Образец протокол общего собрания жильцов дома: Протокол общего собрания и пакет документов

Содержание

Электронное ЖКХ Образцы протоколов для собственников МКД

Примерная форма списка собственников помещений в многоквартирном доме присутствовавших на общем собрании
Примерная форма сообщения о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме
Примерная форма результатов поименного голосования собственников помещений в многоквартирном доме
Примерная форма реестра собственников помещений в многоквартирном доме
Образец протокола общего собрания собственников помещений многоквартирного дома о решении проведения капитального ремонта
Образец протокола общего собрания собственников помещений многоквартирного дома
Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме об изменении способа формирования фонда со спецсчета на счет регоператора
Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме об изменении способа формироания фонда со счета регионального оператора на спецсчет
Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме о замене владельца специального счета
Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме о выборе способа формирования фонда
Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме о выборе лица, уполномоченного представлять интересы собственников помещений в МКД при взаимодействии с региональным оператором
Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме об изменение размера обязательного взноса

Образец протокола собрания жильцов многоквартирного дома

Что представляет собой протокол общего собрания

Перед собранием составляется протокол, если хотя бы один пункт составлен неверно, то это уже становится серьезным поводом для его отмены. Составляет этот документ юридическое лицо, только в этом случае обще решение будет действительным. К сожалению, официальной версии о том, как составлять протокол не существует, можно найти лишь некоторые сводки о правилах его оформления.

Обязательным условием является наличие следующих данных:

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Название компании, которой требуется провести собрание и её адрес;
Её регистрационный номер;
Вид предстоящего собрания, например, он может быть внеочередным, очередным или годовым;
Необходимо, чтобы было указано, где и в какое время оно будет проходить;
Инициалы председателя и человека, который будет проводить собрание;
Подсчеты голосов за проведение собрания;
Перечень обсуждаемых вопросов.

Каждый житель многоквартирного дома должен ознакомиться с условиями этого протокола не менее, чем за три дня до проведения мероприятия.

Основные случаи составления протокола многоквартирного дома

Важным вопросом является решение о реконструкции дома. К нему относят такие направления, как его расширение, перестройка или придание нового внешнего вида. При необходимости жители могут потребовать сделать хозяйственную пристройку, склад или любое другое строительное сооружение. Этот вопрос выносится на коллективное собрание и если большинство людей и юридическое лицо будут согласны с этим решением, то будет осуществлена реконструкция здания;

Еще одна важная сторона – это принятие решения об использовании того земельного участка, на котором построен объект. В настоящее время, в основном, речь идет о создании детских площадок и парковок. Также может быть введен запрет на определенные действия, например, на постройку гаражей вблизи дома;
Встречается случаи передачи имущества в пользование, это касается арендования и безвозмездного съема. Этот вопрос также выносится на общее собрание, его решение осуществляется коллективно. Стоит напомнить, что такое условие не должно мешать проживанию местных жителей. Например, если квартиры первого этажа будут отданы под строительство магазина, склада или маленькой организации, то все работы в этом учреждении должны осуществляться не ранее 8 часов утра и не позднее 22 часа вечера;

Хотя бы раз в несколько лет в доме проводится собрание о выборе управления. Коллектив может самостоятельно выбрать управляющею компанию, к которой будет привязан многоквартирный дом, если та удовлетворяет их условия. Если этого не произошло в течение 6 месяцев, то дом будет привязан автоматически к любому из ТСЖ. Также коллектив может сделать запрос о смене управляющей компании, если та не удовлетворяет их требования. В этот вопрос входят также и другие, менее важные проблемы, например, выбор старшего по дому, кассира и другого ответственного лица. Им может стать любой владелец квартиры;
Несколько вопросов входит в случаи создания и ликвидации товарищества. К таковым относится снос дома, удаление определенных объектов, выход из товарищеского общества. Такое решение также принимается коллективно и подтверждается юридическим лицом;

Ежемесячно жителям многоквартирного дома приходят квитанции на оплату, в них входит содержание и ремонт помещения. К сожалению, ждать помощи от государства можно несколько лет. Если жильцы хотят обновить свой подъезд в ближайшие сроки, то они могут собрать средства коллективно и написать заявление о том, что они больше не нуждаются в капитальном ремонте, и он был проведен за счет собственных средств;
Также решаются и многие другие вопросы, решить которые коллектив считает необходимым. Среди часто встречаемых обсуждений можно заметить уборку подъезда, обустройство участка, задолженности по коммунальным платежам и многое другое.

Как проводится собрание жильцов

Оно может проходить двух формах:

Если у владельца имущества есть возможность, то он может прийти на коллективное собрание. Чаще всего, оно осуществляется на территории объекта. В летнее время люди собираются на улице, в зимний период на первом этаже в подъезде или в квартире одного из членов сообщества. Представители организация затрагивают суть проблемы и пути её решения. Далее, путем голосования разрешается вопрос. После собрания проводится подсчет людей, кто проголосовал «за» или «против». Эти данные заносятся в протокол, и по их результатам принимается решение;
В связи с активным образом жизни далеко не каждый человек найдет время для того, чтобы принять участие в собрании. В таком случае проводить очно-заочная форма собрания. Каждый житель многоквартирного дома получает уведомление о том, что в определенный период будет осуществляться собрание. Представительное лицо придет к жильцу в удобное для него время суток, и объяснить сложившуюся ситуацию. Далее, учитывается голос каждого жильца и заносится в протокол.

