Правила работы с документами ограниченного доступа. Раздел «Документы»
Режимные помещения
При работе с документами ограниченного доступа очень важно организовать соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования. Помещения, в которых ведутся работы с такими документами и где они хранятся в нерабочее время (в том числе и помещения архива), являются режимными. Наиболее целесообразно эти помещения располагать компактно в основном административном здании организации в зоне размещения кабинетов аппарата руководства. Архивохранилища, если таковые имеются, с учетом перспективы их возрастающей загрузки целесообразно располагать на первых этажах административных зданий. Они в обязательном порядке должны быть обеспечены вентиляцией (принудительной или, по крайней мере, естественной).
Режимные помещения должны оборудоваться замками повышенной надежности (с секретом).
-руководитель организации, его заместитель (помощник) по режиму;
-начальник режимного отдела (службы безопасности) и его заместитель;
-работники, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях работам.
Доступ других сотрудников в эти помещения может быть разрешен в случае служебной необходимости одним из перечисленных руководителей. С целью ограничения доступа посторонних лиц режимные помещения оборудуются окном для выдачи и приема документов, выходящим в отдельный тамбур, либо часть помещения оборудуется барьером.
Запасные экземпляры ключей от всех режимных помещений в опечатанном виде должны постоянно находиться у руководителя подразделения.
Другие экземпляры ключей в опечатанном виде в пенале по окончании рабочего дня ответственными за режимные помещения сдаются под охрану на пост административного здания с указанием времени приема (сдачи), с отметками о включении и выключении охранной и пожарной сигнализации в журнале. При этом должны быть опечатаны и все режимные помещения. Список работников, имеющих право сдавать (получать) ключи на посту охраны, утверждается начальником службы безопасности организации.Если перед вскрытием режимных помещений обнаружено нарушение целостности печатей и неисправность замков, то помещения не вскрываются, составляется акт о случившемся и немедленно докладывается руководителю организации, начальнику подразделения и службе безопасности и принимаются меры по охране помещений до прибытия службы безопасности.
На случай чрезвычайного происшествия (пожар, авария, стихийное бедствие и т. п.) в организации разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем организации, в которой предусматривается порядок вскрытия режимных помещений, очередность и порядок спасения техники, документов ограниченного доступа и определяются места дальнейшего их хранения. Такая инструкция не должна раскрывать состава вывозимых документов.
В случае чрезвычайного происшествия в нерабочее время, если создается угроза уничтожения документов, то дежурный по организации вместе с подразделением охраны имеет право вскрыть режимные помещения и принять меры к спасению техники и документов в соответствии с вышеуказанной инструкцией.
Особенности ведения делопроизводства
Документы ограниченного доступа требуют к себе несколько иного подхода на стадии делопроизводства в отличие от документов несекретного характера, не носящих в себе какую-либо тайну. Работник организации должен работать только с теми сведениями и документами, содержащими какую-либо тайну, к которым он получил доступ в силу трудовых обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник также должен знать, кому из сотрудников организации разрешено работать со сведениями, составляющими тайну, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.
При увольнении работника, имеющего отношение к документам ограниченного доступа, в обязательном порядке проводится проверка наличия числящихся за ним документов. Только после этого производится отметка в его обходном листе. Если же работник временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и т.п.), передача числящихся за ним документов другим работникам производится по решению начальника подразделения с отражением в журнале учета или по акту. Документы ограниченного доступа по номенклатуре определяются в дела. На обороте обложки дела или на отдельном листе, хранящемся в деле, указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с делом. Изменения в эти списки вносятся с разрешения начальника режимного отдела (службы безопасности) по представлению начальников структурных подразделений.
При пользовании делами, в которых имеются документы ограниченного доступа, необходимо иметь в виду, что дела должны возвращаться в тот же день лицами, которым они были выданы для работы. В случае необходимости производства копий с документов ограниченного доступа обязательно должен вестись журнальный учет производства копий.
Чрезвычайным происшествием в организации считается недостача (утрата) документов ограниченного доступа, выявленная в ходе ежегодной проверки наличия документов, дел и картотек. Такую проверку необходимо проводить по окончании года (как правило, в I квартале года), независимо от того, где и у кого документы находятся, и от времени их поступления. Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в составе не менее 3 работников из числа лиц, имеющим прямое отношение к проверяемым документам и соответствующий допуск к данным работам, с обязательным включением в ее состав работников режимного отдела (службы безопасности).
При незначительном количестве таких документов, циркулирующих в организации, проверка может производиться руководителем конкретного подразделения или по его указанию одним из работников этого подразделения и работником режимного отдела (службы безопасности).
В ходе проверки анализируется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов с ограниченным доступом, произошедшее за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов.
При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты на уничтожение документов и другие учетные формы, в том числе и те, в которых зарегистрировано размножение документов. По результатам проверки составляется акт, который утверждается руководителем подразделения и докладывается руководителю организации.Изъятие, выемка документов (дел)
Изъятие из дела документов или перемещение их из одного дела в другое производится в исключительных случаях, с оставлением в деле справки-заместителя, и только с разрешения начальника подразделения. В случае безвозвратного изъятия из дела документов во внутренней описи дела и формах учета делаются соответствующие отметки. При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.
Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела перенумерации не подлежат. В соответствии со статьей 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции прокурора, а выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей этого же Кодекса. До начала выемки следователь предлагает выдать документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа производит выемку принудительно.
Первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Особенности архивной работы
В архиве составляется схема размещения документов и дел и план эвакуации на случай чрезвычайного происшествия. Оба этих документа согласовываются с руководителем режимного отдела (службы безопасности) и утверждаются руководителем архива.
Дальнейшее перемещение документов внутри архива производится только с разрешения руководителя архива. Ознакомление с документами ограниченного доступа производится в режимном помещении только с разрешения руководителя организации или иного должностного лица.
В архиве организации должна проводиться проверка наличия документов и дел, но не реже 1 раза в 5 лет. Такая проверка должна проводиться не только в плановом порядке, но и в случае перемещения (перевода) архива в другое (другие) хранилища, после чрезвычайных происшествий (стихийное бедствие, несанкционированное проникновение в архивохранилище посторонних лиц и т. п.), при смене лица, ответственного за хранение документов, а также при ликвидации организации.
Остановимся более подробно на этом виде архивных работ.
Проверка наличия документов и дел осуществляется комиссионно. Состав комиссии (не менее 2 работников) поименно объявляется письменным приказом руководителя организации. Одновременно этим же приказом определяются задачи и сроки проведения проверки (сроки должны быть максимально сжатые и, по возможности, не превышать 1 календарного месяца).
Многолетняя практика большинства архивов подтверждает, что наиболее целесообразно осуществлять проверку «двойками»: один проверяющий работает с учетными документами (описью), другой — визуально проверяет наличие и состояние хранения дел на месте, сличая архивный шифр и заголовок каждой единицы хранения с записью в описи и не прибегая, без особой необходимости, к полистному просмотру архивных документов. Все записи об отсутствующих единицах хранения, недостатках в их физическом состоянии и т.п. производятся в ходе проверки на отдельных листах (листах проверки наличия документов) вплоть до завершения проверки по одной конкретной описи.
Обнаруженные, так называемые «закладки», то есть нарушения в последовательном (по архивным номерам) расположении дел по данной описи, дела из другой описи или из другого фонда, устраняются немедленно, и обнаруженные «чужие» дела раскладываются по своим местам хранения. По окончании работы по одной описи выясняются причины и обоснованность отсутствия отмеченных единиц хранения (по записям в журнале выдачи (высылки) дел, контрольным карточкам, переписке и т.д.).
Итоговые документы по результатам проверки наличия архивных документов оформляются по завершении этой работы в масштабе всего архива, включая краткосрочный поиск выявленных необоснованно отсутствующих дел. Каждый акт проверки наличия утверждается руководителем архива (режимного отдела, собственной безопасности). Общие итоги докладываются руководителю организации с докладной запиской о необнаруженных делах и предлагаемых мерах по их розыску. Все документы по проверке приобщаются в дела фондов.
По завершении вышеизложенного комплекса мероприятий архив осуществляет меры по розыску, а также изыскивает возможности по устранению выявленных недостатков в физическом состоянии дел и отдельных документов.
Особенности уничтожения документов
В организации должен быть установлен порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами (делами), неполное их уничтожение, позволяющее восстановить их содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению документов (дел).
Уничтожать документы и дела ограниченного доступа необходимо путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу и порошок. Допускается также уничтожение документов путем измельчения в кусочки в бумагоуничтожающей машине площадью не более 2,5 мм2.
Если перед уничтожением из дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается, какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам текущего года. В журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов, а в акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.
Контроль за работой с документамиКонтроль за работой с документами ограниченного доступа осуществляют руководитель организации, его заместитель по режиму, руководитель режимного отдела (службы безопасности), а также руководители самостоятельных подразделений. В случае, если в организации циркулируют сведения, составляющие государственную тайну, то контрольные функции осуществляют также органы государственной безопасности.
За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушения режима и порядка работы с этими документами виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством:
а) за разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, виновные лица привлекаются к уголовной ответственности в соответствии с Уголовным кодексом РФ;б) за разглашение сведений, составляющих служебную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, либо за иные нарушения режима виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности и могут быть отстранены от выполнения таких работ с этими документами, а за передачу иностранным организациям или их представителям сведений, составляющих служебную тайну, — к уголовной ответственности.
В соответствии со статьей 139 Гражданского кодекса РФ лица, незаконными
методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую
тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается
на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому
договору.
Согласно статье 857 Гражданского кодекса РФ в случае разглашения банком
сведений, составляющих банковскую тайну, клиент, права которого нарушены,
вправе потребовать от банка возмещения причиненных убытков.
В заключение следует еще раз обратить внимание на то, что документы ограниченного доступа приравниваются к документам с ограничительными грифами, а, следовательно, подход к ним должен быть особый.
Также по этой теме:
- Книги по этой тематике в разделах: Организация и оплата труда, охрана труда, Управление персоналом и кадровая работа
- Другие статьи по этой тематике
Ранее просмотренные страницы
- Правила работы с документами ограниченного доступа
Закрыть
Ваша корзина пуста
Информация ограниченного доступа.
Классификация — Information SecurityОграничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. (Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»)
Категория сведений | Нормативный акт |
Сведения, составляющие государственную тайну | Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 «О государственной тайне» |
Сведения, не составляющие государственную тайну | |
Персональные данные | Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» |
Коммерческая тайна | Указ Президента РФ от 06.03. 1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» |
Служебная тайна Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами. | Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» |
Секрет производства (ноу-хау) Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. | Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)» от 18.12.2006 N 230-ФЗ |
Профессиональная тайна Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее). | Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» Нормативные акты по направлениям профессиональной деятельности. |
Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, сведения о лицах, в отношении которых принято решение о применении мер государственной защиты, а также сведения о мерах государственной защиты указанных лиц, если законодательством Российской Федерации такие сведения не отнесены к сведениям, составляющим государственную тайну. | Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» Федеральный закон от 20 апреля 1995 г. N 45-ФЗ «О государственной защите судей, должностных лиц правоохранительных и контролирующих органов» Федеральный закон от 20 августа 2004 г. N 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» А также, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации принято решение о применении мер государственной защиты, а также сведения о мерах государственной защиты указанных лиц, если законодательством Российской Федерации такие сведения не отнесены к сведениям, составляющим государственную тайну. |
Сведения, содержащиеся в личных делах осужденных, а также сведения о принудительном исполнении судебных актов, актов других органов и должностных лиц, кроме сведений, которые являются общедоступными в соответствии с Федеральным законом от 2 октября 2007 г. N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». | Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» Федеральный закон от 2 октября 2007 г. N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» |
Зачастую при разработке внутренних нормативных документов в Организации используется термин конфиденциальная информация , однако, законодательством РФ он не определен.
Однако, в Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяется конфиденциальность информации. — Обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.
В связи с этим, перед использованием термина конфиденциальная информация в документах, его необходимо предварительно определить.
Например, Конфиденциальная информация — информация, ограниченного доступа, за исключением сведений, составляющих государственную тайну.
Или: В настоящем документе под конфиденциальной информацией понимается:
- Сведения, составляющие коммерческую тайну.
- Сведения, составляющие персональные данные.
Просмотр документов с ограниченным доступом — новый CAED
- Домашняя страница
- » Электронный архив CM/ECF
- » Просмотр документов с ограниченным доступом
Просмотр документов с ограниченным доступом
(PSR, гражданские иммиграционные дела и гражданские дела социального обеспечения)
Введение
33
3
3
3
3 Введение Документы с ограниченным доступом — это документы, которые недоступны для удаленного просмотра широкой публике, но могут быть доступны для удаленного просмотра адвокатом по делу. Примерами ограниченных документов являются отчеты о расследовании присутствия (PSR), документы по делу о социальном обеспечении и документы по делу о гражданской иммиграции. Некоторые документы с ограниченным доступом также можно просмотреть на общественных терминалах офиса клерка, например, документы по делам социального обеспечения и гражданским иммиграционным делам. В этом совете объясняется, как официальные поверенные могут получить удаленный доступ к некоторым документам с ограниченным доступом.
Предупреждение Экраны
Не все документы с ограниченным доступом доступны для просмотра. Некоторые пользователи могут удаленно просматривать документы со следующими предупреждающими экранами:
· Предупреждение. Этот документ предназначен только для определенных пользователей.
· Предупреждение. Этот документ предназначен только для пользователей суда и соответствующей стороны.
· Предупреждение. Этот документ предназначен только для пользователей судов, участников дел и пользователей общедоступных терминалов.
Уведомления об электронной подаче (NEF)
Доступ к документам с ограниченным доступом через ссылку на документ в NEF невозможен. Для просмотра документов с ограниченным доступом требуется логин и пароль пользователя PACER с NextGen CM/ECF Access. Вход в NextGen CM/ECF подтверждает, что вы являетесь участником дела, которому разрешено просматривать документ удаленно. Таким образом, документы с ограниченным доступом не могут быть доступны исключительно через PACER. Обратите внимание: запечатанный документ никому не доступен для удаленного просмотра.
Шаги для удаленного просмотра документа с ограниченным доступом
Выполните следующие действия для удаленного просмотра документа с ограниченным доступом после получения NEF:
ШАГ | ДЕЙСТВИЕ |
1. | Откройте браузер, чтобы получить доступ к системе CAED NextGen, и войдите в систему, используя логин и пароль PACER, которые предоставляют доступ для электронной подачи документов к CAED NextGen. Примечание: Пользователь, подавший заявку, может не иметь возможности просматривать документ, если кто-то другой (т. е. любые вторичные адреса электронной почты, связанные с учетной записью пользователя, подавшего заявку) нажимает в NEF и пытается сначала просмотреть документ, поскольку система считает, что был использован один свободный вид. |
2. | Нажмите Отчеты на синей панели задач, а затем Docket Sheet . |
3. | Введите номер дела и нажмите Запустить отчет . |
4. | Нажмите на номер документа, который вы хотите просмотреть. Вы увидите предупреждающее сообщение о том, что доступ к документу ограничен. Щелкните Просмотр документа . |
5. | Сохраните или распечатайте документ. |
Документы с ограниченным доступом Определение | Law Insider
означает следующие документы, которые должны быть заключены сторонами соответствующих договоров в связи с поставкой электроэнергии:
означает и включает без ограничений все векселя, кредитные договоры, договоры займа, экологические договоры , гарантии, соглашения об обеспечении, ипотечные кредиты, договоры доверительного управления и все другие инструменты, соглашения и документы, действующие сейчас или в будущем, оформленные в связи с Задолженностью.
