Протокол общего собрания снт об избрании председателя образец: Протокол общего собрания СНТ — образец 2021

В заголовке повестки дня должны быть указаны название и адрес организации. Он также должен включать дату, время и место встречи.

Первым делом председатель объявляет призыв к порядку вместе со временем.Секретарь вносит в протокол время звонка по порядку. После объявления собрания председатель совета директоров может выступить с приветственным словом, попросить представиться или прочитать заявление о миссии и видении организации.

Второе задание — попросить председателя внести изменения в повестку дня. В это время будут вноситься дополнения и исключения в повестку дня. При отсутствии изменений повестка дня переходит на утверждение протокола предыдущего собрания.

В третьем пункте повестки дня должно быть указано «Утверждение протокола» вместе с датой последнего заседания. В большинстве случаев члены совета директоров должны были получить копию протокола до собрания. Если они не связались с секретарем до собрания с исправлениями или изменениями в протоколе, у них есть возможность внести их во время этого пункта повестки дня.

несут этическую и юридическую ответственность за то, чтобы протоколы точно отражали деятельность совета директоров.

Четвертый пункт повестки дня заседаний совета директоров — отчеты. Этот первый отчет должен быть отчетом Исполнительного директора. Этот отчет должен включать обзор операций и проектов. Исполнительный директор должен давать членам совета директоров обзор перспектив бизнеса, включая положительные и отрицательные тенденции, основные инициативы, новости бизнеса и другие аспекты бизнеса.

После отчета исполнительного директора финансовый директор дает отчет.Члены совета директоров должны прилагать усилия к пониманию финансовых отчетов, чтобы они могли идентифицировать потенциальные финансовые угрозы. Понимание финансовых отчетов также может вызвать обсуждение потенциальных возможностей.

Последующие отчеты могут быть сделаны председателями комитетов. Вот еще несколько советов о том, как написать отчет на доске.

Пункты должны включать прошлые бизнес-вопросы, которые не решены, требуют дальнейшего обсуждения или требуют голосования совета.Предметы могут быть представлены или переданы в комитет для дальнейшего изучения.

Члены Совета должны обсудить новые вопросы бизнеса и определить план действий. Это может включать их внесение в список, перенос действий на более поздний срок или передачу их в комитет.

На этом этапе повестки дня заседаний совета члены могут делать объявления, например поздравления или соболезнования, или делать другие специальные объявления.В это время могут быть подняты любые другие вопросы, например, вопросы, которые, возможно, потребуется добавить в повестку дня следующего собрания.

Это официальное закрытие собрания председателем правления. Он должен указать время закрытия собрания, чтобы секретарь мог включить его в протокол заседания. Дата следующего собрания должна следовать за пунктом о переносе, чтобы членам совета было напоминание записать его в свои календари.

Повестка дня служит дорожной картой для председателя совета директоров. Это помогает ему переходить от одного пункта собрания к другому, решая при этом все вопросы бизнеса и давая возможность всем членам совета директоров участвовать. Председатель совета директоров, который использует повестку дня заседаний совета, эффективно повышает производительность, поскольку не зацикливается слишком долго на вопросах, которые лучше решать в комитетах.

Четкая повестка дня проясняет пункты действий и определяет, кто отвечает за их решение, так что правление добивается прогресса. Повестка дня также определяет протокол собрания.Это важно для того, чтобы у членов совета директоров был подробный письменный план, согласно которому они несут ответственность за выполнение своих бизнес-задач.

Повестку дня совета директоров следует рассматривать как инструмент эффективного, справедливого и продуктивного ведения дел совета директоров. Чтобы повестка дня была эффективной, ее следует использовать и выполнять последовательно и верно.

советов по проведению годового общего собрания — играйте по правилам

Ежегодные общие собрания — это официальные мероприятия, на которых нужно поставить точку над буквой I и крестиком, и, как следует из названия, они проводятся ежегодно.

Согласно большинству конституций годовое собрание акционеров является общим собранием, хотя определения иногда могут сделать это немного неясным. Все собрания организации являются общими собраниями, если они не являются внеочередными или специальными общими собраниями и не имеют собственных особых требований.

Важно помнить, что ГОСА — это еще одна версия общего собрания, хотя в повестку дня входят конкретные вопросы, которые рассматриваются только один раз в год.

ГОСА обычно проводятся в течение 5 месяцев после окончания финансового года.Для организаций, использующих финансовый год до 30 ^-го июня, это означает, что собрание должно быть проведено до конца ноября.

Многие люди стонут, когда думают о собрании своего клуба или ассоциации. Скучно, скучно, пустая трата времени, мы не можем сделать это онлайн, у меня есть дела поважнее и каждый эпитет под солнцем.

Секрет успешного Общего собрания акционеров, которое посещают люди, заключается в том, чтобы расположить его между другими интересными, веселыми, общительными и веселыми мероприятиями.

Одна из идей — провести какой-то форум перед AGM. В зависимости от вашего вида спорта у вас может быть форум, например:

• как увеличить количество играющих женщин
• эффект сотрясения мозга,
• как справиться с плохим поведением родителей,
• идей по сбору средств,
• последние новости из вашего государственного управления спорта,
• докладчик от вашей национальной спортивной организации об успехе на последнем чемпионате мира,
• панельный чат, посвященный надлежащему управлению и его значению.

Существует любое количество тем, которые привлекут участников и заинтересованных сторон. Стремитесь к тому, чтобы само общее собрание было завершено и очищено от пыли как можно быстрее, учитывая, что выборы и изменение конституции могут занять некоторое время.

Затем завершите мероприятие социальной активностью: обедом, напитками и закусками, включая хорошее времяпрепровождение. И не забывайте бейджи, которые всегда упрощают разговор.

Опубликуйте программу заранее, чтобы побудить людей приходить и оставаться, потому что она представлена ​​как повод, на который стоит обратить внимание.

Повестка дня обычно содержит следующие элементы

1. Приветствие и извинения
2. Минуты предыдущего годового общего собрания акционеров
3. Отчет Президента
4. Отчет генерального директора (если применимо)
5. Представление финансовой отчетности
6. Поправки к Конституции (если есть)
7. Выборы
8. Пожизненное членство (если есть)
9. Назначение аудитора на следующий финансовый год.

Обычно в повестку дня нет общих деловых вопросов, но их можно включить, чтобы стимулировать обсуждение среди тех, кто не спешит присутствовать.

Повестка общего собрания акционеров иногда может быть очень быстрой, особенно если выборов нет или мало. Часто имеет смысл подумать о том, чтобы выступил спикер и поговорил на интересующую тему, будь то кто-то, кто успешно представлял ваш вид спорта или клуб, кто-то, кто может говорить об управлении (всегда радует публику!) Или, возможно, некоторые мысли о маркетинге и стратегическое планирование на высоком уровне для всех, будь то член комитета клуба или правления спортивной ассоциации.

Общее собрание участников включает в себя директоров организации, ее членов, включая пожизненных членов, и всех гостей, которые могут быть приглашены.

Только члены с правом голоса могут голосовать на Общем собрании акционеров. Для большинства спортивных организаций членами с правом голоса являются их члены, для клубов — их члены, для государственных спортивных ассоциаций, их клубы-члены, а для национальных спортивных организаций — их государства-члены в обычной федеративной модели. Лица, являющиеся членами клубов, не имеют права голосовать на годовом Общем собрании ассоциации штата, кроме как от имени своего клуба.Пожизненные члены не имеют права голоса, но обычно по праву имеют право присутствовать и выступать.

Правление решает, кто, кроме членов с правом голоса, имеет право выступать на годовом общем собрании. Чтобы стимулировать участие в том, что большинство людей обычно считает очень скучным способом провести время, может быть принято решение разрешить любому желающему высказаться по теме, хотя голосование остается за членами с правом голоса.

Директора или организация будут присутствовать, могут выступать, но обычно не голосуют.

Протокол годового годового общего собрания акционеров выносится на утверждение годового годового общего собрания акционеров. Они не представлены на заседании правления или любом другом общем собрании.

Когда вносится предложение об утверждении и ведении протокола, только люди, присутствовавшие на предыдущем годовом Общем собрании, могут перемещать и вести протокол, и только те, кто присутствовал на предыдущем Общем собрании, могут голосовать за принятие или утверждение протокола.

Нечасто рассылать черновики протоколов присутствующим на собрании, как протоколы призывных комиссий, рассылаемые членам совета в течение одной или двух недель после заседания совета.Скорее, черновики протокола отправляются вместе с уведомлением о следующем годовом Общем собрании акционеров, что дает любому желающему время пересмотреть черновик протокола и затем сообщить о любом недостающем элементе или ошибке на самом Общем собрании акционеров.

Общее собрание акционеров — это собрание, на котором годовой отчет и годовой финансовый отчет представляются членам на утверждение. Здесь мы сосредоточимся на первом, поскольку последний более или менее позаботится о себе в процессе аудита — см. Уведомление AGM .

Годовой отчет — это отчет за предыдущий финансовый год. Для большинства организаций это будет период с 1 ^-го июля по 30 ^-го июня, что означает, что к моменту проведения ГОСА (до конца ноября) большая часть информации будет довольно старой.

Годовой отчет служит нескольким целям. Один является официальным документом организации, а второй — маркетинговым инструментом. При его приготовлении следует иметь в виду обе эти цели.

Не существует правильной или неправильной формулы для подготовки годового отчета, но необходимо приложить все усилия, чтобы сделать его как можно более интересным и читаемым.Например, если вы только что установили новую компьютерную систему, она может стоить одной или двух строк, но определенно не целой половины страницы. С другой стороны, если вы провели чудесный ужин с наградами, на котором было несколько замечательных историй и выдающихся победителей, то разворот на две страницы с фотографиями может оказаться уместным. Ведь всем нравится видеть себя на фотографиях на мероприятиях.

Отчеты подкомитетов и рабочих групп должны быть краткими и отредактированными, чтобы читать в одном стиле — написанными от первого или третьего лица, чтобы не запутать читателя и придать документу ощущение целостности.Целесообразно, чтобы конкретные отчеты составлял председатель подкомитета.

Годовой отчет должен содержать для записи:

• Отчет президента / председателя
• Отчет секретаря / генерального директора — иногда уместно их объединить
• членов Правления, включая любые изменения в персонале в течение периода
• Персонал с изменениями
• Члены подкомитета и рабочей группы
• Краткое изложение хода выполнения стратегического плана
• Награды ужинов и других светских мероприятий с фотографиями
• Результаты с соревнований
• Программы и проекты клуба / ассоциации
• Список участников по категориям или классам
• Благодарности и признательность спонсоров и сторонников
• Все остальное, что имеет отношение к вашей организации

Убедитесь, что он разработан и напечатан не только для годового общего собрания акционеров, но и для распространения среди заинтересованных сторон, друзей, политиков, местных советов, спонсоров, потенциальных спонсоров и людей, которые не присутствовали на годовом общем собрании.Отправьте его этим группам с тщательно составленным сопроводительным письмом, подписанным председателем и / или генеральным директором. Хотя это может оказаться более дорогостоящим упражнением, чем просто разместить на вашем веб-сайте версию с откидной страницей, гораздо больше шансов, что бумажная копия будет сохранена и прочитана, поэтому подумайте об инвестициях.

Некоторые организации отправляют свои годовые отчеты различным заинтересованным группам до ГОСА. Однако существует очень небольшой риск того, что отчет / отчеты президента / генерального директора могут быть оспорены на собрании.Если бы это произошло, то опубликованные документы были бы неверными, если бы в эти отчеты потребовалось внести поправки.

Каждая организация обычно имеет независимую бухгалтерскую фирму для проведения аудита годовой отчетности. Они подписываются советом директоров перед презентацией на годовом Общем собрании акционеров.

Это странный протокол, но обычно на собрание вносится предложение подтвердить назначение аудиторской фирмы на следующий финансовый год или назначить новую фирму, если это будет рекомендацией совета директоров.Назначения аудиторов обновляются ежегодно.

Устав обычно устанавливает период времени, в течение которого должно быть сделано уведомление о ГОСА. Стандартное количество дней — 21 или 28, но иногда, в зависимости от характера организации, оно может достигать 45 дней.

Сроки уведомления имеют решающее значение, и их необходимо соблюдать и придерживаться. Уведомления должны быть отправлены не менее указанного количества дней. Не имеет значения, если уведомление о собрании датировано 21+ днем ​​до даты: оно должно быть отправлено до даты.Поскольку в электронном письме указано определенное время, когда оно отправлено, сомнений быть не может. Если расписание не соблюдается, могут возникнуть проблемы с правомерностью встреч, и в случае успеха это может означать, что весь процесс встречи нужно начинать заново. Ходатайства об устранении недействительности, такие как недостаточное уведомление, могут оказаться проблематичными, даже если это наиболее целесообразное решение.

Фиксированное количество дней может не подходить для всех целей. Уведомление членов за 21 день может быть нормальным, но для того, чтобы иметь возможность выдвигать кандидатуры на выборные должности, срок закрытия для них может составлять 28 дней, чтобы подробности можно было включить в документы, рассылаемые вместе с уведомлением о собрании.Или уведомление о собрании может быть сделано за 21 день, но дата отправки кандидатур — не менее чем за 7 дней до собрания.

Чтобы у тех, кто составляет документы для ГОСА, было достаточно времени, чтобы получить необходимую информацию и документацию, а затем обработать их для распространения среди присутствующих на ГОСА, тщательно продумайте различные предписанные даты.

Члены Совета, срок полномочий которых истек, должны принять решение о том, баллотироваться повторно или нет, своевременно и не в последнюю минуту.

Отсрочка принятия решения о поиске другого термина ставит организацию в невыгодное положение, поскольку может помешать другим заинтересованным лицам поднять руки. Довольно часто люди не желают участвовать в выборах, если знают, что действующий президент меняет свою кандидатуру, предпочитая дождаться другой возможности.

Поскольку годовые собрания акционеров обычно проводятся в одно и то же время, плюс-минус неделю или две, в середине года совет директоров должен провести обсуждения о том, кто будет, а кто не будет переизбираться.Если сделано предварительное объявление, то о вакансиях можно будет объявить самый широкий округ, что даст тем, кто, возможно, не хочет оспаривать действующего президента, возможность рассмотреть вопрос о выдвижении кандидатуры. Это будет невозможно, если действующий президент оставит до даты закрытия кандидатур, чтобы принять решение не участвовать в выборах.

Иногда конституции требуют полной перестройки, включающей полную переработку. В других случаях тут и там есть пункты, требующие только настройки.В любом случае изменение обычно производится на общем собрании акционеров или, если оно особенно срочно, на специально созываемом специальном общем собрании.

(Специальное общее собрание или SGM может быть созвано правлением или определенным числом членов, в соответствии с тем, что изложено в конституции, только для определенной цели; это один пункт повестки дня. В этом случае движение на SGM будет означать, что «конституция 1919 года будет заменена конституцией 2018 года» и обсуждение, а затем последует голосование).

Изменение Конституции требует времени по ряду причин. Люди не любят перемен. Они думают, что конституция работает отлично. Они не понимают его недостатков и отсутствия передовой практики. Они не понимают, для чего это изменение и что оно означает.

Помня об этом, вам, как совету директоров, нужно дать достаточно времени, чтобы обсудить изменения и обсудить их. Привлекайте независимых людей, которые знают о разработке конституций. Не полагайтесь на то, что члены правления работают как комитет по разработке поправок.Платите кому-нибудь, кто сделает работу за вас и управляет процессом консультаций с заинтересованными сторонами, противниками, заинтересованными и незаинтересованными сторонами.

После завершения процесса необходимо внести предложение в Общее собрание акционеров для принятия конституции. Правление и / или генеральный директор готовят предложение.

Окончательный вариант проекта, в идеале в размеченной форме, следует разослать вместе с документами общего собрания (в соответствии с сроками, установленными в конституции), сопровождаемыми пояснительным меморандумом, в котором каждая поправка рассматривается одна за другой, с указанием причины для Предлагаемое изменение.Это даст тем, кто заинтересован, время для того, чтобы задать вопросы перед самим ГОСА, ведущим, скрестив пальцы, к плавному принятию новой и улучшенной конституции во время собрания.

Чаще всего это делается одним движением, называемым омнибусным движением, которое включает в себя все изменения. Это может быть сделано путем предоставления списка изменений на собрании или, альтернативно, с помеченной копией изменений. Последнее менее желательно, так как может сбивать с толку, если есть существенные изменения.

Имейте в виду, что технически каждое изменение необходимо идентифицировать, даже если это изменение с заглавной буквы на строчную, или для удаления опечатки и исправления орфографических и грамматических ошибок. Вам решать, хотите ли вы перейти к этой детали.

Альтернативой является поправка за поправкой, которая занимает много времени и может вызвать целый ряд возражений со стороны людей, которые в противном случае были бы достаточно или разумно удовлетворены, чтобы принять изменения.

В некоторых формулировках могут быть некоторые корректировки, но, предполагая, что окончательная версия будет принята, предложение необходимо вынести на собрание.Для принятия поправок или принятия новой конституции, в зависимости от обстоятельств, требуется 75% голосов присутствующих и имеющих право голоса.

По большей части большинство людей не очень интересуются конституциями, и чаще всего изменения принимаются без каких-либо несогласий, дебатов или споров. Тем не менее, стоит убедиться, что перед подготовкой окончательного проекта были проведены консультации с каждым, чтобы не сорвать изменения на собрании. При этом вполне возможно, что мирские изменения пройдут, оставив более спорные вопросы для дальнейшего обсуждения и обсуждения вне Общего собрания акционеров.Дальнейшие изменения затем необходимо будет представить на SGM или на следующем

Шаблон протокола заседания Совета директоров + 7 основных ошибок, которых следует избегать

Протокол заседаний совета директоров может показаться обыденной бумажной работой, но он является важной частью надлежащего управления советом директоров с потенциально далеко идущими последствиями. Хотя протоколы служат одновременно исторической записью и маркером для отслеживания прогресса совета директоров корпорации, они имеют и более серьезное применение.Точность протокола собрания может иметь бюрократическое, финансовое и юридическое значение на долгие годы.

Утвержденный протокол заседания совета директоров представляет собой официальный отчет обо всем, что произошло во время заседания совета директоров. Они составляют юридически обязательный документ — высший источник истины для деятельности совета директоров. Протокол может быть вызван в суд в случае судебного процесса или в IRS, и члены совета потенциально могут нести ответственность за то, как они голосовали по ключевым решениям. Если важные обсуждения отсутствуют или голоса записываются неправильно, результаты могут быть плачевными для компании или для отдельных членов совета директоров.

