Документы ограниченного доступа – » , » ( ) /

Работа с документами ограниченного доступа

Работа с документами ограниченного доступа

Исполнитель: студентка БАА I курса

Хозяшева А.И.

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

1. Правила работы с документами ограниченного доступа……….4

2. Порядок оформления документов, содержащих информацию ограниченного доступа…………………………………………….12

3. Уничтожение документов…………………………………………16

4. Ответственность за нарушение коммерческой тайны………….18

Заключение……………………………………………………………………….22

Библиографический список……………………………………………………24

5. Введение

Для отечественного законодательства разработка этой темы сейчас актуальна как никогда. Данная проблема существует не столько в высоких сферах государственных отношений, сколько в обычной, повседневной жизни российского бизнеса. Отсутствие достаточного правового регулирования отрицательно сказывается на динамике развития частного сектора экономики, снижая, например, приток западных инвестиций Действующее законодательство, тем не менее, предусматривает весьма жесткие санкции за разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, вплоть до уголовной ответственности. Поэтому прежде, чем использовать этот режим на практике, необходимо детально разобраться во всех тонкостях его применения, изучив немногочисленные нормы, которые в настоящее время его регулируют. Итак, что же такое коммерческая тайна и как сделать так, чтобы информация была действительно защищена?

Коммерческая тайна определяется как вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации.

Служебная тайна по существующим нормативным документам включает в себя: поступившую в органы государственной и муниципальной власти информацию, составляющую коммерческую тайну других юридических лиц, которая получена в результате осуществления служебной деятельности этих органов; информацию, создаваемую самими органами власти и подведомственными им предприятиями, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью. Цель исследования состоит в определении реквизитов сопровождающих документы, имеющие информацию ограниченного доступа.

1. Правила работы с документами ограниченного доступа

Для начала несколько слов об истории вопроса. Институт коммерческой тайны появился в отечественном законодательстве в 1990 г., когда были приняты первые нормативные документы, содержащие это понятие. Затем в 1994 г. был принят Гражданский кодекс Российской Федерации, в ст. 139 которого определение коммерческой тайны. Законодательство о коммерческой тайне, в частности, новый закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ, уголовное законодательство (ст. 183 УК РФ) содержат определенные положения, препятствующие получению информации, отнесенной к коммерческой тайне.

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу ее неизвестности третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Закон не раскрывает понятия «информация». Комментарий к Гражданскому кодексу предлагает понимать под ней любые сведения, которые их обладатель хочет защитить от чужого доступа. Эти сведения должны быть документированы, т.е. зафиксированы на материальном носителе с соответствующими реквизитами, благодаря которым информацию можно идентифицировать.

Главный признак коммерческой информации – ее ценность для конкурентов. Воспользовавшись ею, они могут лишить соперника рынку преимуществ, которые ему давали засекреченные сведения. Например, получив доступ к списку клиентов своего конкурента, компания может резко повысить эффективность собственного бизнеса. Таким образом, коммерческая информация может быть объектом рыночного оборота. Ее можно дорого продать, а купив, получить значительные преимущества.

Основные понятия:

Коммерческая тайна – конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельств увеличить доходы, избежать неоправданных расхо

mirznanii.com

Технологии работы с документами ограниченного доступа

Перечень сведений отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 (в ред. от 29.05.2002).

В организациях государственной и негосударственной формы собственности встречаются документы, которые могут нести в себе информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т.п. Коммерческая тайна – это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно – техническая, технологическая, производственная, финансово – экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования. К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п. :

Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам; Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании; Принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.

Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия; Обеспечение порядка их защиты; Обеспечение строго контроля за допуском персонала к секретным документам; Точное установление того, кто конкретно из руководства или служащих предприятия организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями; Разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации; Контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия; Введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам; Внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации; Личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства. Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну, так как владелец информации, составляющей коммерческую тайну, вправе потребовать в судебном порядке возмещения убытков, причинённых её разглашением или выплату компенсации в размере, установленном решением суда. Также к документам ограниченного доступа (конфиденциальные документы) можно отнести документы, содержащие банковскую тайну.

Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада, операций по счету и сведений о клиенте (ст. 857 ГК РФ).

Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены только самим клиентам или их представителям. Государственным органам и их должностным лицам такие сведения могут быть предоставлены исключительно в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством РФ.

В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» (в ред. от 02.11.2004) кредитная организация, Банк России гарантируют тайну об операциях, о счетах и вкладах своих клиентов и корреспондентов. Все служащие кредитной организации обязаны хранить тайну об операциях, счетах и вкладах ее клиентов и корреспондентов, а также об иных сведениях, устанавливаемых кредитной организацией, если это не противоречит федеральному закону.

Справки по операциям и счетам юридических лиц и граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, выдаются кредитной организацией им самим, судам и арбитражным судам (судьям), Счетной палате РФ, органам государственной налоговой службы и налоговой полиции, таможенным органам РФ в случаях, предусмотренных законодательными актам об их деятельности, а при наличии согласия прокурора — органом предварительного следствия по делам, находящимся в их производстве.

Справки по счетам и вкладам физических лиц выдаются кредитной организацией им самим, судам, а при наличии судебного решения — органом предварительного следствия по делам, находящимся в их производстве.

Справки по счетам и вкладам в случае смерти их владельцев выдаются: кредитной организацией — лицам, указанным владельцем счета или вклада в сдельном кредитной организацией завещательном распоряжении; нотариальными конторами — по находящимся в их производстве наследственным делам о вкладах умерших вкладчиков, а в отношении счетов иностранных граждан — иностранным консульским учреждениям.

На денежные средства и иные ценности юридических и физических лиц, находящихся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации, может быть наложен арест не иначе как судом и арбитражным судом, судьей, а также по постановлению органов предварительного следствия при наличии санкции прокурора.

При наложении ареста на денежные средства, находящихся на счетах и во вкладах, кредитная организация незамедлительно по получении решения о наложении ареста прекращает расходные операции по данному счету (вкладу) в пределах средств, на которые наложен арест.

Взыскание на денежные средства и иные ценности физических и юридических лиц, находящиеся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации, может быть обращено только на основании исполнительных документов в соответствии с законодательством РФ.

Без распоряжения клиента списания денежных средств, находящихся на счете, допускается по решению суда, а также в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом (п. 2 ст.854 ГК РФ)

В организациях, которые работают в сфере налогообложения ,используются документы ограниченного доступа, содержащие в себе налоговую тайну.

Налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом, органами внутренних дел, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:

· разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;

· об идентификационном номере налогоплательщика;

· о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;

· предоставляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является Российская Федерация, о взаимной сотрудничестве между налоговыми (таможенным) или правоохранительными органами (в части сведений, представленных этими органами) (ст. 102 части первой Налогового кодекса РФ).

1.2. Технология работы с документами ограниченного доступа

в документационном обеспечении управления

Документы ограниченного доступа требуют к себе несколько иного подхода на стадии делопроизводства в отличие от документов несекретного характера, не носящих в себе какую-либо тайну. Работник организации должен работать только с теми сведениями и документами, содержащими какую-либо тайну, к которым он получил доступ в силу трудовых обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник также должен знать, кому из сотрудников организации разрешено работать со сведениями, составляющими тайну, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При увольнении работника, имеющего отношение к документам ограниченного доступа, в обязательном порядке проводится проверка наличия числящихся за ним документов. Только после этого производится отметка в его обходном листе. Если же работник временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и т.п.), передача числящихся за ним документов другим работникам производится по решению начальника подразделения с отражением в журнале учета или по акту.