означает Субординированную облигацию и любые и все другие документы, соглашения, письменные документы или инструменты, заключенные в связи с ней или в соответствии с ней, в каждом случае, действующие на дату настоящего документа и с поправками, изменениями, пересчетом или рефинансированием в соответствии с с условиями настоящего Соглашения.
имеет значение, указанное в разделе 5.2.
имеет значение, указанное в разделе 4.2.
в совокупности означает Соглашение с ограниченной ответственностью эмитента, Свидетельство об учреждении эмитента и любой другой документ, в соответствии с которым создается или управляется эмитент, каждый из которых может время от времени изменяться или дополняться.
означает Соглашение о покупке, Доверительное соглашение, Доверительное соглашение, Облигации и Доверительные ценные бумаги.
означает документы в соответствующем Файле активов, которые должны быть доставлены Хранителю.
в совокупности означает документы, подтверждающие подписку на Долевой капитал в пределах долевого компонента стоимости Проекта.
означает настоящее Соглашение, Соглашение о правах инвесторов, Право преимущественной покупки и Соглашение о совместной продаже, а также Соглашение о голосовании.
означает аккредитивы, приложения к аккредитиву, заявления о внесении изменений в аккредитив и любой другой документ, относящийся к любому аккредитиву, включая любые документы стандартной формы банка-эмитента для выпуска аккредитива.
имеет значение, указанное в разделе 6.06.
имеет значение, присвоенное этому термину в Разделе 2.12.
имеет значение, указанное в разделе 2.6 настоящего документа.
означает любые документы, которые являются документами о конфиденциальности адвоката и клиента и/или документами о конфиденциальности результатов работы.
означает настоящее Соглашение, Средства ликвидности, Письма о вознаграждении, Договорные обязательства, Соглашения о доверительном управлении, Соглашения об участии, Примечания к оборудованию и Сертификаты, а также все приложения и графики, прилагаемые к любому из вышеперечисленного.
означает комплект документации для торгов, предшествовавший размещению Контракта, частью которого являются настоящие ОУК, которые были проданы или выданы Покупателем потенциальным участникам торгов, и в которых указаны спецификации, сроки и условия предлагаемой закупки. были прописаны.
означает Аккредитивы, любой тратт или другой документ, представленный в связи с получением по ним, Заявки и настоящее Соглашение.
означает документы, указанные в Разделе 2(I) Депозитарного соглашения.
означает документы, указанные как таковые в Части A — Введение;
означает документы, освобождающие применимый Инструмент обеспечения в качестве Залога на Заложенное имущество, и Заявления о прекращении действия UCC-3, прекращающие действие Финансовых заявлений UCC-1, и такие другие документы и инструменты, свидетельствующие об освобождении такого Заложенного имущества от Залогового имущества. Бассейн.
означает любое Срочное кредитное соглашение, любую Срочную гарантию, любой Срочный залоговый документ, любые Услуги по управлению денежными средствами между Заемщиком или любой Ограниченной дочерней компанией и любым Аффилированным лицом по срочному управлению денежными средствами, любые Срочные соглашения о хеджировании между любой Срочной кредитной стороной или любой Ограниченной дочерней компанией. и любое Аффилированное лицо по срочному хеджированию, любое другое вспомогательное соглашение, стороной или бенефициаром которого является любая Сторона с срочным обеспечением, а также все другие соглашения, инструменты, документы и сертификаты, заключенные в настоящее время или в будущем любой Стороной по срочному кредиту или любой из его соответствующим Дочерним компаниям или Аффилированным лицам и переданы Срочному агенту или любой другой Стороне, обеспеченной сроком, в связи с любым из вышеизложенных или любым Соглашением о срочном кредитовании, в каждом случае, поскольку оно может быть изменено, дополнено, переформулировано или иным образом изменено с течением времени. ко времени.
имеет значение, указанное в Разделе 2.1(b).
означает все документы, изданные Главным сотрудником по закупкам или упомянутые Главным сотрудником по закупкам как доступные на веб-сайте города и включенные посредством такой ссылки в связи с приглашением к участию в торгах или предложениях.