Как навести порядок в документах по методу Мари Кондо
Препринт
Афиша Daily
3 декабря 2020 13:50
В издательстве «Бомбора» вышла книга Мари Кондо и Скотта Соненшайна «Магическая уборка на работе», в которой они рассказывают, как навести порядок в голове и на рабочем столе, — даже если вы трудитесь не в офисе, а сидите на удаленке. «Афиша Daily» публикует фрагмент книги.
Основное правило в работе с бумагами — выбросить все. У моих клиентов всегда бывает ошарашенный вид, когда я это говорю. Конечно же, я не имею в виду, что нужно уничтожить все бумажные документы подчистую. Я просто пытаюсь донести до собеседника, какая железная решимость нужна, чтобы отобрать только те документы, которые действительно абсолютно необходимы, и выбросить все остальное. На рабочем месте ничто так не достает нас, как бумаги, которые, кажется, накапливаются быстрее, чем мы успеваем это осознать. Бумажные листки кажутся такими тоненькими, что мы часто не задумываясь оставляем их у себя.
Однако когда приходится их разбирать, этот процесс съедает много времени, потому что нам нужно убедиться, что мы знаем их содержание. Что еще хуже: чем больше бумаг у нас накапливается, тем больше времени требуется на поиски конкретного документа или отчета и тем труднее приводить их в порядок. По этой причине я рекомендую специально выделить время в расписании для наведения порядка в бумажных документах.
Как и при работе с другими категориями, для начала соберите все свои бумаги в кучку и рассмотрите каждую.
Документы — единственная категория, которую нельзя сортировать по «критерию радости».
Вместо этого вы должны проверить их содержание. Даже письма и документы в конвертах следует вынуть и просмотреть, страницу за страницей, на случай закравшихся в них рекламных листовок или других нежелательных материалов.
Возможно, полезно будет рассортировывать бумаги по категориям, пока вы бегло просматриваете их содержание. Тогда после завершения этого процесса будет быстрее и легче разложить их на нужные места.
Бумажные документы можно разделить на три широкие категории: «требующие рассмотрения», «хранить обязательно» и «хранить, потому что этого хочется».
Категория «требующие рассмотрения» включает документы, предусматривающие какие‑либо действия с вашей стороны — например, счета и проектные предложения, на которые необходимо дать отзыв. Я рекомендую хранить их все в одном вертикальном картотечном ящике, пока вы с ними не разберетесь. Тогда они не смешаются с документами из других категорий.
Теперь давайте взглянем на документы, которые мы обязаны хранить. По закону требуется, чтобы мы хранили определенные типы отчетов, банковские выписки, контракты и прочее в течение определенного периода времени вне зависимости от того, радуют они нас или нет. Сортируйте их по категориям и отправляйте на хранение на стеллаж для документов или на полки. Если нет необходимости хранить оригиналы, можно отсканировать их и хранить в электронном виде. В этом случае эффективнее будет складывать такие документы в отдельную стопку и потом отсканировать все в один заход.
Последняя категория — это бумажные документы, которые вы хотите оставить себе по иным причинам. Например, такие, которые вы считаете нужным держать под рукой как справочные, или такие, что действительно радуют вас. Хранить их или нет — этот вопрос целиком и полностью в вашей компетенции. Но поскольку, когда люди держатся за свои вещи «просто так», часто возникает проблема рецидива, учитывайте, что основное правило для бумаг — выбросить все.
Во время уроков наведения порядка, когда клиенту трудно решить, какие документы оставить, а какие выбросить, я засыпаю его вопросами по поводу каждой бумажки: «Когда вам это понадобится?», «Как давно вы это храните?», «Насколько часто вы это перечитываете?», «Можно ли найти тот же контент в Интернете?», «Вы уже перенесли это в компьютер?», «Возникнут ли у вас проблемы, если вы избавитесь от этого?», «Вы уверены, что это приносит вам радость?».
Если обнаруживаете, что никак не можете решить, сохранить ли вам какой‑то конкретный документ, не расслабляйтесь.
Не упускайте эту драгоценную возможность. Задавайте трудные вопросы и пообещайте себе разобраться с документами так тщательно и полно, чтобы больше никогда не приходилось устраивать столь же масштабное мероприятие.
Если предпосылка «выброси все» заставляет вас упрямиться, представьте себе, как я вхожу в кабинет и объявляю, что сейчас пущу под нож все ваши документы. Что вы сделаете? За какими листочками броситесь, стремясь спасти их от шредера?
Вы можете обнаружить, что можно избавиться почти от всех бумажных документов, но это, конечно, зависит от специфики вашей работы. Одна учительница средней школы рассказала мне, что перевела в цифровой формат все необходимое, полностью опустошив два шкафа для хранения документов, а заодно увеличив эффективность своей работы.
Один мой знакомый бизнес-менеджер завел привычку определять, нужно ли ему хранить документ, прямо в момент получения. Ненужный документ тут же отправлялся под нож, и у него перестали накапливаться кучи бумаги.
Но при пользовании шредером нужно соблюдать осторожность. Тот же самый менеджер привык включать его настолько поспешно, что однажды пустил на ленточки письмо от одного из своих подчиненных с заявлением об уходе — вместе с конвертом. (Честно говоря, это был мой бывший начальник, а заявление, которое он нечаянно уничтожил, было моим.)
Некоторые читатели, добравшись до этого места в книге, возможно, испытают тревогу. Даже если разобрать все бумаги, они неизбежно будут снова накапливаться, сделав столь же неизбежным рецидив захламленности. Но не стоит волноваться! При условии, что вы будете следовать трем правилам хранения, изложенным ниже, вы больше никогда не погрязнете в бумажном беспорядке.
Правило первое: классифицируйте все документы до последнего листа.
Сначала рассортируйте свои документы по четким категориям: презентации, проектные предложения, отчеты, счета. Еще можно сортировать их по датам, проектам или именам отдельных клиентов, пациентов или учащихся.
Одна моя клиентка, например, отвела специальные папки для «идей дизайна», «идей управления», «учебных материалов по английскому» и «документов, о которых следует помнить». Используйте ту систему, которая лучше всего подходит вам.
Главное — ни в коем случае не оставлять у себя ни одного листка «просто так». Настала пора классифицировать документы таким образом, который упростит вашу работу. Позаботьтесь о том, чтобы каждая бумага была отнесена к какой‑либо категории.
Правило второе: храните документы в вертикальном положении.
Вам наверняка знакомы люди, которые вечно бормочут: «И куда подевалась эта папка?» Часто так бывает потому, что они держат свои документы в стопках на столе. У такого способа хранения есть два недостатка. Во-первых, труднее определить, сколько у вас всего документов, так что вы не замечаете, как много их накапливается с течением времени, и в результате ваш стол оказывается захламленным. Во-вторых, вы забываете о тех документах, которые лежат в нижней части стопки, и тратите много времени на их поиски.
Оптимально хранить документы в размещенных вертикально папках. Вкладывайте каждую категорию документов в отдельную папку и храните их в шкафу для бумаг или ящике, убранном на полку. При таком способе хранения легко понять, насколько много у вас документов. К тому же они выглядят аккуратно и опрятно.
Правило третье: выделите ящик для документов, требующих рассмотрения.
Выделите отдельный ящик для документов, с которыми вам нужно разобраться в этот конкретный день. Опять же я рекомендую хранить их вертикально, чтобы вы четко видели, сколько документов необходимо обработать. Если вам так больше нравится, можете использовать картотечный ящик типа подноса и складывать их в стопку, но позаботьтесь о том, чтобы не забыть о существовании документов, оказавшихся в самом низу. Обработав документы, требующие рассмотрения, избавьтесь от тех, которые необязательно хранить.
Наведение порядка в бумагах невероятно облегчает работу, поскольку вы точно знаете, сколько документов каждого типа у вас есть и где они находятся.
Разобрав документы и отведя особое место для каждой категории, взгляните на свое рабочее пространство и определите максимальный доступный объем для их хранения. Когда вы превысите этот лимит, бумаги начнут вылезать за пределы отведенного им пространства. Это сигнал о том, что их нужно перебрать. Отыскивайте документы, которые больше не нужно хранить, и расставайтесь с ними. Если проводить подобные проверки регулярно, всегда можно содержать свои документы в порядке.
