Акт необходимости выполнения дополнительных работ образец: Акт на дополнительные работы: скачать бланк и образец заполнения 2021 года

Содержание

Образец уведомления о приостановлении работ по договору подряда

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец уведомления о приостановлении работ по договору подряда (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Образец уведомления о приостановлении работ по договору подряда

Судебная практика: Образец уведомления о приостановлении работ по договору подряда Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2021 N 18АП-2069/2021, 18АП-2071/2021 по делу N А47-7260/2018
Требование: О взыскании неотработанного аванса по договору строительного подряда, неустойки, процентов за пользование чужими денежными средствами в отношении неотработанного аванса.
Встречное требование: О взыскании задолженности по оплате выполненных по договору строительного подряда, стоимости удорожания работ в результате изменения проектной документации по договору строительного подряда, стоимости дополнительных работ, неустойки.
Решение: Судом первой инстанции требование удовлетворено в части. Судом апелляционной инстанции решение суда первой инстанции изменено.Отклоняя доводы апелляционной жалобы ООО «СМУ-5» об отсутствии оснований для взыскания неустойки за просрочку выполнения работ в связи с изменением проекта и отсутствием в связи с этим согласованных сроков, суд апелляционной инстанции отмечает, что ответчик приступил к выполнению работ в рамках договоров N 801 и N 802, в период выполнения работ не уведомлял истца об их приостановлении по каким либо основаниям. Возникшая при производстве работ необходимость внесения поправок, изменений в проектную документацию не может являться экстраординарным обстоятельством, выходящим за рамки делового оборота в правоотношениях контрагентов при исполнении договоров строительного подряда, о чем свидетельствует и отсутствие со стороны ответчика уведомлений о приостановлении работ или о необходимости внесения изменений в договор относительно сроков работ. Продолжение работ в том же согласованном порядке свидетельствует об отсутствии обстоятельств, влияющих на сроки производства работ.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Образец уведомления о приостановлении работ по договору подряда Путеводитель по судебной практике. Подряд. Общие положенияПри неполучении от заказчика ответа на свое сообщение в течение десяти дней, если законом или договором строительного подряда не предусмотрен для этого иной срок, подрядчик обязан приостановить соответствующие работы с отнесением убытков, вызванных простоем, на счет заказчика (статья 743 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Акт освидетельствования дополнительных работ к договору. Дополнительные работы, не предусмотренные сметой

Акт на дополнительные работы – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт на дополнительные работы. Если выяснилось при проведении работ, что необходимо провести дополнительные работы, которые не предусмотрены проектом и сметой, то составляют акт на дополнительные работы. Данный документ является основой для увеличения сметы, которая выделена на строительство или прочие виды работ.

Акт дополнительных работ будет нужен строительным организациям, когда объемы строительства выходят за перечисленные в смете. Акт помогает объяснить и официально оформить причины подобного рода изменений.

Образец скачать

На что обратить внимание при составлении

Для того чтобы точно знать, каким образом сформулировать основную часть документа, необходимо быть знакомым с деталями договора между заказчиком и строительным подрядчиком. Принципиально важное значение имеют следующие моменты:

Вид договора.
Цена проведения работ на конкретном участке.
В каком порядке и на каких условиях в соглашение должны вноситься изменения и дополнения. Срок, стоимость и объем дополнительных работ не должны превышать заранее оговоренные границы.

Общие правила при подобных ситуациях гласят, что обязательным условием будет предварительное подписание сторонами дополнительного соглашения. В отдельных случаях также подлежит утверждению новая смета. Но это уже после того, как заказчик будет согласен с необходимостью проведения каких-либо изменений.

Что говорит закон

Для того чтобы изменения были возможны и акт дополнительных работ имел юридическую силу, обеим сторонам соглашения необходимо ознакомиться с 743 статьей Гражданского кодекса. Она касается утверждения сметы и технической документации по проводимым работам.

Если же планируемая стоимость дополнительных работ превышает 10% от общей суммы, то Подрядчик имеет право потребовать составления новой сметы расходов на строительные услуги.

Процесс подготовки

Перед подписанием акта дополнительных работ должна быть сформирована комиссия. В ее составе должны присутствовать как представители исполнителя, так и представители заказчика.

При этом строительство на период согласования необходимости расширения сметы приостанавливается. Об этом четко прописано в 5-м пункте 663 статьи Гражданского кодекса. Во избежание недоразумений проинформировать о необходимости приостановке нужно заказчика в письменном виде.

Стороны не могут производить какие-либо работы в период, когда между ними нет четкого представления о цели подписываемого договора. Поэтому чем меньше времени займет согласование дополнительных работ, тем на меньший срок задержится фактическое выполнение.

Что входит в Акт

Существующее законодательство не предусматривает унифицированных форм для этого документа. Каждая из организаций может менять его по своему усмотрению, дополнять графами и таблицами. Неизменным требованием остается только отражение вновь сформированного документа в учетной политике организации. Также, согласно общепринятым требованиям в отношении официальных документов, в акте указываются:

Реквизиты организации-составителя. Оптимальным решением будет печать акта дополнительных работ на фирменном бланке компании.
Город подписания.
Дата составления.
Подписи представителей обеих сторон.

Все остальное содержание остается на усмотрение договаривающихся сторон. В прилагаемом примере заполнения акта дополнительных работ для удобства в основной части содержатся следующие данные:

ФИО представителей заказчика и подрядчика. Также понадобится указание должностей.
ФИО главного инженера проекта (при наличии), наименование ответственной за выполнение работ проектной компании.
Наименование объекта строительно-монтажных работ. Описание может включать адрес местонахождения.
Причины, по которым появились новые объемы для выполнения работ. На эту графу в документе отпущено несколько строчек, так как эти обстоятельства должны быть признаны как исполнителем, так и заказчиком.

Таблица с перечнем дополнительных работ и их описанием.

Последний пункт раскрывается наиболее полно, так как именно из-за наличия непредвиденных дополнительных работ и составляется этот акт.

Дополнительные работы

Таблица содержит в себе несколько столбцов. Каждая строка выделена под отдельный вид работ, которые необходимо провести для продолжения строительства. В таблице необходимо будет прописать при заполнении:

Порядковый номер строки.
Название вида работы и требующихся для их проведения ресурсов.
Единицы измерения.
Необходимое количество.
Сметную стоимость единицы выполнения работ в рублях.

Последний столбец подразделяется еще на четыре: отдельно прописываются общая цена единицы, стоимость предполагаемого потраченного времени сотрудниками на выполнение, стоимость аренды машин и стоимость ресурсов. Последние будут использоваться при выполнении дополнительных работ. Обычно на них приходится большая часть всей оговариваемой суммы.

Завершается таблица итоговыми подсчетами. При этом сумма прописывается отдельно, цифрами и прописью. В акте дополнительных работ расписываются представители исполнителя и заказчика. Причем последняя подпись имеет особое значение. Без наличия «автографов» всех заинтересованных в выполнении дополнительных работ лиц акт не будет иметь юридической силы.

Акт дополнительных работ составляется в двух-трех экземплярах. Каждая из сторон должна получить оригинал документа: заказчик, исполнитель, при наличии – представитель проектной организации.

В акте указывают причины, из-за которых в проектно-сметной документации не были учтены все нужные работы; еще акт содержит полный список работ, которые будут проведены вдобавок к тем, которые перечислены в основной документации.

Акт дополнительных работ будет нужен строительным организациям, когда объемы строительства выходят за перечисленные в смете. Акт помогает объяснить и официально оформить причины подобного рода изменений.

ФАЙЛЫ

В ходе строительства нередко случаются ситуации превышения заранее оговоренной суммы оказания услуг. Опытные строители всегда включают в бюджет дополнительные расходы в сумме не меньше 10% от общей стоимости работ. В идеале – треть. Акт дополнительных работ составляется в случае, когда появляется необходимость в расходах, не предусмотренных в смете. Но они должны быть четко и аргументированно сформулированы исполнителем.

Необходимая для составления информация

Вид договора.
Цена проведения работ на конкретном участке.
В каком порядке и на каких условиях в соглашение должны вноситься изменения и дополнения. Срок, стоимость и объем дополнительных работ не должны превышать заранее оговоренные границы.

Законодательные основания

Подготовка

Составные части акта

Реквизиты организации-составителя. Оптимальным решением будет печать акта дополнительных работ на фирменном бланке компании.
Город подписания.
Дата составления.
Подписи представителей обеих сторон.

ФИО представителей заказчика и подрядчика. Также понадобится указание должностей.
ФИО главного инженера проекта (при наличии), наименование ответственной за выполнение работ проектной компании.
Наименование объекта строительно-монтажных работ. Описание может включать адрес местонахождения.
Причины, по которым появились новые объемы для выполнения работ. На эту графу в документе отпущено несколько строчек, так как эти обстоятельства должны быть признаны как исполнителем, так и заказчиком.
Таблица с перечнем дополнительных работ и их описанием.

Дополнительные работы

Порядковый номер строки.
Название вида работы и требующихся для их проведения ресурсов.
Единицы измерения.
Необходимое количество.
Сметную стоимость единицы выполнения работ в рублях.

Завершается таблица итоговыми подсчетами. При этом сумма прописывается отдельно, цифрами и прописью. В акте дополнительных работ расписываются представители исполнителя и заказчика. Причем последняя подпись имеет особое значение. Без наличия «автографов» всех заинтересованных в выполнении дополнительных работ лиц акт не будет иметь юридической силы.

Акт дополнительных работ составляется в двух-трех экземплярах. Каждая из сторон должна получить оригинал документа: заказчик, исполнитель, при наличии – представитель проектной организации.

В строительстве нередко неожиданно возникают объемы работ, которые были ранее не учтены проектом и сметой. Например, при устройстве фундамента здания уровень грунтовых вод оказывается значительно выше проектных отметок, и в этих условиях появляется необходимость устройства дополнительной гидроизоляции фундамента. В этом же случае может возникнуть необходимость укрепления грунта при разработке котлована под фундамент или устройство водоотвода.

Виды дополнительных работ могут быть самые разные, но обойтись без их выполнения для исполнения основного строительного договора невозможно. Поскольку производство таких работ проектом не запланировано, а финансирование их сметой не предусмотрено, должно быть основание для составления дополнительной сметы на такие виды работ. Таким основанием является акт на дополнительные работы.

На основании именно этого акта увеличивается сметная стоимость проекта. Акт на дополнительные работы оформляет уполномоченная комиссия, состоящая из заинтересованных сторон. Ее задачей является подтверждение того факта, что полное выполнение основного договора строительства невозможно без проведения определенных дополнительных работ.

Основные положения акта на дополнительные работы

Основой такого акта становятся причины, по которым в первоначальной проектно-сметной документации не были учтены все необходимые виды работ. Кроме того, в акте перечислен полный перечень работ, который нужно будет выполнить дополнительно к основным, которые отражены в документации.

Кроме названия, даты и места подписания, акт включает перечень уполномоченных представителей для составления указанного акта: представителей заказчика и подрядчика, главного инженера проекта и представителя проектной организации.

После полного наименования объекта следует полный перечень дополнительных объемов работ, которые не были учтены проектно-сметной документацией с указанием причин выполнения работ. Причины должны быть расписаны максимально подробно, но технически сжато.

Далее следуют расчеты стоимости выполняемых дополнительно работ. В табличной форме приводятся наименования работ, единицы их измерения, стоимость единицы и общая стоимость. Далее, в зависимости от формы акта, затраты могут быть расписаны по статьям: зарплата рабочих, эксплуатация машин, материальные ресурсы.

После указанной общей суммы к дополнительной оплате сверх сметной стоимости следуют подписи членов комиссии: заказчика, подрядчика, проектной организации (главный инженер проекта).

Ниже заказчиком подтверждается необходимость проведения дополнительных работ на указанную сумму с указанием источника финансирования (как правило, резерв средств на непредвиденные работы и затраты).

Акты на дополнительные работы не имеют строго утвержденной формы и могут быть составлены произвольно. Необходимо при этом обратить внимание на то, чтобы в акте были максимально подробно отражены работы, которые предстоит выполнить дополнительно.

Поскольку акт на дополнительные работы является неотъемлемой частью договора на выполнение работ, к основному договору должен быть составлен дополнительный договор на производство работ, отраженных в акте. Если такой договор не будет составлен, то принимающая сторона имеет право не принимать и не оплачивать такие работы.

Акт оформляется в трех экземплярах: по одному для каждой из сторон, принимающих участие в комиссии.

Рассмотрим практическую ситуацию.

Организация заключила договор подряда на (капремонт общего имущества многоквартирных жилых домов). Была составлена смета. В договоре есть пункт, в котором определено, что если в процессе выполнения работ выявятся работы, не указанные в смете, то между подрядчиком и заказчиком заключается дополнительное соглашение. В настоящий момент часть этих работ (которых нет в смете) уже выполнена, а часть предстоит выполнить. Какими документами оформить уже осуществленные дополнительные работы и как отразить работы, к которым только планируется приступить?

Юридические нормы

Для полного понимания сложившейся ситуации нужно обратиться к Гражданскому кодексу РФ в части определения прав и обязанностей заказчика и подрядчика.

Так, в соответствии с пунктом 5 статьи 709 Гражданского кодекса РФ, если возникла необходимость в проведении дополнительных работ и по этой причине в существенном превышении определенной приблизительно цены работы, тогда подрядчик обязан своевременно предупредить об этом заказчика. Заказчик, не согласившийся на превышение указанной в договоре цены работы, вправе отказаться от договора. При этом подрядчик может требовать от заказчика уплаты ему цены за выполненную часть работы.

Подрядчик, своевременно не предупредивший заказчика о необходимости превышения указанной в договоре цены работы, обязан выполнить договор, сохраняя право на оплату работы по цене, определенной в договоре.

Следовательно, первый и фактически единственный шаг, который подрядчик должен предпринять, — это получение согласия от заказчика на дополнительные работы. Такое согласие следует оформить дополнительным соглашением к договору подряда, в котором требуется указать объем допработ и установить их стоимость (составить дополнительную смету либо определить твердую фиксированную цену).

Возможные варианты

Если допработы были выполнены до подписания с заказчиком дополнительного соглашения на их проведение, то возможны следующие варианты.

Отдельный этап

Выполненные дополнительные работы являются отдельным этапом по договору подряда, и их результат передается заказчику отдельно от остальных работ. В этом случае возникает некая правовая коллизия: сделаны работы, которые заказчик еще не заказал и по которым не оговорены существенные условия (цена, сроки и т. д.). Однако, если договоренность с заказчиком о проведении этих работ будет достигнута (подписано дополнительное соглашение) и работы будут ему сданы, то проблем у подрядчика быть не должно. Расходы на данные работы учитываются в себестоимости строительства, а согласованная с заказчиком цена сданных работ отражается как . Если договоренность с заказчиком о выполнении дополнительных работ достигнута не будет, то понесенные расходы подрядчик списывает в прочие расходы (счет 91) без учета их для целей налогообложения. Поскольку они не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ (экономически не обоснованы и не связаны с получением дохода).

Допработы не выделены

Поэтапная сдача договором подряда не предусмотрена, а дополнительные работы входят в общий объем работ по договору, результат которых подрядчик передает заказчику после окончания всех работ по договору. В такой ситуации затраты на выполненные допработы, не согласованные с заказчиком, можно отнести в расходы на строительство до момента, когда у подрядчика возникнет уверенность, что данные работы заказчик не согласует. Тогда затраты на несогласованные работы, как и в первом варианте, относятся в прочие расходы без учета для целей налогообложения. Если же заказчик согласует выполненные допработы, то затраты на них, учтенные в общих расходах на строительство, признаются в бухгалтерском и налоговом учете как обоснованные расходы, связанные с возведением объекта.

Отражение расходов

Документальное отражение дополнительных расходов, произведенных как до подписания соглашения с заказчиком, так и после, ничем не отличается от обычного оформления расходов, связанных с выполнением работ по договору. Для этого применяются регистры бухгалтерского и налогового учета, утвержденные организацией в учетной политике, и соответствующие первичные документы по движению материалов, оплате труда и т. д.

Что касается оформления дополнительных работ между заказчиком и подрядчиком, то это определяется условиями договора строительного подряда.

Так, например, если стороны подписывают ежемесячно форму № КС-2 (справку № КС-3), то допработы могут быть оформлены этими документами. Причем, когда речь идет о дополнительных работах как об отдельном этапе, сдача которого оформляется актом № КС-2, эту форму следует составить отдельно на данные работы по согласованной с заказчиком цене.

Если же выполнение дополнительных работ — часть работ по договору подряда, то допускается включать их в общий акт выполненных работ по договору (например, № КС-2) со ссылкой на соответствующие позиции согласованной с заказчиком дополнительной сметы. Если указанная смета не согласовывалась, а была определена твердая цена, то дополнительные работы можно оформить отдельным актом № КС-2.

Важно понимать, что порядок такого оформления является предметом договоренности сторон. А то, о чем договорятся стороны договора, не может считаться неправильным, если это не противоречит нормам законодательства.

Обратите внирмание ! При существенном возрастании стоимости материалов и оборудования, предоставленных подрядчиком, а также оказываемых ему третьими лицами услуг, которые нельзя было предусмотреть при заключении договора, подрядчик имеет право требовать увеличения установленной цены, а при отказе заказчика выполнить это требование — расторжения договора (п. 6 ст. 709 Гражданского кодекса РФ).

Октябрь 2013 г.

Акт на дополнительные работы — sk-mcity.ru

Акт о необходимости выполнения дополнительных работ

Закупки для государственных и муниципальных нужд регулируются Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» № 44-ФЗ от 05.04.2013 (далее – Закон № 44). В соответствии с указанным законом производятся закупки, в том числе, на выполнение каких-либо работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд.

Сдача-приемка строительно-монтажных работ

Акт выполненных работ по проектированию образец Проектированием не всегда занимаются крупные институты такие как «Южниигипрогаз».

Внесенные корректировки в договор могут быть различными – от изменения нескольких цифр и слов до полной переделки документа. При этом следует знать, что новое соглашение должно согласовываться с первоначальным контрактом.

При этом дополнительное соглашение должно быть подписано до выполнения дополнительных работ (также необходимо обратить внимание на то, что подрядчик должен своевременно предупредить и согласовать с заказчиком необходимость выполнения дополнительных работ. Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок 15 декабря в россии отмечается день радиотехнических войск военно-воздушных сил рф. Структура документа на законодательном уровне не предусматривает строгих стандартов за исключением акта приёмки выполненных работ в строительстве по специальной форме КС-2.

Дополнительные работы по государственному контракту

Далее, если в течении 10 дней от заказчика не поступает ответ на уведомление о необходимости выполнения дополнительных работ, подрядчик обязан приостановить работы. НО! Если приостановление работ повлечет гибель или повреждение объекта строительства, в этом случае подрядчик не имеет права приостанавливать работы.

Если заказчик уклоняется от подписания двухстороннего документа, то выходом для исполнителя является односторонний АВР, предусмотренный п.4 статьи 753 ГК РФ. Целесообразно составить приложение к акту выполненных работ с указанием отсутствия претензий со стороны заказчика в течение определённого периода, и отразить перечень материальных затрат.

Например, проектирование пожарной сигнализации или систем вентиляции для небольшого магазина выполняет маленькая фирма, имеющая соответствующие допуски и лицензии.

Действия заказчика при получении сообщения от подрядчика об обнаружении дополнительных работ, заключаются в решении вопроса, необходимо ли выполнение дополнительных работ. Если такая необходимость есть, встает вопрос, что делать? При анализе статей Закона № 44 вытекает, что виды работ определяются проектно-сметной документацией, иной технической документацией, это является существенным условием контракта, и Законом № 44 прямо закреплено общее правило о недопустимости изменения существенных условий.

Алгоритм действий при изменении стоимости работ:

передача другой стороне уведомления о необходимости внесения изменений в контракт;
приложение к письму новой сметы;
согласование сметы;
подписание допсоглашения.

Образец составления акта выполненных работ

Подписание документа сторонами считается свидетельством отсутствия взаимных претензий, а при возникновении разногласий используется в судах для подтверждения спорных моментов.

Заказчик и подрядчик заключили государственный контракт на строительство здания в соответствии с заданием заказчика, сметной документацией, технико-экономическим обоснованием, условиями контракта, включая возможные работы, определенно в нем не упомянутые, но необходимые для сдачи объекта и его последующей нормальной эксплуатации, а также сдать законченный объект заказчику.

Изменение видов работ по контракту довольно спорный вопрос. Закон № 44 не закрепляет возможность изменения видов работ, отсюда вытекает вывод, что изменять виды работы по контракту нельзя. В разъясняющих письмах органов, также указывается, что изменять виды работ нельзя, а если требуется выполнить виды работ не предусмотренные контрактом, то необходимо проводить новую закупку.

Обзор судебной практики № 5 от 09.09.2014 «Увеличение стоимости работ, дополнительные работы по договору подряда (строительного подряда)».

Вот почему часто стороны решают вопрос с помощью нашего адвоката. Какие возможности нам предоставляет Закон № 44, что говорит судебная практика, разберемся в настоящей статье.

По этой причине, компания, занимающаяся проектировкой, не имеет права вносить любого рода изменения в документ, который был согласован с заказчиком/инвестором.

Письмо о согласовании дополнительных работ

Изменения в договор могут вноситься не только в ходе выполнения работ, но и в ситуации, когда одна из сторон уже выполнила свои обязательства. В этом случае, согласно п.4 ст.453 ГК РФ, участники соглашения не имеют права требовать возврата того, что было уже сделано до изменения условий сделки, если это не оговорено в контракте.
При составлении документа руководствуются тем же порядком действий, что и при оформлении основного контракта.

Этот документ служит основанием для увеличения сметы, выделенной на строительство или другие виды работ. Акт на дополнительные работы составляется уполномоченной комиссией, состоящей из представителей заинтересованных сторон, которая подтверждает, что без проведения этих дополнительных работ выполнение договора в полном объеме является невозможным.

В качестве подтверждения победитель должен направить письмо клиенту о привлечении субподрядчика, образец такого документа указан в статье.

Доказательством являются только письменные документы, поэтому требуется оформлять всю переписку должным образом, а именно: с подтверждением отправки по почте или получения Заказчиком всех писем.

А согласно 744 статье того же документа заказчик вправе вносить изменения, не выходящие за пределы 10% от общей суммы. Причем изменения могут касаться только того характера строительных работ, которые были указаны в основном договоре.
В строительстве нередко неожиданно возникают объемы работ, которые были ранее не учтены проектом и сметой. Например, при устройстве фундамента здания уровень грунтовых вод оказывается значительно выше проектных отметок, и в этих условиях появляется необходимость устройства дополнительной гидроизоляции фундамента.

Подобное допсоглашение составляется в случаях, когда одна из сторон по каким-либо причинам не может дальше исполнять взятые обязательства.

Письмо на дополнительные работы образец

Что требуется провести дополнительные работы. Эту смету подписать у гипа (не у технадзора!) и согласовано с кошельком.

А у меня ситуация другая в ходе выполнения строительно-монтажных работ выявлены доп. Также неважно какая организация может создать и утвердить в собственной учетной политике свою форму.

Посчитав, что заказчик оплатил выполненные работы в неполном объеме, подрядчик обратился с соответствующим иском в арбитражный суд.

Суд будет на стороне подрядчика и взыщет в его пользу деньги, если будут выполнены три условия. Первое — стороны согласовали дополнительные работы.

Раздел 1 статьи 770 Гражданского кодекса Российской Федерации обязывает поставщика координировать действия с привлекательными исполнителями партии только при проведении научных исследований.

Заказчик должен будет оплатить несогласованные с ним дополнительные работы, без выполнения которых достичь конечного результата контракта подрядчик не сможет. Если заказчик откажется платить, суд расценит это как неосновательное обогащение.

Акт неучтенных работ. Акт дополнительных работ

Акт на дополнительные работы – документ, который служит подтверждением объемов работ, выявленных в ходе строительства, не предусмотренных в проектной документации и влекущих увеличение стоимости строительства. и стоимости выполненных СМР, не предусмотренных проектно-сметной документацией.

Письмо о необоснованном отказе представителя заказчика внести устные требования в журнал (общий журнал хода работ).

Если выяснилось при проведении работ, что необходимо провести дополнительные работы, которые не предусмотрены проектом и сметой, то составляют акт на дополнительные работы. Данный документ является основой для увеличения сметы, которая выделена на строительство или прочие виды работ.

5. Возможность отказа от оплаты дополнительных работ

Если при проведении работ выяснилось, что требуется провести дополнительные работы, не предусмотренные сметой и проектом, то в этом случае составляется акт на дополнительные работы. Этот документ служит основанием для увеличения сметы, выделенной на строительство или другие виды работ.
Дополнительным соглашением от 18.12.2008 определена окончательная стоимость работ. Данная стоимость полностью оплачена заказчиком. В свою очередь, подрядчик просит взыскать стоимость работ, основанную на актах выполненных работ и справке о стоимости работ и затрат за период с 13.11.2008 по 29.12.2009. Между тем акт приемки законченного строительства объекта был подписан сторонами 19.12.2008.

Россети Урал — ОАО “МРСК Урала”

Согласие на обработку персональных данных

В соответствии с требованиями Федерального Закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» принимаю решение о предоставлении моих персональных данных и даю согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе.

Наименование и адрес оператора, получающего согласие субъекта на обработку его персональных данных:

ОАО «МРСК Урала», 620026, г. Екатеринбург, ул. Мамина-Сибиряка, 140 Телефон: 8-800-2200-220.

Цель обработки персональных данных:

Обеспечение выполнения уставной деятельности «МРСК Урала».

Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных:

— фамилия, имя, отчество;
— место работы и должность;
— электронная почта;
— адрес;
— номер контактного телефона.

Перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие:

Любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Персональные данные в ОАО «МРСК Урала» могут обрабатываться как на бумажных носителях, так и в электронном виде только в информационной системе персональных данных ОАО «МРСК Урала» согласно требованиям Положения о порядке обработки персональных данных контрагентов в ОАО «МРСК Урала», с которым я ознакомлен(а).

Согласие на обработку персональных данных вступает в силу со дня передачи мною в ОАО «МРСК Урала» моих персональных данных.

Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано мной в письменной форме. В случае отзыва согласия на обработку персональных данных.

ОАО «МРСК Урала» вправе продолжить обработку персональных данных при наличии оснований, предусмотренных в п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального Закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

Срок хранения моих персональных данных – 5 лет.

В случае отсутствия согласия субъекта персональных данных на обработку и хранение своих персональных данных ОАО «МРСК Урала» не имеет возможности принятия к рассмотрению заявлений (заявок).

Что такое техническое задание? Определение и примеры

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, единственной постоянной составляющей жизненного цикла проекта является бумажная работа. Всегда есть много документов, которые нужно создать, утвердить, зарегистрировать и, наконец, заархивировать. Все эти документы по управлению проектами важны, но техническое задание (SOW), безусловно, является одним из самых важных, потому что оно составляется в начале проекта и описывает все, что необходимо для вашего проекта.

Использование эффективных инструментов планирования проекта и тщательного и хорошо составленного технического задания (SOW) поможет вам успешно довести проект до финишной черты в соответствии с графиком и в рамках бюджета.

Например, в

ProjectManager есть инструменты управления проектами, необходимые для построения надежного графика проекта, дополняющего ваше техническое задание. Совместная работа над проектом со своей командой с помощью пяти различных рабочих представлений: диаграмма Ганта, список задач, доска канбан, календарь и лист. Попробуйте бесплатно сегодня!

Что такое техническое задание (SOW) в управлении проектами?

Техническое задание (SOW) — это юридически обязательный документ, который фиксирует и определяет все аспекты выполнения объема работ проекта.Вы отметите мероприятия, результаты и график проекта. Это чрезвычайно подробный рабочий контракт, в котором определяются сроки и условия, согласованные между сторонами, и закладывается фундамент для плана проекта.

Техническое задание (SOW) — это один из первых документов, которые вы создадите, чтобы изложить всю картину проекта, прежде чем планировать и выполнять. Из-за большого количества требуемых деталей перспектива написания может быть устрашающей. Поэтому давайте разберем его на более удобоваримые части.

Какова цель рабочего задания (SOW)?

Как уже отмечалось, техническое задание представляет собой подробный обзор объема проекта. Это также способ поделиться требованиями проекта, критериями приемки и условиями оплаты с теми, кто работает над проектом, независимо от того, сотрудничают ли они с ними или работают над ним по контракту. Сюда входят заинтересованные стороны, такие как поставщики и подрядчики, которые участвуют в торгах на работу над проектом.

Это также полезно для руководителей проектов, поскольку обеспечивает структуру, на которой можно строить план проекта.Техническое задание также поможет избежать конфликтов в проекте. Благодаря подробности и ясности, SOW помогает удержать всех участников проекта на одной странице и сводит путаницу к минимуму.

При построении расписания полезно использовать программное обеспечение для управления проектами. Это может быть чрезвычайно полезно для организации ваших задач и ресурсов, так как на этом этапе проекта очень важно составить точный график.

Программное обеспечение

для управления проектами также может помочь вам создать иерархическую структуру работ (WBS), чтобы увеличить масштаб вашего проекта и определить действия, результаты и этапы вашего проекта.

Описание рабочих примеров

SOW можно разбить на категории. Существует три основных типа, которые можно в основном определить следующим образом.

Дизайн / детали : Когда вы пишете это SOW, вы сообщаете поставщику, как вы хотите выполнить работу. Каковы требования покупателя, которые будут контролировать процесс поставщика? Вы можете использовать шаблон для сбора требований, чтобы убедиться, что вы собрали их все. Эти требования к проекту могут варьироваться от критериев приемки качества и условий оплаты до измерения материалов.В этом SOW ответственность за выполнение проекта несет покупатель, поскольку он руководит ходом проекта.
Уровень усилий / времени и материалов / удельная мощность: Это почти универсальная версия, которая может применяться к большинству проектов. Он определяет почасовое обслуживание, а также те материалы, которые необходимы для выполнения задач. Обычно он находит применение в краткосрочных контрактах.
На основе результатов: Это предпочтительное SOW менеджеров проектов, поскольку оно фокусируется на цели проекта, ресурсах и уровне качества, ожидаемом от результатов.Однако это не объясняет, как должна выполняться работа. Это дает большую автономию в том, как достичь результата, не требуя определенного процесса.

Какой бы тип документа SOW вы ни выбрали, вы захотите использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы упростить процесс. ProjectManager может организовать всю информацию, которую вы собираете, в виде списка. Но наш инструмент не просто составляет причудливый список дел, как и другие приложения. Наше программное обеспечение в режиме реального времени отслеживает ваш прогресс, и в списке отображается процент выполнения каждой задачи.Вы можете назначить работу своей команде, установить приоритет, добавить индивидуальные теги и многое другое. Убедитесь в этом сами, воспользовавшись нашей бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.

Следите за тем, как вы строите техническое задание в представлении списка из ProjectManager.

Как написать техническое задание на проект (SOW)

Техническое задание — это юридически обязывающее соглашение между клиентом и поставщиком, в котором описываются сроки и условия выполнения объема работ по проекту. В SOW есть много информации, которую нужно описать.Вы можете создать это самостоятельно, если хотите, но использование инструментов управления проектами, чтобы убедиться, что ничего не упущено, может оказаться полезным. У вас есть только один шанс создать свой SOW-документ, и вы хотите, чтобы все было сделано правильно.

Вот обзор шагов, которые необходимо выполнить, чтобы составить техническое задание:

Создайте краткое введение для вашего проекта.
Определите цель вашего проекта.
Определите объем вашего проекта.
Создайте иерархическую структуру работ, чтобы определить задачи, вехи и результаты вашего проекта.
Создайте график для ваших задач, этапов и результатов
Определение требований к проекту и критериев приемки
Определите условия оплаты.

В следующем разделе мы рассмотрим каждый из компонентов SOW, участвующих в этом процессе.

С точки зрения написания технического задания, вы захотите уточнить. Вы хотите прояснить используемые термины, чтобы сделать их понятными для всех. Кроме того, четко определите, кто что будет делать и к какому сроку эти задачи должны быть выполнены.Это позволит избежать путаницы на более поздних этапах проекта, когда вы не можете позволить себе недопонимание или споры.

Помимо четкого написания, вы должны включить в SOW визуальные элементы. Это поможет сфокусировать объектив на различных аспектах проекта. Включение визуальных элементов, будь то диаграммы, графики или другие иллюстрации, которые помогут вам прояснить проект, сделает SOW более удобоваримым.

После всей работы, которую вы проделали, чтобы детализировать специфику проекта, вы не хотите пренебрегать последним, важным шагом — подписанием работы.Вы не можете продолжить, если у вас нет на это полномочий. Или, точнее, можете, но это может стоить вам успеха проекта. Поэтому убедитесь, что уполномоченные лица подписали техническое задание.

Что должно быть включено в техническое задание (SOW)?

В техническом задании столько же частей, сколько и в проекте. Если вы начнете с сосредоточения на частях, вы сможете работать над целым. Для полного понимания SOW, во-первых, обратите внимание на основные аспекты проекта, которым он посвящен.

1. Введение

Начните с объяснения того, какая работа выполняется и общей информации о проекте. Кроме того, кто участвует в проекте? Укажите эти стороны. Это приведет к постоянному предложению, которое фиксирует цены на продукты или услуги, приобретаемые для проекта, и к более официальному контракту, в котором будут более подробно описаны детали.

2. Заявление о целях

Начните с большого вопроса: почему вы инициируете этот проект? Какова цель проекта? Составьте формулировку цели, чтобы начать этот раздел и дать исчерпывающий ответ на эти вопросы, например, каковы цели проекта, результаты и окупаемость инвестиций.

3. Объем работ

Какие работы необходимо проделать в проекте? Отметьте это в объеме работ, включая необходимое оборудование и программное обеспечение. Какой процесс вы будете использовать для выполнения работы, определенной в рамках вашего проекта? Сюда входят результаты, затраченное время и даже общие шаги, которые необходимо предпринять для достижения этой цели. Вам нужно будет создать описание содержания проекта, чтобы собрать всю информацию о масштабе вашего проекта.

4. Где будут выполняться работы?

Команда, которую вы наняли, должна будет где-то работать.Проект может относиться к конкретному объекту, на центральном предприятии или в каком-то другом, если не все члены команды могут работать удаленно. В любом случае, здесь вы хотите подробно рассказать об этом и где будет располагаться используемое оборудование и программное обеспечение.

5. Задачи

Выполните общие шаги, указанные в объеме работ, и разбейте их на более подробные задачи. Будьте конкретны и не упускайте никаких действий, необходимых для получения результатов и достижения целей проекта. Если хотите, разбейте задачи на этапы или этапы.Может помочь шаблон структурной декомпозиции работ.

6. Вехи развития

Определите количество времени, которое запланировано для завершения проекта, от даты начала до предлагаемой даты окончания. Подробно укажите оплачиваемые часы в неделю и месяц, а также все, что связано с планированием проекта. Опять же, важна специфика. Например, если существует максимальное количество оплачиваемых часов для поставщиков и / или контрактов, укажите это здесь.

Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы следить за своими успехами и следить за тем, чтобы вы достигли поставленных целей.ProjectManager имеет панель мониторинга в реальном времени, встроенную в инструмент, в отличие от другого программного обеспечения, которое заставляет вас создавать свои собственные. У нас не только встроена панель управления, но и мы выполняем все вычисления и отображаем показатели в виде удобных для чтения диаграмм и графиков. Будьте в курсе не только основных этапов, но и отклонений от проектов, затрат и многого другого.

После завершения SoW отслеживайте прогресс и производительность с помощью панели управления ProjectManager в режиме реального времени.— Попробуйте бесплатно!

7. Отчетность

Каковы результаты проекта? Перечислите их и объясните, что и когда должно.Опишите их подробно, например, количество, размер, цвет и все, что может быть актуально.

8. График

Включите подробный список того, когда должны быть выполнены результаты проекта, начиная с того, какой поставщик будет выбран для достижения этой цели, начало, каков период выполнения, этап обзора, разработка, внедрение, тестирование, завершение проект и др.

9. Стандарты и испытания

Если есть какие-либо отраслевые критерии приемлемости или стандарты качества, которых необходимо придерживаться, перечислите их здесь.Кроме того, если будет проводиться тестирование продукта, укажите, кто будет участвовать в этом процессе приемочных испытаний, какое оборудование необходимо и другие ресурсы.

10. Определите успех проекта

Отметьте, что спонсор и / или заинтересованные стороны ожидают от успешного завершения проекта.

11. Требования к проекту

Перечислите любое другое оборудование, необходимое для завершения проекта, и укажите, требуется ли от членов команды необходимая степень или сертификация. Также обратите внимание, будут ли поездки или другие проектные требования, которые еще не покрыты.

12. Условия оплаты

Если бюджет проекта был создан, вы можете перечислить платежи, связанные с проектом, и то, как они будут осуществляться: авансом, с течением времени или после завершения. Например, вы можете произвести оплату после завершения вехи или по фиксированному графику, в зависимости от того, что более осуществимо с финансовой точки зрения.

13. Прочие

Будут другие части проекта, которые не подходят для вышеперечисленных категорий, и это место, куда вы можете добавить их, чтобы охватить все.Например, есть ли проблемы с безопасностью, ограничения в отношении оборудования или программного обеспечения, оплата командировок, пост-проектная поддержка и т. Д.?

14. Закрытие

Это определит, как результаты будут приняты, и кто их доставит, проверит и подпишет. Кроме того, он отвечает за окончательные обязанности администратора, следя за тем, чтобы все было подписано, закрыто и заархивировано.

Форма технического задания

При написании технического задания может помочь использование шаблона технического задания, поскольку он должен отражать все различные аспекты проекта.Большинство шаблонов будут включать такие вещи, как глоссарий терминов, определяющих, на что вы ссылаетесь в SoW. Там будет место, где вы можете написать заявление о цели, а также административную информацию.

Если вам нравится наш шаблон технического задания, вы можете попробовать наши бесплатные шаблоны управления проектами для управления своими проектами.

SOW Сопутствующие документы

SOW — это один из многих документов по управлению проектами, которые вам понадобятся для управления своими проектами. Вот некоторые из них, которые тесно связаны с техническим заданием.

Генеральное соглашение о предоставлении услуг

Генеральное соглашение о предоставлении услуг — это контракт, определяющий условия, которые будут регулировать будущие транзакции и соглашения между двумя сторонами. Генеральное соглашение о предоставлении услуг включает основные положения и условия, от которых можно отказаться в будущих юридических соглашениях.

Вы можете использовать основное соглашение о предоставлении услуг, чтобы начать отношения с клиентом или поставщиком, а затем использовать SOW для каждого проекта.

Устав проекта

Устав проекта дает обзор вашего проекта.Он включает такие вещи, как цели проекта, заинтересованные стороны, цели, объем проекта и многое другое. Это очень полезный документ, который поможет вам написать свой SOW.

Иерархическая структура работ

Структурная декомпозиция работ — это инструмент управления проектами, который позволяет менеджерам проектов разбивать объем проекта на задачи, результаты, этапы и фазы проекта. Это визуальное представление всей работы, необходимой для проекта.

Запрос предложений

Запрос предложений (RFP) используется для поиска поставщиков и подрядчиков, которые могут поставлять в проект продукты и услуги.Запрос предложений предоставляет обзор проекта, чтобы дать участникам торгов четкое описание того, что от них требуется. После того, как клиент выбирает поставщика, следующим шагом является предоставление ему технического задания с более подробной информацией об объеме работ.

ProjectManager может улучшить ваше состояние работы

ProjectManager имеет набор инструментов для управления проектами, которые могут помочь вам составить техническое задание, точно отражающее предстоящий проект. Для начала вы можете использовать нашу диаграмму Ганта, чтобы начать перечисление всех задач, которые вы можете придумать для проекта.

Онлайн-диаграмма Ганта имеет основы визуальной временной шкалы, способность связывать зависимости, чтобы избежать узких мест и устанавливать контрольные точки. Распределите затраты по задачам и просмотрите запланированные затраты для проекта или конкретных этапов. Но вы можете использовать представление листа, чтобы видеть только сетку, отфильтровать критический путь, чтобы знать, какие задачи можно пропустить при необходимости, и установить базовый план после того, как ваше расписание и бюджет будут выполнены. Это означает, что вы сможете отслеживать в режиме реального времени, соблюдаете ли вы график и не укладываете ли вы свой бюджет.ProjectManager имеет нужные вам инструменты и предоставляет больше функциональных возможностей, чем у конкурентов. Попробуйте бесплатно с нашей 30-дневной пробной версией.

ProjectManager имеет динамические диаграммы Ганта, которые не только визуализируют вашу временную шкалу.— Попробовать бесплатно!

Как видите, использование нашего программного обеспечения для построения диаграмм Ганта может иметь большое значение для составления точного технического задания для вашего проекта. Точность очень много значит для заинтересованных сторон, когда приходит время выполнить работу, которую вы определили.

Техническое задание — основополагающий документ любого проекта.После создания и утверждения вам нужно будет создать план и реализовать его. Вот где на помощь приходит ProjectManager. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами предоставляет данные в режиме реального времени, чтобы помочь вам управлять своим техническим заданием и отслеживать его. Сделайте тестовое вращение и посмотрите, как это может помочь вам с 30-дневной бесплатной пробной версией.

10 шагов, чтобы составить полное описание работы

Если вы занимаетесь управлением проектами, вы не должны быть новичком в описании работы (SOW).

Настолько, что вы, вероятно, знаете, что при написании технического задания есть , редко место для ошибки.Поскольку SOW закладывает основу для будущего сотрудничества и является частью юридически обязывающего соглашения, даже крошечная ошибка или недоразумение может рикошетить.

С другой стороны, запись всех тонкостей проекта заранее может спасти вас от множества неприятностей. Вот почему вы хотите, чтобы ваше техническое задание было исчерпывающим и хорошо отшлифованным, прежде чем кто-либо подпишется на пунктирной линии. Мы сделали это руководство, чтобы помочь вам добиться именно этого, поэтому приступим:

Что такое описание работы?

Техническое задание, также известное как «объем работ», представляет собой договорный документ, в котором максимально подробно излагается, что входит в проект.

Руководство к своду знаний по управлению проектами (PMBOK) определяет техническое задание как « повествовательное описание продуктов или услуг, которые должны быть поставлены по контракту. ”

Менеджер цифрового проекта называет это « соглашением между клиентом и агентством, подрядчиком или поставщиком услуг, которое определяет, что входит в проект, а что нет. ”

В управлении проектами SOW всегда охватывает сделку между двумя сторонами — проектной компанией и клиентом.Важно отметить, что техническое задание обычно представляет собой приложение А к условиям контракта, и к нему следует относиться серьезно.

Вы найдете шаблон технического задания в разделе «Прогноз» на странице «Объем работ». Вот краткий обзор:

Чем НЕ является Положение о работе

Термин «техническое задание» иногда неверно истолковывают, в основном из-за несметного количества документов, связанных с проектами, в сфере развития бизнеса.Вот несколько случаев, которые следует запомнить и отличить от других.

Отчет о работе и Устав проекта

Эти два документа часто путают, потому что оба подписываются на начальном этапе проекта. Однако SOW — это только часть процесса разработки устава проекта. Кроме того, SOW не уполномочивает менеджера проекта расходовать бюджет проекта и ресурсы проекта, в отличие от устава проекта. В отличие от устава проекта, SOW не инициирует проект.

Отчет о работах по сравнению с контрактом

Техническое задание — это не контракт сам по себе, это неотъемлемая часть контракта, которая, в свою очередь, охватывает все мельчайшие детали сотрудничества и проекта. Хотя техническое задание может быть отправлено клиенту для утверждения и может быть изменено и обсуждено, контракт является заключительным этапом в процессе переговоров, который связывает обе стороны вместе.

Отчет о работе в сравнении с объемом работ

Оба термина часто используются как синонимы, но в зависимости от контекста между ними есть небольшая разница.Техническое задание — это документ высокого уровня, который определяет проект, представляя его миссию, результаты и критерии успеха. Объем работ (относящийся к содержанию проекта) — это только элемент, используемый в техническом задании, иллюстрирующий основные этапы и задачи, которые команда проекта должна выполнить и достичь целей проекта.

Кто составляет справку о работе

Каждый раз, когда компания берется за новый проект, кому-то поручается написать SOW. Кто? В зависимости от типа проекта — внутреннего или внешнего, для создания технического задания могут быть назначены разные роли.

Если планируется внутренний проект , документы часто передаются в офис управления проектом, заинтересованным сторонам проекта или группам пользователей.

Если вы предоставляете услуги сторонним организациям, эту задачу можно поручить менеджерам проектов, спонсорам проектов и даже клиентам или независимым третьим сторонам.

В большинстве случаев SOW пишется, когда проекты должны быть доставлены для внешних клиентов, а менеджеры проектов выполняют необходимые административные обязанности.

Что делает рабочий документ?

Цель технического задания — служить средством взаимопонимания между вами и вашим клиентом.

Таким образом, он определяет проект, включая миссию, объем, основные требования, подробный план задач, которые должны быть выполнены, даты начала и окончания, необходимые критические ресурсы, вехи и сроки, сроки и, что наиболее важно, подпись обоих стороны.

Агентство, команда исполнителей и клиент — все должны знать, что именно согласовано.

Зачем нужно заявление о работе

Может показаться, что единственное преимущество SOW — это фундаментальная часть контракта, заключающаяся в том, чтобы скрепить соглашение. Однако техническое задание — это гораздо больше! Это облегчает обсуждение, помогает получить необходимый обзор и понять, что вы можете предложить клиенту.

Имея четкое техническое задание с самого начала, вы также можете быстрее пройти процесс утверждения. Еще одно преимущество: хорошее техническое задание помогает уменьшить множество ошибок.И это даже без упоминания того, что с SOW вы и ваш клиент находитесь на одной странице.

Хорошее техническое задание всегда должно отвечать интересам как компании, оказывающей профессиональные услуги, так и клиента. Для поставщиков услуг это помогает избежать риска потенциального смещения объема работ, в то время как для клиента это дает комфорт, зная, что будет передано им в конце, не говоря уже о цене завершения проекта.

SOW также является документом, к которому команда может принимать повседневные решения.Это предотвращает попадание команды во многие ловушки во время выполнения проекта, такие как споры по поводу требований проекта, «выборочная амнезия» и доработка, и это лишь некоторые из них.

Приступая к написанию технического задания

Итак, когда лучше всего начинать составлять техническое задание? В идеале первую идею SOW следует развивать при подготовке презентации для лифта и изучении бизнес-потребностей вашего клиента. Пришло время набросать план после телефонного звонка или встречи с потенциальным клиентом и повышать уровень детализации по мере продвижения.

Чтобы составить полное техническое задание по проекту, вам нужно с самого начала задать правильные вопросы. Подумайте о проблеме с точки зрения клиента. Как проект решает их проблему? Что им это стоит? Что они получают взамен, потратив свои деньги? Является ли то, что вы предлагаете уникальным? Вовлечение клиента в активное обсуждение перед написанием SOW имеет решающее значение для продвижения по пути к успеху.

Ключевые элементы SOW

Просматривая сотни документов и образцов SOW, мы составили список этих ключевых элементов, которые входят в структуру каждого успешного технического задания по проекту и делают его завершенным:

Цели проекта. В большинстве случаев этот раздел представляет собой формулировку цели, которая отвечает на набор очень конкретных и серьезных вопросов. Какова цель и миссия проекта? Почему вы вообще это инициировали? Какую пользу принесет проект обеим сторонам?
Объем работ. Это специальный раздел, в котором указывается, какие работы должны быть выполнены в рамках проекта, как они будут выполняться и сколько времени займет проект. Здесь следует указать общие шаги и детали процесса.
Место и время исполнения. В большинстве рабочих документов этот раздел используется для определения того, где будет осуществляться проект. Это становится особенно актуальным в глобальных настройках. Например, когда вы и ваш клиент находитесь в разных странах и часовых поясах.
Вехи. Если проект длительный и сложный, он часто разбивается на этапы — промежуточные события для измерения прогресса. Указание продолжительности и оплачиваемых часов для каждой вехи поможет вам предсказать дату окончания проекта.
Задачи. Задачи — это четкие действия по достижению основных этапов и общих шагов, изложенных в объеме работы. Здесь вы должны быть как можно более информативными, чтобы не пропустить ни одного важного шага.
График. Ключевой элемент SOW, расписание — это временная шкала проекта, включающая вехи, задачи и ресурсы на протяжении всего жизненного цикла проекта. В зависимости от типа взаимодействия, в котором вы участвуете, расписание можно отложить на более позднее время.Например, если используются соглашения о предоплате и вы предоставляете услуги на постоянной основе, будет меньше документов и, следовательно, график может быть исключен.
Результаты. Полный SOW будет содержать количественную оценку продуктов или услуг, которые должны быть предоставлены по завершении проекта. Проиллюстрируйте их и укажите, что и когда должно.
Тестирование. Тестирование уместно, например, в техническом задании на разработку программного обеспечения.Выделите ему раздел, если и как будут оцениваться результаты.
Ожидаемые результаты. Это ваше определение и определение вашего клиента того, как будет выглядеть успех, когда проект будет реализован.
Особые условия и требования. Здесь вы указываете условия оплаты и другие части проекта, которые не входят в вышеперечисленные категории.
Закрытие. Это определит, как результаты будут приняты, и кто будет их доставлять, проверять и подписывать.Кроме того, он отвечает за окончательные обязанности администратора, следя за тем, чтобы все было подписано, закрыто и заархивировано.

Как написать хорошее описание работы

Без сомнения, написание хорошего технического задания требует обучения. Часто возникает проблема: 1) незнание того, как точно спланировать проект, 2) с чего начать, и 3) как визуализировать свой план и результаты. Вот шаги, которые вы можете предпринять для создания простого, но четко определенного рабочего задания.

1. Представляем проект

Вы всегда начинаете техническое задание с введения . В этом разделе представлена информация о каждой ключевой заинтересованной стороне проекта, то есть о клиенте, агентстве и сторонних заинтересованных сторонах, если таковые имеются. Во введении вы также кратко определяете проект и работу, которую необходимо выполнить. В дополнение к этому, поскольку это обязательное соглашение, обе стороны должны знать, на что они соглашаются, подписывая SOW.

Ключевой вывод: Представьте проект и заинтересованные стороны и убедитесь, что клиент понимает, что SOW является формальным соглашением.

2. Определите видение

Техническое задание всегда должно включать видение или цель проекта. Видение — отличный способ ставить цели и возможность установить достижимые ожидания. Видение может коснуться того, что ожидается? Какова цель конечного результата? Кто такой конечный пользователь и как они хотят его использовать? Какую проблему должен решить проект?

Начиная с этого шага, будет определена миссия или то, как мы собираемся реализовать это видение.

Ключевой вывод: Убедитесь, что миссия определена, и все понимают и соглашаются с характером результатов. Какую проблему нужно решать, для кого?

3. Задайте требования к проекту

Каковы основные базовые требования проекта? Возвращаясь к миссии, какую проблему должен решить конечный пользователь в результате? И как? Убедитесь, что вы понимаете друг друга, и составьте список каждого требования.Этот список используется позже в процессе для настройки фактических задач, то есть процесса определения объема.

Ключевой вывод: Укажите требования к проекту на основе ранее определенной миссии. Составьте список требований и сохраните их для анализа.

4. Определите область действия

После определения видения и требований проекта следующим приоритетом является определение объема. Что входит в сферу охвата? Что выходит за рамки? Эти два вопроса являются жизненно важными моментами для согласования, определения и настройки проекта.Это основа для остальной части процесса планирования. По сути, это когда намечены основные этапы проекта. Еще не обязательно на уровне задачи, но достаточно, чтобы согласовать цели и ожидания между агентством и клиентом.

Ключевой вывод: Настройте объем на основе ранее определенных требований проекта. Что входит, а что выходит за рамки? Укажите вехи и согласуйте с клиентом.

5. Установить срок сдачи проекта

Установка даты начала и окончания проекта может показаться простой задачей, но не в том случае, если вам нужна надежная дата окончания.Оценка времени выполнения задач, доступная мощность необходимых ролей и общая стоимость проекта — все это трудно оценить, но они необходимы для отслеживания прогресса.

Использование платформы, которая может помочь вам в выполнении этих оценок, может значительно повысить надежность и точность. Автоматическое расписание Forecast объединяет совокупные навыки и знания, полученные в сотнях тысяч проектов, для оценки задач и прогнозирования даты выполнения. Кроме того, он не только учитывает все аспекты этого проекта, но и включает все проекты в вашей компании, одновременно связывая их с доступными вам ресурсами.

Ключевой вывод: Дата и сроки начала проекта устанавливаются на основе оценки времени, ресурсов и бюджета. Платформа управления бизнесом может помочь в этом процессе.

6. Выделить ключевые ресурсы

Проектам нужно не просто достаточно ресурсов, им нужно достаточно правильных ресурсов. Роли, навыки людей и имеющиеся возможности часто упускаются из виду. Важно оценить, какие типы ресурсов необходимы для данного проекта, чтобы гарантировать, что реализация возможна в установленных рамках.Точно так же это помогает обеспечить высокий уровень использования.

Максимальное использование вашей команды может стать движущим фактором для клиентов, которые заказывают вашу компанию для своего следующего проекта. Если у вас нет необходимых ресурсов, возможно, вы не сможете завершить проект в рамках согласованного технического задания. Вот что нужно учитывать: какие типы ресурсов вам нужны для этого проекта? Сколько часов требуется для каждой роли и доступны ли ресурсы?

Ключевой вывод: Надлежащее управление мощностями гарантирует, что нужные люди будут доступны, когда это необходимо.Распределение и планирование ресурсов может быть выполнено с уверенностью, только если у вас есть целостный обзор.

7. Создайте график

Когда вы определили объем, даты начала и окончания и согласовали доступные ресурсы, вы можете приступить к настройке временной шкалы проекта. Всегда полезно обсудить основные этапы и сроки с вашим клиентом, пока вы создаете SOW. Вы же не хотите выбегать за пределы периметра, о котором вы договорились.С помощью временной шкалы вы будете знать, какие этапы должны быть выполнены, когда и в каком порядке.

Ключевой вывод: Управление графиком осуществляется в зависимости от объема, дат начала и окончания, а также мощности, доступной для вашего проекта.

8. Указать условия оплаты и сроки оплаты

Как и в любом другом соглашении, предусматривающем обмен денег или вещей, вам необходимо указать условия того, как вы собираетесь получить компенсацию за выполняемую работу, т.е.е., условия оплаты и сроки.

Ключевые вынос: Включите условия оплаты и укажите сроки оплаты.

9. Включить особые требования

Наконец, нужно ли учитывать какие-либо особые требования? Это могут быть особые меры безопасности, например, кто имеет доступ к проекту или кто может получить доступ к базам данных коммерческой тайны и т. Д.

Ключевой вывод: Любые особые требования, необходимые для проекта, должны быть включены в техническое задание.

10. Принять и подписать

Документ может быть подписан, когда все предыдущие 9 пунктов были тщательно определены, прочитаны и поняты обеими сторонами. SOW согласовывается и подписывается.

Теперь документ технического задания работает как формальный документ, так и как план практических действий при инициировании и реализации проекта. Это гарантирует, что обе стороны установили точки соприкосновения и имеют представление о полном жизненном цикле проекта.

Ключевой вывод: Убедитесь, что и клиент, и команда проекта понимают и соглашаются с SOW и подписывают контракт.

Ключевые выносы

Наличие четко сформулированного технического задания — это первая ступенька к запуску, выполнению и реализации успешного проекта. Проект, который может быть реализован вовремя, по объему и в рамках бюджета. SOW работает как справочный материал во время проекта. В нем перечислены основная цель проекта и работы, которые необходимо завершить и выполнить к концу проекта.Все это согласовывается путем подписания SOW.

Краткое изложение основных выводов

Представьте основных заинтересованных сторон и проект. Клиент, агентство, любые сторонние заинтересованные стороны. Обычно прилагается краткое введение в проект.
Определите миссию проекта. Какую проблему необходимо решить и кто конечные пользователи результата?
Задайте требования к проекту. Исходя из миссии, определяются требования к проекту.
Определите объем. Что входит в объем, а что выходит за рамки проекта?
Инициируйте проект и установите крайний срок для результатов, обращая внимание на вашу общую мощность, мощность для каждой необходимой роли и график. Платформа для управления бизнесом может оказаться большим подспорьем.
Распределите ключевые ресурсы с учетом ограничений емкости, доступности и расписания.
Управляйте планом, указав объем, даты начала и окончания, а также мощности, доступные для вашего проекта.
Определите условия платежа и сроки, чтобы все были на одной странице.
Установите особые требования, если что-то необходимо помимо того, что ранее было определено в SOW.
Принять и подписать техническое задание и приступить к работе.

Подводя итог, для полной прозрачности и понимания между агентством, членами команды и клиентом, каждый должен знать, что согласовано в SOW. Создание SOW должно быть совместным усилием, поскольку SOW является средством понимания.

Помимо информации о том, что согласовано для завершения, в техническом задании также указано, что не согласовано с . Это способ избежать потенциального сползания прицела. Смещение объема работ — это принятие на себя большего объема работы, чем было первоначально согласовано. Другими словами, ваше время тратится на дополнительную «неоплачиваемую» работу.

В качестве следующего шага вы, вероятно, захотите изучить принципы использования технического задания для руководителей проектов и членов команды. Нажмите на изображение ниже, чтобы узнать больше.

Техническое задание: шаблон, пример и определение

Управление проектами Техническое задание: что это такое и как создать его для вашего проекта

Независимо от того, насколько масштабным или простым, при заключении контракта с другим предприятием, техническое задание будет первоначальной обязательной гарантией и изложением того, как работа будет соответствовать установленным руководящим принципам, стандартам и ожиданиям.

Поскольку рабочие задания подробны и обстоятельны, их создание может показаться немного утомительным.Чтобы помочь, мы разбили для вас детали и составили это простое и понятное руководство по входам и выходам при составлении технического задания.

Что такое техническое задание?

Техническое задание или SoW — это контракт, устанавливающий ожидания в отношении проекта и согласовывающий задействованные команды. Детали должны уточнить цену, сроки, результаты, процесс, ожидания требований, графики выставления счетов и многое другое, в зависимости от объема и широты вашего проекта.

Проще говоря, SoW — это документ соглашения между клиентом и агентством, определяющий детали того, что будет включать в себя проект, а что нет.

Техническое задание — это один из первых документов, которые вы составляете для создания структуры проекта перед переходом на этапы планирования и выполнения. . По сути — это первый подробный обзор вашего проекта.

Почему так важно техническое задание?

В конечном счете, техническое задание — это управление и документирование ожиданий.Руководящие принципы, изложенные в техническом задании, обеспечивают ясность, детализацию и гарантируют, что все будут на одной странице, избегая конфликтов в ходе работы над проектом. Стороны и стороны, которым следует получить техническое задание:

Руководителю проекта потребуется техническое задание, поскольку оно фиксирует и определяет каждую деталь построения и сопровождения проекта.
Подрядчики или сотрудники за пределами вашей организации будут использовать SoW в качестве подробного компаса для навигации по условиям, результатам, деталям работы, графикам и ожидаемым результатам.
Все участники контракта , независимо от того, связаны ли они или заключены контракты. Например, подрядчики, которые все еще участвуют в торгах по проекту, или даже поставщики, желающие внести свой вклад в продукты / услуги, которые вам могут понадобиться. Вы можете убедиться, что они понимают и принимают рекомендации, изложенные в вашем SoW.

Отслеживайте время именно там, где происходит
работ

Оценивайте задачи, устанавливайте бюджеты, учитывайте время и
настраивайте отчеты — все это внутри вашего инструмента управления проектом
.Простой!

Заявление о работе VS Объем работ, Устав проекта и Генеральное соглашение об услугах

Мы обнаружили, что эти термины легко спутать или они используются взаимозаменяемо (неправильно), поэтому мы решили включить сюда небольшой раздел, разъясняющий различия.

Ведомость работ по сравнению с объемом работ

Если вам интересно, в чем разница между объемом работ и техническим заданием, это довольно просто: техническое задание представляет собой всеобъемлющий подробный документ, в котором излагаются цели, цель, руководящие принципы, результаты, время требования, затраты и т. д.Объем работ — это один раздел в рамках SoW, в котором подробно описываются прогнозируемые результаты проекта и особенности работы, проделанной для достижения этих результатов.

Определение объема проекта помогает определить направление проекта и убедиться, что оно соответствует своей первоначальной цели. Некоторые проекты неизменно изменяют некоторые, но объем работы помогает гарантировать, что изменение не отклонится слишком далеко от пути и не вырастет из-под контроля. Вы найдете более подробную информацию о объеме работы, когда мы изучим схему SoW.

Отчет о работах по сравнению с уставом проекта

Разница между уставом проекта и SoW состоит в том, что устав проекта подтверждает авторизацию проекта и содержит объем работ в нем. Напротив, устав проекта — это короткий официальный документ, подтверждающий одобрение начала или продолжения проекта. Обычно он составляется после рассмотрения инвестором или инициатором проекта и указывает цель и ключевые элементы проекта. Узнайте больше о уставе проекта и о том, что он может для вас сделать здесь.

Ведомость работ по сравнению с генеральным соглашением об услугах (MSA)

MSA охватывает договор по взаимному согласию, определяющий условия, которые регулируют будущие соглашения или транзакции между агентством и клиентом. Цель MSA — связать вовлеченные стороны некоторыми простыми условиями, чтобы ускорить согласование любых будущих транзакций. В СУО следует включать и определять как можно больше терминов в максимально общем виде, чтобы избежать необходимости повторных переговоров, чтобы все стороны могли лучше сосредоточиться на деталях.

3 различных типа SoW

Основные типы отчетов о работе делятся в основном на 3 категории:

1. Дизайн / деталь

Этот тип SoW излагает ожидания и требования покупателя в отношении хода проекта и вводится, чтобы сообщить поставщику, как завершение работы должно соответствовать этим ожиданиям. Примеры этих требований могут включать в себя контроль качества, измерения, материалы и т. Д. Наиболее важным моментом этого типа SoW является разъяснение того, что, поскольку подрядчик должен следовать явным требованиям покупателя, а не своим собственным, покупатель несет риск. производительности.

Использование шаблона для сбора требований для этого типа SoW является ключевым моментом, поскольку он обеспечивает обмен информацией по любым вопросам и ответам о требованиях покупателя (измерение материалов, качество, требования к процессу поставщика, и это лишь некоторые из них).

2. Уровень усилий / времени и материалов / удельная ставка

Этот тип SoW является своего рода универсальной версией, которая фокусируется на результатах рабочего времени, а также на определении материалов, необходимых для завершения проекта.

3. На основе производительности

Настоящая SoW определяет условия контрактов, измеряемые на основе структуры работы, основанной на производительности, включая поставленное оборудование и цель выполненных работ:

Метод завершения работы не указан, что дает руководителю проекта автономию в принятии решения о том, как успешно завершить проект.

Как написать техническое задание

Поскольку он фиксирует и определяет каждую деталь вашего проекта, крайне важно, чтобы ваше техническое задание было тщательным и точным.В то же время рекомендуется сделать его кратким и подробным, чтобы за ним было легко следить. Звучит сложно? Не волнуйтесь! Вот как это исправить:

Разбейте проект на фазы . Таким образом, вы сможете получить представление о том, чего требует каждый этап. А также то, что вам понадобится в SoW на каждой фазе.
Определите свою цель и то, как вы собираетесь ее достичь. Представьте подробный план результатов. Затем, что потребуется для получения этих результатов.Расскажите не только о том, что входит в объем проекта, но и о том, что может быть за его пределами.
Объясните цель вашего проекта таким образом, чтобы это было кристально ясно для всех участников. Сам план может быть динамичным процессом, но ваша ясная и лаконичная цель — нет. Это показатель того, как вы будете оценивать успех проекта.
Установите четкие, простые количественные границы , чтобы все стороны понимали ожидания завершения проекта.
Основываясь на четырех приведенных выше пунктах, наше заявление о масштабах проекта до взаимно определяет ожидания в отношении требований проекта в рамках задач проекта.
Сделайте это коротким и приятным , но достаточно ясным, чтобы не было места неверному истолкованию.
Обучайте и подтверждайте! Убедитесь, что вы знаете свою SoW наизнанку. Таким образом, ваша команда, ваш клиент и все, кому нужно знать, тоже понимают это.Лучшая практика: регистрируется на протяжении всего проекта и предоставляет пуленепробиваемые напоминания о соответствующих моментах, чтобы все были в курсе.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ! Хороший инструмент управления проектами меняет правила игры. Это гарантирует, что вы выполнили все задачи и расставили точки над i в вашем SoW.

План работ

Как и в случае с завершением любой большой задачи, разбивка технического задания на подробные части значительно упрощает ее выполнение.Части вашего SoW будут пропорциональны размеру вашего проекта. Давайте перейдем к основным моментам проекта, которого он должен затронуть.

✔️ Введение

Во введении дается общее объяснение работы и участников проекта. За этим последует постоянное предложение (приверженность проекту). Это фиксирует стоимость продуктов и / или услуг, необходимых для проекта. Это также открывает путь к более формальному и подробному контракту.

✔️ Цель проекта

Эта часть SoW описывает цель выполнения проекта.Для чего это? Почему вы хотите инициировать проект? Убедитесь, что четкое изложение цели начинается с раздела о целях проекта и дает подробные ответы на вопросы о целях, результатах и окупаемости инвестиций.

✔️ Объем работ

Здесь вы найдете подробную информацию о дальнейшем завершении проекта. Вы включите схему с подробным описанием необходимой работы, процессов, используемых для ее выполнения, временных рамок, необходимых для завершения проекта, и использования ресурсов для завершения проекта, таких как инструменты, программное обеспечение, оборудование и т. Д.

✔️ Где будут выполняться работы?

Укажите сайт проекта, если ваша команда будет работать из центра, или подробные сведения об обстоятельствах, если они работают удаленно. Независимо от того, где работают ваши люди, крайне важно сообщить об их местонахождении, а также о любых инструментах, используемых на месте. (Программное обеспечение, оборудование и др.)

✔️ Разбейте шаги, указанные в разделе «Объем работ», на подробные задачи

Это место, где можно убедиться, что ваши шаги ясны и детализированы, как указано в объеме работ.Такие вещи, как конкретная необходимая работа, процессы для достижения завершения, сколько времени потребуется для завершения проекта и необходимые покупные ресурсы для завершения проекта.

Помните, что разделение каждой из этих категорий на этапы или вехи значительно облегчит создание подробных, поддающихся количественной оценке планов для каждой. чтобы убедиться, что все понимают, что потребуется для завершения каждого этапа проекта.

✔️ Создание измеримых вех

Четко укажите, сколько времени доступно и запланировано для завершения проекта от начала до конца.Согласуйте дату начала и предлагаемую дату окончания, затем убедитесь, что доступны подробные оплачиваемые часы по дням, неделям и месяцам. Это включает часы, потраченные на детализацию и запись оплачиваемых часов и расписаний!

Укажите здесь также любые максимальные суммы оплачиваемых часов для подрядчиков и / или поставщиков. Это та часть, где мы балуемся зарплатой людей, поэтому здесь первостепенное значение имеет конкретность.

✔️ Какие результаты?

Составьте список результатов вместе с четким согласованным объяснением того, что должно быть сделано и когда.Здесь могут быть полезны детали, относящиеся к «готовому продукту» — количество, цвет, размер, структура и т. Д. Все, что требуется для удовлетворения ожиданий результатов, будь то физические, визуальные и любые другие — согласовывайте детали и сроки.

✔️ Планирование

Этот раздел включает подробный список ожидаемого графика для всех сторон, вовлеченных в проект, и начинается с ожидаемого завершения результатов. Подробная информация о том, какой поставщик, подрядчик и т. Д.будет нести ответственность за это, когда он начнется, период выполнения, фаза разработки, фаза обзора, фаза реализации, фаза тестирования и сроки закрытия проекта. В зависимости от специфики проекта этапов планирования может быть больше или меньше.

✔️ Стандарты и испытания

Определите и перечислите требуемые отраслевые стандарты, если применимо, а также любое соблюдение требований тестирования. Сделайте это подробно.Что четко прописано в стандартах? Измерить инвентарь испытательного оборудования, если таковое имеется, и лиц, участвующих в процессе тестирования.

✔️ Получите четкое определение успеха

Определите ожидания заинтересованных сторон, вовлеченных в этот проект. Что они бы назвали успешным завершением проекта? Убедитесь, что это понятно всем сторонам.

✔️ Разное. требования

Нужно ли кому-нибудь путешествовать по этому проекту? Подробности здесь.Перечислите все сертификаты или образовательные степени, необходимые для успешного завершения проекта (если таковые имеются), и обязательно укажите необходимое оборудование или ресурсы.

✔️ Платежи

После создания бюджета проекта составьте список и согласуйте суммы платежей, график платежей, связанных с проектом, и будут ли выплаты производиться по завершении или авансом? Выплата будет производиться за этап? Какой бы план оплаты ни соответствовал потребностям всех сторон проекта, здесь требуется согласование.

✔️ Другое, разное.

Каждый проект индивидуален, и обычно они не помещаются аккуратно в коробку, обернутую бантом. Почти всегда есть дополнительные сведения, которые не попадают в перечисленные выше категории. В этом разделе их можно подробно перечислить. Примеры этого могут включать в себя бюджеты на оплату проезда, сведения о безопасности, защите конфиденциальной информации и т. Д.

✔️ Крышка

Это как раз то, о чем говорится: окончательное определение результатов.Включая условия их принятия, ответственность за качество результатов, определение участия в доставке, проверке и утверждении. Закрытие также включает в себя согласие всех сторон в отношении окончательных административных обязанностей. Это гарантирует, что проект будет одобрен, официально закрыт и заархивирован.

Шаблоны рабочих заданий

Шаблон SoW может спасти жизнь, когда дело доходит до разработки и составления полного технического задания. Процесс трудоемкий! Из-за количества деталей, которые необходимо включить, использование даже простого шаблона рабочего задания поможет вам ничего не упустить.

Щелкните одну из ссылок под , чтобы загрузить бесплатный, простой и легкий в использовании шаблон SoW. Наш шаблон является базовым, в нем представлены основные моменты, которые должна охватывать SoW. Это дает вам возможность адаптировать его к потребностям вашего бизнеса. Кроме того, он исключает те вещи, которые могут вам не понадобиться.

Шаблон проведет вас через каждый шаг, делая процесс создания SoW быстрее и проще. Он также документирует конкретные даты и сроки, помогая вашей команде не отставать от задачи.Успешно достигните цели вашего проекта:

Вот ссылка: Шаблон технического задания

Часто задаваемые вопросы

Техническое задание — это договор?
Не само по себе. Это документ в контракте или часть контракта на проект, в котором излагается ландшафт проекта.
Является ли техническое задание юридическим документом?
Да, поскольку это предусмотрено контрактом, это юридически обязательный документ.
Кто составляет техническое задание?
SoW во время своего создания проходит через несколько рук: координатор планирует категории, которые должны быть включены в SoW.Затем автор (ы) разрабатывает черновик. Затем SoW передается рецензентам, которые предоставляют комментарии и вносят необходимые изменения. Редактор координирует свои действия с рецензентами, чтобы проанализировать их идеи. Затем он или она либо включает их в SoW, либо игнорирует их в зависимости от консенсуса. Затем окончательная версия документа подписывается обеими сторонами и передается на реализацию.

Несколько заключительных мыслей

Невозможно переоценить, насколько важно составить чистое и качественное техническое задание для любого проекта.Настройтесь на успех! Во-первых, разберитесь, что такое SoW. Затем, какой тип SoW подходит для ваших конкретных нужд. Наконец, поймите, как тщательно следовать инструкциям и плану. Использование шаблона гарантирует, что вы все сделаете правильно, и поможет вам достичь целей вашего проекта.

Составление описания работы: инструкции и передовой опыт

Говорят, путешествие в тысячу миль начинается с одного шага. В управлении проектами этот первый шаг обычно включает в себя техническое задание.Это важный документ, в котором подробно описывается все, что входит в проект.

Правильное решение необходимо для успеха проекта.

Что такое техническое задание?

Техническое задание (сокращенно SOW, SoW или sow) является важным компонентом контракта между клиентом и поставщиком. Это гарантирует, что проект соответствует ожиданиям и согласованным руководящим принципам. В нем также содержится краткое описание того, что входит в объем работ и выходит за его пределы, чтобы уменьшить расползание объема работ, и, среди прочего, что покрывает стоимость проекта.

SOW является обязательным документом планирования проекта и должен включать такие детали, как ожидаемые результаты, графики работы, графики выставления счетов, рабочий процесс и т. Д.

После утверждения SOW должен быть доведен до сведения всех заинтересованных сторон, чтобы предотвратить любые споры или двусмысленность в отношении сроков, бюджетов, критериев успеха и требований к результатам.

Возможно, самое простое определение технического задания состоит в том, что оно устанавливает, согласовывает, управляет и документирует ожидания проекта.Использование SOW избавит вас от многих головных болей в будущем.

Что составляет техническое задание?

Каждый проект, будь то небольшой одностраничный веб-сайт или столь сложный, как многоэтажная структура, выиграет от хорошо составленного SOW. Не существует единого способа составить техническое задание, поскольку разные организации могут подходить к процессу по-разному.

SOW может содержать всевозможные детали, относящиеся к выполняемой работе, но большинство из них содержит следующие элементы:

Цели

Здесь вы определяете цели или цель проекта.Вы также можете обсудить ожидаемые результаты проекта в этом разделе. Цели должны быть реалистичными, разумными и измеримыми. Например:

Для повышения безопасности данных путем замены устаревших программных систем
Для разработки современного веб-сайта электронной коммерции, который привлекает пользователей, повышает узнаваемость бренда и генерирует больше продаж
Для разработки и внедрения пакета льгот, который сократит количество сотрудников коэффициент отсева на 35%

Объем

В разделе «Объем» описываются границы проекта, что находится в рамках и вне его, а также что необходимо для достижения целей проекта.Подробности могут включать:

Общее описание процесса управления проектом
Краткий обзор этапов процесса
Общее описание применяемой методологии
Описание места работы, инструментов, оборудование, программное обеспечение и аппаратные системы, а также навыки и рабочая сила, необходимые для выполнения работы.

Задачи

Задачи — это действия, обеспечивающие результаты. Под каждой задачей могут быть обозначены процессы, результаты или этапы.В этом разделе также следует определить, какая сторона (клиент или поставщик услуг) отвечает за выполнение определенной задачи.

Конечные результаты

В разделе конечных результатов должно быть указано все, что ожидается от проекта, и когда они будут созданы. Включите соответствующие данные, такие как количество, цвет, размер и т. Д. Например:

Дизайн веб-сайта: два черновика концепции в течение трех недель после получения задания на дизайн
Написание и перевод: два переведенных эссе не позднее 4 февраля 2021 г.
Производство: прототип упаковки гигиенического продукта через неделю после художественное произведение утверждено

График

В этом разделе представлен обзор того, как может выглядеть график проекта, с такими подробностями, как, когда задачи, этапы и результаты будут выполнены (сроки выполнения).В зависимости от проекта даты начала могут быть необязательными.

Затраты и платежи

Здесь вы описываете связанные затраты для каждой задачи: оплата труда (почасовая или фиксированная ставка), командировки, расходные материалы и другие сборы. В этом разделе также представлена информация о том, как и когда будут производиться платежи, например, после того, как веха или результат будет завершен, или в соответствии с установленным графиком.

Критерии приемки

Здесь вы описываете функции и атрибуты, которые делают конечный результат приемлемым, в том числе то, как результаты предоставляются, проверяются или оцениваются, а также кто примет и подпишет их.

Подписи

Этот раздел означает, что все стороны согласны с условиями технического задания.

Вот пример описания рабочего шаблона от Smartsheet. Источник: программное обеспечение Smartsheet.

Насколько детализировано слишком много?

Техническое задание может содержать разные типы деталей, но сколько подробностей вы должны включить?

Слишком мало деталей для быстрого утверждения SOW может быть проблематичным, так как это оставит ваш документ открытым для различных интерпретаций.

И наоборот, слишком много деталей, и вы можете застрять в негибком процессе, не оставляя вам места для маневра, когда этого требует проект.

Таким образом, должен быть баланс. Вы хотите, чтобы SOW одобрил как можно скорее. В то же время вы хотите, чтобы были охвачены все основы, чтобы не возникало споров, разногласий или недопонимания.

Отчет о работе, объем работ и устав проекта

Термины «объем работ» и «техническое задание» часто используются как синонимы.Однако есть отличия. Объем работ охватывает результаты проекта и работу, необходимую для достижения этих результатов. И, как вы, возможно, видели в предыдущем разделе, это всего лишь один компонент рабочего задания.

Устав проекта, с другой стороны, представляет собой официальный документ, который санкционирует проект, определяет руководителя проекта и дает ему разрешение расходовать бюджет проекта. SOW является требованием при создании устава проекта.

Как написать техническое задание

То, как вы подойдете к процессу создания технического задания, будет зависеть от вашей отрасли и элементов, которые вы хотите включить в документ.Вот несколько действенных советов, когда пора сесть и написать свой SOW.

Совет 1. Будьте конкретны

Причина, по которой вы готовите техническое задание, — чтобы все были на одной странице.

Поэтому не оставляйте места для догадок и будьте как можно точнее при описании требований, масштабов, целей и т. Д. Проекта.

Что конкретно выглядит как

Пишите SOW только тогда, когда вы знаете результаты: Ничего особенного, если у вас есть лишь смутное представление о том, что создавать или производить.
Используйте язык, который всем понятен: Финансовый и юридический отделы также захотят узнать подробности проекта. Так что, помимо того, что ваш SOW будет как можно более свободным от жаргона, воздержитесь от использования двусмысленных выражений, таких как «в разумные сроки». Вместо этого скажите что-нибудь вроде: «Эта конкретная задача должна быть выполнена в течение двух дней».
Обозначьте, чего ожидают от обеих сторон : При описании задач, которые должны быть выполнены, укажите, какая сторона выполняет какую задачу.Четко сформулируйте, за что вы несете ответственность, а также чего ожидаете от клиента.

Совет 2: Определите, что такое успех

Техническое задание должно прояснить, как выглядит успех. Что составляет приемлемый результат? Когда проект можно считать провальным?

Как выглядит определение успеха

Обозначьте критерии успеха проекта: Четко опишите, каков результат, включая характеристики и функции, которыми он должен обладать, чтобы считаться завершенным и успешным.Например, успешная реализация программного обеспечения может быть определена с точки зрения количества людей, внедряющих программное обеспечение.
Укажите, от кого зависит успех : Вы не хотите, чтобы кто-то оценивал вашу работу, когда она сделана. Вы хотите, чтобы кто-то с полномочиями действительно его проверял, и ваш СОУ должен четко указать, кто этот человек.

Совет 3: четко указывайте затраты и расценки

Бюджет является неотъемлемой частью технического задания. Это означает, что необходимо указать расходы и четко указать условия оплаты.

Как выглядят четкие затраты и цены?

Проверьте свои числа на наличие ошибок: Проверьте сборы, которые, возможно, не были должным образом объяснены. Проверьте свою работу на наличие ошибок и убедитесь, что все таблицы и графики, которые вы включаете в качестве дополнительной информации, предназначены для пояснения, а не для путаницы.
Укажите, когда и как должны производиться выплаты: Если для начала работы требуется первоначальный взнос, сообщите об этом. Если за дополнительную работу требуются дополнительные платежи, эта информация также должна быть указана в SOW.Укажите, когда должны быть произведены окончательные платежи, как они должны быть сделаны (например, PayPal или чек), а также название и адрес компании, которая получит счет.

Совет 4: Будьте готовы к пересмотру

Когда изменения происходят в середине поставки, незамедлительно обновите техническое задание, чтобы отразить изменения. Все соглашения, устные или иные, должны быть официально задокументированы в SOW. Таким образом, есть только один ориентир, к которому можно вернуться в случае путаницы.

Как выглядит пересмотр вашего SOW

Управление версиями документа: С помощью функции управления версиями документов Google Doc вы видите все изменения, внесенные в документ, и того, кто их сделал.Если у вас есть необходимые разрешения, вы даже можете восстановить предыдущую версию. Точно так же контроль версий вашего SOW поможет вам с легкостью определить самую последнюю версию. Кроме того, у вас есть история всех внесенных изменений.
Проведите SOW мимо экспертов: Попросите вашу юридическую команду проверить документ перед подписанием. Вы не хотите столкнуться с проблемами или сожалеть о том, что подписали. Менеджеры проектов также по понятным причинам не являются экспертами в определенных областях, таких как, например, сторона HVAC строительного проекта.Возможно, им придется проконсультироваться с экспертами, чтобы получить правильные технические детали результатов.

Как программное обеспечение для управления проектами может помочь с вашим техническим заданием

Ниже приведены некоторые из причин, по которым программные инструменты для управления проектами необходимы для создания необходимых документов по управлению проектами, таких как SOW. Мы включили несколько примеров программного обеспечения, которые вы тоже можете проверить.

Централизованное хранилище

Вам нужно, чтобы все файлы, отчеты об исследованиях и другие подтверждающие документы были собраны в одном центральном месте, к которому авторизованные пользователи могут получить доступ по запросу, независимо от того, какое устройство они используют.

Когда все собрано в одном месте и легко доступно для поиска по релевантным ключевым словам, больше не будет тратить время на поиск столь необходимой документации в различных файлах и папках.

Храните все свои документы в одном месте с помощью Basecamp. Источник: программное обеспечение Basecamp.

Вы можете создать специальное рабочее пространство для каждого из ваших проектов, где вы можете хранить и обмениваться документами, изображениями и другими файлами проекта.

Инструменты управления проектами в одном месте

Помимо центральной системы хранения, вы можете воспользоваться платформой, которая позволяет вам более эффективно выполнять обязанности менеджера проекта, а также помогает вашей команде выполнять задачи без необходимости в нескольких дискретные системы.

Создавайте проекты и добавляйте нужных людей с помощью Wrike. Источник: программное обеспечение Wrike.

Wrike предоставляет множество необходимых инструментов для управления проектами на единой удобной платформе. Эти инструменты отвечают за создание задач и управление ими, управление ресурсами, учет времени, общие календари групп, хранение документов и файлов и многое другое.

Plus, Wrike может интегрироваться со сторонними приложениями, такими как Slack, Gmail и Microsoft Office.

Коммуникация и сотрудничество

Написание SOW потребует участия заинтересованных сторон, особенно вашей проектной группы.Таким образом, ваша платформа управления проектами должна поддерживать командное общение и сотрудничество с помощью различных средств коммуникации для управления проектами, таких как уведомления, @ упоминания, комментарии к обновлениям, совместное использование файлов, индивидуальные и групповые чаты и многое другое.

Podio предоставляет функцию общения и совместной работы, аналогичную социальной сети. Программное обеспечение Podio.

Podio — это многофункциональный, но чрезвычайно настраиваемый инструмент управления проектами, который предлагает мониторинг задач и обновления активности в стиле Facebook.

Он также имеет функцию планирования встреч, интегрированный чат, подключенную CRM и персональные информационные панели, которые вы можете настроить так, чтобы данные, представленные на любом из ваших рабочих пространств (например, на домашней странице, в сети сотрудников или в отдельных проектах), были данными, которые вы необходимость.

Управление задачами

С помощью программного обеспечения для управления проектами вы можете настроить уведомления о приближающихся сроках и контрольных точках, недавно выполненных задачах, просроченных задачах и т. Д. Таким образом, вы всегда в курсе дела.

Все проекты и связанные с ними задачи находятся в одном месте с помощью Scoro. Источник: программное обеспечение Scoro.

Scoro поставляется с рядом изящных функций управления проектами, таких как календарь, планировщик задач, счета-фактуры, бюджеты, лента новостей, хранилище файлов, рабочие области проекта, информационные панели, медиа-библиотека, отчеты и многое другое.

Что касается управления задачами, Scoro позволяет добавлять задачу, назначать ее нескольким людям, планировать ее в групповом календаре, регистрировать события по определенной задаче, отслеживать время каждой задачи, объединять задачи вместе и т. Д.

Правильное составление технического задания

Независимо от того, требует ли проект от вас проведения технико-экономического обоснования или разработки индивидуального приложения, при составлении технического задания правильно уточняйте детали — важный принцип управления является абсолютной необходимостью.

В конце проекта заинтересованные стороны обратятся к техническому заданию, чтобы определить, были ли соблюдены согласованные условия и будет ли ваша компания полностью компенсирована или понесет штрафные санкции.

Определение и что необходимо включить

Что такое заявление о работе?

Техническое задание, или SOW, направлено на определение обязательств, ответственности и рабочих соглашений между двумя сторонами, обычно между клиентом и такими сторонами, как:

Агентство
Подрядчик
Поставщик услуг

Обычно вы используете техническое задание, когда можете описать работу в соответствии с конкретными инструкциями или указаниями.Точно так же у вас должны быть задачи, условия и требования, которые обе стороны могут легко понять при создании SOW. В общем, техническое задание определяет, что входит, а что нет, в проект.

Почему вы должны использовать описание работы?

В SOW должны быть описаны следующие аспекты конкретного проекта:

Требования к работе
Ожидания производительности
Ожидания от дизайна

Компании часто используют SOW при работе над проектом с сотрудниками или подрядчиками за пределами организации.Вы также можете использовать SOW для информирования подрядчиков или продавцов, участвующих в торгах по вашему проекту.

Создание технического задания дает руководителям проектов несколько дополнительных преимуществ, в том числе:

Установление соответствующих ожиданий: Техническое задание позволяет вам управлять и задокументировать ожидания от вашего проекта. Документация о выполнении работ выходит за рамки того, что обычно включается в смету расходов и / или планы проекта, чтобы добавить уровень деталей о том, что проект должен выполнить и предоставить, а что проект не будет охватывать.SOW дает вам возможность конкретизировать детали того, что вы будете поставлять.
Уточнение подхода к проекту: Пока вы создаете SOW, у вас будет возможность усовершенствовать свой подход. Например, вы можете понять, что вам необходимо скорректировать смету расходов и / или сроки, когда вы обдумываете детали, которые вам нужно будет добавить в документ.
Заявление четких результатов: Уровень детализации, включенный в техническое задание, дает клиенту уверенность в том, что будет поставлено.
Уточнение в области применения по сравнению с выходом за рамки: SOW обеспечивает общее понимание целей и задач проекта. В целом, SOW становится точкой отсчета для того, что считается «входящим в объем» или «выходящим за рамки» для данного проекта.

Вы также можете использовать техническое задание вместе со связанными документами, такими как генеральное соглашение об услугах (MSA) и / или запрос предложений (RFP). В хорошо составленном техническом задании излагаются конечные результаты и задачи подрядчика или поставщика, поэтому он обеспечивает хорошую основу для такого рода документов.Тем не менее, вы должны писать свой SOW только после того, как вы согласовали руководящие принципы и условия проекта. Это поможет предотвратить конфликты при заключении контракта в дальнейшем.

Вот статья о MSA и другая статья о запросах предложений

Получите бесплатные ставки для сравнения
Воспользуйтесь нашей сетью юристов, запрашивайте бесплатные ставки и найдите подходящего юриста для работы.
Получить ставки сейчас
Что должно включать в себя техническое задание?
Хотя формат технического задания будет варьироваться в зависимости от отрасли вашего бизнеса, успешные SOW придерживаются некоторых ключевых рекомендаций.
Вы должны убедиться, что ваш SOW содержит точные формулировки, относящиеся к сфере вашего бизнеса, чтобы избежать неправильного толкования требований и терминов. Несмотря на то, что SOW является подробным документом, это только общее описание работы и должно ссылаться на дополнительную документацию для дальнейшего определения конкретных задач.
Хорошее техническое задание определит объем проекта, а также ключевые показатели эффективности или KPI соглашения. Затем вы можете использовать эти индикаторы для оценки выполнения условий SOW.
Общие разделы в техническом задании включают:
Вступление
Начните с объяснения выполняемой работы и того, кто будет участвовать в проекте. Затем вы можете привести дополнительную документацию, такую как постоянное предложение по установлению цен на услуги приобретенных продуктов и официальный контракт, который содержит дополнительные детали помимо информации, содержащейся в вашем SOW.
Цель проекта
Объясните, почему вы инициируете проект и цель его завершения.Вы можете сделать это, начав раздел с заявления о цели, за которым последуют вдумчивые ответы на следующие вопросы:
Практические результаты
Цели
Прибыль на инвестиции
Объем работ
Обратите внимание на работу, которую необходимо будет выполнить для завершения проекта в этом разделе. Включите такие сведения, как необходимое программное и / или аппаратное обеспечение и процесс, использованный для выполнения работы, в том числе:
Итоги
Затраченное время
Общие шаги для достижения результатов
Место работы
Команда, работающая над проектом, может работать на центральном объекте.В качестве альтернативы вам может потребоваться работа с конкретным сайтом, или члены команды могут работать удаленно. Подробно укажите эту информацию, а также укажите, где будет находиться необходимое программное обеспечение и / или оборудование.
Задания
Разбейте общие шаги, которые вы уже изложили в разделе «Объем работ», на более подробные задачи. Убедитесь, что этот раздел является как можно более конкретным, включая все действия, которые потребуются для получения результатов проекта. Вы также можете разбить задачи на этапы или вехи.
Практические результаты
Составьте список всех результатов вашего проекта, объяснив, что должно быть сделано, а также когда должен быть произведен каждый результат. Включите конкретные детали, относящиеся к вашему типу проекта, например:
Изображение через Unsplash чудесным
Расписание
Создайте список с подробным описанием, когда должны быть завершены результаты. Подробные сведения могут включать:
Поставщик, которого вы выбираете для достижения каждой цели
Подать мяч
Срок исполнения
Этап обзора
Разработка
Реализация
Тестирование
Закрытие проекта
Вехи
В этом разделе следует определить количество времени, запланированное для завершения вашего проекта, включая дату начала проекта и предполагаемую дату окончания.Обязательно укажите информацию о оплачиваемых часах в неделю и / или месяц, а также любые другие детали, относящиеся к расписанию вашего проекта. Здесь важна конкретность. Например, вы должны записать информацию о максимальной сумме оплачиваемых часов для контрактов или поставщиков.
Тестирование и стандарты
Перечислите отраслевые стандарты, которых должен придерживаться проект. Вы также должны включить информацию о тестировании вашего продукта, если применимо, перечислив:
Кто участвует в процессе тестирования
Оборудование, необходимое для тестирования
Другие источники
Определение успеха
В вашем техническом задании должно быть указано, что заинтересованное лицо и / или спонсор сочтут успешным завершением вашего проекта.
Другие требования
Если ваш проект включает какие-либо другие требования, вы также должны их перечислить. Примеры включают:
Другое оборудование, необходимое для завершения вашего проекта
Если члены команды должны иметь какие-либо необходимые ученые степени и / или сертификаты
Требования к поездке
Платежи
Вы можете включить платежи, относящиеся к вашему проекту, если вы уже создали бюджет. Вы также должны указать, как будет производиться оплата, например, авансом, после завершения или в течение всего срока реализации проекта.Некоторые проекты включают выплаты после завершения каждого этапа, в то время как другие имеют выплаты по фиксированному графику.
Дополнительная информация
У вас может быть другая важная информация, которая не входит в вышеперечисленные категории. Вы можете перечислить их в этом разделе. Вот некоторая дополнительная информация, которую вы можете перечислить:
Оплата проезда
Проблемы с безопасностью
Программные и / или аппаратные ограничения
Пост-проектная поддержка
Закрытие
Завершите свое техническое задание информацией о том, как результаты будут приняты, а также о том, кто будет отвечать за доставку, рассмотрение и подписание результатов.Ваше заключение также должно включать окончательные административные обязанности, такие как обеспечение подписи, закрытия и архивирования всего.
При создании такого документа, как техническое задание, важно работа с опытным юристом которые могут помочь вам использовать определенный язык для надлежащего описания вашего проекта, понятного для всех сторон.
Составление технического задания
Рекомендуемый бонусный контент: Загрузите БЕСПЛАТНЫЙ шаблон технического задания!
Загрузите этот БЕСПЛАТНЫЙ инструмент, чтобы улучшить свои бизнес-процессы.
Щелкните здесь, чтобы загрузить.
Это руководство поможет вам понять, что такое техническое задание (SoW), и покажет, как создать полную SoW для вашей отрасли.
Во-первых, вы узнаете, что такое техническое задание, а что нет. Затем мы покажем вам, почему и когда вам нужно техническое задание, различные описания категорий работ, передовые методы составления технического задания и все остальное, что вам нужно знать для создания идеального SoW.
Мы также проведем вас через процесс создания SoW для вашего следующего проекта, используя простой шаблон рабочего задания.
Хороший звук? Давайте приступим.
Техническое задание — указатель содержания

Глава 1: Что такое ведомость работы ?
C глава 2: Что составляет описание работы?
C глава 3: Кто составляет описание работы?
C Глава 4: Преимущества использования SoW
C Глава 5: Когда следует писать техническое задание?
C глава 6: Три типа / категории технического задания
C Глава 7: Как составить техническое задание для вашей отрасли
C Глава 8: Распространенные ошибки, которые люди допускают при создании рабочего задания
C глава 9: Передовые методы создания описания работы
Что такое техническое задание?
Техническое задание, SOW или определение SoW
Техническое задание, SOW или SoW — это документ, определяющий условия соглашения по проекту между клиентом и поставщиком услуг (агентством, подрядчиком и т. Д.)). Он фиксирует все аспекты того, что включено в ваш проект, а что нет, то есть конечные результаты, сроки проекта, график платежей, цели проекта, задачи, этапы и т. Д.
Поскольку SoW является критически важным документом, который закладывает основу вашего проекта, важно не путать его с другими важными документами по управлению проектами (PM).
В следующем разделе мы выделим различия между SoW и этими тремя документами PM:
Объем работ
Генеральный договор оказания услуг
Устав проекта
Объем работ vs.SoW
Объем работ — это раздел SoW, в котором описываются результаты, цели и этапы проекта, а также выделяются действия и задачи, которые необходимо выполнить для их достижения.
SoW — это более исчерпывающий документ, чем объем работ, поскольку он предлагает гораздо больше информации. В нем выделяются цели проекта, рекомендации, результаты, график, затраты и многое другое.
Детальный объем работ поможет вам избежать непредвиденного роста и изменения объема проекта.
Основное соглашение об обслуживании
(MSA) по сравнению с SoW
MSA — это документ, определяющий условия соглашения между клиентом и поставщиком услуг (агентством, подрядчиком и т. Д.) Для текущих и будущих проектов и сделок. SoW описывает специфику отдельного проекта.
Цель MSA состоит в том, чтобы обе стороны договорились об основных условиях в начале своих отношений. Таким образом можно быстрее согласовывать будущие транзакции.
MSA служит руководством при создании SoW. Некоторые из ключевых моментов, выделенных в MSA: условия оплаты, общие услуги, конфиденциальность, аудиты, сроки и прекращение действия, гарантии, условия поддержки или развертывания и т. Д.
Устав проекта против технического задания
Устав проекта — это более обширный документ, охватывающий цели проекта и ожидаемые результаты различных этапов вашего проекта. В отличие от SoW, он не рассматривает подробно каждую задачу, результат или этап.
Уставы проекта используются в начале проекта после подписания SoW. Они используются для более крупных проектов с разными фазами.
Что представляет собой описание работы?
Введение / Обзор
Это первый сегмент вашего SoW. Ваше вступление должно резюмировать работу, которую нужно выполнить, цель вашего проекта, кто будет задействован в этом проекте и чего он достигнет.
Назначение
Этот сегмент объясняет, почему вы занимаетесь этим проектом.Каких целей будет достигать ваш проект? И какой будет возврат инвестиций?
Объем работ
Сегмент объема работ объясняет всю работу, которую необходимо выполнить: подход, который необходимо предпринять, необходимые шаги, различные фазы проекта, а также задействованное аппаратное и программное обеспечение.
Задачи
Разбейте шаги, указанные в вашем сегменте объема работ, на подробные задачи. Будьте очень конкретны с этими задачами и ничего не упускайте.
Место работы
Где будут находиться люди, инструменты и оборудование? Ваш проект привязан к конкретному месту?
Утверждение правительства
Потребуется ли вам получить одобрение руководящего органа для реализации какой-либо фазы этого проекта? Если да, укажите все необходимые детали в этом разделе.
Период исполнения / Основные этапы развития
Этот сегмент должен содержать предполагаемое время начала и окончания проекта и разбивку времени, необходимого для достижения каждой вехи.
График поставок
Перечислите конечные результаты для каждого этапа вашего проекта и сроки их выполнения.
Применимые стандарты
Включите все отраслевые стандарты, которых необходимо придерживаться.
Критерии приемки
Этот сегмент определяет, как клиент будет определять успешность реализации проекта.
График платежей
Сколько будет стоить реализация этого проекта? Включите бюджет этого проекта в этот сегмент и предлагаемый план / график платежей, то есть авансовый платеж, сверхурочную работу, поэтапный платеж или полную оплату после завершения.
Заключение и заключение
Этот сегмент позволяет вам обратиться к любой части проекта, которая не вписывается в вышеперечисленные категории: как будут приняты результаты, кто отвечает за рассмотрение и подписание результатов, послепроектную поддержку, меры безопасности или ограничения , так далее.
Загрузите наш БЕСПЛАТНЫЙ шаблон технического задания!
Кто составляет описание работы?
Ответ на этот вопрос зависит от типа проекта и его сложности. В некоторых случаях SoW будет предоставлен клиентом, а в других, поставщик услуг, подрядчик или агентство будут нести ответственность за создание SoW.
Количество людей, вовлеченных в создание SoW, зависит от сложности проекта.В идеале это пять ролей, участвующих в создании технического задания для любого проекта:
1. Координатор
Это лицо, отвечающее за планирование и создание общего шаблона документа SoW, отправку копии соответствующим внутренним сторонам для их ввода и получение подписей.
2. Автор
Это лицо отвечает за написание проекта SoW. В зависимости от сложности проекта у документа SoW может быть более одного автора.Различным отделам (например, маркетингу, финансам, инжинирингу и т. Д.) Может быть назначен автор вашей SoW.
3. Рецензент
Этот человек просматривает ваш проект SoW и вносит соответствующие комментарии и предложения для редактора. В зависимости от сложности проекта рецензентов может быть несколько.
4. Редактор
Редактор принимает отзывы рецензента и работает и вносит необходимые исправления и изменения в документ SoW.
5. Подтверждающий
Этот человек делает окончательное утверждение и подписывает SoW. Этот человек утверждает и подписывает документ SOW.
Аналогичное чтение: Программное обеспечение для управления рабочим процессом: что это такое и зачем оно вам
Сотрудничайте со своей командой, чтобы создавать, внедрять и обновлять вашу SoW с помощью SweetProcess
Университеты, банки, больницы, компании-разработчики программного обеспечения и государственные организации быстрого реагирования используют SweetProcess для документирования повторяющихся процессов и процедур, назначения результатов, совместной работы с членами команды над задачами и предоставления согласованных результатов клиентам независимо от размера их организации.
SweetProcess — это инструмент, который позволяет вам эффективно сотрудничать с вашей командой по задачам (например, создание технического задания), документировать процессы и процедуры, необходимые для реализации проекта, и обеспечивать последовательность в реализации проекта.
Вот два примера организаций, которые используют SweetProcess для упрощения рабочего процесса и обеспечения эффективности и согласованности в масштабах всей компании.
Как Forensic Analytical Consulting Services Inc. увеличивает рост и эффективность сотрудников с помощью SweetProcess
Forensic Analytical Consulting Services (FACS) — это консалтинговая компания по гигиене окружающей среды, которая предлагает консультационные услуги по гигиене окружающей среды и промышленные услуги в Соединенных Штатах.
По мере того, как FACS начала расширяться в нескольких местах, поддержание единообразия во всей организации стало проблемой.
Хотя в FACS уже были действующие стандартные рабочие процедуры (СОП), они не смогли оптимизировать их рабочий процесс. Сотрудники предпочли бы не использовать их из-за их сложности. Кевину Траппу, операционному директору FACS, стало очевидно, что им нужна лучшая система.
Кевин решил, что пора пойти другим путем.Частично его цель заключалась в том, чтобы ссылаться на определенные СОП, а не на то, чтобы члены команды читали весь документ в поисках конкретных задач.
Как SweetProcess изменил правила игры в FACS
Внедрение SweetProcess в организации было коллективным усилием. Все были наготове, чтобы заставить его работать, и они надеялись извлечь из этого максимум пользы. Стоило ли все это в конце концов? Судя по тому, что Кевин сказал нам в интервью, это было так.
Вот конкретные области, в которых вся организация получила выгоду от использования SweetProcess:
1.Документирование эффективных бизнес-процессов
Команда FACS осознала необходимость документирования СОП задолго до открытия SweetProcess и начала делать это с файлами PDF, но СОП не оправдали ожиданий. Они приложили все усилия для создания документации, но их возможности были ограничены из-за инструмента, который они использовали.
Другое дело SweetProcess. Теперь они могут документировать комплексные СОП. Члены команды могут найти нужную информацию, не просматривая весь документ.
2. Безупречный подбор и обучение сотрудников
Организация выросла за последние годы, что привело к найму новых сотрудников. Адаптация большого количества новых сотрудников вручную была сложной задачей, требующей так много времени и ресурсов.
Процесс обучения длился бесконечно, поскольку сотрудники продолжали задавать вопросы о том, как выполнять работу. Штатные сотрудники, которые не понимали определенных задач, также задавали вопросы, и Кевин получал все вопросы.
Он почувствовал облегчение, когда они приняли SweetProcess, потому что это сняло с его плеч вес сотрудника при адаптации и обучении.
Новые и постоянные сотрудники теперь более уверены в выполнении своих обязанностей, потому что они могут получить необходимую помощь самостоятельно, не обращаясь постоянно к кому-либо.
3. Доступная центральная база знаний
Сотрудники могут выкладываться на полную, если они оснащены необходимыми инструментами, включая обеспечение доступности и доступности служебной информации.
Наличие центральной базы знаний, где каждый может получить доступ ко всей информации, является самым большим свидетельством использования SweetProcess для Кевина.
Послушайте наше интервью с Кевином Траппом и узнайте больше о том, как Служба судебно-аналитического консалтинга способствовала повышению эффективности персонала за счет эффективного документирования своих бизнес-процессов с помощью SweetProcess.
Как Americanflat улучшает общие бизнес-операции с помощью SweetProcess
Americanflat — это компания по декорированию интерьеров, которая предлагает стильный и эксклюзивный дизайн для домашних хозяйств.Эта компания сотрудничает с более чем 150 художниками из разных уголков мира для создания оригинальных дизайнов по доступным ценам.
Президент Americanflat Джорджио Пикколи понял, что оптимизация его бизнес-операций является ключом к ведению успешного бизнеса, и начал документировать свои бизнес-процессы на раннем этапе с помощью системы документооборота.
Но когда его бизнес начал расширяться, возникла потребность в более эффективной системе. Он нашел SweetProcess, и его расширение стало бесшовным.
В своем интервью Джорджио рассказывает нам, как SweetProcess улучшил свои бизнес-операции в целом.
Как SweetProcess повысили популярность игры на Americanflat
Миссия Джорджио по предоставлению высококачественного дизайна интерьера по доступным ценам была усилена за счет использования правильной системы в его деятельности. Вот четыре способа, которыми SweetProcess способствовал успеху организации:
1. Безопасность высокого уровня
Команда Americanflat использовала инструмент рабочего процесса до SweetProcess, но безопасность была серьезной проблемой.Безопасность их документов заключалась в том, что они были в разных местах. Джорджио чувствовал себя более комфортно, имея все свои документы в одном месте с авторизованным доступом на SweetProcess.
2. Непрерывный прием сотрудников на работу
Как и многие другие организации, Джорджио и его команда столкнулись с утомительной задачей обучать каждого нового сотрудника организации лично, но теперь все это изменилось. Благодаря SweetProcess трудоустройство сотрудников в Americanflat еще никогда не было таким простым.
3. Действующая документация
SweetProcess предлагает различные функции для документации, включая тексты, видео, диаграммы и т. Д. Americanflat перешла от написания длинных скучных эссе во имя документации к созданию коротких видеороликов, которые позволяют выполнить свою работу.
4. Децентрализованная база знаний
Отсутствие сотрудников, знакомых с племенными знаниями, тормозило рабочий процесс и приводило к неудачам.Джорджио объясняет, что возможность продолжать рабочий процесс в отсутствие определенных сотрудников меняет правила игры.
«Это больше просто обмен информацией между разными людьми в команде. Например, если кто-то недоступен, есть место, куда мы можем пойти ».
Говоря дальше, Джорджио объясняет, что SweetProcess делает работу своих сотрудников гибкой. Это примечательно, поскольку члены его команды работают удаленно.
Независимо от того, работает ли ваша команда удаленно или на месте, вы можете предоставить им необходимые ресурсы для более эффективного выполнения своей работы.Подпишитесь на 14-дневную бесплатную пробную версию SweetProcess, чтобы воспользоваться преимуществами оптимизации ваших бизнес-операций. Никаких первоначальных обязательств не требуется — даже кредитная карта!
SweetProcess также позволяет:
Документирование процедур и повторяющихся задач.
Создавайте, делитесь и обеспечивайте правильное применение политик вашего бизнеса.
Создавайте, сотрудничайте и совершенствуйте процессы, чтобы ваша организация могла продолжать расти и совершенствоваться.
Управляйте задачами, отслеживайте все последние действия или просматривайте историю любой задачи или процедуры.
Превратите существующие процедуры и политики в базу знаний для ваших сотрудников или клиентов.
Вы можете узнать больше о SweetProcess или запросить 14-дневную бесплатную пробную версию без каких-либо первоначальных обязательств — даже без кредитной карты!
Преимущества SoW
1. Экономия времени
Тщательный SoW поможет всем вовлеченным сторонам понять свои роли и обязанности, а также ресурсы, необходимые для выполнения проекта.Это сэкономит вам много времени, которое было бы потрачено на обратные и обратные цепочки писем, потому что у соответствующих сторон будет меньше вопросов.
2. Подробно и помогает избежать предположений.
Документ SoW дает вам достаточно места, чтобы точно описать, что включено в проект, а что нет.
3. Позиционирует вас как профессионала
Как поставщик услуг (агентство, подрядчик и т. Д.), Представление клиенту подробного описания работы может помочь позиционировать вас как профессионала и стать отправной точкой для долгосрочных деловых отношений.
4. Помогает делать более точные оценки
При создании SoW вы сможете скорректировать свои цифры, сделать более точные оценки вашего бюджета и сроков проекта, а также запомнить любую важную информацию, которая могла быть упущена в других документах.
5. Организует процессы
Подробный проект SoW позволяет организовать ваши внутренние и внешние рабочие процессы. Члены команды, поставщики услуг и клиенты могут обращаться к документу и знать, что и когда делать.Ваши операции будут работать бесперебойно, даже когда вы недоступны.
Когда нужно писать техническое задание?
Советуем вам составить рабочий документ:
После того, как ваш клиент решил, что он хочет. Создание SoW может быть очень сложной задачей. Его преждевременное выполнение может привести к утомительному постоянному обмену мнениями, если ваши клиенты изменят свое мнение о результатах проекта.
Прежде чем ваш проект начнется, создание SoW требует много времени.Вы не хотите задерживать процесс планирования и реализации проекта после того, как ваш клиент утвердил ваши оценки.
Аналогичное прочтение: Окончательное руководство для консультанта по бизнес-процессам, необходимое каждому бизнесу
Три вида ведомостей работы
1. Проектно-техническое задание
Эта категория SoW дает поставщику услуг (подрядчику, агентству и т. Д.) Или поставщику точные требования, необходимые для завершения проекта. Он содержит четкие инструкции о том, как выполнять работу и каким процессам следовать.
Тип используемых материалов, размеры, требования к контролю качества и т. Д. Указаны в SoW проекта / детали. Это предпочтительный тип SoW для производственных или строительных проектов.
Поскольку поставщик услуг обязан следовать особым требованиям, предъявляемым клиентом, клиент принимает на себя большую часть риска. В этом типе SOW покупатель, клиент или организация принимают на себя большую часть рисков, поскольку подрядчик обязан следовать установленным для них стандартам.
2. Уровень трудозатрат / времени и материалов / расценки на единицу работ
Эта категория SoW более гибкая, чем SoW «дизайн / деталь». Он разбивает различные задачи и результаты в зависимости от рабочего времени и выделяет материалы, необходимые для завершения проекта.
3. Техническое задание по результатам работы
Это наиболее гибкий тип SoW. Он подчеркивает цель проекта, ресурсы, которые должны быть предоставлены, ожидаемые результаты, необходимое оборудование и поддающиеся количественной оценке результаты, без указания подрядчику, как выполнять работу.
Это предпочтительный тип SoW для большинства компаний, большинства государственных учреждений и стандартный SoW для большинства государственных закупок в США и Канаде.
В отличие от SoW «дизайн / детали», риск распределяется между клиентом и поставщиком услуг.
Как написать техническое задание для вашей отрасли
Как составить техническое задание для обслуживающего бизнеса
Независимые подрядчики и почасовые рабочие обычно используют категорию SoW уровня усилий / времени и материалов / удельной стоимости.В то же время маркетинговые, креативные и рекламные агентства предпочитают использовать категорию SoW, основанную на производительности, поскольку она обеспечивает большую гибкость при оказании услуг.
Ваша служебная SoW должна охватывать требования к производительности и дизайну, график платежей, рабочие цели, требования, результаты, контрольные точки, местоположение, график, обязанности клиента, обязанности поставщика услуг, взаимную ответственность, критерии завершения, расчетные трудовые и проектные риски.
Как написать техническое задание для ИТ / разработчиков программного обеспечения
Вот четыре совета, которые помогут вам написать лучшую SoW для вашего ИТ / программного бизнеса:
1. Нанять технического писателя
SoW для ИТ и разработки программного обеспечения могут быть очень техническими. Профессиональный технический писатель может помочь изложить технические требования, критерии приемки и общие детали вашей SoW понятным для ваших клиентов способом.
2.Распределите роли и получите руководителя проекта
Назначьте различные сегменты вашего SoW определенным членам команды, а затем назначьте одного владельца проекта на вашу команду, а другого на стороне клиента, чтобы убедиться, что все участники проекта не сбиваются с пути.
3. Разделите работу на итерационные фазы / этапы
Для разработки программного обеспечения это помогает итеративно доставлять продукт. Постепенно увеличивайте общие возможности, определенные в SoW, и тестируйте каждый экземпляр программного обеспечения.Вы также можете обновлять требования и SoW по мере прохождения этих итераций.
4. Ваша SoW должна быть гибкой
Важно найти правильный баланс деталей для включения в вашу SoW по разработке ИТ / программного обеспечения. Гибкая SoW будет поощрять творчество и эксперименты.
Как написать техническое задание для управления проектами
SoW для управления проектами и SoW для разработки программного обеспечения / ИТ очень похожи. Однако SoW для управления проектами не содержат столько технической информации, как SoW для ИТ / разработки программного обеспечения.Они также могут включать меньше разделов и использовать более широкий язык.
Ваш SoW для управления проектами должен быть гибким и не должно содержать слишком много спецификаций относительно того, как должна выполняться работа.
«Управление проектом SOW должно быть очень четким с точки зрения того, что НЕ включает в себя объем, и подход, который будет использоваться для его определения и сдерживания», — говорит Донна Дункан, владелец-оператор, консультант по поисковой оптимизации и управлению контентом в SEO фирма B-SeenOnTop.
Также важно указать имена людей, ответственных за поддержку и обслуживание, утверждение результатов, изменение объема работ и соответствующие корректировки графика и бюджета.
Аналогичное чтение: Процесс управления изменениями: полное руководство
Распространенные ошибки, которых следует избегать при составлении технического задания
Ваш SoW не должен быть слишком конкретным или расплывчатым
Слишком конкретная SoW не оставляет достаточно места для вас и членов вашей команды для применения творческих решений.
Ваша SoW должна быть ориентирована на клиента, а не на внутреннюю деятельность
В стремлении создать полностью тщательную SoW многие подрядчики включают информацию и требования, которые не добавляют ценности для клиента.Каждая внутренняя группа, участвующая в SoW (например, финансы, инжиниринг, управление поставками, маркетинг и т. Д.), Должна включать информацию, имеющую отношение к заказчику на этой стадии проекта.
Всегда проверяйте SoW перед отправкой
После составления проекта SoW очень важно уделить некоторое время тому, чтобы просмотреть каждый раздел и убедиться, что ваши термины ясны, цифры и оценки верны, ссылки цитируются, а также исключить или прояснить любые двусмысленные утверждения.
Лучшие практики для создания описания работы
1. Подготовьте SoW в нужное время
Как объяснялось в главе 7 этого руководства, лучше всего создавать рабочий документ до начала вашего проекта и после того, как клиент решит, чего он хочет.
2. Используйте ясный и прямой язык
Ваш SoW не должен содержать двусмысленных терминов. Определите аббревиатуры и отраслевую терминологию, которые могут запутать другую сторону — если ваш клиент не понимает отраслевую терминологию, не усложняйте ее.
3. Определите успех и неудачу
Очень важно точно определить, что представляет собой успешный или неудачный проект.
4. Подробно изложите обязанности каждого человека
Ваша SoW должна информировать вашего клиента и членов команды о своих обязанностях.
5. Включите время для официальных проверок
Расписание проверок на протяжении всего жизненного цикла проекта в SOW важно для обеспечения правильности работы.Это дает клиенту возможность убедиться, что подрядчик выполняет его спецификации, и возможность дать подрядчику рекомендации о том, что он делает правильно и что он может сделать лучше.
6. Соблюдайте терминологию
Непоследовательная терминология может привести к путанице. Возможно, вам придется уточнить несколько условий и отложить подписание.
7. Используйте визуальные эффекты
Включение изображений, графиков и диаграмм, где это необходимо, предоставит вашему клиенту и членам команды более четкое представление и поможет им лучше понять ваш документ SoW.
8. При необходимости укажите процедуры
Выделите процедуры, необходимые для выполнения некоторых задач и результатов.
9. Включите все соответствующие справочные документы
Всегда включайте документы, которые вы цитировали или упоминали в своем SoW. Таким образом, ваш клиент или члены команды могут легко обратиться к этим документам для получения дополнительных разъяснений.
10. Корректура
Перед тем, как отправить SoW клиенту, уделите время изучению грамматики, цифр и оценок, согласованности терминологии и разъяснения языка в каждом разделе.
11. Своевременное согласование
Заставить все соответствующие внутренние стороны подписать ваши документы вовремя, чтобы избежать дальнейших задержек со стартом проекта.
12. Включите эталоны измерений
Всегда включайте в документ SoW различные стандарты измерений.
Загрузите бесплатный шаблон технического задания и приступайте к работе
Если вы готовы составить подробное описание работы и оставаться на вершине своего следующего проекта, мы хотели бы помочь вам начать работу.
Мы создали шаблон технического задания, чтобы помочь вам сэкономить время, упорядочить процессы и сделать более точные оценки.
Вы также можете запросить бесплатную 14-дневную пробную версию SweetProcess, инструмента, который позволяет вам эффективно сотрудничать с членами вашей команды по таким задачам, как создание технического задания для предстоящего проекта.
С SweetProcess вы можете назначать задачи, предоставлять членам команды доступ к информации, необходимой им для создания вашей SoW, отслеживать прогресс каждого человека и следить за тем, чтобы все были на верном пути.
SweetProcess также позволяет:
Документирование процедур и повторяющихся задач.
Создавайте, делитесь и обеспечивайте правильное принятие бизнес-политик.
Создавайте, сотрудничайте и совершенствуйте процессы, чтобы ваша организация могла продолжать расти и совершенствоваться.
Управляйте задачами, отслеживайте все последние действия или просматривайте историю любой задачи или процедуры.
Превратите существующие процедуры и политики в базу знаний для ваших сотрудников или клиентов.
Получите бесплатный контрольный список для систематизации
5 основных шагов, чтобы избавиться от задачи и перенести ее в систему. Вы можете масштабировать и развивать свой бизнес!
1 августа 2021
Лора Варон
Базовый образец отчета о трудовом договоре
Заявление о работе (иногда называемое объемом работ и часто именуемым SOW) — это договор между вами и вашими внештатными клиентами, который часто используется вместо более официального соглашения.Это особенно верно в случае некоммерческих или образовательных клиентов.
Предлагаемый здесь образец может быть адаптирован для использования любой компанией, предпочитающей более простой формат. Кроме того, когда есть более конкретная работа и особые требования, эти задания часто лучше всего покрывать с помощью SOW. Поскольку он четко описывает детали, нет никаких сюрпризов для клиента и четких границ для подрядчика.
Пример технического задания
Вы заметите, что в приведенном ниже примере содержатся многие из тех же деталей, что и в других форматах контрактов, включая конечные результаты, сроки выполнения и т. Д.
Техническое задание
Настоящее техническое задание (SOW) находится между (укажите имя и адрес обеих сторон).
Дата вступления в силу: Настоящий стандарт вступает в силу с 3 сентября 2019 г.
Объем работ : Это область, которая подытоживает проект. Например, перевод с английского на испанский четырех эссе о фитнесе объемом не более 1500 слов каждое.
Даты поставки: Вы должны выполнить услуги и / или работы в соответствии с графиком поставки, приведенным ниже:
Результат работы: Четыре переведенных эссе по 6 стр.м. 19 сентября 2019 г.
Примечание: Формат должен быть Microsoft Word 2010 или более поздней версии
Редактирование: Каждый переведенный документ может быть возвращен вам один раз для редактирования по собственному усмотрению (введите имя). Редактирование будет предотвращено любой ценой и не ожидается, за исключением крайних обстоятельств. Вы внесете правки в течение 72 часов с момента возврата, в противном случае 50% оплаты за документ будет конфисковано.
Платеж: Платеж за перевод в размере X долларов США за перевод оригинального английского слова.Авансовый платеж для этого проекта недоступен. Промежуточный платеж также недоступен для этого проекта. ( Если бы был авансовый платеж или дополнительные платежи за дополнительные работы, они были бы включены сюда. Как фрилансер, вы всегда должны пытаться согласовать один или оба этих элемента. ) Окончательные платежи должны быть выплачены до 20 ноября , 2019. Счет должен быть получен (наименование / адрес компании) не позднее 15 октября 2019 года. Внутренние платежи могут быть оплачены чеком или Paypal. Международные платежи будут производиться через Paypal.Все местные подрядчики должны иметь заполненную форму W-9 в (название компании) до того, как будет произведена оплата.
Права, раскрытие информации, неконкурентность: Вы не обладаете авторскими правами на созданные материалы. Вы соглашаетесь с публичным неразглашением тарифов, процессов и списков клиентов (название компании). Вы соглашаетесь воздерживаться от конкуренции с (название компании) за одного и того же клиента (если субподряд) в течение срока действия этого контракта, заканчивающегося 20 ноября 2019 года.
Выполнение контрагентами / факсом: Настоящее SOW может быть выполнено и доставлено в дубликатах по факсу или электронной почте в формате PDF, каждый из которых оформленный и доставленный таким образом представляет собой оригинал.Такие копии вместе составляют один и тот же документ. Кроме того, каждая из сторон соглашается подписать и доставить оригинальные копии этого соглашения, распространенные после его первоначального исполнения и доставки по факсу или электронной почте в формате PDF.
Хотя рабочие задания и письма-соглашения легко понять и хорошо подходят для случайных внештатных отношений, защитите себя, проконсультировавшись с профсоюзом или профессиональными группами, такими как Национальный союз писателей или Союз фрилансеров.
.