Создание точных, полезных и законных протоколов правления означает избежание следующих распространенных ошибок, которые приводят к неэффективному ведению записей.

Поскольку протоколы заседаний совета директоров являются юридическими документами, секретари совета директоров должны быть знакомы с правилами, регулирующими протоколы заседаний, и правилами самого заседания совета директоров. Если корпорация участвует в судебном процессе, эти протоколы будут иметь решающее значение для понимания того, что произошло, и для определения ответственности.

В большинстве штатов требуется, чтобы корпорации вели протоколы заседаний совета директоров, но точный формат остается на усмотрение компании. Протоколы не нужно подавать в штат, но они должны храниться не менее семи лет.

Одно из наиболее важных юридических требований, которое действительно варьируется от штата к штату, включает правила достижения кворума — количества акционеров, которые должны присутствовать для принятия решения. Наличие кворума должно быть записано в протоколе заседания.Многие штаты требуют, чтобы для формирования кворума присутствовало большинство членов совета директоров, но Делавэр, например, разрешает кворум только с одной третью голосующих акционеров. В других штатах нет требований о том, сколько членов должно присутствовать.

Помимо базовой информации о посещаемости, необходимо подробно записывать любое обсуждение конкретных юридических вопросов. Отметьте конфликты интересов и действия, которые члены правления предприняли для их разрешения. Также укажите имена членов совета директоров, которые не согласились с решениями совета директоров, поскольку это сводит на нет личную ответственность этих членов в случае судебного иска.

Прежде чем приступить к ведению корпоративных протоколов, проконсультируйтесь с корпоративным юристом о том, как это лучше всего сделать. Подумайте о том, чтобы пригласить адвоката присутствовать на важных собраниях или голосованиях, чтобы они могли посоветовать информацию, которую необходимо записать.

Зайти в зал заседаний и просто записать, что происходит, — неэффективный способ делать заметки. Генеральный директор и секретарь могут обеспечить успешное ведение минут при тщательной подготовке.

В идеале, генеральный директор или председатель совета директоров должны подготовить и распространить повестку дня собрания за несколько дней до собрания. Просмотрите повестку дня, чтобы понять ход собрания, а также основные вопросы, голоса и другие вопросы для обсуждения. Если возможно, постарайтесь заранее встретиться с генеральным директором, чтобы обсудить план встречи.

Затем, используя повестку дня в качестве справочника, создайте предварительный план для заметок о собрании. Дайте каждому элементу собственный заголовок и оставьте место для заметок, которые вы будете делать.Во время встречи вы просто заполните пробелы, вместо того чтобы пытаться создать структуру для информации, которую вы записываете.

Протокол собрания служит официальным документом — не только о том, что произошло во время собрания, но также и о том, где оно было, кто присутствовал, а также о других мелких, но важных деталях.

Хотя не существует юридических правил, касающихся того, что должно включать в себя протокол, большинство советов основывают свои передовые методы на Правилах порядка работы Роберта.Правила гласят, что протокол заседания совета директоров должен включать

• вид собрания (регулярное, внеочередное, годовое)
• наименование сборки
• дата, время и место встречи
• заявление о том, присутствовали ли постоянный председатель и секретарь, и если нет, то кто заполнил
• время начала и окончания собрания

Также важно вести точный учет посещаемости. Запишите имена директоров, которые присутствовали, и отметьте участников, не имеющих права голоса, а также их имена, должности и причины присутствия.

Протокол заседания совета директоров не является стенограммой заседания. Это было бы утомительно как для записи, так и для чтения. Вместо этого документ должен представлять собой легко усваиваемое резюме наиболее важных действий, решений и моментов, высказанных во время встречи.

Составляя протокол, сосредоточьтесь на результатах обсуждений, а не на том, кто что сказал. Запишите продолжительность обсуждений и подведите итоги, но не вдавайтесь в подробности.

Также важно, чтобы секретарь был нейтральным. Избегайте личных наблюдений или замечаний. Самый простой способ сохранить нейтральный характер письма — избегать использования прилагательных или наречий в описаниях.

Например, этот отрывок слишком подробный и слишком эмоциональный:

Правление приступило к 15-минутному обсуждению улучшения маркетинговых усилий. Член Правления X предложил нам удвоить маркетинговый бюджет, чтобы нанять больше сотрудников, но член Правления Y с гневом не согласился и предложил оставить бюджет без изменений до конца года, заявив, что «маркетинговая команда уже тратит слишком много денег.Затем член Правления X возразил…

Тогда как эта версия более подходящая:

15-минутное обсуждение того, как лучше поддерживать маркетинговые усилия. Предложение члена Правления X об увеличении маркетингового бюджета до 4 миллионов долларов. Предложение поддержано и одобрено, член Совета Y не согласен.

В то же время важно, чтобы протокол был достаточно конкретным, чтобы любой, кто его читает, мог точно понять, что произошло, даже если он не присутствовал на встрече.Простая запись движений и результатов, хотя и точная, не создает полезной учетной записи для использования в будущем.

Записывая все движения, решения, следующие шаги и многое другое, используйте полный и недвусмысленный язык. В голосах, которые не являются единодушными, всегда указывайте несогласных и воздержавшихся (а также любые конфликты интересов, которые у них были). Точный учет защищает членов совета директоров от потенциальной юридической вины.

Например, этот отрывок слишком расплывчатый:

Несмотря на некоторые возражения, правление проголосовало за то, чтобы отложить обсуждение потолка заработной платы до следующего собрания.

Принимая во внимание, что эта версия включает всю необходимую информацию:

После 10-минутного обсуждения потолка заработной платы член Правления Z предложил отложить это обсуждение до следующего собрания, когда будут доступны дополнительные данные. Предложение поддержано и одобрено, члены Правления А и Б не согласны.

Обсуждения могут проходить быстро, и очень легко случайно упустить информацию или неправильно записать слова и действия людей.Но поскольку протоколы заседаний совета директоров являются официальными историческими записями, точность имеет решающее значение.

Одним из способов обеспечения точности протоколов является запись заседаний совета директоров, а затем их расшифровка. Хотя эти расшифровки не могут заменить настоящие протоколы собраний, вы можете обратиться к ним за точными формулировками резолюций и ключевых моментов. Письменная стенограмма также полезна для просмотра быстро меняющихся дискуссий или для интерпретации трудных для понимания акцентов.

Если вы все же решите записывать собрания, убедитесь, что вы получили разрешение всех участников заранее. Вам также нужно будет составить план уничтожения или безопасного хранения записей и расшифровок после их использования.

Если у вас нет полномочий на ведение записи, обратитесь к пакету Правления, включая повестку дня, краткое изложение и любые презентации, когда вы будете составлять окончательный протокол собрания. Они могут помочь заполнить пробелы конкретными цифрами или фактами, которые могли возникнуть во время разговора.

После того, как вы тщательно составили протокол собрания, поделитесь им с советом директоров до следующего собрания, чтобы они могли его просмотреть. Обычно участники голосуют за утверждение протокола последнего собрания в начале каждого нового собрания. Это действие ратифицирует протокол и превращает его из «проекта» в официальный юридический документ.

Часто генеральные директора включают протокол последнего собрания в пакет правления, распространяемый перед собранием.Эти материалы часто содержат конфиденциальную информацию, поэтому генеральные директора и секретари должны гарантировать, что информация будет передана правильным сторонам. Безопасно делитесь материалами собрания совета директоров, используя ссылки вместо вложений электронной почты.

После ратификации протокол становится частью корпоративного учета и должен храниться в нем. Чтобы безопасно хранить протоколы собраний совета директоров, используйте DocSend Spaces для создания онлайн-библиотеки материалов прошлых собраний. Таким образом, документы будут доступны заинтересованным сторонам и никому другому.

Быть секретарем правления — важная, но зачастую неблагодарная роль, требующая большой подготовки и внимания к деталям. Чтобы немного упростить работу, загрузите этот шаблон протокола собрания совета директоров, чтобы создать собственный корпоративный протокол и настроить себя на успех с момента начала собрания.

Пример протокола собрания | Малый бизнес

Джейсон Гилликин Обновлено 4 марта 2019 г.

Протоколы собрания — это не просто шпаргалка из того, что было сказано на собрании персонала на прошлой неделе.Протоколы могут быть официальными юридическими документами, отражающими официальные действия совета директоров компании или руководства государственного учреждения. Поскольку протоколы являются официальным документом о деятельности бизнеса и правительства, их эффективное развитие окупается. Если вы пишете заметки на бумаге от руки, вам может пригодиться заранее распечатанная форма, чтобы вы могли поместить соответствующую информацию туда, где она есть. Вы также можете создать компьютерную форму, если возьмете с собой портативный компьютер или электронный блокнот для использования во время встречи.

Информация заголовка

Протокол включает заголовок с датой и местом встречи.В заголовке указывается, кто присутствовал, а кто отсутствовал по уважительной причине, и обычно в нем указывается лицо, которое выполняло функции председателя собрания и секретаря по записи. Встречи, которые происходят одновременно в нескольких местах — например, посредством видеоконференцсвязи — обычно записывают посещаемость в зависимости от местоположения.

Протокол заседания совета директоров компании A-1 4 мая 2017 г. Зал исполнительного совета, здание штаб-квартиры Роберт Джонсон, председатель и Кайл МакГрегор, секретарь записи Присутствуют: Р.Джонсон, М. Перес, Дж. Хатояма, Ф. Майклс, С. Хоторн, М. Смит, Р. Сэндборн, В. Кларк

Вводный материал

Минуты обычно начинаются с точного времени, когда председательствующий созывает собрание, чтобы порядок. На большинстве собраний первыми пунктами повестки дня являются представления, замечания председательствующего и утверждение протокола предыдущего собрания. Обозначьте основные моменты, предложенные во время выступления председательствующего. Если члены предложили какие-либо поправки к протоколу предыдущего собрания, точно запишите эти изменения.

Г-н Джонсон объявил собрание в 14:46. После неформального знакомства Джонсон объявил, что его кошка недавно родила шесть котят. По предложению г-жи Хоторн протокол июльского собрания был принят единогласно, за исключением того, что слово «грузовик» в параграфе 15 было зачеркнуто и заменено словом «полутрактор».

Согласованная повестка дня

Хотя каждое собрание имеет разную структуру, официальные встречи — особенно для правительственных групп — обычно начинаются с «согласованной повестки дня», которая представляет собой не более чем серию отчетов и заявлений, не требующих голосования.Повестка дня согласия часто включает в себя переписку, отчеты комитетов и другие информационные материалы.

Запишите основные моменты по каждому пункту, обсуждаемому в ходе согласования повестки дня, указав тему разговора и любые важные комментарии, предложенные участниками во время открытого обсуждения.

Г-жа Смит зачитала письмо от XYZ Manufacturing Company от 4 ноября. В письме хвалят профессионализм транспортного подразделения в ускорении доставки продукции высокого уровня.Г-н Перес, от имени транспортного подразделения, сказал, что XYZ отлично справилась с предоставлением подробных инструкций по маршруту.

Деловая повестка

Деловая повестка — это то место, где происходит действие — часть собрания, где участники обсуждают и голосуют по различным вопросам действий. В официальных протоколах секретарь должен записать фактическое предложение, по которому проводится голосование, и фактическое количество голосов, включая тех, кто голосовал за и против вопроса. Как правило, секретарь также фиксирует краткое изложение дискуссии, включая основные моменты, сделанные каждым выступившим членом.

Технически не существует такого понятия, как голосование «воздержаться». Воздержаться означает вообще не голосовать. Людям, желающим записать, что они не поддерживают и не возражают против того или иного вопроса, следует вместо этого проголосовать «присутствовать».

Джонсон начал обсуждение счета от ABC Widgets на 21 434,87 доллара. Г-жа Хатояма сообщила, что на прошлой неделе финансовый комитет одобрил счет. Г-н Майклс сказал, что поддерживает текущую работу с ABC Widgets. Хатояма предложил утвердить счет от ABC Widgets, Inc., за 21 434,87 долларов. Мисс Сэндборн поддержала. Движение повело счет 4: 2: за Хатояма, Сэндборн, Майклс и Смит, против — Перес и Кларк.

Заключительные материалы

Большинство минут обычно заканчиваются временем окончания собрания. Протокол подписывается председательствующим и секретарем записи, хотя, если секретарь является членом группы с правом голоса, то одной лишь подписи секретаря часто бывает достаточно.

Джонсон закрыл собрание в 7:14 p.м. Следующее заседание назначено на 5 августа в 15:00. в зале исполнительного совета.
Подпись Роберт Джонсон, председатель Кайл МакГрегор, секретарь

Составление уведомлений, циркуляров, протоколов и резолюций

Прочтите эту статью, чтобы узнать о составлении уведомлений, циркуляров и резолюций.

Лица, имеющие право присутствовать на собрании, должны быть своевременно проинформированы о времени, месте, дате и работе собрания.

Сообщение, информирующее лиц, имеющих право на участие в собрании, о времени, месте, дате и работе собрания, называется «уведомлением».

Для того, чтобы собрание состоялось, уведомление должно быть доставлено нужным лицом и надлежащими средствами всем лицам, имеющим право присутствовать на собрании. Обычно уведомление составляется и выдается секретарем по поручению директора компании. Уведомление, чтобы быть действительным, должно быть подписано соответствующим органом.

Реквизиты собрания можно разделить на следующие классы:

1. В уведомлении должны быть указаны точная дата, время и место встречи.

2. В уведомлении должен быть указан характер бизнеса, совершаемого на собрании. К уведомлению прилагается полная повестка дня.

3. Уведомление должно быть отправлено всем членам, имеющим право присутствовать на собрании.

4. Уведомление должно быть четким и безоговорочным.

5.Должен быть предоставлен надлежащий срок уведомления в соответствии с правилами организации.

Уведомление о проведении первого заседания Совета директоров компании с полной повесткой дня.

Индийская национальная издательская компания

1 College Street, Калькутта 13

От 1 июля 1999 года.

Уведомление:

Сообщаем, что первое заседание Совета директоров компании состоится в ее зарегистрированном офисе по адресу: 1 College Street, Calcutta 13, во вторник, 22 июля 1999 г., в 3.ВЕЧЕРА.

Требуется ваше присутствие.

Д. Рой

Директор

Повестка дня:

1. Выборы председателя.

2. Принятие учредительного договора, устава и свидетельства о регистрации компании.

3. Назначение первых директоров Общества.

4. Назначение Председателя Правления.

5. Назначение управляющего директора.

6.Назначение Секретаря с ретроспективным эффектом.

7. Назначение банкиров Общества и аудиторов.

8. Об определении даты следующего заседания Совета директоров.

9. Прочие вопросы.

Уведомление о проведении годового общего собрания кооперативного кредитного общества Чинсура

Chinsurah Cooperative Credit Society Ltd.

Regd. Офис: 6 Netaji Subhas Road

P.O. Чинсура, р-н. Хугли, 712103

Уведомление

1 июля 1992 года

Настоящим сообщается, что 10-е Ежегодное Общее собрание Общества состоится 20 июля 1992 г. в 3.ВЕЧЕРА. в зарегистрированном офисе секретаря по адресу: Netaji Subhas Rd, 6, Chinsurah, для проведения следующих операций.

С. Н. Сен

Секретарь

Повестка дня:

1. Утвердить протокол последнего собрания.

2. Рассмотреть вопрос о принятии отчета Секретаря.

3. Рассмотреть возможность принятия Проверенной отчетности за год, закончившийся 31 марта 1992 года.

4. Рассмотреть вопрос об объявлении дивидендов.

5. Избрать директоров.

6. Утвердить бюджет на 1992-93 гг.

7. Закрепить заемную способность Общества.

8. Рассмотрение любых других вопросов с разрешения Председателя.

Уведомление о заседании Совета, кроме первого

Roychowdhury Chemicals Ltd.

Regd. Офис, 10 Netaji Subhas Road

Калькутта 700 001

2 февраля 1995 г.

по

М..

Директор

Адрес ………………

Уважаемый господин,

11-е заседание Совета директоров Roychowdhury Chemicals Ltd. состоится в зарегистрированном офисе компании по адресу 10 Netaji Subhas Rd. Калькутта, 700001, понедельник, 25 февраля 1995 г., в 15:00.

Требуется ваше присутствие.

С уважением

Tapan Roychowdhury

Секретарь

Повестка дня:

1. Утверждение протокола 10-го заседания Правления.

2. Об одобрении передачи акций.

3. Составление финансовой отчетности и объявление промежуточных дивидендов.

4. Рассмотрение открытия нового филиала в Бхубанешваре. —

5. Об определении даты следующего заседания Совета директоров.

6. Любые другие дела с разрешения председателя.

Уведомление о проведении учредительного собрания акционерного общества

Raj and Raj Co. Ltd.

Regd. Офис, 2 Netaji Subhas Road

Калькутта 700 001

1 февраля 1998 г.

Уведомление

В соответствии с разделом 165 Закона о компаниях 1965 года, настоящим сообщается, что уставное собрание компании состоится в зарегистрированном офисе компании в понедельник, 1 марта 1998 года, в 3 P.М.

Копия обязательного отчета прилагается.

По заказу Правления

Б. Дас

Секретарь

Повестка дня:

1. Рассмотрение и принятие Отчета.

2. Проверка списка Участников.

3. Обсуждение любых вопросов, связанных с созданием компании.

Примечание:

Член, имеющий право присутствовать и голосовать, имеет право назначить доверенного лица для присутствия и голосования в случае голосования только вместо себя, и этот представитель должен быть членом компании.

К настоящему письму прилагается доверенность.

Циркулярные письма используются для передачи одного и того же сообщения большому количеству клиентов и поставщиков. Если они написаны привлекательно и интересно, это будет эффективно для делового общения.

Когда бизнесмен хочет предать гласности дело или кампанию, он отправляет циркулярные письма.Посредством таких писем читатели получают факты и цифры о фирме. Циркулярные письма призваны вызвать интерес к содержанию и тем самым завоевать доверие читателей.

Циркулярные письма обычно используются при открытии нового филиала, изменении помещения, представлении нового товара, сокращении продаж, приеме на работу, выходе на пенсию и смерти партнера и изменении устава фирмы.

При составлении циркуляра необходимо учитывать следующие моменты:

1.Циркулярное письмо должно быть составлено тщательно.

2. Они должны быть информативными.

3. Они не должны быть двусмысленными.

4. Рекламные проспекты должны быть учтивыми по тону и приятной по форме.

5. При составлении циркулярного письма следует помнить о его цели.

6. Циркулярное письмо должно быть кратким.

Цели :

Циркулярные письма выпускаются для многих целей.