Документы ограниченного доступа по номенклатуре определяются в дела. На обороте обложки дела или на отдельном листе, хранящемся в деле, указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с де

mirznanii.com

Технологии работы с документами ограниченного доступа

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………......... 3

1. «ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА»…………………………………………………………………………. 7

1.1 Виды конфиденциальной информации: государственная, банковская, налоговая и служебная тайны……………………... ……………… …………….. 7

1.2 Технология работы с документами ограниченного доступа в документационном обеспечении управления …………………………………... 12

1.3 Особенности архивной работы документов ограниченного доступа.…………………………………………………………………………….. 33

1.4 Особенности изъятия и уничтожения документов, дел ограниченного доступа в документационном обеспечение управления……………………….. 37

2. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА В ФГОУ СПО «ПРИМОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»……………………………………………………………………….. 40

2.1 Краткая характеристика, и структура ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»………………………………………………………. 41

2.2 Описание структурного подразделения и рабочего места специалиста…... 43

2.3 Составление, изготовление и издание конфиденциального документа в ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»……………………….. 50

2.4 Учет, хранение и использование носителей конфиденциальной информации в ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»……………………… 58

3. АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА В ФГОУ СПО «ПРИМОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»……………………..…………………….. 60

3.1. Учет документов ограниченного доступа в Приморском политехническом колледже…………………………………………………………………………… 61

3.2. Архивная работа с документами ограниченного доступа в Приморском политехническом колледже………………………………………………………. 62

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………. 63

БИБЛИОГРАФИЯ………………………………………………………………… 64

ВВЕДЕНИЕ

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность.

Безопасность ценной документируемой информации (документов) определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, в том числе стихийных бедствий. А также пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу (опасность) несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, в результате чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.

Документируемая информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, организацией, банком, компанией или другой структурой (далее - фирма), является его собственной или частной информацией, представляющей для него значительную ценность, его интеллектуальной собственностью.

Ценность информации может быть стоимостной категорией, характеризующей конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утрате. Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для фирмы или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т. д. Ценность информации может также отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение.

Ценная информация охраняется нормами права, товарным знаком или включается в категорию информации, составляющей тайну фирмы.

Состав ценной информации фиксируется в специальном перечне, определяющем период (срок) и уровень (гриф) ее конфиденциальности (т. е. недоступности для всех), список сотрудников фирмы, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе.

Перечень, основу которого составляет типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В перечень включаются действительно ценные сведения о каждой работе фирмы.

Дополнительно может составляться перечень документов, в которых эти сведения отражаются (документируются). В перечень включаются также документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для фирмы и подлежащие охране. Перечни формируются индивидуально каждой фирмой в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются первым руководителем фирмы. Эта же комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечни в соответствии с динамикой выполнения фирмой конкретных работ.

Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и перехода информации в категорию общеизвестных. Степень ценности информации и надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.

Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, этот термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.

Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

Под конфиденциальным документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.

Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность.

Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть - кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела.

Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики деятельности фирмы.

Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения до их патентования и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации, и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.

Общественная опасность противоправных действий в области конфиденциальных документов, выражается в том, что нарушения могут привлечь за собой нарушение деятельности системы управления и контроля различных (включая жизнеобеспечивающих) объектов, серьезные нарушения работы с документами ограниченного доступа.

В этой связи был принят Федеральный Закон РФ «о коммерческой тайне» № 98-ФЗ, 15 июля 2004 года, где был установлен режим коммерческой тайны в отношении сведений о неразглашении конфиденциальной информации.

Практическим работникам службы документационного обеспечения управления необходимо владеть знаниями в области ограничения доступа к конфиденциальным документам, которым установлен настоящий Федеральный Закон.

Цель данной дипломной работы – изучение технологии работы с документами ограниченного доступа.

Для этого были поставлены следующие задачи:

- изучение основных понятий по данному вопросу, а именно понятие организации работы с документами в области конфиденциальности ;

- изучение технологии учета и рассмотрения поступивших конфиденциальных документов;

- Изучение архивной работы документов ограниченного доступа;

- На практическом примере рассмотреть конкретную информацию, касающуюся документов ограниченного доступа.

1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

1.1. Виды конфиденциальной информации: государственная, банковская, налоговая и служебная тайны

Некоторые докум

mirznanii.com

2.2. Особенности документов ограниченного доступа гуфсин

Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа)3.

В ГУФСИН к информации ограниченного доступа относится информация, содержащая государственную тайну и служебную тайну.

Документирование такой информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления конфиденциальных документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации делопроизводства и документооборота, включая защищенный электронный документооборот, обмен электронными сообщениями. Электронное сообщение – это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети4. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе5. Объем и содержание создаваемых конфиденциальных документов, в том числе и электронных, существенно влияют на организацию работ по их защите, защите электронного документооборота и в целом по информационной безопасности организации.6

Документирование: Запись информации на носитель по установленным правилам.7

В силу своих особенностей технологии документирования конфиденциальной информации предполагают оформление реквизитов документов при их создании, которое имеет свою специфику и включает в себя:

• определение и использование реквизита конфиденциального документа – отметки о конфиденциальности документа или степени ограничения доступа и распространения;

• определение состава конфиденциальных документов – разработку Перечня конфиденциальной документированной информации, необходимого для определения степени ограничения доступа к документам;

• учет бумажных носителей, включая бланки документов;

• учет проектов конфиденциальных документов и черновиков документов;

• учет носителей создаваемых электронных документов (сообщений).

В ГУФСИН создаются следующие виды документов ограниченного доступа:

  • приказы,

  • распоряжения,

  • положения,

  • правила,

  • инструкции,

  • протоколы заседаний (совещаний),

  • акты,

  • аналитические справки,

  • докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения),

Реквизиты на документах ограниченного доступа оформляются в соответствии с Инструкцией для служебных документов (см. п. 2.1). В Правилах делопроизводства 8 одним из обязательных реквизитов создаваемых документов является «отметка о конфиденциальности» или гриф ограничения доступа. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.9

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. Законом установлено три степени секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает также, что наряду с грифом секретности на носитель сведений, составляющих государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация:

  • о степени секретности  содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации;

  • об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя;

  • о регистрационном номере;

  • о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.10

Помимо перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями.

Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.11

В ГУФСИН работа с документами, содержащими государственную тайну осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются на компьютерах имеющих техническую защиту информации. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;12

учитываются, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В ГУФСИН организационно-распорядительные документы, а именно приказы и распоряжения с пометкой «ДСП» регистрируются вместе с несекретными документами. Электронные документы и справочно-информационные документы с такой пометкой учитываются, отдельно от несекретной документации. Причем электронные документы учитываются отдельно от документов на бумажных носителях. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Таким образом, информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию и на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

Документирование такой информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления конфиденциальных документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации делопроизводства и документооборота, включая защищенный электронный документооборот, обмен электронными сообщениями. Электронное сообщение – это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети13. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе14. Объем и содержание создаваемых конфиденциальных документов, в том числе и электронных, существенно влияют на организацию работ по их защите, защите электронного документооборота и в целом по информационной безопасности организации.

В ГУФСИН к информации ограниченного доступа относится информация, содержащая государственную тайну и служебную тайну.

Реквизиты на документах ограниченного доступа оформляются в соответствии с Инструкцией для служебных документов. Особенностью создаваемых документов ограниченного доступа является «отметка о конфиденциальности» или гриф ограничения доступа.

Форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. В ГУФСИН работа с документами, содержащими государственную тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями

Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». В силу своих особенностей технологии документирования конфиденциальной информации предполагают оформление реквизитов документов при их создании, которое имеет свою специфику.

studfiles.net

Работа с документами ограниченного доступа

¾ Персональные

¾ Офисные

¾ Архивные

4. Ответственность за нарушение коммерческой тайны

Государство в лице законодателя стремится дать организации (предпринимателю) инструменты защиты принадлежащей ей документированной информации, а также предусматривает ответственность за нарушение коммерческой тайны. Так, например, ст. 10 Закона РФ от 22.03.1991 № 948-1 «О конкуренции и ограниченности монополистической деятельности на товарных рынках» относит получение, использование, разглашение научно-технической, производственной или торговой информации, в том числе коммерческой тайны, без согласия ее владельца к формам недобросовестной конкуренции. Действует также Закон об информации, определяющий права собственника информации на ее защиту и механизмы защиты, в том числе с помощью государственных институтов.

Нормативно-правовые документы предусматривают ответственность лиц, незаконными методами получивших информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну; работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну; контрагентов, сделавших то же, вопреки гражданско-правовому договору. Все эти лица в силу ст. 139 ГК РФ обязаны возместить нанесенный владельцу сведений ущерб.

Как неправомерное разглашение сведений, так и непредставление необходимой информации могут стать поводом для привлечения виновных и уголовной и административной ответственности. Уголовная ответственность за незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, предусмотрена ст. 183 УК РФ, согласно которой:

1) Собирание сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом в целях разглашения либо незаконного использования этих сведений – наказывается штрафом от ста до двухсот МРОТ или в период от одного до двух месяцев либо лишением свободы на срок до двух лет;

2) Незаконные разглашение или использование сведение, составляющих коммерческую или банковскую тайну, без согласия их владельца, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб, - наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев до пятидесяти МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного месяца либо без такового.

Ответственность за непредоставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров и осуществления контроля за выполнением коллективных договоров, соглашений, влечет наложение штрафа на лиц, виновных в непредоставлении информации, в размере до трех минимальных размеров оплаты труда.

Очевидно, что если сотрудника ознакомить с возможной ответственностью за разглашение коммерческой тайны, он будет аккуратен при работе с информацией под страхом финансовых потерь, уголовного преследования и увольнения.

Законодательством предусмотрены следующие гарантии неразглашения сотрудниками конфиденциальной информации:

· Обязанность работника возместить причиненный работодателю ущерб и обязанность бывшего работника возместить причиненные убытки

· Установленная уголовная ответственность за разглашение коммерческой тайны

· Возможность увольнения работника. Реализовать эти гарантии на практике сложно. Режим коммерческой тайны в отношениях с сотрудниками больше выполняет некую ориентирующую функцию, нацеливает работников на бережное отношение к документам и к содержащимся в них сведениям.

Если работник разгласил коммерческую тайну в период трудовых отношений, то он обязан возместить реальный ущерб. Обязанность работника возместить упущенную выгоду составляющая убытков) трудовым законодательством и законодательством о коммерческой тайне не предусмотрена. При разглашении коммерческой тайны взыскателя будет интересовать как раз упущенная выгода, так как именно она является основным убытком от разглашения коммерческой тайны. Прямой ущерб будет составлять незначительную сумму и может ограничиться вообще стоимостью материального носителя, например дискеты или диска, на котором информация была передана третьим лицам. Если разглашение тайны имело место поместить как реальный ущерб, так и упущенную выгоду. Но здесь возникает вопрос, как доказывать величину упущенной выгоды.

Все понимают, сколько стоит предприятию утечка информации, но отсутствует методика по расчету ее размера «на бумаге». В суде же принимаются именно оказательства, а не голословные заявления. При этом на истце будет лежать не только обязанность доказывания размера убытков, но и обязанность доказывания причинно-следственной связи между действием бывшего работника и возникновением убытка.

За получение информации без применения незаконных методов по ошибке, случайности) привлечь работника к ответственности не получателя, даже если в его трудовом договоре есть соответствующая оговорка.

Заключение

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального делопроизводства, так и видов и содержания работ с документами.

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу.

Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему

Гриф конфиденциальности присваивается документу:
— исполнителем при подготовке к составлению проекта документа; руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа;
— работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации документ не имеет грифа ограничения доступа.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации: первый, массовый уровень — грифы "Конфиденциально", "Конфиденциальная информация".

Второй уровень (достаточно редкий) — грифы "Строго конфиденциально", "Строго конфиденциальная информация", "Конфиденциально. Особый контроль".

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов: "Собственная информация фирмы", "Информация особого внимания", "Копии не снимать", "Хранить в сейфе" и др.

Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы персонала.

Библиографический список

1. Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.93 № 5485-1 //СЗ РФ. 1993. N 43. Ст.4987; 2003. N 33. Ст.3269

2. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007)

3. Алексенцев А. И. Конфиденциальное делопроизводство.М.: Управление персоналом, 2003

4. Борискин В.В., Поликарпова Н.М.Документационный системный комплекс организации: учебно-методическое пособие. Издательство "Ось-89, 2006

5. Демушкин А.С. Документы и тайна. М.: Городец, 2003. - 400 с

6. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. Росархив. ВНИИДАД. - М., 2006.

7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. ( М.: ИНРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. ( 272 с.

8. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М.Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: практическое пособие. Издательство "Омега-Л", 2007

mirznanii.com

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *