Как правильно составить акт выполненных работ образец: Акт выполненных работ | Образец — бланк — форма

Содержание

образец, бланк 2021, в Word, Excel

СодержаниеПоказать

Последние изменения:

Выполнение договорных обязательств фиксируется участниками соглашения документально специальным актом приёмки-сдачи, предусматривающим переход права собственности и передачу коммерческих рисков. Основанием считается подписанный сторонами акт выполненных работ, образец которого за исключением строительных и монтажных работ, разрабатывается исполнителем самостоятельно с отражением обязательных реквизитов.

Законодательные требования

Структура документа на законодательном уровне не предусматривает строгих стандартов за исключением акта приёмки выполненных работ в строительстве по специальной форме КС-2.

Формулировку разграничивает налоговое законодательство, подразумевая:

  • акт о выполненных работах, если обязательным атрибутом является использование и отражение в учёте списания материальных ценностей, сопутствующих процессу выполнения и имеющих стоимостное выражение;
  • акт об оказании услуг, если передача физических объектов не происходит и материалы в процессе выполнения не расходуются.

С точки зрения Налогового Кодекса формулировка разграничивает использование материальной составляющей и исключительно трудовые ресурсы, включая интеллектуальный и физический потенциал исполнителей. Унифицированная форма помимо КС-2 и справки КС-3 законодательно не установлена, а Гражданский Кодекс не разграничивает понятия «выполнения работ» и «оказания услуг».

Типовой документ составляется на основании договора, предусматривающего форму сдачи-приёмки, учитывая промежуточные этапы. При отсутствии договора одни контролёры считают подписанный акт недействительным, другие признают заключение договора в устной форме.

Оформленный АВР произвольной формы считается основанием для:

  • перехода права собственности;
  • оплаты определённого договорного этапа или полного завершения сделки;
  • передачи коммерческих рисков;
  • отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте.
Если договор отражает взятые сторонами обязательства, то акт выполненных работ, шаблон которого разрабатывается исполнителем, отражает факт выполнения договорных обязательств.

Подписание документа сторонами считается свидетельством отсутствия взаимных претензий, а при возникновении разногласий используется в судах для подтверждения спорных моментов.

Образец составления акта выполненных работ

 

Образец акта выполненных работ и услуг должен включать обязательные пункты, несмотря на отсутствие унифицированной формы. Стандартный документ составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, поскольку по стандарту предусматривает две стороны – заказчика и исполнителя.

В АВР целесообразно указать следующую информацию:

  1. Порядковый номер для отражения в бухгалтерских регистрах учёта.
  2. Дату составления документа. Если на принятие заказчиком необходимо дополнительное время, то целесообразно напечатать в бланке место с указанием заказчиком даты приёмки, служащей моментом перехода права собственности и датой реализации.
  3. Реквизиты заключённого договора, согласно условиям которого выполняются договорные обязательства.
  4. Период выполнения с указанием момента начала и окончания.
  5. Объёмы и конкретный перечень выполненных работ с отражением материальных составляющих, затраченных в процессе выполнения. В частности, в акт выполненных работ по техническому обслуживанию целесообразно включить использованные комплектующие и материалы в количественном и стоимостном выражении, что позволит исполнителю отразить безболезненно стоимость в составе налоговых расходов.
  6. Общую стоимость с включением НДС. Акт выполненных работ без НДС составляется, если:
    • исполнитель не является плательщиком налога;
    • операция льготируемая и относится к необлагаемым НДС;
    • местом реализации территория России не признаётся при оказании посреднических услуг.
  1. Реквизиты сторон, включающие полное наименование согласно учредительным документам.
  2. Подписи и печати участников. Акт выполненных работ для физических лиц не требует оттиска печати, поскольку печать не предусматривается для граждан при вступлении в гражданско-правовые сделки.

Если заказчик уклоняется от подписания двухстороннего документа, то выходом для исполнителя является односторонний АВР, предусмотренный п.4 статьи 753 ГК РФ. Целесообразно составить приложение к акту выполненных работ с указанием отсутствия претензий со стороны заказчика в течение определённого периода, и отразить перечень материальных затрат. Это может послужить доказательством исполнения обязательств в суде.

Сдача-приемка строительно-монтажных работ

При строительстве, реконструкции, капитальном ремонте, монтаже и демонтаже оборудования статья 740 ГК РФ требует заключить договор подряда. После завершения строительства подрядчику необходимо сдать результаты, а заказчику принять. Если работа предусматривает несколько этапов, то на каждый составляется промежуточный акт выполненных работ.

Типовые формы КС-2 и КС-3 не относятся к категории обязательных, но рекомендуются ввиду содержания необходимых реквизитов и привычности для строительного рынка.

Во избежание проблем при проверках в КС-2 целесообразно указать:

  • полную и точную информацию о подрядчике и заказчике;
  • место выполнения СМР;
  • количество, сроки и объём каждого этапа выполнения.

Форма КС-3 содержит сведения относительно стоимости выполнения каждого этапа и понесенных затрат. Справка составляется на основании АВР КС-2, содержащего итоговые результаты и являющимся итоговым актом выполненных работ. Справка КС-3 включает информацию с начала текущего года, поскольку составление осуществляется нарастающим итогом, что удобно при длительности строительного процесса.

Неудобство использования типовых формуляров возникает в случае подключения третьей стороны, поскольку бланки предусматривают двух участников. Выходом является трёхсторонний АВР между генподрядчиком, субподрядчиком и заказчиком, составленный в произвольной форме с указанием реквизитов каждой стороны.

Изменение договорных условий

В процессе выполнения или в результате выставления претензии заказчиком по ряду этапов, возможно изменение стоимости относительно ранее подписанного экземпляра документа.

С этой целью составляется корректировочный акт выполненных работ с указанием:

  • номера и даты документа, к которому составляется корректировка;
  • изменения ценовой политики в сторону увеличения или уменьшения со ссылкой на обстоятельства, включая выявленный дефект заказчиком после подписания основного акта и принятый исполнителем;
  • новую итоговую стоимость согласно внесённым изменениям.

Дата подписания заказчиком – основание для отражения в учёте и корректировки сумм НДС относительно ранее принятого и отражённого в учётных регистрах обоими участниками сделки.

«Нестандартные» контрагенты и АВР

Акт выполненных работ для ИП, работающих на упрощённой системе налогообложения по схеме учёта доходов без расходов или применяющих ЕНВД, не является обязательным документом. Однако в интересах предприятия для отражения произведённых расходов требовать от индивидуальных предпринимателей грамотного составления документа. Если ИП является заказчиком, то он обязан подписать АВР, но не заверять печатью в случае осуществления деятельности без печати.

При составлении акта выполненных работ с физическим лицом необходимо указать паспортные данные вместо реквизитов компании.

В акте выполненных работ с иностранной компанией важна дата подписания, поскольку:

  • является определяющим моментом признания расходов;
  • считается моментом пересчёта курса иностранной валюты;
  • считается завершающим моментом сделки для валютного контроля.

Если акт выполненных работ (оказанных услуг) не содержит подробной детализации, то необходимо наличие подтверждающих документов с расшифровками. Вместо АВР разрешено применение универсального передаточного документа, имеющего рекомендательный характер для сокращения документооборота. Если в первоначально заключённом договоре предусмотрен АВР, то изменения требуется оформить дополнительным соглашением.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учёте финансово-хозяйственной операции осуществляется на основании подписанного сторонами АВР. Заключённый договор фиксирует юридическую часть сделки и не считается основанием для перехода права собственности, приёмки-передачи коммерческих рисков и не фиксирует момент выполнения полного или частичного этапа договорных обязательств.

Юрист-эксперт сайта

Сергей Николаевич Пыщев. Юрист-эксперт сайта (опыт 6 лет)

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

бланк и образец на 2019 год

Как выглядит акт выполненных работ? Приведем образец 2019 года.

Обязательно ли составлять акт?

Составлять акт об оказании услуг (выполнении работ) обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором. Гражданский кодекс прямо предписывает составлять акт об оказании услуг (выполнении работ) лишь при выполнении работ по договору строительного подряда.

Материалы по данной теме есть в КонсультантПлюс.  Получить доступ 

Пример и форма акта выполнения работ

Акт о выполненных работах – это бланк, как и остальные первичные документы. Закон не устанавливает обязательного применения бланков из альбома унифицированных форм. Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, ответственного за ведение бухучета.

Таблица: что включить акт

Что включить
Период выполнения. Отразите эту информацию в договоре, этого будет достаточно. Реквизиты контрагентов: наименование, юридический адрес, банковские реквизиты.
Единица измерения. Часто услуги невозможно измерить в каких-либо условных единицах. Этот реквизит можно не включать в документ. Дата документа. По ней определяют, в какой момент услуги были оказаны.
Печать. Не считается обязательной, но для формального оформления лучше ее поставить, вместе с подписью уполномоченного лица. Стоимость услуг и их наименование. В документе должно быть четко прописано, что именно и за какую цену сделал подрядчик.
СКАЧАТЬ БЛАНК АКТА ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ

Вот его образец 2019 года:

Рекомендуем включить в акт выполенных работ:

  • Порядковый номер данного документа для его регистрации в бухгалтерии.
  • Дата составления документа.
  • Номер договора, согласно которому составляется акт выполненных работ.
  • Сроки выполнения оговоренных работ.
  • Объемы выполненных работ.
  • Общая стоимость работ (с обязательным учетом НДС).
  • Номер счета, который предоставляется заказчику для оплаты произведенной работы (услуги).
  • Полное название заказчика и исполнителя, согласно учредительным документам.
  • Оттиск печати обеих заинтересованных организаций (по желанию).
  • Подписи исполнителя и заказчика, или лиц, имеющих право подписи.

для чего он нужен предпринимателю

Выполнение любого заказа требует учета. Такой бланк называется как акт выполненных работ для ИП. Сотрудничество всегда должно быть нацелено на получение конкретного результата: предоставление услуг или их оказания. Акт фиксирует все нюансы процесса, оплату и участников заключенной сделки. Позже в нем могут быть прописаны претензии к проведению работ или сделаны другие особые отметки. Для организации, которая выполняет или предоставляет услуги, этот документ считается основным, и без него будет невозможно вести контроль деятельности.

Что такое акт выполненных работ

Когда фирма согласилась выполнять, а заказчик желает найти исполнителя, заключается договор, а после проведения рабочего процесса составляется акт, который освещает нюансы сотрудничества или результаты проделанной работы.

Например: фирме требуется грузоперевозка товара. Для оказания услуг необходимо обратиться в логистическую компанию и составить договор.

Пустой бланк

После того как работа будет сделана, фирма-исполнитель составляет акт предоставленных услуг, который подписывает сторона, принимающая груз. Именно по этому акту физический или транспортный труд будет оплачен. Если все нормально, то исполнитель выставляет счет, который оплачивается. То есть акт выполненных работ — бухгалтерская бумага двустороннего назначения. Она подтверждает факт, что работа выполнена или услуга предоставлена.

Бланк имеет унифицированную форму. ИП вправе разработать свою собственную версию документа. Если он составлен с ошибками, то заказчик вправе не платить по счетам. Существуют и другие важные правила составления:

  • бумагу должны подписать обе стороны. Должны быть указаны фамилия, должность сотрудника, который подписывает;
  • подписи подтверждаются печатью организации;
  • составляется документ в двух экземплярах.

Обратите внимание! Акт бывает двух форм — Н-1 и Н-2. Если не соблюден хотя бы один из один пунктов или заполнение содержит ошибки/зачеркивания/исправления, акт могут посчитать недействительным.

Как формируется документ в бухгалтерской программе

Нужен ли он для ИП

Не всем индивидуальным предпринимателям требуется составление этого документа. Если «ипэшник» просто торгует продуктами, ему не нужен этот документ, но, если он принимает заказы, предоставляет услуги или делает заказ для своей фирмы по выполнению работ, то составление акта необходимо. В эту документацию можно добавить любое задание, которое имеет отношение к предоставляемым услугам, и определить денежный эквивалент оплаты.

К сведению! Налоговый кодекс определяет, что каждая услуга должна вознаграждаться, если ее проведение удовлетворило заказчика. Акт подтверждает факт того, что все обязательства исполнены.

Как его составить

Бланк должен заполняться строго по образцу, даже если компания имеет собственную форму. Существуют обязательные позиции, которые должны указываться. Основные пункты:

  • акт должен иметь номер. Он отражается в бухгалтерской программе и указывается при составлении отчета за месяц;
  • дата составления и дата оказания услуг. Эти позиции могут быть разными. Например, если осуществляется заказ перевозки заранее;
  • название фирмы и данные о заказчике. Прописывается официальное наименование без сокращений;
  • номер контракта, на основании которого составляется акт;
  • реквизиты банка, куда потом будут перечислены средства за услугу;
  • сумма перевода по каждой позиции и общая стоимость услуг;
  • сроки выполнения заказа;
  • подписи обеих сторон и печати организации. Если заказ выполняет частное лицо, а не предприниматель, то прописываются паспортные данные исполнителя.

Обратите внимание! Лицо, которое производит оказание услуг, не обязан ставить свою подпись на бумаге, если он является рядовым рабочим. Чаще всего подобную документацию подписывают начальники, которые организовывают этот процесс.

Образец документа

После подписания бумаги исполнитель обязан оказать услугу, либо он не получит вознаграждения. Более того, такие моменты учитываются при составлении договора, и фирма, которая нарушила договоренность, может быть оштрафована.

Многие организации заполняют его онлайн, перед тем как передать в работу. Правильно заполненный образец акта выполненных работ ИП без НДС указан ниже:

Образец документа

Есть ли отличия между актом работ и услуг

Любой рабочий процесс подразумевает материальную выгоду. Под результатом стоит понимать, что заказчик выплатит денежные средства за проделанную работу. Услуга же не имеет материального значения в прямом смысле этого слова. Она не материальна. Под ней подразумевается создание чего-либо или выполнение конкретной задачи. В бухгалтерии эти две позиции имеют разные проводки и отражаются в отчете в разных колонках. Работа и услуга прописывается в договоре, на основе которого оставляется акт.

Правила составления контракта

Кто подписывает его со стороны заказчика

Не все сотрудники фирмы имеют право подписывать подобную документацию. Если частный предприниматель работает один, то только он имеет право подписи. Если у него штат сотрудников, то он обязан наделить их правом подписывать документы. Также практикуется одноразовое разрешение на подписание акта или другой бумаги. Для этого оформляется доверенность.

Важно! Во время подписания акта все участники процесса должны предоставить доверенности для подтверждения полномочий визировать документ.

Если при каждой операции не составлять новый документ, подтверждающий проведение работ или оказания услуг, то со стороны законодательства это будет грубым нарушением. Это может быть расценено, как укрывательство доходов фирмы. Подобные действия вычисляются налоговой службой, и организации может быть выписан крупный штраф. Поэтому не стоит рисковать, а лучше заранее составить и подписать документ.

образец и версия для скачивания, порядок составления

Федеральным законодательством не регулируются гражданско-правовые сделки и последовательность их оформления. Поэтому при сотрудничестве с самозанятыми рекомендовано пользоваться нормативами гражданского кодекса. Согласно им, факт оказания услуг, их наименование, отражает чек, формирующийся ими через программу «Мой налог». При этом акт выполненных работ с самозанятым тоже можно составить, хотя он не является обязательным документом. Он станет дополнением, которое отражает:

  1. Число либо период предоставления услуг.
  2. Предмет сотрудничества.
  3. Алгоритм оказания услуг.
  4. Последовательность исполнения обязательств.
  5. Последствия, если обязательства не выполнены должным образом.
  6. Цену.
  7. Порядок проведения оплаты.
  8. Ответственность обеих сторон.
  9. Порядок решения возникших споров.
  10. Реквизиты.

Содержание документа

В законодательной базе нет регламента заполнения акта выполненных работ для самозанятых, но в документе необходимо отражать следующие сведения:

  1. Номер, присвоенный по порядку для регистрации в бухгалтерии.
  2. Число составления документа.
  3. Номер договорных обязательств, на основании которого составляется бумага.
  4. Сроки, планируемые для оказания услуг.
  5. Указывается объем, сделанный по факту.
  6. Стоимость предложения, обязательно учесть НДС.
  7. Номер счета, на который необходимо перечислить денежные средства (банковский счет, карта получателя или иное).
  8. Наименование заказчика и исполнителя полностью, в соответствие с учредительными бумагами.
  9. Печати от обеих организаций.
  10. Подписи обеих сторон: исполнителя и исполнившего действия, указанные в договоре.

Вот примерный образец акта выполненных работ с самозанятым:

Порядок составления

Этот документ относится к первичному, поэтому существует порядок его составления:

  1. Присваивается номер по порядку для бланка.
  2. Прописываются реквизиты обеих сторон, участвующих в подготовке акта.
  3. Указываются реквизиты договора подряда.
  4. Перечисляются все работы, которые были совершены по заключенным соглашениям. В этом пункте рекомендуется указать все оказанные услуги которыми руководствуются для подписания, подетально и желательно подробно.
  5. Сведения о том, каков результат труда был при передаче.
  6. Где по факту были проведены работы, то есть указать место проведения и дату.
  7. Если имеются недочеты, то необходимо прописать данную фразу.
  8. Указать стоимость обязательств по договору.
  9. Должности представителей обеих сторон с печатями.

Справка! Итоговую форму, которую будет иметь акт выполненных работ для самозанятых граждан, необходимо согласовать и утвердить в порядке, установленном на предприятии.

Скачать типовой акт выполненных работ для самозанятых граждан

Принятие услуг по акту

Заказчиком должны быть приняты оказанные подрядчиком услуги. Для этого установлен алгоритм:

  1. Распорядительным документом назначается комиссия по приемке.
  2. Осуществляется проверка.
  3. Подготавливается документ о приемке при отсутствии замечаний, если последние обнаружены, то в акте можно указать сроки их устранения.
  4. Акт выполненных работ от самозанятого подписывается членами комиссии и утверждается председателем, после чего производится оплата. Это условие стоит обговорить с подрядчиком.

Если работа сделана некачественно

При обнаружении недостатков в оказанных услугах, необходимо совершить следующие шаги:

  1. Если замечены недочеты или отступления от договорных обязательств, то необходимо сообщить об этом самозанятому.
  2. Если в документе не указано о недостатках, то заказчик не имеет прав ссылаться на него.
  3. Когда недочеты обнаружены после подписания акта выполненных работ самозанятым и заказчиком, то последний лишается права предъявлять требования либо может попробовать решить этот вопрос в судебном порядке.

Внимание! При возникновении спора о качестве оказанных услуг, на законодательном уровне может быть выполнена экспертиза. Оплата последней производится по решению сторон или суда.

Вывод

Услуги, оказанные самозанятыми, должны быть документально подтверждены. Это необходимо, чтобы не возникало споров при выполнении обязательств, а также при приемке. Основная цель — это отсутствие дефектов и качество.

Образец акта выполненных работ на ремонт автомобиля

Акт выполненных работ – документ, отражающий стоимость, объём и сроки ремонта или текущего ТО автомобиля. Акт сдачи-приёмки автомобиля в ремонт является двусторонним документом, отражающим необходимые работы, которые исполнитель обязуется произвести, приобретении и замены деталей, узлов и запчастей и факт исправления неисправностей в полном объёме или частично.

Образец договора ремонта автомобиля не является строго регламентированным документом. Согласно ст. 753 ГК РФ акт выполненных работ – это свидетельство о полном переходе отремонтированного, согласно заявке или договору, автомобиля в полную собственность заказчика. Неполное или недоброкачественное исполнение ремонта, требует составления акта некачественно выполненных работ.

Образец акта выполненных работ на ремонт автомобиля

ООО «Автосервис» (полное название организации, ФИО индивидуального предпринимателя)

Адрес: __________________________

Тел.: __________, e-mail: ____________________

Сертификат №000000, действителен до «__»_____________________2018 г.

Потребитель: _____________________________ (ФИО частного лица или индивидуального предпринимателя, полное название юридического лица)

Адрес: ___________________. Тел.: ____________

Акт выполненных работ по техническому обслуживанию транспортного средства

Договор наряд-заказа №000000000

Марка, модель ТС Год выпуска VIN Госномер Пробег
------- ---- --- ---- -----
Выполненные работы
Код Наименование работы, услуги Кол-во нормо-часов Стоимость 1-го нормо-часа Стоимость услуги Исполнитель
-- --- ------- --- --- --- -----
-- --- ------- --- --- --- -----
-- --- Итого: --- -- --- -----
Использованные запчасти, расходные материалы, техжидкости, оплачиваемые заказчиком-потребителем
Номенклатурный № Наименование Ед. изм. Кол-во Цена Сумма
-- --- ---- -- -- --- ---
-- --- ---- -- -- --- ---
-- --- Итого: -- -- --- ---
Итоговая калькуляция
Стоимость работ Скидка Сумма скидки Итого стоимость Стоимость запчастей Итоговая стоимость Ставка НДС Сумма НДС Итого
--- - -- --- --- -- -- --- ---

Настоящий акт оформлен уполномоченным лицом:

ФИО, должность

«__»_____________________2018 г.

Объём и перечень заказанных работ согласованы, качество выполненных работ соответствует первоначальному заказу. Претензий по качеству нет, транспортное средство получено.

Представитель потребителя (заказчика) ФИО, должность

«__»_____________________2018 г.

Образец заявления на гарантийный ремонт автомобиля

Оформление гарантийного ремонта мало отличается от внепланового или аварийного обслуживания. Самое главное отличие – перечень обязательных диагностических и плановых сервисных мероприятий, предусмотренных в договоре гарантийного обслуживания. Например, замена масла после первых 10000 км пробега.

Акт некачественно выполненных работ

При обнаружении недостатков ремонта независимо от сроков выявления таких дефектов возникает вопрос, как оспорить акт выполненных работ? В первую очередь необходимо обратиться в само автосервисное предприятие с указанием на недоработки или брак. В большинстве случаев автосервис идёт навстречу заказчику и самостоятельно исправляет недоделки, устраняет брак.

При отказе ремонтников добровольно исправить дефекты требуется составление акта некачественно выполненных работ с предъявлением претензии в установленном законом порядке. В некоторых случаях потребуется привлечение независимых экспертов. Если недостатки так и не устранены, то для возврата стоимости ремонта и возмещения ущерба необходимо обращаться в суд. При этом стоимость услуг независимого эксперта и оценщика и судебные издержки полностью компенсируются проигравшей стороной.

Оставить отзыв

Для нас важно ваше мнение!
Поделитесь своим личным опытом или прокомментируйте материал.

Внимание: жалобы и обращения в комментариях не рассматриваются юристом и администрацией сайта! Если вы считаете, что ваши потребительские права нарушены, воспользуйтесь формой для консультаций или позвоните по бесплатному номеру 8 (800) 350-32-84.

Комментарии носят субъективный характер и не являются справочной информацией!

Акт выполненных работ

Согласно ч. 2 п. 4 ст. 753 ГК РФ ФЗ № 14 от 26.01.1996 (ред. 29.07.2018), отчет по выполненной работе оформляется в виде протокола о завершенных мероприятиях, которые указаны в договоре. В обиходе протокол называется акт выполненных работ, но унифицированное название бланка ㅡ акт о приемке выполненных работ, который соответствует утвержденной форме КС № 2.

Содержание статьи

Общие сведения

Акт приема-передачи результатов строительства, монтажа или прочего ㅡ приложение к договору подряда, которое пригодится контрагентам при приеме работ. Если работа не выполнена или частично не соблюдены условия, то заказчик вправе не принимать объект. А если дело дойдет до судебных разбирательств, то протокол, который фиксирует исполнение обязательств, подтвердит соблюдение или несоблюдение требований. Согласно информации Минфина России № П3-10/2012, бланк акта выполненных работ, который утвержден Законодательством РФ, не обязателен к использованию.

Три вида фиксирующего протокола:

  • Универсальный передаточный документ (УПД), который утвержден ФНС России. Шаблон есть в программе 1С.
  • Корпоративный акт приема-передачи оказанных услуг. Такой бланк будет иметь юридическую силу, если в документе будут указаны необходимые реквизиты, которые утверждены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (ред. 29.07.2018).
  • В программе 1С по умолчанию установлен шаблон акта законченных работ. Для получения документации заполняют нужные поля в программе и распечатывают.

Несмотря на то, что форма Акт выполненных работ ㅡ документация необязательная, юридические лица, которые относятся к экономическим субъектам, предъявляют протокол КС № 2 в заполненном виде на законодательном уровне.

Унифицированный формат акта приемки работ утвержден с 1999 года и содержание бланка не менялось. Поэтому при составлении «личного» УПД важно обратить внимание только на нужные реквизиты. Иначе протокол теряет юридическую силу и в спорной ситуации истец может оказаться в проигрыше.

К содержанию

Как правильно составить акт выполненных работ

Документ составляют в зависимости от выбранного бланка.

Схема акта выполненных работ, составленного вручную:

  1. Название документа вверху страницы, посередине. Например, «Акт приема-передачи результатов выполненных работ (оказанных услуг)».
  2. Слева ㅡ название населенного пункта. К примеру, «г. Москва».
  3. Справа ㅡ дата составления протокола по такой форме «число» месяц год.
  4. С красной строки пишут номер и название договора-основания.
  5. Далее, не прерывая первой строки, прописывают исполнителя, который заключил договор с заказчиком. Имена и названия предприятий обоих указываются в этом абзаце.
  6. Ниже ㅡ табличная часть, в которой указаны услуги и расходные материалы в единицах и их стоимость.
  7. После таблицы прописывают общую потраченную сумму «словами».
  8. После проверки и приема работы заказчик ниже пишет, что принял или не принял работу.
  9. В конце формуляра указываются реквизиты контрагентов.

После составления и заполнения бланка, формуляр распечатывают и ставят подписи в соответствующих местах.

В корпоративном акте приемки указывают обязательные реквизиты первичного документа:

  • название формы;
  • дату составления бланка;
  • название компании, которая оформляет акт о приемке объекта;
  • виды услуг, которые исполнитель сделал;
  • сумму или материалы в натуральном выражении, потраченные на работы;
  • должность лиц, оформивших договор подряда, которые подпишут акт;
  • место для резолюции лиц, указанных выше.

Лист акта выполненных работ составляют непосредственно во время исполнения обязательств либо сразу после их окончания.

В готовой форме акта о приеме завершенной работы нужные поля есть. Остается только заполнить их.

К содержанию

Бланк акта выполненных работ

Скачать образец документа “Акт об оказании услуг” (doc, 80 КБ)
Скачать образец документа “Акт об оказании услуг” (xls, 27 КБ)
Скачать образец документа “Акт об оказании услуг” (PDF, 258 КБ)

Формуляр КС № 2 состоит из двух страниц. На первой расписаны реквизиты контрагентов, а в табличной части указаны поля для описания проведенных мероприятий. Напротив каждой позиции ㅡ графы для указания суммы, потраченной на соответствующий материал либо услугу.

На второй странице продолжается таблица, а в конце бланка ㅡ место для резолюции контрагентов, проставления даты и корпоративной печати.

Если в организации не установлена программа 1С, то скачать бланк акта выполненных работ можно здесь.

К содержанию

Как правильно заполнить акт выполненных работ

В унифицированном формуляре КС № 2 необходимые реквизиты указаны ㅡ остается только заполнить нужные поля, а потом заполнить дополнительный формуляр ㅡ справка КС № 3. В этом бланке подробно описана сумма на расходные материалы, оказанные услуги. Справка состоит из одного листа, в табличной части которого подрядчик указывает сумму средств, потраченных в процессе работы, с начала года и за отчетный период.

Протокол, подтверждающий выполнение договорной работы состоит из двух листов. Заканчивается формуляр местом для подписи сторон. Программа 1С предлагает две страницы. Пошаговая схема заполнения акта о приемке завершенного процесса в 1С:

  1. Открыть раздел «Реализация».
  2. Добавить вкладку «Услуги (акт)».
  3. В открывшемся бланке заполнить строку «Контрагент» и «Договор».
  4. Заполнить номенклатуру и цены.
  5. Нажать кнопку «Добавить».
  6. Перед печатью 1С покажет, как документация будет выглядеть после печати. В это время формуляр проверяют на правильность заполнения.
  7. Нажать кнопку «Сформировать» и отправить на печать.

УПД составляется аналогично, только при печати выбирается соответствующий бланк.
Если организация работает вне программы 1С, то заполняют бланк в следующем порядке:

  1. Скачивают формуляр КС № 2.
  2. Заполняют нужные реквизиты на ПК.
  3. Отправляют на печать.

Корпоративный бланк протокола о проделанных обязательствах заполняют в программе MS Word:

  1. Открыть шаблон акта выполненных работ.
  2. Заполнить нужные поля.
  3. Отправить на печать.

После распечатки заполненного формуляра документацию подписывают и ставят печать предприятия.
Согласно п. 4 ст. 753 ГК РФ, исполнитель или заказчик вправе отказаться от подписания акта о приемке завершенной работы. В такой ситуации, в конце листа протокола прописывают соответствующую информацию и бланк подписывает другая сторона.

К содержанию

Образец акта выполненных работ

Чтобы правильно заполнить бланк протокола, рекомендовано изучить образец акта о приемке выполненных работ. В программу 1С вбит формуляр КС № 2, утвержденный Госкомстатом. Поэтому и при распечатке с сайта и при заполнении бланка в программе 1С, акт выглядит одинаково.

При замене протокола УПД бланк выглядит иначе, так как передаточная документация ㅡ объединение оказанной услуги и счет-фактуры. А при заполнении формуляра КС № 2 дополнительно заполняется бланк КС № 3, в котором расписана сумма расходов, отражаемая в счет-фактуре. Заполненный шаблон УПД вместо КС № 2.

Акт о приемке завершенной работы иногда составляют самостоятельно. Главная задача при составлении «личного» формуляра ㅡ правильно указать необходимые реквизиты. Пример акта выполненных работ, составленный вручную, выглядит так:

К содержанию

Скачать образец акта выполненных работ.

К содержанию

На что обратить внимание

При оформлении протокола о завершенных мероприятиях рекомендовано учитывать некоторые особенности ведения первичной документации, а также использования бланка КС № 2. Особенности протокола по завершенным мероприятиям:

  • Двусторонняя подпись акта не обязательна. Один из контрагентов вправе отказаться от обязанности.
  • Подписывать и заполнять КС № 2 до проверки объекта не рекомендовано, так как исполнитель мог выполнить работу ненадлежащим образом, а резолюция на документе подтверждает согласие заказчика с соблюдением предъявленных требований.
  • Согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 фиксирующий протокол не обязательно создавать, за исключением фирм, которые относятся к экономическим субъектам. Можно обходиться и без этого документа, но подписать документацию в интересах заказчика.
  • При заполнении унифицированной формы необходимо составить дополнительный формуляр ㅡ КС № 3.
  • Подрядчик вправе использовать акт, не утвержденный Госкомстатом, а составить корпоративный формуляр. Бланк имеет ту же юридическую силу.
  • Акт о приеме-передаче оконченных работ используют при строительно-подрядных, монтажных, жилищных, гражданских работах.

Протокол о приемке выполненных мероприятий ㅡ необязательная бумага со стороны Законодательства РФ. Но, чтобы обезопасить строительство или ремонтные работы от недобросовестных исполнителей, лучше перестраховаться и составить акт выполненных работ хотя бы вручную.

К содержанию

Акт выполненных работ: Видео

образец заполнения, пример в 2021 году

Акт выполненных работ (предоставленных услуг) является первичным документом и в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» должен содержать следующие реквизиты:

  • назва документу;
  • дата складання;
  • назва компанії, від імені якої складено документ;
  • зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь в здійснення господарської операції.

Акт виконаних робіт складається як мінімум в двох примірниках - по одному для замовника і виконавця і підписується обома сторонами (може бути підписаний замовником із зауваженнями і претензіями до виконавця)

Крім підтвердження якості, акт виконаних робіт потрібен підприємцям для підтвердження витрат - особливо це важливо підприємцям на загальній системі оподаткування, які зобов'язані вести облік витрат.

Форма акта стандартна і може бути використана як підприємцями на загальній системі, так і на єдиному податку.

Нижче Ви можете завантажити зразок акта виконаних робіт.

 

Найменування Виконавця                                        Найменування Замовника

 

        ЄДРПОУ                                                                     ЄДРПОУ

 

        Адреса                                                                         Адреса

 

        Р/рахунок №  ____  в _____                                       Р/рахунок №_____ в______

 

         МФО                                                                           МФО

 

                                                                    Акт №

                                           прийому-передачі виконаних робіт (наданих послуг)

 

 

Ми, що нижче підписалися, представник Виконавця і представник Замовника, уклали цей акт про те, що Виконавець виконав роботи (надав послуги) відповідно до умов договору №_______ від __________.

№ п/п

Назва роботи (послуги)

Од. вим.

К-сть

Ціна без ПДВ, грн

Сума без ПДВ, грн

 

 

 

 

 

 

Разом, без ПДВ, грн. ______

ПДВ, грн._____

Всього з ПДВ, грн.______ 

Всього (прописом) 

Роботи (послуги) виконані повністю, сторони претензій одна до одної не мають.

Роботу здав                                                                Роботу прийняв

від Виконавця                                                            від Замовника 

М.П./Підпис                                                               М.П./Підпис

Обновлено: 04.02.2021

Автор: Prostopravo

Как написать рабочую инструкцию - простая пошаговая инструкция

НАПРАВЛЯЮЩИЕ НАПРАВЛЯЮЩИЕ

Более девяти из 10 несчастных случаев на производстве происходят из-за человеческой ошибки. Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов. Тем не менее, многого этого можно было бы избежать с помощью более четких и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные рабочие процедуры.

Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, ясно и кратко для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи.Это снижает риск, поскольку уменьшается вероятность того, что что-то пойдет не так. Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что самый лучший способ выполнения работы ясен и известен людям, выполняющим ее.

Это подробное руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции, которые ваши коллеги могут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

Если вы не можете объяснить это просто , вы не понимаете его достаточно хорошо.

Кстати о простоте: если вы относитесь к тому типу людей, которые легче усваивают информацию с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, где начинаются рабочие инструкции и почему они важны:

(мы надеемся, что это видео даст вам веские аргументы в пользу важности этой области. )

В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОПами и т. Д.?

Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными рабочими процедурами (СОП), рабочими инструкциями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций - четко объяснить, как выполняется конкретная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить автомобиль: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

Важно то, что рабочие инструкции не следует путать с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, как рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документации процесса:

  1. Иерархия процессов показывает вашу общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
  2. Процесс - это цепочка действий, которые преобразуют входы в выходы.(Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
  3. Процедура описывает , как выполнять процесс - последовательность и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в единый простой формат (поскольку люди все время их путают).
  4. Рабочая инструкция - или рабочее руководство, рабочая инструкция или стандартная рабочая процедура - подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

Таким образом, ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

С этой ясностью перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, еще одна вещь: для ясности по всему жаргону BPM см. Наш Глоссарий BPM)

Почему так важны стандартные рабочие процедуры?

Они уменьшают воздействие, когда ключевые люди уходят

Рабочие инструкции или СОП создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как дела» передаются устно, остается место для интерпретации и человеческой ошибки. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает эти знания с собой.Хорошие рабочие инструкции избегают всего этого.

Рабочие инструкции снижают риск

Они снижают риск, потому что наиболее безопасный способ выполнения работы ясен и известен тем, кто имеет значение.

Избегайте ошибок и «ищите виноватых»

Четкость позволяет избежать ошибок. Что особенно важно, это позволяет избежать обвинений. Когда что-то идет не так, возникает тенденция обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух персонала. Наличие четких рабочих инструкций сводит к минимуму эту проблему.

Экономия времени

В приведенной ниже таблице показано собственное исследование Gluu по рентабельности инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупаются после того, как ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени - мы даже не упомянули о том, как важно избегать ошибок и доработок. В рамках Lean:

это также называется «Стандартная работа».

Как выглядит хорошая инструкция?

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи.Не должно быть места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите минимизировать вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих смешное двойное значение. Вот несколько основных правил, которые помогут вам:

# 1 все ясно

Как сказал Джордж Оруэлл…

«Хорошее письмо - как оконное стекло».

Вы смотрите сквозь него и сразу понимаете смысл. Каждый сотрудник должен понимать ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять для каждого сотрудника, выполняющего задание. Используйте активный голос, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения подлежащее, глагол, существительное.Например, человек (субъект) потягивал (глагол) свое пиво (существительное) , нет, человек потягивал пиво.

# 2 доступно

Хорошо иметь рабочие инструкции, но какая польза от них, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которые в них нуждаются, находятся в производственном цехе? Люди, выполняющие работу, должны иметь свободный доступ к ее инструкциям по работе, когда и где они им нужны. Путешественники или магазинные бумаги?

(Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам получить нужные инструкции в нужном формате в руки нужного сотрудника в нужное время.)

# 3 заслуживает доверия

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, которая никого не волнует. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

(Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и сотрудничать в его обновлении по мере вашего обучения и развития.)

# 4 постоянный

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю.Согласованность в терминологии, макете, средствах массовой информации и методах упрощает их отслеживание и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

(Gluu помогает обеспечить единообразие формата во всей организации. )

# 5 коротко и просто

Мы уже коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете объяснить это просто, вы недостаточно хорошо это понимаете». Найдите время, чтобы понять это полностью.Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции - это не значит выглядеть умно. Вместо этого подумайте о языке, на котором написано руководство по эксплуатации вашего телевизора. А еще лучше взгляните на язык детской книги. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

# 6 это визуальный

Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее работать с визуальными средствами массовой информации, чем с чтением книг и газет. Для этого постарайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.Подумайте о том, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

(Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео прямо на планшетах или телефонах, используемых персоналом первой линии.)

# 7 написано людьми, которые знают

Рабочую инструкцию должен писать человек, имеющий наибольший опыт в выполнении задания. Не поручайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.Вы не можете ожидать, что оператор будет знать, как писать рабочие инструкции в полной мере, если они еще не полностью знакомы с ролью. Это означает, что один человек никогда не сможет написать рабочие инструкции вашей компании, если она не маленькая. Мы спросили ряд отраслевых экспертов о том, почему участие является ключевым фактором, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

(Gluu позволяет делегировать право собственности знающим людям - независимо от того, где они находятся.)

Итак, с этими основными правилами понятно, как это на самом деле написать? Об этом следующий раздел.


7 шагов для очистки рабочих инструкций

Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, приходили домой, пытались следовать инструкциям по сборке и полностью запутались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень нужны хорошие технические писатели. Техническое написание - это большая тема, выходящая за рамки данной статьи, но вот семь шагов по улучшению ваших рабочих инструкций:

ШАГ 1

Напишите четкое название

Что во введении? Ну, на самом деле довольно много.Очень важно сделать эту часть правильно. Для этого убедитесь, что вы сделали следующее:

  • Приведите контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
  • Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса, а кто владельцем задачи.
  • Укажите результат: кратко объясните, каков результат или цель задачи.
  • Название должно относиться к работе: Хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».
ШАГ 2

Опишите цель - почему

Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем вы его готовите? Если вы задаетесь вопросом, почему вопросы, это поможет вам сделать шаг назад и подумать о том, чего вы пытаетесь достичь.Ответ на вопрос «почему» - это не просто результат, который вы уже определили. Прежде чем вдаваться в подробности, спросите, почему вы должны углубить свое понимание. Узнайте больше о ценности вопросов почему здесь.

Итак, ясной целью «как дезинфицировать руки» было бы «Избегать распространения бактерий, чтобы другие рисковали заболеть».

ШАГ 3

Опишите, как это сделать

Прежде всего, вам нужно перечислить материалы, необходимые для выполнения работы. Для удобства чтения лучше всего перечислить их в виде маркированного списка и различать предоставленные и непредоставленные материалы.Организуйте свой список маркеров логически. Например, в случае дезинфекции рук:

  • Мыло хозяйственное
  • Мыло жидкое противомикробное в дозаторе
  • Проточная вода
  • полотенца

Включите любые релевантные или полезные ссылки прямо в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю легко прояснить ситуацию.

Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат объяснения этого.Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди обучаются визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

ШАГ 4

Формат для удобного чтения

Считайте свою рабочую инструкцию учебным пособием. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

  1. Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
  2. Разбейте все шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, выполнение которого занимает не более 15 секунд.
  3. Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Разместите изображения на левой стороне листа бумаги и сохраните текст на правой стороне.
  4. Выделите важную информацию заглавными буквами, полужирным шрифтом или курсивом.
  5. Превратите любой список в маркированный или нумерованный.

Инструменты, такие как функция рабочих инструкций Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. Риски полезно форматировать таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

ШАГ 5

Перепишите и упростите

Ключевое правило хорошего письма - краткость.Коротко, просто и понятно.

  1. Используйте короткие и простые предложения. Предложения не должны быть длиннее 15 слов и не должны быть предложениями.
  2. Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют читателя. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
  3. Избегайте сокращений, и если вы должны использовать их, то произнесите их по буквам в первый раз и заключите аббревиатуру в скобки рядом с ней. С этого момента используйте аббревиатуру.
  4. Включите список сокращений, к которым читатель может обратиться.
  5. Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для обозначения одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», то используйте его только во всем документе.

Как обсуждалось выше, используйте активные предложения, а не пассивные:

Правильно : Тщательно вытрите руки.

Неправильно : Руки следует тщательно высушить.

ШАГ 6

Добавить ссылку

Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения.Добавьте сноски или добавьте приложение в конце документа.

ШАГ 7

Тест с коллегой!

Чтобы ваши рабочие инструкции были легкими для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задание, следуя ему. Это покажет вам, сбивают ли вас с толку определенные части или пояснения или требуют дальнейшего разъяснения.

  1. Попросите соответствующего коллегу прочитать черновик вашей рабочей инструкции и высказать свое мнение о нем.Соответствует ли рабочая инструкция тому, как на самом деле выполняется задача? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
  2. Попросите коллегу выполнить работу, следуя черновой рабочей инструкции. НЕ помогайте ему / ей и не давайте дополнительных объяснений. Наблюдать.
  3. Сделайте заметки о том, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

Пример проверенного формата СОП

Lean.org предлагает несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций.В основном это более продвинутые заводские настройки:

Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf


Контрольный список вашей рабочей инструкции

Чтобы обобщить и упростить, вот контрольный список, который вы должны иметь под рукой, когда планируете написать следующую рабочую инструкцию.

  • Идентифицированный процесс, в который входит задача
  • Определено цель задачи
  • Понял объем задачи
  • Именованные лица, ответственные за задачу
  • Заявленные инструменты, необходимые для выполнения задачи
  • Упомянул о любых требованиях безопасности
  • Выбран подходящий и полезный формат
  • Б / у полезные наглядные пособия
  • Проверено на простой язык и короткие предложения
  • Удален ненужный жаргон и технические термины
  • Проверено на коллеге.

Пришло время применить это на практике!

Как мы часто говорим, важно помнить, что

«Совершенство - враг хорошего».

Просто начни, учись и совершенствуйся по ходу дела. Одна из идей - сообщить своим коллегам, что вы делаете, и попросить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваша рабочая инструкция будет хорошо принята. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.


Вы нашли это полезным?
Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:


… или, если вы чувствуете себя готовыми, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы прямо сейчас приступить к своим собственным рабочим инструкциям.

Как написать процедуру: 13 шагов, чтобы превзойти ваших конкурентов | Процессная улица

Умение написать процедуру - ключевой навык для каждого, кто хочет построить успешный бизнес. Процедуры жизненно важны для стабильного успеха по многим из тех же причин, по которым важны процессы - они позволяют вам надежно повторять свои успехи, изолировать и исправлять ошибки, а также создавать бизнес-модель, которая позволяет масштабировать ваши операции.

Если вы не умеете писать процедуры, значит, вы мертвы в воде. Сделайте это правильно, и результирующее повышение эффективности поможет вам затмить своих конкурентов.

Этот пост на Process Street будет охватывать следующие темы, которые помогут вам написать эффективные процедуры:

Читайте дальше, чтобы узнать о 13 этапах эффективного написания бизнес-процедур таким образом, чтобы они действительно выполнялись, а не читались один раз, а затем забывались.

Что такое процедура?

Представление о процедуре меняется в зависимости от того, кого вы спрашиваете.Для многих процедура - это набор подробных инструкций, которые рассказывают читателю, как выполнить задачу. Другие считают политики и процедуры взаимозаменяемыми терминами, означающими список задач для достижения цели, будь то подробные, простые, в основном списке или изложенные в виде блок-схемы.

Для простоты я присоединюсь к большинству и скажу, что «процедура» - это список подробных инструкций для выполнения заданной задачи.

Стандартная рабочая процедура (СОП) - превосходный пример процедуры; СОП предлагает подробные инструкции о том, как выполнять повседневную деловую деятельность.

Ознакомьтесь с этим шаблоном стандартной рабочей процедуры, который команда Process Street создала, чтобы упростить создание, внедрение и соблюдение СОП.

Чтобы получить этот шаблон стандартной рабочей процедуры, войдите в свою учетную запись и добавьте ее на свою панель управления. Если вы еще не являетесь пользователем Process Street, зарегистрируйтесь для получения бесплатной пробной версии.

В любом случае, давайте вернемся к установлению, что такое процедура.

Итак, как мы установили, процедуры - это в основном список задач или шагов, которые необходимо выполнить для достижения определенной цели или задачи. Однако нельзя сказать, что процедуры нельзя также называть «процессами».

Политики пересекаются с процессами, и процессы могут быть очень похожи на процедуры. Черт, если у вас есть хорошее программное обеспечение для документирования процессов, их часто можно комбинировать с основным списком задач, чтобы показать общий рабочий процесс, и подробными инструкциями, дополняющими каждую задачу.

Итак, давайте упростим отслеживание.

Процедура - это список подробных инструкций для достижения любой поставленной цели.Эти инструкции остаются неизменными от одного проекта, который их использует, к другому, но их можно настроить и улучшить, если сама процедура отстает от производительности.

Почему процедуры важны?

Процедуры важны по многим из тех же причин, что и процессы - при соблюдении процедур вы последовательно выполняете задачи, ограничиваете человеческий фактор и упрощаете для новых членов команды выполнение своей работы с той же точностью (если не стандартной), что и ветераны. .

Чтобы написать основную процедуру, вам нужно тщательно ее изучить, прежде чем представлять.Посмотрите этот выпуск нашего подкаста Tech Out Loud , чтобы узнать, как Ной Каган развивал свой восьмизначный бизнес:


Tech Out Loud - единственный подкаст, который прямо до ваших ушей приносит вам самые впечатляющие сообщения в блогах от самых громких имен в сфере технологий.

Вы также можете послушать этот подкаст на других платформах. Нажмите, чтобы увидеть полный список! Если вам понравился этот подкаст, подписывайтесь на новый выпуск каждую неделю.

Пример Toyota

Возьмем, к примеру, Toyota.Между 1948 и серединой 1960-х они внесли постепенные изменения в свою бизнес-модель, сначала сосредоточив внимание на физической производительности, а затем распространив это на свое производство. Результат можно увидеть в том, что в последующие годы они затмили своих западных конкурентов.

Toyota смогла произвести в среднем в три раза больше автомобилей, чем ее западные аналоги, и все это было связано с систематическим совершенствованием ее процессов и процедур. Другими словами, этот массовый успех был бы невозможен без документированных процедур по улучшению.

Фактически, без процедур для последовательного выполнения задачи с помощью определенного списка элементов, какой-либо крупномасштабный успех вообще был бы невозможен. Чтобы масштабироваться, вам необходимо постоянно добиваться успеха и обеспечивать постоянный уровень качества ваших продуктов, будь то автомобили или программное обеспечение.

Без процедур вы полагаетесь на память (и мотивацию) всех участников, чтобы все делать правильно. Рано или поздно случится беда.

Документированные процедуры также позволяют постепенно улучшать свою бизнес-модель с помощью таких систем, как Lean, Six Sigma и Visual Process Innovation, и легко определять причину любой данной проблемы.Если конкретная процедура вызывает проблемы, вы знаете, что нужно улучшить. Без них вы, возможно, никогда не сможете точно определить свою ошибку и, следовательно, будете вынуждены повторить ее.

Подготовка к написанию ваших процедур

При написании процедур вы не можете просто погрузиться в них и записать первое, что приходит в голову. Это не поможет ни вам, ни кому-либо другому, участвующему в процессе - у кого-либо нет причин видеть в этом важность, поэтому это будет проигнорировано.

Вместо этого вам нужно начать с подготовки к процедуре. Это делает:

  • Выбор платформы
  • Установка согласованного макета
  • Выбор процедуры для документа

Помните, что вы не пишете процедуру, а вместо этого закладываете основу для ее успеха. Может показаться, что нужно проделать много работы, прежде чем мы даже положим ручку на бумагу, но платформу и макет, которые вы используете, нужно установить только один раз - если вы документируете более одной процедуры (что вам следует), вы можете сразу перейти к выбору какую процедуру вы настраиваете.

Определитесь с платформой

Платформа, на которой вы храните свои процедуры, будет определять все, от макета, который вы используете, до деталей, в которые вы можете войти. Это даже повлияет на то, как долго вы сможете их использовать, прежде чем они станут избыточными, и насколько сложно их будет обновлять, поэтому не делайте этот выбор легкомысленно.

У вас есть несколько вариантов на выбор:

Выбор между ручкой и бумагой и переходом на цифровой формат в ваших процедурах прост; если у вас есть желание развивать свой бизнес или надежно повторить свой успех, вам необходимо перейти на цифровые технологии.

Физическое ограничение потребности в новой бумаге каждый раз, когда вы используете свои процедуры, наряду с неудобством физического хранения завершенных экземпляров, не говоря уже о том, чтобы найти их снова или попытаться обновить вашу процедуру, означает, что только самые маленькие из неформальных процедур работают на бумаге. Но даже в этом случае от этого не будет никакой пользы, кроме первоначального удобства написания его впервые без компьютера.

Программное обеспечение

для документирования процессов - безусловно, лучший способ регистрировать ваши процедуры, но теперь выбор остается за тем, какой из них использовать.Многие по умолчанию используют Microsoft Word из-за его привычки, но он не справляется во многих отношениях с ручкой и бумагой.

Word не предназначен для работы с процессами, поэтому все, что выходит за рамки обычного текста, превращается в громоздкий беспорядок в документе. Не говоря уже о том, что у вас такая же проблема с загромождением физического пространства, если вы храните печатные копии, и загромождением вашего компьютера, если вы храните цифровые файлы.

Программное обеспечение

, такое как Process Street, создано для ваших процедур.

Process Street - это сверхмощных контрольных списков .

Это современное программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM), которое позволяет документировать все ваши процедуры в виде шаблонов. Затем вы можете запускать отдельные контрольные списки из этих шаблонов каждый раз, когда захотите выполнить процедуру. Эти действенные контрольные списки позволяют работать над задачами и записывать свой прогресс по ходу выполнения.

Посмотрите это краткое введение о Process Street.

Все хранится на наших серверах, а это значит, что вам не нужно загромождать собственное цифровое или физическое пространство.Тем не менее, загрузка и распечатка копий ваших процедур по-прежнему возможны, если вы предпочитаете это.

Процессы и процедуры объединены в списки задач, которые позволяют быстро просмотреть процесс, а также дать подробные инструкции для каждой задачи.

Эти подробные инструкции могут сопровождаться изображениями, видео, файлами и следующими специальными функциями, которые сделают ваши процедуры полезными и легкими для понимания:

Члены группы

могут быть назначены на процессы и / или отдельные задачи для лучшего делегирования и подотчетности, в то время как панель контрольных списков позволяет вам легко видеть прогресс каждого контрольного списка, запущенного из процедуры.

Что еще лучше в Process Street, так это то, что он может подключаться к тысячам приложений с помощью Zapier, webhooks или интеграции API. Это означает, что вы можете автоматизировать большие части ваших процессов и процедур, чтобы ускорить процесс и сохранить его экономичность.

Посмотрите этот веб-семинар по автоматизации, чтобы получить более подробную информацию о том, как автоматизировать ваши процессы и процедуры:

Убедитесь, что ваш макет согласован.

Вам необходимо согласованное расположение процедур, так как это упростит навигацию по ним и позволит сразу увидеть, обновлялась ли процедура в последнее время.Им можно было бы даже предоставить варианты одного и того же макета в зависимости от команды, чтобы с первого взгляда различать ваши различные процедуры.

Это может показаться странным, но единый стиль может даже сыграть роль в культуре вашей компании, поскольку он может помочь сформировать идентичность для тех, кто регулярно его использует.

Хотя макет в конечном итоге будет зависеть от формата, который вы выбрали для своих процедур, вам нужно хотя бы ответить на следующие вопросы в информационном документе, прежде чем продолжить:

  • Вам нужна обложка или страница содержания? (Это лучше для длительных процедур, особенно если вы используете физические копии)
  • Где вы укажете необходимые ресурсы и / или знания для процедуры?
  • Вы укажете релевантную информацию? (Настоятельно рекомендуется для всех процедур)
  • Где будет храниться соответствующая информация? (На странице в конце, в сносках и т. Д.)
  • Будете ли вы использовать изображения, видео и другие файлы или это будет простой текст?
  • Как часто будут использоваться вспомогательные элементы (изображения, файлы и т. Д.)?
  • Вы включаете все необходимое в процесс или делаете ссылки где-то еще?
  • У вас есть заданная цветовая схема?
  • Где вы разместите элементы брендинга?
  • Какой тон вы будете использовать?

Ответ на любой из этих вопросов сам по себе не имеет особого значения, но пока они остаются последовательными, вам будет намного легче ориентироваться в своих процедурах позже, и у вас появится чувство сплоченности. документы.

Например, взгляните на следующие внутренние процедуры, которые мы используем для приема на работу новых сотрудников и обучения нашей группы обслуживания клиентов. Вы увидите, что у обоих одинаковый макет и стиль.

Контрольный список для приема на работу сотрудников

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к контрольному списку адаптации сотрудников!

Контрольный список для обучения работе с клиентами

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к контрольному списку обучения по обслуживанию клиентов!

Выберите процедуру

Этот шаг прост - вам нужно выбрать процедуру, которую вы собираетесь написать.

Здесь особо нечего сказать, кроме как начать с процедуры наивысшего приоритета, которая еще не написана. Сделайте это, оценив важность ваших различных процессов и непосредственное влияние документирования каждого из них. Если вы найдете один из них, который одновременно важен и даст немедленный прирост производительности для стандартизации, вам следует написать именно его.

Как написать эффективную процедуру

Теперь мы переходим к сути темы - научимся писать процедуру.Любой из вас, кто читал другие наши публикации о процессах документирования и записи стандартных рабочих процедур, уже много знает об этом, но, чтобы подвести итог, вам необходимо:

  • Встреча с командами, ответственными за процедуру
  • Начните с краткого введения
  • Составьте список необходимых ресурсов
  • Задокументировать текущую процедуру
  • Добавить вспомогательный носитель
  • Включите все соответствующие ресурсы
  • Проверить правильность процедуры
  • Испытание в контролируемой среде
  • При необходимости доработать
  • Развернуть

Давайте приступим.

Встреча с командой (ами), ответственной за процедуру

Прежде всего, вам необходимо встретиться с командой (ами), ответственной за выполнение процедуры. Если возможно, вам следует договориться о встрече со всеми сразу, чтобы вам не приходилось повторяться (или, по крайней мере, пытаться встретиться со всеми старшими участниками). Идея состоит в том, чтобы убедиться, что у вас есть множество мнений о том, что это за процедура и как ее улучшить, при этом создавая чувство сопричастности и демонстрируя ее важность.

Это люди, которые будут выполнять процедуру, как только она будет задокументирована - если вы убедите их так рано, вы почти гарантированно заставите их действительно придерживаться ее на практике.

По крайней мере, вам нужно осветить следующее во время встречи (попробуйте немного поболтать, прежде чем сразу погрузиться в разговор, так как это может помочь создать ощущение совместной работы):

  • Определите цель процедуры (входы, выходы и цели)
  • Определите начальную и конечную точки установки
  • Определите свою аудиторию
  • Согласитесь с требуемым уровнем детализации
  • Обсудите основные шаги и принципы
  • Убедитесь, что вы знаете, как следует выполнять эту процедуру и как это делается в настоящее время.

Если требуется несколько команд, вы можете встретиться со всеми сразу, чтобы убедиться, что все на одной странице, или встретиться по очереди, чтобы углубиться в детали.Обязательно делайте много заметок или записывайте встречу, чтобы вы могли просмотреть ее позже, если что-то пропустили (или забудете).

У вас также есть два варианта продвижения вперед; вы можете уйти с этой информацией и написать процедуру самостоятельно или продолжить работу с соответствующей группой (группами) для ее совместной записи. Я бы порекомендовал последнее, если вы можете выстроить для этого свои расписания, так как это заставит команду (-ы) почувствовать, что они соавторы процедуры, что, в свою очередь, должно помочь им продвигать любые изменения и делать их желательными. преуспеть.

Если вам нужна небольшая помощь в выборе лучшего приложения для видеоконференцсвязи на рынке, посмотрите таблицу ниже, чтобы узнать, насколько они соответствуют.

Если работа с ними невозможна из-за ограничений по времени или графику, не волнуйтесь. Вместо этого просто продолжайте и самостоятельно выполните следующие шаги, а затем снова встретитесь с командой, когда вам нужно будет проверить правильность процедуры.

Начните с краткого введения

Наконец-то мы подошли к написанию! Однако, как и в случае с практически любым контентом, вам нужно начать с ура.

Отметьте аудиторию, для чего предназначена процедура, кто будет ее выполнять и почему это важно (обычно в контексте того, как это согласуется с остальной частью компании). Если возможно, постарайтесь датировать и свою процедуру, так как это позволит избежать любой потенциальной путаницы в отношении того, какую версию процедуры использует ваша команда.

У вас нет , чтобы включить и модных примеров, чтобы подтвердить ваши утверждения или сделать процедуру интересной, но будет намного лучше, если вы сможете. Чем интереснее и увлекательнее процедура, тем больше вероятность, что ваша команда будет придерживаться ее, а не срезать углы.

Составьте список необходимых ресурсов

Далее идет список ресурсов для процедуры. Считайте это своим списком ингредиентов - ресурсами и знаниями, которые потребуются человеку для прохождения процедуры.

Лучший способ добиться этого - подумать как о том, что вам нужно для завершения процедуры, так и о том, какие знания и опыт у вас есть, которых не хватает обычной целевой аудитории. Не забудьте указать инструменты, пароли, коды клавиш, технологии, физические предметы (ручка, бумага и т. Д.) И все остальное, что может потребоваться.

Задокументировать текущую процедуру в основном списке задач

Наконец-то пора приступить к написанию процедуры. Используя платформу и макет, которые вы выбрали, а также заметки о вашей встрече с командой, которая в настоящее время выполняет процесс, запишите шаги для завершения процедуры в простой список задач. Не беспокойтесь пока о добавлении изображений, видео или вспомогательных файлов - просто сосредоточьтесь на правильном написании текста и инструкций.

Разбейте процедуру на список задач, где каждый элемент представляет собой отдельную четкую инструкцию.Например, если вы документируете контрольный список редактирования, вместо «корректуры сообщения» поставьте отдельные задачи для «проверки орфографии», «проверки грамматики», «проверки того, что это имеет смысл» и т. Д.

Уловка здесь не в том, чтобы вдаваться в такие подробности, чтобы вы утомляли читателя до смерти. Убедитесь, что они могут понять все, что им нужно знать, чтобы быстро завершить процедуру, вместо того, чтобы заставлять их работать над получением необходимой информации.

Например, мы делаем это, имея список задач, содержащий краткое изложение каждой задачи в одно предложение, каждая из которых начинается с термина действия, такого как «написать» или «обсудить».Затем, когда вы нажимаете на любую из этих задач, появляется описание, в котором рассказывается, как выполнить задачу, оставаясь как можно более кратким.

Добавить вспомогательный носитель

Добавление других типов средств массовой информации к вашей процедуре - отличный способ более легко объяснить, что необходимо сделать, и заинтересовать вашего читателя (заставляя их более внимательно следить за методом). Предоставление вашей команде 20 задач по блокировке текста почти гарантированно заставит их захотеть срезать углы, но, ограничив текст необходимыми элементами и используя изображения, видео и другие файлы, чтобы подтвердить свою точку зрения, вы получите гораздо большую долю из них придерживаться того, что вы им говорите.

Также может быть намного проще показать, что нужно сделать, на изображении или видео, чем пытаться вводить инструкции - 30-секундный скринкаст может объяснить, что делать, показывая аудитории, вместо того, чтобы тратить 500+ слов и несколько снимков экрана. пытаюсь описать это.

То же самое касается подтверждающих документов, таких как формы, которые необходимо заполнить. Если вы прикрепите их к готовой задаче, у вас гораздо больше шансов заставить людей придерживаться вашей процедуры и завершить ее полностью, вместо того, чтобы срезать углы и сразу переходить к следующему шагу.

Включите все соответствующие ресурсы

Независимо от того, перечисляете ли вы дополнительную литературу по одной или нескольким из затронутых вами тем (электронные книги, полезные статьи и т. Д.) Или отмечаете источники, из которых вы получили свою информацию, рекомендуется включить любые соответствующие ресурсы в конце вашего письма. процедура. Таким образом, любая любознательная группа может пойти дальше и улучшить свои навыки, если захочет.

Я также рекомендую вам включить ссылки на другие связанные процедуры, чтобы каждый мог легко ориентироваться в инфраструктуре вашей компании.Таким образом, если кто-то не может найти процедуру, которую ищет (или забыл, где она находится), он сможет найти ее с помощью любой из других связанных процедур.

Проверить правильность процедуры

Было бы замечательно, если бы вы могли научиться писать процедуру, идеально создать ее с первой попытки и заставить всех использовать ее в обязательном порядке. К сожалению, независимо от того, насколько хороша процедура, которую вы пишете, если вы не учитываете, как все работают в настоящее время, вы никогда не сможете заставить их адаптироваться к новому методу.

Затем вам необходимо убедиться, что задокументированный процесс соответствует тому, как он выполняется в настоящее время - вы сможете сэкономить время, если выполнили все шаги до сих пор во время встреч с командой, которая выполняет это из.

Проконсультируйтесь с командой, что шаги, которые вы задокументировали, охватывают процедуру в ее текущем состоянии (не идеализированном - оно должно быть точным, а не впечатляющим). Как только вы это сделаете, вы можете перейти к тестированию процедуры, чтобы убедиться, что ни один шаг не был забыт.

Проверить в контролируемой среде

Пришло время протестировать вашу процедуру, чтобы трижды убедиться, что ничего не было упущено. В качестве бонуса эти тесты также должны указывать на то, является ли процедура, которую вы используете в настоящее время, адекватной, или же сама процедура требует настройки (вместо того, чтобы просто убедиться, что все ее придерживаются).

Возьмите входы, выходы и цель, которые вы определили при подготовке, затем измерьте эффективность вашей процедуры, если она выполняется в точности.В зависимости от сложности процедуры вам может потребоваться отдельная метрика успеха помимо того, была ли выполнена каждая задача, поэтому рассмотрите возможность использования ключевого показателя эффективности (KPI), общего для процесса, который вы выполняете.

Другими словами, обратите внимание на то, была ли выполнена каждая задача. Если вы отправляли электронное письмо с призывом к действию, проверьте, насколько успешным был этот призыв к действию. Если процедура обрабатывала заказ, проверьте точность созданных записей, как быстро он был выполнен и сколько времени (и рабочей силы) потребовалось для этого.

При необходимости внести улучшения

Результаты ваших тестов должны были показать, подходит ли ваша процедура для развертывания или вам нужно внести некоторые улучшения. В последнем случае вам необходимо разработать эти улучшения сейчас, чтобы максимально использовать имеющийся у вас импульс.

Это может показаться немного пугающим, но не беспокойтесь слишком сильно - если вы тщательно протестировали свою процедуру, вы сможете использовать собранные результаты, чтобы определить, что нужно улучшить, и где эти улучшения лучше всего сделать.

Если вы не знаете, с чего начать, воспользуйтесь этим контрольным списком процесса оптимизации процесса:

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к процессу оптимизации процесса!

В любом случае убедитесь, что вы встретитесь с командой, которая будет проводить процедуру (снова), и вместе попытайтесь придумать улучшения, которые вы можете внести, чтобы значительно улучшить свои результаты. Помните, что даже небольшое увеличение производительности может иметь огромное значение со временем, поэтому обязательно выкладывайтесь на полную.

Если вы в конечном итоге внесете какие-либо изменения, обязательно повторно протестируйте процедуру и заново измерьте результаты, затем повторяйте, пока не будете удовлетворены результатом.

Разверните

Теперь все, что осталось сделать, - это развернуть процедуру и передать ее командам, которые будут использовать ее с этого момента. Об этом шаге особо нечего сказать, кроме того, что это должно быть намного проще, если вы тесно сотрудничали либо с командой, которая будет его использовать, либо, по крайней мере, со старшим персоналом.

Если до этого момента вы в основном работали самостоятельно, то сейчас ваш последний шанс - вы, , должны встретиться с соответствующей командой . Пройдите старую процедуру, объясните, почему она не работает (используя данные из ваших тестов), и ознакомьте их с внесенными вами улучшениями, а также методом выполнения и отслеживания новой письменной процедуры.

Без какого-либо контекста вся ваша работа будет напрасной. Каждый, кто участвует в этой процедуре на практике, должен знать и соглашаться с тем, почему она важна и почему необходимо было внести какие-либо изменения.

Практика ведет к совершенству

Если вам удалось сделать все это, поздравляю - вы на пути к тому же скачку эффективности, который Toyota превратила в оружие, чтобы затмить своих конкурентов. Теперь вам просто нужно убедиться, что все соблюдают процедуру, и все проблемы решаются по мере их появления.

Кроме этого, теперь, когда вы знаете, как написать процедуру, пора двигаться дальше и задокументировать следующую по важности процедуру в вашей компании.Прежде чем вы это узнаете, у вас будет всеобъемлющая структура для всего, что вы делаете, что сделает весь ваш бизнес более последовательным, эффективным и, прежде всего, масштабируемым.

Если вы хотите узнать больше о том, как писать процедуры, ознакомьтесь со следующими статьями:

Статьи о том, как написать процедуру

Как вы записываете и храните свои процедуры? Есть вопросы или сомнения по поводу всего процесса? Я хотел бы услышать ваше мнение в комментариях ниже.

Как написать сотрудника за 8 простых шагов

Написание сотрудника - это не то, чего все ждут - или чей-то первый выбор. Часто письменные предупреждения являются признаком того, что дисциплинарные меры на раннем этапе пришли и ушли, и что сотрудник движется по маршруту увольнения. К этому моменту вы, вероятно, потратили много времени и усилий, чтобы помочь им измениться - с небольшими улучшениями или без них.

«Официальная» эскалация может показаться пугающей, но это также возможность.Письменное предупреждение создает бумажный след и предоставляет сотрудникам формальную структуру, позволяющую вернуть дела в нужное русло. Выполните эти восемь простых шагов, чтобы убедиться, что все сделано правильно.

1. Не делай этого, когда злишься

Может показаться странным начинать с «не надо», но этот шаг, безусловно, самый важный. Не работайте над описанием сотрудника, если вы уже злитесь или переживаете из-за ситуации. Вы должны уметь задокументировать вещи объективно (о чем мы поговорим дальше), а это может быть сложно, когда вы эмоционально вовлечены.

Скорее всего, вы уже прошли устный дисциплинарный процесс и, возможно, несколько раз получали отзывы разными способами. Возможно, вы готовы сообщить сотрудникам, насколько сильно они облажались. Как бы соблазнительно это ни было, не надо.

Важно сохранять хладнокровие в любой дисциплинарной ситуации с сотрудниками, особенно когда дело касается письменной документации. Официальная запись о сотруднике будет включена в его личный кабинет, и вы не должны предполагать, что никто другой его никогда не увидит.В случае судебного иска о незаконном увольнении вам необходимо предоставить всю имеющуюся у вас документацию о работе сотрудника, и вы хотите, чтобы все оставалось служебным, а не личным.

Официальная рецензия сотрудника - это также форма прогрессивной дисциплины, призванная помочь исправить поведение сотрудника ощутимым образом, а не быть письменной тирадой против них. Если это не является для них полезной информацией или вы просто выпускаете пар, включать ее не следует. Если сотрудник делает что-то не так, и он должен их записать, выделите день, выделите немного места и рассудите.

2. Задокументируйте проблему

А теперь о делах. Документация важна для оценки работы сотрудников - хорошей или плохой - и менеджеры должны привыкнуть документировать все типы взаимодействия сотрудников. Наличие надежной документации может защитить вас:

  • Обеспечение документального следа в случае судебного иска служащего, даже в штатах, где они находятся по собственному желанию.
  • Поддержка решений, лежащих в основе каждого действия вашего сотрудника, в том числе о том, почему одни сотрудники продвигаются по службе, а другие увольняются, а также о том, кто получает повышение и почему.
  • Предоставление конкретного графика поведения сотрудников и прогрессивных дисциплинарных мер.

Когда вы будете готовы (и успокоитесь), начните писать своему сотруднику с документации, объясняющей проблему с его работой:

  • Обратитесь с описанием к сотруднику и опишите его поведение до этого момента.
  • Используйте конкретные примеры со временем и датой.
  • Прежде всего, придерживайтесь фактов. Оставайтесь объективными и говорите только о том, что и когда произошло.

В описании сотрудника убедитесь, что вы не добавляете свои собственные аргументы и не заставляете сотрудников чувствовать, что вы выполняете личную месть. Не говорите: «Том ленив и откладывает дела на потом». Скажите: «Том трижды опаздывал на свою смену» и укажите, какие смены это были, с точным временем прихода.

3. Используйте политику компании, чтобы поддержать вас

Вы когда-нибудь слышали, чтобы кто-то сказал, что их уволили, потому что они просто не нравились их руководителю? В то время как сотрудники могут сказать, что это предвзятость, или сделать собственные выводы из-за плохой оценки эффективности, цель менеджера должна заключаться в полной противоположности.

Дело не в том, что сотрудники не могут придерживаться произвольных стандартов. Дело в том, что они не соблюдают политику компании, с которой согласились при приеме на работу. Итак, после того, как вы выяснили, что не так с производительностью сотрудника, следующий шаг - объяснить свои рассуждения и связать его действия с политикой компании и ожиданиями в отношении их роли. Вот несколько распространенных сценариев:

  • Сотрудник постоянно опаздывает на работу: ознакомьтесь с вашей политикой посещаемости, согласно которой сотрудники могут опаздывать только дважды, прежде чем будут приняты дисциплинарные меры.
  • Нарушение дресс-кода: укажите, что в соответствии с политикой компании сотрудники всегда должны быть в ожидаемой форме во время работы.
  • Сотрудник продолжает использовать социальные сети в рабочее время: процитируйте свое правило использования мобильного телефона и запретите сотрудникам использовать социальные сети или личные устройства в рабочее время.

Когда дело доходит до прогрессивной дисциплины, рецензия - это объяснение, почему задокументированное поведение не соответствует стандартам и как сотрудники должны улучшиться.Если ваши сотрудники подписали справочник для сотрудников или правила посещаемости при приеме на работу, сейчас хорошее время, чтобы включить и это.

4. Включите все соответствующие свидетельские показания

Если рассматриваемая проблема производительности была поднята другим членом команды, затрагивает несколько сотрудников или ваш сотрудник тесно сотрудничает с другим начальником или сменным менеджером между вами, включите их заявление в свою рецензию. Имейте в виду, что любое из этих утверждений может иметь значение позже в случае судебного иска.Поэтому важно, чтобы свидетельские показания соответствовали тем же правилам, что и хорошая документация:

  • Все свидетельские показания должны быть фактическими наблюдениями, а не субъективными мнениями.
  • Заявления свидетелей должны помочь построить убедительные доказательства продолжающегося поведения, ведущего к рецензии сотрудника.
  • Показания свидетелей должны включать любые меры или дисциплинарные меры со стороны других руководителей для исправления поведения в процессе.

5. Установите ожидания для улучшения

После того, как вы подробно определили, где и почему необходимо улучшить производительность вашего сотрудника, пришло время установить правила, как вы ожидаете, что они это исправят.Бесполезно просто рассказывать, что сотрудники сделали неправильно. Фактически, Harvard Business Review сообщает, что больше сотрудников предпочли бы получать корректирующую обратную связь от своего начальника, чем похвалу, и что 72% сотрудников считают, что их производительность улучшится, если бы они получили корректирующую обратную связь.

Корректирующая обратная связь честна, фокусируется на проблеме (а не на человеке) и включает шаги по улучшению. Так что настройте своих сотрудников на то, что будет дальше, как только они получат рецензию.Включите необходимые корректирующие действия и каков будет результат, если они улучшатся или ситуация ухудшится. Если сотрудник не улучшается и следующим шагом после отзыва будет увольнение, проясните, чтобы он был готов именно к тому, о чем идет речь.

6. Доставить новости лично (с подтверждением получения)

После того, как вы закончите писать дисциплинарную статью, назначьте встречу со своим сотрудником и вместе пройдите ее вместе. Возьмите с собой свидетеля, чтобы подтвердить, что встреча состоялась и что ваш сотрудник был осведомлен о своих опасениях по поводу своей работы.Тогда пора начать разговор:

  • Поделитесь своими проблемами и расскажите сотрудникам о каждом примере неэффективной работы. Если ваш сотрудник требует доказательств или утверждает, что возникла или не возникла определенная проблема, используйте свою документацию.
  • Вернитесь к политике вашей компании. Каждый сотрудник прочитал и согласился с политикой при приеме на работу.
  • Объясните, что будет дальше и какие шаги вы ожидаете от них предпринять в ответ на эту рецензию.
  • В конце попросите вашего сотрудника подписать рецензию, подтверждающую, что они ее получили, и прочли ее.

Ваш сотрудник может не воспринять новости хорошо. Они могут отказаться подписывать рецензию. Если вы беспокоитесь, что это может быть так, Общество управления человеческими ресурсами предлагает оставить место в описании, чтобы сотрудники могли добавлять свои собственные комментарии и подписанный ответ, или разрешить сотрудникам представить письменное опровержение со своей подписью, которую вы затем могут приложить к своей дисциплинарной рецензии.

7. Сохраните копию для себя

После того, как ваш сотрудник подписал рецензию, дайте ему копию и сохраните ее для своих собственных записей.Добавьте его в файл их сотрудников, чтобы у вас была запись и доказательство того, что они получили рецензию.

Если возникнет иск о неправомерном увольнении или дискриминации, у вас будет необходимая поддержка. Документация покажет, что вы правильно справились с процессом и что ваш сотрудник был проинформирован на каждом этапе его выполнения.

8. Дальнейшие действия

Дисциплинарный процесс не заканчивается после того, как вы напишете сотруднику. Наконец, обязательно следуйте инструкциям в соответствии с графиком, который вы указали в дисциплинарном извещении.Посмотрите, улучшится ли производительность вашего сотрудника и сохранят ли он изменения, ожидаемые в их описании. Если нет, значит, вы уже наметили, что делать дальше.

Если ваш сотрудник действительно улучшится, подумайте о продлении испытательного срока после даты его повышения. Чтобы восстановить доверие, нужно время, и они не станут сотрудниками месяца в одночасье. Требовалось время, чтобы дело дошло до стадии дисциплинарного извещения, и время, чтобы вернуть его.

Описание сотрудника - не волшебный ответ на дисциплинарные проблемы.Иногда требуется официальное уведомление, чтобы позвонить сотруднику, чтобы тот побудил его изменить свое поведение. Если они действительно улучшатся, возложите на них больше ответственности и посмотрите, продолжат ли они принимать вызов.

Как написать объем работ в строительстве

Объем работ может быть самой важной частью строительного договора - даже более важным, чем цена. Без определенного объема работы невозможно узнать, какую работу нужно выполнить. Это означает, что при заключении контракта невероятно важно определить объем, чтобы показать, какие задачи должны быть выполнены и кто отвечает за эти задачи.

Какой объем работ?

Объем работ, также называемый техническим заданием, представляет собой письменное соглашение, в котором описываются работы, которые должны быть выполнены. Он обычно используется в управлении проектами для отслеживания прогресса.

По строительному проекту это может быть отдельный документ, прилагаемый к договору на строительство, или это может быть раздел договора. Хороший объем работ включает в себя достаточно деталей, чтобы все участники проекта могли оставаться на одной странице.

Объем работ может быть важнейшей частью строительного контракта.Он должен четко сообщать ожидания подрядчика или субподрядчика. Без четко определенного объема работ вероятность возникновения дефектов, споров об оплате и задержек в реализации проекта резко возрастет.

В объеме работ будет указано, кто отвечает за выполнение какой задачи, график проекта и любые другие необходимые детали для подрядчиков и субподрядчиков. Он устанавливает базовые права и обязанности. Однако объем работ не установлен на камне - они обычно изменяются с помощью приказов об изменении и частичного прекращения.

Если подрядчика просят выполнить работу, которая не была включена в исходный контракт, очень важно запросить приказ на изменение в письменной форме.


Ресурсы по изменению объема работ Промежуточный проект


Фундамент: письменный контракт

Существует множество причин, по которым строительные контракты должны быть заключены в письменной форме. Без письменного контракта слишком легко допустить недопонимание и неверные ожидания.

Может быть, самая большая проблема с устным контрактом заключается в том, что нет единой точки отсчета для объема работ.Когда контракт составляется в письменной форме, обеим сторонам есть на что указать в случае разногласий или недопонимания.

Контракт действует как северная звезда, особенно когда он четко определяет объем и стоимость работ. Таким образом, совершенно не возникает вопроса, какую работу нужно выполнить и сколько за нее будут платить. Четкие положения контракта необходимы для сведения к минимуму путаницы и споров. Кроме того, когда контракт находится в письменной форме, будет очевидно, как будут внесены изменения в этот объем работ (обычно с помощью приказа об изменении).

Какой объем работ включает

Нет единого способа определить объем работ. Тем не менее, следует учесть некоторые общие соображения.

1. Обзор проекта

Краткое, сжатое заявление, резюмирующее описание проекта. В обзоре должны быть перечислены важнейшие цели, которые должны быть достигнуты для успешного завершения проекта.

2. Основные этапы и результаты

В этом разделе должны быть подробно описаны все ожидаемые цели проекта, которые необходимо достичь на протяжении всего срока реализации проекта.В идеале он должен включать достаточно актуальной информации, чтобы подрядчики и субподрядчики имели четкое представление о требованиях проекта.

3. Объем и технические детали

Объем проекта предоставит вам важную информацию, касающуюся конкретных задач и их технических аспектов. Конкретные методы и приемы, необходимые для завершения работы подрядчиков, будут перечислены вместе с критериями оценки.

4. График и график

Не полный подробный график строительства, а скорее общий список задач и связанных задач для проекта, а также сроки их завершения.Подрядчикам необходимо планировать сроки выполнения работ. Для этого им следует сообщить общий ожидаемый график проекта, даты его реализации и все соответствующие этапы завершения.

5. Управление и администрирование

В этом разделе объема работ будут определены административные процедуры по проекту. Как обрабатываются заказы на изменение? Когда и как будут осуществляться выплаты? Идеальные ответы на эти вопросы содержатся в этом разделе, наряду с любыми другими соответствующими договорными и юридическими требованиями.

Составление объема работ

Составление объема работ несложно, но для этого потребуется, чтобы кто-то сядет и обдумает каждый этап проекта. Чем больше подробностей будет включено в техническое задание, тем больше шансов на успех проекта. В конце концов, хороший объем работы поможет сократить количество заказов на изменение, предотвратить задержки и избежать споров об оплате.

Включите ясную терминологию и определения

Четкие формулировки и терминология имеют большое значение для минимизации рисков споров, претензий и судебных разбирательств.Кроме того, включение глоссария или раздела определений может помочь избежать недоразумений. Строительный бизнес изобилует отраслевым жаргоном и сокращениями, убедитесь, что любой, кто читает объем работ, может прочесть на самом деле .

Ставьте разумные цели и ожидания для своего проекта

Цели вашего проекта должны быть амбициозными, но реалистичными. Таким образом, при составлении объема работ эти цели должны быть сформулированы достаточно широко, чтобы на них можно было легко ссылаться, но в то же время достаточно конкретными, чтобы предоставить информацию, необходимую для выполнения.Цели вашего проекта должны указывать время и материалы, ожидаемые для каждой задачи, чтобы подрядчики и субподрядчики знали, что им нужно, и сколько времени они должны выполнить.

Включите наглядные пособия

Фотографии, графики или рисунки - отличный способ убедиться, что любые двусмысленные термины проясняются. Даже с разделом определений некоторые слова или фразы все еще открыты для более чем одной интерпретации. Предоставление планов или моделей (будь то через сложные выходные данные программного обеспечения BIM или грубые и простые эскизы) может уменьшить любые недоразумения и дать точку для сравнения с фактическим ходом проекта.

Попросите подрядчиков и субподрядчиков подписать их объем работ

Это невероятно простой способ предотвратить споры. Попросите каждого субподрядчика подписать копию объема работ, чтобы подтвердить, что они получили, прочитали и поняли свои обязательства. И не только в начале проекта, пусть они подписываются каждый раз, когда достигается веха или отдельная цель.

Коммуникация и прозрачность

Надлежащая коммуникация и прозрачность предотвратят споры об оплате строительства, и это начинается с кристально четкого объема работ.Когда обе стороны понимают, чего от них ждут, все остальное становится на свои места. Кроме того, возвращение к объему работы позволяет сторонам сосредоточиться на задаче, что помогает завершить сборку вовремя и в рамках бюджета.

Если возникнет спор или , объем работ будет бесценным ресурсом. Явно перечисленные обязательства и ответственность могут помочь поддержать или погасить разногласия. Наконец, четко сформулированный объем работ может обеспечить определенный уровень безопасности. Подрядчикам и субподрядчикам не только гарантируется, что они получат то, что они ожидали, но также известно, что произойдет, если они не смогут достичь того, чего от них ожидают.


Дополнительная литература

Резюме

Название статьи

Четкое определение объема работ | Это важнее, чем вы думаете

Описание

Объем работ может быть самой важной частью строительного договора. Четко определенный объем устанавливает права, обязанности и ожидания каждой стороны, и это понимание помогает избежать споров.

Автор

Алекс Бенарроче

Имя издателя

Levelset

Логотип издателя

Как написать план действий для достижения ваших целей

Эта статья была одобрена карьерным тренером Indeed.


Хорошо продуманный план действий может облегчить отслеживание и реализацию ваших целей. Независимо от того, есть ли у вас карьера, бизнес или личная цель, вы можете использовать план действий, чтобы проложить четкий путь к успеху. Уровень детализации вашего плана действий может варьироваться в зависимости от имеющихся у вас ресурсов и сложности вашего проекта или цели.

В этой статье мы обсудим, что такое план действий, почему он важен и как составить план действий, который поможет вам эффективно и успешно достичь своих целей.

Что такое план действий?

План действий - это документ, в котором излагаются задачи, которые вам необходимо выполнить для достижения вашей цели. Он также разбивает процесс на практические задания на основе графика. Хороший план действий излагает все необходимые шаги для достижения вашей цели и поможет вам эффективно достичь поставленной цели, назначив временные рамки - дату начала и дату окончания - для каждого шага процесса. В зависимости от ваших потребностей и предпочтений вы можете использовать этот документ для постановки одной или нескольких целей.

Связано: Постановка целей для улучшения вашей карьеры

Чем полезен план действий?

План действий полезен широкому кругу лиц и организаций, от сотрудников, которые хотят улучшить свою работу, до менеджеров проектов, назначающих задачи членам команды. Это может помочь вам определить четкий путь для продвижения к вашей цели и уверенно организовать связанные задачи в соответствующем порядке для наиболее эффективного достижения вашей цели.

План действий также может помочь вам сохранять мотивацию и отслеживать прогресс в достижении целей, позволяя выполнять проекты в соответствии с графиком и, если применимо, в рамках бюджета. Если вы сотрудничаете с другими, вы можете использовать его как инструмент, чтобы указать, кто должен нести ответственность за каждую задачу, что может помочь вам избежать задержек и устранить ошибки.

Как написать план действий за 5 простых шагов

Написание плана действий может показаться сложным, но стоит потрудиться заранее, чтобы сосредоточиться на дальнейшем, а использование простой структуры может помочь вам прояснить ситуацию.Хотя планы действий могут различаться по задачам и срокам, они обычно соответствуют одной и той же структуре и включают одни и те же типы информации. Создайте план действий, который поможет вам достичь своей цели, выполнив следующие пять шагов:

  1. Установите цели SMART.
  2. Создайте список действий.
  3. Установите временную шкалу.
  4. Обозначить ресурсы.
  5. Следите за прогрессом.

1. Установите цели SMART

Прежде чем приступить к написанию плана действий, подумайте об использовании схемы SMART для постановки правильной цели.Ваша цель должна быть:

  • Конкретно: Ваша цель должна быть четко определена. Например, вместо того, чтобы говорить, что вы хотите увеличить продажи, вы можете установить определенный порог, которого вы хотите достичь, например, увеличение продаж на 20%.
  • Измеряемый: Убедитесь, что ваша цель может быть измерена. Например, если ваша цель - увеличить объем продаж, попробуйте создавать еженедельные или ежемесячные отчеты о продажах, чтобы отслеживать свой прогресс.
  • Достижимый: Хотя ставить высокие цели, бросая вызов самому себе, - это хорошо, уверенность в том, что они достижимы, поможет вам достичь желаемого прогресса.
  • Релевантно: Ваша цель должна соответствовать вашим способностям, потребностям и интересам. Например, если вы хотите увеличить доход от рекламы на 25%, установка цели инициировать новую программу безопасности на рабочем месте может быть неуместной.
  • По времени: Вам следует установить конкретный крайний срок для достижения вашей цели, например, увеличения вашего дохода на 10% в течение следующих 12 месяцев.

Подробнее: Цели SMART: определение и примеры

2.Создайте список действий

Затем создайте список задач, которые вам необходимо выполнить, чтобы достичь своей цели. Этот процесс влечет за собой разделение вашей основной цели на более мелкие. Поступая так, вы можете сделать конечную цель менее сложной и приблизиться к ней организованным, пошаговым образом. Убедитесь, что действия достижимы и связаны с вашей целью. Если данная задача кажется слишком расплывчатой ​​или пугающей, вы можете разделить ее на два или три элемента меньшего размера, которые кажутся более выполнимыми.

Например, если вы хотите получить повышение по службе, вам, возможно, придется выполнить ряд задач для достижения своей цели, таких как достижение контрольного показателя производительности или изучение нового навыка. Изучение нового навыка - это одна из задач, которую, вероятно, придется разбить на более мелкие, четко определенные шаги. Четко опишите каждую задачу, чтобы создать план, который приведет вас к вашей конечной цели.

Связано: Понимание процессов и этапов управления проектом

3. Установите временную шкалу

Помимо установки крайнего срока для вашей основной цели, вы также должны установить временные рамки для выполнения каждой задачи в процессе.Очень важно создать график, которому вы можете разумно следовать, чтобы вы могли стабильно продвигаться к своей цели. Оцените требования и подумайте, сколько времени вам нужно, чтобы заполнить каждый пункт в вашем списке.

Например, вы хотите увеличить посещаемость своего веб-сайта на 100% за один год с помощью социальных сетей и поисковой оптимизации. Установите временные рамки для достижения желаемых результатов для каждой из задач, таких как увеличение количества подписчиков в социальных сетях на 30% за четыре месяца и создание первой страницы результатов веб-поиска по определенным ключевым словам через шесть месяцев.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

4. Назначьте ресурсы

Если вы управляете большим проектом, вы, вероятно, будете назначать задачи нескольким людям. Оцените навыки и способности своей команды, чтобы определить, кто из них лучше всего подходит для выполнения каждой задачи. Затем запишите, кто будет отвечать за цель и ресурсы, необходимые для выполнения задачи, такие как деньги, оборудование и персонал.

Например, если вы управляете маркетинговой кампанией, вам необходимо выяснить, кто из ваших сотрудников лучше всех занимается планированием, производством контента, маркетингом в социальных сетях и поисковой оптимизацией.У вас также должны быть приложения и инструменты для создания контента, графического дизайна и маркетинговой аналитики.

Связано: каковы обязанности менеджера?

5. Отслеживайте прогресс

Наконец, опишите, как вы обеспечите своевременное выполнение каждой задачи в вашем плане действий, например, с помощью внутренней отчетности или проведения регулярных встреч. Поступая так, вы получите более четкое представление о том, как вы продвигаетесь к своей цели. Укажите показатели, которые вы будете использовать для отслеживания хода выполнения плана, которые могут быть вехами, такими как количество выполненных задач, или количественными показателями, такими как продажи или доля рынка.

Например, вы хотите, чтобы к концу года ваш отдел обслуживания клиентов мог обрабатывать 1000 запросов в день. Однако для достижения цели вам необходимо иметь как минимум 10 представителей клиентов. Вы можете легко определить, насколько вы близки к своей конечной цели, оценив, сколько запросов вы можете обработать и сколько представителей службы поддержки у вас будет через полгода.

Связано: Использование ключевых показателей эффективности (KPI) для достижения целей

Шаблон плана действий

Вы можете сэкономить время, используя шаблон для создания плана действий.Вот эффективный шаблон для широкого круга ситуаций постановки целей:

Проблема:

Цель:

План действий:

  • Действия (шаги, которые вы планируете предпринять для достижения своих целей)
  • Ответственные лица (сотрудники, которые будут обрабатывать каждый шаг)
  • Сроки (крайний срок для каждого шага)
  • Ресурсы (активы, которые необходимо выделить для каждого шага)
  • Потенциальные препятствия (факторы, которые потенциально могут помешать завершению каждого шага) step)
  • Результаты (желаемый результат для каждого шага)

Свидетельство успеха:

Процесс отслеживания и оценки:

Пример плана действий

Ниже приведен пример плана действий для продавец одежды:

* Проблема: Медленный рост прибыли в результате недостаточного обслуживания клиентов.*
* Цель: Увеличить прибыль на 50% в течение трех лет. *
* Наша трехлетняя цель (Совет : Это УМНЫЕ цели) *
Мы ожидаем, что наш розничный бизнес по продаже одежды повысит нашу прибыльность на 40%, поскольку мы следуем этому плану по улучшению обслуживания клиентов и увеличению штата сотрудников в течение следующих трех лет.

  • * Текущее состояние нашего бизнеса: Годовая прибыль в размере 150 000 долларов США, четыре сотрудника и множество жалоб клиентов *

  • Наш бизнес через шесть месяцев: Каждый сотрудник будет обучен обслуживанию клиентов и получению прибыли увеличится на 10%

  • * Наш бизнес через 12 месяцев: Годовая прибыль 180000 долларов, шесть сотрудников, отсутствие вакансий и сильная культура обслуживания клиентов *

  • * Наш бизнес через три года : Входит в топ-20% розничных продавцов одежды с наибольшей долей рынка в Пало-Альто, Калифорния *

План действий по достижению нашей цели

Задача 1.Обучение

  • * Действие: Все сотрудники пройдут обучение по обслуживанию клиентов. *
  • * Дата завершения: Сентябрь 20XX *
  • * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

Задача 2. Набор

  • * Действие: Определите набор навыков, необходимых для новых сотрудников, и работайте с кадровым агентством, чтобы нанять нужных специалистов. *
  • * Дата завершения: ноября 20XX *
  • * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

Задача 3.Улучшение обслуживания клиентов

  • * Действие: Обновите наш веб-сайт и поддерживайте его в актуальном состоянии. *
  • * Дата завершения: Начинается в декабре 20XX года и продолжается *
  • * Ответственное лицо: ИТ-менеджер *

Задача 4. Увеличить объем продаж

План A

  • * Действие: Встретьтесь с 20% лучших клиентов и разработайте стратегии для увеличения продаж на одного клиента. *
  • * Дата завершения: Январь 20XX *
  • * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

План B

  • * Действие: Создайте брошюру о продуктах и ​​услугах.*
  • * Дата завершения: май 20XX *
  • * Ответственное лицо: Менеджер по маркетингу *

Задача 5. Увеличить денежный поток и снизить затраты

  • * Действие: Ввести более удобный способ оплаты план для клиентов. *
  • * Дата завершения: января 20XX *
  • * Ответственное лицо: Финансовый менеджер *

Задача 6. Расширение клиентской базы

План A

  • * Действие : Ищите региональные торговые мероприятия и участвуйте в соответствующих.*
  • * Дата завершения: июнь 20XX *
  • * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

План B

  • * Действие: Изучите предложения наших конкурентов и выявите недостатки в их предложениях. *
  • * Дата завершения: Октябрь 20XX *
  • * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

* Доказательства успеха: Годовая прибыль в размере 225000 долларов *

* Процесс отслеживания и оценки: Оценка прибыльности , численность персонала и количество жалоб клиентов.*

Как написать аффидевит за 6 простых шагов

Вы, вероятно, знакомы с аффидевитами по таким шоу, как «Создание убийцы» или «Закон и порядок».

Видение преступника, сгорбившегося за столом в комнате для допросов полиции, которому велят подписать письменные показания с подробным описанием их преступления, рисует довольно пугающую картину показаний под присягой. Реальность такова, что письменные показания под присягой встречаются гораздо чаще и гораздо менее страшны, чем вы думаете.

Что такое аффидевит?

Аффидевит - это письменное заявление под присягой, используемое в судебном разбирательстве и других юридических вопросах, которое было засвидетельствовано и нотариально заверено другой стороной.

В зависимости от того, где вы находитесь, вам может потребоваться личное свидетельство уполномоченного лица, принимающего письменные показания, при создании ваших письменных показаний. Существуют также разные правила того, какие форматы принимаются, в зависимости от местных судов и законов. Перед началом работы всегда проверяйте, какие требования предъявляются к месту вашего проживания.

Поскольку это юридический документ, - это правильный способ написать письменное показание под присягой. Большинство письменных показаний под присягой может быть заполнено любым лицом, но они должны быть нотариально заверены, прежде чем они будут признаны действительными.Ниже приведен базовый шестиступенчатый процесс, который вам нужно будет выполнить, чтобы заполнить письменные показания под присягой.

1. Заголовок аффидевита

Сначала вам нужно будет озаглавить свое письменное показание под присягой. Название вашего аффидевита просто должно сообщать человеку, читающему его, о чем будет ваше заявление под присягой. Укажите свое имя и тему аффидевита.

Вот пример того, как это может выглядеть:

AFFIDAVIT OF RESIDENCE
AFFIDAVIT OF JANE DOE

Если ваши показания под присягой передаются в суд, вам также необходимо включить в этот раздел заголовок дела.Заголовок вашего дела можно найти в любых связанных с ним судебных документах. Он будет включать название суда, округа и штата, имена всех вовлеченных сторон и номер вашего дела.

2. Составьте удостоверение личности

Следующий раздел вашего аффидевита известен как удостоверение личности. Здесь вы указываете свою личную информацию, включая свое имя, возраст, род занятий, место жительства и любую другую информацию, имеющую отношение к ситуации или делу.

Вот пример того, как это может выглядеть:

Меня зовут Джейн Смит.Мне 40 лет, я работаю кассиром в банке, и в настоящее время я проживаю по адресу 140 Maple Lane, Хантсвилл, Алабама.

Этот раздел используется для предисловия к тому, кем вы являетесь, в отношении фактов, которые вы собираетесь изложить. Вам не обязательно указывать свою жизненную историю, но вы должны включить любую соответствующую информацию в заявления, которые вы делаете.

Например, если вы составляли письменное показание под присягой, дающее алиби кому-то, обвиняемому в преступлении, вам нужно будет указать свои отношения с этим человеком в своем заявлении о личности.

3. Напишите истину

Этот раздел ваших показаний под присягой используется для присяги в том, что вы излагаете факты, насколько вам известно. Утверждение истины эквивалентно присяге в зале суда.

Вот пример того, как это может выглядеть:

Я, Джейн Смит, клянусь, что информация, содержащаяся в моих заявлениях под присягой, является правдивой, насколько мне известно и насколько я понимаю.

Ваше изложение истины должно быть от первого лица, и вы должны идентифицировать себя в нем.Делайте это коротко и мило. Вы просто подтверждаете, что соглашаетесь не лгать в своих показаниях под присягой.

4. Изложите факты

Как только вы разберетесь со всем этим, пора изложить факты. Этот раздел аффидевита, вероятно, будет самым длинным. В этом разделе не должно быть определенной длины, просто важно, чтобы он содержал всю точную информацию. Вот несколько советов, которые вы можете использовать при заполнении этого раздела:

1. Придерживайтесь фактов

Избегайте включения вашего личного мнения или наблюдений в свои показания под присягой.Сейчас не время совершенствовать свои навыки повествования. Вам нужно, чтобы факты были объективными, ясными и краткими.

Например, если вы пишете, что видели обвиняемого недалеко от места преступления, вы должны сказать:

Я видел Джона Доу на Мэйпл-лейн, 145 около 15:00. в день совершения преступления.

Вы бы не сказали:

Я видел, как Джон Доу убегал с места преступления в полдень.Джонс был убит. Он выглядел нервным и виноватым, как будто сделал что-то не так.

Ваша единственная задача - изложить факты так, как вы их лучше всего запомните. Доверьте толкование юристам. Когда вы излагаете эти факты, вам нужно будет указать такие детали, как имена, даты, время и адреса.

2. Четко изложите факты

Составьте план всего, что вы помните о ситуации, а затем определите, какие факты имеют отношение к вашему аффидевиту.Затем расположите их связным образом. Один из лучших способов расположить факты о ситуации - в хронологическом порядке.

Например, вот как можно структурировать выписку:

1. Вы видели Джона Доу на Мэйпл-лейн, 145 около 15:00. в день совершения преступления.

2. Ваш сосед позвонил в полицию около 15:45. после обнаружения тела миссис Джонс

3. Приехала полиция и допросила всех около 4:47 р.м. в тот же день

4. На допросе в полиции вы рассказали им о разногласиях между Джоном Доу и миссис Джонс накануне на пикнике по соседству.

Каждый факт должен быть отдельным абзацем, и вы должны ссылаться на любые подтверждающие документы как на доказательства в соответствующем абзаце. Пронумеруйте абзацы, чтобы читателю было легко понять.

5. Повторите свою истину

Как только вы перескажете все факты, вы закроете все еще одним утверждением истины.Все, что вам нужно включить, - это краткое изложение того, что все, что вы изложили выше, является правдой, насколько вам известно.

Вот как это может выглядеть:

Я, Джейн Смит, еще раз клянусь, что информация в моем приведенном выше заявлении под присягой является полным отображением фактов, насколько мне известно.

Этот раздел не должен быть длиннее нескольких предложений. Вы можете немного подправить формулировку, но по большей части вы захотите, чтобы она была очень похожа на ваше утверждение истины в начале аффидевита.

6. Подписать и заверить нотариально

Последний шаг в заполнении аффидевита - это его подписание и нотариальное заверение. Вы можете заполнить большую часть своих показаний под присягой до того, как они будут нотариально заверенными и засвидетельствованными, но не подписывает их, пока вы не будете в присутствии лицензированного свидетеля или нотариуса. Эта часть должна быть заполнена в присутствии свидетеля.

Вы будете делать больше, чем ставить подпись на одной пунктирной линии. Вам и нотариусу необходимо будет подписать:

  • Любые изменения или дополнения, внесенные в аффидевит во время нотариального заверения
  • Каждая страница аффидевита
  • Сам документ под присягой

Если вы включили экспонаты в свои письменные показания, нотариус также должен будет их просмотреть и подписать.Обязательно принесите на встречу с нотариусом все сопутствующие документы. В противном случае вам придется вернуться и повторить весь процесс.

Чтобы нотариально заверить что-либо, вам понадобится форма официального удостоверения личности, например, паспорт или водительские права, подтверждающие, что вы являетесь тем, кем вы себя называете. В то время как в некоторых штатах разрешено использование удаленного нотариуса, в других потребуется, чтобы ваши письменные показания были нотариально заверенными. Прежде чем нотариально заверить письменные показания под присягой, проверьте законы своего штата.

Когда вам может понадобиться написать письменное показание под присягой?

Большинство из нас знакомо с концепцией аффидевита через телевидение и криминальные драмы, но на самом деле письменные показания под присягой используются не только для подробного описания серьезных преступлений.Есть много простых причин, по которым вас могут попросить написать и подписать письменные показания под присягой.


Аффидевит - это юридический документ, используемый для сбора подробностей о событии. Независимо от того, по какой причине вы его заполняете, вы должны быть правдивыми. Сознательная ложь под присягой считается лжесвидетельством, и вам могут грозить штрафы или даже тюремное заключение.

Типы письменных показаний

Причина, по которой вы пишете аффидевит, повлияет на то, в каком формате будет выглядеть ваше аффидевит. Есть много причин, по которым вам может потребоваться заполнение аффидевита.

Вот некоторые из наиболее распространенных типов письменных показаний:

  • Аффидевит об изменении имени
  • Аффидевит о смерти
  • Аффидевит о краже личных данных
  • Аффидевит о возрасте
  • Аффидевит о наследстве
  • Аффидевит о месте жительства
  • Заявление о разводе
  • Аффидевит об опеке над детьми
  • Заявление под присягой

Это лишь поверхностный обзор различных типов письменных показаний под присягой.Закон сложен, и есть десятки других сценариев, когда вас могут попросить заполнить письменные показания. Во время этого процесса всегда лучше проконсультироваться с юристом, чтобы убедиться, что вы покрыли свои основания.

Честность - лучшая политика

И когда дело доходит до заполнения аффидевита, это единственная политика! Написание юридического заявления под присягой может показаться устрашающим, но следуйте инструкциям в этом руководстве, и все будет в порядке.

Аффидевиты требуют разного уровня информации и сложности в зависимости от ситуации, в которой они используются.Мы рекомендуем обратиться за помощью к юридическим службам для заполнения аффидевита.

Лучший способ составить план работы

Прежде чем вы сможете достичь своих целей, вам необходимо спланировать, как их достичь. План работы указывает четкий путь к желаемым результатам. На этом пути будут ресурсы, ограничения и другие элементы, которые необходимо идентифицировать.

Конечно, план работы не будет написан и инициирован одним человеком.Это план действий по проекту, который в конечном итоге должен быть представлен на утверждение членам совета директоров и заинтересованным сторонам. Как только все сказано и сделано, вы можете продолжить работу над остальной частью вашего рабочего плана.

Очевидно, что план работы очень важен, поэтому давайте глубже разберемся, как его составить и получить одобрение.

Что такое план работы?

Рабочий план - это, по сути, план управления проектом под другим названием. Если все сделано правильно, ваш рабочий план будет четко формулировать и обрисовывать в общих чертах шаги, необходимые для достижения конечной цели на уровне отдела или компании, путем запекания этапов, результатов, ресурсов, бюджетных требований и сроков, чтобы объединить все это воедино.

Обычно он лучше всего подходит для крупных проектов и инициатив, но действительно может использоваться на любом уровне. Прежде чем приступить к составлению рабочего плана, подумайте об использовании целей SMART: создайте цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Это должно помочь вам начать свой план с правильной ноги.

Связано: Руководство по иерархической структуре работ (WBS)

Зачем вам нужен план работы?

Как мы уже упоминали, ваш рабочий план будет действовать как дорожная карта для всего проекта.Это не только обеспечит организованность вас и вашей команды, но и обеспечит поддержку со стороны ключевых заинтересованных сторон, связанных отделов, соответствующих руководителей по подотчетности / рискам и т. Д.

Кроме того, он помогает управлять ожиданиями как на уровне заинтересованных сторон, так и на уровне менеджеров и членов команды - у каждого, кто начинает с правильной ноги, также больше шансов оказаться на правильной ноге.

Как составить рабочий план

Создание рабочего плана - это очень сложный процесс, требующий как можно большего количества установленных деталей, прежде чем вы представите его заинтересованным сторонам.Вот на чем вам нужно сосредоточиться.

1. Определите название проекта, цель и общий график

Таким образом вы можете сообщить утверждающим проектам, что ваш проект займет один квартал, шесть месяцев или один год, учитывая цель проекта, а также остальную часть информация, которую вы введете после этого шага.

Вы также должны сообщить утверждающему вашему проекту цель вашего проекта. Будет ли ваш проект лучше соответствовать потребностям клиентов? Возможно, ваш конкурент выпустил обновленную версию продукта, который у вас есть, и вам нужно расширить его, чтобы удовлетворить потребности рынка.Какова бы ни была конечная цель, убедитесь, что она заявлена ​​сразу же.

2. Поместите свой план работы в контекст

Напишите введение и предысторию, чтобы лучше обрисовать, почему вам нужно, чтобы этот проект был реализован, и что заставило вас задуматься о том, чтобы попытаться достичь этой конечной цели в первую очередь. Создание контекста и постановка проблемы помогает объяснить, почему вам нужно решение.

3. Определите свои цели и задачи

Ваши цели могут звучать как ваша цель, но они более конкретны, поскольку ориентированы на долгосрочную перспективу, т.е.е. ваша команда узнала больше о процессе запуска исправления ошибок или о том, как более непосредственно реагировать на отзывы клиентов / рынка.

Точно так же и цели вашего проекта должны быть измеримыми. Например, цель этого проекта после запуска - увеличить количество активных ежемесячных подписчиков на xx% или получить определенную сумму дохода в долларах.

Здесь лучше всего использовать свои SMART-цели. Определите, что конкретно, что измеримо, что достижимо, что актуально и что можно сделать в рамках проекта.

4. Определите и координируйте свои ресурсы

Когда вы определяете и координируете свои ресурсы, обязательно ответьте на следующие вопросы:

  • Какая часть бюджета пойдет на этот проект?
  • Из какого отдела будет распределяться бюджет?
  • Какие программные инструменты (например, учет рабочего времени, инструменты управления проектами) потребуются для оптимизации проекта?

5. Поймите свои ограничения

И особенно рассмотрите тройное ограничение по времени, бюджету и ресурсам.Поскольку на этом этапе вы уже перечислили все три на предыдущих этапах, теперь вы можете учесть риски, которые могут помешать этим процессам.

Возможно, ваш персонал возьмет несколько дней по болезни в этот период времени; может быть, одному из ваших ключевых связных в отделе придется заняться семейной ситуацией; возможно, некоторые из ваших инструментов выйдут из строя, что потребует выделения дополнительных средств из бюджета. Какими бы ни были ваши ограничения, учитывайте все, что может показаться риском, который может привести к полномасштабному ограничению.

6.Обсудить риски и подотчетность

Риски необходимо оценивать с максимально возможного количества сторон. Учитывайте оплачиваемый отпуск, накопленный персонал и праздничные дни компании. Подумайте о любых неприятных происшествиях, которые могут напрямую повлиять на ваш бюджет или сроки. А затем назначьте кого-нибудь, кто возьмет на себя ответственность в случае, если окружающая среда станет благоприятной для реализации этих рисков. Создайте чувство ответственности, чтобы все члены команды могли активно участвовать в успешном исходе проекта и минимизировать вероятность ошибки.

Прикройте не только основы, но и каждую деталь вашего рабочего плана с помощью зубчатой ​​расчески. Если все потенциальные вопросы или красные флажки уже рассмотрены, вы сможете получить одобрение от заинтересованных сторон и начать свой проект с учетом правильных ожиданий.

Инструменты, необходимые для составления рабочего плана

Выше всего рабочего плана очертить все, как скелет, - это ваша временная шкала. На временной шкале вы отметите конечные результаты, их зависимости, контрольные точки, задачу, назначенную какому отделу и члену команды, сколько уровней одобрения для каждой задачи и т. Д.

На этом этапе многие менеджеры проектов будут использовать диаграммы Ганта, чтобы отсортировать свои временные рамки в виде водопада. Если проект достаточно мал или имеет смысл, многие менеджеры проектов будут использовать инструменты, которые помогут им сортировать задачи и результаты в простом списке задач.

Наши диаграммы Ганта, например, помогут вам создать визуальное представление задач вашего проекта с течением времени. Вы можете легко увидеть дату начала проекта, какова каждая задача проекта, кому она назначена, сколько времени займет выполнение каждой задачи, а также дату завершения проекта в целом.

Чтобы узнать больше о том, как диаграммы Ганта и другие инструменты планирования проектов, которые могут помочь вам составить идеальный план работы, посмотрите короткое видео ниже. Мы быстро покажем вам все способы, которыми программное обеспечение для планирования проектов может улучшить ваше планирование, выполнение и отчетность, чтобы вы могли с уверенностью составить этот рабочий план.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *