Оптимизация рабочих мест это: Оптимизация рабочего процесса: полное руководство

Содержание

Оптимизация рабочего процесса: полное руководство

Оптимизация рабочего процесса – приведение его к такому состоянию, когда процесс производит качественный продукт с наименьшими издержками. Любой процесс оптимизации можно свести к шести ключевым этапам.

Суть оптимизации рабочего процесса

Любой процесс представляет из себя последовательность действий, которая использует определенные входы и на выходе получает определенные продукты. Помимо этого, каждый процесс имеет условия начала и окончания, а также может быть оценен через универсальные характеристики: эффективность, производительность, повторяемость, трудозатраты, стоимость, степень автоматизации.

Оптимизация рабочего процесса заключается в максимальном исключении действий, которые не добавляют ценности продуктам процесса и не удовлетворяют требованиям заинтересованных сторон.

Одной из особенностей оптимизации является целенаправленность. Это означает, что оптимизация всегда осуществляется целенаправленно и имеет целевые значения, которых должен достичь бизнес-процесс.

Управление бизнес-процессами

Улучшение, оптимизация, реинжиниринг или совершенствование бизнес процессов компании

Как правильно — совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация? А может, лучше говорить об улучшении бизнес процессов? А разве оптимизация и реинжиниринг бизнес процессов — это не одно и то же? В конце концов, что значат все эти слова? <br />

Читать

Преимущества оптимизации

Оптимизация рабочего процесса способствует:

  • Повышению гибкости процесса: оптимизированные, эффективные процессы больше и быстрее подстраиваются под изменяющиеся условия; 
  • Принятию решений на основе анализа данных: анализ может производиться на основании статистических данных и KPI, данных из информационных систем; 
  • Улучшению отношений с клиентами: оптимизация рабочих процессов повышает качество клиентского обслуживания; 
  • Снижению количества человеческих ошибок: процесс выполняется согласно разработанному регламенту и утвержденной модели to be; 
  • Повышению осведомленности о результатах процесса: KPI процесса позволяют понять, насколько работа оптимизированного процесса соответствует стратегическим целям компании; 
  • Упрощению понимания того, как можно беспрепятственно масштабировать процесс: масштабирование – тоже оптимизация своего рода, которая позволяет адаптировать бизнес-процесс к увеличившейся нагрузке; 
  • Повышению конкурентного преимущества: как уже отмечалось выше, оптимизация ускоряет процесс и повышает качество произведенного продукта и качество клиентского сервиса.  

Шесть шагов оптимизации

Чтобы оптимизировать рабочий процесс, необходимо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Сформируйте понимание процесса

Определите, из каких действий выстроен существующий процесс. Лучше всего для этого описать процесс «как есть». Описание процесса в виде модели даст наглядное представление о том, из каких этапов и действий он состоит.

Шаг 2. Сформулируйте ожидаемые результаты от оптимизации рабочего процесса

Изучите модель процесса, количественные данные и значения показателей процесса. Соберите отзывы и требования к процессу со стороны его клиентов и поставщиков. На основании этого можно будет сформулировать результаты, которые должны быть получены в результате оптимизации.

Шаг 3. Найдите отклонения и разрывы в существующем процессе.

Отклонения – это потери, другими словами, все то, что увеличивает стоимость бизнес-процесса, но при этом не создает ценности. Основными потерями, убивающими эффективность рабочего процесса являются: ненужная транспортировка, затаривание материалами, ненужные операции, ожидание, перепроизводство, избыточная обработка и дефекты.

Их обнаружение не составит труда, если процесс описан графически и есть данные показателей процесса.

Разрывы – различия между существующим и целевым процессом. Отобразите на модели, чем процесс «как должно быть» будет отличаться от «как есть». Можно также составить список или таблицу, в которой будут описаны оба процесса. Главное требование – различия должны быть четко определены.

Поиск отклонений и определение разрывов дадут представление о необходимости выполнения процесса. Можно ли достичь конечного результата без его осуществления? Если да, то следует отказаться от рабочего процесса вовсе. Если нет, то переходите к следующему шагу.

Шаг 4. Упростите или оптимизируйте процесс.

Первое, что нужно сделать – распланировать свой рабочий график с учетом оптимизации процесса. Для этого следует разбить весь процесс оптимизации на несколько небольших временных этапов и плавно передвигаться от одного к другому.

Далее следует создание дорожной карты оптимизации. Для этого необходимо составить список задач по улучшению процесса и включить в него ресурсы, минимально необходимые для выполнения каждого шага процесса без потери его параметров и продукта. Задачи в перечне должны сохранять последовательность выполнения и быть приоритизированы по степени важности.

Управление бизнес-процессами

Методы улучшения бизнес процессов, которые можно применять уже сегодня

Методы улучшения бизнес процессов основаны на логике и здравом смысле. Эти простые инструменты не требуют специальных навыков и могут применяться в любой области деятельности. Мы подготовили для вас описание основных методов улучшения бизнес-процессов, которые можно начать применять без сложной подготовки.

Читать

Шаг 5. Ускорьте рабочий процесс

Ускорение процесса осуществляется с целью сокращения временных затрат на его выполнение. Однако оно не должно происходить в ущерб намеченным результатам. Ускорение рабочего процесса – устранение узких мест бизнес-процесса. Узким местом считаются такие операции, которые снижают его эффективность, увеличивая при этом стоимость и трудоемкость. Примером узкого места в бизнес-процессе может служить разрозненность информации по «файликам». Это не только увеличивает трудозатраты на поиск данных, но и повышает риски потери информации.

Шаг 6. Превратите процесс в алгоритм или автоматизируйте

Перенесите рутинные простые задачи в сервисы автоматизации (программы и устройства). Это не только позволит сэкономить временные затраты и использование трудовых и производственных ресурсов, но и позволит избежать стоимостных издержек на привлечение дополнительных сотрудников, которых, вероятно, пришлось бы нанять для выполнения этих самых задач.

Стоит также отметить, что не всегда необходимо использование информационных технологий. Вполне возможно обойтись превращением процесса в алгоритм. Например, последовательное расположение частей автомата в процессе чистки оружия позволит полностью устранить временные затраты, связанные с поиском необходимой детали. Это и есть применение алгоритма.

Алгоритм позволит наглядно убедиться, что все операции процесса находятся в правильном порядке. Если порядок нарушен, рабочий процесс или не приведет к заданному результату, или не сможет продолжаться вовсе.

6 шагов оптимизации на примере процесса чистки машины для молочных коктейлей

Можно ли оптимизировать данный процесс и при этом снизить риски воздействия человеческого фактора? Да, можно, и вот как:

Шаг 1. Опишите процесс чистки машины

Процесс чистки машины для молочных коктейлей достаточно прост: нужно разобрать машину, помыть детали, высушить их, смазать по необходимости и собрать обратно. Однако, важно выполнить все этапы процесса правильно, поскольку ошибка может привести к поломке оборудования.

Шаг 2. Четко сформулируйте результаты от оптимизации рабочего процесса.

Оптимизация процесса чистки машины для молочных коктейлей должна привести к:

  • Устранению ошибок в процессе ее сборки после чистки; 
  • Ускорению процесса сборки.  

Шаг 3. Осуществите поиск отклонений процесса «как есть», определите разрывы.

В текущем процессе разбирать и собирать машину необходимо по памяти, поскольку на ней нет меток с указаниями, что за чем идет. В процессе «как должно быть» сотруднику не нужно будет тратить время, чтобы вспомнить последовательность сборки машины.

Шаг 4. Упростите или оптимизируйте процесс.

Некоторые детали машины можно снять и обслужить во время работы заведения, что позволяет сэкономить время процесса полной чистки оборудования.

Шаг 5. Осуществите ускорение рабочего процесса.

К концу рабочего дня машина для молочных коктейлей должна быть пустой. В таком случае не придется тратить время на ее освобождение.

Шаг 6. Алгоритмизируйте процесс.

В процессе разборки машины необходимо расположить детали на лотках в той последовательности, в которой должна проходить сборка. Метод не высокотехнологичный, но позволяет существенно сократить обычное время сборки оборудования.

Как видите, данный метод оптимизации позволяет быстро, а главное, эффективно привести рабочие процессы к оптимальному состоянию.

Оптимизация рабочего места – инициатива «снизу»

О том, как в Компании НЛМК внедряются современные методы организации труда, способствующие росту его производительности, рассказывает известный российский эксперт в области науки и технологии металлургического производства, доктор технических наук, профессор Владимир Мизин, вместе со специалистами Новолипецкого комбината участвовавший в проекте «Стандартизация рабочих мест в ПХПП (Производство холодного проката и покрытий)».

Проект стандартизации преследовал две цели. Первая из них – разработать карты последовательности технологических операций (КПТО), в которых описать все рабочие приемы, позволяющие выполнять эти операции наилучшим образом. Из множества вариантов действий выбирались те, что требовали наименьших затрат сил и времени. Использовался опыт лучших бригад, детальный хронометраж. Логика тут проста: сократив продолжительность операций, мы тем самым увеличим производительность труда. Вторая цель – в процессе составления карт провести оптимизацию рабочих мест, устранив все то, что мешает росту выработки, повысить их техническую оснащенность, по максимуму ликвидировать тяжелый ручной труд.

Разработка КПТО началась с отделочного отделения Производства холодного проката и покрытий, где занимаются упаковкой продукции, а затем постепенно перешли к осуществлению проекта стандартизации во всех остальных отделениях с более сложными операциями. Самое деятельное участие в его реализации приняли работники ПХПП. Собственно, на это и был расчет, они прекрасно видят все «узкие» места и вряд ли кто лучше них скажет, что мешает производству, потому как непосредственно в нем заняты. Именно предложения металлургов и легли в основу мероприятий по оптимизации рабочих мест. Был разработан специальный документ по учету идей сотрудников, состоящий из четырех пунктов, размещенных на листе бумаги формата А-3, в которых фиксировалось: выявленные недостатки, суть предложения по улучшению ситуации, план его реализации и предполагаемый эффект. В свою очередь этот документ регистрировался в специальном журнале. Таким образом, благодаря инициативе «снизу», на свет появилась своего рода программа модернизации или оптимизации рабочего места и технологических процессов, их освобождения от всяких препон и накладок. Часть этой «программы» уже реализована, а часть находится в стадии исполнения. Например, в отделочном отделении возникали перебои с упаковочным реквизитом. Сейчас здесь установлен станок, штампующий крышки для упаковки рулонов металла, и, как говорится, дела пошли веселее. В этом же отделении во избежание простоев, связанных с взвешиванием продукции, сделали заказ на приобретение крановых весов. Заказан станок для автоматической упаковки рулонов, который не только на 20-25% повышает производительность труда, но и обеспечивает герметичную упаковку металла, что позволяет исключить появление ржавчины при его длительном хранении. 

А вот как по мысли персонала цеха можно расширить «узкое» место на процедуре резки металла. Предлагается установить агрегат резки с инспекцией полосы, и на другие агрегаты резки подавать уже прошедшие инспекцию рулоны, что ускорит операцию. Участок колпаковых печей длиной 800 метров, где расположено 300 печей, решено оборудовать диспетчерской связью, а его работников индивидуальными средствами связи, что поможет более рационально использовать рабочее время, исключить непроизводительные перемещения людей и техники. Подобные примеры заинтересованного подхода к делу можно продолжать. И интерес этот зиждется не на пустом месте. Инициатива поощряется рублем. За активное участие в разработке проектов оптимизации сотрудник может получить премию в размере 100% месячной тарифной ставки за счет средств, выделяемых в распоряжение начальника структурного подразделения. Предусмотрено материальное поощрение и в случае успешной реализации проекта и устранения выявленных производственных проблем. 

И еще один немаловажный момент. Стандартизация рабочих мест, как уже отмечалось, повышает производительность труда, а это в свою очередь дает бригаде возможность сократить свою численность. Кого конкретно – не навязывается «сверху». Решение на этот счет принимает сам трудовой коллектив, ему видней, кто и как работает. Фонд заработной платы, сформированный по тарифным ставкам высвобожденных работников, остается в бригаде и распределяется между членами бригады по их усмотрению. 

Но вернемся к картам. Что они значат для рабочего человека? Во-первых, они дают возможность спокойно и ритмично трудиться в течение всего рабочего дня, четко соблюдать все технологические режимы, не допускать каких-либо нарушений и сбоев, которые могут отрицательно сказаться на качестве продукции, а значит и на премии по результатам труда. В общем, помни, что написано в КПТО и никаких проблем. Ну, а если забыл, загляни в компьютер: все карты включены в информационную сеть Новолипецкого комбината. Человек обретает психологическую уверенность: он знает «от» и «до», что ему делать на рабочем месте, а настроение – немаловажный фактор производительности. Во-вторых, человек приучается строго соблюдать правила охраны труда и техники безопасности, требования экологии, санитарии и гигиены, которыми обычно некоторые пренебрегают. Это и многое другое тоже прописано в карте. В-третьих, человеку созданы хорошие условия труда, позволяющие ему делать дело с наименьшими затратами энергии. Чтобы обеспечить максимальные удобства, высказывались даже предложения оборудовать в цехах комнаты приема пищи и отдыха. И эти идеи были приняты к рассмотрению. 

Но карты не только отражают требования технологических инструкций применительно к конкретному рабочему месту, это еще очень эффективный инструмент обучения персонала, повышения его квалификации. В процессе их разработки был снят учебный видеофильм, как наиболее рационально выполнять технологические операции. Новичку лишь остается аккуратно повторять все действия за рабочим на экране. Это помогает молодому пополнению быстро адаптироваться на рабочем месте и войти в трудовой ритм. У некоторых на адаптацию уходят считанные дни, не зря же говорят: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Кроме того, для системы подготовки кадров разработаны тесты к картам, на вопросы которых должен в обязательном порядке ответить обучаемый. Это серьезный экзамен, лишь сдав его, можно получить доступ к самостоятельной работе, а металлургам со стажем рассчитывать на повышение разряда. 

После успешного завершения стандартизации рабочих мест ПХПП поставлена задача распространить этот опыт на все основные производственные подразделения Новолипецкого комбината, соответствующий приказ на этот счет уже подписан. Создаются группы по разработке КПТО и на других предприятиях Компании НЛМК. Процесс алгоритмизации деятельности технологического персонала, призванный повысить конкурентоспособность Компании, набирает обороты. Как свидетельствует статистика, производительность труда в российской металлургии в 4 раза ниже, чем в США. Перефразируя известное высказывание отцаоснователя нынешней производственной системы Тойоты, Тайити Оно, можно заявить: «Но разве американец на самом деле затрачивает в 4 раза больше мускульных усилий? Очевидно, мы, русские, где-то тратим свои силы впустую, и, если избежать этих потерь, производительность труда можно увеличить в 4 раза». Этими словами мы и закончим. Тут есть о чем подумать.  

Что такое оптимизация рабочей силы и зачем мне это делать?

на

Грейс Мэдлингер

Вы когда-нибудь слышали поговорку: «Работай умнее, а не усерднее»? Это не просто еще одна корпоративная модная фраза — бизнес-технологии и стратегии на рабочих местах делают более реальным, чем раньше, сокращение расходов организациями любого размера при одновременном повышении производительности сотрудников и удовлетворенности клиентов.

Оказывается, свой (деловой) торт можно и съесть. Как? Два слова: оптимизация рабочей силы.

Истинное значение термина «оптимизация рабочей силы»

По мере роста вашего бизнеса масштабируемость становится еще более сложной задачей, и часто первым побуждением может быть добавление большего числа клиентов — больше клиентов означает больше сотрудников, верно? Не обязательно. С точки зрения оптимизации рабочей силы больше может означать меньше: меньше времени тратится на неправильные задачи и меньше накладных расходов.

Оптимизация рабочей силы (WFO) определяется как «бизнес-стратегия, направленная на балансировку удовлетворенности клиентов, уровней обслуживания, планирования рабочей силы, операционных затрат и других ключевых показателей эффективности, чтобы бизнес мог получить максимальную выгоду от сотрудников, работающих на них. в любое время».

Другими словами, оптимизация рабочей силы — это общий подход в сочетании с необходимыми приложениями и инструментами для его практического применения. Это концепция, которая поможет вам стать более эффективным и результативным по мере роста вашего бизнеса и обеспечить гармоничную совместную работу всех аспектов вашего бизнеса. По сути, это понимание того, как работают ваши сотрудники и как наилучшим образом использовать их навыки для достижения более высоких организационных целей.

Оптимизация рабочей силы — это информация. Хотя он работает эффективнее, он также работает лучше и быстрее, с нужными ресурсами в нужном месте в нужное время и правильными вспомогательными технологиями, обеспечивающими правильные данные. Это соединение всех точек между информацией и людьми, которые больше всего в ней нуждаются.

Информация, предоставляемая оптимизацией рабочей силы, охватывает все: от прогнозирования потребности в персонале и планирования сотрудников до сопоставления соответствующих навыков с соответствующими задачами. Он в значительной степени зависит как от ваших человеческих ресурсов, так и от технологических ресурсов, связывая каждую часть вашей организации воедино, автоматизируя процессы, которые ранее выполнялись вручную, для устранения ошибок и оптимизации принятия решений.

Почему вам следует попробовать оптимизацию рабочей силы

Как мы упоминали ранее, оптимизация рабочей силы основана на информации и передаче этой информации нужным людям. Так что же самое большое преимущество оптимизации рабочей силы? Понимание всех аспектов вашего бизнеса. Одно только это изменение может привести к ежегодному повышению производительности труда персонала.

Ваши сотрудники должны иметь возможность принимать наилучшие возможные решения, и они могут сделать это только при наличии наилучшей информации. Оптимизация рабочей силы может предсказать спрос и убедиться, что лучшие сотрудники для работы запланированы и готовы к ней, что приводит к еще большему удовлетворению клиентов. Он быстро собирает информацию, а затем передает ее в руки нужным людям для воплощения в жизнь.

Рассмотрим следующий пример: вы работаете в часы пик, но клиенты жалуются, что их потребности не удовлетворяются достаточно быстро. Конечный продукт — это не то, что они просили, но никто из ваших сотрудников не знает об этом. У вас слишком много или слишком мало сотрудников — и не тех, которые нужны, — и вы не уверены, кто преуспевает в определенных задачах или где лучше всего использовать их навыки.

Это бесплатно для всех, и вы можете работать только с ограниченной информацией, которую сами собрали. Ваша команда выматывается и работает сверхурочно, а вы все еще не можете справиться со спросом. В конце концов, вы столкнетесь с более высокими затратами и недовольными клиентами.

Теперь рассмотрим тот же сценарий, но на этот раз все происходит немного по-другому. Вы начинаете ночь, когда ваши дежурные сотрудники дежурят, когда они вам нужны. У вас есть прогноз на пиковые часы и самые высокие потенциальные продажи, вы знаете, сколько сотрудников вам нужно для поддержки спроса, знаете, кто ваши лучшие работники, каковы должны быть их задачи, и соответственно укомплектовали свой график, и все это даже не тратя дополнительное время. сделать это.

Служащие знают, когда нужно появиться, и легко общаются. Если конечный продукт не соответствует первоначальному запросу клиента, он может получить доступ к этой информации и действовать. У вас не слишком много сотрудников или слишком мало, и ваши клиенты довольны.

Ваш бизнес находится в зоне Златовласки: в самый раз.

Как заставить оптимизацию рабочей силы работать на вас

На каждом этапе приведенных выше примеров оптимизация рабочей силы играла решающую роль в общем успехе команды. Вот несколько основных способов, которыми та же самая оптимизация рабочей силы может повлиять на ваш бизнес уже сегодня:

1. Клиентоориентированность

Помните, что оптимизация рабочей силы — это не одно и то же. Несколько факторов работают вместе, чтобы добиться большего результата: более довольные клиенты и более продуктивные сотрудники. Применяя подход, ориентированный на клиента, и анализируя общие бизнес-операции, вы можете начать определять, где происходят сбои, а где ваш клиент не в центре внимания.

Изучите опыт клиентов с точки зрения клиентов и проанализируйте их отзывы. То, что работает для вас, не работает для них в любой момент? Какие-нибудь старые привычки или способы делать что-то «просто так», которые не основаны на эффективности или с которыми можно было бы справиться по-другому? Воспользуйтесь возможностью, чтобы провести аудит качества обслуживания клиентов и выяснить это. Затем сделайте первый шаг к оптимизации рабочей силы и предоставьте эти данные тем людям в вашей команде, которые больше всего в них нуждаются.

2. Тайм-менеджмент и отслеживание посещаемости

Получение полной картины посещаемости сотрудников и общего тайм-менеджмента является одним из наиболее важных факторов оптимизации рабочей силы в вашем бизнесе. С программным обеспечением для учета рабочего времени вы сократите время и количество ошибок, связанных с ручным вводом и выводом часов. Вы также сможете почувствовать вовлеченность сотрудников (которые всегда уходят рано и поздно приходят на работу) и сможете расправиться или устранить любые потенциальные удары приятелей. И, просматривая сверхурочные, вы получите представление о том, какие смены не укомплектованы персоналом и где есть пробелы в вашем покрытии.

3. Планирование

Как и посещаемость, программное обеспечение для планирования может уменьшить дублирование и закрыть пробелы. Это экономит время, затрачиваемое на ручное составление расписаний и учет доступности сотрудников, и позволяет в любое время получить доступ к расписаниям, если вам нужно внести изменения. Объединив всю необходимую вам информацию в одном месте — доступность сотрудников, свободное время, навыки, данные о посещаемости и производительности — вы можете обеспечить присутствие наиболее квалифицированных людей для работы, когда они вам больше всего нужны, вместо того, чтобы планировать только по тому, кто происходит. быть доступным. Некоторое программное обеспечение для планирования может даже автоматически назначать открытые смены для просмотра и публикации, чтобы максимально упростить процесс планирования.

4. Производительность и отслеживание задач

Инструменты отслеживания задач, такие как Basecamp, Trello и Salesforce, могут помочь вам назначать задачи и оценивать производительность сотрудников с первого взгляда. Ваши работники меняют свою работу в течение дня? Один сотрудник изо всех сил пытается выполнить свои задачи или выполнить свои квоты больше, чем другие? Это может быть вашим первым признаком того, что не каждый сотрудник выполняет роль, наиболее подходящую для его индивидуального набора навыков, или что ваши процессы не так эффективны, как могли бы быть. К счастью, существует целый мир программного обеспечения и аналитики для оптимизации рабочей силы, которые помогут вам изучить ваши текущие процессы и увидеть, какие из них получают высокую оценку.

Оптимизация рабочей силы не происходит в одночасье. Это происходит постепенно, и каждая новая система и перераспределение приоритетов приближают вас на один шаг к тому, чтобы сделать более довольных клиентов и более счастливых сотрудников, которые вовлечены и способны выполнять свою работу наилучшим образом каждый день. Потому что, в конце концов, оптимизация рабочей силы — это не просто стратегия. Это «реляционный процесс, посредством которого организации постоянно совершенствуются и получают отдачу от своего самого большого актива — своей рабочей силы».

раздел:

  • Развитие бизнеса
  • Лидерство
  • Управление персоналом
  • Производительность

  • deleteOldData identity expression
    is used
    data matching
    row-check expression
    will be deleted
    in Materialized Table
    data no
    longer present
    в источнике и
    соответствие
    выражение проверки строки
    будет потеряно в
    материализованной таблице
    «соответствие
    проверка строки
    выражение
    in source» means
    true no yes yes the value in the source is
    equal or greater
    then the maximal value
    in Materialized Table
    true yes NO * NO
    FALSE NO NO NO Значение в исходном источнике на
    Большой , чем 40134, чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем , чем .

    Оставить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *