Сотрудники расписываются за ИП: в чём риски?
⚡ Все статьи / ⚡ Споры
Елена Мехоношина
Ежедневная рутина беспощадна, и часто предприниматели забывают выдавать доверенности. Вместо этого просят расписаться «его подписью»: продавца в накладной, бухгалтера в декларации, секретаря в договоре. Предпринимателям кажется, что сотрудники просто выполняют их поручения, поэтому последствий не будет.
Это не так: мы представим худшее из возможного и расскажем, что будет.
Содержание
- Что может пойти не так
- Как подпись заменяют доверенность и ЭДО
Что может пойти не так
Посмотрим такой пример. У ИП есть бургерная, на кухне постоянно находится повар, а сам предприниматель в разъездах.
Вот что может случиться плохого.
Поставщик откажется везти в бургерную полуфабрикаты. Если наш поставщик заметит, что подпись в заявке непохожа на реальную подпись ИП из другого документа, он может отказать в поставке. Бургерная останется без продуктов до конца разборок, а поставщику никаких штрафов за это не будет. Точно так же субарендатор откажется платить нам за помещение, а грузчик везти груз на доставку. Контрагенту так можно по ч. 1 ст. 183 ГК РФ.
Документы посчитают поддельными. Представим плохой вариант: у нас дошло до суда с поставщиком за непоставку оплаченных полуфабрикатов. Заявку с поддельной подписью суд не примет, это фальсификация. Ещё хуже: поставщик может написать на предпринимателя и повара в полицию, и там заведут дело по ч.
Налоговая вызовет на допрос. Нашего поставщика может проверить налоговая. Инспектор может усомниться в реальности поставки и отправить заявку и накладную на экспертизу подписи. Продажу по поддельной подписи налоговая не примет. Поставщику добавят налог, а самого ИП вызовут на допрос. Репутация предпринимателя испортится.
Повар подпишет не тот документ. Сотруднику с «правом подписи» легко выйти «за полномочия». Повар может заказать и принять продукты, которые предприниматель вовсе не собирался покупать. Тут будет считаться, что заплатить должен повар по ч. 3 ст. 183 ГК РФ. Так случилось в деле, где дедушка заказал удобрение от имени фермерского хозяйства внука, но остался должен поставщику сам. Получается, что ИП может подставить своего работника.
При этом чужая подпись не снимет с предпринимателя обязанность заплатить за полуфабрикаты, если он уже платил за более ранние поставки или созванивался с поставщиком.
Потому что предприниматель одобрил сделку. Так пояснил Верховный Суд в п.123 Постановления № 25.
Мы советуем не пользоваться практикой подделки подписи: это не только запрещено законом, но и действительно опасно. Лучше держать под рукой шаблоны доверенностей под свой бизнес или купить электронную подпись.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Попробовать бесплатно
Как подпись заменяют доверенность и ЭДО
Большинство доверенностей для ежедневных задач предприниматель может выдавать сам, без нотариуса и платы. Но есть исключения.
Нечасто, но бывает нужна нотариальная доверенность: чтобы продать недвижимость, сдать помещение в аренду на срок более года или бухгалтеру, чтобы сдавать отчёты в налоговую.
Ещё доверенность на получение писем надо заверить на своей почте у начальника. А для получения денег со счёта — в своём банке. Но это бесплатно.
Вот доверенность на разовое получение товаров, которую ИП может выдать сам. Такую заготовку хорошо иметь под рукой магазинам и кафе. Также такую доверенность можно создать в Эльбе: Исходящие документы → Другой документ → Доверенность.
Типовая межотраслевая форма N М-2а
А вот доверенность с более широкими полномочиями: заключать договоры и исполнять их. С такой доверенностью сотрудник будет ставить в договоре своё имя и свою подпись. Шаблон можно переписать под свой договор.
Шаблон доверенности от ИП
В доверенность надо обязательно вписать:
- Место и дату выдачи.
- Кому и от кого она выдана: ФИО, адреса регистрации, даты рождения и паспортные данные. А для ИП ещё ИНН и ОГРНИП.
- Что представителю разрешили делать.
- Срок доверенности — иначе она действует год.
- Возможность передоверия.
Тогда представитель может передать свои полномочия кому-то другому. Но ему придется идти к нотариусу и платить деньги.
Тогда представитель может передать свои полномочия кому-то другому. Но ему придется идти к нотариусу и платить деньги.Доверенность можно отменить в любой момент. Печаль, но для этого надо идти к нотариусу. Сведения об отмене он внесёт в реестр распоряжений и доверенность прекратится. Но контрагенту всё-таки стоит написать лично — так он точно не выдаст товар постороннему.
Вариант вместо доверенностей — купить электронную подпись и подписывать документы всегда самому из любого места. Правда, подойдёт он только для контрагентов, с которыми есть соглашение об электронном документообороте. С 1 июля 2021 года ИП и директорам компаний подпись выдают в налоговой бесплатно: понадобится только токен (специальная флешка) и криптографическая программа (например, КриптоПро).
Статья: как настроить электронный документооборот
Статья актуальна на
Продолжайте читать
Все статьи
Торговать репликами известных брендов — это законно?
Клиент отказался от услуги: когда нужно вернуть предоплату, а когда нет
Ещё больше полезного
Рассылка для бизнеса
Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Соцсети
Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе
Образец приказ на право подписи первичных документов
Денис Покшан
Эксперт по налогам, бухгалтерии и кадровому учету
Актуально на
Приказ о праве подписи первичных документов необходим при передаче соответствующих полномочий физическому лицу, у которого такое право отсутствует.
Для чего нужен приказ на право подписи
О необходимости составления руководителем предприятия перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, отмечено в Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”». Основана позиция Минфина на нормах ст. 7 и ст. 9 ч. 1 указанного закона.
Для передачи права подписи могут быть несколько причин:
- Ответственного лица нет на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность).
- График работы руководителя не совпадает с графиком работы предприятия.
- Объемный документооборот: руководитель единолично не успевает обрабатывать всю первичную документацию.
Законодательством не установлена форма, по которой должны быть делегированы полномочия на право подписи. На практике используется два основных способа возложить ответственность подписывать документы:
- Приказ на право подписи. Может быть составлен как на одно лицо, так и на группу лиц.
- Доверенность. Выдают на одно физлицо с указанием периода действия документа.
Может быть составлен как на одно лицо, так и на группу лиц.Основной критерий выбора того или иного документа состоит в том, что действие приказа распространяется исключительно на сотрудников, а доверенности — на любых лиц, в ней указанных.
Поэтому использование приказа будет оптимально при подписании сотрудником, наделенным правом подписи, только внутренних документов. А вот доверенность чаще используют, если подписанные бумаги подлежат передаче на сторону (сопроводительные документы, счета-фактуры и др.).
Порядок передачи права подписи
Для передачи права подписи оформляется приказ, в него вносят реквизиты: номер, дату составления, наименование предприятия (если используют нефирменный бланк).
В основную часть приказа вносят данные о сотруднике, которого наделяют правом подписи, а также о перечне первичных документов:
- ФИО сотрудника;
- занимаемую им должность;
- список документов, которые сможет визировать сотрудник;
- образец визы лица, которому передают право подписи.
Приказ подписывает руководитель.
Приказ на право подписи первичных документов – образец
Унифицированного бланка для составления приказа нет, поэтому можно разработать его самостоятельно либо воспользоваться представленными ниже образцами.
Приказ о передаче права подписи главному бухгалтеру
До принятия Закона № 402-ФЗ денежные и расчетные документы без подписи главбуха считались недействительными. Теперь ведение бухгалтерского учета может быть возложено и на сотрудника, и на стороннего бухгалтера, и даже на самого руководителя.
Сегодня подпись главбуха на документах компании обязательна только тогда, когда право подписи тех или иных документов предоставлено ему приказом или доверенностью.
При назначении на должность главбуха руководитель может как наделить его правом подписи (всех документов или отдельных), так и лишить его этого права.
И то, и другое решение должно быть закреплено в распорядительном документе:
Образец приказа о праве подписи первичных документов главным бухгалтером Скачать
Приказ о праве подписи первичных документов сотрудником
Первичный документ подтверждает любое действие в хозяйственной жизни предприятия.
Для оптимизации документооборота сотрудника фирмы можно наделить правом подписи счетов на оплату, счетов-фактур, товарных накладных и других документов:
Приказ о праве подписи первичных документов сотрудником Скачать
Как отозвать приказ о праве подписи первичных документов
Чтобы отозвать такой приказ, необходимо издать новое распоряжение. В нем нужно указать:
- наименование, дату и номер приказа, подлежащего отмене;
- дату, с которой действуют изменения;
- подпись руководителя;
- подпись сотрудника, которому ранее были делегировано право подписывать первичные документы.
Лицо, ранее уполномоченное подписывать первичку, необходимо проинформировать об отмене приказа.
Подводим итоги
- Приказ о передаче права подписи оптимально использовать при подписании внутренних документов компании.
- Образец приказа составляется в произвольной форме с указанием лиц, наделенных правом подписи, и перечня первичных документов, которые они могут подписывать.
Оформление доверенности
Что происходит после подписания формы доверенности?
Во-первых, помните, что форма недействительна, если она не подписана в присутствии нотариуса. После подписания и нотариального заверения ваша доверенность становится действительным юридическим документом, а копия вашего документа доверенности так же действительна, как и оригинал. Наверное, лучше оставить оригинал самому. Убедитесь, что документ хранится в безопасном и надежном месте, и что ваша семья или другие важные люди знают, где его найти или у кого спросить, если с вами что-то случится. Это особенно важно, если у вас «пружинящий» POA.
Предоставление копии вашему агенту.
Ваш агент должен будет показать действующую доверенность, когда он/она действует от вашего имени, поэтому вашему агенту потребуется копия. Лучше сразу дать агенту копию. Если вы хотите, чтобы ваш агент начал использовать доверенность немедленно, для этого ему или ей потребуется копия.
То же самое применимо, если вы выбрали, чтобы ваша доверенность была «временной» доверенностью, поскольку вы можете быть не в состоянии предоставить копию своему агенту, когда вы станете недееспособным. Если вы выбрали, чтобы доверенность вступала в силу после вашей подписи, но вы не хотите, чтобы ваш агент делал что-либо до тех пор, пока вам не понадобится помощь, вы можете передать документ доверенности своему агенту и попросить человека не использовать его. если вы не попросите его об этом, или если вы находитесь без сознания или не в состоянии действовать самостоятельно. Если это не «временная» доверенность, ваш агент может использовать доверенность, как только он или она ее получит. Вы можете подождать с передачей копии своему агенту до тех пор, пока не захотите, чтобы он начал ее использовать, но если вы не можете доверять этому человеку сейчас, он, вероятно, не должен быть вашим агентом.
Предоставление копии другим
Дополнительные копии вашей доверенности могут быть отправлены в другие места, с которыми вы имеете дело, например, в ваш банк, к вашему арендодателю или в государственные учреждения.
Эти люди и места являются «третьими лицами». Вы можете сделать это сразу, чтобы у них была запись, или вы можете положиться на своего агента, чтобы предоставить копию, когда ему или ей нужно заниматься вашим бизнесом.
Третьи стороны, как правило, должны соблюдать действующую доверенность при ее предъявлении. Но им также разрешено просить агента подтвердить определенную информацию или запросить юридическое заключение о форме до принятия доверенности. Если третья сторона не выполнит действующую доверенность, она может быть привлечена к ответственности за ущерб, понесенный принципалом. Однако третья сторона имеет некоторую защиту. Если нет разумных причин сомневаться в том, что им говорит агент, третья сторона не несет ответственности за результаты предоставления агенту возможности действовать в соответствии с полномочиями, данными в доверенности. Наконец, есть некоторые особые обстоятельства, которые позволяют третьей стороне отказать в доверенности. Как правило, эти обстоятельства служат для защиты принципала.
Запись доверенности
Если вы хотите, вы можете записать свой документ о доверенности в регистратуре штата, но это совершенно необязательно и стоит денег. Форма не должна быть подана в судебную систему.
Моя доверенность действительна везде?
Хотя в каждом штате есть своя форма доверенности, если доверенность действительно оформлена на Аляске, любой другой штат должен ее признать. Однако с практической точки зрения, если вы регулярно зимуете за пределами Аляски, вы можете продлить доверенность в своем зимнем штате, поскольку люди будут лучше знакомы с формой в том штате, в котором они находятся. Просто убедитесь, что форма содержит ту же информацию, что и ваша форма доверенности на Аляске. Аналогичным образом, если у вас уже есть доверенность от другого штата, она должна быть признана действительной на Аляске. Но еще раз повторюсь, было бы неплохо заполнить Аляскинский POA, если у вас все еще есть умственные способности для этого.
Кроме того, имейте в виду, что многие федеральные агентства не признают доверенность штата.
Многие агентства имеют свою специфическую форму. Причина этого в том, что федеральные программы действуют в 50 различных штатах и территориях. В каждом штате есть своя форма доверенности, и нельзя ожидать, что сотрудники федеральных агентств будут знакомы с каждой формой штата. Они не хотят читать весь документ, чтобы узнать, есть ли у агента действительные полномочия действовать от имени принципала.
Статут | Законодательное собрание штата Канзас
| Пред. | Статья 6. — ДОВЕРЕННОСТИ | След. |
58-652 Действительность доверенности; запись; отзыв; представитель по доверенности. (a) Полномочия, предоставленные доверителем поверенному фактически в письменной доверенности, не прекращаются в случае, если доверитель становится полностью или частично недееспособным или в случае более поздней неопределенности в отношении того, жив ли доверитель, если : (1) Доверенность именуется «действительной доверенностью»; (2) доверенность включает положение, которое по существу гласит одно из следующего: (A) »Это доверенность на длительный срок, и фактически полномочия моего доверенного лица не прекращаются, если я стану инвалидом или в случае последующей неуверенности в том, жив я или мертв»; или (B) »Это действующая доверенность, и фактические полномочия моего доверенного лица, когда они вступают в силу, не должны прекращаться или быть недействительными или оспоримыми, если я стану или стану инвалидом, или в случае более поздней неопределенности относительно того, я мертв или жив»; и (3) доверенность подписана доверителем, датирована и заверена в порядке, установленном К. (b) Все действия, совершенные поверенным фактически в соответствии с бессрочной доверенностью, действуют в интересах доверителя и его правопреемников и связывают их, несмотря на любую дееспособность доверителя. (c) (1) Доверенность не должна быть зарегистрирована, чтобы быть действительной и иметь обязательную силу между доверителем и фактическим поверенным или между доверителем и третьими лицами. (2) Доверенность может быть зарегистрирована таким же образом, как передача земли. (3) Если доверенность зарегистрирована, любой отзыв этой доверенности должен быть зарегистрирован таким же образом, чтобы отзыв вступил в силу. Если доверенность не зарегистрирована, она может быть аннулирована путем регистрации отзыва или иным соответствующим образом. (4) Если доверенность требует направления уведомления об отзыве указанным лицам, эти лица могут продолжать полагаться на полномочия, указанные в доверенности, до тех пор, пока такое уведомление не будет получено. (d) Лицо, назначенное фактическим поверенным по доверенности, не обязано осуществлять полномочия, предоставленные в доверенности, если только фактический поверенный прямо не согласился в письменной форме действовать от имени доверителя в такой обстоятельства. Соглашение действовать от имени доверителя подлежит принудительному исполнению в отношении поверенного, фактически выступающего в качестве доверительного управляющего, независимо от того, существует ли какое-либо соображение в поддержку договорного обязательства сделать это. |
С.А. 53-501 и далее, и поправки к ним. Если доверитель физически не может подписать доверенность, но в остальном дееспособен и сознателен, доверенность может быть подписана совершеннолетним лицом, назначенным доверителем, в присутствии доверителя и по указанию доверителя, выраженному в присутствии нотариуса. Уполномоченный подписывает доверенность на имя доверителя в присутствии нотариуса, после чего документ признается в порядке, установленном К.С.А. 53-501 и след., а также поправки к ним в той же степени и с таким же эффектом, как если бы они были подписаны принципалом.
В качестве доказательства может быть принята заверенная копия зарегистрированной доверенности.