Оспорить протокол общего собрания собственников: Оспаривание решений общего собрания собственников помещений в МКД в суде

Да, по нескольким причинам. Во-первых, корпоративные законы большинства штатов требуют протоколов корпоративных разбирательств 9 .0043 [3]  и может помочь подтвердить отдельное существование корпорации в целях защиты от ответственности. ^[4]  Во-вторых, протоколы, в сочетании с другими этапами (обсуждаемыми ниже в ответах на вопросы с 8 по 10), позволяют компании и ее директорам говорить «единым голосом» по вопросам, одобренным или обсуждаемым директорами, которые могут быть особенно ценными, если действия компании оспариваются. В-третьих, протоколы могут помочь задокументировать выполнение директорами фидуциарных обязанностей. Когда все сделано правильно, протоколы могут сыграть важную роль в преодолении проблем акционеров, как в  9Коробки 0057 Caremark , Rojas и Dollar Thrifty . И наоборот, протоколы, документирующие неадекватные процессы принятия решений, могут быть использованы адвокатами истцов в качестве оружия, как в делах Van Gorkom , Disney и Marchand . ^[5]  Наконец, различные комментаторы предположили, что хорошо управляемые компании, которые предоставляют качественную документацию по управлению своим контрагентам по сделке, с большей вероятностью будут привлекать капитал на выгодных условиях или получать премии за приобретение выше среднего.

Как правило, мы считаем, что вы должны стремиться резюмировать важные вопросы, обсуждаемые на собрании директоров, с умеренным количеством деталей, что мы называем ниже подходом «Златовласки». За последние несколько десятилетий комментаторы колебались между защитой краткого или развернутого подхода. Однако текущие судебные тенденции предполагают, что оба эти подхода могут быть проблематичными, как объясняется ниже.

Предоставление слишком большого количества стенографических деталей относительно обсуждений в правлении может неправомерно связать руки лицу, ответственному за защиту действий правления. Но слишком мало деталей может подорвать способность стороны в судебном процессе продемонстрировать, что директора обсуждали конкретный вопрос или выполняли свои фидуциарные обязанности. Недостаточные подробности или молчание в отношении конкретных вопросов привели к тому, что несколько судей штата Делавэр пришли к выводу, что никаких обсуждений не проводилось.

С другой стороны, использование подхода Златовласки позволит:

• Сторонам судебного разбирательства указать на сильный, но не исчерпывающий, отчет о всестороннем совещательном процессе.
• Директорам восстановить свои воспоминания до дачи показаний, не ограничивая при этом необоснованно их способность расширять масштабы обсуждений совета.

Нет. Хотя метод Златовласки, как правило, является наиболее предпочтительным подходом для документирования обсуждения любого важного вопроса, есть несколько обстоятельств, когда краткий или подробный подход будет работать лучше.

Мы рекомендуем использовать более подробный и подробный подход для документирования тщательного анализа (i) слияний или других действий, регулируемых более высоким уровнем контроля, чем традиционное «правило делового суждения» ^[6]  или (ii) другие транзакции, которые могут вызвать судебные разбирательства или другие проверки со стороны третьих лиц, такие как сокращение дивидендов или внутренние расследования. Часто такие типы корпоративных мероприятий вынуждают участников коллективного иска делать запросы на «бухгалтерские книги и записи» до фактической подачи иска. Столкнувшись с подробными протоколами, документирующими всесторонние обсуждения в совете, участники группового иска часто решают, что их дело слишком слабое, чтобы его можно было продолжать. Подробные минутные презентации часто используются и в других ситуациях. Например, многие публичные компании подробно документируют свое одобрение сложных компенсационных соглашений; это помогает поддерживать их последующее раскрытие по доверенности их процессов принятия решений. Кроме того, многие компании подробно записывают советы, данные директорам экспертами, что может помочь оградить директоров от ответственности. ^[7]

С другой стороны, вы можете использовать краткий подход к составлению документов при документировании обсуждения или утверждения простых, не вызывающих разногласий вопросов, явно подпадающих под действие правила делового суждения. Крайне деликатные вопросы, такие как кадровые вопросы и обсуждение стратегии, обычно составляются таким образом, чтобы защитить конфиденциальные данные в случае обнаружения протоколов. Наконец, часто в интересах компании использовать краткие описания рутинных, повторяющихся управленческих отчетов. В частности, публичные компании часто используют краткие сводки для документирования обычных отчетов финансовых директоров, чтобы гарантировать, что описания финансовых показателей компании в протоколах не противоречат публичным заявлениям компании.

Да. Эта практика довольно распространена, когда некоторые вопросы требуют использования большего количества деталей, чем другие вопросы. Однако следует применять суждение, чтобы гарантировать, что длина каждого пункта в протоколе в целом соответствует его относительной значимости. В одном примечательном случае суд выразил скептицизм по поводу того, что совет директоров уделил достаточно внимания сделке по объединению бизнеса, когда протокол содержал значительно больше подробностей об обсуждении директорами несвязанного рутинного налогового вопроса.

Да, есть несколько способов избежать ловушек чрезмерной краткости или детализации.

Прежде всего, мы рекомендуем вам увековечить обсуждение важных вопросов, ссылаясь на неполные списки рассмотренных факторов или поднятых вопросов.

• «Совет рассмотрел широкий спектр соображений, включая X, Y и Z».
• «Директора задали ряд вопросов, охватывающих ряд факторов, включая вопросы, касающиеся X, Y и Z».

Этот метод позволит вам эффективно и в то же время всесторонне подвести итоги длительных мозговых штурмов. При отсутствии необычных обстоятельств (которые обсуждаются далее в ответе на вопрос 17) обычно нет необходимости приписывать определенные взгляды конкретным директорам в ходе таких широкомасштабных дискуссий. Вместо этого, как правило, достаточно обобщить их, используя такие предложения, как:

• «Последовало обширное и продолжительное обсуждение, в ходе которого директора поделились своими взглядами на X, Y и Z».
• «Директора и должностные лица провели длительное обсуждение этого вопроса и подробно рассмотрели широкий круг вопросов, включая X, Y и Z».

Наконец, если в протоколе подытоживается устная презентация, которая сопровождалась письменными презентационными материалами, мы рекомендуем ссылаться на эти сопроводительные материалы, но избегать ошибок, связанных с чрезмерной детализацией. Во многих случаях вы можете достичь оптимального баланса, включив в протокол такие утверждения, как:

• «Используя свои ранее распространенные презентационные материалы в качестве руководства, офицер ABC рассмотрел XYZ».

В связи с применением этих общих методов вам необходимо принять конкретные решения относительно того, сколько деталей следует включить в предмет обсуждения. Как отмечалось в ответе на вопрос 3, при подведении итогов обсуждения вопросов высокого риска потребуется гораздо больше подробностей.

Нет. Формальные решения не нужны для документального подтверждения (i) разрешения незначительных или не вызывающих споров вопросов (например, одобрение поиска для найма дополнительного торгового агента, когда бизнес быстро расширяется) или (ii) дискретных, четко определенных вопросов которые легко понять директорам (например, разрешение руководству продолжать реализацию корпоративного проекта на условиях, обсуждаемых на собрании). Кроме того, часто бывает достаточно зафиксировать в протоколе одобрение директорами предложения руководства, которое было четко и недвусмысленно определено в отдельных материалах собрания, распространенных до собрания. Иногда директора положительно комментируют предложенный руководством план действий, но председатель не ставит вопрос на голосование. Эти виды неформального одобрения можно отразить, заявив, что «директора заявили о своей поддержке» такого курса действий или что-то подобное.

С другой стороны, официальные решения обычно необходимы для документирования:

• Более сложных вопросов, таких как приобретение или компенсация руководителям.
• Действия, требующие разрешения совета директоров в соответствии с применимым статутным законодательством или организационными документами компании, например выпуск акций или внесение изменений в устав.
• Действия подлежат рассмотрению третьими лицами, в том числе регулирующими органами.
• Разрешения на вопросы, выходящие за рамки ранее предоставленных полномочий руководства, или новые делегированные полномочия.
• Другие случаи, когда необходимо или уместно обеспечить согласованность действий директоров.

В максимально возможной степени мы рекомендуем распространять проекты резолюций среди директоров до собрания, чтобы зафиксировать активный совещательный процесс.

Да. Обнаружение истцами заметок директоров усложняет возможность использования протоколов в качестве единственного отчета о заседаниях совета. Наличие подробных примечаний может позволить истцам «приобрести» повествование, которое они предпочитают.

Примечания директоров также потенциально могут:

• Быть неверно истолкованы.
• Создать конфликт между директорами.
• Выделите проблему, но не запишите, что проблема была устранена должным образом.
• Создать свидетельство отвлечения внимания.

После создания заметки трудно удалить, особенно (i) для цифровых записей и (ii) в связи с такими вопросами, как слияния, которые приводят к быстрому судебному разбирательству и сопутствующим приказам о «судебном приостановке», которые не позволяют директорам изменять или удалять свои записи .

Многим компаниям сложно решить эту проблему.

Многие режиссеры настаивают на том, чтобы делать заметки, часто по похвальным причинам. Эти директора часто считают, что они не могут должным образом выполнять свои надзорные обязанности, не имея возможности записывать свои наблюдения и вопросы для использования в будущем.

Тем не менее, все большее число компаний принимает политику ведения записей директорами. Эти политики обычно регулируют рукописные и цифровые заметки, включая электронные заметки на портале и, возможно, электронные письма между директорами. Эти политики могут предусматривать:

• Автоматическое удаление всех заметок портала после завершения собраний.
• Уничтожение всех конфиденциальных бумажных материалов после завершения собраний (при условии, что корпоративный секретарь сохранит архивную копию).
• Директор поручает уничтожить письменные заметки как можно скорее, но не позднее даты составления или утверждения проекта протокола.

При разработке политики ведения записей директорами компаниям необходимо оценить множество компромиссов между жесткой политикой (которую поддерживают представители компании в судебном процессе) и более мягкой политикой (которую часто предпочитают один или несколько директоров компании). Независимо от того, как составлены эти политики, мы рекомендуем применять их последовательно и периодически контролировать для оценки их постоянной эффективности.

Многие компании проводят заседания совета директоров с помощью Zoom или других цифровых платформ. Мы рекомендуем не записывать эти встречи. Если по какой-либо причине компания считает, что записи необходимы, мы рекомендуем принять письменную политику уничтожения записи (и любых других цифровых записей, созданных поставщиком услуг) после того, как протокол собрания будет подготовлен или утвержден.

Если секретарем записи является поверенный, компания может утверждать, что эти материалы являются конфиденциальными и недоступными для обнаружения. Но мы рекомендуем исходить из того, что суд не признает этот аргумент привилегии и разрешит открытие. Это повышает риск того, что подробные (или неполные) заметки или предварительные наброски секретаря могут поставить под угрозу способность представителей компании защищать действия совета директоров. По этим причинам мы рекомендуем компаниям принять письменную политику, разрешающую незамедлительное уничтожение записей секретаря и предварительных черновиков. ^[8]  Хотя мы понимаем, что многие секретари предпочитают записывать свои записи в цифровом виде, мы считаем, что бумажные записи легче уничтожить быстро и окончательно.

Если какой-либо вопрос, обсуждаемый на собрании, сопряжен со значительным риском судебного разбирательства в краткосрочной перспективе, мы рекомендуем компаниям подготовить и утвердить проект протокола как можно скорее. Как показано в наших ответах на вопросы с 8 по 10, чем быстрее будут подготовлены или утверждены протоколы, тем быстрее компании смогут реализовать свою политику уничтожения заметок и черновиков. Это поможет компании выполнить одну из основных целей протоколов, перечисленных в ответе на вопрос 1, — позволить компании единодушно высказываться по вопросам, утвержденным или обсуждаемым на ее собраниях, без потенциальных осложнений, вызванных противоречивыми повествованиями. Кроме того, по крайней мере один суд выразил скептицизм по поводу достоверности протоколов, подготовленных после заседания, но во время незавершенного судебного разбирательства.

Но даже если собрание связано с более рутинными делами, своевременная подготовка протокола все равно имеет много преимуществ. Это позволяет избежать проблем с отзывом записывающим секретарем и участниками собрания. Кроме того, директора обычно ценят и часто ожидают оперативного распределения протоколов.

Часто во время исполнительных заседаний директора обсуждают деликатные вопросы, но откладывают принятие официальных мер до тех пор, пока не соберутся на очередной сессии. По этим причинам обычно бывает достаточно краткого изложения вопросов, обсуждаемых на исполнительном заседании. Тем не менее, мы рекомендуем, чтобы резюме включало достаточно информации, чтобы (i) доказать, что вопрос, требующий использования коммерческого суждения директоров, был надлежащим образом рассмотрен, (ii) позволить директорам восстановить свои воспоминания в случае отстранения от должности и (iii) зафиксировать окончательные действия. взято, если есть. ^[9]

Небольшое меньшинство компаний обычно готовят отдельные протоколы исполнительных заседаний, которые рассылаются только участникам исполнительных заседаний. Хотя этот подход может быть полезен для документирования привилегированных коммуникаций (как обсуждалось в ответе на вопрос 13), большинство компаний приходят к выводу, что затраты на этот подход превышают преимущества.

Если защита конфиденциальной информации является первостепенной целью, привилегия может быть сохранена путем (i) составления краткого изложения обсуждаемой темы или (ii) использования отдельных протоколов для этой части собрания.

С другой стороны, если первостепенной задачей является документирование соблюдения директорами привилегированных сторонних советов, директора могут предпочесть указать в протоколе полученные привилегированные советы, даже если это рискует аннулировать привилегию.

Да. Эта практика позволит компании:

• Создать список потенциальных свидетелей для дачи показаний по конкретным обсуждениям.
• Исключите непреднамеренный вывод о том, что гость, приглашенный на ограниченные части собрания, посещал другие части, где участие гостя было бы неуместным.

Опоздание директора на собрание или ранний уход с него, как правило, не являются достаточно значительными для записи. Но если директор пропускает голосование или существенную часть важного обсуждения, это следует отметить.

Да, с особым акцентом на документальное подтверждение любых конфликтов интересов, которые привели к воздержанию. ^[10]  Вообще говоря, невыполнение этого требования не только создаст потенциально вводящую в заблуждение запись, но также позволит адвокатам истца, осведомленным об этом недостатке, впоследствии подвергнуть сомнению надежность и честность компании.

Да. Краткие ссылки на такие беседы в протоколах (или сопутствующие резолюции) могут подкрепить документальное подтверждение серьезного совещательного процесса.

Как правило, мы не считаем это необходимым или целесообразным. Но есть несколько обстоятельств, при которых указание директора было бы необходимо или уместно, в том числе при документировании:

• Роль председателя в проведении собрания и организации обсуждений.
• Несогласные голоса или мнения.
• Вход, который оказал фундаментальное влияние на процесс принятия существенных решений.
• Ввод от директора, который (i) обладает специальными знаниями в отношении соответствующего вопроса или (ii) специально просит, чтобы его или ее комментарии были приписаны ему или ей в протоколе.

Не обязательно. Мы призываем вас рассматривать протоколы как конечную точку процесса, предназначенного для документирования тщательных обсуждений совета директоров в связи с каждым из его заседаний. Другие части этого процесса включают:

• Запрос предложений директора по пунктам повестки дня.
• Предоставление подробных повесток дня, в которых четко описывается объем необходимых действий и которые позволяют директорам должным образом подготовиться к собранию.
• Распространение перед собранием презентационных материалов по темам, которые будут обсуждаться на собрании.

Обратите внимание, что эти презентационные материалы могут быть обнаружены, поэтому компаниям следует тщательно изучить их содержание с таким же вниманием, как и при составлении протоколов. Мы рекомендуем, чтобы компании в максимально возможной степени стремились к тому, чтобы эти презентационные материалы работали в тандеме с протоколами, чтобы создать единую связную запись обсуждаемых вопросов. В протоколах должны быть конкретно указаны вопросы распространения и обзора любых значимых презентационных материалов. Некоторые суды пришли к выводу, что презентационные материалы, не упомянутые конкретно в повестке дня или протоколах, не использовались директорами, несмотря на утверждения руководства об обратном.

Обратите внимание, что подготовка протокола сильно зависит от фактов и обстоятельств, относящихся к конкретному собранию. Если вы не знаете, как поступить, проконсультируйтесь с консультантом относительно ваших индивидуальных обстоятельств.

_{[1]Ответы, включенные в настоящий документ, являются только обобщенными ответами автора. Конкретные вопросы, касающиеся различных фактов и обстоятельств, могут решаться другими адвокатами по-разному.}

_{[2] Хотя большая часть обсуждения в настоящем документе посвящена протоколам правления коммерческих корпораций, ссылки на «директоров» в данном документе, как правило, в равной степени применимы к менеджерам или генеральным партнерам, которые несут фидуциарные обязанности по отношению к своим соответствующим организациям и этим организациям. ‘ владельцы. Большая часть обсуждения также будет относиться к попечителям или другим доверенным лицам различных других видов бизнеса или благотворительных организаций.}

_{[3] Включая Делавэр, Луизиану, Техас, Алабаму и Миссисипи.}

_{[4] Закон о ценных бумагах и биржах от 1934 г. с поправками и другие федеральные законы также требуют ведения определенного учета.}

_{[5] Если здесь не указано иное, мы исходим из того, что адвокаты истца смогут найти протокол компании.}