Каждый жилец имеет право принять участие в наиболее удобной для него форме проведения собрания. По результатам двух голосований составляется общий подсчет. После чего, принимается решение.

Инициаторы общего собрания

Инициатор – это человек, который принял решение о том, что необходимо провести собрание по определенному вопросу. В качестве него может выступать физическое, юридическое лицо или один из собственников многоквартирного дома. Это критерий может изменяться в зависимости от вида собрания:

Если организуется первичное собрание по определенному вопросу, то в качестве инициатора может выступать один или несколько собственников многоквартирного дома. Они оповещают всех своих соседей или пишут объявления, размещая его на самом проходимом месте. Обязательно требуется написать место и дату проведения собрания;

Внеочередное так же как и в предыдущем случае может осуществляться по инициативе одного из собственников многоквартирного дома. Причем, организатором может стать абсолютно любой человек, зарегистрированный по этому адресу;
Если требуется провести встречу, касающееся выбора управляющей компании, в качестве инициатора может также выступать любой из собственников многоквартирного дома. Иногда, за это действие берет ответственность территориальный орган исполнительной власти.

Каждый член товарищество должен сам принимать решение, есть ли необходимость ему посещать подобные мероприятия, если он считает, что определенные вопрос не имеет к нему отношения. Например, человеку нет необходимости голосовать за расширение парковочного места, если у него нет автомобиля. В таком случае, он может отказаться от голосования или поддержать одну из сторон по своей инициативе.

Какие данные содержатся в протоколе

Ранее, уже шла речь о том, какие данные должны содержаться в протоколе. Но, стоит уточнить подробнее, какая информация должна присутствовать в обязательном порядке.

Необходимо указать число собственников, которое посетило данное мероприятие. Здесь указывается общее количество, кто присутствовал на очной и заочной форме обсуждения. Эту информацию можно получить заранее, обойдя всех жильцов дома и спросив, смогут ли они принять участие в собрании;
Следующее, что заносится в протокол – это для чего необходимо собрать людей. Другими словами, этот пункт называют «повесткой дня». В эту категорию требуется включить один или несколько вопросов, которые необходимо коллективно решить;

Обязательно нужно уточнить, где и когда была встреча, это также является важным для протокола.

Три вышеперечисленных пункта являются основными для оформления официального документа. Без них он является недействительным и может служить основным поводом для отмены этого мероприятия. Иногда, этот список может включать в себе несколько дополнительных факторов.

Нужна ли счетная комиссия

Если пересмотреть Жилищный Кодекс, действующий в настоящее время на территории нашей страны, то можно заметить, что никаких сведений о необходимости присутствия на собрание счетной комиссии нет. Но, некоторые люди продолжают самостоятельно её организовывать, несмотря на то, что подобный орган не является обязательным источником.

Для чего нужны голоса? Они потребуются, если поставленное решение не будет выполнено. В таком случае жители могут обратиться в суд, предъявив информацию о голосовании всех собственников. Именно эту информацию может предоставить счетная комиссия, если таковой нет, то эту процедуру может выполнить любой другой человек, имеющий отношения к жилищному комплексу.

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Таким образом, стоит сказать, что счетная комиссия не является обязательным условием для проведения собрания и эту функцию может осуществить при необходимости абсолютно любой член товарищества.

Сколько подписей должно быть в протоколе

Если рассмотреть этот вопрос с юридической стороны, то также в Жилищном Кодексе нет никакой информации по этому поводу. Соответственно, роспись каждого человека, вовсе не обязательна. Но, немного другой характер имеет мероприятие, проводящиеся с наличием регистрационного учета, благодаря которому нужно узнать, сколько человек на нем присутствовало.

В официальный документ заносятся инициалы каждого владельца собственного имущества. Участник должен расписаться напротив своей фамилии за то, что он прослушал предоставленную ему информацию.

Обязательно необходим наличие росписи, если осуществлялся подсчет голосов или один из собственников жилищного комплекса имеет какие-либо недовольства по поводу его обслуживания. Ему следует изложить информацию в письменной форме, поставить дату и свою подпись, после чего, приложить заявление к общим документам и попросить о его рассмотрении. Таким образом, стоит заметить, что наличие росписи необходимо только в том случае, если есть необходимость подсчета человек, прибывших на собрание, во всех остальных случаях, её наличие не является обязательным условием.

Скачать образец протокола собрания жильцов многоквартирного дома в формате MS Word.

Формулировка повестки

Формулировка повестки имеет огромное значение для жильцов, они должны знать, какие вопросы будут затронуты на мероприятии, подготовиться к нему и решить для себя, есть ли необходимость на нем присутствовать. Недопустимо использовать такие фразы, как «текущие вопросы» и так далее. В объявлении должно быть коротко прописано для чего организовывается собрание.

Образец протокола

На общем собрании собственников дома по адресу: город Москва, улица Луначарского, дом 10 от 12.122015 присутствовали 22 человека. Приглашенные: представитель административного центра города Москва и управляющий жилищной организации. Повестка дня:

Выбор формы управления.

Было принято решение избрать по договору управленческую компанию «Русь».

Голосовали «за» -12 человек

«Против» -1 человек

«Воздержались» — 1 человек

Вся информация предоставлена в приложении № 1.

Полноценное проживание в жилом комплексе является важным для каждого человека, поэтому рекомендуется периодически посещать собрание.

Образец протокола собрания жильцов многоквартирного дома

Для того чтобы провести собрание, необходимо оповестить собственников жилья о предстоящем событии и правильно провести мероприятие.

К общим требованиям заседания относятся следующие положения:

Контроль над состоянием домовладения осуществляет специальная организация, который регулирует процесс проведения мероприятия.
Общее заседание осуществляет следующую деятельность:
- Реконструкция домовладения (например, расширение или надстройка), строительство хозяйственной постройки или здания, ремонтные работы общих владений.
- Рассмотрение вариантов применения прилежащей территории. А также ограничение в пользовании земельных участков, которые находятся вблизи домовладения.
- Передача права пользования общих владений какому-либо лицу или организации.
- Рассмотрение способов руководства домовладения.
- Иные положения, которые предусмотрены Жилищным правом Российской Федерации.

В настоящее время наиболее часто встречаются ошибки при выборе способа оповещения предстоящего заседания.

Собрание проводится при следующих условиях:

Определение вопроса, который необходимо решить.
Инициатива граждан, проживающих в домовладении.
Заседание проводится ежегодно.
Заказное письмо является основным видом уведомления о предстоящем мероприятии (вручается нарочно или имеет вид заказного письма).
Письмо должно содержать наиболее подробную информацию (датирование, данные инициатора, проблема, которую необходимо рассмотреть).
Организатор собрания обязан уведомить жильцов домовладения за 10 дней до предполагаемой даты.
Необходимо обозначит конкретную проблему, которая выносится на обсуждение во время собрания.

Намного чаще организатором выступает управляющая компания, что на основании положений Жилищного право не является законным. Данный факт может аннулировать действительность протокола собрания.

Собрание жильцов многоквартирного дома

Для того чтобы зафиксировать основные положения собрания, необходимо составить документ, обладающей юридической силой. Оформление протокола считается главной задачей инициатора заседания, так как именно он прописывает этапы проведения мероприятия.

Наличие ошибок в документе может являться поводом для судебного разбирательства. Иск может подать жилец домовладения, готовый оспорить принятое решение по какому-либо вопросу.

Правильно оформленный документ содержит следующие положения:

Количество жильцов, посетивших мероприятие.
Обсуждаемая проблема.
Процентное соотношение проголосовавших граждан за конкретное решение той или иной проблемы.
Датирование.
Адрес проведения мероприятия.

Документ имеет произвольный вид, так как точного бланка нет. Именно поэтому в настоящее время рассматривается вопрос утверждения определенной формы протокола, которая будет содержать необходимую информацию.

Наиболее часто в повестке дня прописывается такой вопрос как текущая проблема. Данный факт приводит в замешательство жильцов, так как отсутствует конкретизация цели проведения мероприятия. Описание поставленной задачи помогает понять важность решаемой проблемы.

Цели

Основными положениями, на основании которых, собирается заседание, является следующий перечень:

Обсуждение возможности реорганизации владения, сооружение хозяйственной пристройки, проведение ремонтных работ.
Обсуждение вопроса о возможном применении прилегающих земельных территорий, располагающихся вдоль домовладения. А также ограничение права собственности на владение участком.
Обсуждение вопроса о сдачи какого-либо имущественного предмета в права пользования гражданину или организации.
Принятие решения о способе домоуправления (организация жильцов, создание товарищества собственников жилья, контроль руководства).
Организация и устранения товарищеских сообществ.
Рассмотрение ценового диапазона оказываемых услуг (обслуживание домовладения и ремонтные работы).
Другие положения, которые прописаны в Жилищном праве Российской федерации.

Процесс принятия решения выглядит следующим образом:

Созыв собрания.
Решение вопроса о пользовании общими владениями (земельные территории, домовладение, другие недвижимые предметы имущества).
Оглашение результатов голосования.
Составление протокола.

Уведомительное письмо имеет следующие положения:

Адрес проведения мероприятия.
Датирование.
Основные положения, к которым относятся цель и задачи.
Способ проведения (очная или заочная формы).
Личные данные инициатора проведения заседания.

Таким образом, поставленный вопрос определяет цель заседания и процесс, в результате которого будет решена проблема.

Формы

Законодательство различает 2 варианта проведения заседания граждан, проживающих в домовладении:

Очный вариант (непосредственное присутствие граждан, решающих поставленную проблему и голосующих за принятие того или иного решения).
Заочный вариант (жилец не присутствует на заседании, при этом вариант решения проблемы обозначается в письменной форме).

Очное заседание проводится в случае небольшого жилого помещения (одноподъездное домовладение, 5 и менее этажей). При определении даты созыва заседания выбирается наиболее оптимальный день, который будет наиболее удобен для многих жильцов.

Адрес проведения выбирается в зависимости от количества проживающих граждан, так как помещение должно вместить как можно больше жильцов.

Таким образом, очная форма определяет:

Время и место созыва заседания выбирается с учетом всех особенностей.
Учет пожеланий граждан по предстоящей обсуждаемой проблеме.

Данные положения помогут решить поставленный вопрос наиболее продуктивно.

Заочная форма проведения заседания предполагается в многоквартирном домовладении, так как собрать большое количество граждан на одной территории непостижимая задача.

Основные положения заочной формы:

Разработка бюллетени голосования.
Выбор места проведения голосования (наиболее часто организатор заседания местом для заполнения бюллетени выберет свою жилую площадь).
Датирование.

Перед тем как провести голосование необходимо оповестить жильцов о проблеме и способе ее решения.

Бюллетень имеет следующие пункты:

Описание формы голосования.
Адрес голосования.
Организатор проведения мероприятия.
Личные данные организатора.
Регистрационный номер.
Подпись и личные данные получателя.

Форма голосования выбирается индивидуально в зависимости от местонахождения домовладения и площади жилого помещения.

Председатель и секретарь

Для того чтобы провести заседания стоит определить главных участников:

Председатель.
Секретарь.

Кандидатура выбирается на общем голосовании из граждан, проживающих в домовладении. Заседание проводится в виде открытого голосования.

Функции председателя:

Вести процесс заседания.
Определять основные положения.
Выстроить процесс выступления.

Функции секретаря:

Ведение протокольной формы заседания.
Подсчет результатов голосования.

Нужна ли счетная комиссия

Формирование счетной комиссии не является обязательным. Тем не менее, многие владельцы создают данный совет, чем свидетельствуют многие протоколы заседания.

Основные положения при созыве счетной комиссии:

Законность итогового голосования по какой-либо проблеме не зависит от формирования совета.
Вне зависимости от того, кто проведет вычисление процентного соотношения голосов, судебное решение зависит от правильности проведения процедуры голосования. Подсчет может провести член счет комиссии, председатель или жилец домовладения.
Необходимо собрать счетную комиссию, если данное решение было принято на собрании.
На заседании утверждаются основные положения работы данного органа (права и обязанности, избирательный процесс, период работы).
Если счётная комиссия сформирована на основании желания жильцов, любое принятое решение без участия данного органа считается недействительным.

Подписи

Наличие подписей всех жильцов домовладения, которые участвуют в процессе принятия решения, не несут юридическую силу. Очная форма проведения собрания предусматривает регистрационный лист, в котором все участники ставят отметку и фиксируют свои личные данные. Именно это помогает проследить количество жильцов, посетивших заседание.

Процесс проведения голосования:

Рассмотреть вопрос.
Подсчитать количество жильцов, которые дали положительный или отрицательный ответ.
Количество жильцов, которые воздержались от принятия решения.
Фиксирование полученных данных в специальной ведомости секретарем или членом счетной комиссии.

Фальсификацию данных поможет исключить следующий метод:

Разработка бюллетени голосования.
Выдача индивидуального бланка.
Отметить нужный вариант.
Заверить личной подписью.

В данном случае при необходимости можно пересчитать голоса, и подтвердить итоги процесса.

Заочная форма голосования предполагает фиксацию итогов голосовая. При этом необходимо прикрепить заполненные бюллетени, которые заверены личной подписью жильца.

Сведения о выступлениях и выступающих

Для того чтобы положения протокола были наиболее точны, необходимо уточнить следующие моменты:

Информация о выступлении.
Предположения.
Комментарии, которые высказывают участники в процессе заседания.

Такая информация не обязательна, однако в процессе судебного разбирательства внесет коррективы в процессе постановления.

Для чего нужен протокол

Для того чтобы оформить весь процесс проведения заседания необходимо заполнить документ, который называется протоколом.

Особенности принятия решения:

Законодательство выносит права основного учета голосов граждан, которые обладают наибольшей жилой площадью домовладения. Если на законодательном уровне сформировано товарищество владельцев, решение принимается в соответствии с учетом мнения участников данного сообщества.
Жилищное право Российской Федерации устанавливает примеры, требующие учета мнения собственника жилья, который обладает большей частью жилого помещения. Необходимо на общем собрании определить полномочия председателя или счетной комиссии, к которым относится самостоятельное принятие решение по текущему вопросу.

К основным полномочиям протокола относят следующие положения:

Выбор формы управленческой организации, который проводится на первом заседании и считается основным положением для дальнейших действий. При этом жильцы, которые участвуют в принятии решения, должны предъявить свидетельство, подтверждающее права на собственность.
Существует несколько форм контроля, которые могут предпочесть жильцы (товарищеское образование, управляющий орган). При этом необходимо учесть мнение каждого жильца.
Протокол считается действительным, если проголосовало большее количество владельцев жилой площади.
В протокол вносятся итоги голосования. Данный пункт является обязательным, так как именно от него зависит результат судебного разбирательства.

В настоящее время жильцы отдают предпочтение управляющей организации, которая обслуживает домовладение, используя услуги высококвалифицированных специалистов.

Правила составления протокола собрания

Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо учитывать следующие положения:

Сбор необходимой информации проводится до назначенной даты заседания.
Составить список проживающих граждан в домовладении (по возможности указать размер жилой площади). Данные сведения имеет застройщик, коммунальщик и владелец.
Необходимо подробно расписать все положения документа.
Удобен заочный вариант проведения заседания, который помогает опросить наибольшее количество жильцов в минимальный период времени.
Не стоит проводить опрос в праздничный день или летнее время, так как многие жильцы отсутствуют, и результаты голосования будут отличаться от предполагаемого исхода.
Уведомление должно носить письменный вид. В связи с этим во время получения нарочным способом, получатель должен поставить подпись, о том, что ознакомлен с датой и местом проведения.

Итоговый расчет происходит с помощью следующих показателей: общая площадь – 100%, количество квартир. Далее производится процентное соотношение данных показателей.

Образец протокола

Бланк документа имеет основные пункты:

Название документа.
Номер протокола.
Адрес проведения заседания.
Личные данные организатора (фамилия, имя, отчество, адрес проживания).
Форма проведения заседания.
Количество жилых помещений, а также общая площадь домовладения.
Число жильцов, проживающих на данной территории, а также количество присутствующих граждан.
Основная проблема, которая стала причиной созыва жильцов.
Перечень вопросов и их процентное соотношение.
Основные положения, которые уточняют, какое количество жильцов проголосовало за тот или иной вариант.
Подпись и расшифровка председателя.
Подпись и расшифровка секретаря.

Повестка собрания

Основные положения, которые выносятся на обсуждение жильцов, считаются следующие проблемы:

Ремонтные работы домовладения.
Преображение земельных участков, которые находятся на территории домовладения (например, постройка детского городка, посадка деревьев, оформление клумбы).
Оформление рекламного баннера.
Асфальтирование участка, который будет предназначен для автомобильной парковки.
Оплата услуг уборщицы, дворника, консьержа.
Определение управленческой организации (председатель или счетная комиссия).
Сбор сведений о жилом помещении и земельного участка (кадастровый учет).

Советы специалистов

Правильно составленный протокол является официальным документом, который несет юридическую силу. Для этого необходимо:

Оповестить жильцов домовладения.
Точно сформулировать поставленную проблему, которая выносится на обсуждение.
Отражать весь процесс проведения мероприятия в документе, описывая все положения наиболее подробно.
Оповестить жильцов о результатах голосования.
Проводить заседания не реже 1 раза в год.

Жильцы домовладения имеют право оспорить результат голосования в течение 6 месяцев со дня проведения мероприятия в судебном порядке.

Как писать эффективные протоколы встречи (с шаблонами и образцами)

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания, или мама (для протокола собрания), можно определить как письменную запись всего, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли повторно его посетить и использовать для информирования будущих решений.

Что нужно включить в протокол собрания?

Пять шагов, которые вы должны включить:

Предварительное планирование
Запись — при встрече
Минуты записи или расшифровки
Распространение или обмен протоколами собрания
Хранение или хранение протоколов для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов встреч, посмотрите этот пост.

Новичок в написании протокола собрания?

Независимо от того, получили ли вы задание делать заметки для комитета или назначили вас секретарем правления вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собраний, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как писать протоколы собраний, было подготовлено Wild Apricot, чтобы помочь волонтерам и / или сотрудникам небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов заседаний комитетов или советов директоров. .

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов собрания различаются в зависимости от организации и типа комитета или правления, эта статья предлагает только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Для чего нужен протокол собрания?

Термин «минуты» вас не пугает, поскольку он вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутной записи заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

принятых решений (внесенных предложений, голосований и т. Д.))
Запланированы следующие шаги
идентификация и отслеживание действий

Протокол — это реальный отчет собрания для его участников и источник информации для членов, которые не смогли присутствовать. В некоторых случаях протокол собрания может служить ориентиром, например:

, когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
минут могут служить для уведомления (или напоминания) людей о назначенных им задачах и / или сроках

Загрузите наш Контрольный список минут встречи для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как использовать лучшие минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) записям, сделанным во время встреч.

Что такое протокол собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти основных этапов:

Предварительное планирование
Запись — при встрече
Минуты записи или расшифровки
Распространение или обмен протоколами собрания
Хранение или хранение протоколов для дальнейшего использования

1.Протокол предварительного планирования встречи:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи. Если председатель и секретарь или составитель протокола работают вместе над тем, чтобы повестка дня и собрание были хорошо продуманы, это значительно упрощает отвод минут. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, составитель протокола может работать с председателем, чтобы создать формат документа, который также работает как повестка дня и план протокола.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня встречи = план:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протоколов — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе встречи в соответствии с повесткой дня.

Кроме того, повестка дня и / или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

имена всех участников собрания, включая гостей или выступающих
документов, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании — копии (цифровые или бумажные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено Председателем собрания).

Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль протоколиста или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время собрания, а также какие подробности он / она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будет заниматься рассмотрением предложений или голосованием по пунктам / вопросам, четко укажите, нужно ли вам называть имена тех, кто вносит предложения, поддерживает их и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами такого типа, вы (и ваш председатель) можете сослаться на Правила Роберта.

2. Что должно быть включено в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понимать, какую информацию вам нужно записывать на встрече. Как отмечалось ранее, у вашей организации может быть необходимый контент и особый формат для мам, которому вы должны следовать, но обычно протоколы собраний обычно включают следующее:

Дата и время проведения
Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (e.г., «сожалеет»)
Принятие или исправления / дополнения к протоколу предыдущего собрания
Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
- Предпринятые или предпринятые действия
- Следующие шаги
- Результаты голосования — например, (при необходимости, подробные сведения о том, кто внес ходатайства; кто поддержал и одобрил, поднятием рук и т. Д.)
- Ходатайства приняты или отклонены
- Вещи на хранении более
- Новый бизнес
- Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и подробные сведения о форматировании протокола собрания можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

Создайте схему — как обсуждалось ранее, наличие схемы (или шаблона) на основе повестки дня позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым элементом вашего плана для рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
Регистрация участников при входе в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отметить их, когда они прибудут, если люди не представятся в начале собрания или не распространят список присутствующих, который они могут проверить. от себя.
Записывайте решения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
При необходимости попросите разъяснений — например, если группа уходит, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснений в отношении решения и / или следующих шагов.
Не пытайтесь запечатлеть все это — вы не успеете, если попытаетесь записать беседу дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , и т.д.
Запишите это — буквально, если вас беспокоит возможность вести заметки, подумайте о записи встречи (например, на вашем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно сообщите участникам, что они записываются. Хотя вы не хотите использовать запись для дословной расшифровки стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами протокола собрания, и узнайте, как лучше использовать протокол.

Протокол встречи Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Здесь вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний, созданные для Microsoft Word.

Пример протокола собрания:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров.

3. Процесс написания протокола

Когда встреча закончится, пора собрать записи и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

Перед тем, как поделиться протоколом собрания, убедитесь, что председатель просмотрел и отредактировал и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если она не состоялась. В зависимости от вашего совета, протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или обмен протоколами собрания

В качестве официального «делопроизводителя» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Обмен в Интернете

Метод совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут превратиться в груду бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете текстовый редактор (например, Microsoft Word), который не предлагает обмен в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить это и другие вложения или документацию к собранию по электронной почте. С другой стороны, если вы все используете документы Google — для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен. Члены комитета или совета могут просто прочитать документы в Интернете и сохранить несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, Wild Apricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Совета, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную онлайн-сеть для своего Совета и комитетов.

Инструменты, специально предназначенные для протоколов заседаний:

Если вам интересно, какие инструменты вы можете использовать специально для протоколов заседаний, вот несколько инструментов, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными:

Google Docs: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встречи в документах Google. Если вы отправляете приглашение на встречу с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план повестки дня документа Google. После составления минут (с использованием схемы) вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
OneNote: (если вы пользователь Microsoft) — очень быстро и позволяет систематизировать заметки. Также поддерживает аудиозапись с соответствующей отметкой времени примечания.
Lucid Meetings: Фантастический инструмент для встреч для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.
Agreedo : поддерживает создание протоколов встреч и отслеживание результатов.
minutes.io: позволяет быстро использовать минуты встречи с помощью горячих клавиш и возможности работать онлайн или офлайн.

6. Хранение протокола заседаний

Большинство комитетов и советов проверяют и утверждают протоколы в начале следующего собрания или вносят в него изменения.После того, как вы внесете все необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документации Google или SkyDrive), а также создавать резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и сохранить бумажные копии или предоставить их сотруднику или председателю для хранения.

И … Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями членов совета и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию Wild Apricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

С легкостью планируйте онлайн-мероприятия с помощью мгновенной обработки онлайн-платежей и автоматических счетов-фактур.
Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-заявками для участников.
Доступ к базе данных контактов с простым поиском и фильтром.
Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения для управления членством Wild Apricot здесь.

Wild Apricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которое ежедневно используют более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию сейчас.

Дополнительные ресурсы о том, как писать протоколы собрания:

В заключение… наслаждайтесь своей новой ролью

Протоколы встречи важны — в конце концов, они фиксируют важную информацию о встрече. Но выделение и подготовка минут не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в создании эффективных протоколов встреч для вашей организации.

Спасибо за то, что прочитали наше руководство по написанию протокола собрания!

✍ Как вести протокол любого собрания [Образцы и шаблоны]

Также называется более длинным названием — протокол собрания — минут — это краткая запись того, что произошло на собрании.Вы можете рассматривать протоколы собрания как более формальную комбинацию повестки дня собрания и заметок о собрании.

Подобно заметкам о собраниях, протоколы предназначены для использования в качестве записи, которую каждый может использовать, понять и действовать (при необходимости). Они должны задокументировать, что произошло и какие решения были приняты.

Плюс, когда протоколы хорошо написаны, протоколы заседаний становятся важным средством коммуникации для всей вашей организации. К сожалению, это также означает, что куриные царапины и каракули здесь не подходят.

С этой целью мы создали этот справочник, чтобы вы могли изучить и получить доступ ко всему, что вам нужно для составления эффективных официальных или неофициальных протоколов встреч, в том числе:

Как писать протоколы заседаний
Образцы протоколов официальных и неофициальных заседаний
Шаблон официального протокола собрания
Шаблон протокола неформального собрания

Неофициальный и формальный протокол собрания

Перед тем, как погрузиться в составление протокола собрания, важно сначала выяснить, какой тип формата вам понадобится: формальный или неофициальный.

Некоторые организации, такие как некоммерческие, государственные компании, органы местного самоуправления и школы, обязаны по закону составлять официальные протоколы собраний.

Например, в Калифорнии многие государственные и местные органы власти обязаны предоставлять общественности доступ к протоколам собраний. Аналогичным образом, публичные компании должны составлять протоколы заседаний Совета директоров и собраний акционеров.

Поскольку эти типы протоколов собраний требуются для соблюдения требований, они обычно должны иметь определенный формат.

Для остальных из нас протоколы собраний проще и удобнее. Вы можете думать о неофициальных протоколах встречи как об итогах встречи, поэтому используемые вами шаблоны и формы в конечном итоге зависят от вас.

Тем не менее, то, что они менее официальные, не означает, что неформальные протоколы менее полезны.

Как писать протоколы встреч

Пишете ли вы официальные или неформальные протоколы встречи, ключи к хорошему написанию одни и те же: быть кратким и ясным. Ваши творческие навыки письма должны отойти на второй план (пока).

Ваша задача — написать протокол таким образом, чтобы тот, кто не присутствовал на собрании, мог прочитать его через 6 месяцев после собрания и понять:

Кто присутствовал на собрании
Какие решения были приняты и кем
Почему и как были приняты эти решения
Что было сделано в результате этой встречи

Как вы можете себе представить, при составлении протоколов необходимо соблюдать баланс. Вы должны быть краткими, но при этом предоставлять достаточно контекста, чтобы то, что вы пишете, имело смысл.Просто помните, что часто бывает принято просматривать эти записи встречи в начале следующей встречи. (Например, собрание правления обычно начинается с рассмотрения и утверждения протокола предыдущего собрания правления.)

Объем контекста, который вы включаете, является требованием суждения. Конечно, определенно избегайте записывать личные наблюдения и не относящиеся к делу разговоры в протоколах. Чтобы найти баланс, представьте, что через 6 месяцев кто-то должен будет узнать, что произошло на вашем собрании, и написать этому человеку.

СОВЕТЫ: Сделайте протоколы более удобными для использования

Если вы пишете официальные протоколы собрания, вас более или менее принуждут к определенному формату. Профсоюзам, школам, городским и уездным органам власти и т. Д. Вам потребуется смоделировать протоколы собраний на основе Правил Роберта.

Но с неофициальными протоколами собраний у вас больше гибкости, и вы можете использовать их, чтобы сделать свои протоколы более полезными и доступными для обмена.

Тщательно структурируя повестку дня и протоколы собраний, вы делаете оба документа гораздо более эффективными.

Например, вы можете связать элементы действий из протокола собрания с программным обеспечением для управления проектами для автоматического создания задач. А если ваша повестка дня согласована с протоколом встречи, вы можете связать соответствующую контекстную информацию из повестки дня с автоматически созданной задачей.

Таким образом, ваши протоколы собрания, повестка дня и само собрание станут намного эффективнее.

Для наглядного ученика мы создали образцы протоколов встреч обоих типов.Если вы хотите сразу перейти к нашим шаблонам протоколов встреч, нажмите здесь.

Используйте их, чтобы направлять свои письма, но помните, что на собраниях может потребоваться немного другая или дополнительная информация. Не увлекайтесь копированием образцов настолько, чтобы забыть составить протокол собрания так, чтобы это было полезно для вашей организации. 👇

Образец протокола официального собрания

Шаблон официального протокола собрания

ACME Corp.

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

5 сентября 2020 г.

Заседание Совета директоров (« Совет ») ACME Corp., California C-Corporation («Компания»), состоялась 5 сентября 2020 года в офисах Компании.

Присутствие
— Члены с правом голоса: Ларри Эмерсон, Марк Брэнсон
— Гости: Эми Холмс, Том Эйвери
— Отсутствующие члены с правом голоса: Нет

Утверждение протокола
‍ Предложение об утверждении протокола предыдущего собрания 5 августа было сделано Ларри Эмерсоном и поддержано Марком Брэнсоном.

Призыв к порядку
‍Ларри Эмерсон объявил собрание в 14:00. и Том Эйвери записал протокол. Кворум директоров присутствовал, и собрание, которое было созвано должным образом, было готово к продолжению дела.

Отчет генерального директора
‍Ларри Эмерсон ознакомился с повесткой дня и поприветствовал всех на встрече. Затем Ларри Эмерсон обсудил текущее состояние компании и ее прогресс. Был задан ряд вопросов, и последовала обширная дискуссия.

Отчет об обновлении продаж и развития бизнеса
‍ Затем Марк Брэнсон представил обновленную информацию об общем ходе продаж и воронке продаж компании. Он также представил статус обсуждения развития бизнеса.

Отчет о финансовом обзоре
‍Марк Брэнсон представил всестороннюю обновленную информацию о финансовом плане и прогнозе Компании. Марк Брэнсон также проанализировал основные показатели финансовой деятельности Компании.

Предложение № 1: Утверждение опционных грантов
‍Эми Холмс представил Совету директоров список предлагаемых опционов, которые должны быть предоставлены сотрудникам Компании на утверждение, после чего предложение было принято, поддержано и единогласно принято; опционные гранты были одобрены, как показано в Приложении. А.

Объявления
‍Нет

Перенос
‍Поскольку никаких дальнейших дел до собрания не было, собрание было перенесено в 14:45.

Простой протокол неформальной встречи Образец

Минут: контрольная встреча по проекту

Наша цель

Разработать стратегию измерения, которая позволит команде по работе с клиентами отслеживать прогресс по ключевым показателям эффективности и измерять этот прогресс в сравнении с заявленными целями отдела.

Сроки / этапы

Strategy должна быть готова к развертыванию к четвертому кварталу 2020 года.

Круглый стол по обновлению проекта

Грабитель

Поговорили с заинтересованными сторонами группы CS и пришли к соглашению о соответствующих KPI.
Получены отзывы от команды CS о текущих стратегиях измерения.

Кристина

Смоделированные три варианта приборной панели, которые циркулируют внутри для обратной связи.
Работа через аудит текущих источников данных CS.

Мишель

Только что вернулся после четырехдневной болезни; догонять.

Препятствия на пути и риски

Roadblock: Кристине требуется обратная связь по информационным панелям, прежде чем она сможет продолжить. Все члены команды должны предоставить обратную связь как можно скорее.
Риск: аудит Кристины может выявить разрозненные данные, которые могут помешать нам установить базовый уровень производительности.

Следующие шаги

@Michelle просмотрите и оставьте отзыв о макетах приборной панели Кристины до 5 июня.
@Rob обобщить и распространить отзывы команды CS о текущих стратегиях измерения до 7 июня.
@Christina проверьте статус текущих источников данных CS до 8 июня.

Шаблон официального протокола собрания

Как уже упоминалось, официальные протоколы собрания обычно составляются в соответствии с Правилами работы Роберта.Приведенный ниже шаблон построен на основе этих правил.

Если вы начинаете с нуля, это идеальная отправная точка, но вам следует скорректировать ее с учетом потребностей вашей организации. Если в вашей организации раньше использовались протоколы собраний, попросите кого-нибудь показать копию того, что было сделано в прошлом, и внести улучшения по своему усмотрению.

Шаблон официального протокола собрания

[Название компании]
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

Месяц XX, 20XX

Призыв к заказу
[тип встречи] собрание [название организации] было проведено [дата] в [место].Он начался в [время] и проходил под председательством [имя председателя], а [имя секретаря] выполнял функции секретаря.

Присутствие

Члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса]
Гостей: [Укажите имена гостей]
Отсутствующие члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса, не присутствующих]

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего [дата] собрания было внесено [имя] и поддержано [имя].

‍Официальные отчеты

Прочие отчеты

Движения

Предложение [имя] и поддержано [имя], которые [изложите здесь движение]. Ходатайство [выполнено или отклонено] с [#] за и [#] против.

Объявления

Отчет о финансовом обзоре
Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было перенесено в [время].

Простой, неформальный шаблон протокола встречи

Следующий шаблон является очень простым. Он устанавливает цель, повестку дня встречи и записывает следующие шаги для любого типа встречи. И он также служит шаблоном сводки встречи. Не стесняйтесь делать его своим, добавляя элементы формального шаблона или свои собственные идеи.