Оптимизация на работе: Оптимизация персонала: что, как и сколько?

Содержание

Оптимизация персонала: что, как и сколько?

Для сотрудников любой организации слово «оптимизация» звучит как нечто неизведанное и, несомненно, пугающее. Все дело в том, что мало кто в полной мере представляет, каким образом может, а главное – будет происходить эта пресловутая оптимизация персонала или, другими словами, сокращение численности сотрудников.

 

Обсудим  актуальную тему вместе с HR-экспертом Маргаритой Митюшкиной.

Давайте рассмотрим, что же такое оптимизация. Предлагаю несколько определений:

  1. Оптимизация – это поиск наилучшего решения для достижения целей компании в заданных условиях.
  2. Оптимизация численности – это сокращение затрат на содержание персонала (как путем уменьшения количества работников, так и путем снижения уровня дохода персонала). 

Не секрет, что любая организация функционирует с единственной целью – получение прибыли при минимально возможных издержках. Поэтому, когда речь заходит о реструктуризации и последующей оптимизации, многие владельцы бизнеса начинают с сокращения расходов по тем структурным подразделениям, которые являются «потребляющими» — то есть те, которые не приносят видимой (прямой) прибыли компании. Обычно это административно-управленческий блок (управление персоналом, АХО, бухгалтерия).

Как показывает практика, работодатели часто грешат тем, что начинают «резать» персонал, начиная с «ненужного» (по их мнению) обслуживающего персонала.

В итоге общая численность сотрудников компании, переживающей  период кризиса, принципиально не меняется. Но при этом оказывать услуги, сопутствующие любой предпринимательской деятельности, просто-напросто некому. Ведь в первую очередь решили избавиться от support staff, и то – выборочно, «экспертным» методом. Что мы получаем на выходе? Конечно же, негатив со стороны персонала, как выбывшего, так и работающего, потому что все мы люди и в такие моменты испытываем сильнейший стресс. Что касается самой компании, то она как работодатель подрывает свою репутацию и имидж на рынке труда.

Распространены также ситуации, когда руководство компании прибегает к таким мерам:

  • стимулирование сотрудников преклонного возраста досрочно выходить на пенсию,
  • перевод работников на другие (как правило, нижестоящие и нижеоплачиваемые) должности или же перевод в другие структурные подразделения,
  • стимулирование отдельных категорий работников увольняться по собственному желанию или с определенными выплатами (при увольнении по соглашению сторон).

Кроме того, часто практикуется перераспределение работников внутри одного департамента/отдела/сектора при объединении, например, двух отделов в один. И тогда сотрудникам, которые ранее занимали руководящие посты, ничего не остается, как перейти на рядовые должности, предложенные в рамках оптимизации, или же другой вариант – увольняться.

У нас оптимизация. Что  делать?

Когда компания решает оптимизировать персонал, процесс всегда и для всех проходит болезненно: будь то руководитель, которому необходимо выбрать, кто же останется с ним работать дальше, а кому придется покинуть компанию, или же рядовой специалист, который находится в подвешенном состоянии, пока не будет, так сказать, оглашен весь «черный» список.

Психологически задача взять и уволить какое-то количество людей, конечно же, очень сложная. Как правило, самый мучительный шаг – сообщить индивидуально каждому работнику о решении руководства, выпадает на долю HR-менеджеров. Как вести себя в такой ситуации? Прежде всего, оставаться людьми! Поговорив по-человечески, вы априори будете выше всех тех руководителей, которые предпочли промолчать и переложить на вас свою ответственность.

Самое главное правило при проведении оптимизации: компания должна четко понимать, что она получит в результате всех процедур. Очень важно все грамотно просчитать и продумать, чтобы в конечном счете не получился обратный эффект.

Это правило включает в себя несколько крупных блоков:

  • Определение перспективных целей компании, постановка задач;
  • Оптимизация существующих бизнес-процессов;
  • Разработка новой организационной структуры компании;
  • Определение численности персонала;
  • Проработка процедуры вывода персонала;
  • Непосредственное сокращение численности;
  • Утверждение новой организационной структуры и нового штатного расписания.

Кроме того, необходимо учитывать, что при сокращении численности может страдать качество работы. Чтобы минимизировать подобные риски, важно при утверждении новой цепочки обязательных к выполнению бизнес-процессов, провести нормирование труда, что далеко не всегда делается в компаниях.

Для реализации перечисленных выше блоков организации нередко нанимают отдельного специалиста, так называемого антикризисного менеджера, перед которым стоит задача в кратчайшие сроки вывести компанию из коллапса. Зачем это делается? Ведь новый человек — это неизбежное увеличение затрат, что абсолютно нелогично в данной ситуации. Все просто:  стороннему человеку, не имеющему никакого отношения ни к компании, ни к персоналу, гораздо легче по причине здорового цинизма решить все проблемы «без сердца», что не всегда под силу руководителям, проработавшим бок о бок с этими людьми много лет.

Как будем оптимизировать?

После того как определены дальнейшие приоритеты развития бизнеса и есть понимание того, как все должно выглядеть, стартует сама процедура сокращения персонала. Давайте рассмотрим наиболее распространенные варианты развития событий.

1. Увольнение по собственному желанию или соглашению сторон.

2. Предложение занять конкретную позицию в новой структуре компании.

Есть множество нюансов, связанных с проведением оптимизации в «белой» компании. Ведь Трудовой кодекс ни в коем случае нарушать нельзя — иначе проблем, помимо кризиса, станет еще больше. И вот здесь самую важную роль играет HR, чья миссия  — уберечь компанию-работодателя от подобного рода нарушений. Это было небольшое лирическое отступление J

Итак, вам необходимо уволить часть персонала, как говорится, «без шума и пыли». Выше мы выбрали два пути: по соглашению сторон и по сокращению штатов (как правило, работодатель выступает за расторжение Трудового договора по соглашению сторон). Оба пути законны и подробно описаны в Трудовом кодексе. Однако зачастую работодателю проще и быстрее «отделаться» от части сотрудников, договорившись с каждым о конкретной сумме выплаты.

Нюанс этого варианта в том, что если договоренность между работодателем и работником о денежной компенсации не будет достигнута, возможно давление со стороны руководства на сотрудника, который не хочет покидать компанию. Согласитесь, не очень приятный поворот событий. Если же идти по пути наименьшего сопротивления, и сокращать штат в классическом исполнении закона, работодателю придется запастись терпением, поскольку процедура продлится несколько месяцев.

И при одном, и при другом раскладе возникают определенные сложности, разногласия и споры. Однако выстраивать действия организации по букве закона означает защитить права обеих сторон: как работника, так и работодателя. Ведь без соответствующих документов работодателю будет проблематично спросить со своего сотрудника, если тот не исполняет надлежащим образом свои функции.

Таким образом, законодательная база предоставляет право выбора каждой из сторон. Осталось только определить, куда сворачивать: направо или налево.

У нас есть новая структура и другая численность людей. Что дальше?

Итак, большая часть сложного пути пройдена. Но стресс еще не отступил, а работать и достигать вновь поставленных целей надо. Как мотивировать оставшийся персонал? Казалось бы, все просто. Ты остался при работе, так иди и выполняй свою работу хорошо, чтобы не попасть под раздачу в следующий раз. Тут, на мой взгляд, какого-то общего правила, совета или руководства к действию не существует. Как я уже говорила, всегда надо оставаться человеком. В этом и состоит задача HR-службы: подставить плечо, дать поплакать в жилетку, успокоить, помочь, сказать какие-то слова поддержки, ну и, конечно, быть честными, ибо любой человек всегда почувствует, лукавите вы или нет. 

Думаю, коллеги, работающие в сфере управления персоналом, согласятся, что тема оптимизации и сокращения численности никого не оставляет равнодушным. Все мы надеемся, что участь проводить такие процедуры не постигнет нас никогда, ну или, по крайней мере, в ближайшее время.

Поэтому хочу пожелать всем прочитавшим мою статью удачи, и пусть работа приносит вам максимум удовольствия, ведь:

Когда вы что-то делаете без любви и непрофессионально – это халтура,

Когда вы что-то делаете без любви, но профессионально – это ремесло,

Когда вы что-то делаете не профессионально, но с любовью – это хобби,

Когда вы что-то делаете профессионально и с любовью – это искусство.

Так пусть каждый из вас занимается именно искусством!

Митюшкина Маргарита, HR-эксперт. Опыт работы: IT (системная интеграция), фармацевтика, ж/д логистика. 

Правильная оптимизация работы персонала без увольнений

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Что значит оптимизация работы персонала?
  • С чего начать оптимизацию работы персонала?
  • Из каких этапов состоит оптимизация?
  • Как оптимизировать персонал за счет персонифицированной производительности?
  • Как произвести оптимизацию рабочего времени персонала?

В любой компании возникают периоды, когда приходится оптимизировать трудовые ресурсы. Если в организации наступает критический момент, а деятельность перестает приносить прибыль, то руководство приходит к решению о необходимости уменьшения кадровых затрат, а значит сокращения численности сотрудников. О том, что такое оптимизация работы персонала и как проводить связанные с ней мероприятия, расскажем в данной статье.

Что значит оптимизация работы персонала

Прежде всего стоит разобраться с тем, что такое оптимизация. Существует несколько определений данного термина:

  1. Оптимизация – выбор из всех возможных вариантов наиболее оптимального решения, которое позволит достигать предприятию поставленных целей в существующих экономических условиях.
  2. Оптимизация численности – это уменьшение расходов, связанных с содержанием работников организации и оплатой их труда. Достигается это одним из двух способов – увольнением некоторого количества рабочих единиц либо сокращением ФОТ.

Деятельность любой организации нацелена на извлечение прибыли при условии, что затраты сведены к минимуму. Когда топ-менеджмент понимает, что реструктуризации и дальнейшей оптимизации не избежать, то в первую очередь сокращение затрат идет по тем направлениям, которые не являются «доходными», то есть не приносят компании доходов. Чаще всего «придаточными» подразделениями являются те, где сосредоточены административные работники: секретари, бухгалтеры, специалисты по кадрам, юристы и пр.

Как показывает практика, большинство владельцев бизнеса и наемные управленцы начинают сокращение тех кадровых единиц, которых считают «ненужными». И чаще всего к таковым относится обслуживающий персонал.

Однако проведенные мероприятия в большинстве случаев не дают каких-либо кардинальных изменений. Штатная численность существенно не меняется, однако работу, без которой невозможно функционирование ни одного предприятия, выполнять некому. Руководство избавляется от вспомогательного и технического персонала, причем делает это интуитивно, без аргументированной необходимости. В результате недовольство и стресс испытывают и оставшиеся работники, и те, с кем пришлось попрощаться. От таких преобразований страдает и репутация компании, поскольку ее положение на рынке труда выглядит неустойчивым.

Другими распространенными управленческими решениями являются:

  • ситуации, когда работников предпенсионного возраста вынуждают раньше срока выходить на пенсию;
  • перемещение сотрудников с одной ставки на другую в рамках одного отдела или в другой, при котором не предполагается повышение в должности и окладе, а возможно и понижение;
  • увольнение по инициативе работника или по соглашению сторон (с выплатой компенсации).

В компаниях также часто практикуются кадровые перестановки, когда несколько подразделений формируются в одно. В условиях такой оптимизации руководители отделов вынуждены либо увольняться, либо переходить на должности рядовых специалистов.

С чего начать оптимизацию работы персонала на предприятии

Кадровые изменения в организации никогда не проходят безболезненно, причем независимо от того, кто проводит работу по оптимизации персонала. Топ-менеджеру сложно принимать решение о том, с кем компании придется попрощаться. Рядовые сотрудники вынуждены находиться в стрессовом состоянии до «оглашения приговора».

Кадровые сокращения – это сложная задача, выполнять которую безэмоционально практически невозможно. Самое сложное в данной ситуации – сообщить каждому работнику, что он уволен. Чаще всего эта обязанность выпадает на долю HR-специалистов. Важно помнить, что при любом раскладе нужно оставаться людьми и разговаривать откровенно. Небольшим утешением для менеджеров по кадрам будет то, что в глазах коллектива они покажутся более достойными, нежели руководители, которые предпочли остаться в стороне.

При проведении оптимизации компания должна понимать, каковы цель мероприятий и ожидаемый результат. До принятия решений необходимо выявить все риски, чтобы в конечном счете не получился обратный эффект.

Алгоритм, которого стоит придерживаться, когда работу персонала необходимо оптимизировать:

  • определение стратегической цели и задач, с помощью которых она будет достигаться;
  • анализ текущих бизнес-процессов;
  • разработка нового штатного расписания;
  • определение потребностей в трудовых ресурсах;
  • разработка плана мероприятий по сокращению штата;
  • процедуры по увольнению работников;
  • утверждение нового штатного расписания.

Нельзя забывать о том, что сокращение персонала не должно сказаться на качестве производственных процессов. Чтобы избежать рисков, еще до проведения мероприятий по оптимизации необходимо задуматься о нормировании труда и определить способы эффективного использования трудового потенциала компании. На практике эти меры выполняются крайне редко.

Иногда руководство неспособно самостоятельно провести оптимизацию работы персонала, поэтому обращается за помощью к стороннему специалисту – антикризисному менеджеру. Казалось бы, зачем в условиях кризиса нанимать еще одного человека? Однако причина проста. Антикризисный менеджер выполняет свою работу без каких-либо эмоций и четко придерживается утвержденного плана, что исключает человеческий фактор. Зачастую руководителям психологически тяжело увольнять сотрудников, которые много лет трудились в компании.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Оптимизация работы персонала своими силами

Схема, которая необходима при проведении оптимизации работы персонала любой компании, стандартна:

  1. Составление перечня задач, которые выполняются конкретным подразделением. Для более детального анализа включите в него обязанности каждой отдельной должности, в результате должен получиться список функций каждого работника в отделе.
  2. Оценка компетенции и результативности. Сравните показатели работы каждого сотрудника с плановыми. В ходе данного мероприятия можно обнаружить, что с обязанностями не справляется какая-то отдельная рабочая единица. Однако, как показывает практика, невыполнение поставленных задач характерно для всех специалистов в отделе.
  3. Поиск причин, по которым возникла ситуация, описанная в предыдущем пункте. Человеческий фактор часто вмешивается в производственный процесс. Например, если «слабым звеном» оказался человек, который регулярно не соблюдает дедлайн. Оптимизация работы персонала в таком случае будет заключаться в том, чтобы его обязанности возложить на более ответственных и скорых коллег.
  4. Выявление корпоративного духа и его влияние на результативность работы. Рабочая атмосфера, несомненно, сказывается на бизнес-процессах. Любое напряжение в коллективе негативно отразится на деятельности всей компании.
  5. Существуют и другие внутренние факторы, которые неэффективны в бизнес-процессах, однако при этом требуют не оптимизации персонала, а иных управленческих решений. К ним относятся:

  • Неавтоматизированный труд, например, большой объем бумажной работы, необходимость вести документацию вручную и пр.
  • Пробелы в должностных инструкциях.
  • Выполнение одной и той же задачи несколькими сотрудниками.
  • Подчинение одного работника двум начальникам одновременного.
  • Влияние негативных факторов, которые появляются независимо от деятельности персонала конкретного подразделения. Например, нарушение сроков предоставления документов смежным департаментом.
  1. Анализ нормы времени. Следует определить временные затраты, необходимые работнику на выполнение единицы работы. Поняв, кто и как использует рабочее время, можно сделать выводы о результативности работы каждого специалиста.
  2. Для оптимизации трудовых ресурсов на предприятии могут пригодиться и предложения сотрудников по улучшению работы подразделения. Вряд ли вы получите масштабные результаты, однако мнение коллектива необходимо учитывать.
  3. Возложение однотипных задач на одного сотрудника. Это позволит избавить специалистов от рутинной работы и повысить их производительность. Иными словами, это будет оптимизация работы персонала, занятого монотонным трудом.
  4. Примеры таких решений:

  • специалист «горячей линии», который будет получать весь трафик входящих звонков, а затем распределять по конкретным отделам;
  • делопроизводитель, который будет вводить в ПК первичные данные, тем самым избавляя от рутины более квалифицированных работников.


  1. Автоматизация бизнес-процессов. Электронные базы данных, CRM-системы позволят сократить время на коммуникации между отделами и поиск нужной информации (документов, отчетов, контактов и пр.).
  2. Повышение квалификации персонала и организация корпоративного обучения. Эти меры положительно скажутся не только на производительности труда, но и на атмосфере в коллективе, повысят лояльность сотрудников к руководству. Однако затраты на образовательные процессы оправданы лишь в том случае, если на предприятии нет текучки кадров. Иными словами, отправлять на переподготовку следует только тех, кто проработал в компании достаточное время. И главное – не забывайте после этого оценивать результативность обучения.

Оптимизация рабочего времени персонала

Как известно, время – это деньги, поэтому неэффективно используемые временные ресурсы негативно сказываются на размере прибыли. Если руководитель компании приходит к выводу, что рабочее время используется нецелесообразно, то дальнейшие мероприятия зависят от того, по какой причине возникла проблема.

