуть сомнению надежность и честность компании.

Да. Краткие ссылки на такие беседы в протоколах (или сопутствующие резолюции) могут подкрепить документальное подтверждение серьезного совещательного процесса.

Как правило, мы не считаем это необходимым или целесообразным. Но есть несколько обстоятельств, при которых указание директора было бы необходимо или уместно, в том числе при документировании:

• Роль председателя в проведении собрания и организации обсуждений.
• Несогласные голоса или мнения.
• Вход, который оказал фундаментальное влияние на процесс принятия существенных решений.
• Ввод от директора, который (i) обладает специальными знаниями в отношении соответствующего вопроса или (ii) специально просит, чтобы его или ее комментарии были приписаны ему или ей в протоколе.

Не обязательно. Мы призываем вас рассматривать протоколы как конечную точку процесса, предназначенного для документирования тщательных обсуждений совета в связи с каждым из его заседаний. Другие части этого процесса включают:

• Запрос предложений директора по пунктам повестки дня.
• Предоставление подробных повесток дня, в которых четко описывается объем необходимых действий и которые позволяют директорам должным образом подготовиться к собранию.
• Распространение перед собранием презентационных материалов по темам, которые будут обсуждаться на собрании.

Обратите внимание, что эти презентационные материалы могут быть обнаружены, поэтому компаниям следует тщательно изучить их содержание с таким же вниманием, как и при составлении протоколов. Мы рекомендуем, чтобы компании в максимально возможной степени стремились к тому, чтобы эти презентационные материалы работали в тандеме с протоколами, чтобы создать единую связную запись обсуждаемых вопросов. В протоколах должны быть конкретно указаны вопросы распространения и обзора любых значимых презентационных материалов. Некоторые суды пришли к выводу, что презентационные материалы, не упомянутые конкретно в повестке дня или протоколах, не использовались директорами, несмотря на утверждения руководства об обратном.

Обратите внимание, что подготовка протокола сильно зависит от фактов и обстоятельств, относящихся к конкретному собранию. Если вы не знаете, как поступить, проконсультируйтесь с консультантом относительно ваших индивидуальных обстоятельств.

_{[1]Ответы, включенные в настоящий документ, являются только обобщенными ответами автора. Конкретные вопросы, касающиеся различных фактов и обстоятельств, могут решаться другими адвокатами по-разному.}

_{[2] Хотя большая часть обсуждения в настоящем документе посвящена протоколам правления коммерческих корпораций, ссылки на «директоров» в данном документе, как правило, в равной степени применимы к менеджерам или генеральным партнерам, которые несут фидуциарные обязанности по отношению к своим соответствующим организациям и этим организациям. ‘ владельцы. Большая часть обсуждения также будет относиться к попечителям или другим доверенным лицам различных других видов бизнеса или благотворительных организаций.}

_{[3] Включая Делавэр, Луизиану, Техас, Алабаму и Миссисипи.}

_{[4] Закон о ценных бумагах и биржах от 1934 г. с поправками и другие федеральные законы также требуют ведения определенного учета.}

_{[5] Если здесь не указано иное, мы исходим из того, что адвокаты истца смогут найти протокол компании.}