Издательство
«Бомбора», перевод Э.Мельник
расскажите друзьям
люди
Мари Кондо
Порядок в документах — принцип АБВ — Организованная жизнь
Вы знаете, где находится гарантийный талон на ваш ноутбук? А оплаченные кредитные бумаги за прошлый год? Где-то там?.. В той куче?
Бумажные завалы — это проблема практически каждой семьи. Письма, счета, квитанции, выписки, журналы, календари, рекламные проспекты, страховые свидетельства, медицинские карты… Детские рисунки, уведомления, расписания, планы, напоминания…
Беспорядок в бумагах и документах — это лишние затраты времени, сил, нервов, а иногда и денег, и постоянный, фоновый стресс.
Забытые квитанции приводят к штрафам за просрочку платежа, потерянный листок с номером телефона приводит к нескольким часам перелистывания телефонного справочника… Без управления документами и бумагами ваш дом может затонуть в бумажном водовороте. Верните себе ваше время, наведя порядок в документах дома и воплотив в жизнь несколько простых советов:
Просто, как AБВ
Эффективная система управления бумажными ресурсами проста как алфавит, она основана на делении бумаг на три вида:
- Актуальныедокументы
- Базовые документы
- Вечные документы
К «актуальным» относятся бумаги «быстрого реагирования» — записки, клочки бумаги с наспех нацарапанной информацией, счета на оплату и т.д. Местом для хранения таких бумаг можно сделать папку, ящик стола или коробку в легкодоступном месте — в таком, куда не составит затруднений бросить бумагу и после этого не забыть про нее. «Актуальные» документы можно хранить на вашей стартовой площадке, например.
«Базовые» документы — это основная файловая система вашего дома. Она включает медицинские документы, свидетельства, договоры и т.д. То есть, те документы, которые не требуются каждый день, но бывают нужны время от времени.
«Вечные» документы — это ваш архив. Сюда отправляются оплаченные квитанции, старые налоговые декларации, памятные открытки и пр.
Как заставить себя сортировать документы?
Согласитесь, заставить себя отнести каждую бумажку на полагающееся ей место сразу же, как только она попала вам в руки, удается, мягко говоря, не всегда. В итоге на тумбочке или кухонном столе вновь накапливается гора макулатуры.
Заведите специальную Транзитную папку с тремя делениями: для активных, базовых и вечных бумаг. Совсем не трудно бросить наспех квитанцию или выписку в папку, которая всегда под рукой, а раз в неделю, когда придут ваши законные полчаса для канцелярской работы, все бумаги вы найдете в вашей Транзитной папке!
Советы для хранения бумаг разного типа:
1.
Расписания, календари, списки основных продуктов, номера телефонов сложите в блокнот на кольцах, пометив листы разноцветными метками. Вы сможете быстро пролистать его, если нужно вспомнить о плане детских занятий на следующей неделе или найти нужный номер телефона.
2. Если вы перестали видеть ваш холодильник, значит, пора упорядочивать поток художественных шедевров вашего ребенка. Складывайте его рисунки в Транзитную папку, а раз в неделю выбирайте лучшие рисунки и делайте выставку, после чего убирайте в ящик с «базовыми» документами. В конце года соберите конверт с лучшими работами за год, запечатайте в конверт, подпишите и отправьте в хранилище «вечных» бумаг.
3. Открытки и конверты. Дни рождения, годовщины свадьбы, 8 марта случаются каждый год. Так зачем каждый год заново покупать всю эту канцелярию? Почему бы не закупить сразу весь ассортимент поздравительных открыток и хранить их вместе с набором цветных ручек и марок?
4. Почтовый ящик. Не несите домой рекламные проспекты, флаеры и агитационные листы, если вас не интересуют домашние кинотеатры, скидки на кондиционеры и выборы.
5. Не надейтесь, что вам удастся держать ваши журналы и газеты сложенными в аккуратную стопку на тумбочке. Как правило, в итоге они расползаются неряшливой грудой. Лучше используйте корзину или лоток с низкими бортиками, что поможет соблюдать «контролируемый беспорядок» и не допустит переполнения.
Порядок в документах наводить долго и скучно, но если у вас войдет в привычку не допускать хаоса в вашей домашней «файловой системе», вам никогда не придется этого делать!