Потребность в оптимизации рабочего времени персонала возникает, когда неправильно налажены бизнес-процессы. Чаще всего каждый работник самостоятельно определяет, какие задачи для него приоритетны, однако не учитывает, что от этого решения зависит рабочий процесс другого человека. Допустим, сотрудник откладывает подготовку отчета, так как не считает эту задачу первоочередной для себя, а в то же время его коллега может просидеть полдня без дела в ожидании важного документа.

Частая причина потери времени заключается в том, что руководитель не умеет грамотно ставить задачи своим подчиненным. Например, если сотрудник часто получает несколько заданий подряд, то ему приходится начинать новую работу, не закончив с предыдущей. Поэтому любому начальнику необходимо начинать с организации своего рабочего процесса.

Отсутствие элементарных ресурсов также является причиной простоя. Например, неполадки офисной техники, отсутствие доступа в Интернет, нехватка канцелярских принадлежностей и пр.


Если на предприятии отсутствует система нормирования труда, то рано или поздно встанет вопрос о необходимости оптимизации рабочего времени персонала. Введение контроля является дисциплинирующим мероприятием. Если в компании разработана система учета рабочего времени, то вряд ли сотрудники станут тратить его на решение личных проблем.

Постановка любой задачи должна сопровождаться так называемым дедлайном. Если подчиненный не успевает выполнить поручение в установленный срок по объективным причинам, то в следующий раз следует выделить больший временной промежуток.

Для простых и часто повторяющихся задач можно устанавливать нормативы времени. При реализации больших проектов необходимо составлять план-график работы. Если у сотрудников не получается его придерживаться, то руководителю проекта следует решить эту проблему и найти варианты оптимизации работы персонала.

Важно соблюдать чередование времени работы и отдыха. Некоторые начальники слишком фанатично подходят к организации труда своих подчиненных, например, не разрешают делать перерывы и требуют активности в течение всего дня. Элементарная усталость становится причиной невнимательности, что в итоге сказывается на результате работы.

В этом случае не может идти речь об оптимизации кадров. Руководителю следует учитывать индивидуальные особенности своих сотрудников, их личные ритмы. Так, «жаворонкам» можно доверять ответственные поручения в первой половине дня, в то время как «сов» до обеда лучше не напрягать трудом, который требует существенных умственных усилий.

Важно правильно организовать рабочий процесс и чередовать труд и отдых. Ежечасная пауза в 5-7 минут только повысит производительность труда. От эмоционально и физически утомленных работников нет смысла ждать продуктивной деятельности.

Вынужденные простои также требуют внимания со стороны начальства и решений по оптимизации рабочего времени персонала. Гибкие графики помогут снизить издержки, связанные с временным приостановлением производственного процесса. Оптимальное использование рабочего времени – заслуга грамотного и внимательного руководителя.

Оптимизация труда персонала за счет персонификации производительности

Приняв решение о необходимости оптимизации работы персонала, топ-менеджеру или собственнику бизнеса необходимо быть готовым к вынужденным увольнениям. Сокращение штата вызывает необратимые последствия во всей кадровой деятельности предприятия, поскольку и увольнения, и поиск новых сотрудников – сложный и трудоемкий процесс. Перед тем как оптимизировать трудовые ресурсы, следует провести анализ текущей деятельности компании.

  1. Нужно выделить центральное «ядро» сотрудников, которые непосредственно принимают участие в производстве продукции или создании услуги, а также «периферию» – вспомогательный персонал.

Под вспомогательным персоналом стоит понимать не только АХО или службу клининга.

Необходимо распределить по степени важности существующие рабочие места, а затем принять решение, какие ставки можно сократить «безболезненно» для предприятия. Также следует понять, какие подразделения считать неприкосновенными, то есть на каком участке нельзя проводить оптимизацию без ущерба для производственного процесса.

  1. Нужно выявить, какую долю в годовую прибыль компании вносит каждое подразделение, а затем проранжировать, постепенно уменьшая масштаб.

Чтобы достичь наиболее показательной картины, следует детализировать анализ, то есть понять «значение» каждой штатной единицы. Для этого стоит использовать систему, описанную в пункте № 1 – «ядро» и «периферия».

Тщательный анализ невозможно провести, если в компании нет эффективно работающего финансового учета. Проводить «персонификацию долей выручки» можно только в том случае, если руководство четко видит всю структуру доходов. Очевидно, что градация отделов и персонала по степени «прибыльности» – весьма субъективный процесс. Поэтому использование приблизительных данных и вовсе может привести к ложным выводам.

Данное мероприятие требует времени для нахождения правильного решения, которое лучше принимать коллегиально. Оптимизация штатного расписания нуждается и в определенных усилиях со стороны кадровой службы.

  1. Аналогичным способом необходимо «персонифицировать» и затраты.

Расходы на содержание структурных подразделений следует ранжировать по тому же принципу, что и в случае с доходами. Распределение таких издержек, как аренда помещения или доля в структуре ФОТ, не вызовет сложностей. Однако косвенные затраты, например, на рекламу, уже персонифицировать непросто. Перед руководством встает вопрос, как быть в случае с прямыми издержками?

Логика и в данном случае понятна. Возьмем в качестве наглядного примера менеджеров по продажам. Выручка от работы данного персонала складывается из суммы закрытых сделок (проданных товаров), а все затраты и дополнительные расходы (например, на проведение рекламной кампании) следует относить к себестоимости.

Выбирая критерии оценки, нужно придерживаться последовательности алгоритма. И сейлз-менеджеры, и рабочие производственного цеха имеют единую базу по доходу, которая получается из суммы совершенных продаж, однако сумма затрат у них разнится. Задача персонификации – найти те должностные функции, для выполнения которых не потребуется дополнительная рабочая единица.

Здесь еще раз возникает необходимость в детальном и структурированном финансовом учете, который позволил бы ранжировать статьи затрат не только по показателям, принятым в бухгалтерии, но и по более прикладным характеристикам.

  1. На финальном этапе каждому подразделению (в идеале – каждому должностному лицу) присваиваются баллы:
  • 1 значение – доход, который возникает при выполнении рабочих обязанностей;
  • 2 значение – расходы, связанные с их выполнением.

Для наглядности данные можно оформить в виде таблицы с тремя столбцами: отдел/должность, доходы, расходы. Получив картину текущего состояния, можно приступать к анализу и дальнейшим выводам. Стандартная ситуация может быть следующей:

  • значения в столбце с выручкой существенно превышают показания в столбце с затратами;
  • столбец расходов получается большим, нежели столбец с доходами.

Не стоит воспринимать «убыточные» подразделения (и сотрудников) как тяжелую ношу предприятия. Представьте, что организация – это тело человека. От какого органа можно было бы с легкостью избавиться?

Описанный метод позволяет выявить, для каких обязанностей требуется дополнительная рабочая единица, а в чью деятельность вмешиваться не нужно.


На основе вышесказанного можно сделать вывод, что изменения в тех отделах, которые показывают высокую доходность, не требуются. Более того, если между «генераторами» прибыли и топ-менеджментом существует устойчивая система коммуникаций, то не следует менять правил игры. Дополнительные регламенты и формы отчетности могут негативно сказаться на результативности работы. Оптимизация численности персонала может проводиться только путем ее увеличения, то есть включения в процесс большего количества сотрудников. Важно, чтобы это были высококвалифицированные кадры.

Практика показывает, что прием на работу в эффективно работающий департамент новичков неизбежно влечет падение его показателей. Однако не стоит отказывать в трудоустройстве кандидатам без опыта работы. Если соискатель имеет хорошую рекомендацию, то он со временем начнет проявлять себя и продвигаться с условно убыточной должности на более «прибыльную».

Гораздо сложнее обстоят дела с теми, у кого столбик затрат выше, чем столбец выручки.

  • Если такая ситуация характерна для работника «центрального ядра», то нужно еще раз проверить, насколько объективны показатели «прибыли» и «издержек». Возможно, что проблема более фундаментальна, то есть предприятие само по себе убыточно.
  • Стандартная ситуация – сотрудник с отрицательной условной прибыльностью находится в «периферии». Решение о его сокращении формируется на основе следующего принципа: чем больше разница между условными расходами и получаемым доходом, тем выше риск его увольнения.

Два примера оптимизации труда персонала

Пример 1. Строительная компания.

Бригада, работающая на участке по распилу древесины, состояла из шести штатных единиц:

  • Оператор распиловочного станка – один человек;
  • Разнорабочие – четыре человека;
  • Водитель автопогрузчика – один человек.

Очевидно, что оператор и водитель погрузчика – те работники, без которых производственный процесс невозможен. Рабочие же были легко заменяемы. В дальнейшем руководство приняло решение о применении механизированной системы укладывания распиленной древесины, в результате чего под сокращение попали четыре работника.

Пример 2. Дочернее предприятие.

В результате расширения деятельности у компании образовалось дочернее предприятие с численностью 65 человек. По итогам работы первых шести месяцев выяснилось, что деятельность филиала была убыточной. Для поиска причин руководство решило проанализировать работу проектно-конструкторского бюро, в котором находились 28 сотрудников, то есть 43 % от общей штатной численности.

В результате анализа выполнения функций персоналом ПКБ и достижения контрольных показателей деятельности выяснилось, что именно данное подразделение было убыточным – ФОТ превышал прибыль от результатов работы.

Параллельно с этим топ-менеджмент оценивал кадровый потенциал проектировщиков и конструкторов и выявил «ядро», в результате чего принял решение провести сокращение штата и попрощаться с теми работниками, кто попал в «периферию» (порядка 40 %). Для снижения рисков невыполнения плановых показателей была достигнута договоренность с политехническим вузом и архитектурной академией, студенты которых проходили в компании производственную практику. Подобный подход со временем оправдал себя, и предприятие перестало работать в убыток.

5 советов по оптимизации работы сотрудников


  1. Эффективное управление невозможно без понимания особенностей работы каждой рабочей единицы. Грамотный руководитель должен видеть способности каждого своего подчиненного, уметь равномерно распределять нагрузку и время. Это поможет оптимизировать работу персонала.
  2. Чтобы избежать сокращений в моменты кризиса, «убыточным» сотрудникам можно предложить временный отпуск без сохранения заработной платы.
  3. Систему оптимизации необходимо утвердить в локальных нормативных актах, при этом следует акцентировать внимание сотрудников на том, что оптимизировать не значит увольнять. Такие меры позволят достичь высоких показателей мотивации и дисциплины.
  4. Эффективная деятельность компании невозможна без здорового корпоративного духа. Мотивация, взаимное уважение и внимание к каждому члену коллектива – такие меры требуются со стороны руководителя. Склочный начальник-интриган, решающий кадровые вопросы за спиной у подчиненных, способен разрушить даже самую профессиональную команду специалистов.
  5. Добиться оптимизации на предприятии можно с помощью современных инструментов – аутсорсинга, аутстаффинга и привлечения фрилансеров. Для решения некоторых задач будет выгоднее использовать услуги сторонних специалистов, нежели нанимать штатный персонал.

Перед оптимизацией персонала топ-менеджмент компании должен принять все иные возможные меры по улучшению результативности. Следует помнить, что сокращение штата – крайняя мера, которая применяется, когда все другие способы неэффективны.

Практический опыт оптимизации численности персонала

Из-за экономического кризиса, вызванного пандемией коронавируса, во всем мире уже начался рост безработицы. По словам главы Международного валютного фонда Кристалины Георгиевой, ситуация в мировой экономике по данной причине хуже, чем во время кризиса 2008–2009 годов. Для сравнения: число безработных в мире выросло тогда на 22 млн человек. Так же считают и другие известные эксперты. По мнению генерального секретаря Организации экономического сотрудничества и развития Хосе Анхель Гурриа, мировой экономике понадобятся годы, чтобы оправиться от последствий пандемии. В Международной организации труда (далее — МОТ) ее оценивают не только как глобальный кризис в области здравоохранения, но также как крупнейший кризис на рынке труда и в экономической сфере, который приведет к негативным последствиям для многих людей. Только в США, где ситуация с коронавирусом сегодня наиболее сложная, за последние две недели марта 2020 года около 10 млн американцев подали заявления на получение пособия по безработице.

Несмотря на то, что жесткого карантина в Беларуси нет, во многих организациях уже наблюдается уменьшение рабочих часов или просто отсутствие работы. Это особенно характерно для организаций сферы услуг, где у большинства фирм нет экономической подушки безопасности. Сложная ситуация на предприятиях авиационного и железнодорожного транспорта. Да и промышленность республики ориентирована в основном на экспорт, где уже по многим позициям появились проблемы. К тому же как остановить без катастрофических последствий цеха с непрерывным производственным циклом, не говоря уже в целом о предприятиях металлургии, химической и газовой отраслей, нефтепереработки? Определенные проблемы начались даже в IT-компаниях, прежде всего аутсорсинговых, которые выполняют проекты для иностранных заказчиков. И еще, как показывает зарубежный опыт, пандемия в целом угрожает сохранению рабочих мест без гибких условий.

Белорусское правительство подготовило комплекс мер по поддержке секторов, в которых работают около 550 тыс. человек. Проект документа проходит в настоящее время процедуру согласования. В нем есть целый ряд мер в сфере денежно-кредитной политики, поддержки реального сектора экономики, защиты потребительского рынка.

Интересен анализ сегодняшнего рынка труда республики. В IV квартале 2019 года несколько снизилась по сравнению с соответствующим периодом 2018 года численность рабочей силы и количество занятых.

 

СПРАВОЧНО

По данным Белстата, в 2019 году предприятия Беларуси приняли на работу 689,8 тыс. человек, а уволили 736,1 тыс. человек. Так, только во всех отраслях промышленности чистые увольнения составили более 19 тыс. человек (в 2018 году — менее 14 тыс.). Число безработных, которые зарегистрированы в службах занятости на начало марта т.г., — 10,2 тыс. человек (на начало текущего года — 8,8 тыс.).

Рынок труда Беларуси сегодня  

Количество заявленных нанимателями вакансий почти в 8,2 раза превышает число официально зарегистрированных безработных. При этом число фактически безработных в Беларуси превышает 200 тыс. человек. Судя по сообщениям СМИ, растет количество трудовых мигрантов, возвращающихся на Родину. На рынке труда вырос спрос на медиков, водителей и курьеров, белорусы стали активнее интересоваться удаленной работой, а наниматели — предлагать такие вакансии. Наименее востребованы в настоящее время по сравнению с недавним прошлым профессии официантов, горничных, фитнес-тренеров, офис-менеджеров. В то же время в нынешней ситуации остались отрасли реального сектора экономики, которые чувствуют себя относительно неплохо. Прежде всего, это фармацевтические компании, пищевая промышленность, сельскохозяйственная сфера.

Глава государства, посещая в конце марта 2020 года ОАО «Белгипс», публично предостерег бизнес, как государственный, так и частный, от увольнений людей в это сложное время. Как известно, в прошлые годы Президент неоднократно требовал согласовывать сокращения персонала с местными органами власти и решать с ними же, куда их трудоустроить. Исходя из вышеназванных и других факторов, оптимизация численности персонала является сегодня в организациях республики одним из основных направлений работы по сохранению кадрового потенциала и кардинальному повышению эффективности использования трудовых ресурсов.

Как известно, штатная численность разрастается на предприятиях, где не продуманы до мелочей должностные инструкции, не разделены зоны ответственности отдельных сотрудников и целых подразделений. Также серьезным фактором излишней численности персонала на ряде предприятий республики является изношенное оборудование и не самые современные технологии, благодаря чему требуется содержать большое количество ремонтного и обслуживающего персонала. В то же время сегодня существует объективная необходимость снижения издержек, в том числе расходов на персонал, потребность во внедрении новых технологий и оборудования, проведении организационных преобразований в компании, оптимизации бизнес-процессов, изменении направлений хозяйственной деятельности. Понятно, что вышеназванные и другие причины побуждают топ-менеджеров и заинтересованные службы, в первую очередь кадровиков, привлекать новых специалистов (с нужной квалификацией), перераспределять функции среди оставшегося персонала, увольнять сотрудников, не принимающих и не понимающих суть перемен.

Что требуется от кадровых служб

Главная задача кадровых служб при проведении этой работы, требующей деликатности, внимания к людям, использования всех внутренних резервов, — не допустить шоковой терапии. Необходимо стремиться провести не сокращение численности работников, а именно оптимизацию, перераспределение их по возможности внутри коллектива. Ведь предприятие, «выбрасывающее на улицу» в массовом порядке работников, ухудшает свой внешний имидж работодателя на рынке труда, к нему с осторожностью начинают относиться инвесторы и партнеры.

Управление численностью и расходами на персонал без проведения или при минимальном количестве сокращений — наиболее перспективный путь для того, чтобы избежать необходимости увольнения по инициативе администрации. Например, для временных или сезонных работ лучше использовать срочные трудовые договоры. Разумеется, пользоваться этим инструментом следует очень аккуратно — надо быть готовым при необходимости обосновать, что работы действительно носят временный характер. Также на определенные работы можно привлекать специалистов по договорам подряда, а также задуматься о том, чтобы часть функций вообще передать на аутсорсинг. Текущими резервами оптимизации численности персонала могут быть и увольнения нарушителей трудовой дисциплины, использование неполной вынужденной занятости и гибких графиков, удаленная работа, прекращение или замораживание нового найма работников.

Отдельно нужно остановиться на работающих пенсионерах. Иногда можно услышать такое мнение: мол, надо предложить уйти на пенсию всем работающим пенсионерам, так как они уже социально защищены, и проблема оптимизации численности будет решена. Это мнение, на наш взгляд, неверно. Среди работающих пенсионеров (а их в среднем на предприятиях несколько процентов) есть прекрасные специалисты. Кроме того,  не нужнозабывать об одном из золотых правил кадровой политики — о разумном сочетании в коллективе опыта и молодости, о преемственности поколений. Да и средний белорус, по данным госстатистики, стал за последние несколько десятилетий жить гораздо дольше. А пенсионный возраст у нас, несмотря на некоторое увеличение с 2017 года, один из самых низких в мире, то есть у нынешнего молодого пенсионера наряду с опытом еще остается достаточно энергии, креативности и здоровья. Поэтому нужно разработать четкую программу использования труда людей пенсионного возраста на всех специальностях и учесть при этом возможности и разработать критерии, позволяющие или не позволяющие использовать их труд на каждой конкретной должности или специальности. В условиях рынка главное — конкурентоспособность рабочей силы, а не возраст работника. Тем более, как известно, престижность работы на многих предприятиях реального сектора экономики республики среди молодежи пока значительно ниже, чем, например, в сфере услуг или торговле.

Если только вышеназванными мерами ограничиться нельзя, то к подготовке процесса предстоящей оптимизации необходимо отнестись как к системной комплексной работе. То есть необходимо тщательно продумать состав работ, их последовательность, сроки выполнения и ответственных за исполнение каждой задачи. Практика показывает, что мероприятия по повышению эффективности использования трудовых ресурсов организаций и по сокращению численности обычно разрабатываются кадровыми службами совместно с руководителями и специалистами других служб предприятий, профсоюзными организациями, местными властями в регионах, службами занятости и обязательно проходят предварительное обсуждение в трудовых коллективах. Это помогает предотвратить рост социальной напряженности и снижения степени социальной защищенности работников, повысив при этом экономическую эффективность деятельности предприятия.

Как находят выход на ведущих предприятиях


Изучение сегодняшнего практического опыта передовых организаций республики показывает, что здесь взят курс на оптимизацию численности персонала, в том числе и его сокращение, повышение занятости остающихся, привлечение и закрепление молодых специалистов и предотвращение оттока высококвалифицированных кадров. В первую очередь сокращается и обновляется управленческий аппарат, имеющий склонность к расширению, персонал ремонтных и других вспомогательных служб, а интенсивность их работы и, соответственно, зарплата возрастают. Кроме этого, в организациях продолжают работу по избавлению от непрофильной инфраструктуры, в первую очередь социальной сферы. Причем необходимо отметить, что нет единого универсального подхода, дающего возможность точно проанализировать структуру персонала предприятия и выбрать наиболее выгодный с точки зрения затрат вариант ее оптимизации.

Проведение организационно-технических мероприятий, направленных на оптимизацию численности, требует большой подготовительной работы. Необходимо исследовать состояние местного и регионального рынков труда (это особенно важно для крупных градообразующих предприятий), а также оценить перспективы развития предприятия с целью минимизации численности персонала на участках и производствах с недозагруженными производственными мощностями и работающих с убытком, а также обеспечение пусковых, вновь вводимых и расширяемых объектов персоналом необходимой квалификации.

В числе прочих нормативных документов нужно использовать Методические рекомендации по проведению кадровой диагностики организаций с целью выявления потенциально избыточной численности работников, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 15.12.2016 № 72. В них заложены такие требования, как получение комплексной и достоверной оценки (поэтому используются стоимостные, натуральные, трудовые измерители), практическая применимость. Используя данные рекомендации, наниматель сможет определить потенциал высвобождения, составить списки работников, находящихся под риском увольнения, и разработать соответствующие кадровые мероприятия. Кадровая диагностика способствует оптимизации затрат на персонал, совершенствованию организационной структуры и в результате — повышению конкурентоспособности организаций. Она состоит из следующих этапов:

  • анализ основных экономических показателей организации;
  • оценка потенциально избыточной численности персонала;
  • определение направлений оптимизации численности персонала.

Источниками информации для проведения кадровой диагностики являются данные государственной статистической отчетности, ведомственной статистической отчетности и оперативного учета в организации. Также могут изучаться нормативные документы, регламентирующие работу подразделений, сотрудников, утвержденный бизнес-план, выявляться основные источники потерь рабочего времени и возможности для оптимизации трудовых процессов, анализироваться размеры превышения запасов нереализованной продукции над нормативным заданием и т.д.

Можно сравнить численность персонала своего предприятия с аналогичными (причем успешными) в отрасли. Например, для производственных предприятий будет не лишним сравнить процентное соотношение количества сотрудников, занятых на основном производстве, и вспомогательного персонала (сколько сотрудников вспомогательных профессий приходится на одного рабочего). Поскольку ключевой бизнес — производство, то должно быть больше (как минимум в два раза) производственного персонала. Весь персонал можно поделить на категории (например: административный, вспомогательный персонал, персонал, участвующий в создании добавленной стоимости). Для каждой категории можно установить квоты (или пропорции в общей численности).

Затем необходимо провести диагностику текущего состояния дел в сфере производительности труда и численности персонала в разрезе подразделений, с учетом выполняемых каждым из них функций и реальной загрузки (интенсивности и продолжительности работы).

Для этого используются внешние или внутренние аудиторы. Результатом такого анализа могут быть не только увольнения, но и перераспределение персонала по структурным единицам, если обнаружится необходимость усилить отдельные подразделения.

Учитывая опыт как отечественных, так и зарубежных предприятий по оптимизации численности персонала, можно предложить следующую схему деятельности. Для координации всей этой работы создается рабочая группа из специалистов важнейших служб предприятия, возглавляемая одним из заместителей руководителя организации. Аналогичные рабочие группы создаются в цехах и отделах под председательством руководителей структурных подразделений.

В результате всей этой работы выявляется потенциал избытка персонала и масштабы предстоящего высвобождения. Кадровая служба готовит для рабочих групп структурных подразделений задания по оптимизации численности персонала или размер лимитов экономически необходимой численности работников. Проекты лимитов доводятся до подразделений с целью не только их ознакомления, но и получения встречных предложений. Ведь только за счет реорганизации структуры управления цехами, отделами, службами с целью упразднения излишних звеньев управления, централизации и концентрации ремонтных, обслуживающих, технических и других функций деятельности предприятий можно добиться заметного повышения эффективности использования трудовых ресурсов. Не секрет, что сегодня на ряде предприятий численность руководителей, специалистов, вспомогательных, а иногда и основных рабочих, отнюдь не является оптимальной, а часто избыточной.

В то же время существующий на отдельных предприятиях дефицит высококвалифицированных кадров объясняется прежде всего задачами инновационного развития, необходимостью выпуска новой продукции. Предложения рабочих групп структурных подразделений по реализации установленных лимитов рассматриваются общей комиссией.

Понятно, что механически отсекать часть коллектива нельзя. Главной целью должно быть не высвобождение, а повышение эффективности занятости. Поэтому целесообразно пересмотреть нормы труда, оценить необходимость повышения квалификации и переподготовки работников, использовать гибкие формы занятости, применить внутренние перемещения, усилить связь с учреждениями образования, органами государственной службы занятости.

Перераспределение численности в большей степени на ряде предприятий касается инженерно-технических работников. Кадровым и другим заинтересованным службам, руководству структурных подразделений нужно определить в цехах рабочие места, на которых можно использовать труд специалистов с высшим образованием. Это, как правило, наиболее сложные, уникальные и ответственные виды работ, требующие высокой квалификации и специальной подготовки. На Западе рабочий с высшим образованием — это уже не исключение, а часто правило, требование времени. И в нашей стране только в машиностроении на местах рабочих трудятся несколько тысяч сотрудников, имеющих высшее техническое и экономическое образование. Нужно внимательно проанализировать количество рабочих, приходящихся на одного мастера, на разных участках производства. Здесь также зачастую можно обнаружить цифры, в несколько раз уступающие требованиям нормативов. То есть участки и службы необходимо укрупнять и объединять.

Сотрудникам кадровых служб следует еще раз проанализировать список тяжелых работ и работ с вредными и (или) опасными условиями труда, на которых запрещается привлечение к труду женщин. Не нужно забывать и о естественном оттоке работников, иначе говоря, текучести кадров. За год она в среднем достигает около 10%. И если на предприятие прекращается прием работников извне, то появляющиеся вакансии будут занимать, при условии переобучения, высвобождаемые с других участков специалисты и рабочие. Таким образом и будет происходить процесс перераспределения численности. Да, он для кого-то может оказаться болезненным. Необходимо преодолеть определенный моральный барьер, нежелание переучиваться, менять коллектив. От руководителей и специалистов кадровых служб требуются определенные усилия по преодолению еще существующего, к сожалению, негативного отношения у определенной части работающих к профессиональному обучению как к делу ненужному и лишнему. Нужно научиться доходчиво и настойчиво убеждать людей, и не только высвобождаемых с тех или иных участков производства, о жизненной необходимости повышения квалификации, получения второй или смежной профессии.

<…>

Далее читайте в статье.

Оптимизируем, а не сокращаем: как обойтись меньшим количеством сотрудников

Оптимизируйте штат

Сокращение численности за счет увольнения неизбежно влечет издержки: ухудшение имиджа работодателя и климата в коллективе, возможные судебные иски. Именно поэтому перед приемом человека на работу стоит несколько раз подумать, достаточно ли функций возьмет на себя специалист, можно ли распределить его обязанности между эффективными сотрудниками без урона для их продуктивности. 

Вместо «сокращения рабочих мест» широко используется понятие «оптимизация» работников. Под ним подразумевают лояльный метод формирования штата: повышение квалификации сотрудников, их перераспределение внутри предприятия и стимулирование повышений.

Нам удалось избежать сокращения штата и сохранить все рабочие места во время самоизоляции. Думаю, что в этом помог постоянный расчет оптимальной численности персонала. 

Мы проводим оптимизацию каждый год, стараемся не раздувать коллектив: если есть возможность нанять четырех консультантов, мы берем трех самых эффективных. Так мы можем обеспечить им более интересные материальные условия, уменьшить расходы на уплату налогов, социальных взносов, закупку техники и обслуживание магазинов. 

Некоторые должности мы упраздняем. Клиенты часто заказывают товары нашего бренда онлайн. Поэтому необходимость в постоянных менеджерах для работы с клиентами отпадает, а мы делаем выбор в пользу одного, который занимается спорными вопросами. 

Shutterstock/fizkes

Займитесь цифровой трансформацией

Цифровизация — это далеко не новый тренд в HR. Процесс на слуху уже несколько лет, но только сейчас он из тренда перешел в необходимость. Digital становится мощным инструментом преобразования: сотрудников и трат меньше, заработок компании растет.

Стоит отдать рутинные задачи компьютеру и сделать ставку на глубинное развитие потенциала сотрудников. Внедрение автоматизации — новшество, которым обязательно нужно воспользоваться. Электронный документооборот, CRM-системы — настоящие находки. 

Важно обращать внимание на время, которое каждый сотрудник тратит на выполнение заданий. Тут тоже может потребоваться автоматизация. Например, если сотрудник тратит более 30% времени на составление таблиц в Excel или на звонки клиентам, то этот вопрос нужно как можно скорее решать. Это время он может потратить на гораздо более полезные вещи.

Отдавайте отраслевые задачи на аутсорс

Аутсорсинг — отличный бизнес-инструмент, который помогает компании не раздувать штат сотрудников.  Выполнение непрофильных задач часто занимает много времени и у руководящего состава, и у сотрудников. Более того, это требует значительных финансовых вложений. Обращение к подрядчикам помогает разгрузить сотрудников и не тратить время на поиски хороших специалистов в инхаус.

Подрядчики часто работают в команде. Это позволяет использовать коллективный мозг за абонентскую плату. Полноценный штат сотрудников в офисе обычно стоит на порядок больше.

Например, в начале года мы подписали договор с коммуникационным агентством для продвижения нашего бренда и разгрузили специалистов в отделе маркетинга. Теперь мы сами контролируем процесс при помощи ежемесячных отчетов. 

Найдите фрилансера для проектных задач

Иногда требуются разовые услуги от специалистов, которых нет в штате. Дополнять коллектив копирайтерами или таргетологами нет необходимости. Самое верное решение тут — привлечь фрилансеров. 

Для них нужно максимально четко составить ТЗ, чтобы задание было выполнено без осечек и в срок. Обязательно стоит заключать гражданско-правовые договоры подряда. Обычно у фрилансеров уже есть шаблоны договоров — остается только заполнить. 

Аванс не должен составлять более 50% от общей стоимости услуг: так вы покажете свою платежеспособность, а работник обязуется выполнить задание в срок. 

Как показывает практика, самые популярные запросы на фрилансеров возникают в сферах копирайтинга, создания контента, программирования. Существует огромное количество сервисов, где можно найти фрилансеров. Мы используем YouDo, Фрилансер.ру, Профессионалы.ру и сообщества в социальных сетях.

Мотивируйте коллектив

От численности сотрудников зависит количество обязанностей, которые могут делегироваться, но тут важна мотивация. 

Внеклассные занятия (например, тимбилдинг) отлично влияют на настроение в коллективе — мотивация к работе растет, а трудиться вместе становится комфортнее. Организация тимбилдинга может быть первым этапом сплочения. Уже на этой ступени сотрудники учатся находить общий язык. 

Маленький коллектив иногда называют небольшой семьей, где все готовы прийти друг другу на помощь и разделить обязанности. В организации с большим штатом укрепление межличностных отношений отходит на второй план, а основное внимание уделяется выстраиванию рабочих процессов. 

Чем меньше коллектив, тем легче руководителю уделять внимание каждому сотруднику. Когда на предприятии более 100 человек, выслушать и настроить каждого на трудовую волну будет проблематично.

Многие соискатели между работой в крупной и маленькой компании выбирают первый вариант. Принято считать, что в крупной компании мотивация работает лучше, а стимулы более цепляющие: квартальные и годовые премии, скидки в фитнес-клубах, дополнительное медицинское страхование, путевки для детей в детские лагеря.

Но даже в небольших компаниях можно найти много стимулирующих факторов и сделать продуктивную команду. Например, в нашей компании сотрудник четко знает свои карьерные перспективы: когда и при каких условиях он может занять новую должность. Как правило, все это мы оговариваем при найме на работу. 

Unsplash

Как достичь максимума

Еще раз кратко пройдемся по теме:

  1. Гонка за большим количеством сотрудников абсолютно ни к чему. Лучше вложиться в обучение уже имеющихся сотрудников.
  2. Вместо того чтобы стремиться к расширению штата, задумайтесь об автоматизации. Цифровые инструменты отлично справятся со многими задачами.
  3. Не бойтесь аутсорса и фриланса. Для небольших компаний, которые претендуют на громадный успех, это самая настоящая находка. 
  4. Сплочение и мотивация коллектива — залог развития компании. Не скупитесь на корпоративные мероприятия и коллективное обучение. От этого точно будет польза.


Фото на обложке: Shutterstock/Who is Danny

Оптимизация бизнес-процессов организации в системе ELMA BPM

Главная задача бизнеса — увеличение прибыли, и оптимизация бизнес-процессов на предприятии один из способов достижения этой цели. Процессный подход, который лежит в основе системы автоматизации бизнес-процессов ELMA, предусматривает оптимизацию, как неотъемлемую составляющую развития компании и средство сохранения лидирующих позиций в конкурентной среде.

Если рассматривать оптимизацию в целом, то она представляет собой поиск наилучшего решения, которое в результате даст максимальный эффект для бизнеса с минимальными затратами. Невозможно предусмотреть и спрогнозировать все риски и изменения на рынке, поэтому внесение корректировок в уже работающие в компании операции логично и обосновано. Оптимизация бизнес-процессов в организации преследует аналогичные цели: максимально эффективно настроить задачи в системе ELMA, чтобы минимизировать время выполнения операций, финансовые затраты, а также рационально использовать рабочее время сотрудников.

Оптимизация бизнес-процессов компании в ELMA

Работа с бизнес-процессами в системе ELMA на практике может гибко подстраиваться под изменяющиеся условия отрасли или внутренние преобразования в компании. Во время работы у пользователей могут появляться рациональные предложения по улучшению операций, которые были упущены на стадии моделирования. Это стандартное действие, особенно на старте работы системы и активном включении в работу в ELMA реальных пользователей.

Для того, чтобы внести изменения в работающую задачу не потребуется специальных навыков или помощи программиста. Вся информация о той или иной задаче, которые выполняет сотрудник, хранится в виде отдельных страниц — карточке задачи. В веб-интерфейсе можно переназначать ответственных исполнителей и совершать другие настройки.

Бизнес оптимизация при должной доработке операций может принести видимые результаты и положительно сказаться на эффективности и сокращении времени на выполнение той или иной операции.

Оптимизация бизнес-процесса в BPM-системе ELMA

Цели и задачи оптимизации

  • Повысить качественные показатели товара или услуги.

  • Сократить влияние человеческого фактора (например, потерю документации из-за невнимательности исполнителя).

  • Улучшить показатели управляемости компании.

  • Сформировать понятную систему контроля результатов отдельных сотрудников и отделов.

  • Сократить издержки производства.

  • Выстроить четкую систему ответственности.

  • Исключить повторение функций между работниками и подразделениями.

  • Сократить время на выполнение ключевых задач.

  • Регламентировать все основные операции в компании.

  • Выявить пошаговый план организации и структуру.

  • Автоматизировать рутинные действия.

  • Соответствие требованием отчетных организаций, а также клиентов.

  • Улучшение коммуникации: руководство организации и сотрудники.

Это не полный список тех целей и задач, которые могут решить услуги по оптимизации бизнес-процессов. Для компании важно определить первостепенные цели. Это поможет грамотно выстроить работу и достичь поставленного результата.

Когда надо оптимизировать процессы

Даже при удовлетворительной работе организации, можно найти возможность повысить качество услуг: сократить время обслуживания клиента, охватит больший объем потребителей, внести корректировки в сопутствующие услуги. Оптимизация процессов компании требуется в нескольких ситуациях:

  1. Когда необходимо расширение предприятия.

  2. Если требуется повышение качественных характеристик обслуживания клиентов.

  3. Если в занимаемой отрасли существует высокая конкуренция.

  4. Перед руководством стоит цель повышения прибыльности предприятия.

  5. При необходимости сокращения штата сотрудников и сохранения производительности.

  6. Когда требуется повысить производительность или наоборот сократить.

  7. Когда в компании намечены плановые преобразования с целью увеличения прибыли.

  8. При изменении требований к тем или иным задачам.

Если в организации уже используется BPM-система ELMA, то оптимизировать услуги, можно не останавливая ее работу и даже не прибегая к помощи программистов.

Правила эффективной оптимизации

Цели оптимизации бизнес-процессов — рост продаж, повышение эффективности работы, снижение издержек и нивелирование недостатков в работе организации. Для того, чтобы результаты проведенных изменений максимально соответствовали ожидаемым, необходимо произвести целый ряд изменений. При этом преобразование существующих операций в компании может происходит, как перед непосредственным моделированием и внедрением BPM-системы ELMA, так и уже во время работы программного продукта.

При этом описание и оптимизация бизнес-процессов могут производится по разным методам, которых существует огромное множество. Их отличают по принципу деятельности, длительности и эффективности. Существуют основные правила, которые позволят произвести преобразования с целью повышения прибыли предприятия наиболее эффективно вне зависимости от выбранного метода.

Основа оптимизации

Главная задача преобразования бизнес-процессов — повысить эффективность управления, а значит необходимо изменить операции так, чтобы они были более продуктивными. Для этого требуется произвести предварительную работу — обозначить все ключевые операции предприятия и их характеристики, например:

  • Продолжительность.

  • Результативность.

  • Элементы задачи.

  • Количество задействованных сотрудников.

Эти данные затем лягут в основу моделирования на начальном этапе работы с системой автоматизации. Если в компании уже используется BPM-система ELMA, то этот этап значительно упрощается, так как все данные по задачам хранятся в веб-интерфейсе. Кроме того, все действия по операциям становятся прозрачными для руководства компании, и можно взглянуть на него со стороны, поэтому провести анализ системы и узнать все необходимые характеристики можно в кратчайшие сроки.

Оптимизация от частного к общему

Описание подхода состоит в том, что в ходе преобразований внимание уделяется отдельным упущениям в продуктивности. Это не обязательно могут быть внутренние элементы операции, влияние могут оказывать и внешние факторы. Например, это могут следующие моменты:

  • Продолжительность операции.

  • Количество задействованных сотрудников.

  • Конкуренция на рынке.

  • Специфика рынка.

  • Ценовая политика компании.

  • Качество реализуемого товара или услуги.

На основе анализа делаются выводы, изначально необходимо иметь цель, затем оценивается модель оптимизации и уже потом проводится ее реализация и внедрение. Важно, чтобы процессы в компании не противоречили бизнес-процессам, используемым в системе автоматизации. Наглядность системы позволяет руководству отследить ход выполнения каждой задачи и выявить слабые места в цепочке действий. Ключевой метод и подход от общего к частному называется реинжиниринг. Когда происходит радикальное преобразование бизнес-процессов на предприятии.

Гибкость оптимизации в системе ELMA

BPM-система имеет возможность гибко изменять процессы и сглаживать недочеты, которые могут проявится не сразу, например, через некоторое время после преобразований. Изменения происходят в программе Дизайнер ELMA. Любой пользователь компании, назначенный ответственным за эту работу, может внести правки «на ходу». Одна из особенностей системы — быстрота внесения корректировок и возможность оперативно проверить их эффективность на практике.

Количество изменений операций в системе не ограничено, преобразования можно вносить до достижения желаемого результата. Даже если задача уже эффективно работает некоторое время, в будущем она может потребовать корректировки. Если менеджмент компании будет вести регулярный мониторинг, то в системе можно отследить негативные предпосылки по каждой операции и выявить слабые участки. Если произведенные преобразования не сказались положительно, и характеристика процесса ухудшилась, это можно будет отследить и вернуться к предыдущей схеме.

Место оптимизации в работе BPM-системы ELMA

Оптимизация бизнеса — это логичное звено в развитии компании. Улучшение бизнес-процессов является неотъемлемой составляющей в работе BPM-системы ELMA, которая включает: моделирование, исполнение, улучшение и контроль.

На первом этапе процессы моделируется в программе Дизайнер ELMA, при этом эта работа не требует привлечения программиста, а удобный интерфейс позволяет настроить все быстро и с учетом требований рынка. После процессы становятся исполняемыми, и задачи и данные отправляются назначенным исполнителям.

Именно после этого этапа, как правило, и происходит оптимизация и вносятся необходимые корректировки. Преобразования процессов могу происходит и под влиянием изменений рыночных условий или перестановок внутри компании.

Как можно преобразовать процесс, мы подробно разобрали на примере в статье 6 паттернов оптимизации бизнес-процессов. Паттерны, которые мы выделили, помогут грамотно произвести изменения.

Полный цикл работы в системе ELMA

Эффект оптимизации

Своевременная оптимизация бизнес-процессов в BPM-системе ведет к следующим улучшениям в управлении предприятием:

  • Сокращение времени на выполнение задач.

  • Улучшение коммуникации между различными отделами организации.

  • Повышение лояльности клиентов.

  • Сокращение издержек на выполнение одной операции.

  • Возможность масштабирования бизнеса.

  • Появление дополнительных ресурсов.

  • Повышение эффективности управляемости организации.

  • Возможность стратегического планирования.

Эти изменения возможны лишь при комплексном подходе и руководстве в работе принципами процессного офиса. Преимущества BPM-системы в гибкой адаптации и способности оперативно подстраиваться под потребности бизнеса. ELMA оперативно меняется и подстраивается под меняющие бизнес-процессы компании. Использование системы автоматизации позволяет структурировать и привести к порядку процессы в организации и сделать их выполнение четким и формализованным.

как сделать бизнес более стабильным

 

Снижение затрат в бизнесе — один из способов повысить рентабельность, сделать более низкой себестоимость продукции, увеличив маржу между ней и ценой продажи. Особенно важна оптимизация затрат в экономически неспокойные времена, так как сократив расходы, компания может стать более стабильной и устойчивой. Рассказываем, что можно сделать для снижения расходов, не навредив при этом собственному делу и оставаясь строго в рамках действующего законодательства.

 

Оптимизация затрат на содержание персонала

 

1. Выявление «необязательных» должностей и реальной загрузки персонала

 

Нерациональная трата рабочего времени или неполная загрузка сотрудников могут приводить к тому, что штат компании «раздувается» — необоснованно растёт.
Чтобы выявить реальную загрузку сотрудников и подумать о том, какое количество людей справится с объёмом работ, можно использовать калькуляторы для расчёта численности.

  

Часть информации вводится вручную (придётся потратить на это время), но то, ради чего всё и затевалось — а именно процент загрузки каждого сотрудника — рассчитывается автоматически.

Также можно использовать метод «фотографии» рабочего дня каждого сотрудника и автоматической оценки эффективности — сделать это позволяют сервисы, облегчающие управленческие задачи для бизнеса. Главное — не перегнуть палку, не сделать контроль избыточным.

  

Возможно, объём работ, которые выполняют 3 сотрудника, могут сделать двое — а это снижение фонда оплаты труда, минус одно оборудованное рабочее место, минус зарплата и социальные выплаты одному человеку. В масштабах малого бизнеса такая экономия может быть существенной.

 

2. Оплата труда «от результата»

 

В режиме экономии есть смысл уходить от жёстких окладов и оплаты просто факта пребывания человека на работе. Намного эффективнее и в плане мотивации, и в плане экономии разработать KPI для каждой должности, и оплачивать результаты работы, оценивая эффективность сотрудника. Речь не о том, чтобы переложить на наёмного работника предпринимательские риски, поставив перед ним невыполнимые в конкретных условиях задачи. Однако уровень зарплаты должен зависеть от результата. Например, если hr-менеджер обязан закрыть за месяц 5 важных вакансий, а он закрывает 2 — логично, что его заработок снизится, мотивируя изменить подход или логику работы.

  

 3. Аутсорсинг

 

Часть функционала компании рационально передать на аутсорсинг. Например, работу курьера можно поручить службе доставки. А если перевести на аутсорсинг бухгалтерию, то отпадёт необходимость организовывать рабочее место, закупать лицензионное ПО, выплачивать отпускные и оплачивать больничные, думать, кто и на каких условиях заменит заболевшего или ушедшего в отпуск специалиста.

  

4. Ставка на универсалов

 

На технические должности часто выгоднее нанимать специалиста-универсала. Например, обслуживать небольшое здание может команда из электрика, сантехника и плотника — а может один специалист, владеющий всеми этими навыками.

 

Вложения в повышение квалификации сотрудников оправданы, но иногда их структуру можно пересмотреть. Например, можно обучать новичков своими силами, с помощью опытных работниках, не привлекая сторонних преподавателей и тренеров. Но важно помнить, что нельзя экономить на обязательном обучении, которое определяет статья 196 Трудового кодекса РФ.

 

6. Неполный рабочий день

 

В случае, когда бизнес сталкивается с дилеммой — сокращение штата или неполный рабочий день, статья 74 Трудового кодекса РФ позволяет вводить режим неполного рабочего дня или сокращённой рабочей недели (с уменьшением оплаты) на срок до 6 месяцев.

  

Оптимизация производственных затрат

 

1. Пересмотр режима работы

 

Если производственный процесс может быть непрерывным — возможно, есть смысл ввести посменную работу, чтобы мощности не простаивали в вечернее и ночное время. Также посменная работа поможет сэкономить на выплате сверхурочных.

 

2. Автоматизация производства

 

Если носилки обязательно несут два человека, то с тачкой справится один. Это — общий принцип автоматизации производственного процесса так, чтобы задействовать меньше персонала. Используя метод автоматизации, важно просчитать экономическую целесообразность. Не исключено, что затраты на приобретение автоматической производственной линии не окупятся, если для её обслуживания потребуются сотрудники более высокой квалификации со значительно большей заработной платой.

 

3. Повышение эффективности использования ресурсов

 

Это — о технологиях «бережливого производства», таких, которые помогают экономить энергоресурсы, сырьё, материалы. Внедрение таких технологий всегда большой плюс для бизнеса, а во времена, когда экономия становится одним из инструментов, помогающих бизнесу остаться на плаву — особенно.

  

4. Сокращение расходов на содержание запасов

 

Возможно, производственной компании есть смысл временно отказаться от содержания складских помещений и перейти на контрактные поставки — работу под заказ. В этом случае продукция сразу с производства отгружается заказчику. Это поможет снизить издержки и, возможно, высвободит 1-2 сотрудников.

 

5. Пересмотр линейки товаров

 

В экономически не самые спокойные времена есть смысл пересмотреть ассортимент товаров в пользу сокращения. Так как разнообразие радует потребителей, но усложняет логистику, дистрибуцию, работу менеджеров. Важно выбрать наиболее ходовые маржинальные позиции и сосредоточиться на их производстве.

Разумная экономия и оптимизация затрат — то, на что стоит потратить силы и время владельцу бизнеса. Это непременно принесет финансовую пользу. Выбирайте те возможности, которые актуальны для вашей компании — и используйте их, не откладывая в долгий ящик.

Оптимизация работы организации — Hamilton Apps Russia

Если в работе предприятия есть определенные сбои, рано или поздно они дают о себе знать. Неотлаженные бизнес-процессы по цепочке передают ошибки, которые отрицательно сказываются на результативности в целом и получении прибыли в частности.

И в этом случае на помощь приходит оптимизация деятельности организации. Когда стоит о ней задуматься?

  • Текущая прибыль далека от прогнозируемой.
  • Высокий процент отказа клиентов.
  • Значительные издержки.
  • Большая текучка кадров.

Однако на практике не всегда нужно дожидаться тревожных звонков. Говорить об оптимизации работы организации можно даже тогда, когда все процессы относительно стабильны, а прибыль не вызывает опасений. В этом случае быстро получить финансовый результат не удастся, однако в любой кризисной ситуации такая компания окажется более конкурентоспособной и устойчивой к негативным переменам на рынке.

Оптимизация организации несет следующие преимущества:

  • система управления отлаживается, уходят дублирующиеся функции;
  • прозрачность и управляемость бизнес-процессов повышается;
  • уровень эмоционального напряжения и конфликтогенность падают;
  • финансовые показатели растут;
  • издержки сокращаются.

Области оптимизации

  • Оптимизация затрат. Такая оптимизация не подразумевает экономию на всем подряд – это комплекс мер, в который входит оптимизация производства и ресурсов, автоматизация операций и бизнес-процессов, налоговое и финансовое планирование. Например, сотрудники компании ездят в командировки – часто этот бизнес-процесс непрозрачный и трудно контролируемый, поэтому компания может нести существенные расходы. Автоматизация этого процесса оптимизирует затраты компании на командировки, а также время, затраченное сотрудниками на подготовку документации по ним. Существуют издержки, сокращение которых не нанесет существенного урона компании и не скажется отрицательно на производительности труда сотрудников, например, административные издержки или расходы на аренду.
  • Оптимизация организационной структуры. Дублированные функции, противоречия в решениях задач отрицательно сказываются на отношениях в коллективе и работоспособности персонала. Усложненная иерархическая структура в организации тоже, как правило, не приводит ни к чему хорошему. Оптимизация организационной структуры способствует повышению контролируемости и прозрачности выполнения задач.
  • Оптимизация системы контроля. Система контроля способствует эффективному выполнению поставленных задач, помогает точно отслеживать расходование любых ресурсов организации. Если эта система работает четко и слаженно, как часы, результат можно заметить по финансовым показателям компании.
  • Оптимизация маркетинговых решений. В продвижении товаров и услуг грамотный маркетинг играет ключевую роль. Поэтому увеличить спрос на вашу продукцию или услугу просто невозможно без пересмотра маркетинговой стратегии. Более совершенные и эффективные инструменты и идеи помогут продвинуть продукцию на рынке эффективнее и за меньший бюджет, и как итог увеличить прибыль.

Главные ошибки при оптимизации предприятия

Целью оптимизации предприятия является повышение экономических показателей, прозрачности управления организацией, точности и качества взаимодействия персонала. Для достижения этой цели важно проводить оптимизацию системно и комплексно. Если она проходит бессистемно, а переработке подвергаются только отдельные блоки бизнес-процессов – результат будет далек от идеала.

В процессе оптимизации часто допускаются и другие ошибки:

  • тотальное сокращение издержек без анализа их необходимости и важности;
  • игнорирование ответных реакций и потребностей специалистов предприятия;
  • снижение стоимости продукции в ущерб качеству;
  • следование деловому чутью и догадкам вместо точных расчетов и статистических выкладок.

Если такие ошибки закрадываются в процесс оптимизации организации, порой результат может быть далек от ожидаемого. Из-за снижения качества продукции происходит отток клиентов, не подкрепленные аналитическими данными решения по итогу выходят компании дороже, а резкое снижение расходов на персонал или сокращение штата могут повысить конфликтогенность и сделать процесс управления неустойчивым.

Поэтому оптимизация должна быть постепенной, комплексной и обоснованной.

Оптимизация работы — что это и для чего?

19 Апр

Оптимизация работы — что и почему?

Что такое оптимизация работы и для чего она мне нужна?

 
   

 

Оптимизация означает поиск оптимального значения или числа или, другими словами, наилучшего возможного варианта. С помощью оптимизации работы можно спланировать использование используемых ресурсов так, чтобы оно было максимально эффективным и рентабельным.

 
  

Определение оптимизации работы

 

В Husky Intelligence оптимизация работы основана на интеллектуальном и автоматическом анализе различных вариантов решения с помощью искусственного интеллекта. Основной принцип процесса работает таким образом, что сначала определяется цель оптимизации, будь то, например, отчетность, затраты, время доставки или их комбинация.

После этого информация о доступных ресурсах и их стоимости, а также различные переменные, такие как профили компетенций, выбираются в качестве основы для оптимизации.Система обрабатывает информацию, что может занять от миллисекунд до нескольких минут, в зависимости от того, что влияет на критерии оптимизации и их пределы. Затем результаты системы проверяются, и, наконец, утвержденный план может быть реализован.

 

Оптимизация работы может принести компании прямую и косвенную пользу во многих отношениях. Самая частая причина оптимизации — это финансовая выгода. По-прежнему важно помнить, что экономия складывается из множества различных факторов, и наибольшая выгода достигается за счет их комбинации.

 

Например, цель оптимизации маршрута — сократить общее пройденное расстояние. Это приводит к экономии затрат на топливо и рабочего времени. Хотя такая экономия желательна как таковая, она также приносит «дополнительные выгоды»; высвободили рабочее время для других задач и увеличили процент использования машин.

  

Оптимизация способствует развитию

 

Важно помнить, что преимущества оптимизации работы не ограничиваются финансовой экономией.Оптимизация также помогает в улучшении качества. Повышение производительности может положительно повлиять на такие вещи, как трудовая этика, экологическая нагрузка, безопасность на рабочем месте и удовлетворенность клиентов. Качественные преимущества также помогают снизить затраты, поскольку в долгосрочной перспективе, например, благополучие сотрудников и удовлетворенность клиентов повышают прибыльность бизнеса.

  
Вот краткий список преимуществ, достигаемых за счет оптимизации работы:

  • Увеличивает процент использования ресурсов и машин
  • Облегчает планирование и снижает затраты на управление
  • Снижает нагрузку на окружающую среду
  • Помогает расти и улучшать возможности обслуживания
  • Уменьшает количество человеческих ошибок
  • Повышает благосостояние сотрудников
  • Повышает точность информации, служащей основой для анализа эффекта затрат
 

На практике решения и планы действий, созданные с помощью программного обеспечения для оптимизации, надежны.Доказательством этого является тот факт, что 20% -ная экономия затрат была измерена в различных областях при предоставлении оптимизированных услуг. Таким образом, очевидно, что оптимизация работы — это разумный шаг — в том числе и для вашей компании!

 

Хотите увидеть хаски в действии? Свяжитесь с нами сегодня, чтобы получить персонализированную демонстрацию.

Что такое оптимизация рабочей силы — и зачем она вам

Во времена, когда все остальное может казаться неконтролируемым, у каждого бизнеса все еще есть несколько основных процессов, необходимых для его выживания, которые можно контролировать.Оптимизация этих процессов в конечном итоге позволяет сотрудникам компании работать с максимальной отдачей.

Потому что по своей сути оптимизация персонала (WFO) сводится к одному: повышению эффективности сотрудников.

В то время как «работайте умнее, а не усерднее» достаточно легко сказать сотрудникам, создание WFO Stick — гораздо более сложный процесс. Сотрудники, менеджеры, руководство и заинтересованные стороны — все должны понимать и соглашаться с тем, что практика WFO поможет успешно продвигать компанию вперед.

Что такое оптимизация персонала?

Оптимизация персонала — это управленческая практика и стратегический императив, направленный на повышение эффективности, производительности и производительности сотрудников компании.Общая цель — повышение организационного успеха.

Оптимизация персонала прочно укоренилась в ИТ-центрах и центрах управления персоналом. Он управляет производительностью персонала, что влияет на качество обслуживания клиентов и эффективность бизнеса.

В 2014 году DMG Consulting выпустила отчет «Отчет о доле рынка оптимизации трудовых ресурсов контакт-центра», показывающий, как они оптимизировали свои процессы в течение 2013 финансового года. Этот отчет получил широкое признание во многих отраслях. Это также привело к тому, что компании заглянули внутрь, используя большие данные и аналитику для принятия обоснованных решений.

Поскольку эта стратегия оптимизирует автоматизацию, соблюдение законодательства, решение бизнес-задач и автоматизацию процессов, в колл-центрах произошел большой скачок в удовлетворенности клиентов и их долгосрочном удержании, что побудило другие отрасли принять эту стратегию повсеместно. Это изменение имело смысл привнести внутренние улучшения в повседневные процессы, чтобы компании могли лучше соответствовать ожиданиям своих клиентов.

WFO сама по себе не является бережливым методом шести сигм, гибкой методологией или какой-либо другой из множества других методологий, которые делают организации, процессы и людей более продуктивными в других отраслях.Однако основная цель практики WFO согласуется с такими методологиями.

Такие отрасли, как производство, цепочка поставок и розничная торговля, также смотрят на свои показатели, рабочую силу и другие факторы и задаются вопросом: как мы можем оптимизировать?

Во всем мире предприятия этих отраслей внедряют более разумные стратегии для мониторинга деятельности сотрудников. Затем руководство может использовать эту информацию для поиска способов оптимизации, чтобы процессы выполнялись более гладко, а их сотрудники могли делать больше.

Мы рассмотрели отдельные отрасли, но как насчет повседневных команд? Кому выгодна оптимизация персонала? Ознакомьтесь со всеми этими различными приложениями, которые меняют методы работы предприятий:

Преимущества трудовой и кадровой оптимизации

При эффективном внедрении оптимизация рабочей силы расширяет возможности управления персоналом.WFO может информировать HR и менеджмент о том, какие команды или отдельные лица преуспевают. Это может помочь отслеживать пиковую производительность команды, а также периоды ожидания в результатах, а также может помочь спрогнозировать то же самое.

Например, в постпандемическом мире произошли серьезные колебания в бизнесе продуктовых магазинов. Тем не менее, клиенты по-прежнему ожидают определенного уровня обслуживания, и, если он не будет достигнут, могут быть последствия. Если это произойдет, скорее всего, они просто переключатся на покупку того, что им нужно, в другом магазине с лучшим обслуживанием или доставкой.

Большая часть этого может быть решена — или полностью исключена — путем правильного внедрения методов оптимизации рабочей силы. В этом случае, между правильным подбором персонала и улучшением коммуникации, начальство может справиться с наплывом людей информированным образом, как только бизнес начнет меняться.

На более детальном уровне правильная реализация оптимизации трудовых ресурсов позволяет менеджерам в организации узнать, кто наиболее эффективен. Это гарантирует, что усилия по удержанию могут быть сосредоточены на людях, которые оказывают положительное влияние на чистую прибыль, а реабилитационные усилия могут быть сосредоточены на других сотрудниках, которые могут испытывать трудности с определенным подмножеством своих должностных обязанностей.

Акционеры, заинтересованные стороны и обычные работники могут видеть более широкую картину, но это поможет расширить общий труд с любыми конкретными настройками и проблемами для системы в целом.

Другие преимущества включают понимание:

  • Потребности в персонале
  • Высокоэффективные команды
  • Неэффективные команды
  • Области, которые особенно успешны
  • Области, которые особенно проблемны
  • Как выявить и удержать высшие таланты
  • Как выявить и улучшить неэффективные таланты

Все это основные преимущества, но эти результаты зависят от качества того, что менеджеры вводят.

Лучшие методы оптимизации персонала

Все это вызывает вопрос: что может сделать компания, чтобы достичь максимальной оптимизации?

Как компания, мы были там. Мы видели, как оптимизация персонала способствует общему успеху команды на рынке. Они практичны и руководствуются результатами, а не методом проб и ошибок.

1. Планирование

Эффективное планирование сотрудников имеет важное значение для успеха любой организации.

Существует множество доступных программ, которые сокращают дублирование и экономят время по сравнению с составлением расписания каждую неделю. Если кому-то нужен выходной, они могут войти в систему вместо того, чтобы записывать запрос, который, скорее всего, потеряется. Такие программы, как Jobber или OpsGenie, также идеально подходят для отслеживания посещаемости, данных о производительности и других показателей.

Когда компания становится слишком загруженной, наличие достаточного количества людей для эффективного управления работой становится серьезной проблемой.Сверхурочные могут быть дорогими, но привлечение дополнительных штатных сотрудников может оказаться слишком большим финансовым бременем.

В нынешних условиях это вызывает беспокойство у многих производственных, логистических, складских и розничных компаний. Здесь могут помочь временные агентства и кадровые компании, такие как Adia. Наша технология предназначена для оптимизации процессов по самой своей природе — крупные компании полагаются на нашу технологию, потому что она легко адаптируется.

Если менеджер видит серьезный всплеск, но не уверен, хотят ли он прямо сейчас выделить ресурсы, необходимые для внутреннего найма контрактных рабочих или штатных сотрудников, Adia представляет сценарий «попробуйте, прежде чем покупать», потому что мы позаботимся о оформление документов и предоставление проверенных работников, нанятых в качестве наших сотрудников W-2.

Все, что нужно сделать владельцу или менеджеру бизнеса, — это использовать платформу.

2. Управление временем и учет посещаемости

Время — самый ценный актив. Очень важно знать, что происходит, и есть множество вариантов, которые позволяют менеджерам сделать это.

Существует программа учета рабочего времени, которая отслеживает время входа и выхода с точностью до секунды. У Capterra есть подробный список проверенного ими программного обеспечения для управления временем, чтобы компании могли поэкспериментировать и посмотреть, что лучше всего подходит для их нужд.

Однако, прежде чем экспериментировать, стоит задать несколько вопросов и четко сформулировать, чего вы ожидаете от программного обеспечения. Пара вопросов проста:

  • Приходят ли сотрудники раньше или позже?
  • Существуют ли меры по предотвращению ложного входа и выхода из строя?
  • Есть ли способ убедиться, что сотрудники не следят за своими друзьями, когда они на самом деле еще не на работе?

В более широком смысле, программное обеспечение для управления временем позволяет предприятиям смотреть на цифры расписания в целом.Это позволяет компаниям быть уверенными в том, что они работают в часы пик, а не укомплектованы персоналом в плохие дни. Эта информация, в свою очередь, может помочь менеджерам принимать более обоснованные кадровые решения.

3. Производительность и отслеживание задач

Как только вы узнаете, что ваши сотрудники приходят на смену вовремя, стоит начать оптимизировать то, как они используют свое время.

Существует масса инструментов для отслеживания задач. Salesforce, Trello, Asana и даже Evernote считаются трекерами задач.Если задуматься, Slack тоже можно считать одним из них.

Каждый из этих инструментов по-своему позволяет сотрудникам создавать список того, над чем они работают, и показывать свой прогресс. Если кто-то работает со списками, например, проверяет товары в продуктовом магазине, программное обеспечение для отслеживания задач идеально подходит для его личности.

Инструменты отслеживания задач — это удобный способ оценить пропускную способность пользователя. Это снижает производительность труда. Они дают представление о том, где сотрудник перемещается по своей работе или занимает больше времени, чем ожидалось, и помогают обеспечить выполнение повседневных задач.

Трекеры задач могут показать, испытывает ли кто-то трудности на своей работе, или есть ли определенный набор навыков. Они также помогают расставить приоритеты в работе в точном порядке, и ими намного проще управлять, чем старой школьной электронной таблицей Excel.

4. Как можно скорее улучшить коммуникацию между сотрудником и менеджером

Менеджеры и сотрудники общаются по разным причинам. Некоторые примеры включают: напоминание о необходимости принести оборудование на работу, обновленную информацию о кадровой политике, возможность сверхурочной работы и т. Д.

Коммуникация, которая имеет отношение к повышению успешности работы, пониманию работником направления команды или компании или дополнительных возможностей, повышает ценность взаимоотношений между сотрудником и менеджером. Неоднократное отслеживание статуса проекта, который может постоянно обновляться в другом месте, не работает.

Начало работы с практиками оптимизации персонала, такими как внедрение инструментов (таких как Trello и Asana), которые помогают измерять и улучшать производительность и производительность сотрудников, дает ощутимые преимущества.Хорошие инструменты WFO разрушают рабочую деятельность сотрудников, но они также должны показывать сильные и слабые стороны, которым можно уделить приоритетное внимание. Это должно позволить каждому, от менеджеров до отдела кадров, измерять результаты и успешно увеличивать их, давая долгосрочные результаты.

Лучшая часть? Руководители и сотрудники точно знают, на каком этапе находится проект, и могут сосредоточиться на его продвижении, а не тратить время на отслеживание статуса отдельных вкладов.

Оптимизация трудовых ресурсов — это сочетание множества факторов.Позвольте технологиям позаботиться о хлопотах, чтобы сотрудники и менеджеры могли фактически работать, вместо того, чтобы тратить время и гадать на административную работу, такую ​​как планирование, табели учета рабочего времени и обновления проекта.

5. Экономически эффективные операции

В соответствии с принципом «бережливое производство и шесть сигм» также важно сделать операции более экономичными. Сокращение затрат не означает дешевизны, а скорее означает понимание того, где расходы расточительны или не соответствуют целям компании.

Данные должны позволить организации перераспределить ресурсы для оптимизации процессов, которые помогут достичь таких целей, как удовлетворенность и удержание клиентов, что приведет к увеличению доходов.

Анализируйте отзывы, просмотрите данные и подумайте, что работает. Не менее важно смотреть на то, что не работает, так же хорошо, как и раньше. Пора отказаться от старых привычек, которые работали благодаря статус-кво.

Найдите время, чтобы провести аудит процессов и сделать первые шаги в направлении оптимизации рабочей силы. Практика оптимизации рабочей силы заставляет компании быть честными и смотреть внутрь себя на то, как они на самом деле выполняют работу.

Если есть четкая линия пикового спроса, когда рабочие не набирают все свое количество, это должно проинформировать владельцев бизнеса и руководителей о необходимости внести коррективы.Это также верно для отзывов сотрудников и клиентов. Если клиенты повторяют одни и те же отзывы неоднократно, скорее всего, пришло время серьезно отнестись к этим комментариям.

Adia предоставляет персонал по требованию для оптимизации вашей рабочей силы

Это не мгновение — успешная оптимизация рабочей силы требует времени для внедрения. Необходимо разработать системы и процессы, и, как и при любом вводе в эксплуатацию, будут возникать изломы.

Этот план строится не на данный момент, он рассчитан на долгосрочную перспективу.В конечном итоге вы приближаетесь к более элегантной рабочей силе, которая в будущем сэкономит компании много денег. Взгляните на вещи с точки зрения клиента: если он обращен к вам, независимо от того, чем вы занимаетесь или какой продукт, он должен работать без сбоев.

Мы готовы работать с вашей командой. Адиа помогла ряду компаний, таким как Kroger и Amazon, нанять сотрудников и нанять сотрудников для удовлетворения меняющегося спроса. У нас есть группа проверенных и опытных сотрудников, готовых приступить к работе.Оптимизация рабочей силы ищет слабые места в расписании, часах, затрачиваемых на выполнение работы, и более разумных способах экономии денег. Работа с Adia — идеальный способ отладить процессы, которые в будущем будут способствовать долгосрочной экономии.

Adia — это платформа для подбора персонала по требованию, которая позволяет предприятиям легко находить и нанимать сотрудников с почасовой оплатой. С Adia вы получаете полную информацию о своей рабочей силе 24/7 и доступ к пулу сотрудников, в 10 раз большему, чем кадровое агентство. Никаких контрактов, никаких посредников и никакой волокиты.Если вам понадобится больше сотрудников, мы здесь. У Адии есть сотрудники по всей Америке, включая Атланту, Чикаго, Хьюстон и Лос-Анджелес!

Оптимизация персонала: что это такое и как она влияет на ваш успех

Готовы ли вы сократить расходы и повысить производительность своего бизнеса? Включите методы оптимизации рабочей силы в свой рабочий процесс.

Когда вы улучшаете то, как ваша команда функционирует в рамках вашего бизнеса, вы, по сути, работаете умнее, а не усерднее, для достижения тех же результатов.Это может иметь существенное и далеко идущее влияние на успех вашей организации.

В этой статье мы познакомим вас с возможностями оптимизации рабочей силы и покажем, как начать использовать ее в своем бизнесе.

Что такое оптимизация трудовых ресурсов?

Оптимизация трудовых ресурсов (WFO) — это набор стратегий, которые помогают автоматизировать основные процессы, поддерживать видимость данных, соблюдать законодательные нормы и решать бизнес-проблемы, связанные с вашим персоналом.

WFO включает в себя анализ данных, относящихся к каждому отделу вашего бизнеса — от HR до ИТ и не только, — а затем оптимизацию этих отделов для улучшения работы вашей компании.

В качестве интегрированной системы оптимизация рабочей силы позволяет сбалансировать ряд критических переменных в рамках вашего бизнеса, в том числе:

  • Удовлетворенность клиентов
  • Планирование рабочей силы
  • Операционные расходы
  • Уровни обслуживания
  • Показатели производительности

Когда это Если факторы совпадают, ваш бизнес будет работать более эффективно, ваша команда станет более эффективной и результативной, и вы сможете масштабировать свою деятельность (в большую или меньшую сторону), чтобы управлять потребностями своих клиентов.

Как это возможно? С помощью данных и аналитики. Оптимизация персонала предоставляет исчерпывающую информацию о том, как работает ваш бизнес.

Полученное понимание поможет вам спрогнозировать кадровые потребности, безупречное планирование сотрудников и сопоставить навыки с должностями в вашей организации.

Преимущества этого типа «глубокого погружения» в цифры, лежащие в основе вашего бизнеса, многочисленны и могут повлиять на ваш успех к лучшему.

Как оптимизация персонала влияет на успех?

1) Улучшает обслуживание клиентов

В рамках бизнеса существует прямая связь между удовлетворением ваших клиентов и успехом, которого вы достигнете.Если один идет вверх, то и другой.

Когда вы адаптируете свой персонал к требованиям своей клиентской базы (то есть, нужное количество членов команды для обработки большого количества контактов), ваше обслуживание клиентов также улучшится.

2) Снижает риск несоблюдения требований

Большая часть оптимизации рабочей силы связана с соблюдением местных, государственных и федеральных законов о занятости.

Если вы соблюдаете все законы, правила и постановления (например, платежную ведомость, сверхурочную работу, рабочее время), вы избегаете штрафов и проблем, связанных с несоблюдением.

3) Снижает затраты на рабочую силу

Рабочая сила — одна из самых больших затрат, с которой приходится сталкиваться вашему бизнесу. Оптимизируя свой персонал, вы можете получить больший контроль как над тем, как работают ваши сотрудники, так и над затратами, связанными с этой деятельностью.

Это может иметь огромное влияние на чистую прибыль вашего бизнеса и конечный успех вашей компании.

4) Повышает продуктивность и эффективность сотрудников

Поддержание производительности и эффективности вашей команды на высоком уровне является проблемой даже для самых успешных предприятий.

Оптимизация рабочей силы упрощает эту задачу с помощью аналитики и понимания того, как ваш бизнес и ваши сотрудники работают на ежедневной, еженедельной, ежемесячной и ежегодной основе.

5) Повышает видимость

При наличии достаточного количества времени оптимизация персонала дает дополнительное преимущество в виде увеличения видимости вашего бизнеса среди других предприятий и общественности в целом.

Когда ваш бизнес становится известен как организация, которая ценит своих сотрудников и наделяет их полномочиями, информация распространяется без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны

Результатом этой дополнительной видимости является хорошая репутация, которая может привести к другим, более разнообразным дивидендам в будущем .

6) Повышает лояльность клиентов

При наличии эффективной программы оптимизации персонала обслуживание клиентов и производительность труда резко улучшаются. Это имеет дополнительный, но не менее важный эффект повышения лояльности клиентов к вашему бизнесу.

Лояльность клиентов — это мера готовности потребителя к повторному сотрудничеству с вашей компанией или брендом.

Определяющие характеристики лояльности клиентов включают:

  • Не легко зависит от доступности или цен других брендов
  • Готовность платить больше за знакомый продукт или услугу
  • Предоставить отзыв о том, как улучшить продукты или услуги
  • Готовы попробуйте другие продукты или услуги того же предприятия.
  • . Понимание того, когда возникают проблемы.
  • . Отсутствие активного поиска другого бренда.
  • .
  • . черты характера, результаты оптимизации рабочей силы часто приводят к улучшению по крайней мере на одно или два у большинства людей.

    7) Обеспечивает понимание производительности сотрудников

    Оптимизация рабочей силы дает вам лучшее понимание того, как ваша команда работает вместе, включая вовлеченность, командную работу и сплоченность, чтобы вы могли более точно измерить производительность сотрудников.

    Когда вы поймете, как работает каждый член вашей команды и как они работают вместе, вы сможете реализовать процедуры, которые поднимут продуктивность на новый уровень.

    Вы также можете использовать данные, собранные с помощью WFO, для улучшения процесса проверки эффективности.Ваши оценки будут в большей степени адаптированы к конкретному человеку и более репрезентативны в отношении того, что они могут сделать для улучшения своей работы.

    8) Оптимизация управления проектами

    Еще одним преимуществом WFO является упрощенное управление проектами. Это выходит за рамки простой производительности сотрудников и включает в себя все: от планирования и подготовки до времени выполнения задачи и всего, что между ними.

    Все это вместе дает вам чрезвычайно точное представление о проекте, над которым вы работаете.Хотя ваша команда могла завершить проект вовремя, был ли он успешным в отношении других переменных, таких как отработанные часы, потраченные деньги и затраченные ресурсы?

    Данные из отчетов WFO могут ответить на эти вопросы.

    Когда вы знаете, в чем заключается истинный успех проекта, вы можете сосредоточить усилия своих сотрудников в этом направлении на более регулярной основе.

    9) Привлекает лучших специалистов

    Поиск лучших членов команды имеет решающее значение для успеха вашей компании. Оптимизация персонала может помочь.

    Он не только помогает вам точно определить, какие навыки необходимы вашему бизнесу, но и со временем привлекает в вашу организацию самых талантливых специалистов.

    Этот процесс очень похож на то, как WFO повышает осведомленность общественности. Однако в этом случае репутация, которую вы создаете, принадлежит потенциальным сотрудникам.

    Для получения дополнительной информации о найме и удержании высокопотенциальных и высокопроизводительных сотрудников ознакомьтесь с этими статьями в блоге Sling:

    10) Делает возможным SHRM

    Многие системы в вашем бизнесе рекурсивно дополняют друг друга. манера.Оптимизация персонала и стратегическое управление человеческими ресурсами (сокращенно SHRM) являются яркими примерами.

    Если вы не знакомы со стратегическим управлением человеческими ресурсами, это целостный подход к созданию лучшей команды для роста и успеха вашего бизнеса.

    Он выводит практику набора, найма, адаптации, обучения и развития на новый уровень за счет найма и обучения сотрудников в соответствии с целями бизнеса и заявлением о видении, заявлении о миссии и стратегиях организации, которыми они руководствуются.

    WFO делает возможным такой тип стратегического планирования. Аналогичным образом — рекурсивным способом, упомянутым выше — эффективная система SHRM делает возможной лучшую оптимизацию рабочей силы. Две системы подпитывают и подпитывают друг друга.

    Внедрение программы WFO в вашем бизнесе открывает двери для множества передовых методов ведения бизнеса, которые могут вывести вашу компанию на новый уровень.

    Это лишь некоторые из множества способов, которыми управление персоналом и его оптимизация будут способствовать успеху вашего бизнеса.Теперь, когда вы понимаете, почему, давайте обратим внимание на то, как.

    Передовые методы оптимизации персонала

    1) Привлекайте сотрудников, менеджеров и владельцев

    Оптимизация трудовых ресурсов работает только тогда, когда все в вашей организации — от сотрудников до менеджеров до владельцев — вовлечены в реализацию процесса.

    Оптимизация персонала принимает разные формы и зависит от вашей уникальной операционной модели. Решения, которые вы выполняете, напрямую влияют на вашу команду, поэтому вы не хотите делать выбор на более высоких уровнях только для того, чтобы расстроить или запутать ваших сотрудников.

    2) Реализация решения для планирования

    Важной частью управления вашей рабочей силой (и ее оптимизации к лучшему) является использование лучших инструментов для оптимизации и совершенствования вашего планирования.

    Создание максимально удобного расписания позволяет сопоставить навыки членов вашей команды с конкретными должностями в вашей организации. Когда это происходит, ваши сотрудники довольны, клиенты довольны, и все идет гладко.

    Например, набор инструментов управления персоналом Sling имеет встроенный A.I. который предлагает предложения и предупреждения, которые помогут вам составить правильный график в соответствии с вашими потребностями.

    3) Сосредоточьте внимание участников группы с помощью назначений задач

    Один из лучших способов оптимизировать работу вашей команды — помочь им сосредоточиться на своих задачах.

    Любое программное обеспечение для оптимизации рабочей силы должно иметь «Список дел», к которому менеджеры и сотрудники могут получить доступ, чтобы увидеть, что нужно делать дальше. Например, список задач

    Sling даже позволяет вам устанавливать сроки выполнения, получать напоминания по мере приближения крайних сроков и следить за общим ходом выполнения задач.

    4) Включите программное обеспечение учета рабочего времени и учета рабочего времени

    Прошли те времена, когда бумажные табели учета рабочего времени, кражи времени и даже фиксированные терминалы прихода / ухода за часами прошли.

    Современное программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости теперь доступно в облаке для всех членов вашей команды, к которым они могут получить доступ, где и когда они им понадобятся.

    Приложение Sling, например, превращает любой компьютер, планшет или смартфон в часы, чтобы ваши сотрудники могли приходить и уходить в любое удобное для них время.

    Sling даже позволяет устанавливать ограничения (например,g., сколько минут до и после смены сотрудники могут приходить или уходить) и геозоны, чтобы ваши сотрудники не могли приходить, если они не находятся в помещении.

    5) Улучшение коммуникации

    Коммуникация лежит в основе процесса оптимизации рабочей силы. Независимо от того, разговариваете ли вы с членами своей команды лично, отправляете сообщения по электронной почте или мгновенно отправляете им сообщения об обновлениях и изменениях политики, вам нужна структура связи.

    Если вы плохо общаетесь на регулярной основе, вам будет трудно своевременно передавать информацию тем, кто в ней больше всего нуждается.

    Лучшее программное обеспечение для управления командой (например, Sling) позволяет эффективно общаться с единой платформы без необходимости использования сторонних надстроек. С помощью Sling вы можете отправлять сообщения группам, отдельным лицам и даже местам, чтобы держать всех в курсе.

    А с помощью уникальной функции ленты новостей Sling вы можете публиковать обновления, файлы, изображения и видео, чтобы сделать всю информацию о вашей компании доступной для всех.

    6) Внедрение управления задачами команды

    Большая часть оптимизации персонала вращается вокруг того, чтобы ваша команда продолжала выполнять задачи.Вот тут-то и появляется управление командными задачами.

    Управление командными задачами — это процесс направления, организации и выполнения как небольших задач, так и крупных проектов до их завершения.

    Это часто включает:

    • Планирование
    • Тестирование
    • Отслеживание
    • Отчетность
    • Обеспечение сроков
    • Интеграция зависимостей задач
    • Создание приоритетов
    • Управление временем выполнения задачи

    В некотором смысле командное управление задачами выглядит как и две другие распространенные бизнес-практики: простой список дел и управление проектами.Однако на практике эти три вида деятельности сильно различаются.

    Список дел — это простой способ информировать сотрудников о том, что нужно сделать в любой день, и он служит для того, чтобы все, включая вас, были организованы и двигались в правильном направлении.

    На другом конце шкалы, управление проектами сосредотачивается на этапах, через которые проходит крупномасштабное предприятие, и усилиях команды, стоящих за ним.

    Управление командными задачами находится где-то посередине. Он фокусируется на отдельных задачах, которые необходимо выполнить для обеспечения бесперебойной работы проекта или бизнеса, а не просто напоминать вам о необходимости заправить копировальный аппарат, когда закончится бумага.

    Программное обеспечение для оптимизации рабочей силы Sling предлагает интегрированные функции управления командными задачами, которые помогут вам управлять отдельными людьми, командами и проектами, чтобы вы могли уточнить обязанности и убедиться, что все сосредоточены на достижении поставленных целей.

    7) Отслеживание заработной платы и льгот в цифровом виде

    Расчет и согласование заработной платы и льгот вручную чрезвычайно сложно и требует много времени. Но в наше время специализированных приложений на все случаи жизни это не обязательно.

    Встроенные в Sling функции затрат на рабочую силу и отчетности — это инструмент, который поможет вам снова упростить отслеживание заработной платы и льгот.

    Программное обеспечение Sling для управления персоналом автоматизирует и оптимизирует многие этапы процесса, так что оплата труда ваших сотрудников требует меньше времени и усилий, чем раньше.

    Sling, например, предоставляет настраиваемые отчеты с информацией, которая подготавливает ваш бизнес как к немедленному администрированию заработной платы, так и к налогам, которые поступают в конце финансового года.

    Инструменты, включенные в наше программное обеспечение WFO, также дают вам больше возможностей, когда дело доходит до скорости, с которой вы управляете своей заработной платой и льготами. Sling включает полезные функции, такие как немедленные выплаты в конце смены и возможность синхронизировать табели учета рабочего времени с платежной ведомостью.

    Sling даже позволяет вам управлять дополнительными льготами, такими как оплачиваемый отпуск (PTO), остатки отпусков и банковское время, одним нажатием кнопки или щелчком мыши.

    8) Анализируйте данные для прогнозирования тенденций в области занятости

    Как мы упоминали ранее, затраты на рабочую силу являются одними из самых больших расходов, с которыми, вероятно, придется столкнуться вашему бизнесу.

    А поскольку вы не можете управлять тем, что не измеряете, инструменты оптимизации рабочей силы Sling дают вам возможность прогнозировать тенденции и оптимизировать затраты на рабочую силу.

    Sling даже позволяет вам устанавливать заработную плату для каждого сотрудника или должности и видеть в реальном времени, сколько будет стоить каждая запланированная вами смена.

    Возможность видеть затраты на рабочую силу при составлении расписания помогает отслеживать бюджет на рабочую силу и упрощает получение значительной экономии, более широкой прибыли и увеличения прибыли.

    Вы даже можете определить и избежать возможной сверхурочной работы и просмотреть труд как процент от продаж, чтобы вы точно знали, куда уходят ваши деньги.

    9) Бюджет для лучшей прибыли

    Благодаря возможности прогнозирования, присущей программному обеспечению оптимизации рабочей силы Sling, вы можете более точно планировать свои самые большие расходы, такие как сырье, новое оборудование и технологии.

    Инструменты Sling предоставляют вам необработанные данные об аспектах вашего бизнеса, которые в прошлом могли быть непонятными и запутанными.

    Информация, которую вы собираете с помощью инструментов WFO, проливает свет на темные уголки вашего бизнеса, где ваше управление капиталом могло быть неудачным или неудачным.

    Это позволяет более точно составлять бюджет, что, в свою очередь, помогает вам сэкономить и перенаправить столь необходимые средства в другие части вашего бизнеса.

    Управляйте своей командой и оптимизируйте ее с помощью Sling

    В качестве универсального решения, которое поможет вам улучшить управление персоналом и оптимизацию, включите набор инструментов Sling в свой рабочий процесс.

    Функции включают:

    • Мощное и интуитивно понятное планирование
    • Комплексное отслеживание времени (с геозонами)
    • Динамическая отчетность
    • Экономия времени обработка платежных ведомостей
    • Настраиваемая связь (например, в зависимости от местоположения или в рамках всей группы)
    • Эффективное бюджетирование
    • Оптимизация производственных затрат на рабочую силу
    • Полезный контроль сверхурочной работы
    • И многое другое…

    Добавьте к этому встроенный искусственный интеллект, и вы получите чрезвычайно полезный и гибкий набор инструментов, которые помогут вам контролировать свои команда, улучшите взаимодействие и улучшите методы своей работы.

    Итак, выведите оптимизацию своей рабочей силы на новый уровень с помощью Sling — полного пакета управления персоналом. Попробуйте Sling бесплатно и узнайте, насколько легко оптимизировать свои операции и поддерживать бизнес на пути к успеху.

    Чтобы получить дополнительные ресурсы, которые помогут вам лучше управлять своим бизнесом, организовать и составить расписание своей команды, а также отслеживать и рассчитывать затраты на рабочую силу, посетите GetSling.com сегодня.

    Считаете статью полезной? Поделитесь с другими:

    Лучшие стратегии оптимизации персонала

    ФОТО: Shutterstock

    Эта статья является второй из серии из 4 статей, спонсируемых Genesys.

    Критический момент наступает, когда клиенты звонят в ваш центр поддержки клиентов. В одном сценарии их приостанавливают и просят дождаться «первого доступного агента». Или они сообщают свою личность и причину вызова автоматизированному дежурному, который затем направляет их к «лучшему доступному агенту».

    Разница между «первым» и «лучшим» может привести к разнице между отрицательным или очень положительным впечатлением клиентов. «Первый» характеризуется длительным временем ожидания и сложными меню голосовой почты, заканчивающимися тем, что клиенты перенаправляются к агенту, который не оборудован для решения их проблем.В «лучшем» опыте вызывающие абоненты получают целесообразные, эффективные и полезные услуги от агента, который идеально подготовлен для решения их конкретных проблем.

    Момент, когда клиент связывается с вами, очень важен, потому что предоставление положительного впечатления от клиента никогда не было так важно. Или более труднодостижимого. Один из способов, которым компании улучшают качество обслуживания клиентов, — это чат-боты. Оптимизация персонала — это еще один рычаг, который организации могут использовать для улучшения качества обслуживания клиентов, о чем мы поговорим здесь.

    Вообще говоря, оптимизация рабочей силы — это стратегия, разработанная для повышения эффективности и результативности сотрудников. Благодаря оптимизации персонала интегрированы разрозненные технологии и автоматизируются процессы, что помогает вашей организации сократить операционные расходы и лучше управлять производительностью сотрудников, что, в свою очередь, приводит к повышению эффективности и удовлетворенности клиентов.

    Итак, как именно оптимизировать вашу рабочую силу? Инвестируя в ваших сотрудников. Предоставляя им инструменты, необходимые для выполнения их наилучшей работы.И путем сочетания человеческого ноу-хау с передовыми технологиями.

    Статья по теме: Почему стоит говорить о чат-ботах

    Инвестируйте в сотрудников

    На этом чрезвычайно конкурентном рынке труда все больше компаний вкладывают средства в образование и навыки сотрудников, чтобы повысить их производительность, а также в их участие в своей работе, что, в свою очередь, может помочь повысить удовлетворенность клиентов. Как сказал Дж. Marriott однажды сказал: «Позаботьтесь о сотрудниках, и они позаботятся о ваших клиентах.«Максимум Marriott подтверждается данными: согласно отчету Gallup State of the Global Workplace, команды, делающие упор на вовлеченность сотрудников, обеспечивают на 20% больше продаж и на 10% больше удовлетворенности клиентов.

    Вовлеченность сотрудников также может помочь улучшить долгосрочное удержание. Фактически, согласно недавнему исследованию, цитируемому в The Wall Street Journal, 80% опрошенных сотрудников говорят, что помощь в оплате обучения и программы обучения повышают вероятность того, что они останутся в своей компании, а 60% получили повышение в течение двух лет после окончания учебы.Стоит отметить, что обучение и помощь в обучении могут быть особенно привлекательными для миллениалов, которые составляют большую часть (35%) сегодняшней рабочей силы, говорит исследовательский центр Pew Research Center.

    Статья по теме: Как начать использовать ИИ для улучшения качества обслуживания клиентов

    Дайте сотрудникам необходимые им инструменты

    Оптимизация рабочей силы — еще одна причина, по которой компании все чаще используют искусственный интеллект (AI) и машинное обучение (ML). Эти передовые технологии могут взять на себя рутинные, повторяющиеся задачи, освобождая сотрудников для выполнения более сложной, сложной и стратегической работы.

    Однако оптимизация персонала

    — это не только повышение эффективности операторов call-центра. Лучшие платформы оптимизации рабочей силы с искусственным интеллектом и машинным обучением предоставляют в реальном времени данные о взаимодействии с клиентами, которые помогают алгоритмам улучшить управление производительностью и обучением сотрудников. Например, управление производительностью использует данные в реальном времени для обеспечения прозрачности каждого взаимодействия сотрудников с целью сокращения времени на разрешение и улучшения совместной работы. Используя данные в реальном времени, инструменты производительности могут также предлагать прогнозируемую маршрутизацию, которая автоматически определяет лучшего доступного агента контакт-центра для обработки конкретного вызова.Автоматизированное целевое обучение использует данные о производительности для оптимизации работы агентов службы поддержки клиентов.

    Объедините свою рабочую силу с искусственным интеллектом и машинным обучением

    С помощью «смешанного ИИ» ваша организация может интегрировать человеческий фактор с передовыми технологиями, такими как боты, адаптивное обучение и когнитивные вычисления, чтобы получить максимальную выгоду от обоих. Эти два направления безупречно взаимодействуют для достижения бизнес-целей, таких как обеспечение наилучшего обслуживания клиентов, что может дать вашей компании серьезное конкурентное преимущество.

    В критический момент центра обработки вызовов, упомянутый ранее, голосовой робот с поддержкой ИИ может проверять личности клиентов, определять их потребности, отвечать на некоторые из их вопросов и выполнять заранее определенные задачи. Когда у вызывающих абонентов возникают проблемы, которые голосовой бот не может решить, смешанный ИИ автоматически направляет вызывающих абонентов не к «первому доступному агенту», а к наиболее подходящему, доступному на данный момент агенту-человеку. Агент уже будет знать, кто звонит и почему он звонит, что экономит время и делает обслуживание клиентов более приятным.

    Решение проблем оптимизации трудовых ресурсов

    На пути к оптимизации рабочей силы могут возникнуть препятствия. Вот некоторые общие проблемы, с которыми может столкнуться ваша организация, а также идеи о том, как их преодолеть с помощью обучения и решения по оптимизации рабочей силы.

    Страх рабочих перед потерей работы — Многие работники, например агенты колл-центра, беспокоятся, что ИИ заберет их работу. Реальность такова, что, хотя некоторые низкоквалифицированные, повторяющиеся задания, ориентированные на выполнение задач, можно автоматизировать, многие задания просто смещаются в фокусе.

    Например, по данным Gartner, телефонная связь упадет с 41% всех взаимодействий с клиентами в 2017 году до 12% в 2022 году в результате растущего использования нескольких каналов взаимодействия с клиентами (таких как обмен мгновенными сообщениями и веб-чат). Тем не менее, по прогнозам Gartner, к 2022 году люди по-прежнему будут участвовать в 44% всех обменов клиентами.

    Решение Расскажите своим сотрудникам, как ИИ может помочь им добиться большего успеха на работе. Это первый шаг к развеиванию опасений сотрудников.

    Устаревшие рабочие процессы — Когда вы оптимизируете свой персонал, роли, обязанности и процессы неизбежно изменятся. Вы можете столкнуться с сопротивлением переменам, особенно со стороны сотрудников, проработавших на своей работе годами.

    Решение Определите узкие места в ваших рабочих процессах. Подумайте об этих процессах по-другому. По мере необходимости проводите обучение, чтобы помочь сотрудникам переключить свое внимание на меньшее количество повторяющихся задач и на более сложную и полезную работу.

    Устаревшие технологии — Традиционные приложения для оптимизации рабочей силы были созданы в «эпоху только голосовой связи» и не могут соответствовать требованиям современной многоканальной службы поддержки клиентов. Часто каждый канал изолирован от других. Это затрудняет эффективное управление многоканальной рабочей силой, что, в свою очередь, не позволяет вам оптимизировать качество обслуживания клиентов.

    Решение Возможно, пришло время перейти на облачную платформу.С помощью облачного программного обеспечения вы можете получить доступ к инновационным новым функциям и улучшениям по мере их появления. Нет программного обеспечения, которое нужно загружать, обновлять и поддерживать. Ваши данные хранятся в облаке, и к ним легко получить безопасный доступ. Вы также можете снизить общую стоимость владения, отказавшись от дорогостоящего локального программного обеспечения, оборудования и управления ими.

    В идеале подумайте о решении для многоканальной оптимизации рабочей силы. Поскольку клиентский опыт предоставляется по все большему количеству каналов, глубокое понимание пути к покупке становится все более сложным.Для этого требуется хорошо интегрированный набор инструментов, обеспечивающих контекст и данные, которые нужны агентам-людям для удобного обслуживания клиентов по всем каналам связи компании.

    Ищите решение, которое также обеспечивает простой в использовании интерфейс. Чем больше людей в компании смогут легко использовать инструменты для прогнозирования, автоматической маршрутизации на основе расписания и других функций, тем больше пользы получит ваш бизнес.

    Представьте себе возможности

    Представьте себе возможности, когда агент-человек может мгновенно узнать о предыдущих взаимодействиях вызывающего абонента с вашей компанией через социальные сети, веб-чат, телефонный звонок или другой канал, и все это с простой в использовании панели управления.Агенты могут решать проблемы значительно быстрее. Они чувствуют себя лучше в своей работе. И в конечном итоге они обеспечивают гораздо более приятное обслуживание клиентов.

    ФОТО: Genesys / CMSWire

    ФОТО: Genesys

    Genesys® обеспечивает более 25 миллиардов лучших клиентов в мире каждый год. Их успех достигается благодаря объединению разговоров сотрудников и клиентов по любому каналу.

    Что это значит и зачем это нужно

    Эта процедура при отсутствии тщательного управления часто приводит к минимальной выгоде и менее чем удовлетворительным результатам из-за трудностей, с которыми внешние консультанты сталкиваются в реальном понимании бизнеса.

    Это не означает, что оптимизация бизнеса не работает или что это не важно. Многие организации, особенно производители, с большим успехом применяют различные методы оптимизации бизнеса, такие как бережливое производство, «Шесть сигм» и «Путь Toyota».

    Фактически, каждое предприятие должно постоянно искать способы повышения эффективности, сокращения отходов и оптимизации ресурсов в рамках своей постоянной деловой практики. Оптимизация бизнеса работает лучше всего, когда управляется внутренними силами и поддерживается программным обеспечением поддержки принятия решений, которое помогает руководителям определить, какая из множества возможных стратегий оптимизации бизнеса предлагает наилучшую отдачу.

    Что подразумевается под термином «оптимизация бизнеса»?

    Словарное определение оптимизации включает такие фразы, как:

    • Сделайте как можно лучше
    • Совершенный
    • Самый эффективный
    • Лучшая альтернатива

    Оптимизация бизнеса — это процесс выявления и внедрения новых методов, которые делают бизнес более эффективным и рентабельным. Примеры оптимизации бизнеса:

    • Внедрение новых методов, практик и систем, сокращающих время обработки
    • Снижение затрат при повышении производительности
    • Автоматизация повторяющихся задач
    • Методы машинного обучения, улучшающие работу оборудования
    • Увеличение продаж за счет повышения удовлетворенности клиентов
    • Сокращение всех видов отходов, таких как потраченное время, производство лома и повторяющиеся работы.

    Ключевые элементы оптимизации бизнеса включают:

    • Измерение производительности, эффективности и производительности
    • Определение областей для улучшения
    • Внедрение новых методов и процессов
    • Измерение и сравнение результатов
    • Повторение цикла

    Методы оптимизации бизнеса

    Хотя конечной целью является стремление к философии непрерывного совершенствования, которую поддерживает Институт Кайдзен в Японии, первым шагом является проект по оптимизации бизнеса.В рамках этого первого шага организации необходимо четко определить цели и обозначить конкретные цели и задачи. Это важный шаг в любом процессе моделирования оптимизации.

    Исполнительная поддержка очень важна, как и назначение способной команды для управления процессом. По многим причинам лучше назначить внутреннюю команду, которая разбирается в бизнесе, а не полагаться на внешних консультантов для выполнения работы. Это не исключает использования внешнего аналитика по оптимизации бизнеса, который может направлять процесс и вносить критически важный вклад.

    Это помогает иметь структуру оптимизации бизнеса, которая описывает программу и определяет конкретные цели, особенно те, которые затрагивают сотрудников. Жизненно важно не упускать из виду потенциальное влияние на сотрудников и принимать меры, чтобы развеять опасения и создать заинтересованность.

    Большинство процессов оптимизации начинаются с так называемых «низко висящих плодов» — изменений, которые легко идентифицировать и внедрить, поскольку эти первые успехи повышают уверенность. После этого требуется более глубокий анализ для выявления и решения более сложных задач оптимизации.

    Бизнес-разрозненные хранилища препятствуют оптимизации бизнеса

    Большинство компаний построены вокруг функциональных возможностей, и почти неизбежно существует определенная внутренняя конкуренция между различными функциями. Например, производство и техническое обслуживание часто идут вразрез с техническим обслуживанием машин. Техническое обслуживание хочет отключить машины для необходимого обслуживания, в то время как производство хочет продолжить работу для достижения производственных целей. Другой пример — руководитель производства, который сопротивляется планам переноса производства на другие линии, даже если есть явные преимущества.

    Внутренняя конкуренция является основной причиной организационной разобщенности, когда цели каждой разобщенности отличаются друг от друга и целей организации. Опасность этого подхода заключается в том, что по мере того, как каждый разрозненный блок пытается улучшить функциональную производительность, возможно, и на самом деле вероятно, что шаги по оптимизации отдельных разрозненных блоков несовместимы с другими планами по улучшению общей производительности организации. Сосредоточение внимания на внутренней эффективности подразделения в ущерб гибкости организации может серьезно нарушить процессы оптимизации бизнеса.

    Преимущества единого взгляда на организацию

    Хотя организационные разрозненные хранилища вредны, что еще хуже, разрозненные хранилища данных. Они существуют в любом сценарии, когда у организации есть отдельные программные решения для различных функций.

    Типичный пример — организация, у которой есть программное обеспечение главной книги для финансов, система расчета заработной платы и отдельная система закупок для производства. Каждый пакет предлагает разный взгляд на организацию, и нередко информация различается по контексту, срокам и деталям.Хотя у ИТ-отдела почти наверняка есть программные интерфейсы, которые позволяют в определенной степени передавать данные между пакетами, они редко работают в режиме реального времени, часто являются односторонними и не решают основную проблему хранения информации в отдельных и часто несовместимых базах данных.

    Проблема в том, что данные в отдельных устаревших системах недоступны для всех и не являются прозрачными. Что наиболее важно, гораздо сложнее создать целостную картину для поддержки решений, основанных на данных.Что действительно необходимо, так это такое решение, как ERP в масштабе предприятия, которое предлагает единый взгляд на организацию. Хотя это идеальный вариант, это не всегда осуществимо сразу, и жизнеспособной промежуточной альтернативой является внедрение интегрированного решения для бизнес-планирования, которое извлекает информацию из устаревших систем для представления информации в общепринятом формате.

    Сравнение процессов оптимизации бизнеса и инструментов принятия решений

    Ключевым фактором успеха является философия принятия решений на основе данных, которые измеряют финансовые выгоды от предлагаемых изменений по сравнению с текущими практиками.Такой подход избавляет от догадок и естественных человеческих предубеждений.

    Основное внимание в процессах оптимизации, таких как непрерывное совершенствование и бережливое управление, уделяется постоянной оценке бизнес-процессов. Это могут быть простые примеры:

    • Перестановка рабочего места так, чтобы оператору не приходилось переходить проход, чтобы достать детали
    • Устранение и объединение ненужных документов
    • Автоматизация повторяющихся задач, таких как сбор данных или ввод заказов

    В этих случаях затраты и выгоды от этих изменений легко измерить.Сложность возникает при оценке сложных изменений, таких как лучшая производственная линия для производства продукта или способы оптимизации сети распространения продукта. В этой ситуации анализ усложняется из-за множества взаимосвязанных переменных и множества возможных результатов. Именно здесь инструменты поддержки принятия решений, которые используют расширенную аналитику для определения оптимальных решений в сложных сценариях, являются мощной альтернативой.

    В поисках правильных ответов по оптимизации бизнеса

    Даже там, где у организации есть корпоративное программное обеспечение, транзакционные данные, хранящиеся в ее базах данных, структурированы для оптимизации бизнес-функций, а не для целей оптимизации.Несмотря на это, эти базы данных содержат множество данных, которые могут помочь организациям определить лучшие стратегии оптимизации бизнеса.

    Этого можно достичь с помощью современных методов анализа данных, которые используют алгоритмы для выявления закономерностей в несвязанных и неструктурированных наборах данных для поддержки принятия решений на основе данных. Некоторые даже используют математические возможности, такие как линейное программирование, для обеспечения наилучшего сценария оптимизации бизнеса. Эта форма техники оптимизации бизнеса известна как предписывающая аналитика.

    Благодаря возможностям расширенного программного обеспечения для моделирования можно подготовить математическую модель бизнеса. После подготовки модель проверяется с использованием исторических данных для проверки ее целостности. Затем, используя структурированные и неструктурированные данные, доступные компании, программное обеспечение решателя оптимизации определяет оптимальные решения и организационные изменения, необходимые для оптимизации бизнеса. Поскольку модель была проверена, ответы заслуживают доверия и не содержат личных предубеждений.

    Ценность оптимизации бизнеса и зачем она вам

    Прямые преимущества оптимизации бизнеса включают:

    • Повышение производительности
    • Меньше отходов
    • Снижение затрат
    • Повышение рентабельности

    К этому добавляются менее очевидные преимущества, такие как развитие культуры превосходства, повышение морального духа и устранение организационных разрозненных структур, которые препятствуют бизнес-операциям, что ведет к повышению организационной направленности.

    Совокупный эффект оптимизации бизнеса таков, что бизнес становится более эффективным. В этом контексте разумно иметь в виду философию непрерывного совершенствования Кайдзен, которая означает, что оптимизация бизнеса — это не разовый проект, а непрерывный процесс, который становится частью культуры организации. Таким образом, бизнес будет продолжать двигаться вперед, оставаться жизнеспособным и превосходить конкуренцию.

    Полное руководство по оптимизации персонала для вашей организации

    Неэффективные внутренние процессы обходятся компаниям до 30 процентов их годового дохода.

    Ненужная бумажная волокита и встречи — две другие потери времени и денег.

    Эти три задачи возглавляют список всех отраслей. Вместе они лишают компании их конкурентоспособности и потенциала роста.

    К счастью, так быть не должно. Продолжайте читать, чтобы узнать, как оптимизация персонала может помочь вашей компании сегодня.

    Что такое оптимизация трудовых ресурсов?

    Оптимизация трудовых ресурсов (WFO) — мощная бизнес-стратегия.Он основан на идеях:

    • Информация о привлечении средств
    • Повышение эффективности сотрудников и систем
    • Баланс ключевых факторов и результатов
    • Работая «умнее»

    Можно думать о WFO как о бизнес-эквиваленте достижения гомеостаза. Когда ваше тело гомеостатически сбалансировано, жизнь прекрасна. Вы чувствуете себя потрясающе. Вы никогда не заболеете. Вы можете справиться с любыми физическими и психологическими проблемами, которые бросает вам жизнь.

    Оптимизация персонала работает точно так же.WFO идеально согласовывает ваши затраты, планирование и уровень удовлетворенности клиентов. Ваша компания работает без сбоев. Все плавно течет. У вас есть все ресурсы, необходимые для роста.

    Ядро оптимизации персонала:

    • Знать свой бизнес до мельчайших деталей
    • Точная настройка вашей деятельности для достижения конкретных целей
    • Оптимизация и улучшение потока информации и работы в вашей компании
    • Снижение риска потерь и ошибок
    • Расширение возможностей сотрудников для наилучшего выполнения работы

    Для кого это?

    WFO был первоначально разработан и предназначен для использования в крупных call-центрах.Однако он внедряется во многих отраслях благодаря универсальности его принципов и стратегий.

    По мере роста популярности и репутации WFO становится все более распространенным в таких разнообразных отраслях, как:

    • Производство
    • Розничная торговля
    • Финансовые услуги
    • Электроника
    • Промышленное производство продуктов питания
    • Товарное производство

    Практически каждая компания и отрасль могут получить выгоду от внедрения WFO.

    Преимущества оптимизации трудовых ресурсов

    Оптимизация рабочей силы предлагает бесконечный список преимуществ. Большинство из этих преимуществ попадают в несколько всеобъемлющих категорий.

    Повышенная эффективность и экономия средств

    Практика оптимизации рабочей силы устраняет отходы. Они сократили потраченное впустую время, материалы и труд.

    Компании могут добиться увеличения производительности до 30 процентов за счет:

    • Запуск новых процессов
    • Использование нового программного обеспечения
    • Оптимизация потока информации

    Эти стратегии позволяют компаниям увеличивать свои доходы без новой инфраструктуры.Большинство компаний также видят экономию за счет:

    • Снижение затрат на набор персонала
    • Снижение затрат на оборот
    • Падение прочих касательных затрат

    Уменьшение количества проблем с соблюдением требований

    В компаниях, оптимизированных для персонала, возможности недопонимания и ошибок сведены к минимуму.

    Это снижает вероятность нарушения нормативных требований. Это также позволяет компаниям быстро распознавать и исправлять проблемы, если они возникнут.

    Повышенное соответствие имеет множество преимуществ. Это избавляет компании от уплаты дорогостоящих штрафов. Это укрепляет их репутацию в отрасли и среди клиентов. Это также улучшает их положение с наблюдателями за соблюдением требований.

    Сотрудники, наделенные полномочиями

    Реализация стратегий WFO расширяет возможности сотрудников. Сотрудники оснащены необходимыми инструментами, ресурсами, знаниями и процессами.

    По мере того, как уровень удовлетворенности сотрудников стремительно растет, растет и репутация компании как прекрасного места для работы.Компании могут использовать и то, и другое для привлечения, найма и удержания лучших талантов в своей отрасли.

    Улучшение обслуживания и удержания клиентов

    Оптимизация персонала напрямую ведет к более высокому уровню удовлетворенности клиентов. Оптимизированные процессы делают компании более эффективными и гибкими.

    Это позволяет быстро реагировать на клиентов и их потребности. Улучшение информационного потока позволяет компаниям:

    • Быстрое выявление жалоб клиентов
    • Принять меры по их более быстрому разрешению
    • Более эффективное реагирование на потребности клиентов

    Счастливые, наделенные полномочиями сотрудники предлагают более качественное обслуживание клиентов, зачастую выходя за рамки возможностей.Довольные клиенты становятся лояльными и постоянными клиентами и рекомендуют компанию другим.

    Ключевые термины

    Чтобы полностью понять оптимизацию рабочей силы, может быть полезно понять несколько ключевых терминов, используемых в этом контексте.

    Оптимизация

    Один из наиболее распространенных вопросов, которые менеджеры задают при первом знакомстве с WFO: «Что конкретно означает оптимизация?»

    Если вы посмотрите определение оптимизации в словаре, оно скажет вам, что это слово означает «наилучшим образом или наиболее эффективно использовать» что-либо.

    Для целей WFO эксперты определяют оптимизированные рабочие места как рабочие места, которые максимизируют свои оценки удовлетворенности клиентов, одновременно минимизируя свои затраты.

    Важно отметить, однако, что в этом контексте эксперты также рассматривают «оптимизированный» как означающий, что компании полностью инвестировали в правильные инструменты и технологии для надлежащей поддержки своих процессов и сотрудников.

    Затраты сводятся к минимуму только до тех пор, пока эти важные опоры остаются на своих местах, а не до такой степени, что они теряются.

    Персонал

    Согласно WFO, эксперты понимают под рабочей силой всех без исключения сотрудников, которых компания может нанять. Это включает в себя не только штатных сотрудников компании, работающих полный или неполный рабочий день, но также:

    Стратегии оптимизации трудовых ресурсов

    Существует множество стратегий и подстратегий WFO. Основные практики включают:

    • Начиная с заказчика
    • Информация о привлечении средств
    • Инвестиции и расширение возможностей ваших сотрудников
    • Реструктуризация внутренних процессов для повышения эффективности

    Стратегия 1. Начни с клиента

    Если определение оптимизации заключается в достижении максимального удовлетворения клиентов при минимально возможных затратах, имеет смысл начать с понимания того, что делает клиентов счастливыми.

    Таким образом, первый шаг в WFO — это проанализировать ваши оценки удовлетворенности клиентов.

    В частности, вам необходимо определить, что мешает вам достичь 100-процентного уровня удовлетворенности клиентов.

    На этом этапе важно не фильтровать информацию через существующие ожидания, привычки и мнения. Посмотрите на свой продукт или услугу глазами клиентов и составьте объективный список проблем или болевых точек по мере их возникновения. Это может включать, среди прочего:

    • Согласованность
    • Своевременность доставки
    • Отсутствие опций
    • Недостаточно отзывчивый персонал службы поддержки клиентов
    • Сложные в использовании интерфейсы обслуживания клиентов

    Вы можете собрать эту информацию из существующих отзывов клиентов или получить свежие отзывы с помощью опросов или других методов.Получив информацию, вы готовы к Стратегии 2.

    Стратегия 2: Информация о кредитном плече

    Что означает использование информации? На что это похоже?

    Первый шаг — по-настоящему понять свои операции. Это предполагает идентификацию:

    • Что не работает
    • Неэффективность, отнимающая у вас время и деньги
    • Где возникают препятствия или задержки в ваших процессах или системах
    • Существующие пробелы в коммуникации
    • Области, где вы не можете удовлетворить своих клиентов
    • Случаи, когда вы не можете привлечь своих сотрудников

    Часто компаниям выгодно привлечь опытных третьих лиц для помощи в этой части процесса.

    Эти компании часто имеют в своем распоряжении сложные аналитические инструменты и программное обеспечение, которые могут ускорить процесс детализации груды информации, чтобы добраться до основных проблем. Они также обладают навыками создания визуальных справок, которые необходимы руководителям компаний для четкой визуализации и концептуализации результатов.

    Независимо от того, получаете ли вы помощь или делаете это в одиночку, вы хотите достичь точки, в которой вы сможете полностью увидеть свои возможности для улучшения и их влияние.Это даст вам возможность принимать разумные и обоснованные решения.

    Стратегия 3. Инвестируйте в своих сотрудников и расширяйте их возможности

    Ваши сотрудники — это то, что заставляет вашу компанию работать. Если они не работают с максимальной эффективностью, ваш бизнес тоже.

    Однако создание сильной рабочей силы — это многоэтапный процесс, и каждый шаг на счету. Оптимизация вашей рабочей силы включает в себя поиск нужных людей, их привлечение и инвестирование в их успех.

    Найдите подходящих талантов и задействуйте их

    Америка испытывает нехватку квалифицированной рабочей силы. Найти и удержать талантливых специалистов еще никогда не было так сложно и важно.

    Однако, как обнаруживают многие компании, это не та проблема, которую они могут решить, вкладывая в нее деньги. Исследования показывают, что сегодня лояльность сотрудников покупается за счет расширения прав и возможностей.

    Чтобы найти и удержать лучших сотрудников, компании должны вооружить их навыками, свободой и инструментами, необходимыми для выполнения их работы.

    Это приносит большие дивиденды. Вовлеченные сотрудники приносят на 20 процентов больше продаж и неизменно вызывают на 10 процентов больше удовлетворенности клиентов, чем их незанятые коллеги. Это может принести работодателям огромную прибыль.

    Инвестируйте в свой успех

    Даже самые лучшие и наиболее заинтересованные сотрудники не могут выкладываться на полную, если им со всех сторон мешает и мешает нехватка жизненно важных ресурсов.

    Используйте уроки, которые вы извлекли из подробной информации, доступной вам после реализации Стратегии 1, чтобы определить, что действительно нужно вашим сотрудникам.

    Это может включать такие вещи, как новое оборудование, программное обеспечение или новое или расширенное обучение.

    Держите их в курсе и дайте им голос

    Отсутствие связи со своими сотрудниками или плохое общение с ними — распространенная, но невероятно дорогостоящая ошибка. Это тратит впустую время и энергию, способствует недоверию и разобщению и даже может заставить хороших сотрудников покинуть вашу компанию.

    В рамках реализации WFO ожидается:

    • Привлекайте сотрудников к обсуждению WFO с самого начала
    • Проактивно устранять их опасения по поводу воздействия предстоящих изменений на их рабочие места и безопасность работы
    • Держите их в курсе на каждом шагу
    • Честно прислушивайтесь к их отзывам и встраивайте их в свои информационные системы
    • Обучайте менеджеров и сотрудников более эффективным стилям, методам и процессам общения
    • Инвестируйте в технологии и инструменты, которые упрощают и улучшают общение между сотрудниками на всех уровнях, как внутри, так и между отделами

    Стратегия 4: Реструктуризация для повышения эффективности

    Последний шаг в оптимизации рабочей силы — это реструктуризация ваших процессов для устранения существующей неэффективности и достижения новой эффективности.Обычно это включает комбинацию подстратегий.

    Автоматика

    Почти каждая компания, которая занимается WFO, найдет возможность и потребность автоматизировать стандартные повторяющиеся задачи на своих рабочих местах. Общие примеры включают:

    • Планирование
    • Учет посещаемости и рабочего времени сотрудников
    • Задание

    Оптимизация трудовых ресурсов требует от компаний мыслить нестандартно, исходя из своих «унаследованных» систем.«Больше нецелесообразно продолжать использовать менее эффективную систему просто потому, что это то, что вы всегда делали. Инвестиции в новые, более эффективные системы обеспечат огромную экономию средств в долгосрочной перспективе.

    Автоматизированные системы также могут обеспечивать постоянную обратную связь. Это дает компаниям возможность использовать дополнительную и актуальную информацию. Это очень важно для последующих итераций и уточнений.

    Изменение рабочих процессов

    Компаниям, участвующим в WFO, следует ожидать изменения своих рабочих процессов и расписания.

    Оптимизация рабочей силы позволяет компаниям точно видеть, что им нужно, когда и где им это нужно. Это позволяет им добавлять нужных людей в нужные места именно тогда, когда это необходимо.

    Этот уровень проницательности, точности и маневренности меняет все.

    Компании обычно видят:

    • Новые шаблоны планирования
    • Новый процесс распределения задач внутри и между отделами и сменами
    • Различные сроки и временные рамки от начала до конца
    • Изменения в прежних ролях, обязанностях и взаимодействиях

    Сочетание новых технологий с новыми рабочими процессами необходимо для достижения полного успеха в WFO.

    AI

    В рамках реструктуризации некоторые компании могут даже перейти на ИИ. Интеграция систем искусственного интеллекта (ИИ) с вашими человеческими ресурсами может иметь большое значение.

    AI часто можно поручить рутинным, неприоритетным задачам. Это позволяет вам переводить квалифицированных рабочих на выполнение более важных задач.

    «Чат-боты» AI — отличный тому пример. Боты часто могут справляться с регулярными низкоуровневыми запросами клиентов, например, с тем, где найти информацию на вашем веб-сайте.

    Поскольку чат-боты могут помочь нескольким клиентам одновременно, это дает дополнительные преимущества. Это освобождает время рабочих и сокращает время ожидания клиентов.

    AI также является идеальным помощником для клиентов первой линии для запросов по телефону и электронной почте. Их можно запрограммировать так, чтобы они задавали несколько предварительных вопросов. Тогда они смогут точно и надежно доставить клиентов в нужное место.

    Это экономит время сотрудников и предотвращает разочарование клиентов.

    Начать знакомство с WFO сегодня

    Начните изучать, как оптимизация персонала может повысить вашу эффективность, репутацию и доход уже сегодня.Позвоните экспертам, и пусть они начнут вам помогать прямо сейчас, потому что сейчас самое время изменить ваш рабочий процесс и персонал для достижения максимальной эффективности.

    8 способов оптимизировать рабочую среду

    Попрощайтесь со скучным офисом — оптимизируйте рабочую среду и увидите рост производительности!

    Было проведено несколько исследований способов оптимизации вашей рабочей среды и преимуществ оптимизации. Исследования сосредоточены на различных темах, от определения места, где вы работаете, типа мебели в офисе до использования цвета и освещения, что дает вам широкий спектр возможностей для улучшения здоровья и продуктивности в офисе.Хотя вариантов много, здесь мы дадим вам несколько советов о том, как обеспечить эффективную, продуктивную и здоровую рабочую среду для всех.

    Обновите свое рабочее пространство

    Многие люди часами сидят за своим столом, работая на компьютерах, и типичная установка — стандартный стол и стул. Однако есть альтернативы. Например, у многих людей производительность повышается, когда они используют регулируемый стол, который позволяет им стоять или сидеть по своему усмотрению.Другой вариант — для членов команды заменить стулья на аэробные мячи; они могут положительно повлиять на здоровье, осанку и, следовательно, на продуктивность.

    Спросите свою команду: «Когда вы работаете лучше всего?»

    Некоторые люди работают утром, в то время как другие более продуктивны днем. Позвольте отдельным членам команды определить, когда они наиболее эффективны, и соответствующим образом спланировать свое расписание. Когда это возможно, гибкий график и четырехдневная рабочая неделя могут значительно повысить производительность вашей команды.

    Отделка и освещение

    Красочное рабочее место может повысить мотивацию, так же как и схема освещения. Более того, исследования показали, что округлая мебель создает более продуктивную рабочую среду, чем угловая мебель. Такие вопросы могут показаться тривиальными, но если офис все равно будет заполнен мебелью, гораздо лучше выбрать мебель, которая увеличивает, а не снижает эффективность.

    Растения и произведения искусства

    Растения также являются отличным способом создать теплую и уютную рабочую атмосферу.Они дают офису ощущение жизни, выходящее за рамки повседневных деловых задач. Чем менее стерильным и живым выглядит офис, тем продуктивнее и счастливее будет ваша команда. Произведения с вдохновляющими и мотивирующими словами также могут создать фон, который работает на подсознательном уровне, подталкивая вашу команду к инновациям и повышению эффективности.

    Сохраняйте позитивный настрой

    Исследования показывают, что люди лучше работают в позитивной среде. Если вы хотите оптимизировать свое рабочее пространство, убедитесь, что энергия в команде является как можно более позитивной.Если вы заметили, что отрицает атмосферу в офисе , примите меры для исправления ситуации путем разрешения конфликтов, изменения правил или любых других мер, которые вы сочтете необходимыми. Внимательно относитесь к проблемам членов команды, чтобы они тоже имели право голоса в том, как выглядит их позитивная рабочая среда. Сосредоточившись на положительной энергии, вы также заметите повышение эффективности и большую готовность заниматься работой.

    Использовать доступные технологии

    В нашем современном мире технологии постоянно развиваются, и это может быть большим подспорьем для вашей рабочей среды.Найдите время, чтобы узнать о новейших технологиях и о том, как вы можете внедрить их на своем рабочем месте. Будь то новая бухгалтерская программа, предназначенная для оптимизации процесса, или новые клавиатуры, адаптированные к эргономическим потребностям членов вашей команды, даже самые незначительные технологические достижения могут принести значительную пользу вашей компании.

    Оптимизируйте вместе со своей командой

    Стремясь оптимизировать рабочую среду, помните, что тиранический лидер — даже с самыми лучшими намерениями — приносит больше вреда, чем пользы.Предоставьте членам вашей команды право голоса в процессе; в конце концов, это такая же их рабочая среда, как и ваша.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.