Обычно циркулярное письмо содержит следующие типы информации:

1.Создание или передача бизнеса.

2. Открытие нового филиала.

3. Смена помещения.

4. Принятие или закрытие бизнеса.

5. Прекращение деятельности или объединение предприятий.

6. Назначение, увольнение или выход на пенсию важного сотрудника.

7. Прием или смерть партнера.

8. Выпуск бонусных акций.

9. Предложение акционерам правых акций.

Составьте проспект, информирующий клиентов о большой распродаже запасов перед началом фестиваля Пуджа.

Городские универсальные магазины

1 сентября 1998 г.

Уважаемые господа,

Накануне праздника Пуджа цены на многие товары, как правило, повышаются, но не в нашем магазине. Мы запланировали грандиозную распродажу наших запасов до начала фестиваля — как раз в то время, когда вы хотите купить дешево.

Цены с маркировкой D

O На 50% или более почти по всем позициям.

Вт

N

Торопитесь! Предложение открыто до 20 сентября.

Вы получаете рупий. Товаров на 200, а то и больше всего за сотню!

Мы ждем вас завтра и каждый день до 12 сентября с 8.00. и 8. P.M. без полуденного закрытия прилавков, чтобы вы могли выбрать любое удобное для вас время.

С уважением

Н. Мазумдер

Директор

Составить циркулярное письмо клиентам и дилерам об открытии нового филиала

Bata Shoe Company

23 Chowringhee Road

Калькутта 700 019

Циркуляр № N / B / 6, 15 марта 1998 г.

Уважаемые господа

Мы рады объявить об открытии нашего нового филиала по адресу 10, Zonal Central, Дургапур, Западная Бенгалия, чтобы удовлетворить растущий спрос на нашу продукцию в этом регионе.Г-н С. М. Бхаттачарья был назначен менеджером филиала. Новый филиал начнет работу с 20 марта 1998 года.

Благодаря вашему сотрудничеству и покровительству, мы могли поставлять различные типы обуви для удовлетворения потребностей самых разных клиентов в течение последних 60 лет.

Мы надеемся, что вы расширите свой патронаж на наш новый филиал, и заверяем вас в нашем постоянном внимании.

С уважением

С. Н. Басак

Менеджер по продажам

Составить циркулярное письмо клиентам и дилерам с объявлением о открытии нового выставочного зала

Khadi Gramoudyog Ltd.

Проспект Читтаранджана 37

Калькутта 700 020

2 января 1998 г.

Уважаемые господа

Мы рады объявить об открытии нового выставочного зала для нашей продукции по адресу 57 College Street, Calcutta 700013, чтобы удовлетворить растущий спрос наших клиентов из Центральной Калькутты. Выставочный зал откроется 1 февраля 1998 года.

Место для нового выставочного зала на Колледж-стрит отличное, так как оно очень удобно для клиентов, проживающих в районе Колледж-стрит и Северной Калькутте.

Г-н С. М. Бозе, который был помощником менеджера по продажам в нашем главном выставочном зале, был назначен менеджером нашего нового выставочного зала в филиале на Колледж-стрит.

Мы надеемся, что вы окажете такое же покровительство нашему новому выставочному залу, как и нашим основным магазинам.

С уважением

С. К. Патель

Директор

Составить проспект о повышении цен на продукцию

Eastern Trading Corporation

30 Netaji Subhas Road

Калькутта 700001

Циркуляр №R / P / 98 15 мая 1998 г.

Уважаемые покупатели,

С сожалением сообщаем, что из-за высокой стоимости сырья и увеличения структуры заработной платы мы вынуждены с 1 июня 1998 г. повысить цену на наш продукт — электрический насос — на 10%. Ставка дисконтирования для наших клиентов однако останется прежним.

Приносим извинения за доставленные неудобства. Мы надеемся получить от вас такое же покровительство, как и раньше.

С уважением

С.М. Тандон

Менеджер по продажам

Составление проспекта о назначении индивидуального агента

Empire Chemical Co.

Улица Старого Китайского Базара, 20,

Калькутта 700001

Циркуляр № A / 7/98, 20 июля 1998 г.

Re: Назначение индивидуального агента

Уважаемые господа,

Мы рады сообщить, что компания Messers S. B. Enterprises из 10 Палм Авеню, Калькутта 700019 была назначена нашими единственными торговыми агентами для продажи нашей продукции в Бихаре, Ориссе и Западной Бенгалии.Покупатели получат товар по нашей каталожной цене по обычным ценам. Просим клиентов обрабатывать свои заказы через S. B. Enterprises.

С уважением

С. Н. Сингх

Менеджер по продажам

Empire Chemical Co.

Составление отчетов :

Отчет — это организованное изложение фактов по определенной теме, подготовленное автором после надлежащего расследования и расследования, с рекомендациями или без них.Отчет может быть написан отдельным лицом, комитетом или комиссией по расследованию.

Типы отчетов :

Отчеты бывают двух видов: обычные и специальные.

Обычные отчеты:

Обычные отчеты составляются и представляются через определенные промежутки времени в обычном порядке работы. Как правило, они содержат не просто констатацию фактов без какого-либо мнения или рекомендаций и просто стремятся передать некоторую информацию по какому-либо вопросу, например.g., Отчет директоров годовому Общему собранию акционеров. Факты излагаются обычно в хронологическом или тематическом порядке.

Специальный отчет:

Специальный отчет готовится отдельным лицом или комитетом и представляется вышестоящему органу, требующему этого. Он содержит рекомендации писателя или писателей, подкрепленные фактами, на которых основаны рекомендации.

Отчеты могут быть как официальными, так и неофициальными. Формальный отчет составляется в соответствии с требованиями офиса или компании.Обычно он следует установленной форме и установленной процедуре.

Неофициальный отчет, с другой стороны, не следует какой-либо установленной форме или процедуре. Обычно он пишется в форме личного письма, без каких-либо формальных процедур.

Формальные отчеты компании бывают двух типов — обязательные отчеты и неуставные отчеты.

Обязательные отчеты — это отчеты, которые должны быть подготовлены и представлены в порядке, установленном законом.Обязательные отчеты включают отчет директоров годовому общему собранию, годовой отчет, аудиторский отчет, отчеты секретаря и т. Д.

Неуставные отчеты — это отчеты, которые не требуются согласно положениям какого-либо закона, но подготовлены, чтобы помочь директорам принять правильные решения для эффективного ведения бизнеса. Эти отчеты готовятся секретарем или самими директорами для представления акционерам, работодателям или комитетам.

В случае организаций, отличных от компаний, могут быть различные типы отчетов, e.ж., отчеты секретарей различных организаций, газетные отчеты о ежедневных мероприятиях, отчеты постоянных комитетов различных ассоциаций и т. д.

Отчеты о привилегиях :

Отчеты о собраниях могут иногда содержать заявления, которые кто-то может счесть клеветническими. Так же, как и выступления отдельных лиц, некоторым сообщениям предоставлена ​​«привилегия» по закону, т. Е. Утверждается, что они свободны от ответственности за клевету или клевету.

Отчеты о судебных разбирательствах в суде, отчеты о заседаниях парламента, газетные отчеты об общественных собраниях пользуются «правомочностью», т. Е. Привилегиями при условии, что отчеты являются честными и точными.

Подготовка отчетов :

Как уже говорилось, отчет — это организованное изложение фактов, ведущих к какому-либо заключению с рекомендациями автора или без них. Основная цель отчета — помочь получателю узнать факты, относящиеся к предмету, и прийти к некоторым решениям.Отчет должен быть ясным, кратким и фактическим и должен быть подготовлен в признанной форме.

Однако трудно сформулировать точный набор правил, которым должны соответствовать все отчеты. Форма обязательной отчетности устанавливается законом. В других случаях характер, объем и стиль отчета будут варьироваться в зависимости от характера запроса.

Каждый отчет должен быть подготовлен таким образом, чтобы читатель мог легко понять суть дела. Основными частями отчета являются заголовок или заголовок, дата, адрес, тело, приветствие, дополнительное закрытие и подпись.Основная часть отчета должна быть разделена на параграфы, каждый из которых посвящен определенной теме. Отчет обычно пишется в личной форме и от первого лица.

В каждом отчете сохраняется следующая форма и порядок:

1. Заголовок или заголовок:

Каждый отчет должен содержать заголовок или заголовок. Он пишется на титульном листе или титульном листе.

2. Адрес:

Имя лица или вышестоящего органа, которому должен быть представлен отчет.

3. Состав:

Это список глав, содержащихся в отчете. Дается название каждой темы. Также он может содержать список вложений.

4. Текст отчета:

Это основная часть отчета.

Основная часть отчета должна быть разделена на следующие части:

1. Введение:

Состоит из технического задания и предмета исследования.Здесь писатель анализирует стоящую перед ним проблему в свете технического задания.

2. Выводы:

В этой части автор представляет собранные им факты и данные, а также добавляет свои комментарии или мнения.

3. Заключение и рекомендация:

В этой заключительной части отчета автор приходит к определенным выводам на основе данных и фактов. Затем он представляет свои собственные определенные предложения. Когда отчет готовится комитетом для представления в общий орган для принятия, рекомендации должны быть сделаны в форме «предложений» или «резолюций».

4. Ссылка и библиография:

Отчет должен содержать список ссылок и библиографию сразу после указателя, чтобы читатель мог понять источники информации.

5. Индекс:

В случае, если отчет является длинным, после библиографии добавляется указатель содержания отчетов.

6. Резюме:

Если отчет очень длинный, прилагается краткое изложение выводов и рекомендаций отчета.

7. Подпись:

Каждый отчет должен быть датирован и подписан лицом или комитетом, представляющим его. Если отчет будет единодушным, подойдет подпись председателя. Если в отчете нет единодушия, вместе с отчетом большинства должен быть представлен отдельный отчет меньшинства с примечаниями о несогласии.

Руководство по написанию отчетов :

Никаких жестких правил относительно написания отчетов установить нельзя. При написании отчетов можно использовать любой язык и стиль, если они служат основной цели, для которой составлен отчет.

Однако можно изложить некоторые общие принципы, которые помогут составителю отчета:

1. Язык должен быть простым и понятным. По возможности следует использовать короткие и простые предложения.

2. По возможности следует избегать отрицательных высказываний.

3. Отчет должен быть лучше написан в повествовательной форме.

4. Данные, используемые в обоснование заключения, должны быть точными и надежными.

5. Не следует использовать такие технические термины, которые не понятны людям, для которых написан отчет.

6. Отчет должен быть максимально кратким. Следует избегать повторений.

Составление отчета для представления Совету директоров компании о желательности или нежелательности стандартизации офисной мебели, форм и канцелярских принадлежностей.

Gladstone Engineering Industries Ltd.

Секретарь

30 Sarat Bose Road

Калькутта 700 026

2 октября 1996 г.

по

Чародей

Совет директоров

Gladstone Engineering Industries Ltd.

Калькутта 700026

Сэр

По вашему желанию, я провел исследование преимуществ, которые мы можем получить от стандартизации офисной мебели, форм и канцелярских принадлежностей в нашем офисе. Я посетил ряд современных офисов в городе, где практикуется такая стандартизация, и отметил несколько преимуществ, на которые обращаю ваше внимание:

1. Стандартизация офисной мебели позволит значительно сэкономить место. Замена может быть произведена легко и быстро. Стоимость такой мебели невысока.

2. Стандартизация форм очень важна, так как помогает персоналу выполнять работу быстро. Они будут приучены выполнять работу в определенной стандартной форме.

3. Стандартизация канцелярских принадлежностей также увеличивает эффективность сотрудников. Клерк, привыкший к определенному типу вычислительной машины, может обеспечить более качественное обслуживание за меньшее время, если ему всегда будут предоставляться машины одного и того же типа.

Принимая во внимание вышеупомянутые факты, предлагаю в наших собственных интересах как можно скорее ввести стандартизацию офисной мебели, форм и канцелярских принадлежностей.

Я прошу одобрения Совета директоров как можно скорее.

С уважением

А. К. Гош

Секретарь

Составьте отчет для представления Совету директоров о последних тенденциях в продажах и насущной необходимости проведения рекламной кампании.

по

Директора

Bharat Chemicals Ltd

Калькутта 700001

1 сентября 1997 г.

Уважаемые господа

По вашему желанию, я провел тщательное расследование причин недавнего снижения продаж и хотел бы представить отчет, как указано ниже.Сравнение продаж за два квартала прошлого года с аналогичными показателями текущего года показывает, что продажи снизились на 20%.

Это вызывает особое разочарование, поскольку за рассматриваемый период качество нашей продукции улучшилось.

Мое расследование выявило причины такого положения вещей. Самая главная причина — возрастающая конкуренция на рынке со стороны нескольких конкурирующих компаний. Это в основном привело к снижению наших продаж.

Несмотря на то, что наши продукты пользуются хорошей репутацией на рынке, а качество наших продуктов улучшилось, дилерам трудно продвигать продажи наших продуктов из-за более дешевых брендов, предлагаемых конкурирующими компаниями.

Более того, некоторые конкурирующие компании пытались популяризировать свою продукцию и увеличить продажи, предлагая покупателям привлекательные подарки. Совокупный эффект этих шагов привел к снижению наших продаж.

Пришло время принять соответствующую стратегию, чтобы противостоять вызовам наших соперников.Я настоятельно рекомендую немедленно начать хорошо спланированную рекламную кампанию, чтобы подчеркнуть превосходство наших продуктов.

Хотя стоимость такой рекламной кампании может быть высокой, я уверен, что результаты более чем оправдают целесообразность таких затрат.

С уважением

С. Н. Чаттерджи

Секретарь

Составить отчет для представления Совету директоров Общества в связи с резким падением производства в компании и предложить меры по его устранению.

Deepak Engineering Co. Ltd.

Улица Дома Совета 1,

Калькутта 700001

10 июля 1998

по

Председатель

Совет директоров

Deepak Engineering Co. Ltd.

Улица Дома Совета 1,

Калькутта 700001

Уважаемый сэр,

По Вашему поручению я провел тщательное расследование причин резкого падения производства компании и прошу сообщить следующее:

В ходе своего расследования я обнаружил примечательную нерегулярность посещаемости рабочих.Опоздание на работу стало почти привычкой для большинства рабочих. Такая нерегулярность посещаемости в основном связана с расслаблением со стороны руководителя производства, который никогда не предпринимал серьезных шагов для обеспечения соблюдения правил посещаемости. Результатом стало общее ухудшение стандартов эффективности и падение производства.

Я предлагаю создать отдел учета рабочего времени, где все работники перед тем, как приступить к своим обязанностям, должны будут пробить карточку учета рабочего времени с указанием времени прибытия. Начальник производства должен следить за прибытием рабочих, и никому из опоздавших не разрешать входить на завод.

Что касается эффективности производственного отдела, я обнаружил, что отсутствует координация между производственным отделом, отделом закупок и отделом магазинов. В результате необходимое сырье не находилось вовремя, и, следовательно, страдает производство. Необходимо наладить надлежащую координацию между этими отделами, чтобы производство не пострадало из-за нехватки сырья.

Еще одним важным фактом падения производства является то, что большинство мастеров, назначенных в течение последних четырех лет, не имеют достаточного опыта, благодаря которому они могут направлять рабочих.Я предлагаю заменить их опытным персоналом, а существующих мастеров поручить менее важным обязанностям.

Надеюсь, мой запрос и предложенные меры по исправлению положения помогут Совету директоров принять правильное решение по этому вопросу.

Составьте отчет директору о агитации сотрудников по поводу увеличения пособия по дороговизне, поставки тиффина по льготной ставке и для дома отдыха на горной станции.

Bengal Motors Co.ООО

4 Chowringhee Road

Калькутта 700 020

8 ноября 1992 г.

по

Председатель

Bengal Motors Co. Ltd.

Калькутта

По Вашему поручению, я обсуждал с профсоюзными лидерами, что за последние два года уровень цен увеличился на 50%. но наш DA остался прежним. Я собрал статистику по аналогичным компаниям в соседних регионах и обнаружил, что наш DA составляет 30 р.c. меньше, чем у других аналогичных компаний. Так что спрос сотрудников на 30 шт. можно рассматривать повышение уровня DA.

Сотрудники агитируют за безделушку по льготной ставке. Принимая во внимание здоровье рабочих, желательно, чтобы они принимали достаточное количество tiffin в часы tiffin. Небольшой размер субсидии Re. Таким образом, 1 на одного работника в день может быть оплачен в счет расходов на социальное обеспечение.

Спрос на дома отдыха на горной станции не является большим, поэтому он может быть восполнен через четыре месяца, если они снова возникнут.

Прошу вас как можно скорее сообщить мне решение Правления, чтобы я мог начать переговоры с профсоюзом рабочих.

С уважением

С. Н. Маллик

Секретарь

Протокол — это официальный протокол заседания. Утвержденный и подписанный протокол рассматривается как доказательство в суде. Для акционерных обществ обязательно вести протоколы каждого общего собрания, заседания совета директоров и комитетов.Основная цель составления протокола — зафиксировать то, что было официально принято или решено.

Ответственность за составление протокола лежит на секретаре. Во время встречи он должен делать краткие записи о происходящем. Следует внимательно отметить каждый важный момент. По окончании собрания протокол заносится в протокол из заметок. Все страницы протокола протокола должны быть пронумерованы последовательно, и после подтверждения каждая страница должна быть подписана председателем.

Следует иметь в виду, что протоколы не являются стенографическими отчетами судебного заседания. При составлении протокола нет необходимости записывать обсуждения, приведшие к принятию решения. Протокол должен быть кратким, основанным на фактах и ​​точным. По возможности следует записывать точные формулировки резолюций.

В протоколе следует записывать бизнес в следующем порядке:

1. Следует указать характер каждой встречи.

2. Необходимо указать дату, время и место проведения собрания.

3. Следует указать имена председательствующего, присутствующих членов и секретаря.

4. Протокол последнего собрания зачитывается, утверждается и подписывается председательствующим.

5. Каждый пункт протокола должен быть пронумерован кратким заголовком.

6. Протокол должен быть обезличен. При написании протокола используется докладная речь и пассивный залог.

7. Имена отсутствующих и извинения за полученные отлучки.

8. Принятые решения с указанием фамилий лиц, подавших и поддержавших, а также порядка голосования и результатов.

9. Обычно черновой вариант протокола показывается председателю, и с его согласия готовится окончательный проект.

Образец протокола :

Протокол всех учителей бенгальских колледжей Ассоциация

10-е ежегодное общее собрание Ассоциации учителей всех бенгальских колледжей состоялось 2 мая 1988 г. в 14.00 в Институте университета.

Стул:

Кресло занял Др.С. К. Рой.

