Как оформить правильно протокол собрания: как правильно оформить протокол общего собрания собственников – НП «ЖКХ Контроль»

Бесплатный шаблон протокола собрания в Microsoft Word

Протоколы собрания позволяют вести учёт всех процедурных действий, будь то корпоративное собрание, собрание правления неправительственной организации или неформальное собрание комитета. Эффективное и быстрое составление протокола собрания позволит вам держать все собрания под контролем и без труда предоставлять краткую сводку тем, кто не смог присутствовать на нём. Чтобы упростить процесс ведения протокола собрания, просто воспользуйтесь заранее отформатированным для ваших нужд шаблоном. 
Ниже вы найдёте комплексную подборку бесплатных шаблонов протоколов собрания для Word. Можно выбрать шаблон официального или неофициального протокола, протокола корпоративного собрания или собрания правления вашей организации, а также простой или детализированный шаблон. Эти шаблоны просты в использовании, могут быть сохранены и преобразованы в формат PDF. Мы также расскажем вам, как создать шаблон протокола собрания в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц.

 

Как создать эффективный протокол собрания

Какова бы ни была цель проведения собрания, будь то разработка внутренних правил и политик для крупной организации или распределение обязанностей между сотрудниками, наличие точного и структурированного протокола собрания всегда является большим плюсом. Протокол позволяет вести учёт одобренных ходатайств и содержит сведения о лицах, ответственных за их воплощение в жизнь. Ведение протокола во время самого собрания может показаться сложной задачей, но следование указанным ниже рекомендациям значительно упростит весь процесс. 

• Планируйте вашу повестку дня. Создайте схематичный план всех ваших задач и укажите время, отведённое для каждой из них.
• Обновите свои знания положений «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта. Если вы следуете формальной процедуре проведения собрания, вам подойдёт шаблон протокола собрания, включающий в себя последовательность шагов, закреплённую в книге Генри М. Роберта «Правила парламентской процедуры».
• Отмечайте присутствующих участников по мере их появления на собрании. Таким образом вы сэкономите время на самом собрании, отметив присутствие участников заранее. Кроме того, отмечайте отсутствующих лиц.
• Разъясняйте решения. Прежде чем обсуждение перейдёт к следующему пункту повестки дня, убедитесь, что чёткое и ясное решение было принято и запротоколировано. 
• Записывайте ключевые сведения. Не старайтесь внести в протокол все подробные детали собрания. Ваша цель – убедиться, что все принятые решения, а также назначения ответственных лиц и определение действий к выполнению было запротоколировано. Использование шаблона протокола поможет вам придерживаться схематического плана собрания и вести учёт только важной информации.
• Редактируйте заметки для простоты понимания. Сразу после собрания просмотрите свои записи; с их помощью вы сможете составить наиболее точный протокол собрания.
  Используйте официальный тон и будьте краткими, занося в протокол при этом самую важную информацию, например действия или ходатайства. Составляйте краткую сводку для всех комментариев и обсуждений, но избегайте перехода на личности и враждебности. Старайтесь создать профессиональный документ, который будет служить официальной записью происходящего во время собрания.

Шаблон классического протокола собрания

 

Этот бесплатный шаблон протокола собрания представляет собой классический схематический план и прост в использовании. По своей структуре он следует рекомендациям «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта и похож на представленный ниже шаблон официального протокола собрания. 

‌ Загрузить шаблон классического протокола собрания

 

 

 

Шаблон официального протокола собрания

 

Этот шаблон официального протокола собрания следует рекомендациям «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта и включает в себя такие разделы, как «Открытие собрания», «Участники», «Отчёты», «Объявления» и «Ходатайства», которые были внесены для голосования. После того, как протокол будет одобрен в качестве официальной записи для использования на следующем собрании, секретарь сможет подписать и поставить дату в нижней части протокола. Этот шаблон содержит основные элементы протокола собрания, но его можно расширять, добавляя дополнительные детали.

‌ Загрузить шаблон официального протокола собрания

 

 

Шаблон протокола собрания сотрудников

 

Этот шаблон протокола собрания сотрудников позволит вам систематизировать ваши собрания и проводить их вовремя. В шаблоне есть место для подробного отображения повестки дня собрания. Кроме того, для каждого элемента повестки дня можно указать временные рамки. Вопросы, возникшие во время предыдущих мероприятий, могут быть решены вместе с новыми задачами повестки дня и обсуждением информации об обучении сотрудников. Вы также можете указать, какие сотрудники присутствовали на собрании и выступали в качестве посредника. 

‌ Загрузить шаблон протокола собрания сотрудников

 

 

Простой протокол собрания

 

Этот простой шаблон протокола собрания чётко отображает все действия, которые необходимо выполнить, и сроки их выполнения. Этот шаблон может быть использован при ведении бизнеса, а также в школах, клубах и любых других организациях, которые устраивают собрания комитетов. Простая структура шаблона позволяет без труда просматривать данные об организаторах собрания и обсуждаемых элементах повестки дня. Кроме того, вы можете указать, кто вёл протокол, что будет полезно, если у вас нет официально назначенного секретаря.

‌ Загрузить простой шаблон протокола собрания

 

Подробный протокол собрания

 

Формат подробного шаблона упрощает процесс ведения учёта и систематизации большого объёма данных. Сохраняйте все важные подробности вашего собрания, включая дополнительные заметки и сведения, которые не поместились в отведённые места для действий и элементов повестки дня. Вы также можете составить список принятых решений, и, кроме того, в верхней части имеется место для указания цели собрания, благодаря чему все участники смогут сфокусироваться на главном.

‌ Загрузить шаблон подробного протокола собрания

 

 

Протокол собрания для обсуждения проекта

 

Если вы проводите собрание с целью обсудить текущий проект, создайте последовательный и структурированный протокол этого собрания. Укажите название проекта в верхней части протокола, а также цель текущего собрания. Простой формат делает протокол простым для чтения и использования в качестве справочного материала, что важно для участников проекта, которые не смогли присутствовать на собрании. Вы также можете добавить сведения о задачах и ответственных за их выполнение лицах, а также планах в отношении последующих собраний, которые можно добавить в нижней части шаблона.

‌ Загрузить шаблон протокола собрания для обсуждения проекта

 

 

 

Шаблон протокола повестки дня собрания

 

Этот шаблон отлично подойдёт для протокола собрания сотрудников или любого протокола собрания, которое не состоит из большого количества официальных шагов и не включает в себя много подробных сведений. Без труда составляйте схематичный план действий, одобренных к выполнению по результатам собрания.

‌ Загрузить шаблон протокола повестки дня собрания

 

 

Протокол собрания правления

 

Этот бесплатный шаблон собрания правления позволяет установить, кто из членов правления принимал участие в совещании и насколько это собрание правомочно (имеет кворум). А схематичная структура упрощает процесс ведения детализированного учёта обсуждений, отчётов, повестки дня и результатов голосования. Шаблон также содержит место для подписей, так что председатель правления сможет одобрить протокол.

‌ Загрузить шаблон протокола собрания правления 

Шаблон протокола корпоративного собрания

 

Персонализируйте этот бесплатный шаблон протокола корпоративного собрания, добавляя логотип или название вашей компании в верхней части. У этого шаблона простой и строгий формат, и вы без труда сможете использовать его в качестве справочного материала после собрания. Действия для выполнения, ответственные за их выполнение лица и сроки выполнения указываются в шаблоне и сортируются по темам. Предоставляя копию протокола всей вашей команде, вы упрощаете достижение корпоративных целей.

‌ Загрузить шаблон протокола корпоративного собрания

 

 

Шаблон протокола неформального собрания

 

Если ваше собрание носит неформальный характер, а ваш протокол не требует большого количества деталей, вам подойдёт этот базовый шаблон протокола неформального собрания. Он предлагает простой схематичный план, представляя собой более структурированный подход, чем простая запись заметок. Кроме того, в этот шаблон можно добавить дополнительные данные или, наоборот, сделать его еще более простым, в зависимости от ваших условий.

‌ Загрузить шаблон протокола неформального собрания

 

 

 

Формат протокола собрания

 

Этот пример формата протокола собрания даст вам идеи о том, какую информацию размещать в каждом разделе. Это очень удобный шаблон, который будет полезен новичкам в составлении протоколов собраний. Он достаточно детализирован и позволяет осветить все аспекты собрания. Шаблон включает в себя примеры элементов повестки дня, а также инструкции о том, как распространить протокол между участниками собрания после его завершения.

‌ Загрузить формат протокола собрания

 

 

Узнайте, как использовать простые шаблоны протокола собрания в Smartsheet

Предоставьте своим сотрудникам возможность работать максимально эффективно с помощью гибкой платформы, разработанной с учётом потребностей вашей команды и умеющей адаптироваться по мере их изменения. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

 

 

Протокол общего собрания в очно-заочной форме \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Протокол общего собрания в очно-заочной форме

Подборка наиболее важных документов по запросу Протокол общего собрания в очно-заочной форме (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Акционерное общество:
• Акционер
• Акционерное общество
• Акционерное соглашение
• Акционерное соглашение образец
• Акционерные общества с государственным участием
• Ещё…

• Многоквартирный дом:
• Автономное отопление
• Адресные таблички
• Акт о протечке
• Акт опломбировки
• Благоустройство дворовых территорий
• Ещё…

Формы документов: Протокол общего собрания в очно-заочной форме

Судебная практика: Протокол общего собрания в очно-заочной форме

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Протокол общего собрания в очно-заочной форме

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Годовой отчет. Жилищно-коммунальное хозяйство — 2021»
(под общ. ред. д. э. н. Ю.А. Васильева)
(«БиТуБи», 2021)Решения ОСС оформляются протоколом общего собрания письменно, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств, в сроки, установленные общим собранием, но не позднее 10 календарных дней с даты проведения собрания (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ, п. 2 Требований к оформлению протоколов общих собраний). При проведении собрания в очно-заочной или заочной форме голосования 10-дневный отсчет ведется с даты окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование. При очно-заочном голосовании составляется один протокол, оформлять протокол отдельно по очной части не нужно (Апелляционное определение Омского областного суда от 10.01.2019 по делу N 33-142/2019).

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Годовой отчет. Жилищно-коммунальное хозяйство — 2020»
(под общ. ред. д. э. н. Ю.А. Васильева)
(«БиТуБи», 2020)Решения ОСС оформляются протоколом общего собрания письменно в сроки, установленные общим собранием, но не позднее 10 календарных дней с даты проведения собрания (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ, п. 2 Требований к оформлению протоколов общих собраний). При проведении собрания в очно-заочной или заочной форме голосования 10-дневный отсчет ведется с даты окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование. При очно-заочном голосовании составляется один протокол, оформлять протокол отдельно по очной части не нужно (Апелляционное определение Омского областного суда от 10.01.2019 по делу N 33-142/2019).

Нормативные акты: Протокол общего собрания в очно-заочной форме

Как быстро и легко составлять протоколы совещаний

Написание хороших протоколов совещаний может сэкономить время и деньги. Краткие протоколы, отражающие цель собрания и его согласованные результаты, представляют собой запись, к которой можно вернуться и использовать для последующих целей позже. Хорошие протоколы кратки и по существу, но в то же время они не пропускают важную информацию.

Зачем писать протокол собрания?

Составление протоколов может занять время и может показаться неважной задачей по сравнению с «настоящей работой», но на самом деле неведение протоколов совещаний может дорого обойтись как с точки зрения времени, так и с точки зрения ресурсов. Если вы не будете вести протокол, вы обнаружите, что у ваших коллег воспоминания о встрече отличаются от ваших. У них также могут быть разные представления о том, что было согласовано. Если нет минут, то важные задачи будут забыты или не достигнуты к сроку.

Создание протокола собрания обеспечивает письменный отчет о том, что было согласовано на собрании. Хорошие протоколы собраний сообщают людям, что было решено, чего им нужно достичь и к какому сроку. Получение протоколов собраний пробуждает воспоминания о задачах, которые нужно выполнить людям. Если задача не выполнена, вы можете вернуться к протоколу собрания и принять меры. Без протокола собрания у вас нет возможности обратиться за помощью, если действие не было выполнено. В худшем случае, если протокол встречи не будет записан, вам может понадобиться повторить встречу.

В некоторых случаях протокол собрания может потребоваться по юридическим причинам. Примером этого является то, что местные уставы требуют этого для определенных типов организаций. Также они могут потребоваться для проведения дисциплинарных собраний с работниками. Привычка вести протоколы совещаний — хорошая практика.

Что необходимо включить?

Когда вы составляете протокол собрания, вам необходимо включать в него различную информацию. Вы должны указать причину встречи, о чем она была, где и когда она была проведена. Важно включить список участников – их имена и фамилии. Если вы не уверены, вам нужно спросить, чтобы убедиться, что вы правильно назвали имена, иначе ваши протоколы собрания могут вызвать раздражение у участников. Если кто-то не присутствовал, но это было важно, это должно быть включено. Например, иногда решения не могут быть приняты без присутствия конкретного человека.

Есть еще три основных вопроса, которые следует включить в протокол:

• Что было достигнуто во время встречи.
• Решения, принятые на собрании. Ваши протоколы будут служить письменным подтверждением того, что эти решения были приняты.
• Любые действия, которые были согласованы. В этом случае вы должны указать само действие, кому оно было поручено, и дату, до которой оно должно быть завершено.

Наконец, если была согласована последующая встреча, это следует указать.

Чем может помочь MeetingKing?

MeetingKing предлагает множество функций, которые помогут вам лучше вести протокол, в том числе:

• Возможность делать заметки и назначать задачи в одном приложении
• Запись в виде пули
• Минуты одного клика в конце собрания
• Один централизованный актуальный документ (минуты не потеряются в папке «Входящие» или на сервере)
• Легкий доступ для всех участников к обновлению и комментариям
• Платформа для доставки материалов для поставленных задач
• Задачи, связывающие собрания
• Одно место для всех насадок
• Повестка дня служит образцом для протокола
• Служит основой для записей и протоколов собрания
• Приглашенные НЕ обязаны иметь учетную запись MeetingKing

Хотите узнать больше? Посмотрите, как MeetingKing упрощает составление протоколов совещаний.

7 шагов к написанию четкого и лаконичного протокола встречи + шаблон

Первый раз, когда кто-то просит вас вести протокол встречи, может, мягко говоря, сбить с толку. Вы могли бы неопределенно кивнуть. Конечно, вы можете вести протокол собрания. Вы знаете, что такое собрание, и вы, конечно, знаете, что такое протокол, так что очевидно, что протокол собрания — это…

Когда вы думаете о только что принятом задании, вам открывается леденящая душу неизбежная истина. На самом деле вы понятия не имеете, что такое на самом деле протокол собрания, и, следовательно, технически говоря, вы не знаете, как его записывать.

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Содержание страницы (Нажмите, чтобы перейти)

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это записи, которые помогают заинтересованным сторонам быстро понять цель и результаты собрания. Эти четкие и краткие записи должны включать ключевые моменты, потребности, действия и обсуждаемые возможности. Любая заинтересованная сторона, независимо от того, присутствовали они на данном собрании или нет, должна иметь возможность просмотреть протокол и знать, какой вклад они могут внести в проект или принять ключевое решение.

Протоколы совещаний могут быть средствами прозрачности, если, например, вы используете их для общения и уточнения того, как руководство приняло определенные решения. Протоколы могут быть спасителями непрерывности, если, например, они позволяют новым сотрудникам и руководителям быстро знакомиться с историей проекта. Они могут даже действовать как трекеры прогресса, если вы используете их для запуска и управления мини-проектом с согласованными сроками, элементами действий и целями.

👉 Попробуйте бесплатный шаблон повестки дня собрания

от monday.com. Итак, как видите, протоколы собраний могут быть такими, какими вы их сделаете, они служат разным целям и поддерживают разные цели.

Если все сделано правильно, протоколы совещаний могут действительно служить стратегической и обогащающей цели, улучшая решения в вашей компании , особенно если, как Марсия В. Бленко, автор и консультант, сказала в одном из 10 обязательных к прочтению HBR по стратегии, примечания стратегически запланированы для демократизации знаний компании и формирования общего понимания:

«Если менеджеры внезапно осознают, что они тратят меньше времени на совещания, задаваясь вопросом, зачем они там присутствуют, это ранний признак того, что компании стали лучше принимать решения. Когда встречи начинаются с общего понимания того, кто несет ответственность за внесение ценного вклада, а у кого есть D, метаболизм принятия решений в организации ускорится».

Несмотря на номенклатуру, ведение «протокола собрания» не означает, что вы должны детализировать каждую минуту собрания. Никто, особенно не каждый, кто уже просидел на собрании, не хочет свернуться калачиком с кропотливо детализированной игрой за пьесой. Как оказалось, если называть эти важные выводы «протоколами совещаний», то они звучат гораздо более детализировано, чем должны быть. На самом деле мы узнали из Wild Apricot , что «протоколы» относятся к практике записи мелочей, а не к самим протоколам собрания.

Продолжайте читать, чтобы узнать не только о том, как вести протоколы совещаний, но и о том, как вести протоколы, которые помогут всем в вашей компании быть более стратегическими, решительными и информированными. Воспользуйтесь советами вместе с нашим любимым шаблоном протоколов совещаний, чтобы завоевать репутацию ведущего корпоративных протоколов.

Pro-Tip: Если вам нужна поддержка и ресурсы, необходимые вам не только для протоколов совещаний, но и для других ваших служебных обязанностей, то вы, вероятно, захотите подписаться на Assist, бесплатный еженедельный информационный бюллетень, который доставляет советы, инструменты и поддержку, которые вам нужны, чтобы сделать абсолютно все или даже начать новую карьеру в EA.

Как вести протокол встречи и заметки: пошаговые инструкции

Шаг 1: Разработка процесса и шаблона

Процесс

Сделайте это за несколько недель/месяцев до встречи. Наличие плана гарантирует, что ваши протоколы собраний будут исчерпывающими, и поможет вам не сбиться с пути во время записи.

Так же, как дом нуждается в четком плане, если вы хотите, чтобы процесс строительства шел гладко, протоколы совещаний нуждаются в надежном основном процессе и структуре, если вы хотите, чтобы они были полезными и удобными для использования и записи людьми.

Процесс составления протоколов собраний должен состоять из четкого шаблона, а также хорошо документированных дел или контрольных списков, которые поймут все, кто берется за протоколы.

Говоря о задачах, знаете ли вы, что можете автоматизировать этот процесс и сэкономить более 10 часов в неделю с помощью бесплатного инструмента под названием Office Otter? Проверьте это и поблагодарите нас позже.

Шаблон

В идеале ваш шаблон должен основываться на протоколах предыдущих собраний, проведенных в вашей организации. Если у вас нет организационного прецедента, которому нужно следовать, создайте собственный шаблон, используя повестку дня собрания и готовый шаблон , который вам нравится.

Зачем использовать повестку дня в качестве отправной точки? Как сказал один внештатный консультант по проектам на monday.com:

: «Используйте повестку дня встречи, чтобы отразить то, что обсуждалось, чтобы не дублировать эту информацию, четко указать, что необходимо сделать в результате встречи. , запишите звук, чтобы ничего не пропустить, а затем разошлите свои заметки всем участникам, чтобы было ясно, кому нужно выполнить домашнее задание».

Если вы создаете шаблон на 100 % с нуля, вот некоторые элементы, которые вы должны включить:

Основы

• Имя конспектёра
• Название организации
• Дата и время
• Участники встречи
  • Укажите всех, кто присоединился к собранию после его начала, но отметьте время их прибытия, чтобы было ясно, за какие решения они голосовали или принимали участие.
  • Обратите внимание, кто из участников занимает ключевые посты в вашем совете директоров или в составе некоммерческих спонсоров.
• Цель собрания (вы запросите это у организатора собрания на следующем шаге!)
• Резюме отчетов и объявлений

Реальная субстанция

• Принятые решения
• Обсуждены альтернативные действия/варианты
• Последующие вопросы, включая согласованные роли и обязанности

Контрольный список протоколов собраний

В этом контрольном списке перечислены все этапы, подробно описанные ниже. Это должно помочь коллегам и соавторам понять, как вести протокол в случае вашего отсутствия.

• Создайте шаблон специально для предстоящей встречи, обновив стандартный шаблон, используя пункты повестки дня следующей встречи, а также учитывая участников и стиль вашей встречи.
  • Например, если ваше следующее собрание будет собранием совета директоров, на котором будут обсуждаться всевозможные уставы, вам может потребоваться обновить свой шаблон, чтобы он отражал стандартные рабочие процедуры, такие как правила порядка Роберта. Предварительно загрузив шаги в шаблон, вам будет легче идти в ногу с темпом дебатов.
• Попросите организатора собрания предоставить список приоритетных элементов для записи.
  • Например, этому лицу может потребоваться только подробный отчет о предложениях и голосовании, а не краткое изложение представленных отчетов или представленных презентаций
• Посетите собрание и заполните шаблон заметок о собрании.
• Пересматривайте записи до тех пор, пока не останутся только важные события, решения и действия.
• Раздайте протоколы участникам и заинтересованным сторонам. Обязательно называйте назначенные действия и отмечайте все шаги по обеспечению подотчетности. (Например, если вы вводите задачи в систему управления проектами и т. д.)
• Зарегистрируйте протокол в системе записи, которую используете вы и ваша команда.

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Шаг 2. Подготовьтесь к созданию лучших заметок

Лучший способ подготовиться к ведению заметок на совещании — точно определить, что будет наиболее полезным и наиболее целесообразным для записи.

Сделайте это, обратившись к владельцу собрания за списком приоритетных вопросов. Подтолкните это контактное лицо, если сможете, к раскрытию самой важной части информации, которую нужно зафиксировать во время ведения заметок.

Вот несколько советов от опытных помощников руководителей, которых нам повезло найти в нашем сообществе:

«Я найду несколько протоколов других встреч и прочитаю их в первую очередь, чтобы понять, что они ищут. . Спросите своего руководителя: «Это то, что вы ищете?»

«Прежде чем прыгать, я узнаю из протокола, на что надеется организатор. Я беру протоколы для еженедельных совещаний топ-команды, а моему руководителю нужны только основы, ничего особенного. Но для нашего ежегодного ретрита я придерживаюсь более формального формата, написание которого занимает значительно больше времени. Так что выясните это, а затем вы сможете найти шаблоны, которые могут уже существовать для других комитетов в вашей организации, и/или шаблоны, которые вы найдете здесь/в Интернете».

Пст! Если вы хотите получать такие советы и многое другое, вы можете присоединиться к нашему сплоченному сообществу EA, подписавшись на Assist.

Вот несколько вопросов, которые следует задать организатору собрания, когда вы свяжетесь с ним:

• Какова самая важная цель этого собрания?
• Какие несколько второстепенных целей?
• Зачем ты устроил эту встречу? (На самом деле это просто еще один способ спросить людей о цели собрания; людям проще ответить на этот вопрос, чем на вопрос «Какова ваша цель?» 9).0021
• Какое самое важное решение вы надеетесь принять на этой встрече?
• Какой из этих пунктов повестки дня кажется вам наиболее важным?
• У кого, скорее всего, будут задачи в конце этой встречи?
• Есть ли контекст, который я должен понять? (Возможно, вам это и не нужно знать, но было бы полезно выяснить, влияет ли история или конкретный политический ландшафт рабочей силы на решения или тон дискуссий на собрании. )
• Что вы ожидаете от этих минут?
• Для чего вам нужны эти минуты?
• Есть ли у вас предпочтительный формат?
• Кто-нибудь еще делает записи?

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Шаг 3. Делайте заметки как абсолютный мастер

Теперь мы подошли к сути этого процесса: написание протоколов совещаний. Если вы создали надежный шаблон и получили все необходимые ответы от организатора собрания, то вы уже сделали большую часть тяжелой работы по составлению эффективных протоколов собрания.

Вот что еще вы можете сделать, чтобы ваши протоколы совещаний соответствовали своей цели.

• Не просто записывайте. Слушать. Считай себя больше терапевтом на собраниях, чем автоматическим печатающим роботом. Внимательно слушайте и используйте свое экспертное суждение, чтобы выявить ключевые моменты, потребности и возможности, лежащие в основе всех слов.
• Последуйте совету, который когда-то получил этот блогер EA, и перестаньте записывать , кто что сказал и когда. Протоколы совещаний — это не стенограммы зала суда или сценарии фильмов с большим количеством диалогов. Отпустите то, кто что сказал, и сосредоточьтесь на сути того, что произошло.
• Смиритесь с тем, что вы, вероятно, не сможете зафиксировать все во время встречи, а также получить идеально чистые записи. (В конце концов, пересмотр — это часть процесса.) Эксперты рекомендуют просто записывать заметки, а потом думать обо всем остальном. Один из членов нашей группы помощников руководителей в Facebook даже сказал: «Люди склонны либо ходить по кроличьим следам, либо говорить более подробно, чем то, что вам нужно снять. Легче делать заметки, а потом подчищать».
• Сосредоточьтесь на фиксации действий , если только по правилам вашей компании вы не должны фиксировать все дословно.
• Используйте маркированные списки, чтобы сэкономить время и при этом быть понятным.
• Следите за ключевыми фразами, такими как
  • Мы должны/должны/должны…
  • Я зарегистрируюсь/свяжусь/посмотрю…
  • Давайте узнаем больше о …
• Переключение между фактическим протоколом собрания и черновиком электронной почты. Скопируйте и вставьте действия прямо в электронное письмо, чтобы вы могли легко отредактировать и отправить его позже.

Приветствуем всех экспертов в нашей группе Facebook за предоставление этих бесценных лакомых кусочков! Запросите Assist, наш бесплатный еженедельный информационный бюллетень, чтобы получать еще больше подобных советов по всем вопросам, от управления календарем до расшифровки ваших должностных обязанностей.

О ведении протоколов виртуальных собраний…

Приведенные выше правила применяются как к личным, так и к виртуальным собраниям. Тем не менее, есть несколько бонусных советов для тех, кто ведет протокол виртуальных совещаний:

• Используйте все технологии (например, варианты ниже в нашем разделе программного обеспечения и инструментов для протоколов совещаний) вы можете сделать свою жизнь проще . Это одно из преимуществ виртуальных встреч. Вы можете присутствовать, пока у вас есть несколько запущенных программ.

• Записывайте встречи, если позволяют ваши технологии, а также если у вас есть общее разрешение . Большинство технологий предлагают ненавязчивые функции записи, которые упрощают загрузку файлов и работу с ними позже.

• Используйте индикатор выполнения записи, чтобы отмечать метки времени, когда происходят важные обсуждения . Таким образом, если вы обнаружите, что какая-либо из ваших заметок неясна, вы будете точно знать, к какому месту в записи нужно перейти, чтобы получить необходимые пояснения.

• Говорите, если с подключением, пропускной способностью или другими проблемами трудно слышать людей . Чтобы выполнять свою работу, вам нужно все слышать и слышать отчетливо, поэтому сообщайте о любых проблемах, с которыми вы сталкиваетесь, когда пытаетесь заснять встречу.

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Шаг 4.

Пересматривайте и полируйте заметки до блеска

В процессе проверки вы полируете потенциально беспорядочный набор сделанных вами заметок, пока они не засияют, как безупречные официальные записи, которыми им суждено стать. Ваша цель на этом этапе — отсеивать свои заметки до тех пор, пока не останутся основные, предпочтительно действенные пункты. «Совершенство достигается не тогда, когда больше нечего добавить, а тогда, когда нечего убрать». Нажмите, чтобы твитнуть

Французский писатель Антуан де Сент-Экзюпери однажды сказал: «Совершенство достигается не тогда, когда нечего добавить, а тогда, когда нечего убрать».

Помните: пересматривайте как можно скорее.

Лучше вычитывать и пересматривать, пока встреча еще свежа в памяти. Вы можете быть удивлены, как может помочь даже небольшой контекст, который у вас в голове через несколько часов после встречи. Просто попробуйте подождать неделю, чтобы отшлифовать свои протоколы, чтобы понять важность пересмотра как можно скорее. Подождите слишком долго, и вам, возможно, придется подвергать сомнению даже небольшие предложения, пытаясь понять, о чем вы говорите.

Кроме того, как мудро сказал один член нашего сообщества EA:

«Чем дольше мы храним протоколы и заметки совещаний, тем меньше вероятность того, что кто-то их прочитает».

Определите предпочтительный процесс проверки, опираясь на приведенные ниже шаги и даже превратив их в контрольный список.

• Пронумеруйте страницы и отформатируйте все, прежде чем начать. Это сделает все легким для глаз.
• Убедитесь, что вы включили базовая информация для протокола , включая дату и время собрания, список участников, название организации или группы и любые другие приоритетные элементы из вашего шаблона.
• Удалите любые редакционные , любые личные суждения, мнения или идеи, которые вы могли непреднамеренно вставить.
• Организуйте заметки в маркированный список общих тем и ключевых моментов.
• Определите, что действительно важно. Вот несколько вопросов, о которых следует помнить при оценке своих заметок:
  • Это действительно «общая картина» или просто мелочи?
  • Будет ли это иметь значение через несколько месяцев?
  • Является ли эта информация действенной?
  • Поймет ли это отсутствующий?
• Корректура! Если вы работаете на экране компьютера, распечатайте копии, чтобы убедиться, что вы заметили опечатки, иначе ваши глаза могут скользить по яркому экрану.

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Шаг 5. Примечания и последующие действия по электронной почте

После того, как вы довели протоколы совещаний до абсолютного совершенства — возможно, это были 3–5 ключевых выводов, — пришло время отправить их в мир, чтобы они творили чудеса. На самом деле вам нужно разослать их заинтересованным сторонам, если вы хотите, чтобы они стали официальными письменными отчетами, которыми они должны быть. (Согласно этому сообщению, ничто не является официальным, пока заинтересованные стороны не одобрят их.)

Однако рассылка протоколов собраний — это гораздо больше, чем просто отправка любого старого электронного письма. Распределение протоколов собраний — это следующий большой призыв к действию после собрания. Четкость, с которой вы делитесь протоколом встречи, а также делегируете последующие действия и действия, может серьезно повлиять на успех проекта. Ваша миссия при рассылке протоколов собрания состоит в том, чтобы:

• Запрос на утверждение
• Благодарим всех участников собрания и членов правления за потраченное время и усилия
• Обобщить ключевое решение, чтобы даже скиммеры могли забрать ключевые моменты
• Делегировать действия среди участников собрания
• Сообщите сроки выполнения этих действий
• Сообщить дату следующей встречи, если применимо
• Предлагаю ответить на вопросы. Как официальный хранитель, а не просто ведущий протокол собрания, у вас могут быть ответы, необходимые кому-то для успешного выполнения своих задач.

Совет: Последующие действия после встречи — это почти как маленькие мини-проекты. Введите итоги встречи в этот удобный инструмент, чтобы прояснить обязанности каждого, а также обеспечить полную прозрачность того, что было сделано и что нужно сделать.

Загрузите бесплатный шаблон протокола собрания

Шаг 6. Сохраните заметки в своей базе знаний

Хотя отправка протоколов совещаний по электронной почте всегда является хорошей идеей, вам может понадобиться резервная копия для использования в будущем — на тот неизбежный момент, когда кто-то протянет руку и не сможет найти электронная почта или случайно удалена или никогда не получала ее и т. д. Вот почему мы рекомендуем вести протокол в любой системе записи, которую вы и ваша команда используете.

Что угодно, от простой папки на Google Диске до специального места в сети вашей компании, может хранить минуты. Ключевым требованием является то, чтобы каждый видел это место как источник информации. Таким образом, вам не придется отвечать на всевозможные вопросы от людей, которые просто пытаются найти протоколы.

Подождите! На этом этапе крайне важно, если вы еще этого не сделали, дать вашему файлу имя, которое имеет непосредственный смысл, а также соответствует всем установленным соглашениям об именах.

Например, MeetingTitle_Team_Data или MeetingOwner_MeetingType_Data. Этот шаг в миллион раз облегчит вам и всем остальным поиск и нахождение именно тех минут, которые им нужны.

Совет: полностью освойте этот шаг, используя такой инструмент, как monday.com, для хранения заметок и совместной работы над ними.

 

Шаг 7. Привлечение заинтересованных сторон к ответственности за принятие мер

Выше мы упоминали, что некоторые встречи, особенно последующие, могут превратиться в мини-проекты. И, по характеру работы, человек, ведущий протоколы совещаний, часто получает или просто естественно берет на себя роль куратора проекта. Это верно как для неформальных встреч, так и для заседаний совета директоров.

К тому времени, как вы дойдете до этого шага, вы уже пересмотрели свои протоколы и распространили их с четкими инструкциями. На этом этапе вы следите за тем, чтобы все были подотчетны, чтобы убедиться, что они используют предоставленные вами ресурсы и информацию для достижения прогресса и принятия мер по ключевым выводам встречи и новому бизнесу. Короче говоря, на этом этапе вы убедитесь, что то, что все обещали сделать — то, о чем все говорили, — действительно выполняется.

Использование такого инструмента, как monday.com, упростит эту задачу, так как вы и все остальные сможете легко проверять проекты и просматривать официальные отчеты о собраниях. Если вы не пользуетесь преимуществами какой-либо технологии, то еженедельная или ежемесячная проверка должна помочь. Просто позвоните или напишите по электронной почте, чтобы узнать об обновлениях статуса и напомнить всем об их обязанностях.

На этом этапе вы также можете помочь команде, возглавив расстановку приоритетов. Теперь, когда у вас было некоторое время, чтобы позволить всем событиям встречи начаться, вам просто имеет смысл организовать все действия по уровню важности. Один из простых способов сделать это – разбить все элементы встречи на квадранты в соответствии с их приоритетом и срочностью.

Загрузите бесплатный шаблон протокола совещания

Программное обеспечение и инструменты для протоколов совещаний

1) Otter

Усовершенствуйте свои заметки с помощью искусственного интеллекта

Otter был разработан, чтобы делать заметки более эффективными, организованными и полезными. Он предлагает запись и редактирование в реальном времени и даже превращает записи совещаний в стенограммы. Благодаря аккуратным заметкам, которые вы можете легко читать и просматривать, у вас есть вся информация, необходимая для того, чтобы сделать групповые встречи продуктивными для всех участников.

Почему это поможет вам с протоколом встречи:

Если у вас есть привычка записывать встречи, а затем расшифровывать записи вручную, то вы знаете, сколько времени сэкономит вам этот инструмент. Если вы обычно не создаете полную стенограмму встречи, Otter дает вам возможность сделать это быстро и легко. Стенограмма будет иметь неоценимое значение, поскольку вы систематизируете и пересматриваете свои заметки.

Один из членов нашего сообщества EA на Facebook сказал об Otter:

«Я использовал OtterAi, когда вел протокол собрания. Это стоило каждой копейки, поскольку мои протоколы подлежат проверке регулирующими органами».

 

2) monday.com

Упрощает и совершенствует процесс ведения протоколов, от создания шаблона до отслеживания отчетности

monday.com — это всеобъемлющий центр продуктивности, который вы можете использовать, чтобы сделать протоколы совещаний невероятно простыми. Вы можете построить свой процесс с помощью шаблона заметок, а затем использовать платформу, чтобы обеспечить полную прозрачность хода ключевых последующих действий, упрощая для всех, без дополнительных встреч, обмен идеями и получение информации.

Почему это поможет вам с протоколами совещаний:

Это упрощает процесс. С monday.com у вас есть не только инструмент, предоставляющий готовые шаблоны, но и платформа, необходимая для обмена заметками и управления последующими действиями.

 

3) Nifty

Делайте последующие действия на совещаниях максимально действенными и легко отслеживаемыми

Nifty — это приложение, которое позволяет вам управлять документами и задачами и совместно работать над ними в режиме реального времени. Создавайте идеально отформатированные протоколы в Nifty, а затем легко делитесь ими, чтобы соавторы добавляли комментарии и дополнения.

Почему это поможет вам с протоколами совещаний:

Помимо предоставления платформы для создания и распространения заметок о совещании, Nifty также поможет вам создать центр знаний, где другие участники совещания могут присоединиться к вопросам, которые вы, возможно, пропустили. . (В конце концов, вы всего лишь человек!)

 

4) Evernote

Наглядный способ делиться заметками и идеями

Evernote предлагает множество функций, позволяющих полностью изменить способ ведения заметок. Используйте их шаблоны, чтобы создать идеальную основу, и даже сканируйте физические документы, чтобы импортировать их в виртуальный центр заметок.

Почему это поможет вам с протоколами встреч:

Evernote заставит ваши протоколы работать на вас. Это помогает вам делать заметки, которые настолько организованы, что вы можете легко найти нужную информацию, а затем вернуться к работе.

 

5) Nuclino

Командная синхронизация, создающая ощущение, что вы пользуетесь одним мозгом.

Nuclino называет себя «коллективным мозгом», потому что он распределяет знания по вашей команде так, как будто вы действительно разделяете коллективный мозг. Эта совместная вики представляет собой домашнюю онлайн-базу для документов, заметок и других источников ценной информации.

Почему это поможет вам с протоколами собраний:

Со временем Nuclino поможет вам превратить все протоколы заседаний правления вашей организации в полезный центр знаний. Этот продукт позволяет вам ссылаться на другие соответствующие заметки и даже группировать заметки по категориям. Это означает, что у вас будет не просто папка, полная документов совещаний, но вместо этого база знаний, которую люди могут использовать для сбора контекста и истории и принятия обоснованных решений.

 

6) Ассистент

Бесплатный еженедельный информационный бюллетень, который поможет вам добиться цели

The Assist — это еженедельный информационный бюллетень по электронной почте, который содержит советы, рекомендации и рекомендации, необходимые помощникам для выполнения более важных задач, а также для личного и профессионального развития.

Почему это поможет вам с протоколами совещаний:

С новой информацией, доставляемой еженедельно, Assist будет держать вас в курсе всех методов и ресурсов, которые вам нужны, чтобы постоянно улучшать процесс ведения протоколов совещаний и выполнения всех других задач. удивительные вещи, которые вы упаковываете в день.

Загрузите бесплатный шаблон протокола собрания

Люди также задают эти вопросы о протоколе собрания

В: Для чего составляется протокол собрания?

• О: Цель ведения протокола собрания [ССЫЛКА] — помочь всем, включая людей, которые не присутствовали на собрании, быстро понять цель и результаты собрания. Несмотря на номенклатуру, ведение «протокола встречи» не означает, что вы должны детализировать каждую минуту встречи. (Никто, особенно те, кто уже высидел на собрании, не хочет разыгрывать тщательно детализированную пьесу за пьесой.) ​​

В: Что должно быть включено в протокол собрания?

• О: То, что вы включаете в протокол встречи, в конечном итоге зависит от вашей конкретной встречи и целей. Вот несколько вещей, которые должны быть практически у всех минут:
  • Имя лица, делающего записи
  • Название организации
  • Дата и время
  • Участники собрания
  • Цель встречи
  • Резюме отчетов и объявлений
  • Принятые решения
  • Обсуждены альтернативные действия/варианты
  • Последующие вопросы, включая согласованные роли и обязанности

В: Какую пользу может принести запись протоколов совещаний?

• О: Протоколы совещаний приносят пользу всем — участникам, которые были в центре внимания, отсутствующим, будущим сотрудникам, ключевым заинтересованным сторонам и многим другим. Протоколы собраний предоставляют всем этим заинтересованным сторонам, независимо от того, хотят ли они помочь или пытаются принять всеобъемлющие стратегические решения, быструю информацию, необходимую им для понимания контекста и статуса конкретного проекта или цели.

В: Могу ли я использовать Google Docs для ведения протоколов совещаний?

• О: Да, вы можете использовать Google Docs для ведения протоколов совещаний. Начните работу с шаблонами и пошаговыми инструкциями в этом посте.

В: Как правильно составить протокол собрания?

• О: Напишите эффективный протокол собрания, включив в него только то, что необходимо знать, — ключевые моменты, потребности и возможности, лежащие в основе всех слов. Стремление к краткости и ясности — лучший способ написать полезный протокол встречи, потому что, делая вещи простыми, вы гарантируете, что люди могут и будут действительно использовать ваши протоколы. Не будьте рабом шаблона; используйте его в качестве руководства, но используйте свое экспертное суждение, чтобы определить, какая информация понадобится людям позже.

В: Есть ли образец формата протокола собрания, который я могу использовать?

• О: Да, вы можете использовать множество образцов формата протоколов совещаний. В этом посте есть все, что вам нужно — шаблоны, советы и инструкции — для составления эффективных и организованных протоколов совещаний.

В: Существуют ли приложения для протоколов совещаний, которые я могу использовать?

• О: Да, вы можете использовать приложения для протоколов совещаний. Как подробно описано здесь, вы можете использовать monday.com для совместной работы над своими заметками и последующими действиями, Evernote для обновления заметок в режиме реального времени или даже Nuclino для превращения ваших заметок в интерактивный центр знаний.

В: Как написать отчет о встрече?

• Напишите отчет о совещании, сначала начав с шаблона, в идеале основанного на предыдущих отчетах в вашей организации. Если у вас нет организационного прецедента, которому нужно следовать, создайте собственный шаблон, используя повестку дня собрания и организовав ее в соответствии с понравившейся вам схемой дизайна.