Образец сообщения о проведении общего собрания собственников жилья: Образцы документов

Содержание

Как уведомить собственников помещений в МКД о проведении общего собрания

Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций

О проведении ОСС необходимо уведомить всех собственников помещений в доме, в котором планируется проводить такое собрание. Если в квартире несколько собственников, то для каждого нужно подготовить отдельное уведомление. Также требуется направить уведомления собственникам нежилых помещений в доме (ч. 4 ст. 45 ЖК РФ).

Если в МКД есть государственная, и муниципальная собственность, письменное уведомление о проведении ОСС направляется органу исполнительной власти РФ или субъекта РФ либо органу местного самоуправления, в зависимости от того, кому принадлежит право собственности на помещение в доме.

Сроки уведомления

При выборе даты будущего собрания необходимо учитывать, что собственников нужно уведомить должным образом. На это тоже требуется время.

Необходимо оповестить каждого собственника минимум за 10 календарных дней до даты проведения общего собрания и продлевать срок уведомления нельзя (ч. 4 ст. 45 ЖК РФ).

Способы уведомления

Можно выбрать один из перечисленных ниже способов:

письменное уведомление под подпись

Для вручения уведомлений составляется специальный реестр, который будет подтверждать факт уведомления собственника. В этой форме должен расписаться каждый собственник, получивший сообщение (пп. «в» п. 20 Приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр).

заказное письмо

При вручении уведомления заказным письмом необязательно получать обратно уведомление о вручении с подписью. Сообщение считается доставленным и в том случае, если оно пришло адресату, но по каким-то причинам не было вручено или адресат не смог с ним ознакомиться (Ст. 165.1 ГК РФ).

Почта России ставит на письме штрих-код с номером, по которому можно отследить местонахождение письма. Как только письмо доставлено, собственник считается должным образом уведомлённым.

Рассчитывая сроки уведомления, необходимо заложить время, которое займёт доставка писем.

По какому адресу уведомлять собственника, если он проживает по другому адресу или у него в собственности находится несколько помещений? Суды имеют разное мнение на этот счёт, поэтому лучше на одном из первых ОСС принять решение о том, что уведомление собственника будет производиться именно по месту нахождения принадлежащего ему имущества.

информационная доска

Разместить информацию о собрании в месте, доступном для всех собственников помещений – это дешёвый, удобный и быстрый способ.

Этот вариант возможен только в случае, если на одном из предыдущих собраний было принято решение, что уведомлять собственников об ОСС будут именно таким способом. Такая форма будет законна не только для ближайшего, но и для всех последующих собраний (ч. 4 ст. 45 ЖК РФ).

другие способы уведомления

Может быть выбран и другой способ уведомления: простое (не заказное) или электронное письмо, ГИС ЖКХ или другая информационная система.

Вариант, отличный от заказного письма с уведомлением, должен быть согласован в договоре управления, уставе ТСЖ или на предыдущем общем собрании (ч. 4 ст. 45 ЖК РФ).

При проведении ОСС в заочной или очно-заочной форме вместе с уведомлением каждому собственнику направляются бланки решений по вопросам повестки дня и информация, необходимая для принятия решения.

Содержание сообщения о собрании

Содержание сообщения о собрании должно отвечать требованиям ч. 5 ст. 45 ЖК РФ.

В сообщении должны быть:

Сведения об инициаторе ОСС. Для физического лица: ФИО, адрес помещения, которое принадлежит ему на правах собственности, реквизиты правоустанавливающего документа. Для юридического лица: ОГРН, наименование, адрес принадлежащего ему помещения, реквизиты правоустанавливающего документа.
Форма проведения ОСС: очная, заочная или очно-заочная.
Дата и место проведения очного собрания, дата окончания приёма решений и место приёма для заочного собрания. Для очно-заочной формы указывается и то, и другое.
Повестка дня собрания: все вопросы, которые будут подниматься на ОСС, должны быть перечислены и пронумерованы.
Порядок ознакомления с информацией и материалами, которые будут представлены на ОСС: какие документы, где и когда можно будет посмотреть.

Шаблон сообщения о проведении собрания.docx

Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций

Полное или частичное копирование материалов разрешено только при указании источника и добавлении прямой ссылки на сайт roskvartal.ru

Сообщение о проведении общего собрания в очной форме собственников помещений в многоквартирном доме – Городское поселение «Северомуйское»

Администрация муниципального образования
городское поселение
«Северомуйское»

Версия для слабовидящих Интернет-приемная Карта сайта

Главная » Администрация » Школа капитального ремонта » Образцы документов для проведения общих собраний » Сообщение о проведении общего собрания в очной форме собственников помещений в многоквартирном доме

С О О Б Щ Е Н И Е

о проведении общего собрания в очной форме собственников помещений в многоквартирном доме № _____ по улице _______________ в городе______________

Уважаемые собственники помещений!

«_____» ___________ 20____ г. в ________ час. _______ мин. в помещении, расположенном по адресу: г._____________, ул. ___________, д. № ____ в соответствии со ст. ст. 44, 45 Жилищного Кодекса Российской Федерации (далее – ЖК РФ) состоится общее собрание собственников помещений многоквартирного дома № _____ по улице_____________ со следующей повесткой дня:

Выборы председателя и секретаря общего собрания собственников помещений многоквартирного дома № ____ по ул. ____________.
Принятие решения о выборе способа формирования фонда капитального ремонта многоквартирного дома №___ по ул. ______________.
Принятие решения об определении ежемесячного размера взноса на капитальный ремонт общего имущества многоквартирного дома № ____ по ул.__________.
Принятие решения по выбору лица, уполномоченного на представление интересов собственников помещений многоквартирного дома № ____ по ул. __________ во взаимоотношениях с региональным оператором (далее также – НО «РФКР») по вопросам проведения капитального ремонта многоквартирного дома.

Определение владельца специального счёта (данный пункт рассматривается в случае принятия решения о формировании фонда капитального ремонта на специальном счёте).
Определение кредитной организации (отвечающий условиям ст.176 ЖК РФ) в которой будет открыт специальный счёт (если владелец региональный оператор, то банк на территории субъекта).
Определение источника финансирования расходов (исходя из тарифов кредитной организации), за открытие и обслуживание специального счёта, ведение расчетных операций по специальному счёту ______________________.
Принятие решения по перечню услуг и (или) работ, срокам проведения капитального ремонта общего имущества многоквартирного дома № ___ по ул._______________.
Принятие решения об определении лица, которое от имени собственников помещений в многоквартирном доме уполномочено на заключение договора о формировании фонда в случае формирования фонда капитального ремонта на счёте регионального оператораили договора на формирование фонда капитального ремонта общего имущества в многоквартирном доме на специальном счёте.

Ознакомиться с пакетом документов, представленных на рассмотрение общего собрания вы можете у организаторов собрания по адресу: г. _________ , ул._______________, д. №____, кв. №____.

С уважением, организаторы собрания: Совет многоквартирного дома

№_____ по ул.________________ (собственник помещения № _____).

«___» _____________ 20__г.

← Уведомление по итогам проведенного общего собрания собственников помещений многоквартирного дома
Сообщение о проведении общего собрания в заочной форме собственников помещений многоквартирного →

Уведомление о собрании совета директоров

В последнее время я получил несколько телефонных звонков по поводу законов, касающихся надлежащего уведомления о собрании. Требования к уведомлению различаются в зависимости от типа собраний. Важно, чтобы ассоциации надлежащим образом уведомляли о собрании. Если по какой-либо причине будет отправлено ненадлежащее уведомление, то все действия, предпринятые на собрании, могут быть признаны недействительными.

Тип отправляемого уведомления зависит от типа ассоциации, в которой вы состоите, и типа собрания, которое совет планирует созвать. Ниже приводится хорошая «шпаргалка» для совета кондоминиума, которую следует изучить перед созывом собрания. Сроки для ассоциаций, не входящих в кондоминиумы, таких как ассоциации таунхаусов и домовладельцев, могут отличаться.

1. Собрание собственников. Как правило, ассоциация проводит только одно собрание собственников в год. Это ежегодное собрание, на котором избираются члены правления. Еще одно собрание владельцев может быть посвящено обсуждению предлагаемых правил и положений или отстранению членов совета директоров. Все уведомления о собраниях владельцев должны быть отправлены по почте или доставлены всем владельцам не менее чем за десять и не более чем за тридцать дней до собрания.

2. Заседания правления. Заседания правления являются наиболее распространенными. Технически правление не может принять решение, если оно не находится на заседании правления. В соответствии с законодательством штата Иллинойс ассоциация кондоминиумов должна проводить не менее четырех заседаний совета директоров в год. Собрания совета директоров должны быть открытыми для собственников подразделений. На заседании правления правление принимает решения, касающиеся управления и деятельности ассоциации. Уведомление о заседании правления должно быть доставлено всем членам правления не менее чем за 48 часов до даты собрания. Кроме того, на видном месте по всей собственности должно быть размещено уведомление, чтобы сообщить владельцам дату собрания совета директоров.

3. Заседание правления для принятия бюджета или специальной оценки. Несмотря на то, что правление принимает бюджет или любую специальную оценку для ассоциации, на собрании правления уведомление должно быть отправлено по почте или доставлено всем владельцам не менее чем за 10 и не более чем за 30 дней до собрания. Уведомление за 48 часов, как указано выше, не применяется к собраниям такого типа. Кроме того, бюджет должен быть отправлен по почте или доставлен всем владельцам не менее чем за 30 дней до заседания совета директоров, на котором совет планирует утвердить бюджет. Если совет принимает бюджет, он может сделать это одним уведомлением при условии, что оно будет отправлено ровно за 30 дней до собрания.

4. Нормы и правила. Как указывалось выше, правила и нормы должны обсуждаться на собрании собственников. Согласно уставу, предлагаемый проект правил и положений должен быть отправлен по почте или доставлен всем владельцам не менее чем за 10 и не более чем за 30 дней до даты собрания, на котором правление планирует обсудить правила и положения с владельцы. После завершения собрания владельцев правление должно созвать собрание правления для принятия предложенных правил. Собрание правления может быть проведено сразу после собрания собственников или позднее. На этом заседании совета совет может принять правила и положения как есть или с любыми изменениями, предложенными владельцами ячеек.

Приведенное выше является хорошим руководством для отправки уведомления о встрече. Вышеуказанные сроки относятся только к товариществам кондоминиумов. Как правило, вышеуказанные временные рамки применяются к ассоциациям, не состоящим в кондоминиумах, таким как ассоциации таунхаусов и домовладельцев. Тем не менее, правление должно ознакомиться с декларацией ассоциации, чтобы быть уверенным. Помните, что если уведомление отправлено ненадлежащим образом, все решения на заседании правления могут быть оспорены. Вот почему важно убедиться, что надлежащее уведомление отправлено до проведения собрания.

Первоначально опубликовано в Pioneer Press (апрель 2005 г.).

С 1983 года KSN является юридическим ресурсом для ассоциаций кондоминиумов, домовладельцев и таунхаусов. Кроме того, мы представляем клиентов в сделках с недвижимостью, сборах, вопросах арендодателя / арендатора и апелляциях по налогу на имущество. У нас есть четыре офиса, обслуживающие сотни клиентов и тысячи сообществ в Иллинойсе, Индиане и Висконсине. Наши адвокаты также имеют лицензии в Аризоне, Флориде и Миссури.

Если наша юридическая фирма может вам помочь, позвоните по телефону 855-537-0500 или посетите сайт www.ksnlaw.com.

Как провести продуктивное ежегодное собрание Майка Стоунстрита

Спонсируемый контент предоставлен Майком Стоунстритом, основателем CAMS (службы управления общественными ассоциациями) проводятся, бюджет на предстоящий год представляется членам, и обсуждаются важные дела, связанные с ассоциацией. В соответствии с руководящими документами и государственными законами о некоммерческих организациях эти встречи должны быть тщательно спланированы, чтобы быть эффективными и успешными. Мы в CAMS подробно изучили цели и требования к ежегодным собраниям и предложили некоторые передовые методы, которые под профессиональным руководством вашего менеджера сообщества ваш совет может использовать на следующем ежегодном собрании, чтобы обеспечить его успех.

Что такое ежегодное собрание?
Хотя может показаться, что термин «ежегодное собрание» имеет простое определение — и в некотором смысле это так, в конце концов, это ежегодное собрание — это нечто большее, чем просто ежегодные собрания совета директоров и членов сообщества.

Ежегодные собрания обычно требуются в соответствии с руководящими документами ассоциации и могут служить нескольким целям: выборы членов правления, голосование по специальным оценкам, рассмотрение бюджета на предстоящий год и предоставление форума для обсуждения других соответствующих вопросов.

Требования руководящих документов и государственных законов
Большинство положений, касающихся ежегодного собрания вашей ассоциации, можно найти в ваших руководящих документах – декларации, уставе и иногда в уставе. Часто в уставе содержится информация о требованиях к кворуму (хотя ее можно найти в декларации). Устав обычно содержит дополнительные положения о собраниях, например, где должно быть проведено собрание, когда и как должно быть сделано уведомление, а некоторые даже предписывают, когда собрание должно быть проведено. Законы Северной и Южной Каролины о некоммерческих корпорациях обсуждают выполнение требований, но ссылаются на полномочия руководящих документов.

Однако, если руководящие документы вашей ассоциации не касаются определенных аспектов собрания, в законах о некоммерческих корпорациях есть рекомендации, которым необходимо следовать. Их можно найти в Своде законов SC, раздел 33, статья 7 и NCGS 55-7-01 9.0003

Надлежащее уведомление
Как вы уведомляете членов о ежегодном собрании? Опять же, конкретные требования, скорее всего, будут указаны в ваших руководящих документах, но в целом вы должны быть уверены, что предоставляете участникам достаточно времени, чтобы спланировать посещение и отправить напоминания перед собранием.

Что должно быть включено в уведомление о собрании? Пакет годового собрания должен содержать уведомление о времени, дате и месте собрания, форму доверенности и бюллетень, если голосование проводится путем письменного голосования до собрания. Кроме того, пакет уведомлений может содержать протокол последнего ежегодного собрания и копии любых дополнительных тем, которые будут обсуждаться на собрании (бюджеты, финансовые отчеты, отчеты и т.

д.).

Обычно в руководящих документах при содержится требование отправить уведомление. В нем может быть указано «не менее чем за десять и не более чем за 60 дней» до собрания; однако, чем больше внимания уделяется, тем выше посещаемость. Что касается , как отправить уведомление, во многих руководящих документах указано, что оно должно быть отправлено по почте. Однако некоторые новые ассоциации разрешают электронные уведомления в своих руководящих документах. И с изменениями, вызванными Covid-19пандемии, некоторые штаты (одним из них является Северная Каролина) приняли закон, разрешающий электронные уведомления, собрания и голосование. Ключевым моментом здесь является то, чтобы никогда не делать никаких предположений: убедитесь, что вы знаете, что говорится в ваших руководящих документах, иначе вы рискуете низкой посещаемостью (и отсутствием кворума) или собранием, которое будет признано недействительным из-за того, что не было дано надлежащего уведомления.

Достижение кворума
Проще говоря, кворум — это минимальное количество членов, которое должно присутствовать для проведения ежегодного собрания (хотя бывают случаи, когда в руководящих документах об этом ничего не говорится). Где найти этот номер? Обычно он встречается в уставе в виде процента от общего числа членов. Достижение кворума на ежегодном собрании имеет важное значение, поскольку оно необходимо для того, чтобы собрание считалось действительным.

Если вы беспокоитесь о кворуме на ежегодном собрании, вы можете предпринять несколько шагов, чтобы повысить посещаемость. Во-первых, убедитесь, что вы отправляете много напоминаний по электронной почте, через веб-сайт вашего сообщества, если он у вас есть, и размещаете уведомления в местах общего пользования. Еще один отличный способ повысить посещаемость — предоставить участникам электронные возможности для участия (например, Zoom). Если вы рассматриваете варианты электронного посещения, убедитесь, что ваши руководящие документы и законы штата разрешают это.

Прокси
Как ни старайся, дата и время встречи подойдут не всем. В таких случаях очень помогает использование прокси. Что такое прокси? Это один участник, позволяющий другому участнику (владельцу доверенности) голосовать от его имени.

Прокси помогают установить кворум, когда участники не могут присутствовать на собрании.

Если вы не можете собрать кворум, лучше всего перенести его на другое время. Если вы проведете собрание без кворума, вопросы, вынесенные на собрание, будут считаться недействительными, и ваше правление может даже столкнуться с некоторыми юридическими проблемами, если вы продолжите работу без кворума.

Повестка дня собрания
Большинство людей не любят сидеть на совещаниях, которые тянутся часами, и, скорее всего, вы тоже. Так как же этого избежать? Во-первых, придерживайтесь повестки дня и следуйте парламентской процедуре! Затем, подобно тому, как вы это делаете на заседаниях совета директоров, вам необходимо созвать ежегодное собрание к порядку, кратко объяснить цели и задачи собрания и начать рассмотрение повестки дня.

Хотя темы, обсуждаемые на ежегодном собрании, могут различаться, некоторые часто встречающиеся пункты повестки дня включают рассмотрение годового бюджета, выборы членов правления, любые рассматриваемые специальные оценки, обзор финансового состояния ассоциации, предстоящий ремонт и что-либо еще необходимо знать членству.

Чтобы собрание не прерывалось, объявите каждый пункт повестки дня и объясните, что он означает и почему его необходимо обсудить. Если представляете отчеты, делайте это официально. Четко укажите любые предложения, которые были сделаны, и результаты голосования. Если вы пригласили для выступления на встрече экспертов (адвокатов, резервистов и т. д.), не забудьте официально представить их и объяснить цель их присутствия.

Кроме того, постарайтесь сохранить контроль над собранием – держите участников сосредоточенными на повестке дня и не допускайте посторонних разговоров или разговоров друг с другом. На этих встречах могут обсуждаться горячие темы, так что будьте готовы сохранять хладнокровие. Сохранение контроля над собранием сделает его коротким и покажет сообществу, что вы и ваши коллеги-члены правления сплочены и более чем способны заниматься делами сообщества.

Голосование
Как мы уже говорили ранее, голосование может проводиться несколькими способами, и это обычно объясняется в ваших руководящих документах. Часто члены присутствуют на собрании и голосуют лично. Но многие люди не могут присутствовать лично. Итак, как они голосуют?

Доверенности: Участник может подписать форму доверенности, чтобы позволить другому участнику голосовать от его имени в его отсутствие
Голосование по почте: Некоторые ассоциации разрешают голосование по почте. Однако будьте осторожны — если ваша ассоциация попадает в эту категорию, вы должны убедиться, что каждая единица регистрирует один голос.
Электронное голосование : Хотя это, конечно, не относится ко всем ассоциациям, оно становится все более распространенным. Северная Каролина недавно приняла закон, разрешающий электронное голосование. Варианты электронного голосования выдвигают новый набор требований и вещей, на которые следует обратить внимание — убедитесь, что вы хорошо знакомы с ними, прежде чем принимать решение о разрешении этого варианта в вашем сообществе.

Советы и рекомендации
Соблюдение требований ваших руководящих документов и всех применимых законов штата, безусловно, является наилучшей практикой. Тем не менее, есть и другие вещи, которые вы и ваше правление можете сделать, чтобы сделать собрание более приятным для членов.

Приглашение приглашенных докладчиков может сделать встречу более увлекательной и помочь членам понять особые потребности ассоциации. Например, если вам предстоит крупный капитальный ремонт, который потребует специальной оценки, пригласите резервного специалиста или инженера, чтобы он объяснил участникам проблему и необходимый ремонт. Это может помочь в получении голосов, необходимых для проведения специальной оценки.
Найдите время, чтобы поговорить о хороших событиях, происходящих в сообществе. Например, недавно вы начали проводить еженедельные социальные часы, которые нравятся всем? Или вы недавно установили новый бассейн, которым все наслаждались все лето? Если какие-то общественные волонтёры потратили много времени и сил на то, чтобы сделать район лучше, отметьте их. Упоминание некоторых хороших вещей, произошедших в сообществе, поднимет настроение участникам, когда придет время обсуждать менее приятные вещи, такие как бюджеты и оценки.
Выделите время для сеанса вопросов и ответов после закрытия официального собрания. Вы, конечно же, хотите придерживаться повестки дня и решать необходимые дела во время встречи. Но после закрытия собрания предоставление участникам возможности высказать комментарии и задать вопросы покажет, что вы цените их мнение и понимаете их опасения.

Несмотря на то, что подготовка и проведение ежегодного собрания требует большой подготовки и напряженной работы, хорошая новость заключается в том, что ваш менеджер сообщества может помочь вам с большей частью этого.

Получает ли ваше сообщество надежное руководство, которого оно заслуживает? Свяжитесь с CAMS по телефону 888.798.2624 или на нашем веб-сайте, чтобы узнать больше о том, как мы можем помочь подготовить ваше сообщество к следующему ежегодному собранию.