Образец повестка дня собрания образец: Образец повестки дня \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

советы, шаблон и образец • BUOM

16 марта 2021 г.

Ведя деловую встречу, вы можете нести ответственность за управление большим количеством людей и задач. Эффективная повестка собрания поможет вам убедиться, что вы обсудили весь необходимый материал, придерживаетесь темы собрания и гарантируете, что ваша группа использует время эффективно. В этой статье мы расскажем, как создать повестку дня собрания, которая поможет вам эффективно провести любое собрание.

Что такое повестка собрания?

Повестка собрания — это список тем или мероприятий, которые вы хотите обсудить во время собрания. Основная цель повестки дня — дать участникам четкое представление о том, что должно произойти на собрании, кто будет руководить каждой задачей и сколько времени должен занять каждый шаг. Наличие этой информации до и во время встречи должно гарантировать ее эффективность и продуктивность.

Как написать повестку встречи

Если у вас короткая, часовая встреча или встреча, которая длится целый день, вы можете использовать эти шаги, чтобы помочь вам составить повестку дня:

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

1. Определите цели встречи.

2. Попросите участников внести свой вклад.

3. Перечислите вопросы, которые вы хотите решить.

4. Определите цель каждой задачи.

5. Оцените количество времени, которое вы потратите на каждую тему.

6. Определите, кто ведет каждую тему.

7. Заканчивайте каждую встречу обзором.

1. Определите цель встречи

Когда вы начинаете с вашей цели, вы можете убедиться, что цель встречи ясна, и каждая задача, которую вы хотите осветить, связана с вашей целью. Обязательно поставьте перед собой достижимую цель, чтобы ваша встреча была как можно более целенаправленной. Например, цель собрания по утверждению ежемесячного рекламного бюджета компании более достижима, чем цель по улучшению расходов в целом.

2. Попросите участников внести свой вклад

Если вы хотите, чтобы ваши участники были вовлечены во время встречи, спросите их мнение заранее, чтобы вы могли быть уверены, что встреча удовлетворит их потребности. Вы можете попросить их предложить, какие темы они хотели бы затронуть или какие вопросы у них есть. Получив список идей от участников, вы можете просмотреть их и решить, какие пункты вы в конечном итоге включите.

Связанный: 6 качеств, которые делают вас отличным командным игроком

3. Перечислите вопросы, которые вы хотите задать

Как только вы узнаете цель встречи и у вас появятся идеи по темам, которые вы хотите осветить, составьте список вопросов, на которые вам нужно ответить во время встречи. В некоторых программах собраний тема просто указывается в виде фразы, например: «Аренда оборудования». Однако вы можете уточнить цель каждого пункта повестки дня, сформулировав пункты обсуждения в виде вопросов. Например, вы можете написать: «При каких условиях мы должны рассмотреть вопрос об аренде оборудования вместо его покупки?» Эти подсказки могут гарантировать, что вы приглашаете к обсуждению и собираете всю информацию, необходимую для каждой темы повестки дня.

4.

Определите цель каждой задачи

У каждой задачи, которую вы выполняете во время встречи, должна быть цель. Как правило, тремя основными целями являются обмен информацией, получение информации или принятие решения. Просматривая повестку дня, отмечайте цель каждой задачи. Этот шаг поможет участникам встречи узнать, когда вы хотите услышать их мнение и когда пришло время принимать решение.

5. Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему

Затем оцените, сколько времени вы планируете потратить на каждую задачу. Эта часть повестки дня гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы осветить все темы, которые вы запланировали для встречи. Это также помогает участникам корректировать свои комментарии и вопросы, чтобы они соответствовали временным рамкам.

Вы можете оптимизировать свои временные рамки, выделяя больше времени на вопросы, которые, по вашему мнению, требуют больше времени для обсуждения, или запланировав более важные вопросы на более ранние этапы обсуждения, чтобы обеспечить охват жизненно важных тем. Если на вашу встречу приходит много людей, вы даже можете ограничить время на определенные темы, чтобы упорядочить разговор, поощрять быстрое принятие решения, если это необходимо, и сохранить встречу по расписанию.

Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

6. Определите, кто ведет каждую тему

Иногда кто-то, кроме руководителя собрания, ведет дискуссию по теме. Если вы планируете, чтобы другие люди обсуждали темы во время вашей встречи, вы можете указать их в соответствующей теме. Этот шаг помогает обеспечить бесперебойную работу собрания и гарантирует, что все будут готовы к своим обязанностям.

7. Заканчивайте каждую встречу обзором

Выделение времени для завершения каждой встречи обзором может помочь участникам лучше понять, какие решения они приняли и какую информацию обсудили, чтобы они могли предпринять любые необходимые шаги после встречи. Во время этого обзора вы и участники вашей встречи также должны учитывать, что на встрече прошло хорошо, а что нуждается в улучшении. Потратив несколько минут на обдумывание этих вопросов, вы сможете сделать следующую встречу еще более эффективной.

Связанный: Опросы сотрудников: ваш современный ящик для предложений

Шаблон повестки дня собрания

Вот схема, которую вы можете адаптировать практически к любому типу встречи:

ПОВЕСТКА ДНЯ ЗАСЕДАНИЯ

Дата:
Время:
Место нахождения:

ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ

Цели:

1. Описание первого пункта повестки дня

Время:
Цель:
Лидер:

а. Примечания
б. Примечания
в. Примечания

2. Описание второго пункта повестки дня

Время:
Цель:
Лидер:

а. Примечания
б. Примечания
в. Примечания

3. Описание третьего пункта повестки дня

Время:
Цель:
Лидер:

а. Примечания
я. Дополнительные замечания
II. Дополнительные замечания
б. Примечания
в. Примечания

4. Описание четвертого пункта повестки дня

Время:
Цель:
Лидер:

а. Примечания
б. Примечания
в. Примечания

5. Описание пятого пункта повестки дня

Время:
Цель:
Лидер:

а. Примечания
я. Дополнительные замечания
II. Дополнительные замечания
III. Дополнительные замечания
б. Примечания
в. Примечания

6. Обзор завершения встречи

Время:
Цель:
Лидер:

а. Что мы сделали хорошего на этой встрече?
б. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?

Пример повестки собрания

При составлении собственной повестки дня вы можете использовать следующий образец расписания собраний:

ПОВЕСТКА ДНЯ ЗАСЕДАНИЯ

Дата: 1 августа 2019 г.
Время: 13:00
Место: Конференц-зал А

ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ

*Цели: просмотреть маркетинговые кампании прошлого года, определить сезонные спады спроса на продукцию, провести мозговой штурм по увеличению спроса во время этих спадов и убедиться, что мы готовы к следующей маркетинговой кампании.*

1. Просмотрите маркетинговые кампании прошлого года.

Время: 15 минут
Цель: поделиться информацией
Лидер: Джамал Адамс

а. Представьте маркетинговые кампании прошлого года.
б. Просмотрите цифры продаж после каждой кампании.
в. Определите, какие кампании оказали наибольшее влияние.

2. Как нам лучше всего справляться с колеблющимся спросом на наш продукт?

Время: 30 минут
Цель: Решение
Лидер: Блэр Хэнлайн

а. Просмотрите данные о продажах за последние четыре квартала.
б. Определите любые тенденции в продажах.
в. Обсудите идеи о том, как увеличить продажи во время этих спадов.

3. Подготовка к следующей маркетинговой кампании

Время: 15 минут
Цель: Решение
Лидер: Блэр Хэнлайн

а. Что нам нужно подготовить для следующей маркетинговой кампании?
я. Просмотрите прилагаемые материалы маркетинговой кампании.
II. Определите задачи для каждого члена команды.
б. Как мы будем отслеживать эффективность этой кампании?
в. Просмотрите цели продаж для этой кампании.

4. Обзор завершения встречи

Время: 5 минут
Цель: Решение

Лидер: Джамал Адамс
а. Что мы сделали хорошего на этой встрече?
б. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?

Повестки дня Собрания депутатов | Официальный сайт Ковалевского сельского поселения

РОСТОВСКАЯ ОБЛАСТЬ КРАСНОСУЛИНСКИЙ РАЙОН

КОВАЛЕВСКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

 

ЗАСЕДАНИЯ СОБРАНИЯ ДЕПУТАТОВ

КОВАЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

4 созыва

25.10.2017 г.

1.     О налоге на имущество физических лиц.

---

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 27.10.2014 г.

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 16.07.2014 г.

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 16. 04.2014 г.

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 23.04.2014 г.

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 25.04.2014 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 22.05.2014 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 08.07.2014 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 25.07.2014 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 28.08.2014 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 16.09.2014 г.  

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 25.09.2014 г. 

Скачать Проект

 

 

 

 

 

 

 

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 30.09.2014 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 14.11.2014 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 26.11.2014 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 18.12.2014 г. 

Скачать Проект 

 

 

 

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 26.03.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 08. 04.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 23.04.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 18.06.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 04.09.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 30.09.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 16.10.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 30.10.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 10.11.2015 г.  

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 28.12.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 30.11.2015 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 19.02.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 02.03.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 25.03.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 26.04.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 28.04.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 11. 05.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 08.06.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 15.06.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 17.06.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 29.07.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения от 05.08.2016 г. 

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения 4 созыва от 06.10.2016 г.

Скачать Проект

 

Проект повестки дня Собрания депутатов Ковалевского сельского поселения 4 созыва от 03. 03.2017 г.

Скачать Проект

 

 

 

 

 

5 Шаблоны повестки дня собрания – Notejoy

Эффективные повестки дня повышают продуктивность собраний, поскольку они определяют, что должно произойти до, во время и после собрания. Это помогает всем понять, что необходимо сделать, а правильное выполнение позволяет командам быстро решать ключевые проблемы.

В зависимости от цели встречи и потребностей вашего бизнеса, повестка дня может быть простой или сложной, четко сформулированной или случайной. Ниже приведены пять различных примеров, формальных и неформальных, повесток дня, которые позволяют командам действовать быстро и эффективно.

5 Шаблоны повестки дня собрания

Составление эффективной повестки дня собрания зависит от ситуации: Кто проводит собрание? Что нужно сделать? Это большое официальное мероприятие или регистрация небольшой команды? В зависимости от потребности повестка дня может принимать самые разные формы. Ниже приведены пять примеров повесток дня для различных целей.

Образец шаблона повестки дня заседания правления

В этом примере рассматривается более формальная ситуация для собрания совета директоров, которое включает в себя запись и просмотр официального протокола собрания.

Заседание Совета директоров компании «Альфа»

ПОВЕСТКА ДНЯ

1 января 20XX года
Время: 10:00

УЧАСТНИКИ

Аманда П.
Сара Х.
Сэм Б.
Адам В.
Даниэль Х.

I. Звоните для заказа

II. Утверждение повестки дня

III. Утверждение протокола

IV. Отчеты

Исполнительный директор
Финансовый директор
Номинационный комитет
Комитет по управлению
Комитет по связям с общественностью

V. Старый бизнес

Выдвижение кандидатур в правление
Переговоры по контракту

VI.

Новый бизнес

Ежеквартальный отдел продаж

VII. Комментарии и объявления

VIII. Перерыв

Дата следующего собрания 1 марта 20XX года

Образец повестки дня собрания внутренней группы

Более неформальный пример — еженедельная синхронизация. Часто их можно разослать по электронной почте или в виде приглашения в календаре перед встречей. Это список тем для обсуждения без формальной записи, кто присутствует, когда это группа. что регулярно встречаются.

Еженедельная синхронизация по продажам и маркетингу

Дата: 1 января 20XX, 9:00

Место: Delta Room

Повестка дня:

• Представление, обзор повестки дня, обсуждение дополнительных пунктов повестки дня
• Ежеквартальный обзор продаж и маркетинга (Сэм)
• Обсудить план праздничного мероприятия и определить следующие шаги (Мэри)
• Просмотр действий по совещанию

Образец повестки дня собрания проектной группы

Проекты, в которых участвуют более крупные команды, межфункциональные заинтересованные стороны или большая координация, могут иметь несколько более подробные программы, включая пункты действий и обязанности, чтобы установить ожидания.

Повестка дня

Название проекта: Встреча группы по обновлению веб-сайта

Дата: 24 марта 20XX
Время: 3:30-4:00
Участники: Мишель, Дэвид, Хизер, Томаш

Пункты повестки дня

Цель собрания: Обновление статуса и командные задачи для веб-проекта

Темы для обсуждения:

• Просмотр данных показателей
• Просмотрите тепловую карту и тест удобства использования — определите следующие шаги по возможным улучшениям
• Обсудите, следует ли продолжить фотосессию у себя или приобрести стоковую фотографию: фотосессия у себя более рентабельна и индивидуальна, но занимает 2-4 недели, ~500 долларов США за получение существующих фотографий от внешних поставщиков
• Просмотр отзывов о веб-сайте от внутренних заинтересованных сторон — см. электронное письмо
• Есть ли какие-нибудь другие галереи тематических исследований, которые нравятся людям и по которым нам следует брать пример?

Обновления статуса действий:

Мишель запросить окончательное утверждение структуры навигации у Джима.

Дэвид для отправки маркетинговых материалов и контента, которые мы хотели бы опубликовать на сайте

Томаш для проверки безопасности и сбора требований установить ожидания относительно того, сколько времени займет каждая область обсуждения и кто за что отвечает. Это уместно, когда людям нужно заранее спланировать свой контент, а также для более длительных встреч.

Встреча книжного клуба
Дата/время: 28 февраля 20XX
Местонахождение: Дом Сары
Присутствующие: Логан, Меган, Сьюзен, Сэм, Ральф

ЦЕЛЬ

Ежемесячное обсуждение книги. На этой неделе это «Позиционирование» Эла Райса и Джека Траута. Назначьте лидера задавать вопросы для обсуждения и вести продолжительное обсуждение.

РАСПИСАНИЕ

6:00 до 7:00: Добро пожаловать; закуски и коктейли подаются
7:00–7:15: Обзор книги 9.0023 7:15–8:00: Обсуждение книги
. 8:00-8:15: Представление следующей книги
8:15-8:30: Подведение итогов

РОЛИ/ОБЯЗАННОСТИ

Приготовление еды: Ральф
Вопросы для обсуждения: Logan

Образец повестки дня неофициальной встречи по регистрации проекта

Команды, которые встречаются регулярно, могут просто нуждаться в неформальном маркированном списке, чтобы оставаться в курсе во время их регулярной встречи.

Совещание по статусу проекта Дарвин

Темы

• График обновления базы данных
• Новые контракты персонала
• Проверить контракт на поддержку
• Просмотр календаря прогресса

Notejoy — более эффективный способ управления вашими собраниями

Проведение эффективных и продуктивных собраний — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время собрания. Все ли согласны с темами и целями собрания? Были ли решения доведены до сведения всех, кому необходимо знать? Если вы пропустили встречу, как вы можете узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в конференц-зале, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — это эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами встреч и заметками, чтобы всегда оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в режиме реального времени . Как облачное решение, Notejoy позволяет вам заранее делиться повесткой дня собрания с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня собраний, а также просматривать последнюю версию.

Всегда в синхронизации — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повестки дня или несколькими потоками бесед, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, в одно и то же время.

Улучшенный поиск и визуализация . Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, документированным непосредственно в повестке дня, команды могут сохранять детали в контексте и вести единую систему записи обо всем, что произошло. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте членам команды, как старым, так и новым, выполнять поиск по содержимому прошлых и текущих собраний.

Начните бесплатно с Notejoy

Связанные ресурсы

• Как вести протоколы совещаний
• Как улучшить заметки о собраниях с помощью шаблонов Notejoy
• Эффективные программы собраний с примерами
• Шаблоны протоколов собраний и примеры
• Образцы трех протоколов совещаний
• Использование Notejoy для стендап-конференций
• Заметки для стендап-встреч

Напишите эффективную повестку дня встречи [Бесплатный шаблон] [2023] • Asana

Резюме

Ваша повестка дня сообщает вашей команде, чего ожидать от встречи и как они могут к ней подготовиться. В идеале вы будете использовать свою повестку дня, чтобы связать свою команду с целью собрания, назначить задачи или пункты членам команды и назначить реалистичное количество времени для каждого пункта повестки дня. Хорошая повестка дня встречи повышает ее эффективность и помогает вашей команде не сбиться с пути.

Скорее всего, вы испытывали то болезненное чувство, которое возникает, когда вы не уверены, зачем пришли на собрание, и не знаете, чего ожидать. Встречи без повестки дня, как правило, вызывают это чувство, поэтому мы считаем, что повестки дня встреч должны быть неотъемлемой частью вашей культуры встреч.

Эффективная повестка дня сообщает цель вашей встречи, дает вашей команде возможность подготовить свои пункты повестки дня и держит всех в курсе.

Независимо от того, готовитесь ли вы к следующему собранию совета директоров, собранию сотрудников или деловой встрече, мы поможем вам составить повестку дня, которая позволит максимально использовать потенциал вашей встречи.

Бесплатный шаблон повестки дня встречи

Советы по составлению эффективной повестки дня встречи

Начнем с некоторых из наших любимых советов по составлению отличной повестки дня собрания, чтобы вы могли максимально использовать свои возможности:

• Создавайте и делитесь повесткой дня встречи как можно раньше. Не позднее, чем за час до начала собрания, вы должны поделиться своей повесткой дня. Это позволяет каждому подготовиться к тому, что должно произойти. Ваша команда также может передать вам вопросы или дополнительные пункты повестки дня для возможной корректировки перед собранием. Кроме того, когда у членов вашей команды будет возможность должным образом подготовиться, им будет намного легче сосредоточиться во время встречи.

• Заранее дайте ссылку на любые соответствующие материалы для предварительного чтения. Это может быть презентация, дополнительный контекст или предыдущее решение. Все, кто прибудет на встречу, будут настроены одинаково и будут готовы продолжить обсуждение, а не задавать массу вопросов, которые отнимают уместное время.

• Назначьте ведущих для каждого пункта повестки дня. Помните то чувство вызова в школе, когда вы не знали ответа? Это довольно ужасное чувство, которое мы уверены, что вы не хотите вызывать у своих товарищей по команде. Назначая координатора для каждого пункта повестки дня перед собранием, вы позволяете ему подготовиться к краткому изложению темы, вопросам и отзывам.

• Определите и расставьте приоритеты пунктов повестки дня. Проведите различие между тремя категориями пунктов повестки дня: информационные, темы для обсуждения и действия. Уточнение цели каждого пункта повестки дня помогает члену вашей команды понять, что наиболее важно и на чем следует сосредоточиться. Вы также захотите расставить приоритеты, какие вопросы являются наиболее важными и абсолютно необходимо обсудить во время встречи, а какие можно решить асинхронно, если время истекло.

• Используйте повестку дня собрания во время собрания, чтобы отслеживать заметки и действия. Таким образом, вся информация о собрании находится в одном месте. Если у кого-то есть вопросы о решениях или действиях, принятых на собрании, их легко найти. Бонус: сделайте это в Asana, чтобы вы могли назначать действия и следующие шаги, чтобы убедиться, что ничего не упущено. Asana также интегрируется с Zoom и втягивает вашу запись Zoom или расшифровку собрания непосредственно в задачу повестки собрания.

• Создайте поток, распределив пункты повестки дня по категориям. Чтобы максимизировать производительность, вам нужно составить повестку дня встречи, которая будет четкой. Объединяйте похожие элементы вместе и убедитесь, что они могут складываться друг с другом. Например, перечислите любые информационные элементы перед элементами обсуждения, чтобы у вашей команды была вся информация, необходимая для обсуждения.

• Выделите достаточно времени для каждого пункта повестки дня. Никто не будет жаловаться на то, что встреча закончилась слишком быстро — задерживать всех дольше, чем предполагалось, не так уж и весело. Запланируйте достаточно времени для каждого пункта повестки дня, рассчитав примерное время и добавив пару минут в качестве буфера. Это поможет держать вашу команду в курсе и переходить от темы, когда время истекает.

Придерживаясь этих передовых практик, вы можете быть уверены, что ваша повестка дня встречи будет надежным инструментом и будет работать до, во время и после встречи.

Прочтите: 9 способов повысить эффективность вашей команды на работе

Почему так важны планы совещаний?

Независимо от того, работаете ли вы дома и принимаете виртуальные звонки или сидите в офисе и встречаетесь лично, встречи могут быть невероятно утомительными. Может быть неплохо начать с небольшой беседы, чтобы лучше узнать друг друга или узнать, чем все занимались в прошлые выходные, но это, безусловно, не ориентировано на цель или продуктивно. Повестка дня встречи может помочь вашей команде максимально использовать потенциал каждой встречи, которую вы проводите.

Наше исследование показывает, что на ненужные встречи приходилось 157 часов «работы» в 2020 году по сравнению со 103 часами в 2019 году. Учитывая 40-часовую рабочую неделю, это почти четыре недели потерянного времени. Вот где вступает в действие ваша повестка дня собрания. Если вы все делаете правильно, написание повестки дня собрания является первым и лучшим показателем того, действительно ли ваше собрание необходимо. Если вы обнаружите, что все в повестке дня вашей встречи можно обсуждать асинхронно, вы можете отменить встречу и поделиться своим сообщением в электронном письме, которое сэкономит время.

Это не значит, что все встречи должны быть заменены электронными письмами. Если вы уверены, что встреча оправдана и необходима для продвижения вашей команды, проведите ее. Тем не менее, всегда убедитесь, что вы составляете повестку дня, прежде чем собираться вместе, чтобы члены вашей команды знали, что вы будете обсуждать и почему собрание имеет значение.

Бесплатный шаблон повестки дня встречи

Вот еще несколько веских причин иметь повестку дня встречи:

• Ваша повестка дня позволяет всем подготовиться к встрече. В идеале, у каждого пункта вашей повестки дня должен быть специальный куратор темы. Когда все, идущие на встречу, заранее знают, каковы их обязанности, у них есть время подготовиться, и они будут более эффективными во время встречи.

• Это показывает, что вы заботитесь о времени своей команды. Когда ваша команда получит продуманную повестку дня встречи, они сразу увидят, что встреча действительно необходима. Кроме того, это также дорожная карта, которая будет держать вас в курсе во время встречи и гарантировать, что время не будет потрачено впустую.

• Повестка дня устанавливает четкие ожидания относительно того, что будет и что не будет обсуждаться. Воспринимайте повестку дня собрания как способ установить границы и гарантировать, что будут обсуждаться только те темы, которые включены в повестку дня. Если во время встречи возникнет что-то, что необходимо обсудить, запишите это в протокол и вернитесь к нему позже. Либо в конце вашей встречи — если вы справились с ней быстрее, чем ожидали — асинхронно, или на следующей встрече.

• Это держит вашу команду на правильном пути. Ваша повестка дня встречи не позволит вашей команде отвлекаться — будь то обсуждение тем, не входящих в повестку дня (например, вчерашнее барбекю у Кэт) или слишком много времени на предмет, на который было отведено определенное время.

• Ваша программа будет содержать цель, структуру и возможности для сотрудничества. Имея четкий план, которому все должны следовать, ваша команда отправится на встречу, зная цель и цель встречи. Ваша повестка дня встречи также позволяет вашей команде направить свое внимание на возможности для совместной работы, будь то во время мозгового штурма, собрания или вашего ежедневного стендапа.

• Следите за следующими шагами и действиями , чтобы ничего не пропало. Держите повестку дня открытой во время встречи, чтобы записывать любые следующие шаги или действия. Добавляя их непосредственно в повестку дня, эти пункты не будут забыты, когда собрание закончится.

Встречи — это отличная возможность для вашей команды сблизиться, но время, потраченное на светскую беседу, можно использовать в первые несколько минут повестки дня, а не всплывать время от времени во время встречи, нарушая ход и производительность вашей команды. обсуждение.

Прочтите: 5 советов по проведению важных совещаний

Из чего состоит хорошая повестка дня для совещаний?

Теперь вы знаете, почему важны повестки дня совещаний, но как составить повестку дня, отвечающую всем этим требованиям?

Давайте посмотрим, что всегда должна содержать хорошая повестка собрания:

• Цель собрания: Повестка дня собрания должна сообщать всем участникам, каковы цели собрания, что будет обсуждаться и какие виды необходимо принимать решения. Ваша повестка дня должна включать достаточно контекста, чтобы ваша команда могла ознакомиться с темой до начала встречи.

• Участники собрания: В повестке дня должны быть указаны не только участники собрания, но и то, за какие пункты повестки дня будет отвечать каждый член команды.

• Продолжительность и отведенное время для каждого пункта повестки дня: Определение того, сколько времени будет потрачено на каждый пункт повестки дня, может быть трудным, когда вы только начинаете составлять повестки дня. Однако, как только вы освоитесь, вы поймете, насколько это полезно. Всегда полезно выделить на пару минут больше, чем, по вашему мнению, вам понадобится, на случай, если возникнет вопрос или вопрос для обсуждения, который необходимо решить во время встречи.

• Обзор, в котором перечислены темы, которые будут обсуждаться на собрании: Ваша повестка дня собрания должна содержать полный список вопросов, которые будут обсуждаться на собрании, чтобы все были на одной волне. Это могут быть темы для мозгового штурма, элементы принятия решений или открытые вопросы. Список всех пунктов для собрания устанавливает границы и позволяет вашей команде подготовиться к каждому пункту повестки дня.

Теперь мы определили основы вашей повестки дня собрания, но есть еще несколько вещей, которые могут действительно повысить уровень того, как вы пишете повестки дня собраний и использовать их как расширение вашей культуры собраний.

Прочтите: Почему встречи один на один имеют решающее значение для успеха вашей команды

Пример повестки дня встречи

Мы обсудили, что составляет хорошую повестку дня встречи и чего вам следует избегать, но, как всегда, проще всего учиться на примере из реальной жизни. . Давайте взглянем на повестку стартового собрания проекта, созданную в Asana:

Бесплатный шаблон повестки дня собрания

Как видите, у каждого пункта есть временной интервал и назначенный товарищ по команде, чтобы каждый знал, когда настала его очередь и сколько времени у них есть. возглавить обсуждение или сделать презентацию. К повестке также приложены соответствующие файлы, и она предоставляется всем членам команды для наглядности и улучшения совместной работы.

Проведение эффективного собрания

Одно дело иметь прекрасно организованную и подробную повестку дня, на которую ваша команда может ссылаться перед собранием, и совсем другое — использовать его в качестве инструмента во время собрания.

Эти советы помогут вам сделать повестку дня встречи полезной как во время встречи, так и в качестве инструмента подготовки:

• Придерживайтесь своей повестки дня. Лучшая повестка дня становится бесполезной, если вы не придерживаетесь ее во время собрания. Старайтесь не прыгать туда-сюда между пунктами повестки дня, а лучше придерживайтесь приоритетов, которые вы установили ранее.

• Придерживайтесь своих временных рамок. Небольшая светская беседа или короткая проверка в начале встречи помогают снять напряжение и поднять настроение. Вот почему вы должны выделить на это три-пять минут и придерживаться временных рамок. Фотографии очаровательного костюма сына Кабира на Хэллоуин можно опубликовать в другом месте, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы достичь целей вашей встречи прямо сейчас.

• Назначьте ведущего. В начале встречи назначьте ведущего, который будет записывать любые вопросы, отзывы, задачи и идеи, возникающие во время встречи.