Созданием и настройкой домашней файловой системы, которая будет работать на вас, мы занимаемся в течение специальной недели курса «Организованный дом за 52 недели» >>
| ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ К НАШЕМУ VIP-СООБЩЕСТВУ …и получите бесплатный доступ к библиотеке планировщиков, чек-листов, руководств и тематических серий. Все инструменты для создания простой и организованной жизни по вашим правилам! |
Как организовать самые важные документы в жизни
Мы самостоятельно проверяем все, что рекомендуем.
Когда вы покупаете по нашим ссылкам, мы можем получать комиссию. Узнать больше›
- Дом
- Домашняя безопасность
Если документы вашего домашнего офиса, семейные медицинские карты, счета и школьные отчеты детей танцуют между кучей на кухонном столе и безымянной коробкой в гараже , пришло время разработать надлежащую систему хранения документов.
Что вам нужно
Сколько времени займет чистка?
Фото: Эшли Хайнс Будьте готовы потратить на задание не менее 15 минут, чтобы добиться определенного прогресса. Не удивляйтесь, если вам потребуется несколько часов в выходные, чтобы все организовать. Хорошей новостью является то, что как только ваши документы обретут правильный дом, вам потребуется всего несколько минут в неделю для обслуживания новой системы.
Ниже мы расскажем, как упорядочить бумажные файлы. Вот подсказка: используйте это как время, чтобы подумать о том, как навсегда избавиться от бумажного беспорядка. По мере организации ведите постоянный список счетов, уведомлений и других документов, которые могут быть безбумажными, и выделите время для их подготовки. (И да, у нас есть несколько советов, как организовать вашу цифровую библиотеку.)
Оцените то, что у вас есть
Сначала определите свою конечную цель. Вы хотите организовать каждый документ в вашей жизни? Или вы предпочитаете избавиться от как можно большего количества бумаги? Затем коснитесь каждого документа и решите, куда его следует отправить. Разделите эти документы на стопки, которые имеют смысл для вас. По мере сортировки упорядочивайте каждую стопку с помощью стикеров. Вот некоторые предложения по категориям:
- Практическое значение: бланки разрешений и ожидающие счета
- Домашнее хозяйство: регистрация транспортных средств, страхование жилья, налоговые документы и медицинские счета; переоценивать ежегодно
- Утилизация: обычная нежелательная почта, конверты и незакрепленные заметки
- Уничтожение: все, что содержит вашу личную информацию
- Перемещение: все, что принадлежит кому-то другому, например, почта соседей или отчеты работодателя, которые вам нужно вернуть в офис
- [Имя]: члены семьи должны иметь свои собственные обозначения
- [Проект]: квитанции на ремонт ванных комнат и образцы краски или документы на ремонт бассейна
- Архив: незаменимые предметы, такие как свидетельства о рождении, документы, иммиграционные документы, паспорта, социальное обеспечение карты и планы недвижимости (они всегда должны храниться в несгораемом сейфе)
Разработайте систему хранения документов
Дайте каждой папке с файлами узнаваемое имя, например, Иммиграция, Медицина или Налоги [год].
Затем соберите все в папки для документов или подвесные папки с файлами для папки или шкафа. Отдельные папки с тремя кольцами лучше всего подходят для небольших стопок документов, таких как стопка Actionable со счетами и квитанциями за этот месяц. (Вы также можете хранить их в 1-галлонном пакете для заморозки и сортировать их позже.)
Разместите свою систему хранения документов в безопасном месте, легкодоступном, но недоступном для неряшливых детей. Не храните этот несгораемый сейф для документов в углу вашего захламленного гаража. «Быть организованным — значит находить то, что вам нужно, когда вам это нужно», — сказала Эшли Хайнс, комплексный домашний организатор и основатель Thee Tailored Life.
Регулировка по мере необходимости
Важно не перегружать себя.
Наши эксперты говорят, что расхламление влияет на пространство в голове так же сильно, как и на физическое пространство. «Важно признать, что [наша] цель — упростить вещи и сделать их более эффективными», — отметила Катрина Грин, лицензированный дизайнер интерьеров и профессиональный организатор из Badass Homelife.
Если вы испытываете стресс, подумайте о том, чтобы разбить задачу на выполнимые части и ограничить свою работу 15 минутами в день. Или найдите время, чтобы заняться этим во время просмотра эпизода вашего любимого шоу.
Если вы чувствуете, что все еще не двигаетесь вперед, вам может помочь профессиональная помощь. «Организация не должна быть одиноким процессом», — добавил Грин. Торговые группы, такие как Институт сложной дезорганизации, Национальная ассоциация профессионалов в области продуктивности и организации и Национальная ассоциация чернокожих профессиональных организаторов, могут помочь вам найти сертифицированных профессиональных организаторов и экспертов по продуктивности в вашем районе.
Эту статью отредактировали Бритни Хо, Эми Коплин и София Соколов.
О вашем гиде
Кейтлин Уэллс
Кейтлин Уэллс — старший штатный писатель, которая выступает за большую гибкость работы, показывая вам, как работать эффективнее удаленно, не теряя себя. Ранее она освещала домашних животных и стиль для Wirecutter. Она никогда не встречала питомца, который бы ей не нравился, хотя она не может сказать то же самое о приложениях для повышения производительности. Ее первая книжка с картинками, Семья выглядит как любовь рассказывает о щенке, который узнает, что любовь, а не то, как вы выглядите, создает семью.
Uni-ball Jetstream RT — лучшая ручка для большинства людей: она недорогая, гладкая, быстро сохнет, не пропускает и не растекается.
Лучшее перо
Как упорядочить цифровые файлы
За прошедшие годы мы протестировали более дюжины сейфов, пять из них даже сожгли в контролируемом огне, чтобы найти самые лучшие огнеупорные сейфы для документов.
Лучший огнеупорный документ Safe
Дальнейшее чтение
Лучший портативный сканделл документа
от Arriana Vasquez и Ben Keough
после 160 -х часов и т. Д., И, т. Д., И, т. Д. мы уверены, что Brother ADS-1250W — лучший портативный сканер для большинства людей.
Wirecutter — служба рекомендаций по продуктам от The New York Times. Наши журналисты сочетают независимое исследование с (иногда) чрезмерным тестированием, чтобы вы могли быстро и уверенно принимать решения о покупке. Будь то поиск отличных продуктов или полезных советов, мы поможем вам сделать это правильно (с первого раза).
- О компании Wirecutter
- Наша команда
- Демография персонала
- Работа в Wirecutter
- Свяжитесь с нами
- Как продвигать
- Сделки
- Списки
- Блог
- Информационные бюллетени
Закрыть
Как организовать важные документы
Рэмси Солюшнс
Рэмси Солюшнс
Быть взрослым имеет свои преимущества.
. . и проблемы. Когда ты маленький, ты мечтаешь о том дне, когда сможешь водить собственную машину, иметь собственный дом и ложиться спать столько, сколько захочешь. Но вы никогда не думаете о не очень приятных вещах, таких как уплата налогов, удаление зуба или продление водительских прав. О, а как насчет того, чтобы выяснить, как безопасно организовать важные документы, которые вы должны хранить годами?
В какой-то момент попросить 75-летнюю маму оставить копию свидетельства о рождении на ночь уже не получится. Итак, как, черт возьми, вы знаете разницу между важными документами и теми, которые должны быть отправлены прямо в шредер?
Не волнуйтесь — мы вас прикроем. Давайте поговорим о том, какие документы защищать, какие документы выбрасывать и , почему стоит за обоими решениями.
Что такое важные документы?
Важные документы — это определенные юридические, налоговые, медицинские, имущественные и личные записи, которые вы должны хранить на случай, если вам понадобится сослаться на них или использовать их в будущем.
Храните и защищайте все важные детали жизни с помощью Ramsey Vault.
Вам может понадобиться один из этих важных документов, если произойдет важное событие в жизни, например, покупка дома, рождение ребенка, смена имени или составление завещания. И когда наступает один из таких важных моментов, последнее, что вам захочется делать, это бегать по дому в поисках нужных бумаг, словно вы Монти Пайтон, ищущий Святой Грааль (потому что у вас, вероятно, нет доступа к святая ручная граната).
Итак, вам нужен органайзер для документов где-нибудь в вашем доме, который вы можете легко найти в такие важные моменты. Какие самые важные документы нужно хранить? К ним относятся:
- Документы, удостоверяющие личность
- Карточки социального обеспечения
- Свидетельства о рождении
- Документы об усыновлении
- Свидетельства о браке
- Паспорта
- Налоговые документы
- Налоговые декларации
- W-2 и формы 1099
- Любые другие налоговые формы, квитанции и записи
- Записи о собственности
- Регистрация транспортных средств и право собственности
- Заявления об ипотеке, акты и купчие
- Страховые полисы (дома, автомобиля, личного имущества и т. д.)
- Документы по планированию недвижимости
- Завещания и трасты
- Доверенности
- Полисы страхования жизни
- Инструкции по захоронению
- Финансовые записи
- Платежные квитанции
- Аннулированные чеки
- Медицинские счета
- Сведения об инвалидности или безработице
- Учет выхода на пенсию или пенсионного плана
- Инвестиционные отчеты
д.) В целом, вам следует держать документ, если вы считаете, что он может вам понадобиться, если это удостоверяющий личность документ, если это что-то, что связано с вашими финансами, или , если это защищает ваше будущее (например, страхование жизни или завещание).
Все остальное, вероятно, просто беспорядок. Приступайте к измельчению! А если серьезно: уничтожьте любой документ с личной информацией перед тем, как выбросить его в мусорное ведро — никогда не знаешь, кто может получить его в свои руки.
Должен ли я хранить бумажные или цифровые копии?
Мы знаем, что хранение цифровых копий всех этих важных документов на жестком диске или в онлайн-облаке может показаться лучшим вариантом — никаких незакрепленных бумаг, никакого беспорядка и никаких забот. Но почти всегда неплохо иметь под рукой печатную копию, надежно спрятанную на всякий случай.
Например, когда дело доходит до вашего завещания, ваши близкие могут столкнуться с небольшим юридическим беспорядком, если им останется только цифровая копия, а не оригинал.
Кроме того, все мы слышали трагические истории о вышедших из строя жестких дисках и потерянных ноутбуках. Поэтому, если вы сомневаетесь, распечатайте его (и сохраните в надежном месте).
Теперь, если вы хотите хранить цифровые копии важных документов, чтобы упростить доступ к ним и обмен ими, это отличная идея! Просто убедитесь, что у вас есть бумажная резервная копия.
Как долго я должен хранить свои важные документы?
Теперь, когда вы знаете, как отличить важные документы от не очень важных, вы можете задаться вопросом, как долго их хранить.
Вам также могут быть интересны некоторые документы, которые мы не рассмотрели выше. Итак, давайте погрузимся!
Как долго я должен хранить свои банковские выписки?
В наши дни практически каждый банк в мире предлагает свои выписки онлайн и отправляет их по почте, только если вы их об этом попросите. Так есть ли необходимость распечатывать этих плохих парней и хранить их в архиве? Неа.
Очень важно просматривать свои банковские выписки каждый месяц, чтобы вы могли найти что-нибудь необычное. Это простой способ следить за красными флажками, которые могут предупредить вас о краже личных данных. Но нет необходимости хранить их впоследствии, тем более, что банки хранят их в файлах.
С платежными квитанциями вы должны хранить их в течение года, так как они могут понадобиться вам для подтверждения дохода при совершении крупной покупки или для оспаривания любого подозрительного поведения, которое всплывет в ваших учетных записях позже. После этого смело бросайте.
Как долго я должен хранить свою медицинскую документацию?
Федеральная торговая комиссия рекомендует хранить оплаченные (и неоспоримые) медицинские счета в течение как минимум одного года. 1 Послушайте: люди ошибаются. Вы можете получить один и тот же счет дважды, или офис вашего врача может забыть выставить счет по вашей страховке и вместо этого отправить вам полный счет.
Если у вас есть запись, пожалуйста, сообщите отделу выставления счетов, что они допустили ошибку. и имеют доказательства, подтверждающие это. И если вы не заплатили или оспариваете счет, вы захотите сохранить эти записи, пока пыль не уляжется и все не будет решено.
Как долго я должен хранить счета за коммунальные услуги?
Вам не следует долго хранить счета за коммунальные услуги, если только вы не знаете, что вам предстоит поездка в DMV и вам необходимо подтвердить свою личность или место жительства. В этом случае вам нужно иметь счета за коммунальные услуги за последний месяц с вашим именем и адресом спереди и по центру.
В противном случае получайте удовольствие, создавая собственные конфетти с помощью измельчителя.
Как долго я должен хранить свои налоговые декларации?
Рекомендуется хранить налоговую отчетность в течение семи лет. Почему? Вы никогда не знаете, когда IRS захочет провести аудит, и обычно они не проводят проверку более шести лет назад. 2 Кроме того, вы можете столкнуться с тем, что покупаете новый дом и вам нужно доказать, что вы несете ответственность в финансовом отделе. Вы действительно никогда не знаете!
Как долго я должен хранить чеки?
Как насчет квитанций? Измельчите этих лохов немедленно! Если вы не работаете в своем домашнем офисе, не занимаетесь ремонтом дома или чем-то еще, на что вы можете получить налоговую скидку, они вам действительно не нужны. Так что вперед, возьмите стопку чеков, которые вы собирали во время еженедельных походов за продуктами, и уничтожьте их.
И на всякий случай, если вам интересно, хранить ли гарантийные записи, квитанции за дорогие товары (например, этот новый телевизор) и даже доказательства ремонта дома — да, вы должны хранить их до истечения срока гарантии, вы продаете этот телевизор или переезжаете из дома.
Затем бросьте их, как будто они горячие.
Как долго я должен хранить записи об имуществе?
Это зависит. Когда дело доходит до вашего дома, вы должны сохранять такие вещи, как титулы, документы, выписки об ипотеке и даже страховые полисы, пока вы владеете своей собственностью. И как только вы говорите hasta la vista на этот платеж по ипотеке, и ваш дом будет погашен, вы будете в восторге, но вы все равно должны хранить эти кредитные документы в течение как минимум 10 лет.
В случае с автомобилями вы должны хранить все детали контракта, титулы и страховое свидетельство в течение как минимум 10 лет. То же самое касается любых документов, связанных с вашим автокредитом (если он у вас есть). Долг не часто возвращается, чтобы преследовать вас, но всегда хорошая идея, чтобы быть готовым на случай, если вам придется иметь дело с зомби-долгом в будущем.
Совет: если у вас есть автокредит (или любой другой долг), погасите его и попрощайтесь навсегда.
Вы вздохнете с облегчением, когда он наконец исчезнет!
Как долго я должен хранить личные записи?
Выше мы упомянули несколько важных личных записей. Примерами могут служить свидетельство о рождении, свидетельство о браке, карты социального обеспечения, пенсионные счета, документы по страхованию жизни, завещание и доверенности. Вам нужно сохранить все эти вещи — навсегда.
Ваше свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального страхования имеют наибольшее значение, когда вы живы . Но вашим близким потребуется легкий доступ к вашему завещанию, доверенностям, завещаниям о жизни и страховым полисам (например, пожизненное и инвалидность) после того, как вы уйдете, или если когда-нибудь вы не сможете говорить за себя.
Когда дело доходит до документов, к которым ваша семья должна будет получить доступ после вашей смерти, храните их все в одном месте и сообщите своей семье, где они находятся. Вы не хотите отправлять их на охоту за мусором в такое время.
Где хранить важные документы?
Это все, что вам нужно знать о важных документах и о том, как долго они вам нужны. Но есть еще кое-что, что вам нужно знать: лучший способ сохранить ваши драгоценные документы в целости и сохранности!
Когда дело доходит до бумажных документов, вам нужно будет создать старый ящик — безопасное и прочное место для хранения и организации ваших важных документов, например огнеупорный сейф для документов, запираемый ящик или шкаф.
При работе с цифровыми документами вам понадобится безопасное место, куда вы сможете загружать свои файлы и хранить их в порядке. Вот где Ramsey Vault вступает в игру.
Ramsey Vault — это простая онлайн-система управления файлами, которая использует шифрование военного уровня (серьезно!) для обеспечения безопасности ваших важных документов. Это даст вам и вашим близким душевное спокойствие, потому что ваша важная информация будет доступна как вам, так и всем, кому вы решите предоставить доступ.