Минут:

Был прочитан, утвержден и подписан протокол предыдущего годового общего собрания акционеров, состоявшегося 4 апреля 1987 года.

Годовой отчет:

Секретарь зачитал свой отчет с кратким обзором работы за год. Принятие отчета было поддержано доктором С. Гошем, поддержано М. Банерджи и поддержано единогласно.

Выписка из счетов и годовой отчет казначея:

Казначей представил свой отчет вместе с отчетом о доходах и расходах за отчетный год.Отчет был зачитан казначеем, предложен секретарем и поддержан доктором С. Н. Сеном и принят единогласно.

Выборы должностных лиц на 1988-89 гг .:

Следующие лица были должным образом предложены, откомандированы и избраны должностными лицами на 1988-89 год:

Президент — д-р. П. К. Рой

Предложено проф. Бозе при поддержке Б.К. Кунду. Секретарь — д-р. С.Н. Bhowmick

Предложено доктором Р.К. Сен и при поддержке проф.П. Сенгупта. Асс. Секретарь — д-р. R.K. Митра,

Предложено доктором Великобритании Малликом и поддержано профессором Дж. Саркелом.

Казначей — д-р. С.Н. Basak

Предложено доктором С.К. Дхар и поддержанный доктором С. Гхатак.

Выборы исполкома на 1988-89 гг .:

Следующие были должным образом предложены, поддержаны и избраны членами Исполнительного комитета на 1988-89 гг .: 1. Д-р С.Н. Басак, 2. Доктор П.К. Bose., 3. Д-р С. Нанди, 4.Проф. С.К. Чакрабарти, 5. Проф. Д.К. Рой, 6. Д-р Р.К. Гошал, 7. Д-р Б.С. Госвами.

Назначение аудитора:

Назначение Шри Камала Гхоша, C.A., одитором на 1988-89 гг. Было продиктовано доктором С.К. Бисвас, поддержанный доктором Т.К. Бозе и повезло единогласно.

Правила льгот для учителей LTC — Назначение подкомитета:

Назначить подкомитет с тремя членами и секретарем в качестве созывающего для составления проекта схемы льгот LTC для представления Правительству.W. Bengal.

Резолюцию поддержали д-р С.П. Дас, д-р Т.К. Гоша и доктора С.П. Чакраборти единогласно поддержали.

Следующие лица были назначены подкомитетом и получили указание представить проект схемы к 30 июня.

Д-р Б.К. Басу, д-р Т. Сен, профессор Д. Синха Секретарь (руководитель).

Благодарственное голосование:

Благодарственное голосование Председателю было предложено профессором С.П. Гангули при поддержке доктора С.К. Нанди и повезло единогласно.С. Н. Майтра (председатель)

Протокол первого заседания совета директоров публичной компании

Calcutta Silk Manufacturing Co.Ltd.

Regd.Office 2 Rabindra Sarani

Калькутта 700 0009

Протокол первого заседания совета директоров компании, проведенного в зарегистрированном офисе по адресу: 2 Rabindra Sarani, Calcutta 700001, 3 ^-е, января в 15:00.

Президент: г-н Б.К. Сетхи в кресле

г-н С.Н. Далмия, директор

Г-н Б.К. Греваль, директор

Г-н Д.С. Котари, директор

Г-н С.К. Гош, директор

Минуты и разрешение :

1. Председатель собрания:

Г-н Б.К. Сетхи был избран председателем.

2. Учредительный договор, устав и свидетельство о регистрации:

Учредительный договор, Устав и Свидетельство о регистрации № 10.11.97 были произведены и приняты на вооружение.

3. Первые директора :

Было зафиксировано, что г-н Б.К. Сетхи, г-н С. Далмия, г-н Б.К. Гревал, г-н Д.С. Котари и г-н С.К.

Ghosh был назван в Уставе компании и назначен первыми Директорами компании, и были опубликованы и зачитаны уставные данные от Директоров.

4. Председатель правления:

Постановили, что г-н Б.К. Сетхи настоящим назначается Председателем Правления.

5. Назначение управляющего директора:

Постановили, что г-н С.К. Гхош должен быть назначен управляющим директором компании и получить необходимое одобрение центрального правительства.

6. Назначение секретаря:

Г-н С. Гангули был назначен секретарем компании с ретроспективным эффектом.

7. Назначение банкиров:

Принято решение, что Государственный банк Индии, филиал Рабиндры Сарани, будет назначен банкирами компании, а директора уполномочены управлять Банковским счетом совместно любыми двумя из них.

8. Утверждение проекта проспекта эмиссии:

Юристы разместили проект проспекта эмиссии, который был утвержден.

9. Общее уплотнение:

Принята общая печать компании.

10. Кворум:

Принято решение предоставить кворум для проведения заседания Правления: 3 человека.

11. Следующее заседание Правления:

Следующее заседание Совета директоров назначено на 4 марта 1998 г., в 15:00.

12.Благодарственный голос:

Заседание завершилось выражением благодарности Председателю.

Калькутта 3 января 1998 г. Б.К. Сетхи (председатель)

Протокол учредительного собрания акционерного общества

Bloomfield Tea Co. Ltd.

Протокол заседания Учредительного собрания Компании, проведенного по месту нахождения по адресу: B.B.D., 4. Bag, Калькутта, 700001, вторник, 24 марта, 19.99 в 15.00.

Подарок: Mr.С. Агарвалла, Чариман

B.K. Сетхи (председатель)

Г-н Б.К. Сомани, директор

Г-н Т.К. Гош, директор

Г-н Д.К. Боумик, директор

и 100 других членов, имена которых указаны в реестре посещаемости.

Минуты и разрешения :

1. Председатель :

Председатель Правления г-н С. Агарвалла занял место председателя.

2. Законодательный отчет:

Законодательный отчет от 20.2.99, копии которых были разосланы членам, были приняты как прочитанные. Председатель ответил на вопросы, поднятые членами. По предложению председателя и при поддержке г-на Т. К. Гоша было решено, что уставный отчет настоящим утверждается.

3. Благодарственное голосование:

Председатель поблагодарил членов и объявил собрание закрытым.

От 24 марта 1999 г. С. Агарвалла (председатель)

Протокол годового общего собрания клуба

Калькуттский клуб

Regd.Офис: 1 Chowringhee Road

Калькутта 700 020

[Зарегистрировано в соответствии с Законом о регистрации обществ 1961 года,

Регистрационный №….]

Протокол заседания Шестого ежегодного общего собрания Клуба, проходившего в зарегистрированном офисе Клуба по адресу 1 Chowringhee Rd. Калькутта 700020 в субботу, 1 марта 1998 г., в 17:00.

Присутствует: г-н С.К. Бисвас, президент

г-н К.К. Сенгупта, член управляющего комитета

Г-н Б.К.Чакраборти, член управляющего комитета

Г-н С.М. Хайтан, член управляющего комитета

Г-н Д.К. Дутта, почетный генеральный секретарь

и 50 других членов, имена которых указаны в прилагаемом листе.

Минуты и разрешения :

1. Председатель:

Г-н С.К. Бисвас, президент клуба, занял кресло.

2. Подтверждение протокола:

Утверждены протоколы 5-го годового Общего собрания клуба 1 марта 1997 года и Общего собрания 20 мая 1997 года.

3. Отчет секретаря:

Секретарь разместил Годовой общий отчет, который был обсужден и принят единогласно.

4. Проверенные счета:

Решено, что проверенные счета, баланс и аудиторский отчет за год, закончившийся 31.12.1997, настоящим принимаются и принимаются.

5. Бюджет:

Годовой бюджет на год, закончившийся 31 декабря 1997 года, был составлен Секретарем и принят.

6. Выборы членов Правления:

Было решено, что г-н С.К. Бисвас будет избран президентом, г-н Н.Н. Саньял, вице-президент, г-н Д.К. Дутта, почетный генеральный секретарь, г-н С. Маханта, казначей и г-н Д.К. Кунду, г-н Р. Госвами и г-н Д. Дас быть единогласно избранными членами Управляющего комитета на год.

7. Назначение подкомитета:

По ходатайству г-на С.Н. Митра, то же самое, поддержанное г-ном.В Великобритании Муллик было решено, что президент будет уполномочен назначать подкомитеты по культуре.

8. Назначение аудиторов:

Было решено, что г-н Камал Гош, C.A., настоящим назначен аудитором клуба с вознаграждением в размере рупий. 800 в год.

9. Благодарственное голосование:

Заседание завершилось выражением благодарности Председателю.

D. K. Dutta S.K. Biswas

Почетный генеральный секретарь Председатель

1.3,1998 1,3,1998

Протокол собрания муниципалитета

Муниципалитет Хугли-Чинсура

Pipulpati, Хугли, Западная Бенгалия

Протокол очередного собрания уполномоченных муниципалитета Хугли-Чинсура, состоявшегося в муниципальном зале в понедельник, 2 марта 1998 г., в 16:00.

Присутствует: Шри Самир Сен, председатель

Шри Тарун Гхош, комиссар

Шримати Чандана Босе, комиссар

Шри Р.К. Ракшит, комиссар

Шри Г.К. Муллик, секретарь

и 25 других членов Комиссии, имена которых указаны в реестре посещаемости.

Минуты и разрешения :

1. Протокол последнего заседания:

Протокол последнего очередного собрания

Муниципалитет состоялся 2.2.1998 был подтвержден.

2. Ежемесячные отчеты отдела:

Утверждены ежемесячные отчеты различных департаментов муниципалитета.

3. Рекомендации Постоянного финансового комитета:

Заседание обсудило рекомендации Постоянного финансового комитета и единогласно постановило, что рекомендация будет принята.

4. Дорожное строительство:

Было решено немедленно реализовать предложение о соединении дороги Пукка в районе колонии Рабиндра Нагар.

5. Благодарственное голосование:

Заседание завершилось теплой благодарностью Председателю.

5 марта 1998 года Самир Сен

Председатель

Протокол собрания Грам Панчаят

Польба Грам Панчаят

Polba, Hooghly, West Bengal Panchayat

Протокол очередного собрания членов Polba Gram Panchayat , состоявшегося в понедельник, 10

Грамм Апрель 1998 г. 16:00 в офисе Gram Panchayat.

Настоящее время: Шри Рампракас Бера, Прадхан

Шри Маниндра Натх, член

Смт Бина Гош, член

Шри Кришна Саха, секретарь

Минуты и разрешения

1.Протокол последнего заседания:

Утвержден протокол последнего очередного собрания, проведенного 5.3.98.

2. Счета за субсидию:

Утверждены к подаче законопроекты о субсидиях.

3. Строительство дороги Пукка в Суканта Сарак:

Участники обсудили необходимость строительства дороги Пукка в Суканта-Сарак и рассмотрели требования людей. Было решено предпринять необходимые шаги в этом отношении перед грядущей пуджей.

4. Открытие начальной школы в колонии Нетаджи:

Было решено создать начальную школу для обучения местных детей, и Секретарю было предложено немедленно предпринять необходимые шаги для открытия школы.

5. Благодарственное голосование:

Заседание завершилось выражением благодарности Председателю.

Рампракаш Бера 12 апреля 1998 года

Прадхан

Протокол годового Общего собрания кооперативного общества

Протокол десятого ежегодного общего собрания кооперативного общества Hoogly, состоявшегося в его зарегистрированном офисе по адресу Chak Bazar Road, Hooghly, во вторник, 4 марта 1998 г., в 15:00.М.

Настоящее время: Шри Д.К. Саньял

Шри Р.К. Сен

Д-р С. Basack

Шри А.К. Ghosh

Шри А.Б. Mullick

Шри П.Н. Сил

Шри Д.К. Sur

Шримати Пушпа Дхар

Шри Г.К. Махато

Шри Д.К. Modak

Минуты и разрешения :

1. Председатель:

Шри Д.К. Председатель Правления Саньял занял место.

2. Подтверждение протокола:

Протокол девятого годового общего собрания акционеров, состоявшегося 1 марта 1997 г., был зачитан и утвержден.

3. Годовые отчеты и бухгалтерская отчетность :

Было решено: «Отчет о доходах и расходах за год, закончившийся 31 декабря 1997 года, бухгалтерский баланс на эту дату, аудиторский отчет принимаются и настоящим принимаются. Решение предложено доктором С.Н. Basack и при поддержке Шри П.Н. Sil и был принят единогласно.

4. Дивиденды:

Принято решение об объявлении дивидендов по ставке 12% по акциям общества в соответствии с рекомендацией Правления.

5. Выборы членов:

По ходатайству Шри А.К. Гхош и поддержан Шри Д.К. Сур, было решено Шри Д.К. Модак, настоящим, единогласно избран членом Правления.

6. Бюджет:

Бюджет на год, закончившийся 31.12.97 было вынесено на собрание и принято единогласно.

7. Благодарственное голосование:

Заседание завершилось благодарственным голосованием председателю.

П. Н. Сил

7.3.1998

Д. К. Саньял

Председатель

6 марта 1998

BTS Group AB сер. Цена акций B (BTS-B.ST), новости, котировки и история — Yahoo Finance

GlobeNewswire

Стокгольм, 19 мая 2021 г. Ежегодное общее собрание утвердило дивиденды, предложенные акционерам в размере 1 шведской кроны.20 за акцию, разделенных на два случая выплаты по 0,60 шведской кроны каждый. Дата записи первого платежа в размере 0,60 шведской кроны была определена на пятницу 21 мая 2021 года, а для второго платежа в размере 0,60 шведской кроны была определена на пятницу 12 ноября 2021 года. Ожидается, что первый платеж будет произведен в среду 26 мая 2021 года и второй платеж ожидается в среду, 17 ноября 2021 года. Годовое общее собрание освободило членов Совета директоров и генерального директора от ответственности за 2020 финансовый год и утвердило отчет о вознаграждениях за 2020 год, подготовленный Советом директоров. .Ежегодное общее собрание утвердило вознаграждение членов совета директоров, не получающих заработную плату от Группы, в сумме 1 355 000 шведских крон, из которых 480 000 шведских крон Председателю и 215 000 шведских крон каждому из остальных членов совета директоров и 50 000 шведских крон заместителю совета директоров. член. Общий гонорар за работу комитета составляет 180 000 шведских крон. Мариана Буренштам Линдер, Хенрик Экелунд, Стефан Гардефьорд и Анна Седерблом были переизбраны в качестве обычных членов совета директоров. Рейнхольд Гейер был переизбран рядовым членом совета директоров и председателем совета директоров.Оливия Экелунд была вновь избрана заместителем члена совета директоров. Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB переизбран в качестве аудитора. Все выборы проводились до конца следующего годового общего собрания. Годовое общее собрание приняло решение в соответствии с предложением Совета директоров уполномочить Совет директоров принять решение по окончании следующего годового общего собрания и с отклонением от преимущественных прав акционеров о выпуске акций или конвертируемых облигаций (соответствующих максимум 1 200 000 акций класса B) в связи с приобретением компаний, а также для решения вопроса о выпуске акций или конвертируемых облигаций (что соответствует максимум 1 200 000 акций класса B) с целью получения финансовой гибкости.Если используются оба разрешения, может быть выпущено не более 1 930 000 акций класса B, что соответствует разводке не более 10 процентов. В свете продолжающейся пандемии и риска распространения Covid-19, а также постановлений и рекомендаций властей, годовое общее собрание проводилось без физического присутствия акционеров и только путем предварительного голосования (так называемого голосования по почте) на основе временные правовые нормы. Протоколы полных решений собрания, включая отчет о голосовании акционеров и т. Д., будет доступен на веб-сайте компании www.bts.com не позднее среды 26 мая 2021 г. Совет BTS Group AB Для получения дополнительной информации: Стефан Браун, финансовый директор, 08-58 70 70 00 Для получения дополнительной информации о BTS перейдите на на www.bts.com Прикрепленный бюллетень от годового собрания акционеров BTS 2021

Минуты встречи образец / Шаблон / Формат / Пример /

ABC. КОМПАНИЯ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ.
28, M. G. Road, Дакка — 1000

Телефон: 9387837
Грамм: ABCL

МИНУТ

Протокол первого заседания Совета директоров ABC Co.Ltd состоится в четверг, 3 июля 2021 года, по адресу 28, M. G. Road, Dhaka -1000.

1. Присутствуют директора:

1. Г-н А.Р. Молла ………………………………. Председатель
2. г-н Дж. Алам
3. Мистер Ислам
4. Г-н Рахаман ……………………………… Директора
5. Г-н Анисур Рахаман
6. Г-н Хафиз Уддин

2.? Другие присутствующие на встрече:

1. Г-н Аминул Ислам …………………………… .Секретарь
2. Г-н Рашед Ахмед …………………………..Дипломированный бухгалтер
.
3. Г-н Голам …………………………………… Менеджер
4. Г-н Хафиз ………………………………………. Адвокат
5. Г-н Рахим …………………………………… .. Бухгалтер

3. Председатель:

Принято решение, что Председателем Совета директоров является А. Р. Молла.

4. Свидетельство о регистрации:

Адвокат, г-н Хафиз представил свидетельство о регистрации № 555 от 10.06.21

5. Меморандум и устав:

Секретарь Mr.Аминул Исалм представил меморандум и устав на рассмотрение Совета директоров.

6. Назначение управляющего директора:

Решено, что г-н Дж. Алом будет назначен управляющим директором компании на 3 года с ежемесячным вознаграждением только в размере 15 000 така.

7. Назначение секретаря:

Постановили, что г-н Аминул Ислам, M. Com. LLB, ACS, be, настоящим назначается секретарем компании с окладом Tk.12000 в месяц с бесплатным меблированным жильем и автомобилем компании.

8. Назначение солиситора:

Принято решение, что г-н Хафиз, Массачусетс, Магистр права, настоящим назначен солиситором компании с его обычным профессиональным гонораром.

9. Назначение аудитора:

Принято решение, что в соответствии с Законом о компаниях 1994 г. г-н Рашед Ахмед, M. Com, FCA, будет назначен аудитором компании с оплатой 10 000 така в год по завершении аудита.

10. Назначение банкиров:

Принято решение, что Mutual Trust Bank, филиал Motijheel будет банкиром компании, и все чеки будут подписаны секретарем и любым из директоров, и будет открыт банковский счет на имя компании.

11. Обычное уплотнение:

Постановили утвердить и принять обычную печать, изготовленную секретарем.

12. Выпуск Проспекта:

Постановили, чтобы проект проспекта поверенного был одобрен и опубликован для общественности и разрекламировался один раз в трех ежедневных газетах на разных языках, а секретарю было разрешено выпускать, распространять и рекламировать проспект.

13. Кворум для проведения заседания Совета директоров: